INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW CZĘŚĆ I OGÓLNA Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Olsztynie. Instrukcja została opracowana na podstawie: 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości / tekst Dz.U. 2009r, Nr. 152, poz. 1223/. 2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi.

2 2 CZĘŚĆ II INSTRUKCJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. A. RODZAJE, ZAKRES I KRYTERIA KONTROLI ŚRODKÓW PUBLICZNYCH 1. Kontrola środków publicznych prowadzona jest w następujących formach i zakresach: 1) kontroli wstępnej wykonywanej każdorazowo przed rozpoczęciem fazy realizacji danego zadania, obejmującej badanie zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem oraz projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań. Celem kontroli wstępnej jest kontrola prawidłowości przygotowań do podjęcia określonych działań, rozstrzygnięć, itp. (np. projektów umów, decyzji, porozumień) lub decyzji wstępnych, przygotowujących określone zamierzenia. Kontrola wstępna umożliwia zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości (w tym działaniom nielegalnym, niecelowym lub niegospodarnym), 2) kontroli bieżącej polegającej na bieżącym sprawdzaniu czynności w czasie ich wykonywania, której celem jest ocena prawidłowości przebiegu realizacji celów i zadań jednostki, z punktu widzenia określonych kryteriów, 3) kontroli następczej obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane pod kątem prawidłowości wykonania zadań. 2. Kontrola prawidłowości i zgodności z prawem obejmuje w szczególności: 1) poświadczenie rozliczenia finansowego zadań, 2) kontrolę transakcji finansowych, w tym ocenę zgodności z przepisami i planem finansowym, 3) kontrolę poprawności i rzetelności decyzji podjętych i wykonywanych w ramach jednostki, 4) sporządzanie sprawozdań. 3. Kontrola wykonania zadań z punktu widzenia kryteriów kontroli obejmuje kontrolę: 1) legalności zgodności działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawnymi zewnętrznymi (np. ustawy i rozporządzenia) i wewnętrznymi (np. uchwały, decyzje, zarządzenia, instrukcje, regulaminy, pisma okólne) obowiązującymi w jednostce. Kontroli podlega również sprawdzenie, czy podejmowane działania miały właściwą podstawę prawną i mieściły się w

3 3 granicach kompetencji podmiotu, a także czy zaniechanie działania nie wystąpiło w sytuacji, gdy istniał prawny obowiązek podjęcia określonych działań, 2) gospodarności zgodności z zasadami efektywnego gospodarowania rozumianego jako oszczędne i wydajne wydatkowanie środków, jakie były relacje nakładów do efektów. W ocenie gospodarności należy uwzględnić uwarunkowania ekonomiczno -organizacyjne, w jakich działała jednostka, 3) celowości zgodności z celami i metodami określonymi w aktach normatywnych, w budżecie, Statucie oraz Regulaminie Organizacyjnym OSiR w Olsztynie, a także w innych stosownych dokumentach, 4) rzetelności wykonywanie obowiązków z należytą starannością; sumiennie i we właściwym czasie z zachowaniem przestrzegania przepisów, wewnętrznych reguł funkcjonowania jednostki (m. in. dokumentowanie działalności) i procedur kontroli. 4. Kontrola prawidłowości i zgodności z prawem może przybierać postać prewencyjnej kontroli dokonywania wydatków publicznych, którą przeprowadza się w momencie, kiedy istnieje możliwość zapobieżenia działaniu, które uznaje się za nieprawidłowe. Decyzja o przeprowadzeniu takiej kontroli należy do dyrektora OSiR lub też może żądać jej przeprowadzenia główny księgowy. 5. Kontrola procesów związanych z gromadzeniem i wydatkowaniem środków publicznych (w rym również zaciąganiem zobowiązań, planowaniem finansowym i udzielaniem zamówień publicznych) ma na celu egzekwowanie i promowanie zasady samokontroli, sprawdzalności działań, a w dalszej kolejności rozliczania osób odpowiedzialnych za dysponowanie środkami publicznymi. B. DOKUMENTOWANIE PRZEPROWADZANIA KONTROLI 1. Dowodem dokonania kontroli jest: 1) Wstępnej złożenie na kontrolowanym dokumencie obok daty dokonania kontroli, czytelnego podpisu lub parafy i pieczątki imiennej pracownika, który ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych czynności zgodnie z regulacjami zawartymi w Regulaminie Organizacyjnym. Kontroli wstępnej dokonują w zależności od rodzaju sprawy: - Kierownicy Działów i Obiektów, - Zastępca Dyrektora, - Dyrektor, w uzasadnionych przypadkach: - Główny księgowy. Osoby te wskazują, czy wydatek ten jest uzasadniony i przewidziany w planie zakładu. Kontrola wstępna dotyczy wydatków jednorazowych; nie dotyczy umów wieloletnich. Wniosek (zapotrzebowanie) na konkretny wydatek po uprzednim określeniu wysokości tego wydatku winien być złożony do zastępcy dyrektora a następnie po jego weryfikacji pod względem ilości i wartości z uwzględnieniem planu

4 4 wydatków jest kierowany do głównego księgowego i dyrektora ośrodka. Po uzyskaniu akceptacji jest realizowany przez komórkę do spraw zaopatrzenia. Po realizacji zakupów materiału, towaru bądź usługi wniosek winien być dołączony do faktury zakupu. 2) Bieżącej złożenie na kontrolowanym dokumencie obok daty dokonania kontroli czytelnego podpisu lub parafy i pieczątki imiennej przez pracownika, który ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych czynności, zgodnie z regulacjami zawartymi w Regulaminie Organizacyjnym oraz zakresie czynności. a) Sprawdzania pod względem merytorycznym legalności, celowości i gospodarności dokonują: - Kierownicy Działów i Obiektów faktury dotyczące bezpośrednio danego obiektu, działu, - Główny księgowy w zakresie działu finansowo księgowego. - Dyrektor w uzasadnionych przypadkach. b) Sprawdzania zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych dokonują: - Pracownik do spraw zamówień publicznych, zgodnie z zakresem obowiązków. - Kierownik OW KŁOBUK w zakresie zakupu żywności. c) Sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowych dokonuje pracownik działu finansowo-księgowego wyznaczony przez głównego księgowego. d) Zatwierdzenie do zapłaty podpisuje dyrektor zakładu, a w czasie jego nieobecności zastępca dyrektora na podstawie pisemnego upoważnienia. 2. Główny księgowy sprawdza: - czy właściwe osoby opisały dokument pod względem merytorycznym. - czy właściwe osoby podpisały dokument i czy został wystawiony zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Złożenie podpisu przez głównego księgowego oznacza, że: sprawdził, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników, za prawidłową pod względem merytorycznym, za godną z ustawą o zamówieniach publicznych, w przypadku, gdy dana operacja podlega przepisom tej ustawy, nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja została ujęta, sprawdził, iż dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków publicznych został zatwierdzony do wypłaty przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, stwierdził formalną prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji. Operacja gospodarcza wyrażona w dokumencie poddanym kontroli bieżącej, co do której główny księgowy odmówił złożenia podpisu, podlega ujęciu w księgach rachunkowych po zaakceptowaniu przez dyrektora. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy

5 5 zawiadamia pisemnie dyrektora zakładu. Dyrektor może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Główny księgowy może upoważnić pracownika działu finansowo-księgowego do przeprowadzenia w określonym zakresie kontroli, jak również do podpisywania dokumentów, co do których nie zachodzą podstawy do zgłoszenia odmowy podpisu. Natomiast, w razie stwierdzenia, że zachodzą podstawy do zgłoszenia odmowy podpisu, pracownik powinien niezwłocznie przedstawić sprawę głównemu księgowemu. 3. W związku z wykonywaniem kontroli główny księgowy ma prawo: a) Wstępnej kontroli projektów umów, które mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych. b) Kontroli operacji gospodarczych z punktu widzenia gospodarności. c) Wnioskować określenie trybu, według którego mogą być wykonywane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości, kalkulacji i sprawozdawczości. d) Żądać od innych komórek organizacyjnych udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień. e) Żądać od innych komórek organizacyjnych usunięcia w określonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: - przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, - funkcjonowania systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej. f) Występować do dyrektora z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień. 4. Każdy pracownik w toku dokonywania kontroli bieżącej procesów wynikających z Regulaminu Organizacyjnego oraz zakresu czynności, w sprawach mogących budzić wątpliwości, winien sporządzać notatki, opatrzone podpisem, datą dokonania kontroli, zawierające podstawę wyciągnięcia określonych wniosków lub przeprowadzenia określonych działań. Notatkę należy dołączyć do faktury dotyczącej danej operacji. 5. Za nieprzestrzeganie procedur zawartych w niniejszej instrukcji podległe jej osoby podlegać będą karom dyscyplinarnym, wynikającym z Kodeksu Pracy. CZEŚĆ III SZCZEGÓŁOWA 1 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub

6 rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Poza spełnieniem podstawowej roli jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie: a) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych, b) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowiązków Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe: 1) zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki Podstawą zapisów mogą być również sporządzone dowody księgowe: 1) zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące poprzednie zapisy, 3) zastępcze wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, 4) rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług Zgodnie z ustawą za prawidłowy uważa się dowód księgowy, który zawiera co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach

7 7 rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych czyli sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i na dowód sprawdzenia podpisane przez osoby do tego upoważnione. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione w dowodzie lub załączniku do dowodu wskazanym w treści dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz że ich dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawienia błędów w dowodach księgowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 2. Błędy w dowodach księgowych poprawić można wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub kwoty, w sposób pozwalający odczytać tekst lub kwotę pierwotną i wpisanie tekstu lub kwoty właściwej. Poprawka tekstu lub kwoty w dowodzie księgowym powinna być zaopatrzona w datę poprawki oraz podpis osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie istnieje ustalony odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek oraz nie stosuje się ich do dowodów obcych, które mogą być poprawione jedynie przez wystawienie przez kontrahenta dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrzne, przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione wyłącznie przez wystawienie dowodu korygującego. 5.

8 8 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. 2. Zapis powinien zawierać co najmniej: 1) datę dokonania operacji, 2) określenie rodzaju i numer indentyfikacyjny dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, 3) zrozumiały tekst, 4) kwotę zapisu i datę zapisu 5) oznaczenie kont, których dotyczy. 3. Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. 4. Zapis w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzania danych i osoby zlecającej tę czynność Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. 2. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. 3. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody księgowe dotyczące operacji gospodarczych dokonanych w miesiącu, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania procedur obliczeniowych. 4. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: 1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, 2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych innych deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 3) zapewniona jest za pomocą odpowiednich wydruków, kontrola kompletności i aktualności danych, 4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

9 9 5. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: 1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym jednostkę sprawozdań finansowych i innych, deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca, a za ostatni miesiąc roku obrotowego nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, 3) zapisy w księgach rachunkowych dotyczące operacji gotówką, czekami i wekslami obcymi, oraz obrotu detalicznego i gastronomii dokonywane są w tym samym dniu w którym zostały dokonane. 7. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi lub przez skreślenie dotychczasowej treści, wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. Poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie OSiR. 2. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego i zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. 3. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej do dnia 30 kwietnia roku następnego W sprawdzaniu dokumentów biorą udział właściwe komórki zakładu, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi zakładu. Dokument (faktura, rachunek) wpływa do sekretariatu gdzie jest rejestrowana, następnie jest kierowana do dyrektora zakładu, który parafuje dokument i kieruje do działu finansowo księgowego. Dział FK (gł. księgowy) odbiera dokument za pokwitowaniem z sekretariatu i z datą otrzymania. Następnie jest on rejestrowany w dziale FK i po kontoli formalno rachunkowej jest przekazywany do zatwierdzenia merytorycznego (legalność, celowość, gospodarność) do kierownika obiektu lub upoważnionego pracownika, którego wydatek dotyczy, oraz do pracownika odpowiadającego za zamówienia publiczne, który sprawdza zgodność z Ustawą o Zamówieniach Publicznych. Następnie dokument zatwierdza do zapłaty Dyrektor OSiR, po zatwierdzeniu dokument trafia do gł. księgowego, który wykonuje dyspozycje dyrektora, podpisując dokument dokonuje zapłaty.

10 10 Płatności dokonuje się elektronicznie, oprócz gł. księgowego płatności może dokonywać upoważniony pracownik działu FK. Po dokonaniu przelewu na fakturze przystawiana jest pieczęć zapłaty dokonano w dniu przez pracownika, który dokonywał sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym i jest przekazany do księgowania. 2. W wyżej omawiany sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia względnie wpływu do zakładu aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. 3. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady: 1) przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia, 2) przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobieżenia okresowemu spiętrzeniu się prac powodującemu możliwość zwiększenia pomyłek, 3) dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiednie komórki do minimum Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacją obejmuje następujące etapy: 1) segregacja dokumentów, 2) sprawdzanie prawidłowości dokumentów, 3) właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania). 2. Segregacja dokumentów polega na: 1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do komórki księgowości, tych które nie podlegają księgowaniu (np. nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią), 2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy np. dowody kasowe, bankowe i pozostałe (uzupełniające) 3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres. 3. Sprawdzanie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. W odniesieniu do dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki, należy ponadto sprawdzić, czy są one akceptowane przez Dyrektora lub upoważnioną przez niego osobę. W razie stwierdzenia, że dokumenty nie były skontrolowane należy zwrócić je do właściwej komórki w celu uzupełnienia.

11 11 4. Właściwa dekretacja polega na: 1) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane, 2) umieszczenia na dokumentach adnotacji: a) na jakich kontach syntetycznych ma być dokument zaksięgowany, b) wskazania sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach analitycznych, 3) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia przy dowodach własnych, lub data otrzymania przy dowodach obcych, 4) podpisaniu przez głównego księgowego lub inną osobę upoważnioną do dekretacji. 11. Dokumentami dotyczącymi zakupu i sprzedaży towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami i odbiorcami są: - zamówienia, - faktury VAT, - faktury VAT korygujące, - faktury VAT duplikaty, - rachunki, - rachunki duplikaty, - dokumenty stwierdzające uregulowanie zobowiązania i należności. 1. Zamówienie Zamówienie sporządzone zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, jest podstawą do dokonania zakupu materiałów, towarów lub zlecenia wykonania usług. 2. Faktura VAT Faktura VAT jest dokumentem księgowym. Zakupy rzeczowych składników majątkowych i usług mogą być udokumentowane wyłącznie oryginałami faktur dostawcy. 3. Do wystawiania faktur VAT uprawnieni są wyłącznie podatnicy mający numer identyfikacyjny NIP, będący podatnikami podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. W OSiR faktury VAT wystawiane są w każdym obiekcie lub dziale przez osoby upoważnione przez dyrektora. 4 Faktura stwierdzająca dokonanie zakupu sprzedaży zawiera co najmniej: 1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, 2) numery identyfikacyjne lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy, 3) miesiąc dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer kolejny faktury, oznaczonej jako faktura VAT, 4) nazwę towaru lub usługi, 5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług, 6) ceny jednostkowe towarów lub usług bez kwoty podatku, 7) wartość sprzedanych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12 12 8) stawki podatku, 9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku, 10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, 11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług, wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na poszczególne stawki podatkowe lub zwolnionych od podatku, 12) kwotę należności ogółem, wraz z należnym podatkiem, wyrażoną liczbowo i słownie, 13) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawiania i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób. 5. Kwoty wykazane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 6. Podatnik, który posługuje się numerem tymczasowym, ma obowiązek dopisać przy tym numerze wyraz REGON lub PESEL. 7. W przypadku, gdy stawki podatku są niższe niż 23%, oraz towary i usługi zwolnione od podatku, dane o których mowa w ust. 5 obejmują również symbol towaru, lub usługi określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce państwowej. 8 W przypadku sprzedaży dokonywanej na podstawie pisemnego zamówienia lub oferty, faktura nie musi zawierać podpisu nabywcy. 9. Fakturę wystawia się w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, ale nie później niż na koniec miesiąca. Na wpłaconą zaliczkę fakturę wystawia się w dniu wpłaty zaliczki, niezależnie od wpłaconej kwoty. 10.W przypadku, gdy po wystawieniu faktury zaszła okoliczność wymagająca skorygowania tej faktury, wystawia się fakturę korektę. Faktura korygująca zawiera co najmniej: 1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: a) określone w ust. 5 pkt 1-4, b) nazwę towaru lub usługi objętych korekta, 3) kwotę i rodzaj zmiany, 4) kwotę zmniejszenia podatku należnego, 5) czytelny podpis osoby upoważnionej do wystawiania faktury korygującej lub podpis oraz imię i nazwisko. Sprzedawca powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Nabywca otrzymujący fakturę korygującą obowiązany jest do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym fakturę otrzymał, lub w miesiącu następnym.

13 13 Faktury korygujące muszą zawierać wyraz KOREKTA ) Faktury oraz faktury korygujące wystawiane są w trzech egzemplarzach przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopie zatrzymuje sprzedawca, 1 egz. trafia do działu FK a drugi pozostaje w miejscu jej wystawienia. 2) Oryginał faktury musi zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia wyraz KOPIA. 3) Podstawę do obniżenia przez nabywcę kwoty podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego stanowią oryginały faktur lub faktur korygujących albo ich duplikaty. O zaliczeniu faktury do właściwego okresu rozliczeniowego decyduję data wpływu faktury do siedziby jednostki, a w niektórych wypadkach określonych ustawą VAT termin płatności wskazany w fakturze lub umowie. 12. Jeżeli oryginał faktury, faktury korygującej ulegnie zniszczeniu lub zaginie, sprzedawca ponownie wystawia fakturę zgodnie z danymi zawartymi w kopii faktury lub rachunku. Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT. 13. OSiR jako podatnik obowiązany jest do przechowywania oryginałów i kopii faktur, faktur korygujących, rachunków uproszczonych i rachunków korygujących rachunki uproszczone w okresie 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę lub rachunek. 14 Za przychód ze sprzedaży uważa się kwoty należne lub uzyskane za sprzedane produkty (wyroby i usługi), towary, materiały, środki trwałe, inwestycje itp. (niezależnie od tego czy zostały zapłacone, wynikające z pomnożenia ilości sprzedanej przez jednostkową cenę sprzedaży, skorygowane o udzielone rabaty, bonifikaty i tym podobne upusty) zmniejszone o podatek należny od tej sprzedaży. 15. W OSiR w każdym obiekcie i dziale sprzedaż towarów i usług ewidencjonowana jest w kasach fiskalnych. Obowiązkowo przez kasę przechodzi sprzedaż dla osób fizycznych, natomiast sprzedaż dla osób prawnych może być ewidencjonowana lecz nie musi pod warunkiem, że została wystawiona faktura VAT. 17.Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązania są wyciągi bankowe podające sumy zrealizowanych czeków i poleceń przelewów, dowody kasowe, rozliczenia pracowników z sum pobranych na zakup z dołączonymi dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki. 12. Dowodami bankowymi są: dowód wpłaty, czeki gotówkowe, czeki rozrachunkowe, polecenie przelewu na wydruku z komputera,

14 14 wyciągi z rachunków bankowych, zrealizowane przez bank polecenie przelewu własne i obce. 1. Dowód wpłaty: Wszelkie wpłaty na rachunek własny lub obcy do banku dokonywane są przy pomocy druków potwierdzenie wpłaty, wystawiane przez bank. 2. Czeki gotówkowe: 1) Czek gotówkowy stanowi polecenie wystawcy czeku skierowane do banku, aby wypłacił oznaczoną kwotę określonej osobie lub okazicielowi czeku. 2) Czeki gotówkowe mogą być czekami imiennymi lub na okaziciela. 3) Prawo do realizacji czeku imiennego nie może być przenoszone na inną osobę. 4) Przedstawienie czeku do zapłaty powinno nastąpić w oddziale banku właściwym dla wystawcy czeku. 5) Na czekach imiennych należy podawać na odwrotnej stronie czeku cechy dokumentu tożsamości. 6) Czek jest płatny za okazaniem i powinien być przedstawiony do zapłaty w okresie 10 dni kalendarzowych od daty jego wystawienia. 7) Czek powinien być wypełniony w sposób trwały i podpisany zgodnie z wzorami podpisów. 8) Kwota napisana cyframi powinna być zgodna z kwotą napisaną słownie, a data wystawienia powinna być wpisana dzień i rok cyframi, natomiast miesiąc słownie Wolna przestrzeń przed i za kwotą czeku napisaną cyframi i słownie powinna być zakreślona. 9) Czeki gotówkowe wystawia kasjer w jednym egzemplarzu, osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór na grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w raporcie kasowym. 10) W przypadku zagubienia lub kradzieży książeczki czekowej, pojedynczych blankietów czekowych, kasjer obowiązany jest niezwłocznie osobiście, telegraficznie lub telefonicznie zawiadomić oddział banku, który wydał książeczkę czekową, podając ilość i numery blankietów czekowych oraz ewentualne kwoty czeków, powiadamia również zwłocznie głównego księgowego lub dyrektora zakładu. Zawiadomienie powinno być bezzwłocznie potwierdzone pisemnie. W zawiadomieniu pisemnym zgłaszający zamieszcza oświadczenie, że przyjmuje pełną odpowiedzialność za skutki wylegitymowania osoby zgłaszającej się z czekiem oraz ewentualnego wstrzymania wypłaty czeku. 3. Polecenie przelewu. 1) Podstawą do wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dokumentu podlegającego zapłacie. Polecenie przelewu służy do regulowania zobowiązań z tytułu wszelkich rozliczeń bez względu na wysokość kwoty zobowiązania. 2) Polecenie przelewu składa się elektronicznie. Przelewy dokonywane elektronicznie są akceptowane przez: dyrektora i głównego księgowego lub inna osobę upoważnioną przez dyrektora OSiR.

15 15 5. Wyciągi z rachunków bankowych. Otrzymane z banków wyciągi rachunków bankowych winny być sprawdzone przez pracownika komórki finansowo-księgowej. Sprawdzenia dokonuje osoba wprowadzająca przelewy do systemu, następnego dnia po dokonaniu przelewu w wydruku wyciągu sporządzonego z komputera. W przypadku niezgodności należy je zgłosić do oddziału banku finansującego oraz do gł. księgowego zakładu.. Wypłaty wynagrodzeń. 13 Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Podstawowymi źródłowymi dokumentami list płac są: umowa o pracę, zmiana umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę, karta czasu pracy i zarobków, zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych, wnioski premiowe. 1. Umowę o pracę wystawia komórka służb pracowniczych na podstawie decyzji dyrektora, w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: 1) oryginał dla pracownika, 2) kopie dla: komórki służb pracowniczych i płac. Umowa powinna zawierać datę rozpoczęcia pracy, określenie stanowiska i warunków wynagrodzenia oraz podpis dyrektora. 2. Zmiana umowy o pracę zawiera decyzję o zmianie zajmowanego stanowiska lub zaszeregowania i wystawiana jest przez komórkę służb pracowniczych na podstawie decyzji dyrektora w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: 1) oryginał dla pracownika, 2) kopie dla: komórki służb pracowniczych i płac. 3. Rozwiązanie umowy o pracę następuje na piśmie, na warunkach określonych w obowiązującym regulaminie pracy i powinno przede wszystkim określać datę rozwiązania umowy. Rozwiązanie umowy o pracę wystawia komórka służb pracowniczych w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: 1) oryginał dla pracownika, 2) kopie dla: komórki służb pracowniczych i płac. Rozwiązanie umowy o pracę podpisuje dyrektor. 4. Podstawę do naliczenia premii stanowią wnioski premiowe sporządzone i podpisane przez kierowników oraz zaakceptowane przez dyrektora, mogą być konsultowane przez związki zawodowe. Wnioski premiowe sporządza się w jednym egzemplarzu z przeznaczeniem dla komórki płac.

16 Listy płac sporządza komórka płac w trzech egzemplarzach na podstawie odpowiednio sporządzonych przez odpowiedzialnych za ten odcinek pracowników zakładu i sprawdzonych dowodów źródłowych. 2. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane: 1) okres, za jaki obliczono wynagrodzenie, 2) łączną sumę do wypłaty, 3) nazwisko i imię pracownika, 4) sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac, 5) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, 6) sumę wynagrodzeń netto, 7) sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych, 8) pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis), w przypadku wypłaty gotówka. 9) sumę składek należnych dla ZUS. 3. Zgodnie z kodeksem pracy w listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: 1) należności egzekucyjnych na podstawie tytułów egzekucyjnych, 2) pobranych zaliczek. 3) kar pieniężnych. 4) Inne potrącenia mogą być dokonywane za wyrażoną na piśmie zgodą pracownika. 4. Listy płac nie mogą zawierać żadnych poprawek, w OSIR sporządzane są w systemie komputerowym. 5. Listy płac powinny być podpisane przez: 1) osobę sporządzającą, 2) pracownika służb pracowniczych, 3) upoważnionego pracownika działu finansowo-księgowego, 4) głównego księgowego, 5) dyrektora. 6. Oryginały list płac po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby zostają przekazane do pracownika działu finansowo-księgowego w celu ich zabezpieczenia w pomieszczeniu kasy OSiR. 7. Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się drogą elektroniczną na konta pracownicze, lub wypłaty gotówką jeżeli pracownik nie posiada konta w banku Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia lecz w planie

17 17 wynagrodzeń bezosobowych, zawiera się umowę na pracę zleconą lub umowę o dzieło. 2. Zawarcie umowy winno być poprzedzone wnioskiem złożonym przez kierownika obiektu lub działu u którego ma być zatrudniony pracownik według wzoru stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.. 3. Umowę o pracę zleconą lub umowę o dzieło sporządza komórka zlecająca pracę, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: 1) dla wykonawcy, 2) dla komórki zlecającej pracę (po wykonaniu pracy dołącza się ją do rachunku). Umowę o pracę zleconą lub umowę o dzieło podpisuje dyrektor lub upoważnione przez niego osoby i zleceniobiorca, parafuje ją pracownik służb pracowniczych. 4. Należności wynikające z tytułu wykonania umowy zlecenia lub umowy o dzieło wypłacane są na podstawie rachunków wystawionych przez osoby wykonujące pracę. Rachunki za wykonane prace powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie. Rozliczenia z ZUS 16. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w odrębnych przepisach oraz w instrukcjach i zarządzeniach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Za naliczenie składek ZUS i ich rozliczenie odpowiada pracownik sporządzający listy płac. Za zgłoszenie pracowników do ZUS odpowiada pracownik służb pracowniczych. Działalność inwestycyjna 17. Zasady stosowane przy opracowywaniu i obiegu dokumentów dotyczące działalności inwestycyjnej (np. w zakresie środków pieniężnych, rozrachunków, obrotów magazynowych) nie odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie jak w zakresie działalności eksploatacyjnej. Wszystkie dokumenty dotyczące omawianych operacji powinny być skontrolowane przez osobę nadzorującą wykonanie inwestycji. 1. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących rozpoczętych inwestycji są: 1) faktury zewnętrzne dostawców oraz wykonawców, 2) dowody wydania materiałów. Dostawy środków trwałych, maszyn i urządzeń przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami dostawców zgodnie z zamówieniem oraz dołączonymi do faktur dowodami OT przyjęcia

18 18 środka trwałego do użytkowania. Przy pracach projektowo-kosztorysowych do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokóle tym należy również umieści dane dotyczące osoby, której powierzono dokumentację do przechowania. W zakresie robót budowlanomontażowych powinien być sporządzony protokół odbioru przekazanych robót, elementów robót lub obiektów oraz sprawdzony kosztorys wykonawczy, jeżeli taki był przewidziany w umowie. W przypadku przekazywania z magazynu do montażu maszyn i urządzeń inwestycyjnych oraz zużycia materiałów inwestycyjnych na inwestycje wykonywane we własnym zakresie wystawiany jest dowód RW. Udokumentowanie wydania materiałów wykonawcom inwestycji z zewnątrz stanowi dowód WZ. Zwrot nie zużytych przez wykonawcę materiałów następuje na podstawie dowodu ZW. 2. Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących zakończonych inwestycji i ulepszenia są: 1) protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku, 2) dowody OT przyjęcie środka trwałego, 3) polecenie księgowania. a) Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji majątku trwałego powstałego w wyniku robot budowlano-montażowych. Do protokołu powinny być dołączone dowody OT, w których zgodnie z wynikającą z protokółu wartością inwestycji ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginał dla inwestora, - kopia dla wykonawcy robot. b) Dowody OT stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokółem odbioru końcowego i przekazania do użytku robot budowlano-montażowych. Sporządza się go również w przypadku ujawnienia np. przy inwentaryzacji, jak również w przypadku zwiększenia wartości środka trwałego na skutek jego rozbudowy odbudowy, modernizacji wykonanej w drodze inwestycji. Przyjęcie środka trwałego do użytkowania następuje komisyjnie, w skład komisji winien wchodzie kierownik oraz osoba przyjmująca środek trwały w użytkowanie. Komisja wypełnia w trzech egzemplarzach pierwszą stronę protokółu, w którym należy ująć nazwę przyjmowanego środka trwałego, jego cechy charakterystyczne: - numer fabryczny, - nazwę dostawcy lub wykonawcy, - miejsce użytkowania lub przeznaczenia. Prawidłowość danych w I części protokołu potwierdzają swoimi podpisami członkowie komisji przyjmującej. Ponadto podpisuje osoba, której powierzono środek trwały. Protokół należy przekazać do działu księgowości najpóźniej następnego dnia kopia po nadaniu numeru inwentarzowego

19 zwracana jest kierownikowi. Druga strona protokółu ma charakter polecenia księgowania i w związku z tym wypełnia ją księgowość. Księgowość kontroluje prawidłowość sporządzenia protokółu oraz określa stopę umorzenia według obowiązujących przepisów. 18. Dowody dotyczące rozliczeń finansowych. Do udokumentowania obrotów środkami pieniężnymi służą następujące dowody: 1. czek gotówkowy, 2. bankowy dowód wpłaty, 3. polecenie przelewu, 4. wyciąg z rachunku bankowego, 5. faktury obce, 6. faktury własne, 7. kwitariusz przychodów, 8. dowód wpłaty KP, 9. kasa wypłaci KW, 10. raport kasowy, 11. polecenie wyjazdu służbowego, 12. wniosek o zaliczkę, 13. rozliczenie zaliczki, 14. polecenie księgowania. 19 W 11 i 12 omówione zostały dowody wymienione w punkcie od 1 do 6. Ad. 7. Kwitariusz przychodów służy do udokumentowania wszystkich wpływów gotówki do kasy. Sporządza go kasjer w 3 egz., z czego oryginał załącza do raportu kasowego, pierwszą kopię wręcza wpłacającemu, druga pozostaje w bloczku. W dowodzie powinno być wyraźnie określone kto dokonał wpłaty i czego ta wpłata dotyczy. Kwitariusz przychodowy może być dokumentem wtórnym wystawionym na podstawie innego dokumentu. Kwitariusz podpisuje kasjer jako wystawiający i przyjmujący gotówkę. Przy przychodzie gotówki z banku należy podać serię i numer czeku. Dowód wpłaty KP służy do udokumentowania wpłaty do kasy przez obiekty, które przyjęły wpłaty na kwitariusz przychodowy. Ad. 8. Dowód wpłaty KP Jest sporządzany w kasie głównej OSiR w chwili wpłat gotówki z kas pomocniczych na obiektach, pochodzących z wpłat od klientów na podstawie kwitariuszy przychodowych oraz w chwili przychodu do kasy gotówki z banku. Na KP dokonuje się też przychodów na wpłaty wadiów przetargowych oraz należności od kontrahentów.

20 20 Ad. 9. Kasa wypłaci KW. Dowód KW jest dowodem zastępczym i stanowi podstawę wypłaty gotówki z kasy w następujących przypadkach: - rozchodu gotówki z kasy, wypłaconej na podstawie list płac, - rozliczenia zaliczki, - zwrotu gotówki z tytułu rezygnacji z usługi na podstawie faktury korekty. - Opłaty zobowiązań dla kontrahentów. Dowód wypłaty wystawia kasjer. Dowód ten ma charakter dyspozycji dla kasjera i w związku z tym przed jego zrealizowaniem powinien być zatwierdzony przez dyrektora zakładu. Odbiór gotówki potwierdza osoba otrzymująca należność. Podstawą do dokonywania wypłat gotówki z kasy są dowody źródłowe zawierające niezbędne podpisy osób potwierdzających kontrolę tych dowodów i zatwierdzenie do wypłaty. Do źródłowych dowodów kasowych należą: - rachunek lub faktura zakupu gotówkowego, - ostemplowane przez bank dowody wpłat własnych, - listy płac, - polecenie wyjazdu służbowego, - inne dowody, które stanowią udokumentowanie wydatków. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym na dowodzie wypłaty odnotowuje się serię i numer dowodu osobistego oraz podaje organ, który go wystawił. Osoby prawne odbierające wypłatę mogą być reprezentowane przez różne osoby fizyczne. W takich przypadkach należy zażądać upoważnienia do odbioru pieniędzy w imieniu osoby prawnej. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na odwrocie wypłaty, wpisuje własnoręcznie sumę cyframi i słownie. Upoważnienie do odbioru gotówki przez osoby trzecie winno być uwierzytelnione co do autentyczności przez notariusza, urząd lub zakład pracy zatrudniający osobę wystawiającą upoważnienie. Upoważnienie dołącza się do dowodu wypłaty. Sumę wpłacaną lub wypłacaną określa się w dowodach kwitariusz i KW za pomocą cyfr oraz słownie. W przypadku błędnego określenia kwoty obowiązuje szczególny tryb postępowania. Uznane za prawidłowe dowody kasowe nie mogą zawierać poprawek; obowiązuje anulowanie i zachowanie błędnie wypełnionego dokumentu i wystawienie w jego miejsce nowego dowodu. Dowody wpłat, jak też zastępcze dowody wypłat (KW) podlegają bieżącej na przestrzeni roku obrotowego numeracji i są traktowane jako druki ścisłego zarachowania. Wszelkie zaliczki na delegacje, inne zaliczki powinny być zgłoszone w kasie w przeddzień realizacji ze względu na sprawdzenie dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz przygotowanie odpowiedniej kwoty.

21 W razie stwierdzenia niedoboru lub nadwyżki należy sporządzić protokół z kontroli kasy kasjer powinien nadwyżkę przyjąć do kasy na KP, a niedobór rozchodować na KW lub wpłacić do kasy. Ad. 10. Raport kasowy. Raport kasowy sporządza kasjer w 2 egz. za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc kalendarzowy na podstawie dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat gotówkowych dokonanych w danym dniu w kolejności ich realizacji, podpisuje raport kasowy i wraz z dowodami przekazuje do sprawdzenia wraz z dowodami. Po sprawdzeniu i zadekretowaniu przekazuje raport kasowy do zaksięgowania. Raport kasowy jest dokumentem wtórnym, wszystkie załączone do niego dowody wpłat i wypłat są dokumentami pierwotnymi. Ad. 11. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia sekretariat OSiR, a zleca wyjazd dyrektor. Rejestr delegacji prowadzony jest w sekretariacie. Szczegółowe ustalenia rozliczeń delegacji określa odrębne Zarządzenie Dyrektor OSiR. Ad. 12. Wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu osoba ubiegająca się o zaliczkę Pod względem merytorycznym podpisuje kierownik lub dyrektor; zatwierdza do wypłaty dyrektor. główny księgowy zleca dyspozycję wypłaty. Ad. 13. Rozliczenie zaliczki Dokument ten sporządza osoba rozliczająca zaliczkę wyszczególniając na drugiej stronie poszczególne rachunki, podając ich numer i wartość. Rachunki stanowiące podstawę do rozliczenia zaliczki podlegają kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych oraz muszą być zatwierdzone do wypłaty. W przypadku wydatkowania wynikającej z załączonych rachunków kwoty wyższej niż pobrana zaliczka, wystawia się na różnicę dowód KW, jeżeli niższa wystawia się dowód KP. Ad. 14. Polecenie księgowania sporządza główny księgowy oraz pracownicy działu FK w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej np. skorygowania błędnych księgowań, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, naliczanie podatków itp. Polecenie księgowania sporządza się również dla księgowania zbiorowym zapisem zestawienia dowodów księgowych. W dowodzie tym należy w dokładny sposób określić na jakiej podstawie ustalało się sumy do zaksięgowania, powołując się na dowody źródłowe. Dokumenty pomocnicze: 1. Świadectwo pracy. 2. Ewidencja urlopów. 21

22 3. Kartoteka zarobków pracownika. 4. Zaświadczenie. Świadectwo pracy sporządza pracownik ds. kadr niezwłocznie po rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę. Oryginał otrzymuje pracownik, kopia pozostaje w aktach. Ewidencja urlopów prowadzona jest przez pracownika ds. kadr, w której odnotowuje się ilość przysługującego urlopu i przebieg jego wykorzystania na podstawie wniosków o urlop zaakceptowanych przez przełożonego. Kartotekę zarobków pracownika prowadzi pracownik ds. płac na podstawie list płac z poszczególnych miesięcy, sporządzana jest w systemie komputerowym. Na koniec roku każdy pracownik otrzymuje informację roczną z opłaconych składek ubezpieczeniowych. Zaświadczenia wystawia pracownik ds. kadr, ds. płac na życzenie pracownika. Zaświadczenie podpisuje dyrektor. 19 Kancelaria Sprawy kancelaryjne omówiono w instrukcji kancelaryjnej OSiR. 20. Zabezpieczenie mienia Obiekty OSiR są strzeżone całodobowo przez agencje ochrony lub pracowników OSiR. Posiadają też dodatkowe zabezpieczenia w formie monitoringów. Ponadto mienie będące własnością lub zdeponowane w zakładzie powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie pracuje pracownik winno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony. Po zakończeniu pracy wszystkie pomieszczenia zakładu powinny być zamknięte na klucz, okna pozamykane. Klucze od pomieszczeń powinny być oddane do recepcji lub dyżurek. Na przebywanie w budynkach po godzinach pracy konieczna jest zgoda dyrektora. Pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy zabezpieczone. 21. Inwentaryzacja Inwentaryzacja została omówiona w instrukcji inwentaryzacyjnej OSiR Instrukcja gospodarowania drukami ścisłego zarachowania

23 23 I. 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 3. O uznaniu druków za druki ścisłego zarachowania decyduje dyrektor. 4. Wykaz druków ścisłego zarachowania uaktualnia się każdorazowo po wprowadzeniu nowych lub wycofaniu starych wzorów. 5. Dyrektor wyznacza osoby do prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania. II. 1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W szczególności do druków ścisłego zarachowania zalicza się: a) czeki gotówkowe, b) dowody wpłaty KP, c) kwitariusze przychodowe, d) dowody wypłaty, e) arkusze spisu z natury w chwili ich wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, f) karty drogowe, g) bloki dowodów RW- wydanie materiału wewnętrzne, PZ- przyjęcie materiału, WZ- wydanie materiału na zewnątrz, ZW- zwrot materiałów, w momencie ich ostemplowania i ponumerowania. h) znaki opłaty sądowej, i) bilety na mecze, 2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: a) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu przez wyznaczoną osobę z samodzielnych stanowisk pracy, w przypadku czeków gotówkowych, dowodów KP, kwitariuszy przychodowych dowody wypłaty KW oraz arkuszy spisu z natury, znaki opłaty sądowej, bilety na mecze przez dział księgowości finansowej, b) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, c) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

24 24 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków dotyczących kasy jest odpowiedzialny kasjer a za arkusze spisu z natury wyznaczony pracownik działu FK, za karty drogowe pracownik działu adm-gosp, któremu powierzono wypisywanie kart, za druki RW, PZ, WZ, ZW pracownik zajmujący stanowisko ds. pracowniczych i organizacyjnych. Zakład jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 4. Do obowiązków osoby, o której mowa w pkt. 3 należy: a) sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem) wystawioną przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów, b) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadany przez drukarnię, c) pokwitowanie odbioru druków na fakturze. III. 1. Oznaczanie druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadawanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w następujący sposób: a) każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, b) obok numeru druk ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis (jeżeli jest to druk niezblokowany). 2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni): a) numer kolejny bloku, b) numer kart bloku od Nr... do Nr... c) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłat przez głównego księgowego lub przez osobę przez niego upoważnioną. 3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęć do magazynu i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. Poszczególne karty bloków należy numerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku. Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru nadaje się kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania. 4. Sposób numerowania kart drogowych podany jest na okładce bloku. Pozostałe druki ścisłego zarachowania należy numerować w sposób uniemożliwiający ich