XBRL jako standard opisu sprawozdań finansowych na przykładzieprojektu dla Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Transkrypt

1 Mgr Anna Zarycka Rodan Systems S.A. XBRL jako standard opisu sprawozdań finansowych na przykładzieprojektu dla Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Streszczenie XBRL Extensible Business Reporting Language to elektroniczny język sprawozdawczości finansowej, umoŝliwiający automatyzację a w konsekwencji redukcję kosztów oraz doskonalenie elektronicznej sprawozdawczości gospodarczej. W referacie zaprezentowano główne cechy standardu i omówiono jego rolę w procesie elektronizacji sprawozdawczości finansowej na przykładzie standardu (języka) sprawozdawczości finansowej umoŝliwiającego wymianę, interpretację, analizę i prezentację sprawozdań finansowych, które są ogłaszane w Monitorze Polskim B, opracowanego przez Rodan Systems S.A. Zaprezentowano korzyści, jakie wynikają z wdroŝenia XBRL i zasygnalizowano dalsze kierunki rozwoju i zastosowań standardu. 1. Wprowadzenie XBRL Extensible Business Reporting Language jest standardem opracowanym w celu usprawniania wymiany, interpretacji, analizy i prezentacji sprawozdań gospodarczych (zarówno finansowych jak i tych o charakterze niefinansowym). XBRL to elektroniczny język sprawozdawczości finansowej, umoŝliwiający automatyzację a w konsekwencji re-

2 dukcję kosztów oraz doskonalenie elektronicznej sprawozdawczości gospodarczej. Zaznaczyć naleŝy, Ŝe XBRL nie tworzy nowych reguł sprawozdawczości, lecz tworzony jest na podstawie i funkcjonuje w zgodności z istniejącymi normami prawnymi jak na przykład Ustawa o Rachunkowości lub MSSF (Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej). Standard XBRL bazuje na języku XML Extenstible Markup Language, przy którego pomocy tworzone są ujednolicone słowniki pojęć występujących w sprawozdaniach, określane mianem taksonomii XBRL. XBRL jako język moŝe być stosowany niezaleŝnie od systemu operacyjnego, w jakim pracuje uŝytkownik, jest otwartym standardem, wolnym od opłat, licencji. Opisując ten standard moŝemy posłuŝyć się porównaniem go do kodu kreskowego, który zapisany jest na produktach. Standard XBRL korzystając z inteligentnych znaczników zaczerpniętych z języka XML, pomiędzy które wpisywana jest określona kwota definiuje pojęcia w sposób jednoznaczny, nawet dla uŝytkowników posługujących się róŝnymi językami. 2. XBRL a proces sprawozdawczości finansowej Sprawozdawczość finansowa naleŝy do tych obszarów działalności podmiotów gospodarczych, który od zawsze podlegał standaryzacji. Wpływ na metodologię sporządzania sprawozdań finansowych mają przede wszystkim standardy rachunkowości oraz inne regulacje prawne definiujące postać, w jakiej sprawozdania finansowe powinny być sporządzane. Przykładami są wspomniane powyŝej: Ustawa o rachunkowo-

3 ści, Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej, czy Nowa umowa kapitałowa. Sprawozdanie finansowe powinny cechować: rzetelność, kompletność, przejrzystość, jednolitość, terminowość, sprawdzalność oraz ciągłość. Język XBRL ma pozytywny wpływ na wszystkie wymienione warunki, poniewaŝ obecny jest w całym łańcuchu sprawozdawczości finansowej. Proces sprawozdawczości finansowej ma początek w chwili wejścia danych finansowych w jakiejkolwiek formie do organizacji, poprzez sprawozdawczość wewnętrzną i zewnętrzną, aŝ do wpłynięcia sprawozdań do odbiorców zewnętrznych. Sprawozdania finansowe sporządzane przez podmioty gospodarcze przesyłane są do szerokiego grona odbiorców. W Polsce do tego grona naleŝą między innymi: Narodowy Bank Polski, Giełda Papierów Wartościowych, urzędy skarbowe, banki komercyjne a takŝe Monitor Polski B. 3. Monitor Polski B i uwarunkowania dotyczące sprawozdawczości finansowej Zgodnie z treścią art. 64 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) jednostki zobowiązane do badania i ogłaszania swoich sprawozdań finansowych to: banki oraz zakłady ubezpieczeń, jednostki działające na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi i funduszach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych, jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funduszy emerytalnych,

4 spółki akcyjne, oraz pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków: średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób, suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej euro, przychody netto ze sprzedaŝy towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej euro. Opracowaniem redakcyjnym przekazanych przez ww. podmioty sprawozdań finansowych i ich przygotowaniem do publikacji w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej zatytułowanym Monitor Polski B zajmuje się Redakcja Monitora Polskiego B działająca w Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w Warszawie. Podkreślić trzeba, Ŝe mówiąc o podmiotach zobowiązanych do publikacji sprawozdań, mówimy o kilkunastu tysiącach spółek i kilkunastu tysiącach sprawozdań finansowych publikowanych kaŝdego roku na łamach Monitora Polskiego B. Dokumenty przesyłane do publikacji zawierają: wprowadzenie do sprawozdania finansowego, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym, rachunek przepływów pienięŝnych (bez dodatkowych informacji i objaśnień), opinię biegłego rewidenta (bez raportu),

5 odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. A takŝe informacje dodatkowe, m.in.: dokładną nazwę i adres jednostki, nazwę i adres jednostki, na który naleŝy wystawić fakturę VAT tytułem publikacji, numery NIP, REGON, EKD lub PKD, czyli ogólnie mówiąc informacje umoŝliwiające identyfikację i nawiązanie kontaktu z podmiotem. Uproszczony proces redakcji i publikacji Monitora Polskiego B przedstawia się następująco: Podmiot zobligowany do opublikowania sprawozdania przysyła je do Redakcji Monitora Polskiego B. Następuje rejestracja w wewnętrznym systemie Redakcji oraz kontrola dokumentów pod względem zgodności z ustawą o rachunkowości. W przypadku braków w dokumentach następuje kontakt z podmiotem w celu pozyskania brakujących dokumentów, co zostaje odnotowywane w systemie. Po otrzymaniu brakujących dokumentów pracownicy Redakcji Monitora Polskiego B przygotowują wycenę publikacji, zgodnie z zasadami kalkulacji wydawniczej, która jest wysyłana do podmiotów składających sprawozdanie. Po wpłacie na konto kosztów publikacji zostaje wystawiona faktura VAT dla podmiotu. W przypadku braku wpłaty w wyznaczonym terminie wysyłany jest monit, jeśli mimo to nie ma wpłaty, dokumenty zostają zwrócone do podmiotu. Informacja o tym zdarzeniu zostaje umieszczona w systemie, podobnie w przypadku zwrotu dokumentów z przyczyn meryto-

6 rycznych (niezgodność dokumentów z ustawą, braki w dokumentach itp.). Sprawozdanie, które zostało przyjęte i opłacone jest poddawane procesowi publikacji. W zaleŝności od reguł ustalonych przez odbiorców raportowanie danych dokonywane jest w formie papierowej bądź elektronicznej. Redakcja Monitora Polskiego B udostępnia na swojej stronie www wzory formularzy, które są zgodne z załącznikami do ustawy o rachunkowości. Są one zapisane i moŝliwe do pobrania w formacie.pdf (Portale Document Format). Mamy, zatem do czynienia z sytuacją gdzie raportowanie danych realizowane jest w formie papierowej, w której ujednolicone zostały standardy w zakresie sporządzania samych sprawozdań, ale brakuje jednolitego standardu, który pozwoliłby zapisać oraz przesyłać sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej. Proces wymiany informacji w postaci papierowej w tym przypadku ma wiele wad, wśród których jako główną wymienić trzeba konieczność ponownego manualnego wprowadzania milionów danych liczbowych do systemów IT. Papierowy obieg sprawozdawczości cechuje takŝe wiele niedostatków a nawet stanowi zasadniczą przeszkodę w zakresie dalszej interpretacji, analizy i prezentacji tych sprawozdań. W związku z powyŝszym Centrum Obsługi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów podjęło decyzję o wykorzystaniu narzędzi z obszaru zarządzania wiedzą, które usprawnią cały proces obiegu sprawozdań finansowych pomiędzy Redakcją Monitora Polskiego B a podmiotami zewnętrznymi, z naciskiem na przyspieszenie i obniŝenie kosztów tego procesu. Przełomowym momentem w działaniach podjętych, przez CO KPRM

7 zmierzających do stworzenia pakietu narzędzi usprawniającym proces publikacji sprawozdań finansowych było podjęcie decyzji o wykorzystaniu języka XBRL. W związku z tym, w dniu 21 sierpnia 2006 roku ogłoszony został konkurs na opracowanie koncepcji standardu (języka) sprawozdawczości finansowej umoŝliwiającego wymianę, interpretację, analizę i prezentację sprawozdań finansowych, które są ogłaszane w Monitorze Polskim B. W wyniku postępowania konkursowego wyłoniony został wykonawca firma Rodan Systems SA, posiadająca niezbędne dla realizacji tego przedsięwzięcia doświadczenie poparte licznymi wdroŝeniami oprogramowania umoŝliwiającego tworzenie i publikację formularzy elektronicznych oraz inteligentne gromadzenie i zarządzanie danymi. Umowa na wykonanie projektu została zawarta 29 grudnia 2006 roku i zgodnie z jej postanowieniami 5 kwietnia 2007 roku firma przekazała, do CO KPRM kompletną koncepcję standardu opracowaną na potrzeby Redakcji Monitora Polskiego B. 4. Standard sprawozdawczości finansowej Monitora Polskiego B Projekt opracowania standardu przebiegał w trzech następujących etapach: Opracowanie standardu dla jednostek innych niŝ banki i ubezpieczyciele ( i inne podmioty finansowe). Opracowanie standardu dla banków i ubezpieczycieli i innych podmiotów finansowych) i innych podmiotów nie objętych etapem pierwszym.

8 Opracowanie standardu obejmującego podmioty składające sprawozdanie finansowe według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości i Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej. KaŜdy z etapów związany był z analizą szablonów sprawozdań, które wymagane są do składania w Redakcji przez poszczególne podmioty. Prace projektowe na zamówienie Redakcji Monitora Polskiego B zmierzały do przygotowania taksonomii Monitora Polskiego B, dzięki której opracowany zostanie język sprawozdawczości finansowej pozwalający na otamowanie odpowiednich elementów sprawozdania, i niezaleŝną od platformy (systemowej i sprzętowej) elektroniczną wymianę, analizę i prezentację sprawozdań finansowych. Podstawowym załoŝeniem architektury przy opracowaniu standardu dla Monitora Polskiego B było oczywiście wykorzystanie specyfikacji XBRL międzynarodowego standardu sprawozdawczości finansowej. Celem uzupełnienia naleŝy dodać, Ŝe dostawa aplikacji, czyli oprogramowania wspomagającego obsługę i przetwarzanie standardowych sprawozdań nie było przedmiotem zamówienia na tym etapie elektronizacji procesu sprawozdawczości Monitora Polskiego B. Architektura standardu Monitora Polskiego B została przedstawiona na poniŝszym Rysunku 1:

9 Rysunek 1. Architektura Standardu sprawozdawczości Monitora Polskiego B Specyfikacja XBRL (XBRL Specification) - to opis formalny języka XBRL, który określa techniczny standard dla definiowania taksonomii. Specyfikacja wyjaśnia, czym jest XBRL i jak funkcjonuje oraz wyznacza techniczną strukturę XBRL, składnie i semantykę taksonomii a takŝe dokumenty instance. Specyfikacja ta jest efektem współpracy międzynarodowej grupy ponad 400 organizacji. Obecna specyfikacja XBRL to wersja 2.1, która jest dostępna na stronie Taksonomia Monitora Polskiego B to zbiór definicji wszystkich pojęć dla sprawozdawczości Monitora Polskiego B w XBRL, oraz występujących między nimi zaleŝności charakteryzujących szczegółowo kaŝdy z elementów sprawozdania. Taksonomię tę porównać moŝna do słownika tematycznego, który definiuje wszystkie pojęcia, mogące wystąpić w danym rodzaju sprawozdania nadesłanego do Redakcji Monitora Polskiego B. Taksonomia definiuje takŝe poszczególne pozycje sprawozdania finansowego. Język XBRL pozwala na szczegółowy opis kaŝdej pozycji. Zdefiniowane zostały m.in.: charakter danej pozycji (monetarny, procentowy,

10 tekstowy), wymiar czasowy (dane za okres czy na koniec okresu sprawozdawczego) oraz jej charakter księgowy (winien lub ma). Dzięki dokładnemu określeniu charakteru pozycji sprawozdania finansowego, dane przesyłane w oparciu o taksonomie są automatycznie przetwarzane oraz analizowane przez systemy IT bez moŝliwości wystąpienia błędu. Taksonomia pozwala na przypisanie danemu elementowi etykiet w róŝnych językach. Szablony sprawozdań - definiują wymagania i zestaw pojęć dla konkretnego rodzaju sprawozdania. Instancja sprawozdania to sprawozdanie wypełnione zgodne z wymaganiami standardu Monitora Polskiego B. Sprawozdanie takie nosi nazwę dokumentu instance (instance document). Są to dane liczbowe ze sprawozdania finansowego danego podmiotu przyporządkowane danym pozycjom w taksonomii. Sprawozdania przygotowane w postaci dokumentu instance są danymi XML, co oznacza, Ŝe moŝna je przesyłać za pośrednictwem sieci Internet. XBRL pozwala na ujęcie w sprawozdaniach pozycji specyficznych dla danej branŝy, a nawet poszczególnych przedsiębiorstw czy organizacji, poprzez stworzenie odpowiednich rozszerzeń do danej taksonomii bazowej. Taksonomia Monitora Polskiego B jest taką właśnie taksonomią przygotowaną na specyficzne potrzeby konkretnego podmiotu. W momencie akceptacji taksonomii Monitora Polskiego B przez podmioty przekazującego sprawozdania i przygotowania systemu informatycznego tak, aby importował dokumenty instance na bazie tej konkretnej taksonomii, dane przekazane w tych sprawozdaniach będą znaczyły to samo

11 dla przekazujących, co dla Redakcji Monitora Polskiego B. W praktyce obywać się to będzie w następujący sposób: Przygotowany szablon (pusta instancja) moŝe zostać wypełniony przez podmiot planujący przekazać sprawozdanie przy pomocy zewnętrznej aplikacji, lub automatycznie przez aplikację sprawozdawczą poprzez uzupełnienie atrybutów bezpośrednio w pliku XML. Wypełnianie mo- Ŝe równieŝ odbywać się w formularzach na stronach internetowych. Wypełnione sprawozdania w postaci plików XML mogą być przesyłane do centrum zbierania informacji w Redakcji Monitora Polskiego B, gdzie będą odpowiednio składowane w systemach bazodanowych. Dzięki temu moŝliwa jest łatwa analiza danych i wykonywanie dowolnych statystyk na zgromadzonych w bazie danych. 5. Zakończenie Usługi publiczne realizowane przez Redakcję Dziennika Urzędowego Rzeczpospolitej Polskiej Monitor Polski B są nieodzowne dla wszystkich podmiotów zobowiązanych na mocy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości do badania i ogłaszania swoich sprawozdań finansowych. Postulat wzrostu konkurencyjności polskich przedsiębiorstw wymaga jak najdalej idącej redukcji obciąŝenia przedsiębiorcy czynnościami administracyjno-prawnymi. Czas poświęcony na załatwianie spraw w urzędach administracji publicznej powinien być minimalizowany, w tym takŝe liczba czynności koniecznych do opublikowania sprawozdań finansowych. Projekt wsparcia procesu sprawozdawczości z wykorzystaniem języka XBRL wspiera realizację zadań statutowych Redakcji Dziennika Urzędowego RP Monitora Polski B poprzez ich elektronizację.

12 W wyniku realizacji projektu spodziewana jest znacząca poprawa następujących parametrów obsługi klientów Redakcji Monitora Polskiego B: Wzrost szybkość reakcji i czasu realizacji procesów obsługi klienta Dostępność usług i informacji Sprawność realizacji działań wynikających z procedur obowiązujących w toku przygotowywania publikacji sprawozdania Zapewnienie aktualność dostarczanej informacji Elektronizacja procesu sprawozdawczego skutkować będzie takŝe: Zmniejszeniem kosztów procesu sprawozdawczego Zachowaniem jawności i przejrzystości obrotu gospodarczego poprzez przyspieszenie procesu publikacji składanych sprawozdań finansowych. Język XBRL, opracowywany przez międzynarodową grupę skupiającą ponad 400 podmiotów, będących jednocześnie liderami branŝ finansowej oraz IT, początkowo planowano ograniczyć tylko do potrzeb sprawozdawczości finansowej. Autorzy przekonali się jednak szybko, Ŝe język ten stosować moŝna znacznie szerzej, na przykład do standaryzacji zeznań podatkowych, raportów przesyłanych do GUS-u, raportów giełdowych, sprawozdań banków przesyłanych do organów nadzoru bankowego i wielu innych. A rozwijana koncepcja ukazuje zastosowanie języka XBRL nie tylko do standaryzacji i przesyłu danych o charakterze ilościowym, ale takŝe danych o charakterze jakościowym, które zajmują coraz istotniejsze miejsce w procesie podejmowania decyzji. PowyŜsze zastosowanie języka XBRL w sprawozdawczości finansowej i spodziewane rezultaty pozwalają stwierdzić, Ŝe rozwiązania opra-

13 cowane zgodnie ze standardem XBRL z pewnością wpisują się w zestaw innowacyjnych narzędzi skutecznie wspomagających zarządzania wiedzą. Źródła internetowe Summary XBRL is a language for the electronic communication of business and financial data which is revolutionizing business reporting around the world. The aim of this article is to present the main characteristics of the standard and it role in the financial data reporting using case study on project developed for the Monitor Polski B and implemented by Rodan Systems SA. Also benefits resulting from this implementation and future plans for development of the XBRL have been presented.