KSIĄŻKA PROCEDUR PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH NA LATA

Transkrypt

1 Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Al. Jana Pawła II nr 70; Warszawa KSIĄŻKA PROCEDUR PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH NA LATA POSTĘPOWANIE W OKRESIE ZWIĄZANIA CELEM DLA DZIAŁAŃ 125 POPRAWIANIE I ROZWIJANIE INFRASTRUKTURY ZWIĄZANEJ Z ROZWOJEM I DOSTOSOWYWANIEM ROLNICTWA I LEŚNICTWA, 313, 322, 323 ODNOWA I ROZWÓJ WSI, 321 PODSTAWOWE USŁUGI DLA GOSPODARKI I LUDNOŚCI WIEJSKIEJ ORAZ OSI 4 LEADER W RAMACH PROW Wersja zatwierdzona 4

2 Karty obiegowe KP Zatwierdzenie KP Opracowali: Data złożenia podpisu: Podpis i pieczęć: Osoby przygotowujące dokument Dyrektor Departamentu Działań Delegowanych Zatwierdzenie: Data złożenia podpisu: Podpis i pieczęć: Zastępca Prezesa ARiMR Wprowadzenie KP w życie Zakres obowiązywania Data wprowadzenie KP w życie Wprowadzający KP w życie Data złożenia podpisu Podpis i pieczęć KP obowiązuje w pełnym zakresie Zastępca Prezesa ARiMR Metryczka zmian: Lp. Data Imię i nazwisko Wersja Opis zmian do poprzedniej wersji r. Joanna Andrzejczyk 1.1. Utworzenie dokumentu r. Joanna Andrzejczyk 1.2 Uwzględnienie uwag zgłoszonych przez departamenty Centrali ARiMR r. Joanna Andrzejczyk 1.3 Uwzględnienie uwag zgłoszonych przez DAW r. Joanna Andrzejczyk 1z. Zatwierdzenie książki procedur r. Joanna Andrzejczyk 2.1 Rozszerzenie obszaru obowiązywania procedury o działania Osi 4 Leader r. Joanna Andrzejczyk 2.2 Uwzględnienie uwag zgłoszonych przez departamenty Centrali ARiMR.

3 r. Joanna Susabowska 2z Zatwierdzenie książki procedur r. Joanna Susabowska 3.1/r Wprowadzenie autopoprawek zgodnie z kartą aktualizacji r Joanna Susabowska 3.2/r Uwzględnienie uwag zgłoszonych przez Urzędy Marszałkowskie r Joanna Susabowska 3.3/r Wprowadzenie uwag zgłoszonych przez Urzędy Marszałkowskie oraz MRiRW r Joanna Susabowska 3.4/r Wprowadzenie uwag zgłoszonych przez Departamenty ARiMR r. Joanna Susabowska 3z Zatwierdzenie książki procedur r. Ewelina Król 4.1/r Wprowadzenie zmian do procedury zgodnie z kartą aktualizacji r. Ewelina Król 4.2/r Wprowadzenie uwag zgłoszonych przez Departamenty ARiMR r. Ewelina Król 4.3/r Wprowadzenie uwag zgłoszonych przez DAW ARiMR r. Ewelina Król 4z Zatwierdzenie książki procedur.

4

5 Spis treści: 1. PROCEDURY Procedura postępowania w okresie związania celem Przedmiot procedury Obszar Funkcja Przebieg procesu Sporządzenie, wysyłanie pisma Postępowanie w okresie związania celem Reguły Załączniki CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY ZAŁĄCZNIKI Karta aktualizacji 3.2. Pismo do Beneficjenta z prośbą o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień P-1/ Pismo z listą elementów do sprawdzenia do komórki kontrolnej z prośbą o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy P-2/ Deklaracja bezstronności D-1/ Karta oceny w okresie związania celem K-1/ Instrukcja wypełnienia Karty oceny w okresie związania celem IK-1/191 Spis treści Strona 5 z 25

6

7 1. PROCEDURY

8

9 1. PROCEDURY 1.1. Procedura postępowania w okresie związania celem Przedmiot procedury Procedura opisuje zasady postępowania w okresie związania celem: po przeprowadzeniu kontroli ex post; uzyskania informacji o możliwości wystąpienia uchybień związanych z wykonywaniem zobowiązań w okresie związania celem Obszar Procedura postępowania w okresie związania celem dotyczy działań: Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa Odnowa i rozwój wsi 313, 322, 323. Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej 321. Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju 413: dla projektów kwalifikujących się do udzielenia pomocy w ramach działania Odnowa i rozwój wsi, dla projektów, które nie kwalifikują się do wsparcia w ramach działań Osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi tzw. małych projektów, Wdrażanie projektów współpracy 421, Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja Funkcja Procedura przedstawia przebieg procesu postępowania w okresie związania celem, zakres czynności i odpowiedzialności pracowników zaangażowanych w proces oraz wykorzystywane wzory dokumentów. 1. Strona 9 z 25

10

11 Przebieg procesu Sporządzenie, wysyłanie pisma Decyzja o konieczności sporządzenia pisma Pracownik weryfikujący Sporządzenie i parafowanie pisma Osoba upoważniona do podpisania pisma Podpisanie pisma PIsmo Pracownik kancelaryjny Wysłanie pisma Wysłano pismo 1. Strona 11 z 25

12

13 Postępowanie w okresie związania celem Wpłynął raport z kontroli ex post Informacja o możliwości wystąpienia uchybień w okresie związania celem Pracownik weryfikujacy Pracownik sparawdzający Analiza sprawy Karta oceny K-1/191 Nie stwierdzono uchybień w okresie związania celem Stwierdzono nieprawidłowości w okresie związania celem Pracownik weryfikujacy Pracownik weryfikujacy Pracownik sparawdzający Uzasadnienie podjętej decyzji Karta oceny K-1/191, pisma itp. Pracownik sparawdzający Dalsze post. zależne od sprawy. Np wyliczenie kwoty zwrotu wypłaconej pomoc Karta oceny K-1/191, pisma itp. Pracownik zatwierdzający Pracownik zatwierdzający Dołączono dokumentację do teczki aktowej sprawy 1. Strona 13 z 25

14 1. Strona 14 z 25

15 Reguły 1. Procedura uruchamiana jest w następujących przypadkach: przeprowadzenia kontroli ex post; uzyskania informacji o możliwości wystąpienia uchybień/nieprawidłowości w okresie związania celem zapisanym w umowie/decyzji o przyznanie pomocy, ustawie, rozporządzeniach wykonawczych, rozporządzeniu 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L 277 z r., str. 1 z późn. zm.) oraz jego aktach wykonawczych. 2. Przed rozpoczęciem oceny wywiązania się ze zobowiązań w okresie związania celem wszystkie osoby uczestniczące w tym procesie muszą zapoznać się z deklaracją bezstronności (D-1/191) a następnie podpisać ją i załączyć do teczki wniosku. 3. Na każdym etapie procesu postępowania w okresie związania celem dla działań: Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa Odnowa i rozwój wsi 313, 322, 323. Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej 321. Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju 413: dla projektów kwalifikujących się do udzielenia pomocy w ramach działania Odnowa i rozwój wsi, dla projektów, które nie kwalifikują się do wsparcia w ramach działań Osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi tzw. małych projektów, Wdrażanie projektów współpracy 421, Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja 431, może wystąpić podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości. 4. W przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w myśl rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1848/2006 z dnia 14 grudnia 2006 r. dotyczącego nieprawidłowości i odzyskiwania kwot niesłusznie wypłaconych w związku z finansowaniem wspólnej polityki rolnej oraz organizacji systemu informacyjnego w tej dziedzinie i uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 595/91 (Dz. U. L 355 z r., str. 56) lub stwierdzenia wystąpienia błędów administracyjnych/ systematycznych należy stosować zasady postępowania określone w Książce Procedur KP ARiMR. 5. W przypadku konieczności rozwiązania umowy przyznania pomocy należy stosować tryb i zasady postępowania określone w Książce Procedur KP ARiMR. 6. W przypadku konieczności odzyskania kwot nienależnie lub nadmiernie pobranych należy stosować tryb i zasady postępowania określone w Książce Procedur KP ARiMR. 7. W przypadku złożenia przez beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w zakresie rozstrzygnięcia dotyczącego oceny związania celem należy stosować tryb i zasady określone w KP ARiMR. 8. Proces wyjaśniania i rozpatrywania sprawy powinien być udokumentowany. Wszelkie wykonywane czynności powinny mieć odzwierciedlenie w aktach sprawy Na etapie procesu rozpatrywania postępowania w okresie związania celem wyznaczony pracownik merytoryczny wykonuje czynności związane z dołączeniem dokumentów do już istniejącej teczki aktowej sprawy. Każdorazowo w korespondencji i dokumentacji, zarówno w formie papierowej, jak również elektronicznej, której wzory stanowią załączniki do niniejszej procedury, jak również w innej dokumentacji dołączonej do sprawy, należy wpisać znak sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. W przypadku braku pola na znak sprawy, na dołączane dokumenty znak sprawy nanoszony jest manualnie. 1. Strona 15 z 25

16 9. Z uwagi na obowiązek sprawozdawczy należy pamiętać, iż dane dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości oraz liczby przeprowadzonych kontroli, z wyszczególnieniem liczby kontroli mających wpływ na przyznanie pomocy oraz kontroli nie mających wpływu na przyznanie pomocy są niezbędne do przygotowania sprawozdań półrocznych i rocznych z realizacji PROW , zgodnie z opracowaną przez MRiRW KP-008 Książka Procedur monitorowania i sprawozdawczości procedura dotycząca monitorowania i sprawozdawczości realizacji Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich dla zadań delegowanych do samorządów województw. 10. Mając na uwadze obowiązek przygotowania Raportu rocznego z kontroli na miejscu o którym mowa w art. 31 rozporządzenia Komisji (UE) Nr 65/2011 z dnia 27 stycznia 2011 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 w odniesieniu do wprowadzenia procedur kontroli oraz do zasady wzajemnej zgodności w zakresie środków wsparcia rozwoju obszarów wiejskich (Dz. U. L 25 z r., str. 8, z późn. zm.), w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie przeprowadzonej kontroli na miejscu, należy zabezpieczyć dane do sporządzenia ww. Raportu. 11. Dopuszcza się zmiany w pismach będących załącznikami do procedury. W przypadku, gdy w ocenie pracownika SW, niezbędne jest dodanie informacji, której nie ma we wzorze pisma, należy ją zamieścić na końcu pisma. Natomiast w przypadku braku wzorów pism proceduralnych należy stosować pisma zgodnie ze wzorem stosowanym w danej instytucji. 12. Podczas sporządzania pism w nagłówku pisma należy umieścić logo UE, PROW oraz jednostki organizacyjnej w sposób zgodny z Księga Wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata : dla osi Leader dla pozostałych działań obsługiwanych przez SW: 1. Strona 16 z 25

17 Załączniki Symbol dokumentu Nazwa Opis dokumentu P-1/191 P-2/191 D-1/191 K-1/191 IK-1/191 Pismo do Beneficjenta z prośbą o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień Pismo z listą elementów do sprawdzenia do komórki kontrolnej z prośbą o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy Deklaracja bezstronności Karta oceny w okresie związania celem Instrukcja wypełniania Karty oceny w okresie związania celem Dokument wychodzący Dokument wychodzący 1. Strona 17 z 25

18 1. Strona 18 z 25

19 2. CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY

20

21 2. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy Stanowisko Proces Zakres czynności Pracownik kancelaryjny Postępowanie w okresie związania celem Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta z prośbą o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień Stosowane wzory dokumentów P-1/191 Pracownik weryfikujący Postępowanie w okresie związania celem Podpisanie deklaracji bezstronności Analiza sprawy Wypełnienie karty oceny w okresie związania celem.. D-1/191 K-1/191 Pisma proceduralne lub inne pisma wynikające z okoliczności lub potrzeb danej sprawy. Sporządzenie i parafowanie pisma do beneficjenta z prośbą o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień P-1/191 Sporządzenie i parafowanie pisma z listą elementów do sprawdzenia do komórki kontrolnej z prośbą o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy P-2/191 Uzupełnienie istniejącej teczki aktowej sprawy o dokumentację powstałą w ramach przedmiotowej procedury. Pracownik sprawdzający Postępowanie w okresie związania celem Podpisanie deklaracji bezstronności Analiza sprawy D-1/191 K-1/191 Sprawdzenie karty oceny w okresie związania celem. Pisma proceduralne lub inne pisma wynikające z okoliczności lub potrzeb danej sprawy. Pracownik zatwierdzający Postępowanie w okresie związania celem Podpisanie deklaracji bezstronności Analiza sprawy D-1/191 K-1/191 Podjęcie ostatecznej decyzji w przypadku braku zgodności stanowisk pracowników: Pisma proceduralne lub 2. Strona 21 z 25

22 Stanowisko Proces Zakres czynności weryfikującego i sprawdzającego. Podpisanie pisma z listą elementów do sprawdzenia do komórki kontrolnej z prośbą o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy Podpisanie karty oceny w okresie związania celem.. Zatwierdzenie karty oceny. Stosowane wzory dokumentów inne pisma wynikające z okoliczności lub potrzeb danej sprawy. P-2/191 K-1/191 K-1/191 Osoba upoważniona do podpisania pisma Marszałek Województwa bądź osoba upoważniona Postępowanie w okresie związania celem Podpisanie deklaracji bezstronności Podpisanie pisma do beneficjenta z prośbą o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień D-1/191 P-1/ Strona 22 z 25

23 3. ZAŁĄCZNIKI

24

25 1 2 3 Symbol dokumentu Nazwa Opis dokumentu P-1/191 Pismo do Beneficjenta z prośbą Wzór dokumentu o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień P-2/191 Pismo z listą elementów do Wzór dokumentu sprawdzenia do komórki kontrolnej z prośbą o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy D-1/191 Deklaracja bezstronności Wzór dokumentu K-1/191 Karta oceny w okresie związania Wzór dokumentu celem IK-1/191 Instrukcja wypełniania Karty oceny w okresie związania Wzór dokumentu Wersja zatwierdzona Strona 25 z 25

26 3.5. Karta oceny w okresie związania celem (K-1/191) KARTA OCENY W OKRESIE ZWIĄZANIA CELEM K-1/191 Oś: Działanie: Nazwa jednostki oceniającej wniosek: Znak sprawy: Urząd Marszałkowski albo wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna Nazwa Beneficjenta: Numer umowy o przyznanie pomocy/decyzji: Tytuł operacji: 3.5. Strona 1 z 8

27 CZĘŚĆ A: OCENA W OKRESIE ZWIĄZANIA CELEM CZĘŚĆ A 1: ZGODNOŚĆ OPERACJI Z UMOWĄ/DECYZJĄ O PRZYZNANIU POMOCY, USTAWĄ, ROZPORZĄDZENIAMI WYKONAWCZYMI, ROZPOR ZĄDZENIEM 1698/2005 I JEGO AKTAMI WYKONAWCZYMI Weryfikujący Sprawdzający I. Zobowiązania dotyczące okresu związania celem: TAK NIE TAK NIE 1. Czy operacja nie uległa istotnej modyfikacji Uwagi: Czy beneficjent nie odniósł nienależnej korzyści związane z operacją Czy w miejscu realizacji operacji jest prowadzona działalność zgodna z umową/decyzją o przyznaniu pomocy Czy w okresie związania celem nie miała miejsca zmiana charakteru własności Zweryfikował: Imię i nazwisko Weryfikującego Data i podpis Sprawdził: /../20. Imię i nazwisko Sprawdzającego Data i podpis /../20. Decyzja w przypadku braku zgodności stanowisk: Imię i nazwisko osoby zatwierdzajacej lub osoby upoważnionej: Data i podpis /../20. Uzasadnienie podjętej decyzji przez osobę zatwierdzającą: Strona 2 z 8

28 CZĘŚĆ A 2: WSTĘPNY WYNIK WERYFIKACJI ZGODNOŚCI OPERACJI Z UMOWĄ/DECYZJĄ O PRZYZNANIU POMOCY, USTAWĄ, ROZPORZĄDZENIAMI WYKONAWCZYMI, ROZPORZĄDZENIEM 1698/2005 I JEGO AKTAMI WYKONAWCZYMI Weryfikujący Sprawdzający Wynik weryfikacji zgodności z umową/decyzją o przyznaniu pomocy oraz zasadami dotyczacymi udzielenia pomocy: TAK NIE TAK NIE 1. W wyniku oceny w okresie związania celem wymagane jest złożenie wyjaśnień przez beneficjenta W wyniku oceny w okresie związania celem stwierdzono, iż realizowana przez beneficjenta operacja jest zgodna z umową/decyzją o przyznaniu pomocy, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi Zakres koniecznych wyjaśnień:.... Uwagi: Data doręczenia Beneficjentowi wezwania: Wyjaśnienia należy złożyć w terminie: Data nadania/złożenia wyjaśnień przez Beneficjenta: / /20.. / /20.. / / Strona 3 z 8

29 Weryfikujący Sprawdzający Weryfikacja wyjaśnień złożonych przez beneficjenta TAK NIE TAK NIE Uwagi: Zweryfikował: Imię i nazwisko Weryfikującego Data i podpis /../20. Sprawdził: Imię i nazwisko Sprawdzającego Data i podpis /../20. Decyzja w przypadku braku zgodności stanowisk: Imię i nazwisko osoby zatwierdzajacej lub osoby upoważnionej: Data i podpis /../20. Uzasadnienie podjętej decyzji przez osobę zatwierdzającą: Strona 4 z 8

30 CZĘŚĆ B 1: WYNIK KONTROLI CZĘŚĆ B: KONTROLA BENEFICJENTA Weryfikujący Sprawdzający Wskazanie do przeprowadzenia kontroli TAK NIE TAK NIE 1. W wyniku oceny w okresie związania celem stwierdzono konieczność przeprowadzenia kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy Elementy do sprawdzenia podczas kontroli u beneficjenta: Zweryfikował: Imię i nazwisko Weryfikującego Data i podpis /../20. Sprawdził: Imię i nazwisko Sprawdzającego Data i podpis /../20. Decyzja w przypadku braku zgodności stanowisk: Imię i nazwisko osoby zatwierdzajacej lub osoby upoważnionej: Data i podpis /../20. Uzasadnienie podjętej decyzji przez osobę zatwierdzającą:... Weryfikujący Sprawdzający Wynik kontroli: TAK NIE TAK NIE 1. W wyniku przeprowadzonej kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy o przyznaniu pomocy stwierdzono, że realizowana przez beneficjenta operacja jest zgodna z umową/decyzją o przyznanie pomocy, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi 2. W wyniku przeprowadzonej kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznaniu pomocy stwierdzono nieprawidłowości w okresie związania celem Zweryfikował: Imię i nazwisko Weryfikującego Data i podpis /../20. Sprawdził: Imię i nazwisko Sprawdzającego Data i podpis /../20. Decyzja w przypadku braku zgodności stanowisk: Imię i nazwisko osoby zatwierdzajacej lub osoby upoważnionej: Data i podpis /../20. Uzasadnienie podjętej decyzji przez osobę zatwierdzającą: Strona 5 z 8

31 CZĘŚĆ C: DODATKOWE CZYNNOŚCI CZĘŚĆ C 1: UZYSKANIE DODATKOWYCH OPINII / INFORMACJI Opis dodatkowych czynności wykonanych w ramach sprawy Zweryfikował: Imię i nazwisko Weryfikującego Data i podpis /../20. Sprawdził: Imię i nazwisko Sprawdzającego Data i podpis /../20. Zatwierdził: Imię i nazwisko osoby zatwierdzajacej lub osoby upoważnionej: Data i podpis /../20. Uzasadnienie podjętej decyzji przez osobę zatwierdzającą: Strona 6 z 8

32 CZĘŚĆ D: WYNIK OCENY W OKRESIE ZWIĄZANIA CELEM CZĘŚĆ D 1: WYNIK OCENY ZWIĄZANIA CELEM Weryfikujący Sprawdzający TAK NIE TAK NIE 1. Czy w wyniku oceny związania celem stwierdzono nieprawidłowości 2. Czy w wyniku oceny związania celem należy żądać zwrotu części/całości wypłaconej pomocy Uzasadnienie:... Zweryfikował: Imię i nazwisko Weryfikującego Data i podpis /../20. Sprawdził: Imię i nazwisko Sprawdzającego Data i podpis /../20. Zatwierdził: Imię i nazwisko osoby zatwierdzajacej lub osoby upoważnionej: Data i podpis /../20. Uzasadnienie podjętej decyzji przez osobę zatwierdzającą: Strona 7 z 8

33 CZĘŚĆ E: WYLICZNIE KWOTY ZWROTU CZĘŚĆ E 1: ZESTAWIENIE WYLICZONEJ KWOTY ZWROTU POMOCY Lp. Zakres rzeczowy Wypłacona kwota pomocy Wartość zakwestionowana RAZEM Wyliczenie kwoty zwrotu pomocy Kwota pomocy wypłacona na realizację operacji Kwota zakwestionowanych kosztów Kwota wypłaconej pomocy po odjęciu zakwestionowanych kosztów (poz.1-poz.2) Udział procentowy kwoty zakwestionowanej do kwoty wypłaconej [(poz.1-poz.3)/poz.3]*100 Kwota zmniejszenia (w przypadku gdy poz. 4 przekracza 3%) (poz. 1 -poz.3) Kwota należna beneficjentowi po zastosowaniu zmniejszeń (poz.1-poz.2-poz.5) Kwota środków do zwrotu przez beneficjenta (poz.1-poz.6) Zweryfikował: Imię i nazwisko Weryfikującego Data i podpis Sprawdził: Imię i nazwisko Sprawdzającego /../20. Data i podpis Zatwierdził: /../20. Imię i nazwisko osoby zatwierdzajacej lub osoby upoważnionej: Data i podpis /../20. Uzasadnienie podjętej decyzji przez osobę zatwierdzającą: Strona 8 z 8

34 3.4. Deklaracja bezstronności D-1/191 D-1/191 Deklaracja bezstronności Ze względu na uczestnictwo w procesie oceny w okresie związania celem: Znak sprawy: Nazwa Beneficjenta:. Niniejszym oświadczam, że: 1. Zapoznałem(-am) się z książką procedur KP ARiMR postępowanie w okresie związania celem dla działań 125 poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa, 313, 322, 323 odnowa i rozwój wsi, 321 podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej oraz osi 4 leader w ramach PROW Zgodnie z posiadaną przeze mnie wiedzą nie pozostaję z żadnym z podmiotów kontrolowanych w ramach ww. procedury w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na moje prawa lub obowiązki. 3. Osoba kontrolowana w ramach ww. procedury nie jest oraz nie była moim małżonkiem ani krewnym i powinowatym do drugiego stopnia, osobą związaną ze mną z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. W przedmiotowej sprawie nie byłem świadkiem lub biegłym albo nie byłem lub nie jestem przedstawicielem jednej ze stron, albo w której przedstawicielem strony jest jedna z osób wymienionych w punkcie poprzedzającym. 5. W przedmiotowej sprawie nie brałem udziału w postępowaniu w niższej instancji i nie uczestniczyłem w wydaniu zaskarżonego rozstrzygnięcia. 6. W przedmiotowej sprawie nie wszczęto przeciw mnie dochodzenia służbowego, postępowania dyscyplinarnego lub karnego. 7. Osoba kontrolowana w ramach ww. procedury nie jest osobą pozostającą wobec mnie w stosunku nadrzędności służbowej. 8. Zgodnie z posiadaną przeze mnie wiedzą nie pozostaję z żadnym z podmiotów kontrolowanych w ramach ww. procedury w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do mojej bezstronności. W przypadku stwierdzenia takiej zależności zobowiązuję się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie bezpośredniego przełożonego i wycofania się z oceny w okresie związania celem. 9. Zgodnie z posiadaną przeze mnie wiedzą nie byłem(-am) członkiem władz żadnej z osób prawnych kontrolowanych w ramach ww. procedury. W przypadku stwierdzenia 3.4. Strona 1 z 2

35 takiej zależności zobowiązuję się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie bezpośredniego przełożonego i wycofania się z oceny w okresie związania celem. 10. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy i zaufaniu wszystkich informacji i dokumentów ujawnionych mi lub wytworzonych przeze mnie lub przygotowanych przeze mnie w trakcie lub jako rezultat oceny wniosków. Informacje te powinny być użyte tylko dla celów niniejszej oceny i nie powinny być ujawnione osobom trzecim. Lp. Imię i nazwisko Pełniona funkcja Data i miejsce Czytelny podpis 3.4. Strona 2 z 2

36 3.6. Instrukcja wypełnienia Karty oceny w okresie związania celem (IK-191) Instrukcja wypełnienia Karty oceny w okresie związania celem IK-1/191 Niniejsza procedura uruchamiana jest w następujących przypadkach: przeprowadzenia kontroli ex post; uzyskania informacji o możliwości wystąpienia uchybień związanych z wykonywaniem zobowiązań w okresie związania celem w tym miedzy innymi: uzyskania od podmiotów zewnętrznych informacji o możliwości niezachowania warunków umowy przyznania pomocy przez beneficjenta, np. donos, kontrola UKS, NIK, służby KE, ETO, MF, itp., uzyskania informacji o przeprowadzonych w ARiMR audytach/kontrolach (np. audyty DAW, kontrole doraźne DDD, kontrole sprawdzające DKM), uzyskania informacji z Monitora Sądowego i Gospodarczego, KRS o statusie prawnym beneficjenta, uzyskania innych informacji o wystąpieniu uchybień/nieprawidłowości w okresie związania celem. 1.Kartę oceny wypełnia pracownik weryfikujący zgodnie z instrukcją poprzez: a) zaznaczenie symbolem X właściwego kwadratu, b) wpisanie w pola opisowe kwot, dat lub innych odpowiednich informacji. 2. Poprawność Karty sprawdza pracownik sprawdzający zgodnie z niniejszą instrukcją wypełniając ją jako Sprawdzający. Po zakończeniu etapu weryfikacji, pracownik weryfikujący składa podpis w wyznaczonym miejscu, a następnie przekazuje Kartę pracownikowi sprawdzającemu i wypełnia Kartę jako Sprawdzający. Sprawdzający podpisuje się w miejscach do tego wyznaczonych. W przypadku braku zgodności pracownika weryfikującego i pracownika sprawdzającego ostateczną decyzję podejmuje pracownik zatwierdzający uzasadniając podjętą decyzję i podpisując się w miejscu do tego wyznaczonym. Osobą zatwierdzającą nie może być ani Weryfikujący ani Sprawdzający. Jeżeli stanowiska Weryfikujący i Sprawdzającego są zgodne Weryfikujący przechodzi do kolejnych czynności związanych z oceną. Strona tytułowa karty oceny w okresie związania celem Na stronie tytułowej Karty należy wpisać pełną nazwę osi, działania, Samorządu Województwa, znak sprawy, imię i nazwisko beneficjenta lub nazwę beneficjenta, numer umowy/decyzji oraz tytuł operacji. CZĘŚĆ A. Ocena w okresie związania celem CZĘŚĆ A 1. Zgodność operacji z umową/decyzją o przyznaniu pomocy, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi W punkcie I. Zobowiązania dotyczące okresu związania celem 3.6. Strona 1 z 4

37 Na podstawie raportu z czynności kontrolnych/pozyskanych informacji o możliwości wystąpienia uchybień w okresie związania celem należy zweryfikować czy operacja jest zgodna z umową o przyznanie pomocy/decyzją/rozporządzeniami wykonawczymi programem itp. W tym celu należy na podstawie posiadanych informacji odpowiedzieć na pytania 1 4. W pkt. 5.. (katalog otwarty) należy wymienić zobowiązania dotyczące okresu związania celem w odniesieniu do operacji której dotyczy kontrola. Zobowiązania te muszą być zgodne z umową/decyzją o przyznanie pomocy, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi. Należy pamiętać, aby pytania były formułowane w sposób umożliwiający jednoznaczne udzielenie odpowiedzi NIE - oznaczającej podejrzenie wystąpienia uchybień, albo TAK wskazującej na zgodność operacji z umową/decyzją o przyznanie pomocy/rozporządzeniami wykonawczymi. Odpowiedzi należy udzielić po dogłębnej i szczegółowej analizie wymienionych zobowiązań. W przypadku udzielenia odpowiedzi TAK we wszystkich pozycjach należy podać uzasadnienie podjętej decyzji w miejscu uwagi i przejść do Części A 2 Wstępny wynik weryfikacji zgodności z umową/decyzją o przyznaniu, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi i zaznaczyć odpowiedź przy pytaniu 2 i przejść do Części D karty. W przypadku udzielenia odpowiedzi NIE w przynajmniej jednej pozycji punktu I. Zobowiązania dotyczące okresu związania celem należy przejść do Części A2 Wstępny wynik weryfikacji zgodności z umową/decyzją o przyznaniu, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi i zaznaczyć odpowiedź odpowiednio przy pytaniu 1. W polu,,uwagi: należy podać uzasadnienie podjętej decyzji. CZĘŚĆ A 2. Wstępny wynik weryfikacji zgodności z umową/decyzją o przyznaniu pomocy, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi W sytuacji, gdy możliwa jest dalsza ocena związania celem bez konieczności dokonywania przez beneficjenta wyjaśnień i jeżeli na podstawie posiadanej wiedzy oraz dokumentacji można jednoznacznie stwierdzić, że operacja jest realizowana nieprawidłowo, należy zaznaczyć odpowiedź NIE w punkcie 1 i 2 przejść do kolejnej części karty. W przypadku, gdy stwierdzono, iż realizowana przez beneficjenta operacja jest zgodna z umową/decyzją oraz zasadami dotyczącymi udzielenia pomocy należy zaznaczyć odpowiedź TAK w punkcie 2 oraz złożyć podpis w wyznaczonym miejscu. Jeżeli w wyniku wstępnej weryfikacji zgodności z umową/decyzją o przyznaniu pomocy oraz zasadami dotyczącymi udzielenia pomocy została podjęta decyzja, że konieczne jest złożenie wyjaśnień przez beneficjenta, należy zaznaczyć odpowiedź TAK w punkcie 1 i podać zakres koniecznych wyjaśnień. Do beneficjenta należy skierować pismo P-1/191 z prośbą o złożenie wyjaśnień w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisma, z wyszczególnionymi koniecznymi wyjaśnieniami. Po otrzymaniu wyjaśnień złożonych przez beneficjenta należy zweryfikować czy operacja jest prowadzona w sposób prawidłowy, czy złożone wyjaśnienia są wystarczające do oceny związania celem oraz zaznaczyć właściwą odpowiedź. W przypadku, gdy nie dostarczono uzupełnień/poprawek (zgodnie z pismem P-1/191) należy przejść do kolejnego punktu karty tj. Wskazanie do przeprowadzenia kontroli Strona 2 z 4

38 W przypadku zaznaczenia odpowiedzi TAK w punkcie 1 należy sporządzić pismo P-2/191 do komórki kontrolnej informujące o konieczności przeprowadzenia kontroli zgodnie z umową/decyzją o przyznaniu pomocy. Wraz z pismem należy wysłać wypełnioną Listę elementów do sprawdzenia podczas kontroli zgodnie z umową/decyzją o przyznanie pomocy zawierającą elementy, które należy zweryfikować podczas kontroli oraz przyczyny konieczności sprawdzenia tych elementów. Należy pamiętać o formułowaniu pytań zamkniętych, liczba pytań może być dowolna jednak każde pytanie powinno dotyczyć weryfikacji jednego elementu. W polu,,uwagi: należy podać uzasadnienie podjętej decyzji. Po otrzymaniu raportu z kontrolni, należy przejść do Części B Karty. CZĘŚĆ B. Kontrola beneficjenta CZĘŚĆ B 1: Wynik kontroli Część tą należy wypełnić na podstawie raportu z kontroli o ile było zlecenie przeprowadzenia kontroli u beneficjenta. CZĘŚĆ C: Dodatkowe czynności CZĘŚĆ C 1: Uzyskanie dodatkowych opinii / informacji Jeżeli w wyniku oceny związania z celem wystąpiła konieczność podjęcia dodatkowych czynności przez osoby rozpatrujące sprawę np. uzyskania dodatkowych opinii prawnych, ekspertyz opinii innego organu itp. należy je wykonać, a w części C należy opisać wszystkie podjęte czynności w ramach tej sprawy. CZĘŚĆ D. Wynik oceny w okresie związania celem CZĘŚĆ D 1: Wynik oceny związania celem W przypadku, gdy podczas przeprowadzonej oceny stwierdzono, że realizowana przez beneficjenta operacja jest zgodna z umową/decyzją o przyznanie pomocy, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi należy w Wyniku oceny w okresie związania zaznaczyć odpowiedź,,tak w punkcie 1. Oznacza to pozytywne zakończenie oceny związania celem. W przypadku, gdy w wyniku oceny stwierdzono nieprawidłowości w skutek, których należy żądać zwrotu części lub całości wypłaconej kwoty pomocy należy zaznaczyć odpowiedź TAK przy pytaniu nr 2. Należy pamiętać o podaniu uzasadnienia wyniku oceny związania celem. CZĘŚĆ E: Wyliczenie kwoty zwrotu CZĘŚĆ E 1: Zestawienie wyliczonej kwoty zwrotu pomocy W przypadku zaznaczenia odpowiedzi TAK w Części D1 w pytaniu nr 2 należy wypełnić tabelę,,zestawienie wyliczonej kwoty zwrotu pomocy, w tym wpisać w odpowiedniej rubryce, jaka jest kwota do zwrotu. Należy pamiętać, że zgodnie z postanowieniami art. 30 ust. 1 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 65/2011 z dnia 27 stycznia 2011 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 w odniesieniu do wprowadzenia procedur kontroli oraz zasady wzajemnej zgodności w zakresie środków wsparcia rozwoju obszarów wiejskich 3.6. Strona 3 z 4

39 (Dz. U. L 25 z 28 stycznia 2011 r., str. 8, z poźn. zm.), zmniejszenia stosuje się zarówno na etapie weryfikacji wniosków o płatność jak i kontroli ex post. W związku z tym, dokonując korekty wypłaconej kwoty pomocy należy zweryfikować, czy różnica pomiędzy kwotą pomocy wynikającą z prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych, stwierdzona podczas kontroli w okresie związania celem, a otrzymaną przez Beneficjenta kwotą pomocy dla całej operacji (w przypadku operacji kilkuetapowych suma pomocy dla wszystkich wniosków o płatność) przekracza o więcej niż 3% kwotę pomocy wynikającą z prawidłowo poniesionych kosztów kwalifikowalnych. W przypadku konieczności odzyskania kwot nienależnie lub nadmiernie pobranych należy stosować tryb i zasady postępowania określone w Książce Procedur KP ARiMR. W przypadku konieczności rozwiązania umowy o przyznanie pomocy należy stosować tryb i zasady postępowania określone w Książce Procedur KP ARiMR. W przypadku złożenia przez beneficjenta wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy w zakresie rozstrzygnięcia dotyczącego oceny związania celem należy stosować tryb i zasady określone w KP ARiMR Strona 4 z 4

40 3.2. Pismo do Beneficjenta z prośbą o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień (P-1/191) Urząd Marszałkowski Województwa... albo nazwa wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej Adres: ulica, nr, kod pocztowy, miejscowość, dnia P-1/191 Znak sprawy: Imię i Nazwisko/Nazwa Beneficjenta Adres: ulica, nr Kod pocztowy, miejscowość Sprawa: Ocena związania celem prośba o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień Uprzejmie informuję, że w związku z przeprowadzoną oceną związania celem, dla operacji. zrealizowanej w ramach Programu (tytuł operacji) Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata w zakresie działania.. (nazwa działania). na podstawie umowy/decyzji o przyznaniu pomocy nr..., następujące kwestie wymagają uzupełnienia/poprawek/wyjasnień: Strona 1 z 2

41 W związku z powyższym proszę Pana/Panią/Państwa o dostarczenie uzupełnień/poprawek/wyjaśnień na adres... powołując się na ww. znak sprawy. Dokumenty proszę przesłać w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisma. W przypadku składania uzupełnień/poprawek/wyjaśnień osobiście lub za pomocą poczty kurierskiej o terminowości decyduje data złożenia dokumentów na ww. adres. W przypadku wysyłania dokumentów za pośrednictwem polskiej placówki pocztowej operatora wyznaczonego o terminowości decyduje data stempla pocztowego. Uprzejmie informuję, iż ww. sprawę prowadzi Pan/Pani*., nr telefonu... Z poważaniem niepotrzebne skreślić 3.2. Strona 2 z 2

42 3.3. Pismo z listą elementów do sprawdzenia do komórki kontrolnej z prośbą o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy ( P-2/191) Nazwa Departamentu / Biura w Urzędzie Marszałkowskim, dnia P-2/191 Znak sprawy nazwa komórki kontrolnej w Urzędzie Marszałkowskim W wyniku prowadzonego postępowania oceny w okresie związania celem stwierdzono konieczność przeprowadzenia kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy/decyzji o przyznanie pomocy dla operacji. (tytuł operacji) zrealizowanej w ramach PROW na lata , w zakresie działania..., (nazwa działania) która była realizowana przez... Nazwa/ Imię i nazwisko Beneficjenta... adres W związku z powyższym wnioskuję o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta, celem skontrolowania elementów wymienionych w załączniku do niniejszego pisma. Jednocześnie informuję, że termin związania celem upływa. Załącznik: Lista elementów do sprawdzenia podczas kontroli u beneficjenta Niepotrzebne usunąć 3.3. Strona 1 z 3

43 Załącznik do pisma P-2/191, dnia Znak sprawy LISTA ELEMENTÓW DO SPRAWDZENIA PODCZAS KONTROLI Lp. 4 Elementy do kontroli 1 zgodności 2 Ocena TAK Uwagi NIE Uwagi Uwagi Podpis osoby obecnej przy kontroli na zlecenie Podpisy osób przeprowadzających kontrolę na zlecenie data.. str.. 1 Należy wpisać pytanie w formie zamkniętej, dotyczące elementu będącego przedmiotem kontroli podając uzasadnienie wraz z wymienieniem załącznika (jeśli dotyczy) w tabeli Załączniki, na podstawie którego dany element ma być zweryfikowany. W przypadku, gdy załącznik jest wpisany należy załączyć jego kopię. 2 Rubrykę tą wypełniają pracownicy przeprowadzający kontrolę. Należy zaznaczyć znakiem X wybraną odpowiedź. 3 Rubryki te wypełniają pracownicy przeprowadzający kontrolę. 4 W razie potrzeby należy rozszerzyć listę wpisując kolejne elementy, które należy skontrolować 3.3. Strona 2 z 3

44 Załączniki: Lp Nazwa załącznika: UWAGI 5 : Data i czytelny podpis (imię i nazwisko) osób przeprowadzających kontrolę: Data i czytelny podpis (imię i nazwisko) osoby obecnej przy kontroli: 5 - Osoby przeprowadzające kontrolę wymieniają inne nieprawidłowości o ile zostały wykryte w trakcie przeprowadzania kontroli 3.3. Strona 3 z 3

45 KARTA AKTUALIZACJI Znak sprawy: DDD /WPiK-EK/13 1. Opis zmian: Opis wprowadzonej zmiany 3 Miejsce Lp. Przyczyna zmiany 1 wprowadzenia zmiany 2 KARTA AKTUALIZACJI KP ARiMR/4.1/r 1. Autopoprawka DDD Strona tytułowa KP Zmiana tytułu KP z Postępowanie po stwierdzeniu nieprawidłowości w realizacji operacji oraz w okresie związania umową dla działań 313, 322, 323 Odnowa i rozwój wsi, 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej oraz osi 4 Leader w ramach PROW na: Postępowanie w okresie związania celem dla działań 125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa, 313, 322, 323 Odnowa i rozwój wsi, 321 podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej oraz osi 4 Leader w ramach PROW Numer oraz propozycja zmiany do KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana 4 Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 2. Zmiana podejścia do obszaru którego dotyczy procedura w związku z czynnościami Cała procedura Dostosowanie zapisów do rekomendacji zgłoszonych przez DAW oraz do zmiany podejścia procedura obejmuje Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 1 Należy podać przyczynę zmiany, np. rekomendacja DAW (raport z dnia..., strona...., treść uwagi); uwaga Departamentu/SW/ARR/FAPA (pismo znak:..., z dnia..., treść uwagi); w przypadku gdy zmiana KP wynika ze zmiany systemu informatycznego lub istnieje potrzeba modyfikacji systemu informatycznego należy podać numer konkretnego zgłoszenia zmiany do systemu jeżeli jest nadany numer propozycji lub pisma-wniosku o dokonanie zamiany systemu; w przypadku, gdy zmiana KP wynika ze zmiany legislacji należy podać pełną nazwę ustawy, rozporządzenia, itp. 2 Należy podać na przykład rozdział, strona, punkt, rodzaj dokumentu, itp. 3 Należy scharakteryzować rodzaj wprowadzonej zmiany, aby umożliwić jej identyfikację, jeżeli jest to możliwe w następujący sposób: skreślono następujące słowa, dodano następujące słowa, słowa zastąpiono następującymi słowami. 4 Należy podać numer i tytuł KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana. Należy jednoznacznie określić, w jaki sposób proponowana zmiana wpływa na KP i jakich zmian należy w niej dokonać w celu zapewnienia spójności między dwoma KP. Jeżeli proponowana zmiana nie ma wpływu na inne KP, w niniejszej rubryce należy wpisać słowa zmiana nie ma wpływu na inne KP Strona 1 z 5

46 Lp. Przyczyna zmiany 1 Miejsce wprowadzenia Opis wprowadzonej zmiany 3 zmiany 2 kontrolnymi podjętymi przez DAW swoim zakresem czynności podejmowane przez pracowników SW po zakończeniu realizacji operacji tj. w okresie związania celem 3. Zmiana podejścia do obszaru którego dotyczy procedura w związku z czynnościami kontrolnymi podjętymi przez DAW, 4. Autopoprawka DDD oraz zmiana podejścia do obszaru którego dotyczy procedura w związku z czynnościami kontrolnymi podjętymi przez DAW 5. Autopoprawki DDD oraz zmiana podejścia do obszaru którego dotyczy procedura w związku z czynnościami kontrolnymi podjętymi przez DAW 6. Autopoprawki DDD oraz zmiana podejścia do obszaru którego dotyczy procedura w związku z czynnościami kontrolnymi podjętymi przez DAW Cała procedura Doprecyzowanie zapisów w zakresie czynności wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy Załączniki (pismo P-1, P-2) Załączniki Karta oceny związania celem K- 01/191 Załączniki Instrukcja wypełniania karty oceny związania celek IK- 01/191 Zmiana załączników do KP Zmiana treści pism w związku ze zmianą podejścia do obszaru którego dotyczy KP Zmiana karty oceny związania celem Doprecyzowanie/dostosowanie zapisów instrukcji do karty weryfikacji Numer oraz propozycja zmiany do KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana 4 Zmiana nie ma wpływu na inne KP. Zmiana nie ma wpływu na inne KP. Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 7. Autopoprawki DDD Załączniki Dodano załącznik - Deklaracja bezstronności D-1/191 Zmiana nie ma wpływu na inne KP. KARTA AKTUALIZACJI KP ARiMR/4.2/r 8. Pismo DDI-611-3/WP/ZPAP/AK,DJ/13 z dnia r. 9. Spis treści Ujednolicono spis treści z nazwami załączników Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 10. Pismo DDI-611-3/WP/ZPAP/AK,DJ/13 z dnia r. diagramu Zmiana nazwy diagramu. Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 11. Pismo DDI-611-3/WP/ZPAP/AK,DJ/13 z dnia r. 2. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach Wyrazy,,złożenie deklaracji bezstronności zastąpiono wyrazami,,podpisanie deklaracji bezstronności. Zmiana nie ma wpływu na inne KP Strona 2 z 5

47 Lp. Przyczyna zmiany Pismo DP /WOPPI/MH/RŻ/13 z dnia r. Miejsce wprowadzenia zmiany 2 Opis wprowadzonej zmiany 3 KP Reguły pkt 4, 10 oraz IK-1/191 Dodano publikatory do przywołanych w KP rozporządzeń Numer oraz propozycja zmiany do KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana 4 Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 13. Pismo DP /WOPPI/MH/RŻ/13 z dnia r. Pismo P-1/191 Doprecyzowano zapisy zgodnie z pismem DP tj.: wyrazy: Uprzejmie informuje, że w wyniku przeprowadzonej oceny związania celem zastąpiono wyrazami: Uprzejme informuję, że w związku z przeprowadzoną oceną związania celem oraz wyrazy: stwierdzono następujące uchybienia: zastąpić wyrazami: następujące kwestie wymagają uzupełnienia/poprawek/ wyjaśnień: ; wyrazy: Uprzejmie informuje, że w wyniku przeprowadzonej oceny związania celem zastąpiono wyrazami: Uprzejme informuję, że w związku z przeprowadzoną oceną związania celem ; wyrazy: stwierdzono następujące uchybienia: zastąpiono wyrazami: następujące kwestie wymagają uzupełnienia/poprawek/ wyjaśnień:. Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 14. Pismo DDI-611-3/WP/ZPAP/AK,DJ/13 z dnia r. Pismo P-1/191 Doprecyzowano zapisy zgodnie z pismem DDI tj.: wyrazy: wysyłania dokumentów pocztą zastąpiono wyrazami: wysyłania dokumentów za pośrednictwem polskiej placówki pocztowej operatora wyznaczonego ; usunięto powtarzający się zwrot: Znak sprawy ; Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 15. Pismo DP /WOPPI/MH/RŻ/13 z dnia r. Pismo P-2/191 Doprecyzowano zapisy zgodnie z pismem DP tj.: w treści pisma po wyrazach: umowy/decyzji o Zmiana nie ma wpływu na inne KP Strona 3 z 5

48 Lp. Przyczyna zmiany 1 Miejsce wprowadzenia zmiany 2 Opis wprowadzonej zmiany 3 przyznanie dodano wyrazy: pomocy. Numer oraz propozycja zmiany do KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana Pismo DDI-611-3/WP/ZPAP/AK,DJ/13 z dnia r. K-1/191, IK-1/191 pismo P-2/191 Ujednolicono zapisy stosowanego nazewnictwa na: umowa/decyzja o przyznaniu pomocy; kontrola u beneficjenta; Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 17. Pismo DDI-611-3/WP/ZPAP/AK,DJ/13 z dnia r. IK-1/191 Doprecyzowano zapisy zgodnie z pismem DDI Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 18. Autopoprawka DDD Załączniki do procedury Dodano nazwy i numerację załączników zgodnie ze spisem treści KARTA AKTUALIZACJI KP ARiMR/4.3/r 19. Pismo DAW /WAPI/MS/13 z dnia r. KP Reguły Wskazanie podstawy prawnej w regule 1 z której wynika obowiązek weryfikacji przez ARiMR osiągnięcia i zachowania celu operacji tj. rozporządzenia Rady 1698/2005. Zmiana nie ma wpływu na inne KP. Zmiana nie ma wpływu na inne KP. 20. Pismo DAW /WAPI/MS/13 z dnia r. IK-1/191 Określenie w Instrukcji wypełnienia Karty oceny w okresie związania celem szczegółowych przypadków uruchamiania oceny, tj.: uzyskanie od podmiotów zewnętrznych informacji o możliwości niezachowania warunków umowy przyznania pomocy przez beneficjenta, np. donos, kontrola UKS, NIK, służby KE, ETO, MF, itp., uzyskanie informacji o przeprowadzonych w ARiMR audytach/kontrolach (np. audyty DAW, kontrole doraźne DDD, kontrole sprawdzające DKM), uzyskanie informacji z Monitora Sądowego i Zmiana nie ma wpływu na inne KP Strona 4 z 5

49 Lp. Przyczyna zmiany Pismo DAW /WAPI/MS/13 z dnia r. Miejsce wprowadzenia zmiany 2 Opis wprowadzonej zmiany 3 K-1/191, IK-1/191 Gospodarczego, KRS o statusie prawnym beneficjenta, uzyskanie innych informacji o wystąpieniu uchybień/nieprawidłowości w okresie związania celem. Ujednolicenie w procedurze weryfikacji zobowiązań w okresie związania celem umową/decyzją o przyznanie pomocy, ustawą, rozporządzeniami wykonawczymi, rozporządzeniem 1698/2005 i jego aktami wykonawczymi. Numer oraz propozycja zmiany do KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana 4 Zmiana nie ma wpływu na inne KP. Sporządził: r. Ewelina Król (data, imię i nazwisko) Sprawdził: r. Ewa Brecz (data, imię i nazwisko) Zatwierdził: r. Krzysztof Kołodziejak (data, imię i nazwisko) 3.1. Strona 5 z 5

50 WYKAZ UWAG DO Znak sprawy: DDD /WPiK-EK/13 Lp. Treść uwagi Nazwa komórki organizacyjnej zgłaszającej uwagę Uzasadnienie* Wykaz wprowadzonych uwag KP ARiMR/4.1/r, Reguły pkt 4 w DP publikatorze rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1848/2006 z dnia 14 grudnia 2006 r. dotyczącego nieprawidłowości i odzyskiwania kwot niesłusznie wypłaconych w związku z finansowaniem wspólnej polityki rolnej oraz organizacji systemu informacyjnego w tej dziedzinie i uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 595/91, po dacie należy dodać wyrażenie: str (Dz. U. L 355 z 15 grudnia 2006 r., str. 56); KP ARiMR/4.1/r, Reguły pkt 10 w DP rozporządzenia Komisji (UE) Nr 65/2011 z dnia 27 stycznia 2011 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 w odniesieniu do wprowadzenia procedur kontroli oraz do zasady wzajemnej zgodności w zakresie środków wsparcia rozwoju obszarów wiejskich proponujemy podać publikator tego aktu (Dz. U. L 25 z 28 stycznia 2011 r., str. 8, z późn. zm.); IK-1/191 Instrukcja wypełniania Karty oceny w okresie DP związania z celem, CZĘŚĆ E1 - w rozporządzenia Komisji (UE) Nr 65/2011 z dnia 27 stycznia 2011 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania 2.5. Strona 1 z 7

51 rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 w odniesieniu do wprowadzenia procedur kontroli oraz do zasady wzajemnej zgodności w zakresie środków wsparcia rozwoju obszarów wiejskich proponujemy podać publikator tego aktu (Dz. U. L 25 z 28 stycznia 2011 r., str. 8, z późn. zm.); P-1/191 Pismo do Beneficjenta z prośbą o dostarczenie uzupełnień/ poprawek/wyjaśnień w celu ujednolicenia treści pisma z jego tytułem proponujemy wyrazy: Uprzejmie informuje, że w wyniku przeprowadzonej oceny związania celem zastąpić wyrazami: Uprzejme informuję, że w związku z przeprowadzoną oceną związania celem oraz wyrazy: stwierdzono następujące uchybienia: zastąpić wyrazami: następujące kwestie wymagają uzupełnienia/poprawek/ wyjaśnień: ; P-2/191 Pismo z listą elementów do sprawdzenia do komórki kontrolnej z prośbą o przeprowadzenie kontroli u beneficjenta zgodnie z zapisami umowy w treści pisma proponujemy po wyrazach: umowy/decyzji o przyznanie dodać wyraz: pomocy. W ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. poz. 1529), która weszła w życie 1 stycznia 2013 r., zostało wprowadzone pojęcie operatora wyznaczonego, którym jest operator pocztowy obowiązany do świadczenia usług powszechnych. W związku z tym, w piśmie P-1/191, proponuję zastąpienie wyrażenia: wysyłania dokumentów pocztą wyrażeniem: wysyłania dokumentów za pośrednictwem polskiej placówki pocztowej operatora wyznaczonego. W związku z tym, że pomoc w ramach działań, będących przedmiotem niniejszej KP, przyznawana jest na DP DP DDI DDI 2.5. Strona 2 z 7

52 podstawie decyzji o przyznaniu pomocy lub umowy przyznania pomocy, proponuję uzupełnienie zapisów pisma P-1/191 o ww. decyzję. Ponadto, z ww. pisma należy usunąć powtarzający się zwrot: Znak sprawy. W treści Karty K-1/191, Instrukcji IK-1/191 oraz pisma DDI P-2/191 należy ujednolicić nawę dokumentów, na podstawie których przyznawana jest pomoc w ramach działań będących przedmiotem niniejszej KP, zgodnie ze 8. stosowanym nazewnictwem, tj. umowa przyznania pomocy/decyzja o przyznaniu pomocy. Ponadto w procedurze zamiennie stosowane są nazwy: kontrola u beneficjenta/wizytacja w miejscu, nieprawidłowości/uchybienia, w związku z tym proponuję ich ujednolicenie. W treści Instrukcji IK-1/191 z wyrażenia:,,część C: DDI 9. Dodatkowe czynności część należy usunąć wyraz,,część. W treści Instrukcji IK-1/191, CZĘŚĆ D1: Wynik oceny DDI związania celem, proponuję doprecyzowanie zapisu w 10. sposób następujący:,,w przypadku, gdy w wyniku oceny stwierdzono nieprawidłowości ( ) należy zaznaczyć odpowiedź,,tak przy pytaniu nr 2.. W treści Instrukcji IK-1/191, CZĘŚĆ E1: Zestawienie DDI wyliczonej kwoty zwrotu pomocy, proponuję 11. przeformułowanie zapisu w sposób bardziej czytelny, tj:,,w przypadku zaznaczenia odpowiedzi,,tak w Części D1 w pytaniu nr 2 należy ( ). 12. W spisie treści należy dostosować nazwy i symbole pism DDI zgodnie z nazewnictwem stosowanym w procedurze. 13. Nazwę diagramu proponuję dostosować do nazwy DDI 2.5. Strona 3 z 7

53 procedury. W tabeli zawartej w rozdziale Załączniki, proponuję usunąć wyrażenie:,,dokument wychodzący przy karcie oceny i deklaracji bezstronności. W rozdziale 2. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy proponuję zapis:,,złożenie deklaracji bezstronności zastąpić zapisem,,podpisanie deklaracji bezstronności. Uwaga 2.1 Ad2) Określenie w Instrukcji wypełnienia Karty oceny w okresie związania celem szczegółowych przypadków uruchamiania oceny, tj.: uzyskanie od podmiotów zewnętrznych informacji o możliwości niezachowania warunków umowy przyznania pomocy przez beneficjenta, np. donos, kontrola UKS, NIK, służby KE, ETO, MF, itp., uzyskanie informacji o przeprowadzonych w ARiMR audytach/kontrolach (np. audyty DAW, kontrole doraźne DDD, kontrole sprawdzające DKM), uzyskanie informacji z Monitora Sądowego i Gospodarczego, KRS o statusie prawnym beneficjenta, uzyskanie innych informacji o wystąpieniu uchybień/nieprawidłowości w okresie związania celem. W pkt KP, tiret 2, w treści reguły 1 zapisano, że procedura jest uruchamiana w przypadku uzyskania informacji o możliwości wystąpienia uchybień/nieprawidłowości w okresie związania celem zapisanym w umowie przyznania pomocy/decyzji/ rozporządzeniach wykonawczych. Jednocześnie w Instrukcji wypełnienia Karty oceny w okresie związania celem (IK-191), w punkcie I. DDI DDI DAW DAW 2.5. Strona 4 z 7