Rozliczanie projektów dofinansowanych w ramach Działań PO IG

Transkrypt

1 Rozliczanie projektów dofinansowanych w ramach Działań PO IG 1

2 Zakres tematyczny Wybór wykonawców w ramach projektu Wprowadzanie zmian do umowy Występowanie z wnioskiem o płatność Dokumentowanie wydatków Rozliczanie zaliczek Kontrola Projektu Promocja Projektu Najczęściej popełniane błędy we wniosku o płatność 2

3 Realizacja projektu zgodnie z umową oraz przepisami prawa Projekt musi być realizowany w zgodzie z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, wytycznymi MRR obowiązującymi na dzień dokonywania odpowiedniej czynności, wytycznymi MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG obowiązującymi w chwili ogłoszenia naboru. 3

4 Rozpoczęcie okresu kwalifikowalności: Kwalifikowalność wydatków dzień faktycznej realizacji działań wyszczególnionych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu lub dzień zaciągnięcia pierwszego zobowiązania Beneficjenta dotyczącego wydatków związanych z realizacją Projektu. Czynności/zobowiązania, które mogą zostać uznane za rozpoczęcie realizacji Projektu m.in.: - podpisanie umowy z wyłonionym wykonawcą/dostawcą - dostawa towaru lub wykonanie usługi - wpłata zaliczki na rzecz przyszłej dostawy. W przypadku zaciągnięcia przez Beneficjenta zobowiązań dotyczących wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem w ramach Projektu przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności, wszystkie wydatki w ramach projektu zostaną uznane za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem ( 5 ust.5). Stanowi to przesłankę do wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. 4

5 Kwalifikowalność wydatków Beneficjent zobowiązuje się zakończyć realizację zakresu rzeczowego i finansowego Projektu, wynikającego z wniosku o dofinansowanie, w okresie kwalifikowalności wydatków, określonym w 5 ust. 3. Zakończenie okresu kwalifikowalności oznacza: Wykonanie zakresu rzeczowego Projektu zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym Udokumentowanie zakupu towarów lub usług odpowiednimi protokołami odbioru lub innymi dokumentami potwierdzającymi zgodność realizacji Projektu z warunkami umowy Zrealizowanie pełnego zakresu finansowego Projektu, co oznacza zrealizowanie wszystkich płatności w ramach Projektu. Zakończenie realizacji projektu stanowi złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową 5

6 Wybór wykonawców w ramach projektu - 11 umowy Obowiązują zasady: uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Należy dołożyć wszelkich starań, aby uniknąć konfliktu interesów. 6

7 Wybór wykonawców w ramach projektu - 11 umowy wybór z zastosowaniem Pzp tylko, jeśli ustawa dotyczy Art. 3 ust.1 pkt.5) U PZP: Obowiązek stosowania PZP jeżeli łącznie zachodzą następujące okoliczności: a) ponad 50 % wartości udzielanego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych b) wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP, ( euro dla robót budowlanych, euro dla dostaw lub usług; kurs od 2010r. 1 euro = 3,839 zł) c) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi; w innych przypadkach bez Pzp, ale zgodnie z 11 umowy 7

8 Wybór wykonawców w ramach projektu - 11 umowy 11 ust. 3 i 4 umowy o dofinansowanie Jeżeli zakup od jednego dostawcy > 14 tys. euro, należy dokonać porównania 3 ważnych ofert na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia złożonych w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Dodatkowo zapytanie ofertowe zamieszczone na www oraz w siedzibie Beneficjenta 8

9 Wybór wykonawców w ramach projektu - 11 umowy Oświadczenie do każdego wniosku o płatność składanego w RIF beneficjent powinien dostarczyć oświadczenie w zakresie wydatków objętych wnioskiem o płatność, że nie zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.) dotyczące powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcą. Jeśli natomiast zachodzą takie okoliczności (powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcą) beneficjent powinien dostarczyć następujące oświadczenie: W związku z realizacją projektu..w programie niniejszym oświadczam, że poniżej wymienione towary/usługi:.... objęte wnioskiem o płatność zakupione zostały od.. (nazwa dostawcy usługi/towaru) powiązanego z.. (nazwa beneficjenta) w sposób, o którym mowa art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.). Jednocześnie oświadczam, że zakup powyżej wymienionych towarów/usług został dokonany od (nazwa dostawcy usługi/towaru) wyłącznie z uwagi na fakt, iż: - jest on jedynym dostępnym na rynku dostawcą towarów/usług objętych wnioskiem o dofinansowanie, -wybór wykonawcy nastąpił przed dniem 5 stycznia 2011 r. Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i przy zachowaniu należytej staranności. Niepotrzebne skreślić 9

10 Zmiany w projekcie - 8 umowy Sytuacje wymagające obowiązkowo zgłoszenia do Instytucji Wdrażającej: wszelkie zagrożenia lub nieprawidłowości w projekcie ( 7 ust. 15), zmiany organizacyjno-prawne Beneficjenta ( 8 ust. 10), cesje praw z umowy na inny podmiot ( 2 ust. 11), zmiany terminów realizacji projektu, w szczególności opóźnienie rozpoczęcia projektu ponad 2 miesiące ( 12 ust. 3 pkt 1), sprzedaż środka trwałego nabytego z wykorzystaniem dofinansowania ( 7 ust. 11). 10

11 Zmiany w projekcie - 8 umowy Inne zmiany wymagające zgody Instytucji Wdrażającej: zmiany terminów realizacji projektu, przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych > 10%, inne zmiany w realizacji projektu w stosunku do opisu projektu przedstawionego w załącznikach do umowy o dofinansowanie 11

12 Zmiany w projekcie - 8 umowy Termin rozpatrywania wniosku o zmiany Instytucja Wdrażająca podejmuje decyzję o wprowadzeniu zmian w terminie 30 dni od daty otrzymania kompletnego wniosku 8 ust. 4 umowy 12

13 Zmiany w projekcie - 8 umowy Zmiany niewymagające aneksu - ale wymagające pisemnego poinformowania RIF- 14 ust. 2 adres Beneficjenta, rachunki bankowe, termin realizacji zadań, który nie wpływa na termin etapu / projektu, harmonogram płatności, przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych < 10%; 13

14 Zmiany w projekcie - 8 umowy Zmiany niewymagające aneksu do uwzględnienia przy rozliczeniu projektu Przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych do 10% wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie, bez względu na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesunięcie 8 ust. 11 Nie dotyczy przesunięć pomiędzy etapami! 8 ust

15 Przykład przesunięć do 10% wartości bez aneksowania Tabela C5 KwotaKwalifikowana 1 Zadanie , Wynagrodzenia z pochodnymi , Zakup lub używanie sprzętu i aparatury 2 000, Amortyzacja budynków 500,00 2 Zadanie , Wynagrodzenia z pochodnymi , Zakup lub używanie sprzętu i aparatury 4 000, Amortyzacja budynków 0,00 Tabela C6 Wydatki wg etapów i kategorii KwotaKwalifikowana [PLN] 1 Wydatki na badania przemysłowe , Wynagrodzenia z pochodnymi , Zakup lub używanie sprzętu i aparatury 6 000, Amortyzacja budynków 500,00 15

16 Przykład przesunięć do 10% wartości bez aneksowania Wydatki wg etapów i kategorii KwotaKwalifikowana przesunięcia z [PLN] wynagrodzeń 1 Wydatki na badania przemysłowe , , Wynagrodzenia z pochodnymi , , Zakup lub używanie sprzętu i aparatury 6 000, , Amortyzacja budynków 500,00 500,00-3 tys. lub Wydatki wg etapów i kategorii KwotaKwalifikowana przesunięcia z [PLN] amort. sprzętu 1 Wydatki na badania przemysłowe , , Wynagrodzenia z pochodnymi , , Zakup lub używanie sprzętu i aparatury 6 000, , Amortyzacja budynków 500,00 450,

17 Niedopuszczalne zmiany w projekcie Zmiany związane z zasadniczą modyfikacją projektu - 7 ust. 3, Zmiany, które miałyby negatywny wpływ na osiągnięcie celów projektu - 8 ust. 7, Przeniesienie inwestycji do innego województwa - 7 ust. 2; 17

18 Formy wypłaty dofinansowania zaliczka w jednej lub kilku transzach płatności pośrednie refundacja po zakończeniu realizacji zadania płatności końcowe refundacja po zakończeniu etapu I oraz etapu II 4 ust. 5 18

19 Proces składania wniosku o płatność złożenie wniosku o płatność wypełnionego za pomocą generatora wniosków płatniczych - 6 ust. 1-2 do RIF właściwej dla lokalizacji projektu termin złożenia wniosku - 30 dni po zakończeniu zadania, dla płatności końcowej najpóźniej w ostatnim dniu okresu kwalifikowalności wydatków 19

20 Proces składania wniosku o płatność warunkiem wypłaty jest złożone prawidłowego zabezpieczenia realizacji umowy - 15 w przypadku projektów środowiskowych i pierwszego wniosku o płatność dokumentacja OOŚ - 6 ust.1 pkt 10 20

21 Proces zatwierdzania wniosku o płatność Weryfikacja wniosku o płatność w terminie 40 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku - 6 ust. 3 Dokonanie przelewu/wystawienie zlecenia płatności w terminie 15 dnia od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność - 6 ust

22 Wniosek o płatność służy: Generator Wniosków o Płatność wnioskowaniu o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej (beneficjent wypełnia poz. 2-8, 8a[1], 10, 14, 17, 20, 21), przy czym przekazanie pierwszej transzy płatności zaliczkowej może nastąpić na podstawie umowy o dofinansowanie; rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków (beneficjent wypełnia poz. 1-21); wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1-21); [1] Punkt nie wypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki 22

23 23

24 Dokumentowanie ponoszonych wydatków - kopia dokumentu księgowego, opisana zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o płatność - potwierdzenie zapłaty (wyciągi bankowe) - inne, specyficzne dla poszczególnych kategorii wydatków do wniosku o płatność końcową dla I etapu (1.4): a) sprawozdanie potwierdzające zakończenie badań przemysłowych lub prac rozwojowych objętych dofinansowaniem w ramach Umowy, b) analiza ekonomiczna i badania rynkowe potwierdzające celowość wdrożenia wyników badań lub prac do I wniosku o płatność dokumentacja OOŚ, jeśli dla 1.4 dokonano ponownej oceny środowiskowej, a dla 4.1 jeśli projekt może oddziaływać na środowisko 24

25 Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać, wskazując następujące informacje: nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; opis związku wydatku z umową o dofinansowanie należy zaznaczyć w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie odnosi się wydatek dokumentowany fakturą; informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. Jeżeli płatność za fakturę/inny dokument księgowy wystawiony w walucie obcej dokonywana jest w transzach, należy dodatkowo podać kursy walut z dnia dokonania płatności kolejnych transz. 25

26 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Wszystkie kopie dokumentów składane do RIF / PARP muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentacji Beneficjenta zgodnie z dokumentem rejestrowym. Można wyznaczyć pełnomocnika do dokonywania tej czynności jednoosobowo. Pełnomocnictwo / upoważnienie takie należy przedłożyć do RIF. 26

27 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Beneficjenci rozliczający się za pomocą zestawienia dokumentów księgowych (system rozliczania wydatków w ramach wybranych kategorii na podstawie zestawienia dokumentów księgowych dotyczy wyłącznie Beneficjentów, którzy podpisali umowy/aneksy wprowadzające uproszczony system rozliczeń): Beneficjent powinien złożyć wniosek o płatność wraz z zestawieniem dokumentów księgowych wydrukowanym i podpisanym przez Beneficjenta (dodatkowo należy dołączyć wersję elektroniczną zestawienia dokumentów w formie pliku xls lub xlsx, wyeksportowanym z tabeli 11) 27

28 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Wynagrodzenia Lista płac lub wyciąg z listy płac podpisana przez osobę sporządzającą i opatrzona datą, opisane jak inne dokumenty, deklaracje ZUS DRA (dot. kazdego miesiaca objetego wnioskiem o płatność). Informacja o kwocie należnych składek wraz z oświadczeniem, że składki wynikające z listy płac, zostały uregulowane, Potwierdzenia zapłaty netto pracownika, ZUS, US (wraz z oświadczeniem beneficjenta stwierdzającym, iż kwota przelewu zawiera należność podatku za pracowników zaangażowanych w realizację rozliczanego zadania), potrącenia W przypadku zakwalifikowania premii oświadczenie, że premie wynikają z regulaminu wynagradzania Karty pracy należy zaznaczyć % udział w projekcie oraz odnieść do numeru i nazwy zadania z harmonogramu (nie trzeba wykazywać czynności jakie były wykonywane); stanowisko musi być zgodne z wykazanym w harmonogramie zadaniowym (za jeden miesiąc wystawiana jest jedna karta pracy dla pracownika, powinny się na niej znaleźć wszystkie zadania, w jakie był zaangażowany pracownik w danym miesiącu wraz z jego procentowym zaangażowaniem w jego realizację). Uwaga: ilość osób zaangażowanych w projekcie może ulec zmianie w stosunku do planu, jednak można rozliczać wyłącznie stanowiska przewidziane w projekcie 28

29 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Zakup i używanie sprzętu i aparatury Amortyzacja nie jednorazowa - Tabela amortyzacyjna podpisana przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, opatrzona datą Amortyzacja jednorazowa - Tabela amortyzacyjna j.w. - Oświadczenie, że środek został zakupiony wyłącznie na potrzeby projektu - Kopia faktury zakupu środka trwałego oraz dokument przyjęcia środka trwałego do użytkowania (dokument OT) 29

30 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Zakup i używanie sprzętu i aparatury: Faktura Potwierdzenie zapłaty OT, jeśli jest to środek trwały Oświadczenie, że środek został zakupiony wyłącznie na potrzeby projektu Używanie sprzętu i aparatury leasing / wynajem 3. Amortyzacja budynków Tabela amortyzacyjna podpisana przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowe, opatrzona datą 30

31 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Wartości niematerialne i prawne Faktura Potwierdzenie zapłaty (jeśli zakup na podstawie umowy cywilno-prawnej, to też potwierdzenie opłaty wszystkich obciążeń) 5. Badania, usługi doradcze i równorzędne Faktura, potwierdzenie zapłaty Umowy cywilnoprawne, rachunki, potwierdzenie zapłaty 6. Koszty operacyjne Faktura, potwierdzenie zapłaty 31

32 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Koszty ogólne Faktura, potwierdzenie zapłaty Metodologia obliczenia kwot kwalifikowanych, jeśli nie wynika to z biznesplanu lub innych dokumentów Umowy o pracę jak wynagrodzenia Umowy cywilnoprawne tak, jak w usługach doradczych 8. Koszty związane z zabezpieczeniem zobowiązań Polisa / faktura / akt notarialny + potwierdzenie zapłaty 9. Koszty prowadzenia wyodrębnionych rachunków bankowych Wyciąg z rachunku bankowego 32

33 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Nabycie praw własności lub prawa użytkowania wieczystego gruntów Akt notarialny, potwierdzenie zapłaty Opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzająca, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej gruntu, określonej na dzień nabycia Oświadczenie podmiotu zbywającego grunt, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia gruntu, jego zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis 33

34 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Nabycie prawa własności budynków/budowli Akt notarialny, potwierdzenie zapłaty Opinia rzeczoznawcy majątkowego potwierdzająca, że cena nabycia nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości, określonej na dzień nabycia Opinia rzeczoznawcy budowlanego potwierdzającą, że nieruchomość może być używana w określonym celu zgodnym z celami projektu objętego dofinansowaniem lub określającą zakres niezbędnych zmian lub ulepszeń Oświadczenie podmiotu zbywającego nieruchomość, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia nieruchomości, jej zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis 34

35 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Nabycie / koszt wytworzenia innych środków trwałych Faktura, potwierdzenie zapłaty Dokument OT W przypadku zakupu używanego środka trwałego: Oświadczenie sprzedającego, że w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia środka trwałego, jego zakup nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy publicznej Oświadczenie Beneficjenta o tym, że cena uzywanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej, okreslonej na dzień nabycia i jest niższa niż cena podobnego, nowego środka trwałego Oświadczenie sprzedającego określające zbywcę środka trwałego, miejsce i datę jego zakupu 35

36 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Nabycie robót i materiałów budowlanych Faktura, potwierdzenie zapłaty Protokoły odbioru robót budowlanych Umowa z wykonawcą 5. Nabycie wartości niematerialnych i prawnych Faktura, potwierdzenie zapłaty 6. Raty spłat wartości początkowej gruntów, budynków, budowli Umowa leasingu dołączona do pierwszego wniosku o płatność dla II etapu (4.1) Faktura, potwierdzenie zapłaty Kwalifikowane są tylko raty kapitałowe z tytułu leasingu 36

37 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Raty spłat wartości początkowej innych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych Umowa leasingu dołączona do pierwszego wniosku o płatność dla II etapu (4.1) Faktura, potwierdzenie zapłaty Kwalifikowane są tylko raty kapitałowe z tytułu leasingu 8. Najem/dzierżawa gruntów, budynków, budowli Faktura, potwierdzenie zapłaty Metodologia wyliczenia kosztów, jeśli nie wynika z biznes planu lub innych dokumentów 37

38 Dokumentowanie ponoszonych wydatków Usługi doradcze Faktura, potwierdzenie zapłaty Umowy cywilnoprawne, rachunek, potwierdzenie zapłaty 10. Koszty związane z zabezpieczeniem zobowiązań Polisa / faktura / akt notarialny + potwierdzenie zapłaty 11. Koszty prowadzenia rachunków bankowych Wyciąg z rachunku bankowego (wyodrębnionego na cele projektu) 38

39 Zasady rozliczania otrzymanej zaliczki dofinansowania Moment przekazania płatności zaliczkowej: Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o płatność zaliczkową na realizację pojedynczego zadania pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia, o którym mowa w 15, w terminach określonych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, najpóźniej na 60 dni przed upływem terminu zakończenia danego zadania. Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w formie zaliczki następuje pod warunkiem rozliczenia w złożonym wniosku Beneficjenta o płatność co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki. 39

40 Zasady rozliczania otrzymanej zaliczki dofinansowania Zaliczka udzielana wyłącznie na jedno zadanie lub na zadania, które trwają dokładnie w tym samym czasie (rozpoczęcie i zakończenie zadań). Do rozliczenia zaliczki obowiązkowym załącznikiem jest wyciąg z rachunku zaliczkowego. Badanie wyciągu z rachunku zaliczkowego, czy zaliczka wydatkowana wyłącznie na wydatki kwalifikowane. Beneficjent może w jednym wniosku rozliczać zaliczkę oraz wnioskować o wypłatę kolejnej zaliczki. 40

41 Rozliczanie zaliczek Rozliczenie zaliczki złożenie wniosku o płatność przedstawiające wydatki kwalifikowane odpowiadające dofinansowaniu przyznanemu w formie zaliczki lub zwrot niewykorzystanych środków. Wniosek o płatność, rozliczający poprzednio otrzymaną zaliczkę na realizację działania, należy złożyć w terminie 30 dni od zakończenia realizacji danego działania Projektu. Wydatki ze środków z zaliczki co do zasady powinny być dokonywane za pomocą konta wskazanego w umowie o dofinansowanie przeznaczonego do obsługi tej zaliczki. 41

42 Rozliczanie zaliczek W szczególnie uzasadnionych przypadkach beneficjent może ponosić wydatki ze środków własnych za pomocą innego rachunku bankowego, a następnie może przelać z konta zaliczkowego na inny rachunek beneficjenta, z którego poniesione zostały wydatki, kwotę odpowiadającą poniesionym wydatkom kwalifikowanym. Refundacja wydatków poniesionych ze środków własnych z zaliczki jest dopuszczalna m. in. w przypadku, gdy wydatki zostały poniesione przed otrzymaniem zaliczki lub konieczności zapłaty jednym przelewem za fakturę, która zawiera wydatek niekwalifikowany np. wydatek opodatkowany podatkiem VAT, opłaty za media, wynagrodzenia. 42

43 Rozliczanie zaliczek W celu otrzymania wypłaty kolejnej zaliczki zobowiązany jest do rozliczenia co najmniej 70% otrzymanej zaliczki. Rozliczenie zaliczki to wykazanie wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem, które odpowiadają dofinansowaniu w wysokości min. 70% zaliczki lub zwrot środków na rachunek BGK i PARP w odpowiednich proporcjach. Kwota niewykorzystanej zaliczki oraz kwota odsetek bankowych narosłych na rachunku zaliczkowym pomniejsza kwotę kolejnej zaliczki. 43

44 Konsekwencje nowej UFP - Odsetki jak dla zaległości podatkowych w sytuacji: Złożenie wniosku o płatność po terminie określonym w umowie - odsetki naliczane będą od 70% łącznej kwoty przekazanych dotychczas transz zaliczki Okres naliczania odsetek: od dnia otrzymania środków do dnia rozliczenia środków (poprzez złożenie wniosku o płatność lub poprzez zwrot środków). Brak rozliczenia przynajmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych transz zaliczek odsetki będą naliczone od kwoty brakującej do rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych dotychczas transz zaliczki Okres naliczania odsetek: od daty otrzymania środków do dnia rozliczenia 70% zaliczki. 44

45 Zasady rozliczania otrzymanej zaliczki dofinansowania Odsetki bankowe od przekazanej Beneficjentowi zaliczki są wykazywane we wniosku o płatność i pomniejszają kwotę kolejnych płatności na rzecz Beneficjenta. Beneficjent składając wniosek rozliczający płatność zaliczkową, zobowiązany jest do przedkładania wyciągów z rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowych, za okres, którego dotyczy wniosek płatność. 45

46 Zasady rozliczania otrzymanej zaliczki dofinansowania Zwrot środków wydatkowanych środków z konta zaliczkowego W przypadku, gdy beneficjent omyłkowo zapłaci z konta zaliczkowego wartość brutto faktury, opłaci fakturę niezwiązaną z realizowanym projektem lub bank sam obciąży rachunek beneficjenta tytułem opłaty za przelew / prowadzenie rachunku, w przypadku, gdy wydatek ten nie jest kwalifikowany - beneficjent powinien dokonać stosownej wpłaty nieprawidłowo wydatkowanej kwoty zaliczki wraz z odsetkami jakie narosłyby na rachunku od tych środków na rachunek wyodrębniony do obsługi płatności zaliczkowej. 46

47 Zasady rozliczania otrzymanej zaliczki dofinansowania W jakiej strukturze wydatków powinien być rozliczany poszczególny wniosek o płatność? Czy w każdym wniosku o płatność beneficjent musi zachować proporcje finansowania wydatków kwalifikowanych w takiej strukturze, jaka wynika z umowy dofinansowania? Dofinansowanie w formie zaliczki przekazywane jest w kwocie nie wyższej niż kwota dofinansowania poszczególnych zadań określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Oznacza to, że realizując działanie Beneficjent zawsze będzie musiał zaangażować część środków własnych - dopełnienie do wydatków kwalifikowanych oraz pokrycie wydatków niekwalifikowanych. Z uwagi na fakt, iż często nie będzie możliwe zachowanie idealnej struktury finansowania w każdym wniosku o płatność, rozliczenie proporcji finansowania będzie mogło nastąpić w rozliczeniu końcowym projektu. 47

48 Rozliczanie wydatków kwalifikowanych Wydatki kwalifikowane rozliczane są do wysokości budżetu określonego w załączniku do umowy o dofinansowanie Harmonogramie rzeczowo-finansowym. Wydatki rozliczane są w ramach budżetu w poszczególnych kategoriach w projekcie (a nie w ramach budżetu zadania). Możliwe są przesunięcia pomiędzy kategoriami kosztów kwalifikowanych do wysokości 10 % (bez konieczności aneksowania umowy o dofinansowanie w tym zakresie). 48

49 Kontrola projektu - 9 Umowy Realizowany projekt podlega kontroli, która może być przeprowadzana w każdym czasie od dnia zawarcia Umowy do dnia upływu 3 lat od zamknięcia PO IG lub do dnia upływu 3 lat następnych po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia PO IG. Kontrole mogą być przeprowadzane zarówno w siedzibie Beneficjenta, jak i w miejscu realizacji projektu. Odmowa poddania się kontroli lub utrudnienie jej przeprowadzenia stanowi podstawę do wypowiedzenia Umowy w trybie określonym 12 ust. 2 pkt.1. 49

50 Zakres kontroli W czasie trwania kontroli Beneficjent jest zobowiązany udostępnić: - dokumenty związane z realizacją projektu, - dostęp do pomieszczeń i terenów, na których jest lub był realizowany Projekt, - dostęp do systemu teleinformatycznego i wszystkich dokumentów i plików elektronicznych związanych z Projektem. Ponadto podczas kontroli Beneficjent zobowiązany jest udzielić wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji Projektu. 50

51 Dokumenty wymagane podczas kontroli Oryginały dokumentów potwierdzających status MŚP Beneficjenta, Oryginały dokumentacji finansowo-księgowej potwierdzającej dokonanie zakupów w ramach projektu wraz z dowodami zapłaty, Oryginały dokumentów potwierdzających zgodność realizacji Projektu z warunkami Umowy (protokoły odbioru dostaw/robót/usług, umowy zawarte z dostawcami, oświadczenia), Oryginały dokumentów potwierdzających przyjęcie do użytkowania zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz WNiP, licencje), 51

52 Dokumenty wymagane podczas kontroli Oryginały dokumentów związanych z wyborem dostawcy/usługodawców w odniesieniu do wszystkich zakupów w ramach projektu zgodnie z zapisami 11 Umowy o dofinansowanie, Oryginały dokumentów potwierdzające osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu założonych we wniosku o dofinansowanie, Oryginały dokumentacji OOŚ jeśli dotyczy, Oryginały innych dokumentów związanych z projektem, np.: tabela amortyzacyjna, karty pracy pracowników, poświadczenie o prowadzonej odrębnej ewidencji księgowej dla Projektu, 52

53 Promocja i informacja Informowanie o fakcie współfinansowania Projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 53

54 Promocja projektu - 10 Umowy Beneficjent ma obowiązek informowania opinii publicznej o dofinansowaniu ze środków POIG zarówno w trakcie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu Beneficjent w celu promocji projektu powinien stosować: - w trakcie realizacji projektu tablice informacyjne, - po zakończeniu projektu tablice pamiątkowe. Obowiązkowo całkowity wkład publiczny na zakup środków trwałych lub finansowanie robót infrastrukturalnych lub budowlanych przekracza Euro. 54

55 Promocja projektu - 10 Umowy Beneficjenci mogą wybrać inne narzędzia dla wzmocnienia efektu promocji projektu, poprzez zamieszczanie na nich logotypów PO IG oraz UE, np.: papier firmowy, naklejki/plakietki na sprzęt lub wyposażenie, nadruki na płytach CD/DVD, zawierających dokumentację dot. projektu, strona internetowa/zakładka poświęcona projektowi, prezentacja multimedialna. Wybór formy promocji, poza tablicami, jest opcjonalny. 55

56 Promocja projektu - 10 Umowy Więcej informacji na temat skutecznej promocji oraz obowiązujące wzory logotypów dostępne są w: Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu 56

57 Umieszcza się je w miejscu widocznym Układ tablicy powinien zawierać: Tablice informacyjne logo Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, informacja o współfinansowaniu projektu tj. nazwę realizowanego projektu, jego łączny budżet i wysokość dofinansowania ze środków UE, okres realizacji projektu, hasło promocyjne przeznaczone dla PO IG - do wyboru Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość 57

58 Przykładowa tablica informacyjna 58

59 Produkty projektu o małych gabarytach Oznakowanie powinno zawierać: Logo PO IG, Logo Unii Europejskiej, Odwołanie słowne do Unii Europejskiej (w bardzo wyjątkowych sytuacjach, gdy techniki wykonania uniemożliwiają czytelne zamieszczenie odwołania słownego, element ten nie jest obowiązkowy). Opcjonalnie: Logo beneficjenta 59

60 Naklejki/plakietki informacyjne Narzędzie to stosuje się w celu oznakowania środków trwałych, m.in.: maszyny i urządzenia, aparatura, wyposażenie biurowe, sprzęt komputerowy, sprzęty audio wizualne, zakupione ze środków EFRR w ramach PO IG. Plakietki/naklejki stosuje się również w przypadku wartości niematerialnych i prawnych np. oprogramowanie, umieszczając je w widocznym miejscu na sprzęcie, w którym dane oprogramowanie zostało zainstalowane. W przypadku produktów o bardzo małych gabarytach, na których nie ma możliwości zamieszczenia czytelnej informacji o współfinansowaniu, dopuszcza się zamieszczenie informacji o współfinansowaniu na opakowaniu/etui produktu, które powinno być dostępne i przechowywane w jednym miejscu wraz z użytkowanym produktem. Układ naklejki/plakietki powinien zawierać: Logo Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska Logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 60

61 Przykład - naklejki/plakietki informacyjne 61

62 Promocja i informacja Ponadto, beneficjenci mogą wybrać inne spośród wskazanych niżej narzędzi, które wykorzystają w celu wzmocnienia efektu promocji projektu, poprzez zamieszczanie na nich logotypów PO IG oraz UE np.: papier firmowy, naklejki/plakietki na sprzęt lub wyposażenie, nadruki na płytach CD/DVD, zawierających dokumentację dot. projektu, strona internetowa/zakładka poświęcona projektowi, prezentacja multimedialna. Zaleca się, by po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu, oprócz produktów projektu, również cała dokumentacja związana z realizacją projektu (np. korespondencja prowadzona z innymi organami i instytucjami dotycząca realizowanego projektu) oraz segregatory/teczki, w których jest ona przechowywana, zawierały logo UE z odwołaniem słownym oraz logo PO IG. 62

63 Wzór korespondencji dotyczącej projektu 63

64 Wzór oznakowania grzbietu segregatora 64

65 Wzór oznakowania okładki segregatora 65

66 Najczęściej popełniane błędy we wniosku o płatność pkt 1 - data kończąca okres, za jaki składany jest wniosek powinna zostać wpisana data ostatniej operacji związanej z rozliczanym projektem pkt 2 - dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za realizację Projektu w zakresie rzeczowym bądź finansowym pkt 2 - numer rachunku bankowego, na który ma być przekazana dofinansowanie jest niezgodny z umową o dofinansowanie / cesją pkt 7 - należy podać numer umowy o dofinansowanie zgodnie z ostatnim podpisanym aneksem pkt 8 - kwota wydatków całkowitych jest niezgodna z sumą kolumny 7 w pkt 13 pkt 9 - kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem powinna być równa sumie wydatków z kolumny 8 w pkt 11 wniosku o płatność; 66

67 Najczęściej popełniane błędy we wniosku o płatność pkt 11 - należy wypisać wszystkie daty związane z wypłatą wynagrodzeń oraz obciążeń pkt 11 - fakturę/inny dokument księgowy potwierdzający poniesienie wydatków związanych więcej niż z jedną pozycją z harmonogramu rzeczowo-finansowego należy wpisać tylko raz pkt 12 - kwota wykazanych odsetek przez Beneficjenta musi być zgodna z załączonym wyciągiem bankowym z konta zaliczkowego pkt 13 - w kolumnie 1 należy wpisać wszystkie zadania w ramach danego etapu projektu (I lub II) pkt 15 wskaźniki należy wykazać dla rozliczanego etapu projektu (I lub II) pkt 17 - harmonogram wydatków na kolejne kwartały powinien obejmować wydatki kwalifikowane, jakie Beneficjent planuje wykazać w kolejnych wnioskach o płatność bez uwzględnienia wydatków przedstawionych w obecnie składanym wniosku wniosek o płatność musi zostać podpisany czytelnie bądź też parafowany wraz z przystawioną pieczątką imienną oraz z pieczątką firmową przez osoby upoważnione do reprezentacji Beneficjenta, zgodnie z dokumentem rejestrowym lub pełnomocnictwem 67

68 Regionalna Instytucja Finansująca ul. Spółdzielcza 8 tel fax Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego ul. Starobojarska 15, Białystok tel