Pobierz plik z przykładem

Transkrypt

1 :: Trik 1. Wygodne wprowadzanie symboli do komórek :: Trik 2. Szybkie wstawianie sformatowanych komentarzy :: Trik 3. Wielowarunkowe zliczanie danych :: Trik 4. Odczytanie wartości linii trendu :: Trik 5. UciąŜliwe wypełnianie serią Trik 1 Wygodne wprowadzanie symboli do komórek Czasami potrzebujesz wstawiać do komórek znaki znajdujące się w tablicy symboli. KaŜdorazowe wybieranie polecenia Wstaw symbol i wskazywane znaku moŝe okazać się męczące. Proponujemy wykorzystać autokorektę do automatycznego wstawiania często uŝywanych symboli. Przyjmijmy, Ŝe do komórek potrzebujesz wpisywać symbol strzałki. => Aby to sprawnie robić: 1. Z menu Wstaw wybierz polecenie Symbol (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Wstawianie i w grupie poleceń Tekst wybierz Symbol). 2. Zaznacz Ŝądany symbol, kliknij przycisk Wstaw, a następnie Zamknij. Rys. 1. Wybór symbolu do wstawienia 3. Skopiuj wstawiony symbol, podświetlając go w komórce i wciskając kombinację klawiszy Ctrl + C. 4. Z menu Narzędzia wybierz polecenie Opcje Autokorekty (w Excelu 2007: kliknij Przycisk pakietu Office/Opcje programu Excel, a następnie uaktywnij kategorię Sprawdzanie i wskaŝ Opcje Autokorekty). 5. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Autokorekta i upewnij się, Ŝe zaznaczone jest pole Zamieniaj tekst podczas pisania. 6. W polu Zamień wpisz kombinację znaków, która po wpisaniu do komórki zostanie zamieniona na potrzebny symbol (np. 2 znaki większości rys. 2). 1

2 7. W polu Na: wklej skopiowany wcześniej znak za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl + V. Rys. 2. Ustawienia autokorekty Teraz gdy wpiszesz do komórki 2 znaki większości zostaną one zamienione na symbol strzałki. Uwaga Te ustawienia dotyczą całego programu, a więc zamiana na symbol będzie dokonywana w kaŝdym skoroszycie. 2

3 Trik 2 Szybkie wstawianie sformatowanych komentarzy Wraz ze swoim współpracownikiem przygotowujesz raport. Swoje uwagi i spostrzeŝenia przekazujecie sobie w komentarzach wstawionych do arkusza. Niestety ich domyślny format, a przede wszystkim zbyt mała czcionka powodują, Ŝe czytanie informacji zawartych w komentarzach jest uciąŝliwe. Konieczne jest zatem ręczne formatowanie kaŝdego komentarza z osobna. Czy nie szkoda Ci na to czasu? Jeśli tak, skorzystaj z makra, które będzie wstawiać tylko czytelne komentarze. Rys. 1. Komentarz w domyślnym formacie PokaŜemy Ci, jak napisać makro, które wstawi komentarz z większą czcionką. => W tym celu: 1. Przejdź do Edytora Visual Basic, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt + F Wstaw nowy moduł (Insert/Module) i do okna kodu po prawej stronie wpisz makro z rysunku 2. Znajdziesz je takŝe w pliku z przykładem dołączonym do tego triku. Rys. 2. Makro wstawiające czytelny komentarz 3. Zapisz i zamknij Edytor VBA. 3

4 => Teraz sprawdź jak działa makro: 1. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F8. 2. Zaznacz makro CzytelnyKomentarz i kliknij Uruchom. W aktywnej komórce zostanie wstawiony komentarz (rys. 3). Rys. 3. Komentarz wstawiony za pomocą makra jest czytelniejszy Chciałbyś teraz ułatwić sobie wstawianie takiego komentarza bez potrzeby kaŝdorazowego uruchamiania go z menu? Aby to zrobić, przypisz do makra odpowiedni klawiszy skrótu, po naciśnięciu którego uruchomi się makro i wstawi komentarz do aktywnej komórki. => W tym celu 1. Ponownie otwórz okno dialogowe Makro. 2. Zaznacz makro i wybierz Opcje, pojawi się okno Opcje makra, w którym moŝesz przypisać mu dowolny skrót klawiaturowy (np.: Ctrl + Q). Wskazówka - W liniach makra:.name =.Size =.Bold =.ColorIndex = moŝesz dostosować formatowanie czcionki komentarza (kolejno: rodzaj czcionki, rozmiar, pogrubienie i kolor). - W linii: ActiveCell.AddComment Text:= zdefiniuj domyślny podpis, jaki ma się pojawić w kaŝdym nowo wstawianym komentarzu. 4

5 Trik 3 Wielowarunkowe zliczanie danych Przyjmijmy, Ŝe chcesz przeanalizować wyniki osiągnięte przez sprzedawców w danym okresie. Chcesz szybko sprawdzić, ilu z nich sprzedało więcej niŝ 10 maszyn. Dodatkowo zliczone wartości mają odnosić się jedynie do regionu Północ. Konieczne jest zatem uwzględnienie warunków z dwóch róŝnych kolumn. Czasami moŝe to stanowić problem. Rys. 1. Dane dotyczące sprzedaŝy maszyn => Aby wykonać takie obliczenie: 1. Do dowolnej pustej komórki arkusza wprowadź następującą formułę: =SUMA.ILOCZYNÓW((C2:C11>10)*(B2:B11="Północ")) Wynik otrzymasz natychmiast. Rys. 2. Formuła zwróciła poprawny wynik 5

6 Wskazówka Formułę moŝesz rozbudowywać, dodając kolejne warunki. Formuła zliczająca wartości z uwzględnieniem 3 kolumn mogłaby wyglądać następująco: =SUMA.ILOCZYNÓW((C2:C11>10)* (B2:B11="Północ")* (A2:A11="Sprzedawca 7")) 6

7 Trik 4 Odczytanie wartości linii trendu W arkuszu zgromadziłeś bieŝące notowania waluty Euro. Na podstawie tych danych przygotowałeś wykres i dodałeś do niego linię trendu za pomocą polecenia Wykres/Dodaj linię trendu (w Excelu 2007: aby dodać liniową linię trendu, naleŝy na karcie Narzędzia wykresów/układ, w grupie poleceń Analiza nacisnąć Linia trendu/liniowa linia trendu. W jaki sposób pobrać teraz wartość linii trendu dla danego dnia, np. dla r.? Rys. 1. Notowania waluty Euro Rys. 2. Wykres kursu Euro z dodaną linią trendu liniowego Z wykresu nie da się odczytać dokładnej wartości dla danego dnia, ale moŝesz skorzystać z funkcji REGLINX, która wyznacza wartość trendu liniowego danych dokładnie tak samo jak linia trendu na wykresie. => Aby to zrobić: 1. W komórce E1 wprowadź tekst: Wpisz datę:, a w komórce E2: Przewidywana wartość. 2. W komórce F1 wpisz datę, dla której ma zostać obliczony trend, np.:

8 3. W komórce F2 wpisz formułę: =REGLINX(F1;$B$2:$B$43;$A$2:$A$43) Uwaga W drugim i trzecim argumencie funkcji REGLINX musisz wpisać odpowiednio zakres wszystkich komórek z kursem Euro oraz zakres komórek z datami, w których były te notowania waluty. Liczba komórek w obu zakresach musi być taka sama, a Ŝaden z zakresów nie moŝe się składać z wielu obszarów. 4. Odpowiednio sformatuj komórki D1:F2 zgodnie z rysunkiem 3. Rys. 3. Arkusz z formułą obliczającą wartość trendu liniowego Teraz po wpisaniu w komórce F1 innej daty, w komórce F2 pojawi się obliczona wartość trendu liniowego dla tej daty. Wskazówka W podobny sposób za pomocą funkcji REGEXPW moŝesz obliczyć wartość trendu wykładniczego. W takim przypadku naleŝy w komórce F2 wpisać formułę: =REGEXPW($B$2:$B$43;$A$2:$A$43;F1) 8

9 Trik 5 UciąŜliwe wypełnianie serią Wypełnianie serią moŝe okazać się uciąŝliwe, gdy chcesz powielić (skopiować) wartość zakończoną cyfrą. Przykładowo wpis Towar 1 chcesz przenieść do kolejnych komórek. Jeśli przeciągniesz go w dół z wciśniętym lewym przyciskiem myszy, uzyskasz takie wartości: Towar 2, Towar 3 itd. Prezentuje to rysunek 1. Rys. 1. Wciśnięty lewy przycisk myszy uaktywnia wypełnianie serią => Aby przeprowadzić szybkie kopiowanie bez wypełniania serią, wykonaj następujące czynności: 1. Przeciągnij w dół zawartość komórki A1, ale z wciśniętym prawym przyciskiem myszy. 2. Po określeniu zakresu komórek zwolnij mysz, a pojawi się menu podręczne. 3. Wybierz z niego pozycję Kopiuj komórki, jak to przedstawia rysunek 2. Rys. 2. Kopiowanie zawartości komórki bazowej Wskazówka Aby skopiować wartość, moŝesz takŝe uŝywać lewego przycisku myszy, ale wówczas powinieneś cały czas trzymać wciśnięty klawisz Ctrl na klawiaturze. 9