Wzór umowy. na kompleksową organizację konferencji Spotkanie Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających PO IiŚ

Transkrypt

1 Załącznik nr 8 do SIWZ Wzór umowy na kompleksową organizację konferencji Spotkanie Instytucji Pośredniczących i Instytucji Wdrażających PO IiŚ zawarta w 2013 roku w Zielonej Górze pomiędzy: Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze ul. Miodowa 11, Zielona Góra, działającym również w imieniu i na rzecz 1.. na podstawie udzielonych pełnomocnictw zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez: Alicję Makarską Prezesa Zarządu, a., z siedzibą.... zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez:, zwanymi dalej Stronami o następującej treści: 1 Użyte w niniejszej umowie, począwszy od paragrafu 2, pojęcia oznaczają: 1. Zamawiający Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze, ul. Miodowa 11, Zielona Góra, 2. Wykonawca Podmiot wyłoniony w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, 3. Adres Korespondencyjny Zamawiającego Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Zielonej Górze, Zielona Góra, tel ,, biuro@wfosigw.zgora.pl, 4. Adres Korespondencyjny Wykonawcy:.., tel., fax, , 5. Strony Umowy Zamawiający i Wykonawca występujący razem, 6. SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, 7. SOPZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ, 8. Umowa niniejsza umowa, 9. Wynagrodzenie łączne wynagrodzenie za prawidłowe wykonanie Przedmiotu Umowy, to jest 1

2 całego Zadania, 10. Dzień ilekroć w Umowie jest mowa o dniach należy przez to rozumieć dni kalendarzowe, 11. Zadanie Przedmiot Zamówienia, 12. Obiekt należy przez to rozumieć ośrodek, hotel lub kompleks obiektów o standardzie minimum trzygwiazdkowym, 13. Spotkanie kadry zarządzającej IW- należy przez to rozumieć Spotkanie kadry zarządzającej Instytucji Wdrażających z Wiceministrem Środowiska na temat Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Zamawiający oświadcza, że Wykonawca wyłoniony został w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr AB-PB /12 prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.). 2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim zapleczem oraz wiedzą i doświadczeniem koniecznym do prawidłowej realizacji Umowy. 3. Wykonawca oświadcza, że spełnia wymagania stawiane Wykonawcy w postępowaniu, o jakim mowa w ust Przedmiotem Zamówienia jest realizacja Zadania obejmującego kompleksową organizację dwudniowej konferencji: Spotkanie Przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej i Instytucji Wdrażających PO IiŚ, zwanej dalej Konferencją. 2. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania Zadanie, na warunkach określonych w Umowie, SIWZ, SOPZ oraz w ofercie Wykonawcy z dnia.. 3. Wykonawca zapewni osobę będącą koordynatorem Konferencji w czasie jej trwania. Osoba ta będzie przebywać na miejscu Konferencji w celu zapewnienia prawidłowej jej organizacji i powinna dysponować telefonem komórkowym. 4. Zapewnienie merytorycznej części wykonania Przedmiotu Zamówienia, tj. w szczególności przygotowanie programu Konferencji, zapewnienie prelegentów należy do Zamawiającego Zadanie realizowane będzie w ośrodku/hotelu/kompleksie obiektów o standardzie minimum trzygwiazdkowym, położonym na terenie województwa lubuskiego w odległości nie większej niż 50 km od siedziby Zamawiającego. Ponadto, sala konferencyjna, zakwaterowanie i wyżywienie będzie w jednym budynku/w jednym kompleksie budynków z wyłączeniem przygotowania uroczystej kolacji. 2. Termin realizacji Zadania Strony Umowy ustalają na od 13 do 15 lutego 2013 r.: lutego 2013 r. zakwaterowanie uczestników konferencji, - 14 lutego 2013 r. sesja plenarna dla uczestników Konferencji, - 14 lutego 2013 r. Spotkanie kadry zarządzającej IW, - 14 lutego 2013 r. Uroczysta kolacja, - 15 lutego 2013 r. sesja plenarna dla uczestników Konferencji. 3. W terminie 5 dni od dnia podpisania Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji osobę koordynatora Konferencji. 4. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek uwag do dokumentów lub innych czynności dokonywanych przez Wykonawcę w związku z realizacją Umowy, Wykonawca obowiązany jest je uwzględnić i postąpić w sposób wskazany przez Zamawiającego. Zamawiający zgłaszając swoje uwagi wyznaczy Wykonawcy termin do ich realizacji. Termin ten wynosić będzie maksymalnie 3 dni od daty zgłoszenia uwag przez Zamawiającego. 5. Przedmiot Zamówienia składający się na kompleksową organizację konferencji składa się z 4(czterech) zadań, zgodnie z SIWZ i SOPZ, tj: 1) Obsługa techniczna Konferencji 2

3 2) Usługa hotelarska, 3) Spotkanie kadry zarządzającej IW, 4) Przygotowanie uroczystej kolacji. 6. W terminie 7 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu po 2 propozycje na każdy z elementów posiłku, o których mowa w SOPZ, tj.: 4 propozycje zup, 4 propozycje mięs, 2 propozycje ryb (z wyjątkiem pangi), 2 propozycje mixu warzyw, 4 rodzaje sałatek warzywnych. 7. Zadanie realizowane będzie dla maksymalnie 110 osób, z tym, że Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników Konferencji korzystających z usługi hotelarskiej i cateringowej zgodnie z SOPZ. W takiej sytuacji nastąpi odpowiednie zmniejszenie wynagrodzenia, o którym mowa w 10 ust Wykonawca zapewni w tym samym Obiekcie, o którym mowa w ust. 1, odpowiednie miejsca noclegowe max. dla 100 uczestników Konferencji w pokojach jedno-, dwuosobowych, w tym dwadzieścia pokoi jednoosobowych. 5 W ramach realizacji Umowy Wykonawca zobowiązany jest do: a. terminowego wykonania Przedmiotu Zamówienia, jak również któregokolwiek z zadań, o których mowa w 4 ust. 5, b. zapewnienia odpowiednich osób obsługujących Konferencję, posiadających doświadczenie w prowadzeniu podobnych wydarzeń, c. zapewnienia koordynatora Konferencji w czasie jej trwania, w celu zapewnienia prawidłowej organizacji, d. zapewnienia usług cateringowych dla wszystkich uczestników Konferencji, które wymagają zaakceptowania przez Zamawiającego zgodnie z 4 ust. 6 i zgodnie z SOPZ, e. zapewnienie miejsc noclegowych, zgodnie z SOPZ, f. zapewnienia miejsc parkingowych, zgodnie z SOPZ. g. wykonanie innych zobowiązań szczegółowo opisanych w SOPZ 6 W ramach realizacji Umowy, Zamawiający jest zobowiązany do: a. współdziałania z Wykonawcą w zakresie koniecznym do prawidłowej realizacji Umowy, b. dotrzymywania obustronnie ustalonych terminów, c. udzielenia Wykonawcy wszelkich informacji, materiałów i dokumentacji znajdujących się w jego posiadaniu, niezbędnych do prawidłowego i terminowego wykonania Przedmiotu Zamówienia, o ile nie są objęte prawnie chronioną tajemnicą Wszelkie działania, z wyłączeniem czynności powodujących zmianę lub ustanie stosunku zobowiązaniowego między Stronami, których podjęcie jest wymagane lub dopuszczalne mogą być podejmowane przez przedstawicieli Stron. Wszelkie dokumenty, których sporządzenie jest wymagane lub dopuszczalne na mocy Umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę, mogą być sporządzane przez przedstawicieli Stron. Upoważnionym przedstawicielem ze strony Zamawiającego jest: Upoważnionym przedstawicielem ze strony Wykonawcy jest: 2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, jak również koordynatora Konferencji następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy. 3. Korespondencja między Stronami, w tym w szczególności dotycząca sposobu realizacji Umowy odbywać się będzie na Adres Korespondencyjny Zamawiającego Odbiór Zadania jako całości nastąpi w dniu r. do godz

4 2. Odbiór Zadania nastąpi na podstawie Protokołu Odbioru Zadania podpisanego przez Wykonawcę i Komisję Odbioru składającą się z przedstawicieli Zamawiającego. 3. Protokół Odbioru, o jakim mowa w ust. 2 powinien zawierać w szczególności: - dzień i miejsce odbioru Zadania, - informację o braku albo o istnieniu wad w wykonaniu Zadania Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za wady fizyczne i prawne Przedmiotu Zamówienia, a w szczególności rezultatów umowy, co dotyczy m.in. sytuacji, gdy: a. występują wady zmniejszające wartość Przedmiotu Zamówienia lub jego użyteczność ze względu na cel, jakiemu ma służyć, nie ma właściwości, o których Wykonawca zapewniał, nie zawiera kompletnych informacji, zawiera informacje nieaktualne lub niezgodne z rzeczywistym stanem, lub b. narusza uzasadnione prawa osób trzecich, w tym prawa własności lub też jest obciążony prawami osób trzecich, 2. Zamawiający, który otrzymał wadliwy Przedmiot Zamówienia, wykonując uprawnienia z tytułu rękojmi względem Wykonawcy, może żądać bezpłatnego usunięcia wad w terminie wyznaczonym Wykonawcy przez Zamawiającego, nie dłuższym jednak niż 2 godziny, a po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu może odmówić przyjęcia naprawy i zlecić usunięcie wad przez osobę trzecią na koszt i ryzyko Wykonawcy. Wykonawca nie może odmówić usunięcia wady, choćby wymagało to nadmiernych kosztów. 3. Gdy wady usunąć się nie dadzą albo gdy z okoliczności wynika, że Wykonawca nie zdoła ich usunąć w czasie odpowiednim, Zamawiający może wedle swojego wyboru od Umowy odstąpić w trybie natychmiastowym lub żądać obniżenia Wynagrodzenia w odpowiednim stosunku. To samo dotyczy wypadku, gdy Wykonawca nie usunął wady w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. 4. Wykonawca może uwolnić się od odpowiedzialności z tytułu rękojmi za wady, jeżeli wykaże, że wada powstała wskutek wykonywania prac według wskazówek Zamawiającego, które Wykonawca zakwestionował podając pełne uzasadnienie i uprzedził pisemnie Zamawiającego o przewidzianych skutkach ich zastosowania. 5. Zamawiający zawiadomi pisemnie Wykonawcę o wadach Przedmiotu Zamówienia niezwłocznie po ich wykryciu. Dokonanie odbioru Przedmiotu Zamówienia nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności z tytułu rękojmi, choćby w chwili ich wydania lub odbioru Zamawiający wiedział lub z łatwością mógł się dowiedzieć o wadzie. Zamawiający nie ma obowiązku zbadania Przedmiotu Zamówienia i Strony wyłączają stosowanie art i 2 k.c Wynagrodzenie za prawidłowe wykonanie Przedmiotu Zamówienia wynosi za 1 uczestnika konferencji. zł brutto (słownie:./100), co przy planowanym uczestnictwie 110 osób wynosi łącznie.zł brutto (słownie: /100). 2. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników konferencji, o czym mowa w 4 ust. 7, łączne wynagrodzenie określone w ust. 1. ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu. 3. Wynagrodzenie określone w ust. 1, ewentualnie zmniejszone zgodnie z ust. 2, zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu realizacji Umowy. 4. Wynagrodzenie należne Wykonawcy płatne będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy.., na podstawie faktur VAT, które Wykonawca wystawi na imię podmiotów wskazanych w komparycji umowy, niezwłocznie po zrealizowaniu Przedmiotu Umowy. 5. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od daty otrzymania przez poszczególnych nabywców, prawidłowo wystawionych faktur VAT i uprzedniego podpisania przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Zadania bez zastrzeżeń. 6. Zestawienie nabywców z ich danymi identyfikacyjnymi(nazwa, adres, NIP) stanowi załącznik nr 4 do niniejszej umowy 4

5 7. Za dzień zapłaty Wynagrodzenia uważany będzie dzień obciążenia rachunku bankowego nabywcy. 8. Wynagrodzenie z tytułu realizacji Umowy jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Przedmiotu Zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50% łącznego Wynagrodzenia, o którym mowa w 10 ust.1. Taką samą karę umowną zapłaci Wykonawca z tytułu odstąpienia od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 2. Za nieprawidłowe i nieterminowe wykonanie części lub całości któregokolwiek z zadań wymienionych w 4 ust. 5 Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 30 % łącznego Wynagrodzenia, o którym mowa w 10 ust. 1 z zastrzeżeniem, że Zamawiający może, zgodnie ze swoją wolą skorzystać z prawa odstąpienia, o którym mowa w 12 ust Za nienależyte wykonanie każdego z zadań, o których mowa w 4 ust. 5 należy rozumieć wykonanie Zadania w sposób odbiegający od SOPZ i Umowy. 4. Kary umowne podlegają sumowaniu. 5. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej. 6. Wykonawca jest zobowiązany zapłacić karę umowną w terminie 7 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku uchybienia przez Wykonawcę temu terminowi Zamawiający ma prawo potrącić kwotę wynikającą z noty obciążeniowej z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, w terminie 30 dni od daty powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy. 2. Zamawiający może także odstąpić od Umowy w przypadku, gdy Wykonawca ze swojej winy nie zrealizował zadań, o których mowa w 4 ust. 5 Przedmiotu Zamówienia lub któregokolwiek z nich w całości lub w części, w terminie natychmiastowym od stwierdzenia przez Zamawiającego nieprawidłowości. 13 W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo Zamówień Publicznych Ewentualne spory powstałe w związku z realizacją Umowy będą rozpoznawane przez sąd właściwy miejscowo ze względu na siedzibę Zamawiającego. 2. Zmiany niniejszej umowy wymagają dla swojej ważności formy pisemnej. 3. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwóch dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. 5

6 15 Integralną częścią Umowy są załączniki: Załącznik numer 1 Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, Załącznik numer 2 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, Załącznik numer 3 Oferta Wykonawcy formularz ofertowy, Załącznik numer 4 Zestawienie danych nabywców. Zamawiający Wykonawca 6