DECYZJA NR 16/06 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO. z dnia 27 grudnia 2006 r.

Transkrypt

1 DECYZJA NR 16/06 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Centralnego Biura Antykorupcyjnego Na podstawie podstawie 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 111 Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2006 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 49, poz.527), w związku z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U r. Nr 76, poz. 694 z poźń. zm.), postanawia się co następuje: 1. Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego jest dysponentem głównym 56 części budżetowej Księgi rachunkowe Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej CBA są prowadzone i przechowywane w siedzibie jednostki, tj. w Al. Ujazdowskich 9, Warszawa. 3. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, zwany dalej rokiem budżetowym. W ramach roku budżetowego okresami sprawozdawczymi są: 1) każdy miesiąc danego roku budżetowego dla miesięcznych sprawozdań budżetowych, rozliczeń z ZUS, rozliczeń z podatku dochodowego od osób fizycznych i PFRON; 2) narastająco każdy kwartał danego roku budżetowego dla sprawozdań z zaangażowania wydatków budżetowych; 3) półrocze, tj. okres od 1 stycznia do 30 czerwca każdego roku dla półrocznych sprawozdań budżetowych; 4) rok budżetowy, tj. okres od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego, dla wszystkich sprawozdań budżetowych, finansowych i rozliczeń za dany rok obrotowy. 4. CBA sporządza: 1) zestawienie obrotów dzienników częściowych za dany okres sprawozdawczy; 2) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej nie rzadziej niż na koniec miesiąca, jednocześnie obowiązuje comiesięczne uzgadnianie obrotów zestawienia kont księgi głównej z obrotami dziennika (lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych); 3) wszystkie salda ksiąg pomocniczych na koniec okresu sprawozdawczego uzgadnia się z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. 2. Ustala się następujące metody wyceny aktywów i pasywów: 1) aktywa trwałe według wyceny: a) nabycia, b) rzeczywistego kosztu budowy (inwestycje rozpoczęte); 2) rzeczowe aktywa obrotowe, do których zaliczane są zapasy materiałowe (magazyn) wycenia się wg cen zakupu; 3) rozchód rzeczowych składników obrotowych (materiały) wycenia się wg cen zakupu Ewidencja dochodów i wydatków budżetowych jest prowadzona zgodnie z klasyfikacją zatwierdzonego planu finansowego na dany rok budżetowy. 2. Ewidencja kosztów prowadzona jest według ich rodzajów na kontach zespołu 4 koszty według rodzajów i ich rozliczenie z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej zgodnej z zatwierdzonym planem finansowym na dany rok.

2 3. Sprawozdawczość budżetowa jest sporządzana na zasadach określonych w przepisach dotyczących sprawozdawczości budżetowej Księgi rachunkowe CBA są prowadzone przy użyciu programu komputerowego Infosystem i wykazują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald w formie: 1) dziennika; 2) księgi głównej (konta syntetyczne); 3) ksiąg pomocniczych (analityka); 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz obrotów i sald ksiąg pomocniczych. 2. Wykaz kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna) oraz zakres ewidencji pozabilansowej jest prowadzony ze szczegółowością, która umożliwia prawidłowe sporządzanie wymaganych sprawozdań oraz zapewnia realizację potrzeb informacyjnych. 3. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej), dotyczących gospodarki składnikami majątkowymi, określa instrukcja w sprawie gospodarki składnikami majątkowymi CBA. 4. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadza się w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie i zostało udokumentowane dowodami księgowymi, zatwierdzone do wypłaty i przekazane do Departamentu Finansów CBA: do 10-tego dnia następnego miesiąca, za miesiąc grudzień do 20 stycznia następnego roku, za rok obrotowy do 10-tego lutego następnego roku. 5. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się ujęcie w księgach rachunkowych dokumentów wystawionych imiennie na pracowników i funkcjonariuszy CBA Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje metodą liniową przy zastosowaniu stawek, określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, na podstawie tabeli opracowywanej przez Departament Finansów CBA. 2. Wyposażenie i wartości niematerialne i prawne o jednostkowej wartości początkowej nieprzekraczającej kwoty określonej dla celów podatku dochodowego od osób prawnych w wysokości do 3, 5 tyś PLN są amortyzowane w 100% w miesiącu oddania do używania. 3. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umarza się: księgozbiory i inne zbiory biblioteczne, odzież i umundurowanie oraz meble i dywany. Nie umarza się gruntów oraz muzealiów. 4. Ustala się dolną granicę ceny jednostkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych prawnych w wysokości do 300 PLN, które będą traktowane jako zużycie materiałów z prowadzoną oddzielną ewidencją ilościową w Departamencie Logistyki CBA. 5. Datą ustalenia wysokości amortyzacji umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, pod którą w ewidencji księgowej dokonuje się zmiany w stanie i rachunku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jest dla: 1) likwidacji data protokołu z fizycznej likwidacji lub data kwitu z przekazania do składnicy odpadów wtórnych; 2) nieodpłatnego przejęcia lub przekazania data sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego; 3) ujawnienia niedoboru lub nadwyżki data ujawnienia różnicy inwentaryzacyjnej z protokołu komisji; 4) sprzedaży data faktury; 5) inwestycji data zakończenia inwestycji, tzn. protokolarnego przyjęcia środka do używania Ewidencja kont analitycznych (ksiąg pomocniczych) obejmuje: 1) rozrachunki z kontrahentami (faktury własne, obce, umowy) z podziałem na: a) należności i zobowiązania,

3 b) krajowe i zagraniczne, c) należności i zobowiązania inwestycyjne (środki trwałe w budowie), d) zaliczki otrzymane, przekazane; 2) rozrachunki z pracownikami (umowy o pracę, listy płac) imienne kartoteki wynagrodzeń, zapewniające rozliczenie podatku dochodowego osób fizycznych i uzyskane informacje dla celów ZUS; 3) operacje zakupu obce faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do wyceny aktywów; 4) operacje gotówkowe dokument KP i KW oraz raport kasowy kasy głównej. 2. Obieg i kontrolę dokumentów określają przepisy zarządzenia nr 6/06 z dnia 25 września 2006 w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych w CBA. 7. CBA nie ujmuje drobnych kwot rozliczeń międzyokresowych czynnych, które występują cyklicznie, w zbliżonej wartości we wszystkich okresach sprawozdawczych i nie powodują zniekształcenia porównywalności wyniku. Do rozliczeń takich zaliczane są: prenumerata czasopism i wydawnictw, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zwany dalej ZFŚS Dopuszcza się stosowanie zastępczych dowodów księgowych. 2. Dowody zastępcze mogą być stosowane w formie oświadczenia, stanowiącego potwierdzenie dokonania zakupu materiałów, usług, dokonania opłat itp. Dotyczy to w szczególności: drobnych zakupów materiałów na paragon, opłat parkingowych, zakupu biletów wstępu, opłat urzędowych, opłat radiowo-telewizyjnych itp. 3. Dowód zastępczy musi zawierać: 1) datę dokonania operacji gospodarczej; 2) miejsce i datę wystawienia dowodu; 3) przedmiot, ilość, cenę jednostkową i wartość dokonanego zakupu oraz jego przeznaczenie (celowość); 4) nazwisko i imię oraz podpis osoby uczestniczącej bezpośrednio w transakcji; 5) akceptację Szefa CBA lub osoby pisemnie przez niego upoważnionej. 9. Inwentaryzacja składników majątku CBA przeprowadzana jest: 1) w zakresie środków pieniężnych, należności i niezakończonych inwestycji ostatniego dnia każdego roku; 2) w zakresie środków trwałych nie rzadziej niż raz na 4 lata; 3) w zakresie księgozbiorów nie rzadziej niż raz na 10 lat. 10. Straty i zyski nadzwyczajne nie są w CBA planowane. 11. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem techniki komputerowej z zastosowaniem następującego oprogramowania: 1. Program finansowo księgowy Info-System wersja : księgowośćjednostki z podziałem na następujące katalogi: 1) budżet główny; 2) budżet depozyty; 3) budżet - budżet ZFŚS;

4 4) budżet - zaangażowanie. 2. Program Kasa Info-System, wersja Mis Umowy, wersja Stosowany informatyczny system rachunkowości zapewnia: 1) grupowanie zapisów księgowych w porządku chronologicznym, tworząc dziennik w każdym katalogu; 2) grupowanie zapisów w porządku systematycznym, tworząc księgę główną i księgi pomocnicze; 3) tworzenie zestawień obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych; 4) automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald; 5) automatyczne nadawanie numerów pozycji dla zapisu księgowego, pod którą został wprowadzony do dziennika; 6) wprowadzenie zapisu księgowego tylko i wyłącznie zgodnie z zasadą podwójnego zapisu przy równoczesnej rejestracji w dzienniku; 7) uporządkowanie zapisów księgowych w sposób umożliwiający sporządzanie obowiązujących sprawozdań budżetowych, deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS oraz rozliczeń z dostawcami; 8) wydrukowanie w każdym czasie i za dowolny okres zestawienia obrotów i sald oddzielnie dla każdego katalogu i zbiorczo dla wszystkich katalogów; 9) dowody tworzone automatycznie według algorytmu programu komputerowego spełniają warunki art. 20 ust 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 2. System jest na bieżąco modyfikowany poprzez dostosowanie go do aktualnych wymogów prawnych i zmian systemu zarządzania siecią Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. 2. Księgi rachunkowe w ramach modułu księgowość jednostki budżetowej tworzą następujące zbiory: 1) plan kont syntetycznych i analitycznych; 2) dowody w zbiorze roboczym - dowody w zbiorze roboczym pozostają do chwili uzgodnienia i sprawdzenia poprawności danych, potem następuje zatwierdzenie wprowadzonych zapisów i automatycznie są przenoszone do dziennika; 3) dziennik - zawiera zapisy w postaci dekretacji księgowej na kontach księgowych w rozbudowanej strukturze syntetyczno analitycznej. Dane podczas procedury księgowania przenoszone są do tablicy dziennik; 4) konta syntetyczne zapisy księgowe nie są ujmowane bezpośrednio na kontach syntetycznych. Ustala się je jako zbiorcze sumy zapisów składających się z kont analitycznych. Na podstawie zbioru zaksięgowanych danych sporządza się zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych; 5) konta analityczne zapisy na kontach analitycznych ujmowane są według odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej. Konta analityczne buduje się w miarę potrzeb przez dodanie drugiego lub trzeciego stopnia analityki. Na podstawie zbioru zaksięgowanych danych sporządza się zestawienie obrotów i sald kont analitycznych. Zapisy księgowe na kontach zespołu 2 prowadzi się w księgach pomocniczych jako rozrachunki z kontrahentami według nazwy firmy; 6) zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych księgi głównej, mogą być drukowane na koniec każdego okresu sprawozdawczego koniec miesiąca. Umieszczenie zapisu w dzienniku poprzez przeprowadzenie procedury księgowania jest niezależne od etapu samego drukowania. Podczas drukowania tworzona jest kopia wydruku w postaci pliku. Kopia jest archiwizowana elektronicznie Zadaniem rachunkowości jednostki jest bieżąca rejestracja operacji gospodarczych w sposób prawidłowy, kompletny i systematyczny.

5 2. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się w porządku chronologicznym i systematycznym, a mianowicie: 1) operacje gospodarcze ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze; 2) środki trwałe oraz zapasy materiałów objęte są ewidencją ilościowo wartościową; 3) stan gotówki, przychody i rozchody w kolejnych dniach ujmuje się bieżąco w raporcie kasowym za poszczególne dni lub części okresu sprawozdawczego; 4) wysokość poniesionych kosztów, osiągniętych dochodów strat i zysków nadzwyczajnych oraz innych elementów wyniku finansowego ujmuje się w odpowiednich przekrojach. 3. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dokument księgowy, którym może być: 1) wyciąg bankowy; 2) faktura, rachunek lub nota; 3) polecenie księgowania, w tym lista płac; 4) raport kasowy; 5) zaliczka jako raport kasowy. 4. Prawidłowy dokument księgowy, stwierdza fakt dokonania operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem oraz: 1) zawiera określenie wystawcy i wskazanie stron uczestniczących w operacji; 2) zawiera datę i numer wystawienia dowodu; 3) zawiera treść operacji i jej wartość; 4) jest sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz podpisany przez osoby do tego upoważnione. Do dokonania kontroli dokumentów źródłowych pod względem merytorycznym, w tym do prawidłowego zakwalifikowania dowodu księgowego do właściwego zadania, jest uprawniony i zobowiązany Dyrektor właściwej jednostki organizacyjnej CBA lub osoba przez niego upoważniona; 5) jest oznaczony numerem umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonywanymi na jego podstawie. Stosuje się jednolitą numerację wszystkich dokumentów księgowych. Numer nadawany jest zgodnie z poniższym schematem: kolejny numer w ciągu roku narastająco /pozycja/ miesiąc / rok; 6) w przypadku wystąpienia kwot wymagających zaokrągleń ustala się, że będą one ujmowane w kosztach jako zwiększenie lub zmniejszenie. Górna granica zaokrągleń wynosi 20 groszy. 5. Na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się zestawienia obrotów i sald. Narastające obroty od początku roku z tego zestawienia powinny być zgodne z narastającymi obrotami dziennika lub sumą dzienników. 6. Inwentaryzacja obejmuje własne składniku majątkowe objęte ewidencją ilościowo- wartościową oraz ewidencją ilościową (księgi inwentarzowe) w Departamencie Logistyki CBA. Ujawnione różnice inwentaryzacyjne należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadł termin inwentaryzacji. 7. Środki trwałe o wartości powyżej 3,5 tys. PLN oraz te, które podnoszą wartość środka trwałego podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej. Ewidencja ilościowa prowadzona jest przez Departament Logistyki CBA. 8. Materiały i wyposażenie, których wartość nie przekracza 3,5 tys PLN podlegają ewidencji ilościowowartościowej prowadzonej przez Departament Logistyki CBA. 9. Środki trwałe niskocenne o charakterze wyposażenia o wartości do 300 PLN zalicza się do kosztów w momencie zakupu, a materiały promocyjne w momencie ich zapłaty. 10. Koszty działalności podstawowej CBA ujmuje się na kontach syntetycznych. zakładowego planu kont. Do kont syntetycznych prowadzi się ewidencję analityczną wg działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej występujących w układzie wykonawczym CBA 15. W CBA wykorzystuje się następujące oprogramowanie:

6 1) Księgowość Jednostki Budżetowej służące do bieżącej ewidencji finansowo- księgowej operacji gospodarczych. Księgowość Jednostki Budżetowej rejestruje i księguje faktury, rachunki, przelewy, wyciągi i inne dokumenty finansowe na odpowiednich kontach księgowych i na odpowiednich podziałkach klasyfikacji budżetowej, z równoczesną kontrolą wykonania budżetu CBA. Gromadzone dowody w obszarze roboczym każdego katalogu do momentu zatwierdzenia mogą być modyfikowane. Dowody zatwierdzone przenoszone są do dziennika i księgi głównej; 2) Kasa wspomagające prace związane z obsługą kasy CBA. Operacje kasowe w systemie polegają na rejestracji poszczególnych kwot z zaznaczeniem, czy jest to przychód czy rozchód i jakiego zobowiązania dotyczy, drukowaniu raportów kasowych oraz pokwitowań. W programie ustalono podział na: raporty z sum depozytowych, raport ZFSŚ. Przy każdej operacji rejestruje się, czego dana operacja dotyczy, formę operacji, dodatkowy opis w zależności od potrzeb użytkownika; 3) Środki trwałe służące do ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wszystkich koniecznych rozliczeń księgowych związanych z amortyzacją, umorzeniem, aktualizacją oraz przeszacowaniem. System prowadzi następujące kartoteki: a) główną, zawierającą podstawowe dane o środku trwałym, b) zmian wartości, c) kartoteka symboli klasyfikacji środków trwałych; 4) Program - Mis Umowy służące do rejestrowania zawartych umów, zleceń, wniosków, promes i ich rozliczania, oraz czuwa nad realizacją wykonania budżetu Autoryzacja użytkowników w systemie oraz weryfikacja ich uprawnień do plikówi katalogów realizowana jest przez wbudowane mechanizmy systemu operacyjnego, w którym działa oprogramowanie finansowoksięgowe. 2. Mechanizmy te zapewniają w szczególności: 1) dostęp do oprogramowania finansowo-księgowego tylko po podaniu poprawnej nazwy użytkownika i przypisanego do niej hasła; 2) możliwość różnicowania poziomu uprawnień do poszczególnych programów; 3) możliwość uruchamiania oprogramowania tylko z określonych stanowisk komputerowych. 3. Oprogramowanie finansowo-księgowe oraz dane finansowo-księgowe przechowywanew systemie komputerowym są archiwizowane na nośnikach elektronicznych przez pracowników Departamentu Logistyki CBA. 4. Dane przechowywane na dyskach serwera są archiwizowane i przechowywane, zgodnie z planem tworzenia kopii zapasowych, dane przechowywane na stanowiskach komputerowych użytkowników są archiwizowane na żądanie użytkownika i przechowywane przez użytkownika. 5. Zakres niezbędnych do pracy uprawnień dla użytkownika jest określany przez naczelników wydziałów Departamentu Finansów CBA i po zatwierdzeniu Dyrektora Departamentu Finansów CBA przekazywany do wdrożenia Wydziałowi Informatyki. 6. Zawartość wszelkich zbiorów może zostać udostępniona do wglądu ub wydrukowana na żądanie osób upoważnionych. 17. Zakładowy plan kont CBA określa załącznik nr 1 do decyzji. 18. Zasady gospodarki majątkiem trwałym w CBA określa załącznik nr 2 do decyzji. Zasady przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji w CBA określa załącznik nr 3 do decyzji. 19.

7 20. Instrukcję kasową w sprawie wartości pieniężnych ich transportowania, przechowywania oraz warunków zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem w CBA określa załącznik nr 4 do decyzji. 21. Zasady gospodarki zakładowym funduszem świadczeń socjalnych CBA określa załącznik nr 5 do decyzji. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania. 22. Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego Mariusz Kamiński

8 Załącznik Nr 1 do Decyzji Nr 16/06 Zalacznik1.pdf Opis Kont Zakładowego Planu Kont Centralnego Biura Antykorupcyjnego Załącznik Nr 2 do Decyzji Nr 16/06 Zalacznik2.pdf Zasady Gospodarowania Majątkiem Trwałym w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym Załącznik Nr 3 do Decyzji Nr 16/06 Zalacznik3.pdf Zasady Przeprowadzania i Dokumentowania Inwentaryzacji w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym Załącznik Nr 4 do Decyzji Nr 16/06 Zalacznik4.pdf Instrukcja Kasowa Załącznik Nr 5 do Decyzji Nr 16/06 Zalacznik5.pdf Zasady Gospodarki Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym