Trik 1 Wyszukanie największej wartości z pominięciem liczb dodatnich

Transkrypt

1 :: Trik 1. Wyszukanie największej wartości z pominięciem liczb dodatnich :: Trik 2. Osobny wydruk stron parzystych i nieparzystych :: Trik 3. Zmiana kryteriów obliczeń jednym kliknięciem myszy :: Trik 4. Podsumowanie uwzględniające wstawiane wiersze :: Trik 5. Karty arkuszy oznaczone kolorem Trik 1 Wyszukanie największej wartości z pominięciem liczb dodatnich Pobierz plik z przykładem JeŜeli chcesz wyznaczyć największą wartość niedodatnią spośród liczb dodatnich i ujemnych, zastosowanie funkcji MAX nie przyniesie oczekiwanego wyniku. Potrzebna jest odpowiednia formuła tablicowa, która w obliczeniach zignoruje liczby dodatnie. Jej składnia przedstawia się następująco: =MAX(JEśELI(zakres>0;"";zakres)) - W miejsce słowa zakres wpisujesz adres komórek, w których znajdują się wszystkie dane źródłowe. - Jest to formuła tablicowa, a zatem za kaŝdym razem powinieneś ją zatwierdzać kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter. - UŜyty w ten sposób operator porównawczy większe niŝ (>) powoduje, Ŝe jeŝeli w zestawieniu źródłowym znajduje się wartość zerowa, to ona będzie wynikiem końcowym jako największa niedodatnia liczba. Jeśli chcesz otrzymać największą liczbę ujemną, uŝyj operatora większe niŝ lub równe (>=). - JeŜeli pomiędzy danymi źródłowymi znajdą się wartości tekstowe lub puste komórki, zostaną przez formułę zignorowane. Rysunek 1 przedstawia trzy sposoby wyznaczenia wartości maksymalnej. W komórce B3 wprowadzono zwykłą formułę opartą na funkcji MAX. Nie spełnia ona warunków obliczeń, poniewaŝ zwraca liczbę dodatnią: =MAX(A7:C11) Formuła w komórce B4 zwraca w wyniku 0, poniewaŝ w jej składni określono, Ŝe ma jedynie ignorować wartości dodatnie. =MAX(JEśELI(A7:C11>0;"";A7:C11)) W komórce B5 znajduje się natomiast formuła, która zwraca największą liczbę ujemną. Zarówno liczby dodatnie, jak i wartości zerowe są przez nią ignorowane w obliczeniach: =MAX(JEśELI(A7:C11>=0;"";A7:C11)) 1

2 Rys. 1. Największa wartość z pominięciem liczb dodatnich Wyjaśnienie działania formuły: - Funkcja JEśELI sprawdza kaŝdą komórkę z zakresu A7:C11 pod kątem występowania liczb dodatnich (>0). - Tworzona jest tablica wartości logicznych PRAWDA (dla liczb dodatnich) i FAŁSZ (dla liczb ujemnych i w tym przypadku 0). - Wszystkie wartości FAŁSZ są zamieniane w tablicy na rzeczywiste liczby z komórek, a w miejsce wartości PRAWDA jest podstawiany pusty ciąg znaków. - Na koniec funkcja MAX przeszukuje liczby znajdujące się w tablicy i zwraca największą. 2

3 Trik 2 Osobny wydruk stron parzystych i nieparzystych Pobierz plik z przykładem Bardzo często się zdarza, Ŝe chcesz wydrukować dane z arkusza po obu stronach kartki. W tym celu powinieneś najpierw uruchomić drukowanie stron nieparzystych, a potem parzystych. Excel w odróŝnieniu do Worda nie posiada opcji umoŝliwiającej wykonanie takiej operacji. Czy zatem nie da się uzyskać wydruku dwustronnego z poziomu arkusza kalkulacyjnego na zwykłej drukarce? Okazuje się, Ŝe problem ten moŝna rozwiązać za pomocą makra. Ze względu na to, Ŝe będzie ono wykorzystywane przy drukowaniu zestawień z wielu plików, pokaŝemy dodatkowo, jak je umieścić w skoroszycie makr osobistych PERSONAL.XLS (w Excelu 2007: PERSONAL.XLSB). Jest on otwierany automatycznie podczas uruchamiania Excela i pozostaje aktywny do chwili zamknięcia programu. Dzięki temu makra w nim umieszczone są dostępne niezaleŝnie od tego, jaki plik jest w danej chwili otwarty. => W tym celu: 1. Z menu Narzędzia wybierz polecenie Makro/Zarejestruj nowe makro (w Excelu 2007: kliknij przycisk Rejestrowanie makra znajdujący się w lewym dolnym rogu okna). 2. Z listy Przechowuj makro w wybierz Skoroszyt makr osobistych i zatwierdź, klikając OK. Rys. 1. Okno Rejestrowanie makra 3. Okno Rejestruj makro zostanie zamknięte, a na ekranie pojawi się pasek narzędziowy Zatrzymaj rejestrowanie (nie dotyczy Excela 2007). W naszym przypadku będziemy wpisywać makro samodzielnie, więc kliknij przycisk Zatrzymaj rejestrowanie, aby zakończyć pracę rejestratora. W Excelu 2007 znajdziesz go w lewym dolnym rogu okna. 4. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F11, aby otworzyć Edytor Visual Basic. 3

4 5. W oknie Project - VBAProject kliknij znaku plusa przy nazwie VBAProject (PERSONAL.XLS), aby rozwinąć drzewo modułów skoroszytu, a następnie podwójnym kliknięciem wybierz pozycję Module1. Rys. 2. Okno eksploratora projektu 6. Usuń kod wcześniej zarejestrowanego pustego makra i w jego miejsce wpisz kod z rysunku 3. Wskazówka Kod makra znajduje się w pliku z przykładem. W tym celu kliknij link znajdujący się pod tytułem triku. Rys. 3. Kod makra 7. Zapisz i zamknij Edytor VBA. => Aby zastosować makro: 8. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F8. 9. W oknie wskaŝ nazwę makra i kliknij Uruchom. Pojawi się okno jak na rysunku 4. 4

5 Rys. 4. Okno z pytaniem o numer początkowej strony wydruku Jeśli wpiszesz liczbę 1, wówczas wydrukowane zostaną strony 1, 3, 5, 7,... itd. JeŜeli natomiast wprowadzisz 2, druk będzie dotyczył stron: 2, 4, 6, 8,... itd. 5

6 Trik 3 Zmiana kryteriów obliczeń jednym kliknięciem myszy Pobierz plik z przykładem Przyjmijmy, Ŝe zaprojektowałeś podręczny arkusz, w którym sprawdzasz wielkość dziennej produkcji, podając liczbę pracowników oraz ich średnią dzienną wydajność. Liczba zatrudnionych często ulega zmianie i musisz za kaŝdym razem wpisywać wartości ręcznie. Proponujemy zastosowanie formantu o nazwie Pokrętło, dzięki któremu będziesz aktualizował liczbę pracowników jednym kliknięciem myszy. Rys. 1. Arkusz do obliczania całkowitej wielkości produkcji => Aby zastosować pokrętło: 1. Uaktywnij najpierw pasek narzędziowy Formularze (Widok/Paski narzędzi/formularze). W Excelu 2007 uaktywnij kartę Deweloper i grupie poleceń Formanty kliknij Wstaw. Wskazówka Jeśli karta Deweloper jest niewidoczna, uaktywnij ją w oknie opcji Excela. 2. Następnie odszukaj formant Pokrętło (w Excelu 2007: znajdziesz go w grupie formantów formularza), zaznacz go i wstaw, klikając odpowiednie miejsce arkusza (np. w obrębie komórki C1). Rozmiar formantu dostosuj według własnego uznania. Rys. 2. Wstawione pokrętło 6

7 => Teraz zdefiniuj ustawienia wstawionego formantu: 1. W tym celu kliknij pokrętło prawym przyciskiem myszy, z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj formant i przejdź do zakładki Formant. 2. W polach Wartość bieŝąca i Wartość minimalna wpisz 1; w polu Wartość maksymalna: 30000; w polu zmiana przyrostowa W polu Łącze komórki określ, do której komórki będą odnosić się zmiany wprowadzane za pomocą pokrętła. 4. Wpisz B1 i zatwierdź, klikając OK. Rys. 3. Dostosowanie ustawień pokrętła Od tego momentu wielkość zatrudnienia będziesz aktualizował jednym kliknięciem myszy. 7

8 Trik 4 Podsumowanie uwzględniające wstawiane wiersze Pobierz plik z przykładem Prowadzisz rejestr, do którego dodajesz nowe wartości. W jego ostatnim wierszu zestawienia znajduję się formuła podsumowująca wszystkie wpisy. Gdy dodasz pusty wiersz wewnątrz rejestru i wpiszesz nowe wartości, to nie są uwzględniane przez formułę sumującą. Rys. 1. Rejestr w pierwotnej postaci Aby formuła podsumowująca uwzględniała wstawiane wiersze, najlepiej posłuŝyć się funkcją PRZESUNIĘCIE. => W tym celu: 1. Formułę z komórki B10 zastąp poniŝszą: =SUMA(PRZESUNIĘCIE($B$1;1;;WIERSZ()-2)) Po jej wprowadzeniu komórka będzie automatycznie sumowała wszystkie wiersze dodane, zarówno na początku, jak i na końcu tabeli. Rys. 2. Formuła uwzględnia wstawiane wiersze 8

9 Wyjaśnienie działania formuły: Funkcja WIERSZ() zwraca numer wiersza komórki, w którym znajduje się ta formuła. PoniewaŜ komórek, które mają być sumowane, zawsze będzie o dwie mniej, to naleŝy odjąć od wyniku funkcji liczbę 2. Obliczona w ten sposób wartość słuŝy jako czwarty argument funkcji PRZESUNIĘCIE. Tworzy ona odwołanie do określonego obszaru komórek w odniesieniu do komórki B1. Obszar utworzony za pomocą tej funkcji jest przesunięty o jeden wiersz niŝej od komórki B1, a wysokość tego obszaru jest obliczana za pomocą funkcji WIERSZ - jak opisano wcześniej. Na końcu funkcja SUMA sumuje wszystkie komórki znajdujące się obszarze utworzonym za pomocą funkcji PRZESUNIĘCIE. Wskazówka W przypadku, gdy dane mają inny układ i zawierają więcej wierszy w nagłówku, naleŝy od funkcji WIERSZ odjąć liczbę o jeden większą niŝ liczba wierszy w nagłówku. 9

10 Trik 5 Karty arkuszy oznaczone kolorem Pobierz plik z przykładem Gdy pracujesz z wieloarkuszowym skoroszytem, bardzo łatwo się zgubić, jeśli karty arkuszy mają podobne nazwy. Przechodzenie między nimi w poszukiwaniu określonego raportu jest uciąŝliwe. MoŜesz poprawić czytelność zakładek arkuszy, nadając im kolory (polecenie dostępne w wersjach Excela 2002 i wyŝszych). Dzięki temu moŝesz oznaczyć powiązane ze sobą zestawienia jednym kolorem i w ten sposób stworzyć grupy arkuszy. => W tym celu: 1. Kliknij etykietę arkusza prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Kolor karty. Rys. 1. Nadawanie kolorów zakładkom arkuszy Wskazówka Jeśli chcesz nadać kolory jednocześnie większej liczbie arkuszy, zgrupuj je, klikając po kolei ich etykiety z wciśniętym klawiszem Ctrl i dopiero później wywołaj polecenie Kolor karty. 10