Treść zapytań oraz wyjaśnienia dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

1 Opole, dnia r. Treść zapytań oraz wyjaśnienia dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dot. postępowania nr 6/72/WAG/2014 na świadczenie usług pocztowych i kurierskich dla Opolskiego Oddziału Wojewódzkiego NFZ. Działając na podstawie art. 38 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późn. zm.) Opolski Oddział Wojewódzki NFZ przekazuje treść zapytań dotyczących zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z wyjaśnieniami. W przedmiotowym postępowaniu wpłynęły następujące zapytania: Pytanie nr 1: Zamawiający w 4 ust 3 projektu umowy stanowiącej załącznik nr 3 do SIWZ wymaga aby datą dokonania płatności faktur VAT był dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania stron. Czy zatem Zamawiający dopuszcza wykreślenie dotychczasowej treści 4 ust 3 projektu umowy i zastąpienie go treścią o brzmieniu: 3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem, na wskazane przez Wykonawcę na fakturze konto bankowe, w ciągu 14 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury wynosi 10 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą. Za datę dokonania płatności wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Wykonawcy"? Odpowiedź nr 1: Zamawiający podtrzymuje zapisy zawarte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

2 Pytanie nr 2: Zamawiający w 8 ust 1. projektu umowy stanowiącej załącznik nr 4 do SIWZ określił sytuacje, w których mogą nastąpić zmiany w umowie, dopuszczając między innymi zmianę cen jednostkowych usług w przypadku zaakceptowania tej zmiany przez Zamawiającego. Pragniemy zwrócić uwagę, iż w przedmiocie zamówienia Zamawiający wskazał ponad roczny okres obowiązywania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, natomiast Poczta Polska jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych, które objęte są przedmiotem zamówienia, nie może swobodnie ustalać cen za świadczenie tego typu usług. Zgodnie z art. 57 ustawy Prawo pocztowe Operator wyznaczony jest zobligowany do przedłożenia Prezesowi UKE projektu cennika usług powszechnych, który nie może przekroczyć maksymalnych rocznych poziomów opłat za usługi powszechne określonych w decyzji, o której mowa w art. 55 ust.1 dotyczącym przystępności cenowej tych usług. Natomiast art. 53 i 54 ustawy Prawo pocztowe wyznaczają ścisły reżim ustalania opłat za świadczenie powszechnych usług pocztowych. Czy zatem Zamawiający biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy prawa dopuszcza wykreślenie treści 8 projektu umowy i zastąpienie go treścią o brzmieniu: 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2.Strony przewidują możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku zmiany cen w wyniku: a. ustawowej zmiany stawek podatkowych (VAT) w okresie obowiązywania umowy; Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT. b. zmiany cennika powszechnych usług pocztowych zatwierdzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez obowiązujące przepisy Prawa pocztowego. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT", c. zmiany cennika usług pocztowych Wykonawcy pod warunkiem ich zaakceptowania przez Zamawiającego. 3.Przy braku akceptacji przez Zamawiającego zmienionych cen jednostkowych, o których mowa w ust.2 lit. c), Wykonawca ma prawo do wypowiedzenia umowy z zachowaniem

3 30-dniowego okresu wypowiedzenia z zastrzeżeniem, że w trakcie okresu wypowiedzenia jest zobowiązany do wykonywania usług za wynagrodzeniem zgodnym z cenami określonymi w treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. "? Odpowiedź nr 2: Zamawiający podtrzymuje zapisy zawarte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Pytanie nr 3: Zamawiający w pkt 10 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ nałożył na Wykonawcę obowiązek nadania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia w dniach ich przekazania przez Zamawiającego. Biorąc pod uwagę możliwość wystąpienia błędów ludzkich przy przygotowywaniu przesyłek do nadania przez Zamawiającego (praktyka wskazuje że takie przypadki mają miejsce dość często) oraz krótki czas na odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego przez przedstawiciela Wykonawcy, uniemożliwiający szczegółowe sprawdzenia poprawności wpisów poszczególnych przesyłek do książki nadawczej zwracamy się z propozycją dodania w pkt 10 SOPZ następującej treści: W przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę po dokonaniu odbioru przesyłek z siedziby Nadawcy niezgodności pomiędzy przesyłkami przygotowanymi do nadania przez Zamawiającego a wpisami w pocztowej książce nadawczej, Wykonawca jest zobowiązany do wyjaśnienia niezgodności przed przyjęciem przesyłek do nadania. W takiej sytuacji nadanie przesyłek może nastąpić w dniu następnym po dniu odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego po wyjaśnieniu niezgodności. Czy Zamawiający wyraża zgodę na zaproponowane zmiany? Odpowiedź nr 3: Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowane zmiany. Pytanie nr 4: Zamawiający w pkt 12 szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ stanowiącej załącznik nr 4 do SIWZ określił sposób postępowania Wykonawcy w przypadku nieobecności adresata przy doręczeniu przesyłki nakładając na Wykonawcę obowiązek wskazania gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać przesyłkę. Czy Zamawiający ma wymagania dotyczące standardów miejsca odbioru przesyłek, np. wymaga, aby miejscem odbioru przesyłek awizowanych było wyodrębnione stanowisko do wydawania przesyłek awizowanych, czy też dopuszcza aby miejscem odbioru przesyłek było miejsce ogólno dostępne, np. sklep, kiosk, itp.? Czy Zamawiający wymaga od Wykonawcy dysponowania odpowiednią ilością punktów odbioru przesyłek awizowanych na terenie kraju, określonych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego?

4 Odpowiedź nr 4: Zamawiający wymaga wykonywania usług w standardzie właściwym dla powszechnych usług pocztowych, gdyż przedmiotem niniejszego zamówienia jest doręczanie między innymi przesyłek o charakterze sądowym, w którym skuteczność doręczenia, rygory związane z prawidłowym awizowaniem mają znaczenie procesowe. Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował taką ilością placówek operatora pocztowego na danym terenie, która umożliwi bezproblemowy odbiór przez adresata przesyłek awizowanych z placówki operatora, znajdującej się najbliżej miejsca zamieszkania adresata i adresat przesyłki musi być powiadomiony na druku awiza, gdzie i w jakich godzinach może odebrać przeznaczoną dla niego przesyłkę. Pytanie nr 5: Czy Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby przesyłki były doręczane były do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicę objętego porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym? Odpowiedź nr 5: Zamawiający uznaje, iż wystarczającym jest dostarczenie przez Wykonawcę przesyłek nadawanych przez Zamawiającego do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą objętego porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym, lub każdą, dowolną inną organizacją, dowolnym przedsiębiorstwem, świadczącym usługi doręczania przesyłek poza granicami kraju. Pytanie nr 6: Czy Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru wymagających zastosowania trybu doręczeń określonego w Kodeksie postępowania administracyjnego, Kodeksie postępowania cywilnego, Ordynacji Podatkowej? Odpowiedź nr 6: TAK, Zamawiający w ramach zamówienia będzie nadawał również przesyłki listowe za potwierdzeniem odbioru wymagające zastosowania trybu doręczeń określonych przede wszystkim w Kodeksie postępowania administracyjnego i Kodeksie postępowania cywilnego. Pytanie nr 7: Czy Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez placówkę pocztową miało moc dokumentu urzędowego, zgodnie z przepisem art.17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2012r., poz.1529)? Odpowiedź nr 7: TAK, Zamawiający w zakresie swojej ustawowej działalności bywa stroną w postępowaniach, głównie cywilnych i administracyjnych i w związku z powyższym musi

5 korzystać także z potwierdzenia nadania przesyłek rejestrowanych, mającego moc dokumentu urzędowego. (Numeracja kontynuowana) Pytanie nr 8: W załączniku nr 1 do SIWZ (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia), w pkt. 2, Zamawiający wskazał, aby przesyłki będące przedmiotem zamówienia były realizowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013r. poz. 545). Wykonawcy informuje, że do stosowania powyższego rozporządzenia w całości zobowiązany jest jedynie operator wyznaczony w rozumieniu art. 178 ustawy Prawo pocztowe, tj. Poczta Polska S.A. Wykonawca może się zobowiązać do stosowania pewnych zasad określonych w powyższym akcie prawnym, prosi jednak o wskazanie konkretnych wymogów (np. zasad dot. doręczania pism), lub o usunięcie powyższego zapisu z SIWZ. Odpowiedź nr 8: Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę SIWZ w tym zakresie. Przepisy prawne określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia powinny wiązać Wykonawcę zamówienia w zakresie, w jakim dotyczą przedmiotu zamówienia. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż przepisy Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013r. poz. 545) mają być stosowane odpowiednio, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia r. Prawo pocztowe. Pytanie nr 9: W załączniku nr 1 do SIWZ, w pkt. 16 Zamawiający informuje, że: Zamawiający przewiduje w ramach zamówienia publicznego nadawanie przesyłek spełniających wymogi procedury kodeks postępowania administracyjnego, jednocześnie dopuszczając stosowanie druków zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłek nadanych w trybie kodeksu postępowania administracyjnego własnego nakładu, zgodnie z przepisami KPA. Czy przez powyższe Zamawiający rozumie nadawanie przesyłek w trybie art. 39 KPA, regulującego doręczanie przesyłek nadawanych przez organy administracji publicznej lub organy administrujące? Art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego Organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. poz. 1529), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

6 Odpowiedź nr 9: Zarówno Zamawiającego jak i Wykonawcę obowiązują i obowiązywać będą wszystkie obowiązujące przepisy o charakterze proceduralnym (m.in. Kodeks postepowania administracyjnego) w zakresie dotyczącym terminów i doręczeń. Narodowy Fundusz Zdrowia w zakresie swojej ustawowej działalności prowadzi postępowania administracyjne i w związku z tym jest zobowiązany do doręczania pism w przypadkach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego, w szczególności w odniesieniu do decyzji i postanowień (art. 109 i 125 KPA). Obowiązkiem tym objęte są także pisemne wezwania (art. 54 KPA) i zawiadomienia oraz inne pisma co do których istnieje obowiązek doręczania ze względu na zasadę czynnego udziału strony w postepowaniu administracyjnym. Pytanie nr 10: Czy Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie również przesyłek wymagających zastosowania przepisu art pkt. 2 KPA, art pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe), tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego? Art KPC Oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. Art pkt. 2 KPA: Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało: 2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego, Art pkt. 2 Ordynacji podatkowej: Art Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało: 2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo złożone w polskim urzędzie konsularnym; Odpowiedź nr 10: Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisów wymienionych przez Wykonawcę w pytaniu, w szczególności art pkt. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego i art Kodeksu postępowania cywilnego.

7 Pytanie nr 11: Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art pkt 2 KPA, art pkt 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, to: 1) czy dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? W ocenie Wykonawcy konieczność nadawania omawianych przesyłek nie jest istotnym elementem przedmiotu zamówienia. Ze względu na swoją specyfikę, a więc konieczność posługiwania się w tym zakresie operatorem wyznaczonym, uzasadnione jest ich wyłączenie i wszczęcie w tym zakresie osobnego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego obejmującego wyłącznie tego rodzaju przesyłki. 2) ewentualnie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego? Wykonawca informuje, że w tym przypadku będzie stosował następujący tryb: wydzielone przesyłki pocztowe, po ich odebraniu od Zamawiającego, w tym samym dniu zostaną dostarczone do placówki operatora wyznaczonego i nadana w imieniu Zamawiającego, Wykonawca następnie dostarczy Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie nadania. Wykonawca będzie tylko pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego. Sposób oznaczenia wniesienia opłaty pocztowej ustalony z Zamawiającym zastąpią znaki opłaty pocztowej stosowane przez operatora wyznaczonego. Powyższe działanie ma bardzo istotne znaczenie z punktu widzenia interesów Zamawiającego. W sytuacji bowiem gdy Zamawiający, jest stroną np. postępowania cywilnego i zależy mu na złożeniu pisma w terminie wynikającym z konkretnej procedury, winien taką przesyłkę wydzielić i wskazać operatorowi pocztowemu, że powinna być ona doręczona przez operatora wyznaczonego. W przeciwnym wypadku negatywne skutki procesowe (uchybienie terminu np. do wniesienia apelacji) poniesie Zamawiający, który nie poinformuje operatora pocztowego o charakterze przesyłki, na co ten ostatni nie miał żadnego wpływu. Możliwa jest również w tym zakresie sytuacja, że przesyłki muszą być przekazane operatorowi na tyle wcześnie do doręczenia, aby przesyłka "fizycznie" trafiła do organu/sądu w terminie przewidzianym na dokonanie danej czynności procesowej. Niemniej wymaga to współpracy z Zamawiającym i najpierw wyodrębnienia przesyłek, które muszą być nadane w trybach według ww. procedur.

8 Odpowiedź nr 11: Zamawiający nie dopuszcza możliwości wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający dopuszcza możliwość wydzielenia przesyłek wymagających nadania w sposób określony w art pkt 2 KPA i art KPC. Pytanie nr 12: Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego, czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny wszystkich przesyłek, które mają być nadawane w ten sposób? Zasady doręczeń obowiązujące w procedurze administracyjnej i cywilnej, a w szczególności konieczność nadania części przesyłek u operatora wyznaczonego wymagają innej organizacji Wykonawcy w zakresie realizacji usługi, jak też zaangażowania innych środków. W związku z tym, informacje, o których mowa powyżej będą niezwykle pomocne Wykonawcy w skalkulowaniu ceny oferty. Odpowiedź nr 12: Zamawiający nie może wskazać szacunkowego wolumenu tych przesyłek, gdyż nie prowadzi takich statystyk. Pytanie nr 13: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ. Odpowiedź nr 13: Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych przy zachowaniu czytelności danych wskazanych przez Zamawiającego. Informacje te nie mogą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ. Pytanie nr 14: W związku z pkt. 5 Załącznika nr 1 do SIWZ, Wykonawca zwraca się z prośbą o informację, czy Zamawiający przewiduje realizację przedmiotu umowy przy pomocy frankownicy? W przypadku odpowiedzi twierdzącej, Wykonawca prosi o wyjaśnienie kwestii zawartych w poniższych pytaniach:

9 - Czy w ogóle istnieje możliwość alternatywnego świadczenia usług pocztowych będących przedmiotem zamówienia bez konieczności użycia maszyny do frankowania w ogóle? - Jaki termin na uruchomienie frankownicy przewiduje Zamawiający? Wskazać należy, że mając na uwadze doświadczenie Wykonawcy w tym zakresie termin ten realnie nie może być krótszy niż 14 dni. - Czy Zamawiający będzie pokrywał koszty używania maszyny do frankowania, na które składają się, w szczególności koszty przeprogramowania maszyny do frankowania oraz czynności serwisowych? Odpowiedź nr 14: Zamawiający nie przewiduje realizacji przedmiotu umowy przy pomocy frankownicy. W związku z powyższym, zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający zmienia treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w następujący sposób: w załączniku Nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia pkt. 5 otrzymuje następujące brzmienie: 5. Znak opłaty na przesyłkach będzie nanoszony przez Zamawiającego przy opłacie z dołu poprzez nadruk lub odcisk pieczęci (na kopertach, opakowaniu) o treści uzgodnionej z Wykonawcą. Pytanie nr 15: Czy Zamawiający dopuszcza odbiór korespondencji od Zamawiającego przeznaczonej do nadania w przedziale od 8.00 do 11.00? Odpowiedź nr 15: Zamawiający podtrzymuje zapisy zawarte w SIWZ.