Szczegóły techniczne przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Lp. Szczegóły techniczne przedmiotu zamówienia Ilość [szt.] 1 Dostawa nowych licencji Lotus Notes 15 szt. 2 Wykonanie i wdrożenie Elektronicznego Obiegu Spraw i Dokumentów dla 40 użytkowników Gminy Wisznia Mała (w tym: Urzędu Gminy * 28 szt., Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji (OKSiR)* 3 szt., Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (GOPS)* - 5 szt., Samorządowej Administracyjnej Placówki Oświatowej (SAPO)* 4 szt.) utworzonego w oparciu o posiadaną przez Zamawiającego platformę Lotus Domino\Notes, integracja z istniejącymi w Urzędzie Gminy Wisznia Mała oraz dostarczonymi systemami w tym BIP, a także wykonanie i wdrożenie Elektronicznych Skrzynek Podawczych (4 szt.) 40 użytkowników 2.1 Zarządzanie dokumentami: 1. Obsługa rozproszonej kancelarii zdecentralizowane rejestrowanie korespondencji wchodzącej i wychodzącej, tworzenie osobnych rejestrów numeracyjnych dla różnych miejsc rejestrowania korespondencji. 2. Jednoznaczny sposób powiązania dokumentów papierowych z ich elektronicznym odpowiednikiem w Systemie. 3. Możliwość opisu dokumentów: miejsce przechowywania dokumentów w wersji papierowej. 4. Automatyczne nadawanie nazwy dokumentom wg ustalonych wcześniej zasad. 5. Wielopoziomowa dekretacja, także automatyczne jej rejestrowanie (w historii dekretacji). Przez wielopoziomowość dekretacji rozumie się także przekazywanie zadekretowanej korespondencji bezpośrednio z jednego stanowiska pracy na drugie stanowisko lub za pośrednictwem kancelarii. 6. Zapewnienie dekretacji zbiorczej grupy dokumentów. 7. Zapewnienie zatwierdzania zbiorczego dokumentów. 8. Możliwość zmiany dekretacji dekretacja zwrotna. 9. Powiadamianie użytkownika o otrzymaniu nowych dokumentów bez przesyłania dokumentu pomiędzy skrzynkami pocztowymi. 10. Automatyczna kontrola terminów ustawionych w korespondencji z generowaniem przypomnień i ponagleń. 11. Możliwość skierowania dokumentu do innego użytkownika, niezależnie od zdefiniowanej drogi obiegu dla danego typu dokumentu. 12. Zapewnienie ochrony zatwierdzonych dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami. 13. Możliwość tworzenia wersji dokumentów. 14. W przypadku korespondencji oznaczonych klauzulą poufne i tajemnicę służbową system powinien rejestrować numer przesyłki oraz informację dotyczącą nadawcy pisma. 15. Powiązanie korespondencji z wieloma kontrahentami. 16. System powinien zapewniać wydruk zwrotek i kopert dla dokumentów korespondencji wychodzącej. 2.2 Zarządzanie sprawami: Obsługa spraw według instrukcji kancelaryjnej i Rzeczowego Wykazu Akt. 1

2 Możliwość łączenia dokumentów w sprawy, a sprawy w teczki/podteczki. Ustalanie ważności spraw poprzez nadawanie priorytetów. Automatyczne ustalanie kolejności realizacji spraw w zależności od terminów załatwiania i nadanych priorytetów. Automatyczne wyliczanie terminu załatwienia sprawy na podstawie zdefiniowanych kryteriów RWA Automatyczna kontrola terminów załatwiania spraw z generowaniem przypomnień i ponagleń. Szybki i stały dostęp do spraw w toku i dokonywanie oceny stopnia ich realizacji. Przekazywanie i delegowanie spraw wraz z uprawnieniami. Przeniesienie sprawy ad acta w dowolnym momencie, wraz z automatycznym wycofaniem dokumentów związanych ze sprawą. Przechowywanie pełnej historii każdej sprawy, zawierającej informacje o toku, czasie i osobach ją realizujących. 2.3 Raportowanie: 1. Generowanie sparametryzowanych raportów standardowo umieszczonych w systemie (parametry to np. zakres dat, zakres spraw, określony typ dokumentów, grupy użytkowników). 2. Możliwość tworzenia niestandardowych raportów przez administratorów. 3. Generowanie i definiowanie nieograniczonej ilości raportów. 4. Możliwość otrzymania w Systemie indywidualnego zestawienia obiektów, za które użytkownik jest w danym momencie odpowiedzialny. 5. Możliwość przesyłania zapisanych raportów między użytkownikami. 6. Możliwość edytowania danych z raporty przy użyciu arkusza kalkulacyjnego np. MS Excel. 2.4 Archiwizacja i przechowywanie dokumentów: 1. Przechowywanie dokumentów w różnych formatach w repozytorium. 2. Żaden z dokumentów wchodzących do Systemu nie może zostać przetworzony w sposób uniemożliwiający jego odczytanie w aplikacji źródłowej. 3. Dostęp w sposób ciągły do dokumentów w tym również do dokumentów archiwalnych. 4. Przeszukiwanie repozytorium według dowolnych kryteriów 5. Zapewnienie definiowania warunków dla automatycznej archiwizacji zarówno pojedynczych dokumentów jak również całych spraw. 6. Zapewnienie ręcznego wykonania archiwizacji dokumentów jak również całych spraw. 7. Możliwość przywracania archiwalnych spraw wraz z dokumentami do bieżącego systemu. 8. Zapewnienie tworzenia elektronicznej paczki archiwalnej, tj spis spraw oraz elektronicznej wersji dokumentów i spraw niezbędnych do przekazania do Archiwum Państwowego. 2.5 Wyszukiwanie dokumentów: 1. Wyszukiwanie wg zróżnicowanych atrybutów pisma/spraw (wykorzystanie wielu cech pism) 2

3 2. Możliwość wyszukiwania pełnotekstowego z warunkami logicznymi. 3. Wyszukiwanie dokumentów wg zdefiniowanej formatki do wyszukiwania 4. Przeszukiwanie dokumentów MS Office i PDF (tekstowy) zapisanych w formie załączników 5. System powinien być wyposażony w wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty (i inne obiekty) oraz np. dane teleadresowe interesantów. 2.6 Współpraca z innymi systemami i urządzeniami: System musi zapewniać pełną integrację z pakietem MS Office i Open Office (edycja załączników). System musi posiadać uniwersalną przeglądarkę do plików formatów MS Office, ODF (OpenOffice), Adobe Portable Document Format (PDF) i plików graficznych wyświetlanie dokumentów bezpośrednio w systemie, bez konieczności wychodzenia z niej i uruchamiania osobnego oprogramowania. System musi zapewniać możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (np. drukarka, faks, skaner, urządzeniami do nadruku i numerowania dokumentów). System musi zapewnić obieranie skanów dokumentów przesłanych em ze skanera przemysłowego. System musi zapewniać integrację z pocztą elektroniczną System musi posiadać moduł do kwalifikowanego, bezpiecznego podpisu elektronicznych w rozumieniu Ustawy o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130 poz.1450 z 2001r.), składające się z czytnika kart na port USB, certyfikatu kwalifikowanego, certyfikatu powszechnego, oprogramowania do podpisywania i weryfikacji złożonego podpisu. System musi mieć możliwość skanowania do PDF System musi być zintegrowany z platformą e-puap System musi zapewniać integrację z formularzami elektronicznymi (e-puap) umożliwiającymi obsługę interesanta drogą elektroniczna System musi być wyposażony w mechanizm drukowania kodów kreskowych w korespondencji przychodzącej System powinien mieć możliwość rozbudowy o dodatkową funkcjonalność spełniające następujące wymagania: o śledzenie wydatków oraz uzyskiwanie aktualnych szczegółowych informacji o stanie środków finansowych i realizacji budżetu, o automatycznie tworzyć zdefiniowane w systemie raporty oraz otrzymywać komunikaty ostrzegające przed przekroczeniem budżetu, o ustalać finansowy stan zaawansowania umowy z danym dostawcą, określać wielkość środków z budżetu pozostałych w danej pozycji planu finansowego jak też uzyskać informacje o liczbie umów znajdujących się w stadium realizacji, o rejestrować pozycje planu finansowego i rzeczowego (rozdział paragraf), o umożliwiać zmiany kwot wprowadzanych w planie finansowym, o umożliwiać bieżące monitowanie realizacji wydatków, o rejestrować wydatki strukturalne, o rejestrować wydatki nie wygasające, o rejestrować umowy oraz aneksy, o opisywać merytorycznie i zatwierdzać dokumenty kosztowe (faktury, rachunki) o zapewnić współprace z systemem sprawozdawczości Bestia. 3

4 System musi mieć możliwość współpracy z eksploatowanym systemem księgowości budżetowej autorstwa ZSI SIGID sp.z o.o. 2.7 Inne wymagania funkcjonane, które system musi spełnić: Możliwość odzwierciedlenia struktury organizacyjnej (jedn. org., stanowiska, przypisane osoby) Urzędu oraz jednostek podległych Urzędowi w systemie. Musi być możliwość wykorzystania danych o strukturze do dekretacji dokumentów, nadawania uprawnień, itd. Zarządzanie dostępem użytkowników do różnych rodzajów dokumentów, spraw, obiektów, teczek Indywidualna konfiguracja użytkownika dostosowanie do specyficznych potrzeb każdego stanowiska; profile każdego użytkownika są zapamiętywane i udostępniane po zalogowaniu z dowolnej stacji roboczej. Definiowanie szablonów dokumentów sporządzanych w popularnych edytorach tekstów z poziomu aplikacji, z możliwością wstawiania do treści pisma znaczników, których zawartość jest automatycznie odczytywana z bazy danych dokumentów i interesantów. System musi wykorzystywać gospodarowania zasobami Zamawiającego (np. kontrolowana rezerwacja pomieszczeń, zasobów: rzutnik, samochód, itp.) System musi umożliwiać import i eksport danych w formacie XML przy zachowaniu zgodności z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212 poz z dnia 28 października 2005 r. System powinien posiadać w pełni polskojęzyczny interfejs użytkownika. Skanowanie dokumentów (także wielostronicowych) z poziomu systemu, bez konieczności wychodzenia z niego i uruchamiania osobnego oprogramowania. Możliwość powiązania (współpracy) z systemem rozpoznawanie tekstu w dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersje tych dokumentów do plików tekstowych obróbka OCR. Możliwość integracji z Biuletynem Informacji Publicznej - możliwość dostępu uprawnionych interesantów do informacji dotyczących załatwianych spraw. Tworzenie kalendarza osobistego i prowadzenie w nim notatek oraz ustawiania alarmów. Osoby upoważnione mogą ponadto wykonywać powyższe czynności w kalendarzach wybranych użytkowników i grup. 2.8 Administrowanie systemem: Definiowanie i modelowanie dowolnej liczby procedur/procesów. Zapewnienie modelowania procesów przy użyciu graficznego interfejsu przy modelowaniu. Możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikowania definicji drogi obiegu dokumentów przez administratorów wraz z definiowaniem złożonych warunków wewnątrz niej. Możliwość wyboru osoby odpowiedzialnej za wykonanie poszczególnych etapów procedury. Możliwość określenia czasu trwania zarówno całego procesu jak i poszczególnych jego kroków, podczas definiowania procedury. System musi umożliwiać identyfikację użytkownika, nadawanie uprawnień oraz uczestnictwo w procesach według różnych kryteriów m.in. nazwisko, stanowisko w strukturze organizacyjnej, funkcje pełnione w Urzędzie lub jednostce podległej. Możliwość definiowania dodatkowych grup użytkowników (np. zespołów zadaniowych) poza stałą strukturą organizacyjną Urzędu. Sposób identyfikacji użytkowników w Systemie powinien wspomagać wszystkie operacje związane z wzajemną wymianą informacji między nimi (np. 4

5 dekretację, raportowanie, wysyłanie ponagleń i alarmów). Administracja uprawnieniami dostępu użytkowników do obiektów i funkcji Systemu sprawowana przez osoby upoważnione. Możliwość przydzielania uprawnień użytkownikom indywidualnym i grupom użytkowników (podział na grupy uwzględniający hierarchie i role użytkowników). Przechowywanie pełnej historii operacji wykonywanych przez użytkownika w Systemie. Zakres dostępu (np. odczyt, modyfikacja, tworzenie) do obiektów winien być regulowany uprawnieniami. Delegowanie uprawnień użytkowników i tworzenie zastępstw przez osoby upoważnione. Możliwość edycji danych w słownikach np. RWA, kategorie dokumentów, stany dokumentów, poziomy dostępu, użytkownicy, nadawcy/adresaci. Zapewnienie jednolitej bazy adresowej kontrahentów. Możliwość parametryzacji systemu np. definiowanie typów dokumentów, formatu, numeracji, itd. oraz definiowanie zawartości i rodzaju słowników, itd. Możliwość rozwijania aplikacji przez Urząd, np. samodzielne dodawanie nowych formularzy, zmiany istniejących, tworzenie i zmiana wyglądu zestawień danych, itd. Logowanie błędów rejestr błędów, zdarzeń powstałych w czasie pracy Systemu. Monitorowanie aktywności użytkowników w czasie rzeczywistym (informacja, kto jest zalogowany i ewentualnie jak długo). Po przeszkoleniu użytkowników i administratorów Zamawiający nie musi korzystać z pomocy Dostawcy. Możliwość dokonywania zmian w kodzie Systemu przez Zamawiającego po uprzednim przeszkoleniu administratora. 2.9 Opis użytkowy: Wymagania prawne: Kodeks postępowania administracyjnego ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, Dz.U ze zm. Instrukcja kancelaryjna obowiązująca samorządy szczebla gminnego Ustawa o podpisie elektronicznym ustawa o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. Ustawa o archiwach ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (tekst jednolity Dz. U. 97 z 16 maja 2006 r. poz. 673), Szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 206 poz. 1518), Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 206 poz. 1517), Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. nr 206 poz. 1519). Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ustawa z dnia 17 lutego 2005 w sprawie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. nr 64 poz. 656). 5

6 Warunki organizacyjno-techniczne doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno technicznych dostarczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. nr 200 poz. 1651), Minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. nr 212 poz. 1766), Minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu Udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. nr 214 poz. 1781), Udostępnianie danych z rejestrów publicznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. nr 205 poz. 1692), Ewidencja systemów teleinformatycznych rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 sierpnia2005 r. w sprawie sposobu prowadzenia i trybu udostępniania danych minimalnych z Krajowej Ewidencji Systemów Teleinformatycznych i Rejestrów publicznych (Dz. U. nr 200 poz. 1655), Sporządzanie i doręczenie pism elektronicznych do klienta rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. nr 227 poz. 1664). Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926) Warunki techniczne dla systemów, w których przetwarzane są dane osobowe rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, Zalecenia GIODO wymagania dotyczące struktur baz danych osobowych oraz funkcjonalności zarządzających nimi aplikacji (w świetle ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r.). publikowaniu aktów normatywnych i publikowaniu niektórych innych aktów prawnych (tekst jednolity Dz. U. nr 190 poz z dnia 22 września 2005 r.). Ustawa o ochronie baz danych z dnia 27 lipca 2001 r. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie biuletynu informacji publicznej wydanego na podstawie art. 9 ust. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.) Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U nr 112 poz. 1198) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z dnia 28 października 2005 r.) Wymagania architektury: Wymaga się aby System posiadał architekturę trójwarstwową tj. Warstwa kliencka oprogramowanie instalowane na stacjach roboczych w postaci grubego klienta. Warstwa aplikacji silnik systemu, kod zarządzający aplikacją, pośredniczący między żądaniami klienta, a funkcjami udostępnianymi przez motor bazy danych. Warstwa bazy danych miejsca składowania danych. 6

7 Wymagania techniczne: Użytkownicy systemu jako stanowiska robocze wykorzystują komputery z systemami operacyjnymi Windows XP oraz Linuks. System powinien być zbudowany w oparciu o nowoczesne technologie i standardy. Skalowalność umożliwianie rozbudowy w miarę rosnących wymagań Urzędu dotyczących wydajności oraz integracji z jego infrastrukturą informatyczną. Równocześnie musi dawać możliwość nieograniczonego dodawania użytkowników i serwerów w środowisku zintegrowanym. Skalowanie systemu powinno być minimum poprzez: a. Dołączenie dodatkowych stanowisk. b. Rozbudowę warstwy aplikacji. c. Rozbudowę warstwy bazy danych. d. Rozbudowę warstwy klienckiej. Możliwość rozbudowy systemu o inne rozwiązania wspomagające pracę Urzędu na tej samej platformie Archiwizacja mechanizm obsługi archiwizacji zapewniający tworzenie kopii zapasowych wszystkich elementów systemu i odzyskiwanie dowolnych części tych kopii. Mechanizmy te muszą być w pełni konfigurowalne przez administratora, w taki sposób, aby możliwa była automatyzacja tworzenia kopii bezpieczeństwa. Dostarczony system powinien być zainstalowany na sprzęcie Zamawiającego i w jego lokalizacji. Wieloplatformowość dostosowanie do pracy w różnych systemach operacyjnych (min. Windows Server, Linux, Sun Solaris i OS/400) z możliwością bezproblemowej migracji pomiędzy tymi systemami. Niedopuszczalne jest stosowanie emulatorów (np. VM-ware). System powinien umożliwiać pracę na stacjach roboczych wyposażonych w systemy Windows oraz Linuks. Niedopuszczalne jest stosowanie emulatorów (np. VM-ware). Wielowątkowość umożliwianie podziału pracy aplikacji pomiędzy wiele procesorów bądź rdzeni. Praca w środowisku rozproszonym stworzenie systemu rozproszonego poprzez mechanizmy automatycznej wymiany danych (synchronizacji) między serwerami, klientem i serwerem. Zarządzanie procesem synchronizacji wymiany w zakresie wyboru jego źródła i częstotliwości jak również automatyczne rozwiązywanie problemów związanych wymianą danych). Bezpieczeństwo szyfrowanie na poziomie transmisji (połączeń klient serwer i serwer serwer) Obsługa standardów obsługa nowoczesnych standardów np: SMTP, MIME, S/MIME, SSL, POP3, IMAP4, LDAP, HTTP, HTML. Możliwość integracji z MS Active Directory oraz LDAP. Wewnętrzny komunikator dla użytkowników systemu. a. Integracja danych użytkowników (login, nazwa pełna, dane opisowe itp.) z bazą użytkowników systemu b. Odbieranie komunikatów z systemu i wysyłanie ich do grup odbiorców komunikatora jako powiadomienia systemowe. c. Możliwość zapisu w systemie treści rozmów, zarówno indywidualnych jak i grupowych. Dostęp do danych przez wszystkich użytkowników naraz z jednoczesną ochroną tych danych przed utratą spójności i zniszczeniem. Integracja z systemem pocztowym (SMTP, POP3, IMAP, Postfix) oraz w przyszłości z faksem. Globalna książka adresowa zawierająca minimum Imię i nazwisko, adres oraz numer telefonu. Możliwość powiązania, w kolejnym etapie wdrożenia systemu, bezpiecznego logowania do systemu z autoryzacją wykorzystującą certyfikaty osobiste i mechanizmy podpisu elektronicznego (karty chipowe, e-tokeny itp.). 7

8 2.10 Licencje: muszą być nieograniczone czasowo. muszą umożliwiać, jednoczesną pracę wszystkich użytkowników. licencja nie może być przypisana do komputera (stacji roboczej), 2.11 Pomoc: System musi być wyposażony w pomoc kontekstową (wraz z wyszukiwarką) przeznaczoną dla poszczególnych ról. o dla urzędników w zakresie koniecznym do zakładania, przetwarzania, załączania dokumentów i notatek, wysyłania zapytań i odbierania odpowiedzi, wydawania decyzji,. o dla administratorów w zakresie zadań administracyjnych. System musi być wyposażony w polskojęzyczne podręczniki użytkownika i administratora o W wersji papierowej i/lub elektronicznej (zawierającej wyszukiwarkę kontekstową) oraz w dokumentację techniczną. o Podręczniki muszą wyjaśniać działanie systemu oraz pokazywać na przykładach, jak użytkownik/administrator może wykonać w systemie typowe zadania. Udokumentowana, szczegółowa struktura baz danych oraz logiczne powiązania zbiorów baz danych dostarczona w wersji papierowej zgodnie z wymogami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U r. Nr 101 poz. 926 z późniejszymi zmianami) Zakres Wdrożenia Wykonawca dokona konsultacji z Zamawiającym, ustali i wprowadzi parametry startowe systemu niezbędne do rozpoczęcia eksploatacji (m.in. strukturę organizacyjną, RWA lub inny system klasyfikacji, rejestry, rodzaje i właściwości ewidencjonowanych dokumentów), zainstaluje i skonfiguruje bazę danych oraz aplikacje systemowe na wskazanej przez Zamawiającego infrastrukturze sprzętowej. E-Obieg powinien zostać przygotowany przez wykonawcę do wdrożenia poprzez: wprowadzenie użytkowników, nadanie uprawnień, uzupełnienie słowników. Eobieg powinien zapewnić możliwość zmiany wprowadzonych w ramach przygotowania do wdrożenia danych. Prace przedwdrożeniowe i wdrożeniowe powinny przebiegać w trybie i na warunkach określonych w szczegółowym harmonogramie projektu uzgodnionym z Zamawiającym. Wszystkie prace przedwdrożeniowe i wdrożeniowe muszą być obligatoryjnie zrealizowane osobiście przez Wykonawcę. Wykonawca powinien przeprowadzić szkolenia użytkowników/liderów w wymiarze co najmniej 8 h szkolenia na grupę szkoleniową do 10 osób i prowadzić szkolenie w siedzibie Zamawiającego. Szkolenia użytkowników w ciągu dnia nie mogą trwać dłużej niż 4h dziennie na grupę. Wykonawca powinien przeszkolić 1-2 osoby Zamawiającego w zakresie administracji systemem w wymiarze 16 h i prowadzić szkolenie w siedzibie Wykonawcy. Oprócz szkoleń warsztatowych musi istnieć możliwość przygotowania dodatkowych szkoleń w formie szkoleń e-learningowych. 8

9 2.13 Poufność danych Komunikacja z platformą epuap musi się odbywać w sposób zapewniający poufność danych. Dopuszcza się jako rozwiązanie wykorzystanie protokołu SSL lub innego rozwiązania oferującego poziom bezpieczeństwa nie niższy niż SSL. Wykonawca musi dostarczyć i wdrożyć zaproponowane przez siebie rozwiązanie w cenie projektu Dostawa i wdrożenie wraz z gotowymi formularzami systemu Elektronicznej Skrzynki Podawczej zgodnego z poniższymi wymaganiami Elektroniczna Skrzynka Podawcza (zwana dalej ESP) umożliwi odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności do Urzędu bądź jednostek mu podległych w postaci elektronicznej w przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru. ESP musi mieć możliwość tworzenia własnych formularzy. Oferowana Usługa da możliwość złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym, uzyskanym w dowolnym kwalifikowanym centrum certyfikacji. Klienci, którzy nie dysponują kwalifikowanym certyfikatem, tak jak do tej pory, będą mieli możliwość wydrukowania wniosku i dostarczenia bezpośrednio do Urzędu. Poza obsługą Elektronicznych formularzy ESP musi zawierać następujące funkcjonalności: przyjmowanie formularzy elektronicznych, weryfikacja formularzy i podpisów elektronicznych, obsługa urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) wraz z obsługą komunikacji zwrotnej, przechowywanie podpisanych elektronicznie dokumentów, znakowanie dokumentów elektronicznych kwalifikowanym znacznikiem czasu (do 100 poświadczeń rocznie, opcja wybierana przez urząd), możliwość indywidualnej konfiguracji ESP przez urząd, w tym wywołanie ESP z poziomu własnego BIP lub innej strony internetowej. Oferowane rozwiązanie ESP musi spełniać wszystkie wymagania prawne stawiane podmiotom realizującym zadania publiczne zawarte w: Ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565), Ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z dnia 9 września 2002 r.), Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. z dnia 13 października 2005 r.), Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z dnia 28 października 2005 r.), Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U z dnia Nr 227, poz 1664), Ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001 r. Nr 130, poz. 9

10 1450), Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz. U z dnia 22 sierpnia 2007r). 3 Wykonanie i wdrożenie systemu do obsługi serwisu internetowego Gminy Wisznia Mała oraz Biuletynu Informacji Publicznej oraz przeprowadzenie szkolenia dotyczącego obsługi portalu 20 redaktorów i 2 administratorów 3.1 Portal Zakres prac: 1. Wykonać i wdrożyć system do obsługi serwisu internetowego Gminy Wisznia Mała. 2. Dokonać migracji części danych z istniejących wersji serwisu internetowego Gminy podczas migracji należy dokonać poprawek składu tekstu. 3. Wykonać i wdrożyć system do obsługi Biuletynu Informacji Publicznej. 4. Dokonać migracji części danych z istniejącego BIPu od nowego Biuletynu Informacji Publicznej podczas migracji należy dokonać poprawek składu tekstu. 5. Dokonać niezbędnej konfiguracji serwerów na których umieszczona będzie aplikacja. 6. Przeprowadzić szkolenie dla 22 osób (2 administratorów i 20 redaktorów serwisu) dotyczące obsługi portalu. Termin szkolenia Wykonawca uzgodni z Zamawiającym. 7. Udzielić gwarancji na serwis na okres co najmniej 24 miesięcy. Termin usuwania wad w ramach gwarancji: do 2 dni roboczych. 3.2 Ogólne wymagania techniczne: 1. Serwis powinien prawidłowo funkcjonować przynajmniej w następujących przeglądarkach internetowych: o Internet Explorer w wersji 7 i wyżej o Mozilla Firefox w wersji 3 i wyższej o Opera w wersji 10 i wyższej o Google chrome 3 i wyższej o Safari 4 i wyżej 2. Prezentacja graficzna na wszystkich przeglądarkach powinna być możliwie identyczna. 3. Stworzony kod HTML musi być zgodny ze standardem W3C XHTML Strict lub HTML 4.01 Strict 4. CSS zgodnym ze standardem CSS Wykonany serwis powinien przejść testy walidacyjne udostępniane przez W3C bez generowania błędów i ostrzeżeń. 6. Dopuszcza się zastosowanie technologii Flash w ograniczonym zakresie, dla elementów mających np. charakter dekoracyjny, niepowiązanych z głównym interfejsem użytkownika (na przykład banery, animacje promocyjne). 7. Wygląd i struktura serwisów mają zostać dopasowane do rozdzielczości ekranowej 1024x768px. 10

11 3.3 Projekt graficzny W ramach zamówienia należy zaprojektować nową szatę graficzną strony jak również BIPu. Projekty graficzne muszą być ze sobą spójne. Projekt BIP powinien bazować na projekcie W panelu administracyjnym powinna być dostępna opcja łatwą zmianę aktywnej szaty graficznej portalu na wypadek pojawienia się w przyszłości innych wersji kolorystycznych. 3.4 Struktura serwisu Struktura Portalu Gminnego oraz serwisów jednostek organizacyjnych, jak i dokładny zakres migracji danych zostaną ustalone w trakcie realizacji prac nad portalem, na podstawie sugestii Zamawiającego oraz doradztwa Wykonawcy. 3.5 System zarządzania zawartością (CMS) W ramach portali powinien zostać dostarczony jeden system zarządzania treścią (CMS) pozwalający na wprowadzanie, edycję, usuwanie i zarządzanie treścią w serwisie internetowym. Całość powinna być zintegrowana z dostarczonymi projektami graficznymi i opierać się o system uprawnień i autoryzacji użytkowników. 3.6 Ogólne wytyczne Opracowana aplikacja nie powinna ograniczać administratora w zakresie tworzenia struktury portalu. Administrator powinien mieć możliwość dowolnego definiowania elementów nawigacji, redagowania treści, tworzenia powiązań w portalu. Portal powinien być zbudowany z trzech części: Część publiczna (Strona, BIP) strony serwisu udostępnione dla wszystkich użytkowników w publicznej domenie wskazanej przez Zamawiającego Część prywatna strony serwisu dostępne wyłącznie dla autoryzowanych użytkowników. Część administracyjna dostępna dla uprawnionych pracowników urzędu mogących redagować BIP oraz stronę www. 3.7 Portal powinien być zbudowany z trzech części: Część publiczna (Strona) strony serwisu udostępnione dla wszystkich użytkowników w publicznej domenie wskazanej przez Zamawiającego Część prywatna strony serwisu dostępne wyłącznie dla autoryzowanych użytkowników. Część administracyjna dostępna dla uprawnionych pracowników urzędu mogących redagować stronę www. 11

12 3.8 Autoryzacja użytkowników Dostęp do części administracyjnej serwisu powinien być możliwy pod wydzielonym adresem URL. Powinna istnieć jedna wspólna przestrzeń administracyjna dla wszystkich portali. System ma dawać możliwość tworzenia dowolnej liczby kont użytkowników. Użytkownik w systemie będzie identyfikowany za pomocą nazwy użytkownika (loginu) i hasła. Dla każdego użytkownika można będzie zdefiniować adres IP, z którego będzie możliwe zalogowanie do systemu z danego konta użytkownika. 3.9 System uprawnień Na potrzeby stworzenia portalu przyjęto następujących użytkowników serwisu: Użytkownik Administrator Główny Administrator serwisu z wszystkimi uprawnieniami do Panelu. Użytkownik redaktor strony użytkownik z ograniczonymi uprawnieniami do wydzielonych przez Administratora Głównego części Panelu oraz treści (działów). Użytkownik redaktor BIP - użytkownik z ograniczonymi uprawnieniami do wydzielonych przez Administratora Głównego części Panelu oraz treści (działów). Niezarejestrowany użytkownik system użytkownik anonimowy korzystający z części publicznej serwisu Historia zmian BIP Wszelkie operacje dokonywane na Dokumencie są zapamiętywane w systemie w Dzienniku Zdarzeń. W Dzienniku Zdarzeń gromadzone są następujące informacje dotyczące Dokumentu: Tytuł (ID) Akcja o Nowy Dokument o Edycja o Usunięcie Data Użytkownik 3.11 Komentarze i oceny Dla każdego dokumentu istnieje możliwość włączenia opcji komentowania i oceny treści. Opcję komentowania mogą włączyć tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami. Możliwość komentowania treści mają wszyscy Goście odwiedzający stronę, przy czym wszystkie komentarze przed opublikowaniem wymagają 12

13 akceptacji przez moderatora Obsługa wersji wielojęzycznych Możliwość rozszerzania serwisu o kolejne wersje językowe. Wszystkie tekstowe elementy systemu (etykiety menu, przyciski, etykiety pól formularzy, komunikaty generowane przez system, pozostałe elementy interfejsu użytkownika) powinny być dynamicznie wyświetlane w zależności od wybranej wersji językowej Publikacje (Artykuły) Narzędzie powinno zapewniać Zamawiającemu możliwość: Składowania artykułów w hierarchicznych kategoriach. Nadania uprawnień kategorii publikacji, redakcji itd. Wprowadzenia tytułu publikacji Wprowadzenia treści oraz sformatowanie jej za pomocą edytora WYSIWYG Wzbogacenie treści o obrazy z możliwością ustalenia w edytorze sposobu opływania osadzonej grafiki przez tekst. Modyfikację wprowadzonej treści Dodanie do publikacji dowolnej ilości załączników (również z polskimi fontami, nieograniczona wielkość pliku) pojedynczo lub masowo Wyświetlenia artykułów w postaci drzewa katalogów 3.14 Aktualności Narzędzie powinno zapewniać Zamawiającemu możliwość: Nadania uprawnień kategorii publikacji, redakcji, itd. Tworzenia dowolnej ilości kategorii Aktualności Wprowadzania tytułu Aktualności Ustalanie uprawnień do kategorii dla grup systemowych Wprowadzenia treści oraz sformatowanie jej za pomocą edytora WYSIWYG Wzbogacenie treści o obrazy z możliwością ustalenia w edytorze sposobu opływania osadzonej grafiki przez tekst. Dodanie do publikacji dowolnej ilości załączników (również z polskimi fontami, nieograniczona wielkość pliku) pojedynczo lub masowo Modyfikację wprowadzonej treści Dodania do aktualności ikony (system sam powinien przekształcić plik graficzny do odpowiedniej wielkości) Dodanie galerii zdjęć 13

14 3.15 Banery Narzędzie powinno zapewniać Zamawiającemu możliwość: Umieszczania na stronie we wskazanej szpalcie baneru w formacie pliku graficznego: jpg, png, gif lub animacji flashowej (swf) Edycji istniejących banerów Usuwanie banerów Elastycznego ustalania wymiaru banerów, z opcją automatycznego dopasowania rozmiaru banera do elementu obejmującego na stronie. Określenia, w którym miejscu na stronie będzie wyświetlany baner Określenia limitu kliknięć oraz czasu jego wyświetlania na stronie internetowej Ustawiania przekierowania banneru 3.16 Galerie W czasie edycji Galerii użytkownik ma możliwość zarządzania zdjęciami umieszczonymi w galerii, w szczególności: Tworzenia oraz edycji nowych galerii w postaci drzew kategorii Tworzenia nowych galerii, dodawania do nich opisów (za pomocą edytora WYSIWYG) Dodawania zdjęć do galerii, z możliwością nadania mu tytułu oraz opisu (nieograniczona ilość znaków w opisie) Edycji istniejących zdjęć i opisów Usuwania galerii, zdjęć Możliwość zmiany kolejności wyświetlania zdjęć w galerii Dodawane zdjęcia system sam przekształca do odpowiedniej wielkości (minitaturę oraz zdjęcie wyświetlanego na stronie) Możliwość dodawania plików graficznych pojedynczo oraz masowo Ponadto użytkownik może określić sposób wyświetlania zdjęć w galerii: Liczbę i rozmieszczenie zdjęć w galerii Rozmiar miniatur zdjęć Powiększone zdjęcie powinno wykorzystywać maksymalnie rozmiar okna przeglądarki 3.17 Wyszukiwarka System powinien oferować możliwość przeszukiwania zawartości serwisu. Wyniki powinny być zwracane w postaci listy z podziałem na typy treści: artykuły, aktualności, pliki do pobrania etc. 14

15 3.18 Pliki do pobrania Narzędzie powinno zapewnić zamawiającemu możliwość: Tworzenia dowolnej ilości kategorii plików do pobrania Nadawanie praw do edycji zawartości kategorii grupom systemowym Dodania pliku do pobrania Dodania opisu pliku Masowy upload wielu plików do kategorii Dodawanie plików o dowolnym rozmiarze niezależenie od parametrów serwera upload_max_filesize, accept. post_max_size, max, max_execution_time 3.19 Statystyki Narzędzie powinno zapewniać: monitorowanie ruchów w serwisie monitorowanie aktywności użytkowników zestawienie treści według aktywności 3.20 Ankiety Narzędzie powinno umożliwiać: tworzenie ankiety jednokrotnego wyboru zbieranie informacji i opinii od użytkowników systemu 3.21 Menu Narzędzie powinno zapewnić zamawiającemu możliwość: Dodawanie pojedynczej treści jako pozycja menu Automatyczne dodawanie całego wskazanego przez Administratora działu do menu W przypadku dowiązania całego działu do menu (punkt powyżej) zmiana zawartości działu jak również kolejności pozycji w zagnieżdżonym dziale powinna wpływać natychmiast na pozycję w meny. Menu powinno zawsze odwzorowywać strukturę dowiązanego działu. Tworzenie dowolnie ilości zagnieżdżonych pod menu Narzędzia administracyjne Zarządzane użytkownikami 15

16 Zarządzanie uprawnieniami Zarządzanie grupami Zarządzanie zawartością szpalt portali Zarządzanie meta-tagami strony: Tytuł, opis Konfiguracja ustawień systemu CMS 3.22 Uprawnienia Dostarczone rozwiązanie powinno dostarczać elastyczny system, uprawnień. Dostęp powinien być ustalany na poziomach dostępu do funkcji redakcyjnych np: dodawanie treści, usuwanie, oraz na poziomie struktury treści np.: dostęp do kategorii aktualności wydarzenia specjalne Prawa dostępu powinno ustalać się dla dynamicznie tworzonych w panelu grup. Użytkownik może należeć do jednej lub większej ilości grup. Dostęp danego użytkownika powinien wynikać z sumy logicznej uprawnień wszystkich grup do których należy Kalendarium imprez Specjalny tryb pracy aktualności ma być zintegrowany z modułem kalendarza. Musi pozwalać na wprowadzanie informacji o wydarzeniach, które odbywają się w określonym terminie (możliwość ustalania daty startu daty zakończenia wydarzenia). Aktualność wprowadzona w trybie kalendarza musi być automatycznie wyświetlana w module kalendarza Pogodynka Narzędzie powinno prezentować bieżący stan warunków atmosferycznych we skazanej przez administratora geolokalizacji. W zależności od panujących warunków pogodowych moduł powinien wyświetlić odpowiednią grafikę. Narzędzie nie może zawierać żadnych reklam, nie może być kodem zagnieżdżonym z innej strony internetowej Najważniejsze informacje w formie graficznej Narzędzie powinno prezentować najciekawsze informacje w portalu. Prezentacja informacji musi odbywać się w postaci dużego zdjęcia oraz półprzeźroczystej warstwy przykrywającej część zdjęcia. Na warstwie ma być umieszczony tytuł oraz pierwszy paragraf. Takich informacji może być kilka, prezentowane mają być w tym samym obszarze i zmieniać się co kilka sekund. Internauta powinien mieć możliwość wyboru innej aktualności klikając w inny numer aktualności. 4 Szkolenie użytkowników z wdroŝonych aplikacji EOSiD 40 osób 5 Szkolenie administratorów z wdrożonych aplikacji EOSiD 2 osoby 16

17 6 Szkolenia administratora dot. Infrastruktury Active Directory w tym Configuring, Managing and Maintaining Windows Server 2008 Servers Package Configuring and Troubleshooting a Windows Server 2008 Network Infrastructure Package Planning for Windows Server 2008 Servers Package Installing and Configuring Windows 7 Client Planning and Managing Windows 7 Desktop Deployments and Environments 1 osoba 7 Dostawa oprogramowania antywirusowego dla stacji roboczych oraz serwerów 34 licencje 3.1 Zabezpieczenia urządzeń końcowych: centralna administarcja, ochrona antywirusowa i ochrona przed programami typu spyware, zapora dla stacji roboczych, centralna administarcaj, zapobieganie włamaniom, blokowanie możliwości wykorzystania luk w zabezpieczeniach, kontrola nad urządzeniami i aplikacjami, ochrona antywirusowa dla systemu Windows ochrona antywirusowa dla systemu Linux, zapewnienie zgodności z wewnętrznymi regułami kontroli dostępu do sieci. 3.2 Zabezpieczenia systemów wymiany wiadomości: ochrona antywirusowa, antyspamowa i ochrona przed atakami typu phishing, filtrowanie treści i zapewnienie zgodności z przepisami, zabezpieczenie serwera Lotus Domino. 3.3 Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych: tworzenie kopii zapasowych komputerów stacjonarnych i przenośnych bez przerywania ich pracy, przywracanie danych na dowolnym sprzęcie, 17

18 * Adresy: tworzenie kopii zapasowych w zależności od zagrożeń. 1. Urząd Gminy Wisznia Mała ul. Wrocławska 9, Wisznia Mała 2. Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji, OKSiR ul. Szkolna 1, Wisznia Mała 3. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, GOPS ul. Wrocławska 9, Wisznia Mała 4. Samorządowej Administracyjnej Placówki Oświatowej ul. Szkolna 6, Kryniczno,dnia 2010r. Miejscowość Data Pieczęć firmowa Podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy 18