PROTOKÓŁ KONTROLI Kontrola prawidłowej realizacji projektu w siedzibie beneficjenta ostatecznego dla projektów SPO RZL

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KONTROLI Kontrola prawidłowej realizacji projektu w siedzibie beneficjenta ostatecznego dla projektów SPO RZL Data kontroli: Kontrolę przeprowadził:... w obecności.. Dane szkoły/placówki Nazwa szkoły/placówki: Miejscowość Kod pocztowy Ulica, nr Telefon Dane identyfikujące udział szkoły/placówki w projekcie Nazwa projektu: Wstaw X / nr umowy/nr szkoły Pracownie komputerowe dla szkół Internetowe centra informacji multimedialnej w bibliotekach szkolnych i pedagogicznych Wyposażenie w sprzęt komputerowy CKU i CKP Wyposażenie poradni psychologiczno pedagogicznych w specjalistyczny sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem Nr umowy: Nr szkoły/placówki na liście MEN/załącznik do umowy: Uwagi i wnioski: Zalecenia: Na podstawie art. 33 ust.4 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późniejszymi zmianami) oraz Projektu. (wstawić odpowiednio nazwę projektu) zaleca się: Zalecenia należy zrealizować do.., a informację o ich wykonaniu złożyć do Kuratora Oświaty w terminie do 7 dni od dnia wykonania zaleceń. Zgodnie z art. 33 ust. 5 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późniejszymi zmianami) przysługuje Pani/Panu prawo zgłoszenia w ciągu 7 dni zastrzeżeń dotyczących wydanych zaleceń do Kuratora Oświaty. Otrzymałem dnia.. /podpis i pieczątka dyrektora szkoły/placówki/. Podpis i pieczątka dokonującego kontroli 1

2 Zakres kontroli: Obszary kontroli Tak Nie Nie dotyczy I. DOKUMENTACJA 1. Czy szkoła/placówka posiada deklarację przystąpienia do projektu? 2. Czy szkoła/placówka posiada protokół odbioru sprzętu komputerowego i oprogramowania? 3. Czy szkoła/placówka posiada umowę nieodpłatnego przekazania lub oświadczenie o przyjęciu darowizny? 4. Czy szkoła/placówka posiada kartę gwarancyjną sprzętu wraz z informacją o sposobie świadczenia usług gwarancyjnych? 5. Czy szkoła/placówka posiada dokumenty potwierdzające legalność oprogramowania? 6. Czy szkoła/placówka posiada dokumenty potwierdzające ukończenie przez nauczycieli kursów zgodnie z wymogami projektu? 7. Czy szkoła/placówka posiada dokumentację przebiegu napraw gwarancyjnych? 8. Czy sposób przechowywania dokumentacji jest zgodny z wymogami projektów? 9. Czy sprzęt komputerowy został przez szkołę/placówkę wpisany do ewidencji księgowej? 10. Czy sprzęt komputerowy otrzymany w ramach EFS jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością dydaktyczno-wychowawczą szkoły/placówki, zgodnie z celami statutowymi szkoły/placówki? 11. Czy sprzęt komputerowy otrzymany w ramach EFS jest wykorzystywany w ramach innych projektów współfinansowanych z EFS wyłącznie nieodpłatnie, z pominięciem kosztów eksploatacji sal, w których się znajduje? II. SPRZĘT 1. Czy liczba i rodzaj sprzętu jest zgodny z zapisami projektu? 2. Czy sprzęt jest zlokalizowany zgodnie z zapisami projektu? 3. Czy został zapewniony dostęp do Internetu zgodnie z zapisami projektu? 4. Czy sieć logiczna została wykonana zgodnie z zaleceniami projektu? III. INFORMACJA I PROMOCJA 1. Czy sprzęt komputerowy jest oznaczony zgodnie z założeniami projektu? 2. Czy sala komputerowa jest oznaczona zgodnie z założeniami projektu? 3. Czy szkoła/placówka wywiązała się z zapisów dotyczących informacji i promocji zgodnie z deklaracją przystąpienia do projektu? Uwagi 2

3 OBJAŚNIENIA DO PROTOKOŁU KONTROLI Dane adresowe szkoły/placówki a. Należy wpisać pełną nazwę szkoły/placówki, której dotyczy kontrola. Jeżeli szkoła/placówka jest umiejscowiona w strukturze zespołu, należy również podać tę informację. Np. Szkoła Zawodowa nr 1 w Zespole Szkół nr 1. W przypadku, gdy w dokumentacji (deklaracji przystąpienia do projektu, protokole odbioru itp.) jest podana tylko nazwa zespołu np. Zespół Szkół nr 1, należy również podać nazwę szkoły/placówki wg. powyższego schematu. b. W danych adresowych należy podać kod pocztowy, pocztę, miejscowość, nazwę ulicy i numer posesji. Dane identyfikujące udział szkoły w projekcie a. Nazwę projektu należy wybrać przez wstawienie znaku X przy odpowiedniej nazwie projektu. b. Pozycja numer umowy jest to numer umowy zawartej przez resort edukacji z wykonawcą realizującym dostawy sprzętu komputerowego. Numer umowy powinien znajdować się w Protokole odbioru pracowni. c. Numer szkoły/placówki na liście do umowy jest to numer pod którym szkoła/placówka figuruje na liście stanowiącej załącznik do danej umowy z wykonawcą. Numer szkoły/placówki powinien znajdować się w Protokole odbioru pracowni. Poniższa tabela przedstawia zestawienie wszystkich umów oraz liczbę szkół w danej umowie. Rok realizacji Nr umowy Liczba szkół/placówek Pracownie komputerowe dla szkół BA-WZP-AW A/ BA-WZP-AW B/ BA-WZP-AW C/ BA-WZP-AW D/ BA-WZP-MJA-08/ BA-WZP-AW / BA-WZP-AW / BA-WZP-AW / BA-WZP-AW A/ BA-WZP-AW B/ BA-WZP-AW C/ BA-WZP-AW D/ BA-WZP-AW E/ BA-WZP-AW / WZP.322-AW-06/ WZP.322-AW-08A/ WZP.322-AW-08B/ WZP.322-AW-08C/ WZP.322-AW-08D/ WZP.322-AW-08E/ WZP.322-AW-08F/

4 "Internetowe centra informacji multimedialnej w bibliotekach szkolnych i pedagogicznych" 2005 BA-WZP-AW / BA-WZP-AW A/ BA-WZP-AW B/ BA-WZP-AW C/ BA-WZP-AW D/ WZP.322-AW-04A/ WZP.322-AW-04B/ WZP.322-AW-04C/ WZP.322-AW-04D/ WZP.322-AW-04E/ WZP.322-AW-04F/ "Wyposażenie w sprzęt komputerowy CKU i CKP" 2005 BA-WZP-AW / "Wyposażenie w specjalistyczny sprzęt komputerowy poradni psychologiczno-pedagogicznych wraz z oprogramowaniem" 2005 BA-WZP-AW / Lista kontrolna I. Dokumentacja Pyt.1. Deklaracja powinna być podpisana przez właściwe osoby. Dopuszczalne jest posiadanie przez szkołę/placówkę kopii deklaracji. W przypadku braku ww. należy zalecić zwrócenie się do organu prowadzącego/kuratorium oświaty o wydanie kopii deklaracji potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Pyt.2. Protokół powinien być podpisany i opatrzony datą. Do protokołu powinna być złączona procedura testowa pracowni. W przypadku posiadania przez szkołę kilku różnych egzemplarzy protokołu odbioru należy ustalić (data), który z nich jest ostateczny i ten przyjąć, jako obowiązujący. W przypadku braku protokołu odbioru z powodu przekazania dokumentacji prokuraturze lub innym uprawnionym instytucjom szkoła powinna posiadać stosowne zaświadczenie. Taką sytuację opisuje się w tabeli, jako brak i wpisuje się stosowną uwagę w kolumnie uwagi. Pyt.3. Umowa lub oświadczenie o przyjęciu darowizny będące w posiadaniu szkoły powinny być podpisane. Pyt.4. Szkoła/placówka powinna posiadać zbiorczą kartę gwarancyjną lub/i karty gwarancyjne dla każdego z egzemplarzy sprzętu komputerowego oraz informację o sposobie zgłaszania napraw gwarancyjnych. Brak ww. informacji nie jest okolicznością powodującą wpisanie w liście kontrolnej braku gwarancji. W przypadku wystąpienia niekompletnych dokumentów gwarancyjnych należy ten fakt odnotować w kolumnie uwagi. Pyt.5. Szkoła/placówka powinna posiadać licencje na oprogramowanie instalowane wraz ze sprzętem komputerowym. Wykaz otrzymanych licencji powinien znajdować się w protokole odbioru. W przypadku licencji zbiorczych szkoła/placówka powinna posiadać kopię licencji zbiorczej potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Należy sprawdzić zgodność nr licencji z protokołem odbioru pracowni. 4

5 Pyt. 6. Szkoła powinna posiadać dokumenty dotyczące szkolenia nauczycieli zgodne z deklaracją przystąpienia do każdego z projektów. Dopuszczalna jest zmiana personalna osoby uczestniczącej w szkoleniu, natomiast powinna zgadzać się liczba osób, które odbyły właściwe szkolenia. Pyt. 7. Szkoła powinna posiadać dokumentację przebiegu napraw gwarancyjnych o ile naprawy takie były dokonywane. W przypadku nie dokonywania napraw należy w pisać NIE DOTYCZY, ale z odpowiednią adnotacją w UWAGACH. Pyt. 8. Dokumentacja dotycząca projektu powinna być przechowywana w sposób uporządkowany i teczka/segregator z dokumentacją powinny zawierać informację o nazwie projektu oraz o współfinansowaniu projektu ze środków UE w ramach SPO RZL Pyt. 10, 11. Dotyczy to okresu min. 5 lat od daty otrzymania pracowni. Pytania zostały umieszczone w formularzu zgodnie z pismem nr BWE-WMK- JK/045/1/2009/3 z 5 stycznia 2009 roku dotyczącego monitorowania trwałości projektów, przesłanego Kuratorom Oświaty przez Biuro Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego MEN. II. Sprzęt Pyt.1. W ramach poszczególnych projektów szkoła otrzymała: Projekt Pracownie komputerowe dla szkół a) szkoła podstawowa i gimnazjum: serwer, 10 stacji roboczych, drukarka, skaner, MZM (komputer przenośny, wideoprojektor), b) szkoła ponadgimnazjalna, policealna i zakład kształcenia nauczycieli: serwer, 15 stacji roboczych, drukarka, skaner, MCI (4 stacje robocze, drukarka, skaner), MZM (komputer przenośny, wideoprojektor). Projekt Internetowe centra informacji multimedialnej w bibliotekach szkolnych i pedagogicznych a) szkoła, filia biblioteki pedagogicznej: 4 stanowiska dla czytelników, urządzenie wielofunkcyjne (drukarka, kopiarka, skaner), b) biblioteka pedagogiczna: serwer, 6 stanowisk dla czytelników, urządzenie wielofunkcyjne (drukarka, kopiarka, skaner). Projekt Wyposażenie w sprzęt komputerowy CKU i CKP" a) Typ I: serwer, 15 stacji roboczych, 2 drukarki (A4 i A3), skaner, UPS, MZM (komputer przenośny, wideoprojektor), b) Typ II: 2 serwery, 15 stacji roboczych, 2 drukarki (A4 i A3), skaner, UPS, MZM (komputer przenośny, wideoprojektor), c) Typ III: 3 serwery, 15 stacji roboczych, 2 drukarki (A4 i A3), skaner, UPS, MZM (komputer przenośny, wideoprojektor). Lista CKU i CKP zawierająca informacje o typie placówki (liczba serwerów) została przekazana do KO. Projekt "Wyposażenie w specjalistyczny sprzęt komputerowy poradni psychologicznopedagogicznych wraz z oprogramowaniem" a) 2-12 stacji roboczych w zależności od wielkości poradni, komputer przenośny, drukarka, skaner. Lista poradni zawierająca liczbę stacji roboczych przekazanych do danej poradni została przekazana do KO. 5

6 Pyt.2. Sprzęt komputerowy powinien być umiejscowiony w jednym pomieszczeniu (pracownia) z wyjątkiem sprzętu dot. projektu "Wyposażenie w specjalistyczny sprzęt komputerowy poradni psychologiczno-pedagogicznych wraz z oprogramowaniem". Dopuszczalne jest umiejscowienie serwera w odrębnym pomieszczeniu (serwerownia). Dotyczy to okresu min. 5 lat od daty otrzymania pracowni. Pyt.3. Dostęp do Internetu powinien zostać zapewniony przez szkołę/placówkę. III. Informacja i promocja. Pyt.1. Każdy egzemplarz sprzętu powinien być oznaczony nalepką z informacją o współfinansowaniu ze środków Europejskiego funduszu Społecznego. Pyt.2. W pomieszczeniu pracowni lub w pobliżu pomieszczenia pracowni powinna znajdować się tablica informacyjna z informacją, że pracownie jest współfinansowana z UE w związku z danym projektem w ramach SPO RZL Jeżeli nie, to należy zasugerować potrzebę umieszczenia takiej tablicy. Pyt.3. W każdej deklaracji przystąpienia do projektu szkoła/placówka zobowiązała się do promowania projektu w wybrany przez siebie sposób. Należy sprawdzić wykonanie zobowiązania (dokumenty potwierdzające). 6