KOPIA WERSJA ELEKTRONICZNA

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr OL-12/ /Z12 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie z dnia 20 września 2012r. w sprawie stosowania podpisu elektronicznego w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie W związku z przepisami: - ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), - ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, poz z późn. zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2010 r., Nr 259, poz z późn. zm.) i w nawiązaniu do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (Dz. Urz, UE L z 2000 r. Nr 13, poz. 12). zarządzam, co następuje: 1 1. Wprowadza się obowiązek posługiwania bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu przez wyznaczonych pracowników, występujących w imieniu i z upoważnienia organu podatkowego, którym jest Naczelnik Urzędu Skarbowego). 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o: 1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, poz z późn. zm.); 2) podpisie elektronicznym - należy przez to rozumieć dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny; 3) bezpiecznym podpisie elektronicznym - należy przez to rozumieć podpis elektroniczny, który: - jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, - jest sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, - jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna; 4) pracowniku składającym podpis elektroniczny - należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Skarbowego w Jaworznie, który został uprawniony do posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym; 5) bezpiecznym urządzeniu służącym do składania podpisu elektronicznego - należy przez to rozumieć urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego spełniające wymagania określone w ustawie. Składa się z oprogramowania Zarządzenie Nr OL-12/0021- /Z/12 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie w sprawie wprowadzenia procesu Strona 1 z 8

2 podpisującego oraz współpracującego z nim komponentu technicznego (np. karta kryptograficzna). Bezpieczne urządzenie powinno posiadać certyfikat bezpieczeństwa odpowiedniego poziomu, znajdować się na liście bezpiecznych urządzeń oraz posiadać odpowiednie deklaracje zgodności; 6) kwalifikowanym certyfikacie - należy przez to rozumieć certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie. Podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego oraz złożony za pomocą bezpiecznego urządzenia do składania podpisu elektronicznego, jest równoważny podpisowi własnoręcznemu; 7) kwalifikowanym podmiocie świadczącym usługi certyfikacyjne - należy przez to rozumieć podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym, do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne; 8) odnowieniu certyfikatu - należy przez to rozumieć potwierdzenie ważności tego samego certyfikatu na następny okres. Certyfikat może zostać odnowiony przed upływem okresu ważności przez urząd certyfikacji, który go wydał; 9) unieważnienie certyfikatów - procedury odwołania ważności pary kluczy (wycofania certyfikatu) w przypadku, gdy zachodzi konieczność unieważnienia subskrybentowi dostępu do tej pary i użycia ich w operacjach podpisu elektronicznego; 10) okresie ważności certyfikatu - należy przez to rozumieć okres pomiędzy początkową a końcową datą ważności certyfikatu lub pomiędzy datą początku ważności certyfikatu a datą jego unieważnienia lub zawieszenia; 11) subskrybencie - należy przez to rozumieć pracownika urzędu skarbowego w Jaworznie, do którego jest przypisany certyfikat klucza publicznego oraz: - odebrał certyfikat klucza publicznego, - został uprawniony do posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym na mocy pełnomocnictwa nadanego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie; 12) danych służących do składania podpisu elektronicznego - należy przez to rozumieć niepowtarzalne dane, przyporządkowane konkretnej osobie, wykorzystywane do składania podpisu elektronicznego (klucz prywatny certyfikatu). Muszą być szczególnie chronione, a w razie ich ujawnienia należy unieważnić certyfikat; 13) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie. 3. W celu otrzymania zgody na zakup certyfikatu kwalifikowanego, należy sporządzić stosowny wniosek ze wskazaniem pracownika, który będzie posługiwał się bezpiecznym podpisem elektronicznym, kierowany do Naczelnika Urzędu Skarbowego. 4. Przedmiotowe wnioski przygotowują: 1 -Kierownicy komórek organizacyjnych nadzorowanych bezpośrednio przez Naczelnika Urzędu Skarbowego; 2 Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń w stosunku do Naczelnika Urzędu Skarbowego, Zastępcy Naczelnika oraz Głównego Księgowego; 5. Naczelnik Urzędu Skarbowego ma prawo z własnej inicjatywy wyznaczyć pracownika do posługiwania się podpisem elektronicznym - właściwy wniosek przygotowuje Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń. Strona 2 z 8

3 6. Omawiane wnioski należy również złożyć w wypadku odnowienia certyfikatu podpisu kwalifikowanego dla pracownika, któremu kończy się ważność certyfikatu kwalifikowanego. 7. Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń po pozytywnym zaopiniowaniu w/w wniosków przez Naczelnika Urzędu Skarbowego, sporządza wniosek w sprawie wydatkowania środków finansowych na posiedzenie Zespołu ds. opiniowania wydatków publicznych. Na podstawie decyzji Zespołu sporządzane jest zamówienie w formie wniosku dotyczące zakupu/odnowienia certyfikatu podpisu elektronicznego uprawnionych pracowników urzędu skarbowego, kierowane do kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne, które przygotowuje Referat Organizacyjno- Administracyjny, Kadr i Szkoleń. 8. Kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne wydaje kwalifikowane certyfikaty na podstawie otrzymanego wniosku o wydanie kwalifikowanego certyfikatu oraz umów subskrybenckich zawartych z poszczególnymi pracownikami Urzędu Skarbowego. 9. O złożonym wniosku do kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne, Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń informuje osobę, której ma być wydany podpis elektroniczny oraz Wieloosobowe Stanowisko Pracy Informatyki w celu zapewnienia odpowiednich warunków sprzętowych do stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego 10. Pracownik, któremu ma być wydany bezpieczny podpis elektroniczny wraz ze stosownymi dokumentami, przygotowanymi przez pracownika Referat Organizacyjno- Administracyjny, Kadr i Szkoleń, udaje się osobiście do kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne w celu podpisania umowy. 11. Kserokopię umowy pracownik jest zobowiązany niezwłocznie dostarczyć do, składając przy tym oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik nr 1. Pracownicy, którzy w dniu wejścia niniejszego zarządzenia posiadają uprawnienia do posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym, są zobowiązani do dostarczenia kserokopii umowy zawartej z kwalifikowanym podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne do Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń, składając przy tym w/w oświadczenie. 12. Pracownik może samodzielnie aktywować kartę kryptograficzną lub skorzystać z pomocy pracownika Wieloosobowego Stanowiska Pracy Informatyki, który w razie ewentualnych problemów technicznych skontaktuje się z kwalifikowanym podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne. 13. Wszelkie awarie związane z uszkodzeniem karty czy urządzenia służącego do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego muszą zostać stwierdzone przez Wieloosobowe Stanowisko Pracy Informatyki, który informuje pisemnie o tym fakcie Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń. Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń realizuje zakup/wymianę nowej karty kryptograficznej/zestawu. 14. Przed upływem ważności certyfikatu, kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, przesyła na konto 'owe uprawnionemu pracownikowi przypomnienie o ostatecznym terminie dokonania odnowienia certyfikatu. Jego niedotrzymanie skutkuje wygaśnięciem uprawnień. Strona 3 z 8

4 15. Pracownik, któremu upływa termin odnowienia certyfikatu, ma obowiązek - w okresie 90 dni przed upływem jego ważności - poinformować swojego przełożonego, który podejmie decyzję odnoście dalszego korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego. 16. W terminie 60 dni przed upływem ważności certyfikatu, Kierownicy komórek organizacyjnych nadzorowanych bezpośrednio przez Naczelnika Urzędu Skarbowego wnioskują o odnowienie certyfikatu pracownikom do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Po pozytywnym zaopiniowaniu przez Naczelnika, wniosek jest przekazywany do realizacji przez Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń. 17. Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń występuje z wnioskiem o odnowienie certyfikatu ważnych podpisów elektronicznych do kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne conajmniej 21 dni przed upływem jego ważności. 18. Proces odnowienia certyfikatu kwalifikowanego realizowany jest drogą elektroniczną. W trakcie procesu odnowienia certyfikatu kwalifikowanego pracownik podpisuje elektronicznie aneks do posiadanej umowy wykorzystując przy tym ważny certyfikat kwalifikowany, który będzie odnawiany. 19. Każdy pracownik, który posługuje się bezpiecznym podpisem elektronicznym jest zobowiązany przestrzegać terminów odnowienia certyfikatu i zgłaszać swojemu przełożonemu przychodzące do niego komunikaty generowane przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. 20. W wypadku otrzymywania innych tzw. technicznych komunikatów (niejasnych dla właściciela podpisu elektronicznego) generowanych przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne pracownik powinien zwrócić się do Wieloosobowego Stanowiska Pracy Informatyki o pomoc w powyższych sprawach. 21. W wypadku utraty ważności certyfikatu kwalifikowanego w wyniku niedopilnowania terminu jego odnowienia przez pracownika, poniesie on koszty zakupu nowego certyfikatu podpisu elektronicznego. 1. Subskrybent stosuje podpis elektroniczny tylko zgodnie z przepisami prawa, wyłącznie w celach służbowych oraz w granicach udzielonych pełnomocnictw i upoważnień w zakresie wynikającym z: 2 1) przepisów rozdziału Zakres stałych uprawnień" zawartych w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Skarbowego; 2) indywidualnych zakresów obowiązków. 1. Pracownicy, którzy uzyskali prawo do posługiwania się podpisem elektronicznym i uzyskali odpowiednie (tzn. adresowane imiennie na uprawnionego pracownika) środki dostępu (tj. kod aktywacyjny, PIN, itp.) mają obowiązek zabezpieczania ich w sposób uniemożliwiający korzystanie z nich przez inne osoby. 2. Pracodawca zapewni warunki do przechowywania środków dostępu wymienionych w ust.l w postaci zamykanych szaf lub szuflad na zamek patentowy. 3 Strona 4 z 8

5 3. Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń sporządza zbiorcze zestawienie pracowników posiadających prawo do posługiwania się bezpiecznym podpisem elektroniczny, którego wzór stanowi FORMULARZ -01/1. 4. Referat Organizacyjno-Administracyjny, Kadr i Szkoleń przechowuje następujące dokumenty: 1) wnioski w sprawie wskazania pracowników, którzy mają (będą mieć) prawo posługiwania się podpisem elektronicznym; 2) kserokopie wniosków na posiedzenie komisji w sprawie wydatkowania środków finansowych; 3) kopie pełnomocnictw pracowników, którym wyrobiony zostanie podpis elektroniczny; 4) kserokopie umowy z subskrybentem; 5) wykaz pracowników, którzy uzyskali stosowne uprawnienia do posługiwania się podpisem elektronicznym ( patrz FORMULARZ - 01/1); 6) oświadczenie o zapoznaniu się przez subskrybenta z niniejszym zarządzeniem i przepisami z nim związanymi (patrz Załącznik nr 1). 1. Naczelnik Urzędu Skarbowego (lub inna osoba uprawniona do anulowania podpisu elektronicznego) może w każdej chwili anulować uprawnienia pracownika do posługiwania się podpisem elektronicznym, występując ze stosownym wnioskiem do kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne. 2. W przypadku kradzieży, zagubienia karty kryptograficznej, klucza prywatnego lub nośnika, na którym jest przechowywany lub w wypadku zmiany danych zawartych w certyfikacie, pracownik ma obowiązek natychmiastowego poinformowania o tym zdarzeniu nadzorującego Zastępcę Naczelnika a w przypadku komórek podległych bezpośrednio Naczelnikowi Urzędu Skarbowego Naczelnikowi. 3. Naczelnik Urzędu Skarbowego (lub inna osoba uprawniona do anulowania podpisu elektronicznego) zleca Referatowi Organizacyjno-Administracyjnemu, Kadr i Szkoleń przygotowanie stosownego wniosku o unieważnienie certyfikatu przed upływem okresu jego ważności do właściwego kwalifikowanego podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne. 4. W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem uprawnionym do posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym: 4 1) Pracownik ma obowiązek rozliczenia się z posiadanych urządzeń na zasadach ogólnych. 2) Odbierając kartę pracownik Referatu Organizacyjno-Administracyjnego, Kadr i Szkoleń w obecności właściciela karty niszczy ją poprzez przecięcie chip'a; W wypadku niedopełnienia obowiązku zwrotu karty z urządzeniem służącym do składania podpisu elektronicznego, Urzędowi Skarbowemu przysługuje prawo dochodzenia roszczeń na drodze sądowej i zgłoszenie tego faktu właściwym organom; 3) W przypadku śmierci pracownika pracownik Referatu Organizacyjno- Administracyjnego, Kadr i Szkoleń, sprawdza czy wspomniana osoba była uprawniona do posługiwania się podpisem elektronicznym. W przypadku, gdy w/w osoba była uprawniona do posługiwania się podpisem elektronicznym wszczyna czynności polegające na unieważnieniu certyfikatu - patrz ust.3; 4) W sprawach unieważnienia certyfikatu w sytuacjach wskazanych w ust.l i 2 Strona 5 z 8

6 postępujemy zgodnie z zapisem w 4 ust W przypadku nie odnowienia certyfikatu kwalifikowanego pracownik uprawniony do posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym obowiązkowo w terminie 14 dni od dnia wygaśnięcia ważności w/w certyfikatu rozlicza się z posiadanych urządzeń na zasadach ogólnych w Referacie Organizacyjno-Administracyjnym, Kadr i Szkoleń. Odbierając kartę pracownik Referatu Organizacyjno-Administracyjnego, Kadr i Szkoleń w obecności właściciela karty niszczy ją poprzez przecięcie chip'a. 1. W zakresie archiwizowania dokumentów elektronicznych użytkownik będzie posiadał nadzór nad folderem, w którym będzie mógł przechowywać podpisane elektronicznie dokumenty wychodzące. Użytkownik samodzielnie będzie decydował o okresie i formacie przechowywania dokumentów w nim zawartych, do czasu określania stosownych zasad postępowania z tymi dokumentami w obiegu wewnętrznym oraz po wycofaniu ich z obiegu. 2. Należy unikać zbędnego drukowania dokumentów przesyłanych i wysyłanych drogą elektroniczną. 6 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 5 ROZDZIELNIK: Lp. Egzemplarz Adresat 1. Oryginał Referat Organizacyjno Administracyjny, kadr i Szkoleń (OL-12) 2. Kopia użytkowa wersja elektroniczna Pracownicy realizujący zadania na wszystkich stanowiskach pracy Strona 6 z 8

7 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie. Imię i nazwisko pracownika. Komórka organizacyjna OŚWIADCZENIE Oświadczam, że zapoznałem/am się z Zarządzeniem Nr Nr OL-12/ /Z12 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie w sprawie stosowania podpisu elektronicznego w Urzędzie Skarbowy w Jaworznie oraz z : -ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r., Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), - ustawą z dnia 18 września o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) - rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2010 r., Nr 259, poz. 1769, z późn. zm.) - Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych(dz. Urz. UE L z 2000 r., Nr 13, poz. 12). Data i podpis pracownika Zarządzenie Nr OL-12/0021- /Z/12 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie w sprawie stosowania podpisu elektronicznego w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie Strona 7 z 8

8 FORMULARZ 01/1 Wykaz pracowników US Jaworzno uprawnionych do posługiwania się podpisem elektronicznym Lp. Imię i nazwisko Symbol komórki org. stanowisko Data wystawienia certyfikatu Ważność certyfikatu Zarządzenie Nr OL-12/0021- /Z/12 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworznie w sprawie stosowania podpisu elektronicznego w Urzędzie Skarbowym w Jaworznie Strona 8 z 8