FORMULARZ PODSUMOWUJĄCY w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór 2015/2016 Lepsze instytucje

Transkrypt

1 FORMULARZ PODSUMOWUJĄCY DZIAŁANIE w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór 2015/2016 Lepsze instytucje Prosimy o wypełnienie i umieszczenie na stronie do 20 kwietnia 2016 r. Dziękujemy! zespół akcji Masz Głos, Masz Wybór CZĘŚĆ I - INFORMACJE O UCZESTNIKU AKCJI 1. Nazwa organizacji lub grupy nieformalnej Miejsko-Gminna i Powiatowa Biblioteka Publiczna im. Mikołaja Reja 2. Data przesłania sprawozdania końcowego 18 IV Osoba do kontaktu/koordynator akcji (imię, nazwisko) Joanna Kądziela-Kot 4. Dane kontaktowe (telefon i mail osoby do kontaktu/koordynatora akcji) Gmina i miejscowość objęta działaniami akcji Masz Głos, Masz Wybór Miasto i Gmina Kazimierza Wielka 6. Termin realizacji zadania (od kiedy do kiedy) październik 2015 kwiecień Kto (oprócz koordynatora) brał udział w realizacji zadania? Ile to było osób? Uwaga! Prosimy podać liczbę osób, które koordynowały lub współpracowały przy realizacji zadania po stronie organizacyjnej. Pracownicy i stażyści biblioteki łącznie 9 osób.

2 CZĘŚĆ II - CZĘŚĆ MERYTORYCZNA 1. Prosimy krótko opisać, jaki mieliście pomysł na działanie, przystępując do zadania Lepsze instytucje w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór? Uwaga! Ten punkt można skopiować ze sprawozdania cząstkowego, jeśli było ono składane. Jeśli coś się od tego czasu zmieniło, prosimy to opisać. Biorąc udział w akcji mieliśmy na celu ocenę działalności biblioteki oraz wypracowanie nowych form aktywności w obszarze kultury we współpracy z mieszkańcami. 2. Prosimy krótko opisać, jakie działania zrealizowaliście w ramach tegorocznej edycji akcji? Prosimy podać również dane liczbowe, np. liczbę spotkań, liczbę ankiet, liczbę osób zaangażowanych w działania itp. Uwaga! Jest to bardzo ważna część sprawozdania. Informacje tu zawarte zadecydują o nominacji do nagrody Super Samorząd. Aby poznać opinię lokalnej społeczności przeprowadziliśmy diagnozę społeczną, na którą złożyło się stworzenie i rozpropagowanie wśród mieszkańców szczegółowej ankiety w wersji tradycyjne i elektronicznej. W ankiecie ocenie poddano cztery obszary działalności biblioteki: ofertę i jej funkcjonowanie, zbiory biblioteczne, ocenę pracy poszczególnych działów oraz promocje działań i wydarzeń kulturalnych. Dodatkowo ankieta zawierała otwarte pytania dające możliwość wyrażenia propozycji zmian i zgłoszenia pomysłów. W badaniu wzięło udział 258 osób. W głównej mierze byli to czytelnicy i użytkownicy biblioteki. Starano się również dotrzeć do osób nie związanych z biblioteką. Dopełnieniem ankiety były trzy dodatkowe akcje. Dwie z nich zostały zaaranżowane w przestrzeni biblioteki. Były nimi ankieta sznurkowa i tablica Wypowiedz się. Ostatnia akcja została przeprowadzona wśród uczniów gimnazjum. W tym celu poprosiliśmy dyrekcję gimnazjum o udostępnienie uczniom kart do flipcharta z przygotowanymi przez nas pytaniami dotyczącymi działalności biblioteki. W przypadku powyższych akcji trudno jest podać dokładną liczbę uczestników, gdyż były anonimowe i przebiegały bez ingerencji osób prowadzących. Na podstawie uzyskanych odpowiedzi szacujemy, że w dwóch pierwszych akcjach udział wzięło ok 45 osób, zaś w badaniu w gimnazjum ok. 25 uczniów. Zwieńczeniem podjętych działań było przeprowadzenie warsztatów przyszłościowych. Spotkanie prowadziły Maria Perchuć-Żółtowska i Katarzyna Wyrwińska przedstawicielki Fundacji Pracowni Badań i Innowacji Stocznia. W warsztatach wzięło udział 30 osób. Byli wśród nich przedstawiciele różnych grup społecznych i wiekowych. Podczas spotkania

3 dyrektor i pracownicy biblioteki wraz z mieszkańcami zastanawiali się nad przyszłością biblioteki. Omówiono słabe i mocne strony działalności naszej placówki, zaprezentowano analizę ankiet i działań poprzedzających spotkanie. Następnie metodą glosowania wyłoniono problemy, którymi należałoby się zająć w pierwszej kolejności. Najwięcej punktów otrzymał problem niewystarczającej informacji o działalności biblioteki. Uczestnicy warsztatów sugerowali zwiększenie ilości plakatów informujących o wydarzeniach na terenie miasta a także dostarczanie ich do okolicznych wsi. Zaproponowano przekazywanie plakatów czytelnikom mieszkającym na wsiach z prośbą o umieszczenie ich na tablicach informacyjnych oraz sklepach. W zwiększeniu promocji działań według uczestników mogłaby pomóc współpraca z bibliotekami z powiatu, do których moglibyśmy przekazywać informacje o działaniach podejmowanych w naszej placówce. Zaproponowano także podjęcie współpracy z konkretnymi grupami, środowiskami np.: Kołami Gospodyń Wiejskich, Klubami Seniora, stowarzyszeniami itp. Sugerowano udział przedstawicieli biblioteki w wydarzeniach publicznych organizowanych przez miasto, wsie, albo konkretne grupy np.: dni miasta, dożynki, Dzień Inwalidy. Proponowano zorganizowanie akcji skierowanej do ogółu mieszkańców, podczas której mogliby przynieść do biblioteki zbędne książki, pozostawić je w bibliotece, albo się nimi miedzy sobą wymienić. Kolejnym palącym problemem okazała się potrzeba ogólnodostępnych stanowisk komputerowych. Osobom odwiedzającym bibliotekę w czasie, kiedy w pracowni komputerowej trwają kursy przeszkadza, że nie mogą wtedy swobodnie korzystać z komputera. Dodatkowo zwracano uwagę, że komputery dla użytkowników są kiepskiej jakości. Do tego punktu odniosła się Pani Dyrektor wyjaśniając, że wie iż sprzęt w pracowni zawodzi i dlatego stara się o dodatkowe dofinansowanie na jego zakup. Zyskując nowy sprzęt do pracowni moglibyśmy przenieść część komputerów do innych pomieszczeń np. holu bądź czytelni. Ponadto uczestnicy warsztatów zauważyli potrzebę dodatkowych pomieszczeń w bibliotece. Niestety rozbudowa biblioteki w obecnym czasie nie jest możliwa i w tym przypadku potrzebne jest duże dofinansowanie pozabudżetowe. Jeżeli pojawi się taki program, który by to umożliwiał i biblioteka będzie miała środki na wkład własny do weźmie w nim udział. Przy tym punkcie pojawił się też pomysł zagospodarowania przestrzeni wokół budynku biblioteka, szczególności trawnika za biblioteką. Trwające ponad trzy godziny warsztaty podsunęły nam wiele pomysłów i rozwiązań. Z pewnych problemów wynikłych podczas dyskusji nie zdawaliśmy sobie sprawy i ich nie dostrzegaliśmy. Skupimy się przede wszystkim na budowaniu relacji z mieszkańcami i poszczególnymi grupami społecznymi działającymi na terenie naszego miasta, gminy i powiatu.

4 3. Jeżeli były takie działania, których nie udało się Wam zrealizować, prosimy je wymienić i krótko opisać, co było tego przyczyną? 4. Prosimy krótko opisać zaangażowanie w realizację Waszego działania przedstawicieli władzy lokalnej. Pytania pomocnicze (tzn. że nie trzeba odpowiadać na wszystkie po kolei - pytania są jedynie wskazówką): Czy urząd aktywnie uczestniczył w realizacji działania? Czy na początku odbyło się spotkanie/wymiana korespondencji z przedstawicielem/przedstawicielami gminy (wójtem/burmistrzem/prezydentem) dotyczące współpracy? Czy ze strony urzędu wyznaczono osobę/osoby do współpracy? Czy przedstawiciele gminy, urzędnicy uczestniczyli w spotkaniach z mieszkańcami, włączyli się w pracę nad przygotowaniem rozwiązań? Czy do współpracy udało się zaangażować radnych np. gminy, osiedla lub sołtysa/sołtyskę. Jak oceniają Państwo atmosferę współpracy? Uwaga! To bardzo ważna część sprawozdania. Informacje tu zawarte zadecydują o nominacji do nagrody Super Samorząd. Współpraca pomiędzy biblioteką o władzą lokalna układa się bardzo dobrze. Zarówno Burmistrz jak i radni przychylnym okiem patrzą na działania, które podejmujemy jako instytucja, nierzadko wychodzące ponad naszą statutową działalność i doceniają wysiłek jaki w to wkładamy. Gdy przystąpiliśmy do akcji Burmistrz otrzymał list intencyjny od organizatora akcji, odbyło się tez spotkanie informacyjne Pani Dyrektor z Burmistrzem. Urząd gminy pomagał nam przy dystrybucji ankiet, gdyż były one dostępne w jego sekretariacie. Na warsztatach przyszłościowych gościliśmy przedstawicieli urzędu w osobach Wiceburmistrza oraz Wiceprzewodniczącego Rady Miejskiej oraz Starostę Kazimierskiego. 5. Czy udział w akcji wpłynął w jakiś sposób na Wasze relacje z władzą lokalną? Jeśli tak, to w jaki sposób?

5 Udział w ogólnopolskiej akcji oraz współpraca z Fundacją Batorego oraz Instytut Badań i Innowacji Społecznych Stocznia dodaje prestiżu naszym działaniom. Dzięki warsztatom przyszłościowym przedstawiciele władzy poznali dodatkową ofertę kulturalno/edukacyjną skierowaną do mieszkańców. Dzięki wypowiedziom uczestników spotkania nasze zarówno starania jak i działania biblioteki nabrały wiarygodności. 6. Prosimy napisać, czy z kimś współpracowaliście w trakcie realizacji zadania? Jeżeli tak, to kto to był (np. lokalni aktywiści, organizacje pozarządowe, instytucje publiczne, eksperci) i na czym ta współpraca polegała? Podczas realizacji zadania współpracowaliśmy z dyrektorami okolicznych szkół, którzy upowszechniali wiadomość o naszym udziale w akcji. Ponadto dyrektor gimnazjum umożliwił nam przeprowadzenie badania wśród uczniów a pani bibliotekarka gimnazjum aktywnie włączyła się w udział trzymając pieczę nad pozostawionymi kartami z flipcharta, zachęcając uczniów do ich wypełnienia oraz rekrutując uczniów na spotkanie warsztatowe. 7. Co uważacie za swoje największe osiągnięcie w realizacji zadania w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór? Liczbę wypełnionych ankiet oraz to, że w tak małym środowisku jak nasze, udało nam się zachęcić ludzi do wyrażenia swoich opinii, czasem w dość niekonwencjonalny sposób. Mile zaskoczyła nas także frekwencja na spotkaniu warsztatowym i chęć współpracy jaką wykazali się jego uczestnicy. 8. Co było najtrudniejsze w realizacji zadania w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór? Najtrudniejszym punktem okazało się zliczenie i przeanalizowanie ponad 250 egzemplarzy ankiet. 9. Jak oceniacie zaangażowanie mieszkańców w Wasze działania związane z akcją? (1-brak zaangażowania, 2-niskie zainteresowanie, 3-trudno powiedzieć, 4-dostrzegam zainteresowanie, 5-bardzo duże zaangażowanie)

6 Prosimy postawić krzyżyk pod wybraną odpowiedzią X Prosimy podać krótkie uzasadnienie odpowiedzi: Doceniamy zaangażowanie ankietowanych w wypełnianie ankiet, ciekawe pomysły z jakimi wychodzili i miłe słowa pod adresem naszej instytucji jak i konstruktywną krytykę i propozycje ulepszeń. 10. Prosimy opisać, w jaki sposób informowaliście o swoich działaniach lokalną społeczność (np. za pośrednictwem prasy, TV, internetu stron internetowych, portali społecznościowych, wydarzeń promocyjnych, plakatów, ulotek i innych materiałów akcji MGMW, marketingu szeptanego, kontaktów osobistych)? Jeśli to możliwe, prosimy wskazać miejsca publikacji informacji o Waszych działaniach w ramach akcji (np. linki do stron internetowych, fotorelacji z wydarzeń organizowanych w ramach zadania, materiałów prasowych na jego temat, które ukazały się w mediach itp.). Poniżej można wkleić linki lub przesłać materiały na adres mperchuc@stocznia.org.pl lub kbeszczynska@stocznia.org.pl. Z informacją o naszym udziale w akcji Masz głos, masz wybór do społeczności lokalnej próbowaliśmy dotrzeć na kilka sposobów. Kierując się specyfiką naszej miejscowości staraliśmy się o niej mówić przy każdej nadarzającej się okazji. Prosząc o wypełnienie ankiet wyjaśnialiśmy co to za akcja i po co to robimy. Informowaliśmy uczestników kursów, szkoleń i spotkań obywających się w bibliotece. Wykorzystywaliśmy przy tym ulotki akcji, Pani Dyrektor informowała o akcji i o celach jakie chcemy osiągnąć na sesji Rady Miejskiej. Podejmowane przez nas działania staraliśmy się łączyć z różnymi wydarzeniami kulturalnymi, wiedząc, że dotrą do większej liczby osób. Ponadto o akcji informowaliśmy na naszej stronie internetowej, stronie Urzędu Miasta i Gminy oraz na profilu na Facebooku. Ponieważ przygotowana przez nas ankieta miała również swoja wersję elektroniczną i zamieszczona była na stronie internetowej biblioteki przygotowaliśmy o tym ulotkę informacyjna i rozprowadzaliśmy ja po szkołach. Na Facebooku zostały utworzone dwa

7 wydarzenia poświęcone akcji. Jedno informowało o ankiecie a drugie o warsztatach przyszłościowych. Linki: artykul Inne informacje, które chcielibyście dołączyć do sprawozdania. ROZLICZENIE FINANSOWE PRZEKAZANEGO GRANTU w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór 2015/2016 zadanie Lepsze instytucje CZĘŚĆ III - CZĘŚĆ FINANSOWA - Uwaga! Wypełniają tylko uczestnicy, którzy otrzymali grant w ramach tegorocznej akcji. 1. Prosimy krótko opisać, na co został przeznaczony mini grant w ramach zadania? Minigrant otrzymany w ramach zadania przeznaczyliśmy na zakup ryz papieru potrzebnych do wydrukowania ankiet, ulotek, i zaproszeń, tonerów do drukarki, papieru do flipcharta, markerów, oraz produktów do obsługi spotkania, czyli kawy, herbaty, drożdżówek, wody, ciastek itp. 2. Prosimy wypełnić poniższe zestawienie poniesionych kosztów:

8 L.p. Nazwa kosztu Kwota Cel poniesionych kosztów (na jakie (np. papier, działania/wydarzenia przeznaczono ciastka, ulotki) poniesione koszty, np. organizacja spotkania z mieszkańcami, pikniku, warsztatów) 1. Papier 123,80 Przeprowadzenie ankiet w wersji papierowej, drukowanie plakatów informujących o spotkaniu z mieszkańcami 2. Tonery 132,00 Drukowanie ankiet, plakatów, zaproszeń, 3. Artykuły spożywcze 168,77 Organizacja spotkania z mieszkańcami 4. Papier Flipchart, flamastry 75,37 Organizacja spotkania z mieszkańcami