Audyt zgodności stanu faktycznego z ofertą złożoną w przetargu na wykonywanie usług leśnych przez Zakład Usług Leśnych. Lista sprawdzająca

Transkrypt

1 Audyt zgodności stanu faktycznego z ofertą złożoną w przetargu na wykonywanie usług leśnych przez Zakład Usług Leśnych Lista sprawdzająca Proszę zaznaczyć właściwe: Firma złożyła ofertę indywidualnie Firma uczestniczy w konsorcjum Rozdział I. Zagadnienia ogólne 1.1 Forma organizacyjno - prawna przedsiębiorstwa Zaznaczyć właściwe: Przedsiębiorstwo indywidualne Spółka cywilna Spółka jawna Spółka komandytowa Spółka komandytowo-akcyjna Spółka z o.o Spółka akcyjna 1 S t r o n a

2 1.2 Poziom i formy zatrudnienia pracowników: Proszę opisać, w jaki sposób badana firma zatrudnia pracowników tj. podać liczbę etatów, liczbę pracowników, liczbę osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilno prawne, liczbę współpracujących osób samozatrudnionych etc. Co należy sprawdzić: umowy obowiązujące w danym roku, listy płac, zawarte kontrakty z podwykonawcami. Opisać stan faktyczny w odniesieniu do badanych dokumentów oraz wywiadów osobistych. 2 S t r o n a

3 Rozdział II. Zarządzanie firmą 2.1 Przestrzeganie przepisów prawa Czy wszyscy pracownicy firmy są zatrudnieni w oparciu o przepisy prawa pracy oraz zostali zgłoszeni do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego? Czy wszyscy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych posiadają ważne badania lekarskie? Czy wszystkie osoby realizujące prace leśne posiadają ważne szkolenia BHP? Czy jest prowadzony rejestr pracy osób wykonujących prace leśne w firmie? Co należy sprawdzić: czy istnieje system identyfikacji osób realizujących zamówienie w badanej firmie rejestr, identyfikatory, inne? 3 S t r o n a

4 2.1.5 Czy firma na bieżąco reguluje należności publiczne zobowiązania podatkowe i ubezpieczenia społeczne? Czy firma informuje zamawiającego o zmianach dotyczących informacji złożonych w ofercie? Co należy sprawdzić: czy istnieją zapisy umowne warunkujące taki obowiązek. Jeśli tak to jak wygląda praktyk przekazywania informacji nt. zmian (w szczególności dotyczących osób wykonujących zamówienie) Proszę opisać zakres czynności osoby odpowiedzialnej za nadzór nad wykonawstwem prac. Co należy sprawdzić: czy istnieje i co zawiera dokument opisujący zakres czynności osoby odpowiedzialnej za nadzór Proszę opisać sposób w jaki osoba odpowiedzialna za nadzór nad wykonawstwem prac realizuje swoje zadania. Co należy przeprowadzić: wywiady z pracownikami nadleśnictwa oraz z osobą odpowiedzialną za nadzór, a także sporządzić opis z obserwacji własnych w trakcie wykonywania obowiązków przez tą osobę. 4 S t r o n a

5 2.1.9 Czy został wyznaczony koordynatora Zakładu Usług Leśnych? Jeśli nie to pominąć pytanie i Proszę opisać zakres czynności koordynatora Zakładu Usług Leśnych. Co należy sprawdzić: czy istnieje i co zawiera dokument opisujący zakres czynności osoby odpowiedzialnej za nadzór Proszę opisać sposób w jaki koordynator Zakładu Usług Leśnych realizuje swoje zadania. Co należy przeprowadzić: wywiad z koordynatorem Zakładem Usług Leśnych oraz sporządzić opis z obserwacji własnych w trakcie wykonywania obowiązków przez tą osobę Czy istnieją czytelne zasady wynagradzania osób wykonujących prace leśne? Co należy sprawdzić: sprawdzić zapisy umów w Zakładzie Usług Leśnych dotyczące zasad wynagradzania. 5 S t r o n a

6 Czy firma proponuje pracownikom pozapłacowe środki motywacyjne np.: dodatkowe ubezpieczenie medyczne, zdrowotne, dofinansowanie wypoczynku, pomoc świąteczną itp? Czy i w jaki sposób badana firma dba o bezpieczeństwo pracowników i osób wykonujących czynności na powierzchniach wykonywanych prac? Co należy sprawdzić: sprawdzić i opisać sposoby zabezpieczenia pracowników i osób wykonujących czynności na powierzchniach wykonywanych prac, przeprowadzić wywiady i obserwacje na miejscu. 2.2 Polityka rozwojowa przedsiębiorstwa Czy firma dokonała materialnych inwestycji w ostatnich: 5 latach 3 latach 1 roku nie dokonała inwestycji pominąć 2.2.2, i S t r o n a

7 2.2.2 Rodzaj dokonanej inwestycji i jej wartość: Maszyna/ urządzenie/ nieruchomość RODZAJ WARTOŚĆ Źródło finansowania inwestycji: Środki własne firmy Kredyt bankowy Leasing Inne (np. dotacje UE) Czy w opinii badanej firmy inwestycje dokonane w park maszynowy przyczyniły się do wzrostu wydajności i jakości świadczonych usług? Czy firma przeprowadziła szkolenia dla pracowników (inne niż obowiązkowe BHP) w ostatnich: 3 latach 2 latach 1 roku Firma nie prowadziła Szkoleń dla pracowników proszę pominąć i S t r o n a

8 2.2.6 Rodzaj szkolenia specjalistyczne/ ogólne, temat, ilość uczestników, koszty: Rodzaj Temat Liczba uczestników Koszt Źródło finansowania szkolenia: Środki własne firmy Kredyt bankowy Inne (np. dotacje UE) 8 S t r o n a

9 Rozdział III. Społeczna odpowiedzialność biznesu 3.1 Relacje z podwykonawcami Czy firma posiada umowy z podwykonawcami? W jaki sposób firma sprawdza kompetencje i wymagane kwalifikacje podwykonawców? Co należy sprawdzić: przeprowadzić wywiad z właścicielem oraz podwykonawcami Czy podwykonawcy zgłoszeni w ofercie pracują przy realizacji umowy /jeżeli wynikało to z zapisów umowy bądź specyfikacji/? Co należy sprawdzić: zapisy umowy oraz specyfikacji oraz faktyczne wykonywanie usług. 9 S t r o n a

10 3.1.4 Czy w trakcie realizacji umowy zgłaszano do nadleśnictw nowych podwykonawców? Czy został stworzony w firmie precyzyjny podział zakresu prac dla podwykonawców? Czy firma stosuje czytelne i jednoznaczne zasady rozliczania się z podwykonawcami? Czy firma posiada zaległości finansowe wobec podwykonawców? 10 S t r o n a

11 3.1.8 Czy firma wymaga okazania badań okresowych, szkoleń BHP, dokumentacji potwierdzającej sprawność techniczną maszyn i urządzeń wprowadzanych do realizacji umowy u swoich podwykonawców? Co należy sprawdzić: czy firm posiada kopie badań okresowych u podwykonawców, szkoleń BHP, dokumentacji potwierdzającej sprawność techniczną maszyn, jeśli nie to przeprowadzić wywiady z właścicielami badanej firmy czy nastąpiło sprawdzenie powyższych parametrów Czy firma wdrażała w ciągu ostatniego działania z zakresu wspierania lokalnej społeczności? Co należy sprawdzić: przeprowadzić wywiad i zapytać o współpracę z lokalną społecznością samorządem, organizacjami pozarządowymi, parafią itp Czy w ostatnich pięciu latach badana firma zatrudniła pracowników? Jeśli tak to pominąć pytanie a jeśli nie to pominąć pytanie Czy badana firma poszukiwała i zatrudniła osoby zameldowane na terenie administrowanym przez dane nadleśnictwo? 11 S t r o n a

12 Co było powodem braku wzrostu zatrudnienia? Co należy sprawdzić: dlaczego firma nie poszukuje specjalistów na lokalnym rynku pracy, jakie napotyka problemy w naborze itp. 12 S t r o n a

13 Rozdział IV. Jakość usług 4.1 Wykonawstwo usług Czy badana firma podczas realizacji usług korzysta z użyczonego sprzętu innej firmy? Co należy sprawdzić: umowę użyczenia, warunki użyczenia, dokumenty świadczące o wykorzystaniu sprzętu Czy badana firma korzysta podczas realizacji usług z użyczonego doświadczenia innej firmy? Co należy sprawdzić: umowę użyczenia, warunki użyczenia, dokumenty świadczące o wykorzystaniu doświadczenia, sposoby jego wykorzystania Czy firma użyczająca doświadczenie pracuje przy realizacji zamówienia? 13 S t r o n a

14 4.2 Wymagania techniczne Czy używane przez firmę do prac w lesie maszyny i urządzenia są sprawne i posiadają stosowne dokumenty i przeglądy? Co należy sprawdzić: certyfikaty UDT, dokumenty rejestracyjne, ubezpieczenie OC itp W jaki sposób badana firma zabezpiecza dostęp do sprzętu wymaganego do realizacji prac leśnych? Co należy sprawdzić: umowy na użyczenie sprzętu, umowy leasingu itp Czy firma stosuje właściwe technologie wymieniane w umowie o wykonanie prac leśnych? Co należy sprawdzić: uwagi i protokoły odbioru prac. 4.3 Jakość wykonywanych prac Czy firma wywiązuje się bez zwłoki ze zleceń? 14 S t r o n a

15 4.3.2 Czy pracownicy są wyposażeni w narzędzia umożliwiające bezpieczne wykonywanie prac leśnych? Co należy sprawdzić na pozycji: pilarki powinny być wyposażone przynajmniej w działające urządzenia służące bezpieczeństwu (bezwładnościowy hamulec bezpieczeństwa, sprawny układ antywibracyjny, wychwytnik łańcucha, blokada manetki gazu, sprawne sprzęgło) odpowiadające aktualnemu stanowi techniki Czy wszyscy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach związanych z wykonawstwem usług leśnych posiadają udokumentowane kwalifikacje do wykonywania zawodu, wynikające z ogólnie obowiązujących przepisów prawa i wymogów LP? Czy wszystkie osoby wykonujące usługi leśne posiadają odpowiednie ubrania ochronne i używają właściwych środków ochrony indywidualnej? Co należy sprawdzić na pozycji: czy osoby wykonujące usługi leśne używają kompletnego osobistego wyposażenia ochronnego tj. minimum kask ochronny z ochroną twarzy i słuchu, spodnie chroniące przed przecięciem, bezpieczne buty Czy nadleśnictwo zgłaszało usterki bądź uwagi do prowadzonych przez badaną firmę prac w sposób: pisemny ustny nie zgłaszało usterek/ uwag pominąć S t r o n a

16 4.3.6 W przypadku zgłoszonych usterek/ uwag proszę opisać czego one dotyczyły, czy zostały zastosowane kary umowne, czy firma podjęła działania mające na celu usunięcie wykrytych nieprawidłowości. Co należy sprawdzić: protokoły, dokumenty potwierdzające nałożenie kary, dokumenty potwierdzające wdrożenie działań naprawczych. 16 S t r o n a

17 Rozdział V. Ochrona środowiska naturalnego 5.1 Czy firma stosuje technologie ograniczające uszkodzenia gleby? Co należy sprawdzić: jakie firma stosuje sposoby niwelowania uszkodzenia gleb? 5.2 Czy firma stosuje technologie ograniczające uszkodzenia drzewostanów? Co należy sprawdzić: jakie firma stosuje sposoby niwelowania uszkodzenia drzewostanów? 5.3 Czy firma stosuje technologie ograniczające uszkodzenia dróg? Co należy sprawdzić: jakie firma stosuje sposoby niwelowania uszkodzenia dróg? 17 S t r o n a

18 5.4 Czy firma stosuje technologie ograniczające uszkodzenia odpływu wód? Co należy sprawdzić: jakie firma stosuje sposoby niwelowania uszkodzenia odpływu wód? 5.3 Czy firma stosuje oleje biodegradowalne? Co należy sprawdzić: rodzaj oleju, certyfikaty dotyczące biodegradowalności, atesty, normy etc. 5.4 W jaki sposób badana firma dokonuje przenoszenia i tankowania materiałów pędnych? 5.5 Czy jest w firmie prowadzona gospodarka odpadami? 18 S t r o n a

19 5.6 Czy firma posiada stosowne umowy dotyczące utylizacji odpadów? 5.7 Czy badana firma stosuje maty sorpcyjne w trakcie realizacji usług leśnych. 5.8 Inne uwagi np. czy firma wywiązuje się z zadania wykonania porządku na przekazanych powierzchniach po zakończeniu prac objętych umową 19 S t r o n a

20 Protokół audytu Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Gdańsku ul. Ks. Rogaczewskiego 9/ Gdańsk NIP sekretariat@gdansk.lasy.gov.pl Instytucja badająca* Audytor Audyt poniższej firmy: Nazwa firmy Osoba kontaktowa Adres Telefon Faks Tel. kom Data badania Uwagi: Badanie wykonano zgodnie z poniższym schematem: kompletne z wyjątkiem punktu/punktów Uwagi: 20 S t r o n a

21 Wynik przeprowadzonego audytu Czy obecny jest właściciel firmy bądź upoważniona osoba: obecne osoby: Uwagi: Czy jest do dyspozycji aktualna lista personelu Uwagi: Czy jest do dyspozycji aktualna lista maszyn i urządzeń z nazwami i numerami identyfikacyjnymi Uwagi: tak nie tak nie tak nie W audycie wzięło udział: pracowników osób wykonujących usługi leśne na podstawie umowy cywilno prawnej podwykonawców (osób samozatrudnionych) Został przedstawiony plan prac oraz wykaz pozycji na których będą prowadzone prace w czasie trwania audytu. tak nie Właściciel firmy/ zarząd potwierdza, iż w zaświadczeniach i dowodach złożonych w ramach oferty na wykonanie usług z zakresu pozyskania, hodowli, ochrony lasu oraz innych tj. zagospodarowania turystycznego, łowiectwa, ochrony p. poż. w Nadleśnictwie nie nastąpiły / nastąpiły następujące zmiany: Na miejscu wykonywania usług Ocena wykonania usług Nadleśnictwo Leśnictwo Oddział Pozycja 21 S t r o n a

22 Ocena ogólna Nie stwierdzono niedociągnięć Stwierdzono niewielkie niedociągnięcia w stosunku do złożonej oferty Stwierdzono poważne niedociągnięcia. Zostanie przygotowany raport dla zlecającego usługę Nadleśnictwa/ RDLP w Gdańsku. Stwierdzone naruszenia P/Z/N* * P = potencjał poprawy, Z = odstępstwo zasadnicze, N = odstępstwo nieistotne Uwagi: Niniejszy protokół z audytu jest sporządzony w trzech jednobrzmiących egzemplarzach i razem z załącznikami liczy stron. Po jednym egzemplarzu protokołu otrzymuje RDLP w Gdańsku, Nadleśnictwo w oraz właściciel/ zarząd poddanej audytowi firmy. Realizację audytu potwierdzają: Miejscowość, data Podpis właściciela firmy/ przedstawiciela zarządu Podpis audytora 22 S t r o n a