( Nr umowy nadany zostanie przez GDDKiA O/Gdańsk )

Transkrypt

1 ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA UMOWY UMOWA Nr./F-2/2013 ( Nr umowy nadany zostanie przez GDDKiA O/Gdańsk ) Zawarta dnia roku w Gdańsku Oliwie pomiędzy: ( strony uzgodnią datę podpisania umowy ) Skarbem Państwa Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad, w imieniu którego działają na podstawie pełnomocnictwa: 1. P.. 2. P.. ODDZIAŁU GENERALNEJ DYREKCJI DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD W GDAŃSKU Gdańsk Oliwa, ul. Subisława 5 ( REGON ) zwanym dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w..., adres..., wpisaną do rejestru przedsiębiorstwa prowadzonego przez Sąd Rejonowy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS..., NIP..., REGON..., o kapitale zakładowym... PLN lub... prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą... z siedzibą w..., adres..., wpisanym do Ewidencji Działalności Gospodarczej prowadzonej przez... pod nr..., NIP..., REGON... Zwanym dalej Wykonawcą reprezentowanym przez: 1. P. 2. P... Niniejsze zamówienie jest wyłączone z obowiązku stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) zgodnie z art. 4 pkt 8, gdyż wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi pn.: PRZEJĘCIE, PRZECHOWYWANIE, OBSŁUGĘ I NISZCZENIE DOKUMENTÓW GENERALNEJ DYREKCJI DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD ODDZIAŁ W GDAŃSKU w zakresie określonych w Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz zgodnie z przedłożoną Ofertą. 2. W skład usługi wchodzi: a) protokolarne przejęcie zasobu aktowego Zamawiającego w ilości pudeł, przepakowanie, oznakowanie i nadanie sygnatur, przewiezienie akt do siedziby archiwum Wykonawcy. Koszt przemieszczenia akt z miejsca dotychczasowego przechowywania do archiwum Wykonawcy odbędzie się na jego koszt; 1

2 b) odbiór akt i przewiezienie do siedziby archiwum Wykonawcy nastąpi od daty przekazania do całkowitego przejęcia zasobu aktowego, lecz nie później niż do dnia r; c) bieżąca archiwizacja odbiór dokumentów z siedziby Zamawiającego, spakowanie dokumentów w pojemniki archiwizacyjne, sporządzenie ewidencji w formie papierowej i elektronicznej (ok. 300 mb. w ciągu trwania umowy); d) wykonanie i przekazanie Zamawiającemu spisu akt przejętych do przechowywania; e) wyszukiwanie zamawianej dokumentacji i jej dostawy do siedziby Zamawiającego w terminie standardowym lub ekspresowym tj. w ciągu 24 h lub w ciągu 4 h od chwili złożenia zamówienia; f) odbiór zwracanej dokumentacji z siedziby Zamawiającego; g) niszczenie akt Zamawiającego, której ustawowy okres przechowywania minął, bez dodatkowego wynagrodzenia, udokumentowane Certyfikatem Zniszczenia; h) niszczenie akt manipulacyjnych Zamawiającego tj. ok. 300 mb. w ciągu trwania umowy zgodnie z Formularzem Cenowym; i) analiza ewidencji zasobu aktowego pod kątem wydzielenia akt przeterminowanych. 3. Przekazanie dokumentów pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą, z miejsca dotychczasowego przechowywania akt tj. z: ul. Spadochroniarzy 7, Gdańsk ul. Elbląska 110, Gdańsk nastąpi na podstawie Protokołu Zdawczo Odbiorczego. 4. Udostępnianie dokumentów przez Wykonawcę oraz ich odbiór od Zamawiającego odbywać się będzie na podstawie zamówienia przesłanego do Wykonawcy faksem na nr:... lub em na adres:.. 5. Wykonawca będzie przechowywać dokumenty w swoim archiwum pod adresem 2 TERMIN REALIZACJI 1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia r. do dnia r. 2. Wykonawca zobowiązany jest do odebrania z miejsca dotychczasowego przechowywania akt i przewiezienia ich do siedziby archiwum Wykonawcy nie później niż do dnia roku. 3 WYNAGRODZENIE I ZASADY ROZLICZEŃ 1. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 2 strony ustalają zgodnie z ofertą Wykonawcy na kwotę: cena umowy netto. zł podatek VAT.%. zł cena umowna brutto.zł (cena umowna brutto słownie złotych: ) 2. Każdorazowo za niszczenie akt manipulacyjnych Zamawiającego na podstawie Protokołu Zdawczo Odbiorczego zgodnie z Formularzem Cenowym (zał. nr 3). 3. Każdorazowo do faktury Wykonawca zobowiązuje się załączyć zestawienie poszczególnych wyszukiwań, dostaw i odbiorów dokumentacji lub kserokopii zamówień, zgodnie z pozycjami Formularza Cenowego. 4. Koszt przemieszczenia akt z miejsca dotychczasowego przechowywania tj. z Gdańsku przy ul. Spadochroniarzy 7 i ul. Elbląskiej 10, do miejsca archiwizowania i przechowywania przez Wykonawcę odbędzie się na koszt Wykonawcy. 5. Wynagrodzenie za wykonanie usługi może ulec zmianie w przypadku zmiany stawki podatku VAT. 2

3 6. Płatności za wykonanie poszczególnych usług dokonywane będą przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie 28 dni od daty doręczenia faktury VAT wraz z załączonym zestawieniem wypożyczenia akt, o którym mowa w ust Za termin zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4 WARUNKI REALIZACJI Wykonawca w ramach umowy zobowiązany jest do: 1. Odbioru i przechowywania dokumentów z należytym staraniem i zwrócenie ich w stanie nieuszkodzonym do siedziby Zamawiającego z uwzględnieniem przepisów Kodeksu Cywilnego. 2. Powiadomienie Zamawiającego o wszelkich procedurach zabezpieczających ustalonych przez Wykonawcę. 3. Zabezpieczenia dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych, chyba że żądanie dostępu wpływa od władz i służb państwowych uprawnionych do przeglądu przechowywanych dokumentów, po wykazaniu ich uprawnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4. Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej wynikłej z tytułu prowadzonej działalności. 5. Natychmiastowego zawiadomienia Zamawiającego o zaistnieniu sytuacji opisanej w ust Świadczenia usług wymienionych w 1, łącznie z udostępnieniem przechowywanej dokumentacji na podstawie zamówienia, składanego przez pracowników Zamawiającego. 7. Zabezpieczenia przechowywanych dokumentów przed działaniem osób trzecich. 8. Zamawiający może w dowolnym czasie zażądać zwrotu części lub wszystkich przechowywanych dokumentów, a Wykonawca zobowiązany jest dokumenty te dostarczyć do siedziby Zamawiającego. 9. W wypadku gdy nastąpi zwrot całości akt Zamawiającemu, Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie określone w 3, od następnego miesiąca po miesiącu wydania dokumentów. 10. Zwrot dokumentów nastąpi na podstawie Końcowego Protokołu Zdawczo Odbiorczego spisanego w terminie 14 dni od daty powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o żądaniu zwrotu dokumentów. 11. Protokół powinien zawierać oświadczenie, że wszystkie dokumenty wymienione w Protokole/Spisie Zdawczo-Odbiorczym i ewentualnie dodatkowych Protokołach Zdawczo Odbiorczych, poza wszelkimi pozycjami trwale usuniętymi z przechowywania za pisemnym potwierdzeniem Zamawiającego, zostały zwrócone Zamawiającemu. 5 PRZEDSTAWICIELE STRON Osobami uprawnionymi do reprezentowania stron i odpowiedzialnymi za przebieg realizacji zamówienia są: 1. Ze strony Wykonawcy: a), tel... b).., tel. 2. Ze strony Zamawiającego: a)., tel. 6 KLAUZULA POUFNOŚCI 1. Strony umowy zobowiązane są do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 3

4 2. Za naruszenie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych cytowanej wyżej ustawy przez pracowników Wykonawcy wykonujących niniejsze zamówienie pełną odpowiedzialność ponosi Wykonawca. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji dotyczących obiektów Zamawiającego. 7 KARY UMOWNE 1. Wykonawca będzie zobowiązany zapłacić Zamawiającemu kary umowne: a) za nie terminowe dostarczenie zamówionej dokumentacji do siedziby Zamawiającego w wysokości 0,1 % wynagrodzenia brutto za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia w dostawie; b) za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w odebraniu dokumentów Zamawiającego z miejsca wskazanego w 1 ust. 3 w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto; c) za wydanie uszkodzonego dokumentu lub wydanie teczek oraz akt w pudłach zbiorczych w stanie niekompletnym w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto. 2. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy ustala się kary umowne w następujących wysokościach: 2.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia kar umownych z tytułu: a) odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, w wysokości 20 % całkowitej kwoty wynagrodzenia umownego brutto, w części świadczenia, które nie zostało zrealizowane; 2.2. Zamawiający zobowiązany jest do zapłacenia kar umownych z tytułu odstąpienia od umowy, z przyczyn zależnych od Zamawiającego w wysokości 20 % całkowitej kwoty wynagrodzenia umownego brutto, w części świadczenia, które nie zostało zrealizowane. 3. Stronom niezależnie od kar umownych przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa w/w kary umowne. 4. Zamawiający - w przypadku rażącego, udokumentowanego naruszenia postanowień niniejszej umowy przez drugą stronę - może rozwiązać umowę z Wykonawcą w trybie natychmiastowym. W takim przypadku Wykonawca zapłaci odszkodowanie w wysokości 20% ceny ofertowej brutto. 5. Zamawiającemu przysługuje prawo do odszkodowania z tytułu zagubienia, zniszczenia przechowywanych dokumentów z winy Wykonawcy. 7 ODSTĄPIENIE OD UMOWY 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzieć niniejszą umowę bez zachowania terminu wypowiedzenia, gdy Wykonawca: a) przetwarzał dane niezgodne z Umową; b) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Zamawiającego; c) nie zaprzestanie przetwarzania danych osobowych z naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Okres wypowiedzenia umowy przez strony wynosi jeden miesiąc. 3. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych. 8 SKŁADNIKI UMOWY Integralnymi składnikami niniejszej umowy są: 1. Opis Przedmiotu Zamówienia. 2. Formularz cenowy 3. Formularz ofertowy 4

5 4. Wykaz akt 5. Instrukcja kancelaryjna 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Sądem właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. Załączniki stanowią integralną część umowy. 4. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. 5. Umowa niniejsza zawiera ponumerowane i parafowane strony. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 5