INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 39/2003 Wójta Gminy Skąpe z dnia 10 lipca 2003r. INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA Tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczenie jej wyników reguluje Ustawa z dnia r. o rachunkowości (Dz.U.z 1994r. Nr121, poz. 591). 1. Jedną z podstawowych zasad księgowości obok zasady podwójnego zapisu, jest: a) dokonywanie, zapisów wyłącznie na podstawie prawidłowych dokumentów, b) powiązanie w sposób jasny, trwały i estetyczny dokumentu z zapisem w księgach, c) ujmowanie operacji w księgach w układzie chronologicznym, d) okresowa konfrontacja danych księgowych o aktywach i zobowiązaniach z ich stanem faktycznym. Ilekroć w instrukcji jest mowa o: 1. Urzędzie naleŝy przez to rozumieć Urząd Gminy Skąpe. 2. Kierowniku jednostki naleŝy przez to rozumieć Wójta Gminy Skąpe, Dyrektorów i Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Skąpe. 3. Głównym księgowym - naleŝy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Skąpe. 2. Zadaniem inwentaryzacji jest wiarygodne ustalenie stanu rzeczywistego majątku i zobowiązań na określony dzień, skonfrontowanie go ze stanem księgowym, wyjaśnienie róŝnic i doprowadzenie danych ewidencji księgowej do zgodności z realiami. Ustawa o rachunkowości z dnia r. ustanawia obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji w celu zweryfikowania wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów i pasywów jednostki. Przeprowadzanie inwentaryzacji jest warunkiem uznania za prawidłowe ksiąg rachunkowych, a w konsekwencji sporządzonego rocznego sprawozdania bilansowego (bilansu). 3. 1) Zasady przeprowadzania inwentaryzacji określone w niniejszej instrukcji mają zastosowanie w Urzędzie Gminy Skąpe Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, 2) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie, 3) dokonanie oceny gospodarczej, przydatności składników majątku, 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej zakładu. 1. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Wójt Gminy Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustala się w drodze: 1) spisu z natury, 1

2 2) uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanów na dzień inwentaryzacji, 3) weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami 2. Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów: 1) środków pienięŝnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych) 2) papierów wartościowych, 3) rzeczowych składników aktywów obrotowych, 4) środków trwałych (z wyjątkiem tych do których dostęp jest szczególnie utrudniony), 5) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. 3. Drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu tych aktywów: 1) środków pienięŝnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, 2) naleŝności, w tym udzielonych poŝyczek (z zastrzeŝeniem naleŝności spornych i wątpliwych a w bankach równieŝ zagroŝonych, naleŝności i zobowiązań wobec pracowników, z tytułów publicznoprawnych) 4. Porównanie danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. MoŜe być stosowany do: 1) gruntów i trudno dostępnych w czasie inwentaryzacji rzeczowych składników majątku (znajdujących się poza jednostką), 2) naleŝności spornych i wątpliwych, a w bankach równieŝ zagroŝonych, 3) naleŝności i zobowiązań wobec pracowników, z tytułów publicznoprawnych 4) udziały w obcych podmiotach, 5) fundusze specjalne, dochody przyszłych okresów, 6) zobowiązania z tytułu dostaw nie fakturowanych, rozpoczęte inwestycje i remonty oraz inwestycje w obcych środkach trwałych. 5. Inwentaryzacją naleŝy objąć równieŝ znajdujące się w jednostce składnik majątkowe: 1) ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, 2) będące własnością innych jednostek. Spis polega na stwierdzeniu, czy: a) koszty inwestycji (remontów) zostały kompletnie ujęte (np. czy wszystkie przyjęte roboty zostały zafakturowane, a faktury zostały u inwestora zaksięgowane), b) kompletnie ujęto i właściwie wyceniono uzyskane z inwestycji środki trwałe oddane do uŝytkowania, c) w wartości inwestycji nie zakończonych nie tkwią inwestycje sprzedane, przekazane lub bez efektu gospodarczego (nieczynne), METODY INWENTARYZACJI Rozporządzenie MF nie reguluje sposobu przeprowadzania inwentaryzacji, odsyła do zasad określonych przez naukę rachunkowości, oraz utrwalonych przez praktykę i zwyczaj. Powinna być dostosowana do warunków działania jednostki w taki sposób, aby został osiągnięty cel inwentaryzacji. 1) INWENTARYZACJA PEŁNA polega na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień inwentaryzacji, wszystkich składników aktywów i pasywów. 2) INWENTARYZACJA CIĄGŁA warunkiem jej stosowania jest prowadzenie ewidencji ilościowo wartościowej zapasów składowanych na strzeŝonym terenie i przestrzeganie dwuletniego cyklu inwentaryzacji oraz obejmującej ogół składników danego rodzaju. MoŜe być stosowana, jeŝeli taka decyzję podejmie kierownik jednostki. 3) INWENTARYZACJA UPROSZCZONA - polega na porównaniu stanu rzeczywistego z zapisami w ewidencji księgowej. 6. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji uregulowane zostały przepisami prawnymi. 1. Ustawa o rachunkowości wskazuje podane poniŝej terminy przeprowadzania inwentaryzacji. 2

3 1) Na ostatni dzień kaŝdego roku obrotowego obowiązek ten dotyczy następujących składników majątkowych : metodą spisu z natury: - krótkoterminowych papierów wartościowych, - finansowania składników majątku trwałego, metodą potwierdzania sald: - środków pienięŝnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, - naleŝności i zobowiązań, - kredytów i poŝyczek, metodą weryfikacji: - gruntów, - trudno dostępnych oglądowi środków trwałych, - naleŝności spornych i wątpliwych, - naleŝności zagroŝonych, - naleŝności i zobowiązań wobec pracowników, - naleŝności i zobowiązań z tytułów publiczno - prawnych, - inwestycji rozpoczętych, - wartości niematerialnych i prawnych, - udziałów w obcych podmiotach, - funduszy specjalnych, rezerw, dochodów przyszłych okresów, - innych aktywów i pasywów nie wymienionych wyŝej. 2) Nie wcześniej niŝ trzy miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończono do 15 dnia następnego roku. - termin ten dotyczy następujących składników: metodą spisu z natury: - składników aktywów z wyłączeniem aktywów pienięŝnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych określonych w art. 17 ust.2 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda. 3) Raz w ciągu 2 lat ( w ramach inwentaryzacji ciągłej ): metodą spisu z natury: - zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeŝonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo wartościową. 4) Raz w ciągu 4 lat ( w ramach inwentaryzacji ciągłej ): metodą spisu z natury: - środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeŝonym. 5) Na dzień zakończenia działalności - w odniesienia do wszystkich składników aktywów i pasywów. 6) W przypadku połączenia lub podziału jednostek - w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów. W dowolnym czasie na podstawie decyzji szefa firmy lub organu stanowiącego (zarządu, komisji rewizyjnej) - w odniesieniu do wszystkich składników aktywów i pasywów, - w odniesieniu do wybranych składników majątku. 7) W dowolnym czasie w razie zmian osobowych na stanowiskach pracy obciąŝonych odpowiedzialnością materialną - w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów, lub - wyodrębnionych placówek organizacyjnych. 8) W razie powstania szkody lub okoliczności nadzwyczajnych - w odniesieniu do wybranych składników aktywów i pasywów, lub - wyodrębnionych placówek organizacyjnych, 9) Zgodnie z planem inwentaryzacji 10) Według zarządzenia inspektora kontroli skarbowej. 2. Terminy inwentaryzacji winny być tak ustalone, aby składniki majątku powierzone jednej osobie materialnie odpowiedzialnej lub zespołowi osób współodpowiedzialnych, objęte zostały spisem z 3

4 natury w jednym terminie. W jednym terminie mają być spisane równieŝ takie same składniki majątku powierzone róŝnym osobom lub zespołom osób materialnie odpowiedzialnym, lecz znajdujące się w połoŝonych blisko siebie wydziałach, chyba Ŝe zostaną stworzone warunki wykluczające samowolne przesuwanie składników majątku. Przed inwentaryzacją naleŝy zlikwidować fizycznie składniki majątkowe zniszczone, bezuŝyteczne w jednostce dla uniknięcia zbędnych spisów. 3. Do wykonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są określone słuŝby. (tab. 1, tab. 2, tab. 3). Tab. 1. Inwentaryzacja na podstawie spisu z natury. Lp. Rodzaj czynności Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności 1. Przygotowanie składników majątkowych do spisu Kierownik wydziału/jednostki podlegającej inwentaryzacji 2. Powołanie i przeszkolenie zespołów, przygotowanie i doręczenie zarządzeń, formularzy materiałów koniecznych do spisu Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 3. Przeprowadzanie spisów z natury Zespół spisowy 4. Kontrola prawidłowości spisów Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 5. Wycena i ustalenie wartości spisywanych składników majątku oraz ustalenie róŝnic inwentaryzacyjnych 6. Wyjaśnienie przyczyn powstania róŝnic oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia 7. Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za nie mieszczące się w granicach norm lub zawinione 8. Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia róŝnic pod względem formalnym i rozrachunkowym Główny księgowy Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Radca prawny Główny księgowy 9. Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez kierownika jednostki Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 10. Ujęcie w księgach rachunkowych róŝnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia 11. Ocena przydatności składników majątkowych objętych spisami, postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku stwierdzonych w czasie spisu Główny księgowy Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Tab. 2. Inwentaryzacja na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami Lp. Rodzaj czynności Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności 1. Sporządzenia i wysłanie do kontrahentów zawiadomień o wysokości sald 2. Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieŝności Główny księgowy Główny księgowy 4

5 3. Ustalenie niezgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych Główny księgowy przy współpracy kierowników komórek Tab. 3. Inwentaryzacja na podstawie weryfikacji stanów ewidencyjnych Lp. Rodzaj czynności Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności 1. Ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z odpowiednimi dowodami 2. Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych Główny księgowy Główny księgowy przy współpracy kierowników komórek Warunkiem prawidłowego prowadzenia inwentaryzacji jest wstępne przeszkolenie osób dokonujących spisu. Jasne określenie zadań inwentaryzacji, jej ogólnych podstaw prawnych, oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za kierowanie nią i przeprowadzenie. 2. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego. Powinien nim być pracownik na stanowisku kierowniczym, nie moŝe to być jednak główny księgowy lub inny pracownik referatu finansowego. 3. Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki w drodze Zarządzenia. 4. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej naleŝy: 1) organizacyjne przygotowanie spisu, 2) stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej, 3) ustalenie czynności dla członków komisji, 4) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej, 5) ustalenie w jakim terminie muszą być zakończone prace inwentaryzacyjne, oraz wycena arkuszy, organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych i pienięŝnych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie; do prac tych naleŝy w szczególności sprawdzenie czy: a) środki trwałe i wyposaŝenie w uŝytkowaniu są oznakowane, a w pomieszczeniach, w których się znajdują zostały wywieszone aktualne ich spisy, b) materiały podstawowe, materiały pomocnicze, wyposaŝenie na składzie zostały poukładane według ustalonych grup materiałów zgodnie z indeksem materiałowym w sposób przejrzysty umoŝliwiający łatwy dostęp oraz łatwe i szybkie ich przeliczenie lub przewaŝenie; przy kaŝdym artykule znajdującym się w magazynie winna być umieszczona wywieszka zawierająca nazwę artykułu; materiały zakupione ze środków inwestycyjnych winny być składowane oddzielnie od pozostałych materiałów; 6) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, 7) stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie: a) zmiany terminu inwentaryzacji, b) inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku, c) powołanie fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów faktycznych składników majątku, inwentaryzowanych na podstawie obmiaru lub szacunku, d) przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób uproszczony, polegający na zastąpieniu: 8) spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym, 9) spisu z natury porównanie danych ewidencyjnych z dokumentacją, 10) przeprowadzenie spisów uzupełniających lub powtórnych, 5

6 11) zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu, 12) kontrolowanie przygotowań do spisów oraz przebiegu spisów z natury, 13) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, 11) dopilnowanie terminowego złoŝenia wyjaśnień ewentualnych róŝnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, 12) ustalenie przyczyn powstania róŝnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, 13) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, 14) stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pienięŝnymi składnikami majątku ; przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej moŝe część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. 5. Do obowiązków Zespołu spisowego naleŝy: 1) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym (przez określenie pola spisowego naleŝy rozumieć konkretne pomieszczenie). Pomieszczenie moŝe być podzielone dodatkowo na kilka pól spisowych, o ile wydający zarządzenie wewnętrzne o przeprowadzeniu spisu z natury uzna, iŝ jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spisu oraz zabezpieczenia warunków do bieŝącego realizacji określonych zadań gospodarczych); 2) takie zorganizowanie pracy, aby normalna działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóceń; 3) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowości, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem. Spis z natury rzeczowych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i wpisaniu do arkuszu spisu z natury. 1. W arkuszach spisowych poza stanem rzeczywistym inwentaryzowanych składników majątku winny być wskazane następujące okoliczności spisu: 1) nazwa jednostki przeprowadzającej spis z natury, 2) data spisu jednobrzmiąca z datą sporządzania arkusza spisu z natury oraz data, na którą przeprowadza się spis, jeŝeli nie pokrywa się ona z data spisu, 3) ilość stwierdzoną w wyniku pomiaru (liczenia, waŝenia) oraz o ile jest to moŝliwe, wartości inwentaryzowanego składnika majątku, 4) własnoręczne podpisy osób dokonujących spisu z natury, 5) treść (nazwa, specyfikacja przedmiotu), 6) numer arkusza, 2. Arkusze spisu z natury podlegają kontroli merytorycznej polegającej na powtórnym ustaleniu rzeczywistych stanów objętych spisem składników majątku. Kontrola ta moŝe mieć charakter kontroli wyrywkowej przeprowadzonej przez osobę nie uczestniczącą w spisie. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości merytorycznej powinny być opisane na arkuszach spisu z natury lub w załącznikach do arkuszy (protokoły). 3. Arkusze spisu z natury powinny być ponumerowane lub oznaczone w inny sposób uniemoŝliwiający ich zamianę. Arkusze spisu są drukami ścisłego zarachowania. 8. 6

7 4. Arkusz spisu z natury sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Wolno w nich stosować ogólnie przyjęte skróty. 5. Błędy w arkuszach spisu moŝna poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu lub liczby), tak aby pozostały one czytelne i wpisaniu zapisu poprawnego. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę (osoby) dokonujące spisu z natury. 6. Błędy powstałe np. przy wycenie arkuszy powinny być poprawione i podpisywane przez osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności. Dokonanie poprawek winno być opisane na arkuszu spisu. Opis winien zawierać nazwisko dokonującego poprawki, powołanie pozycji poprawionej, datę i powód dokonania poprawki. 7. Rzeczywistą ilość z natury rzeczowych i pienięŝnych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zwaŝenie lub zmierzenie. Stan rzeczowych lub pienięŝnych składników majątku przechowywanych w opakowaniu moŝe być określony przez przeliczenie opakowań i uwzględnienie ich zawartości pod warunkiem, Ŝe opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym. Inwentaryzacja materiałów luzem, winna być w zasadzie przeprowadzona przy stanie zerowym, względnie przy moŝliwie najniŝszych stanach zapasów. Przez inwentaryzację przy stanie zerowym naleŝy rozumieć stwierdzenie przez zespół spisowy stanu zerowego materiałów powierzonych jednej osobie lub zespołowi osób materialnie odpowiedzialnych. 8. Ilościowy stan rzeczowych składników majątku magazynowego w zwałach (a takŝe cięŝkich i zajmujących wiele miejsca) określa się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunków. 9. W zespole na podstawie obliczeń technicznych moŝna określać stany materiałów składowych w zwałach. Obliczenie techniczne lub szacunki przeprowadza się z naleŝytą dokładnością przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach, powołane przez kierownika jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej spośród pracowników jednostki a w razie braku pracowników o odpowiednich kwalifikacjach przez powołanych rzeczoznawców. Obliczenia techniczne lub szacunki powinny być uwidocznione na arkuszu spisowym lub w specjalnym Załączniku. Przy zastosowaniu metody obliczeń technicznych naleŝy kaŝdorazowo załączyć rysunek określający kształt pryzmy, jej dokładne wymiary oraz wyliczenia szczegółowe, na podstawie których ustalono stan spisowych składników. Załącznik podpisują osoby dokonujące obliczeń i osoba odpowiedzialna za stan spisywanych składników majątku. JeŜeli ustalony w sposób techniczny lub szacunkowo stan składników majątku nie róŝni się od stanu księgowego więcej niŝ 5% stan księgowy przyjmuje się do rozliczenia jako stan faktyczny. 10. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu (w 1 egz.) pisemne oświadczenie stwierdzające, Ŝe wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do działu księgowości. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 instrukcji. 11. Liczenie, waŝenie i pomiarów dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej za całość i stan składników majątku lub osoby przez nią upowaŝnionej. W spisie z natury przeprowadzonym na skutek zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, liczenie, waŝenie i pomiar składników majątku muszą być dokonane w obecności osoby przekazującej i osoby przyjmującej odpowiedzialność. 12. Wpis do arkusza spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składnika majątku w sposób umoŝliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości spisu. 13. JeŜeli w spisie z natury nie moŝe z waŝnych przyczyn brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upowaŝni do tej czynności innej osoby, spis z natury moŝe być przeprowadzony przez co najmniej 3- osobową komisję, wyznaczoną przez kierownika jednostki. 7

8 14. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. O ile nie moŝna uniknąć ruchu składników majątku, zespół spisowy zawiadamia przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który moŝe zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania. 15. Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątku naleŝy umieścić na arkuszach spisu z natury. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem rubryk cena i wartość oraz podpisują arkusze i przekładają do podpisania we właściwych miejscach osobom materialnie odpowiedzialnym. Arkusze spisu z natury oraz materiały pomocnicze uŝywane przy ustalaniu ilości (arkusze obliczeń technicznych, oświadczenia) są dowodami księgowymi i muszą być wypełnione w sposób przewidziany dla dowodów księgowych. Niedopuszczalne jest więc przerabianie cyfr lub treści, wymazywanie, wyskrobywanie itp., niedozwolone poprawki, jak równieŝ wypełnienie zwykłym ołówkiem. Niewłaściwe zapisy naleŝy poprawiać przez przekreślenie liczby lub treści nieprawidłowej; wpisanie powyŝej lub obok liczby lub treści prawidłowej i umieszczenie obok zapisu poprawionego podpisu członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. 16. Dokonując inwentaryzacji składników majątku w stanie zerowym naleŝy równieŝ wypełnić arkusz spisowy, przy czym w rubryce ilość naleŝy wpisać 0. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy naleŝy podać ostatnie numery dowodów przyjęcia i wydania materiału lub innych dokumentów przychodowych i rozchodowych oraz umieścić klauzulą o treści następującej: Niniejszy arkusz zawiera pozycję od 1 do... Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury naleŝy skasować. 17. Arkusze spisowe z natury sporządza się przez kalkę w 2 egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo-odbiorczych w 3 egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna. 18. Wszystkie składniki majątkowe winny być spisane według osób materialnie odpowiedzialnych. 19. Wypełniając arkusze spisów z natury stosuje się nazwy, jednostki miary i inne szczegółowe określenia z indeksów materiałowych, a w razie ich braku oznaczeń uŝywanych w księgowości. Dotyczy to takŝe numerów inwentarzowych środków trwałych i środków trwałych o charakterze wyposaŝenia. 20. Po zakończeniu zespół spisowy, składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawierające : 1) rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury 2) informację o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w gospodarce podlegającymi spisowi składnikami majątkowymi. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 4. Sprawozdanie sporządza się w jednym egzemplarzu Inwentaryzację poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia stanów przeprowadzają pracownicy działu finansowego w zakresie sald z kontrahentami, ujętych w ewidencji księgowej. 2. Inwentaryzacja środków pienięŝnych na rachunkach bankowych oraz innych naleŝności polega na pisemnym uzgodnieniu ich stanów ewidencyjnego z kontrahentami zakładu i ujęciu w księgach rezultatów uzgodnienia. 3. Uzgodnienia stanów środków pienięŝnych na rachunkach bankowych i kredytów bankowych przeprowadza na bieŝąco pracownik prowadzący urządzenia księgowe obrotu pienięŝnego. Uzgodnienie stanu środków pienięŝnych na rachunkach bankowych kredytów następuje ponadto na kaŝde Ŝądanie banku. Obowiązuje potwierdzenie na piśmie ich zgodności lub zgłoszenie zastrzeŝeń. 8

9 4. Stany rozrachunku z odbiorcami oraz wszelkich innych naleŝności uzgadnia się przez wysłanie zawiadomienia o wysokości salda i wykazu pozycji składającej się na to saldo, i uzyskanie potwierdzenia. Wysłanie zawiadomienia do dłuŝników jest obowiązkowe. 5. Przy ustalaniu i potwierdzaniu sald rozrachunków z kontrahentami trzeba brać pod uwagę nie tylko przepisy o rachunkowości lecz takŝe postanowienia kodeksu cywilnego stanowiące o potrącaniu wierzytelności (art. 498,499,505 Kc.). 6. Poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego dokonuje się inwentaryzacji tych aktywów i pasywów, których stan nie podlega lub nie moŝe być ustalony w drodze spisu z natury albo w drodze uzgodnienia z kontrahentami. 7. Weryfikację stanów ewidencyjnych przeprowadzają pracownicy, prowadząc (zgodnie z zakresem czynności) podlegające weryfikacji konta analityczne lub prowadzenie wyłącznie ewidencji syntetycznej (konta syntetyczne). 8. Kontrolę prawidłowości przeprowadzonej weryfikacji sprawują bezpośredni przełoŝeni pracowników dokonujących weryfikacji stanów ewidencyjnych. 9. Inwentaryzacja aktywów i pasywów w drodze weryfikacji polega na ustaleniu ich realności poprzez porównanie z właściwymi dowodami, sprawdzenia prawidłowości odpisów okresowych, rozliczeń, naliczeń itp. Poszczególne aktywa i pasywa inwentaryzuje się w sposób następujący: 1) wartości niematerialne i prawne poprzez sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami, 2) środki pienięŝne przez stwierdzenie ich wpływu w okresie późniejszym lub prawidłowości dowodu źródłowego i postępowania reklamacyjnego, 3) faktury nie zgłoszone do rozrachunku przez stwierdzenie, czy wszystkie faktury złoŝone zostały do realizacji w pierwszych dniach okresu następującego po terminie inwentaryzacji, 4) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń przez sprawdzenie czy saldo wynika z niewypłaconych list płac z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń nie podjętych w terminie wypłaty oraz stwierdzenie czy nie zawiera kwot przedawnionych lub prekludowanych, 5) roszczenie z tytułu niedoboru lub szkód, rozliczenia nadwyŝek i roszczenia sporne przez sprawdzenie zasadności ich wykazania i prawidłowości, 6) rozpoczęte inwestycje i dokumentacje dla przyszłych inwestycji przez szczegółowe sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i uzgodnień wysokości nakładów oraz ich realności z sekcją techniczną, 7) inne nie wymienione wcześniej aktywa lub pasywa przez szczegółowe sprawdzenie prawidłowości ewidencji i wysokości salda na dzień inwentaryzacji i stwierdzenie na tej podstawie: a) czy inwentaryzowane aktywa i pasywa objęto ewidencją bilansową lub pozabilansową zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) czy wykazane salda nie zawierają sum nierealnych względnie takich, które powinny być odpisane w cięŝar kosztów, strat lub na zyski czy sprzedaŝ. Wyniki weryfikacji ujmuje się w odpowiednich protokołach o treści zaleŝnej od potrzeb. 10. Osoba dokonująca weryfikacji odnotowuje fakt przeprowadzenia inwentaryzacji w odpowiednim urządzeniu księgowym (syntetycznym i analitycznym), zamieszkując klauzulę dokonano weryfikacji salda na dzień...r. i umieszczając swój podpis Spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. 2. Kontrola polega na sprawdzeniu: 1) czy pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu, 2) czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami o przeprowadzonej inwentaryzacji, 9

10 3) czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników, w tym takŝe obliczeń technicznych, 4) czy spis z natury jest kompletny. Z wyników kontroli sporządza się protokół w 1 egzemplarzu. Ponadto sprawdzający oznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym, podpisując w rubryce uwagi. 3. W razie stwierdzenia w toku kontroli, Ŝe spis z natury w całości lub w części przeprowadzony został nieprawidłowo osoba, która stwierdziła nieprawidłowości zawiadamia na piśmie kierownika jednostki, który następnie zobowiązany jest zarządzić ponownie przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury Na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowany przez głównego księgowego i zatwierdzony przez kierownika jednostki, mogą być stosowane uproszczenia inwentaryzacji polegające na: 1) zastąpieniu spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, 2) zastąpieniu spisu z natury porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją, 3) zastąpienie pełnego spisu z natury spisem wyrywkowym. Wniosek i jego zatwierdzenie wymaga formy pisemnej i moŝe dotyczyć tylko określonego w nim czasu. 2. Uproszczona inwentaryzacja moŝe być stosowana wobec: 1) środków trwałych i środków trwałych o charakterze wyposaŝenia, 2) wyposaŝenia do stałego uŝytkowania pracownikom danej jednostki. Stwierdzone w czasie inwentaryzacji niedobory lub nadwyŝki naleŝy ująć w protokole Wyceny rzeczowych składników majątkowych, ujętych na arkuszach spisu z natury dokonują na polecenie głównego księgowego pracownicy wydziału finansowego. 2. Wycena polega na przemnoŝeniu stwierdzonych w czasie spisu z natury faktycznych ilości przez stosowaną w księgowości cenę ewidencyjną oraz na ustaleniu łącznej ich wartości według osób materialnie odpowiedzialnych i kont syntetycznych. 3. Wyceny dokonuje się w następujący sposób: 1) składniki majątku ewidencyjnego w rejestrach wyceniane są na przeznaczonej do rozliczeń inwentaryzacji oddzielnej stronie tych rejestrów, 2) składniki majątku księgowane w inny sposób (np. w kartotekach) wyceniane są w zestawieniach zbiorczych spisów z natury. Zestawienia wyceny składników majątkowych winny być powiązane z odnośnymi pozycjami w arkuszu spisów z natury. 4. Za cenę ewidencyjną stosowaną w księgowości naleŝy uwaŝać: a) przy cenie środków trwałych i środków trwałych o charakterze wyposaŝenia wartość początkową z ewidencji księgowej lub wartość po aktualizacji środków trwałych, b) przy wycenie pozostałych materiałów pełno wartościowych cenę zakupu, cenę nabycia lub cenę rynkową z dnia sporządzenia spisu, jeŝeli ta jest niŝsza od ceny zakupu lub zbycia, c) przy wycenie materiałów oraz maszyn i urządzeń na cele inwestycyjne cenę nabycia, d) przy wycenie inwestycji i kapitalnych remontów rozpoczętych nakłady poniesione do dnia inwentaryzacji. 5. Po dokonaniu wyceny rzeczowych składników majątku naleŝy ustalić róŝnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego w arkuszach spisu z natury ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo wartościowej. 6. Przed ustaleniem róŝnic inwentaryzacyjnych ewidencja ilościowo wartościowa musi być bezwzględnie uzgodniona z ewidencją ilościową, tj. z kartotekami magazynowymi, księgami inwentarzowymi. 10

11 7. RóŜnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako : a) niedobory gdy stan ewidencyjny jest wyŝszy od rzeczywistego b) nadwyŝki gdy stan ewidencyjny jest niŝszy od rzeczywistego c) szkody gdy nastąpiła całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego składnika majątku. Niedobory kwalifikuje się na: a) ubytki naturalne, b) niedobory nadzwyczajne oraz na zawinione i niezawinione, 1) ubytki naturalne są to niedobory, mieszczące się w granicach ustalonych norm ubytków naturalnych, a wynikające z właściwości fizyko-chemicznych danego artykułu (wysychanie, ulatnianie itp.); normy ubytków naturalnych oraz sposobów ich obliczania regulują odrębne przepisy; ubytki naturalne są to ilościowe straty powstałe wskutek procesów biochemicznych oraz czynności manipulacyjnych związanych z przyjmowaniem, wydawaniem oraz w związku z zabiegami konserwacyjnymi; w razie powstania ubytków naturalnych nie objętych normami, ubytki rozlicza się w trybie ustalonym dla niedoborów nadzwyczajnych nie uwaŝa się za ubytki naturalne niedoborów mieszczących się w granicach norm ubytków naturalnych jeŝeli zachodzą okoliczności świadczące o tym, Ŝe niedobór został zawiniony, niedobory nadzwyczajne są to niedobory pozostałe, na skutek np. kradzieŝy lub klęsk Ŝywiołowych, 2) niedobory i szkody niezawinione i zawinione: a) do niezawinionych zalicza się ubytki naturalne oraz niedobory nadzwyczajne powstałe z przyczyn niezaleŝnych od osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników majątku lub innych osób; b) do zawinionych zalicza się niedobory nadzwyczajne oraz ubytki naturalne powstałe z winy osób materialnie odpowiedzialnych za stan składników majątku lub innych osób, będące wynikiem działania lub zaniechania działania ze strony tych osób, szczególnie spowodowane brakiem troski o zabezpieczenie mienia lub naruszeniem obowiązujących przepisów o przyjmowaniu, przechowywaniu, wydawaniu składników majątku. 8. W przypadku stwierdzenia róŝnic inwentaryzacyjnych obowiązują następujące zasady postępowania: 1) zakwalifikowanie róŝnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyŝek) składników majątku, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, postawienia wniosków w zakresie ich odpisania z ksiąg rachunkowych naleŝy między innymi do zadań komisji inwentaryzacyjnej; 2) ustalenie przez komisję inwentaryzacyjną przyczyn powstania niedoborów lub nadwyŝek winno być wykonane w sposób bardzo wnikliwy, przy czym komisja powinna rozwaŝać stopień winy lub jej brak ze strony osób materialnie odpowiedzialnych, jak i innych osób, 3) rozliczanie róŝnic inwentaryzacyjnych wraz z ustaleniem wysokości ubytków naturalnych (mieszczących się w granicach norm) za okres międzyinwentaryzacyjny, 4) rozliczanie ubytków naturalnych przewyŝszających faktyczny niedobór magazynowy moŝe być dokonywane tylko do wysokości faktycznego niedoboru magazynowego; nie naleŝy obliczać ubytku naturalnego wówczas, gdy z porównania stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym wynika superata, 5) w przypadku wystąpienia róŝnic inwentaryzacyjnych ujawnione niedobory oraz nadwyŝki mogą być kompensowane tylko wtedy, gdy odpowiadają równocześnie wszystkie następującym warunkom: a) zostały stwierdzonych w ramach jednego (tego samego) spisu z natury, b) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie, c) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, co moŝe uzasadnić moŝliwość omyłek ze strony osoby odpowiedzialnej materialnie, 6) ilość oraz wartość niedoborów i nadwyŝek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyŝki i niŝszą cenę składników majątku wykazujących róŝnice inwentaryzacyjne, 7) kompensaty nie mają zastosowania do środków trwałych i wyposaŝenia w uŝytkowaniu. 9. Ujawnione niedobory i nadwyŝki księguje się w ewidencji ilościowej, ilościowo-wartościowej i wartościowej na podstawie: a) zestawień zbiorczych, b) zestawień róŝnic inwentaryzacyjnych itp. 13 Obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych następuje w ustalonym porządku. 11

12 1. Przekazywanie arkuszy spisów z natury i innych materiałów z inwentaryzacji (sprawdzanie, oświadczenia itp.) przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonemu stałemu członkowi komisji inwentaryzacyjnej. 2. Przekazanie głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (lub wyznaczonego stałego członka komisji inwentaryzacyjnej) skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji. 3. Wycena spisów, ustalenie róŝnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji inwentaryzacyjnej zestawień róŝnic inwentaryzacyjnych. 4. Powiadomienie o stwierdzonych róŝnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złoŝenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby. 5. Opracowanie protokołu weryfikacji róŝnic inwentaryzacyjnych przez komisję i przedłoŝenie kierownikowi wniosków do akceptacji. JeŜeli termin inwentaryzacji przypada na 31 grudnia, opracowanie wnioskówi przedłoŝenie do akceptacji winno nastąpić nie później niŝ w ciągu 15 dni roboczych. 6. Wysłanie kontrahentom zawiadomień o wysokości salda (w 15 dni po terminie inwentaryzacji) oraz udzielenie odpowiedzi na zawiadomienie lub pismo kontrahenta (w 10 dni od daty otrzymania). 7. Przeprowadzenie weryfikacji sald aktywów i pasywów nie podlegających inwentaryzacji w drodze spisu z natury lub potwierdzenie salda (w 30 dni po terminie inwentaryzacji). 8. Ujęcie w księgach wyników rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych następnym miesiącu po terminie inwentaryzacji (nie później jednak niŝ z datą ostatniego dnia roku). 9. Przekazanie radcy prawnemu spraw spornych w celu skierowania ich do sądu (w 30 dni od daty zatwierdzenia wniosków komisji przez Wójta Gminy). 10. Skierowanie spraw wskazujących na naduŝycia do organów śledczych (w dniu następnym po wydaniu decyzji przez kierownika jednostki). 14. Do ujęcia i rozliczenia naleŝności z tytułu niedoborów i szkód słuŝy konto ) Przez niedobory rozumie się równowartość powstałych w czasie transportu, magazynowania lub uŝytkowania, ujemnych róŝnic ilościowych, ujawnionych w drodze porównania stanu rzeczywistego środków ze stanem ewidencyjnym. Do szkód zalicza się zmniejszenie wartości składników majątku na skutek pogorszenia jakości, spowodowane uszkodzeniem, zmniejszeniem częściowym lub całkowitym względnie innym działaniem. 2) Roszczenia z tytułu niedoboru ustala się według wartości ewidencyjnej składników majątku stanowiącego niedobór, powiększonej o utracone korzyści, jednak nie mniejszej od aktualnej detalicznej ceny sprzedaŝy składnika majątkowego, stanowiącego niedobór. Kwotę roszczenia z tytułu niedoboru uŝywanego składnika ustala się uwzględniając stopień dotychczasowego zuŝycia. RóŜnice między wartością roszczenia a ceną nabycia lub technicznym kosztem wytworzenia składnika majątku stanowiące niedobór, zalicza się do przychodów przyszłych okresów lub odpowiedniej rezerwy jeŝeli jest tworzona. 3) Zasady wyceny nadwyŝek są analogiczne jak dla ustalania wartości niedoborów i szkód. 4) Do niedoborów i szkód niezawinionych powstałych w składnikach majątkowych zalicza się szczególnie: - niedobory naturalne mieszczące się w granicach norm, - niedobory, szkody, spowodowane wypadkami losowymi, - niedobory pozorne, wynikające z błędów ewidencji, 5) Niedobory i szkody zawinione stają się na podstawie decyzji kierownika roszczeniami z tytułów niedoborów i szkód w stosunku do osób materialnie odpowiedzialnych. 6) W przypadku roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych i skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. 12

13 7) Bezsporne naleŝności z tytułu niedoborów i szkód w rzeczowych składnikach majątku podmiotu na które jednostka posiada pisemną zgodę gotowości spłaty przez osobę odpowiedzialną lub prawomocny wyrok sądu, ewidencjonuje się w kwocie ustalonej pretensji zwiększonej o zasądzone przez sąd koszty postępowania spornego oraz odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowej spłaty. 8) Niedobory i nadwyŝki rzeczowych składników środków obrotowych nowych, rozlicza się Wszelkie róŝnice ujawnione w drodze inwentaryzacji naleŝy ująć w księgach rachunkowych nie później niŝ w ciągu miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały ujawnione, a w przypadku ich ujawnienia w miesiącu kończącym rok sprawozdawczy nie później niŝ z datą ostatniego dnia roku. Podstawą odpisania niedoborów, szkód na właściwe konta kosztów i strat oraz roszczeń z tytułu niedoborów zawinionych, stanowi decyzja Wójta Gminy wydana na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i opiniowania przez głównego księgowego. 16. Niedobory i nadwyŝki środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz finansowego majątku trwałego ujmuje się zgodnie z obowiązującym planem kont. 17. Dokumenty inwentaryzacyjne muszą być przechowywane przez okres 5 lat (art. 74 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 29 września 1994r. (Dz. U. z 1994r. Nr 121 poz. 591 ze zm.) 13

14 Załącznik nr pieczątka jednostki Plan inwentaryzacji na rok... Lp. Komórka organizacyjna podlegająca inwentaryzacji Planowana data inwentaryzacji Określenie aktywów lub pasywów Data inwentaryzacji rzeczywista i numer zarządzenia Wnioskuję zatwierdzenie planu Zatwierdzam...r r.... data główny księgowy data kierownik jednostki Otrzymują: 1) do wykonania : przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, 2) główny księgowy. 14

15 Załącznik nr 2... pieczątka jednostki Zarządzam sporządzenie spisu z natury: Zarządzenie wewnętrzne nr... z dnia Nazwa obiektu i znaczenie inwentaryzacyjnego pomieszczenia Rodzaj inwentaryzacji (okresowa, zdawczo odbiorcza) Rodzaj inwentaryzacyjnego składnika majątkowego Osoba materialnie odpowiedzialna Termin rozpoczęcia... zakończenia... spisu z natury. 6. Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników majątkowych wyznaczam zespół spisowy w następującym składzie osobowym: 1)... przewodniczący, 2)... członek, 3)... członek. Osoby powołane na członków zespołu spisowego ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe oraz zgodne z obowiązującymi przepisami przeprowadzenia spisu z natury. 7. Inwentaryzację naleŝy przeprowadzić według stanu na dzień Arkusze spisowe o numerach... wydano przewodniczącemu zespołu spisowego.... Kierownik jednostki 15

16 Załącznik nr 3 OŚWIADCZENIE Oświadczam niniejszym, jako osoba materialnie odpowiedzialna za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, przechowywane w pomieszczeniach magazynowych będące w uŝytkowaniu: śe wszystkie dowody przychodu i rozchodu, inwentaryzowanych składników majątkowych zostały przekazane do komórek księgowości, a w szczególności dotyczące przychodów i rozchodów następujących składników majątkowych: a) środków trwałych, b) przedmiotów nietrwałych w uŝytkowaniu, c) materiałów, d) opakowań, e)... oraz zostały do chwili rozpoczęcia spisu z natury ujęte w ewidencji ilościowej, tj. w księgach inwentarzowych.... dnia... Wypełnić w dwóch egzemplarzach: 1) oryginał komórka księgowości, 2) kopia jednostka inwentaryzacyjna. Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej... 16

17 Załącznik nr 4 Sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury Zespół spisowy działający na podstawie zarządzenia wewnętrznego nr... Wójt Gminy... z dnia..., w następującym składzie osobowym: 1) przewodniczący... 2) członek... 3) członek... wykonał w dniu... opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury w : a) nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń..., b) rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych..., c) osoba materialnie odpowiedzialna Inwentaryzacyjne składniki majątkowe zostały spisane na arkuszach spisu z natury: nr... liczba pozycji.... nr... liczba pozycji W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń... Stwierdzono, Ŝe wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte w arkuszach spisów z natury, a stan pomieszczeń jest następujący: a) liczba zamykanych otworów (drzwi, okien) rodzaj... liczba... oraz sposób ich zabezpieczenia (zamki, kraty, sygnalizacja)... b) sposób przechowywania i zabezpieczania kluczy od pomieszczeń:... c) środki zabezpieczenia przeciwpoŝarowego i ich stan: Stwierdzono w czasie dokonywania spisu z natury następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia przechowywania mienia oraz w zakresie magazynowania i konserwacji..., 4. W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające : Na jakie trudności napotkał zespól spisowy w czasie dokonywania spisu z natury : Inne uwagi osób uczestniczących przy czynnościach sporządzania spisu z natury dnia... Podpis osoby Podpis członków zespołu spisowego materialnie odpowiedzialnej

18 Załącznik nr 5... pieczątka jednostki Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie róŝnic inwentaryzacyjnych Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1) przewodniczący... stanowisko słuŝbowe 2) członek... 3) członek... 4) członek... 5) członek... na posiedzeniu w dniu..., arkusz spisu z natury nr..., rozliczenia: a) nazwa obiektu i oznaczenia pomieszczenia..., b) rodzaj składnika majątkowego..., c) osoba materialnie odpowiedzialna..., d) rozliczenie obejmuje okres od... do.... I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji. 1) według załącznika nr 1. II. III. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych niŝ w pkt I według zestawienia róŝnic inwentaryzacyjnych: Wartość 1) ogółem niedobory... zł, 2) ogółem superaty... zł. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, ustala się co następuje: Ocenia następująco powstanie przyczyn wyszczególnionych powyŝej niedoborów nadzwyczajnych superat: Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzono niedobory nadzwyczajne superaty naleŝy zakwalifikować jako: a) niezawinione i spisać w cięŝar kosztów lub strat zakładu, b) zawinione, obciąŝyć ich wartością osoby odpowiedzialne dnia... Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej 1)... 2)... 3)... 4)... IV. Opinia głównego księgowego w okresie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej, obejmuje badanie rzetelności......dnia Podpis 18

19 V. Opinia prawna radcy prawnego zakładu dnia Podpis VI. Decyzja Wójta Gminy 1. Niedobory nadzwyczajne (straty) wskazane w niniejszym protokole powstały (nie powstały) skutkiem czynu noszącego znamiona przestępstwa. Zawiadomiono organa powołane do ścigania przestępstw... oraz jednostkę nadrzędną pismem z dnia... znak Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji superaty przyjęte zostały na stan i zaewidencjonowane w trybie przewidzianym w branŝowym planie kont. 3. NaleŜy uznać stwierdzone w wyniku inwentaryzacji niedobory nadzwyczajne za zawinione, obciąŝyć ich wartością...zł.... i dochodzić roszczeń z tego tytułu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. 4. NaleŜy uznać stwierdzone w wyniku inwentaryzacji niedobory nadzwyczajne za zawinione i spisać ich wartość w kwocie... zł w cięŝar strat zakładu....dnia Podpis 19

20 Załącznik nr 6 WYKAZ CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z INWENTARYZACJĄ WERYFIKUJĄCĄ STANY AKTYWÓW I PASYWÓW WYKAZYWANE W ROCZNYCH SPRAWOZDANIACH FINANSOWYCH Lp Określenie czynności Czynności do wykonania wyłącznie przy stosowaniu: inwentaryzacji ciągłej (IC) 1. Wybór metody inwentaryzacji 2. Wydanie niezbędnych (zdaniem jednostki) przepisów wewnętrznych 3. Opracowanie planu inwentaryzacji (rocznego lub na okres dłuŝszy, jeśli jednostka skorzysta z moŝliwości inwentaryzowania składników majątkowych rzadziej, niŝ w kaŝdym roku) 4. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej w celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego przebiegu inwentaryzacji 5. Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych 6. Podjęcie decyzji o zastosowaniu uproszczeń inwentaryzacji 7. Podjęcie decyzji o terminach i częstotliwości informacji 8. Powołanie komórki inwentaryzacji ciągłej, do której obowiązków naleŝy: sporządzanie rocznego planu inwentaryzacji ciągłej, bieŝące jego aktualizowanie i ewidencja wykonania, kierowanie pracą zespołów spisowych, wyrywkowa kontrola prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji ciągłej 9. Przygotowanie arkuszy spisu z natury w celu uniemoŝliwienia ich zamiany i stworzenia moŝliwości kontroli kompleksowości spisu 10. Dokonanie spisu z natury oraz kontrola prawidłowości spisu 11. Wycena i ustalenie wartości spisanych z natury składników majątku 12. Inwentaryzacja środków pienięŝnych na rachunkach bankowych, kredytów bankowych oraz naleŝności i zobowiązań 13 Inwentaryzacja aktywów i pasywów, których stan rzeczywisty nie podlega ustaleniu w drodze spisu z natury lub pisemnej informacji kontrahentów jednostki IC Czynności których wykonania wymagają przepisy rozporządzenia MF (X) 14. Ustalenie róŝnic inwentaryzacyjnych X X X X X 15. Ustalenie przyczyn powstania róŝnic inwentaryzacyjnych X 16. Podjęcie decyzji w sprawie kompensat róŝnic inwentaryzacyjnych 17. Podjęcie decyzji w sprawie rozliczania róŝnic inwentaryzacyjnych 18. Ujęcie w księgach rachunkowych róŝnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie X X X 20