Raport końcowy. ECORYS Polska Sp. z o.o. Łucka 2/4/ Warszawa T F E ecorys@ecorys.pl W

Transkrypt

1 Ocena bieżącej realizacji projektów kluczowych realizowanych w ramach VII osi priorytetowej POIG /08, w kontekście identyfikacji obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną Raport końcowy ECORYS Polska Sp. z o.o. Łucka 2/4/ Warszawa T F E ecorys@ecorys.pl W

2 Raport wykonany na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie w ramach projektu Ocena bieżącej realizacji projektów kluczowych realizowanych w ramach VII osi priorytetowej POIG /08, w kontekście identyfikacji obszarów krytycznych mających znaczenie dla skutecznego i efektywnego wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych umożliwiających świadczenie usług publicznych drogą elektroniczną Opracował zespół w składzie: Marta Mackiewicz Małgorzata Matysiak-Kusiak Monika Skrobol Agata Śliwka Tomasz Tędziagolski Współpraca: Wiesław Paluszyński Michał Tabor Copyright Władza Wdrażająca Programy Europejskie Warszawa, wrzesień 2010 r. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Projektu systemowego dla wspierania działań w zakresie budowy elektronicznej administracji o numerze POIG /08 realizowanego w ramach VII osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ,,Dotacje na innowacje - inwestujemy w waszą przyszłość. 2

3 Spis treści 1. Indeks nazw i skrótów stosowanych w raporcie Wstęp Streszczenie Przedmiot badania i kontekst ewaluacji Cel badania Pytania badawcze Opis metodologii i przebiegu badania Metodologia Przebieg realizacji badania Opis wyników badania Problemy i bariery w realizacji indywidualnych projektów kluczowych Jednorodność, kompatybilność i współdziałanie systemów Oczekiwane rezultaty projektów kluczowych i wpływ realizowanych działań na osiągnięcie celów VII osi priorytetowej Postęp w realizacji projektów i możliwość osiągnięcia celów projektowych Wpływ realizowanych działań na osiągnięcie celów VII osi priorytetowej Wdrażanie projektów przez Beneficjentów Organizacja i zarządzanie projektem Rola instytucji zaangażowanych we wdrażanie VII osi priorytetowej POIG Potrzeby o charakterze szkoleniowo-doradczym Beneficjentów Wykorzystanie doświadczeń innych krajów przez Beneficjentów Dobre praktyki Wnioski i rekomendacje

4 1. Indeks nazw i skrótów stosowanych w raporcie BMSiG CATI CBD CEIDG CIG CODGiK CPD CPI CSIOZ DGE DRG DIRS DWMPE ECG EIF epaup FGI FS GBDOT GUGiK GUS ICT IDI IP IP II ISO IT IW IZ JST KIIP KIO KP KRI KRMIiŁ Biuro ds. wydawania Monitora Sądowego i Gospodarczego Computer Assisted Telephone Interview (wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny) Centralna Baza Danych Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Centrum Informacji Gospodarczej Centralny Ośrodek Geodezyjny i Kartograficzny Centrum Przetwarzania Danych Centrum Projektów Informatycznych (MSWiA) Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Departament Gospodarki Elektronicznej Departament Regulacji Gospodarczych Departament Informatyzacji Rejestrów Sądowych Departamentu Współpracy Międzynarodowej i Prawa Europejskiego Electronic Customs Group European Interoperability Framework (Europejskie Ramy Interoperacyjności) elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej Focus group interview (Pogłębiony wywiad grupowy) fundusze strukturalne Georeferencyjna Baza Danych Obiektów Topograficznych Główny Urząd Geodezji i Kartografii Główny Urząd Statystyczny Information and communication technologies (Technologie informatyczne i telekomunikacyjne) Individual In-Depth Interviews (Indywidualny Wywiad Pogłębiony) Instytucja Pośrednicząca Instytucja Pośrednicząca II-go stopnia International Organization for Standardization (Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna) Information Technologies (Technologie Informacyjne) Instytucja Wdrażająca Instytucja Zarządzająca Jednostki Samorządu Terytorialnego Krajowa Informacja Infrastruktury Przestrzennej Krajowa Izba Odwoławcza Kierownik Projektu Krajowe Ramy Interoperacyjności Komitet Rady Ministrów ds. Informatyzacji i Łączności 4

5 KRS MF MG MPiPS MRR MS MSiG MSWIA MZ NFZ NIK NKW pl.id PLI CBD POIG POKL PRINCE PUE SDMX SISP SIWZ SW UE UKE UZP WKFS WNKW WWPE ZUS Krajowy Rejestr Sądowy Ministerstwo Finansów Ministerstwo Gospodarki Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Ministerstwo Sprawiedliwości Monitor Sądowy i Gospodarczy Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Ministerstwo Zdrowia Narodowy Fundusz Zdrowia Najwyższa Izba Kontroli Nowa Księga Wieczysta polska ID karta (elektroniczny dowód osobisty) Platforma Lokalizacyjno-Informacyjna z Centralną Bazą Danych Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Program Operacyjny Kapitał Ludzki Projects In a Controlled Environment (Projekty w sterowanym środowisku) Platforma Usług Elektronicznych Statistical Data and Metadata exchange format System Informacyjny Statystyki Publicznej Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Studium wykonalności Unia Europejska Urząd Komunikacji Elektronicznej Urząd Zamówień Publicznych Wydział Koordynacji Funduszy Strukturalnych Wydział Nowej Księgi Wieczystej Władza Wdrażająca Programy Europejskie Zakład Ubezpieczeń Społecznych 5

6 2. Wstęp Celem VII osi priorytetowej POIG jest poprawa warunków prowadzenia działalności gospodarczej poprzez zwiększenie dostępności zasobów informacyjnych administracji publicznej oraz usług publicznych w formie cyfrowej dla obywateli i przedsiębiorców. Wachlarz usług, jakie administracja publiczna może zaoferować obywatelom i przedsiębiorcom w formie elektronicznej, a także zakres informacji publicznych, gromadzonych w rejestrach państwowych, udostępnionych za pośrednictwem Internetu, są istotnymi czynnikami stymulującymi rozwój polskiej gospodarki. Wzrost wykorzystania technologii informacyjnych i komunikacyjnych ma także kluczowe znacznie dla funkcjonowania administracji publicznej. Wśród potencjalnych korzyści należy wymienić: bardziej racjonalne programowanie prowadzonych działań oraz wzrost skuteczności i efektywność realizowanych zadań. W dokumencie Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, działania zaplanowane w ramach priorytetu opisano w następujący sposób: Wsparcie w ramach priorytetu polega na tworzeniu rozległej, ogólnokrajowej infrastruktury teleinformatycznej, umożliwiającej przesyłanie danych pomiędzy poszczególnymi platformami usług elektronicznych, portalami dziedzinowymi, rejestrami elektronicznymi i urzędami, stanowiącej niezbędne zaplecze dla elektronicznych usług publicznych świadczonych dla obywateli i przedsiębiorców. 1 Szczególną rolę mają tutaj odgrywać projekty horyzontalne (ponadsektorowe), kluczowe dla możliwości udostępniania usług przez całą administrację. Niniejsza śródokresowa ewaluacja VII osi priorytetowej POIG została zaplanowana jako element projektu systemowego realizowanego przez WWPE. W wyniku badania dokonano oceny dotychczasowej realizacji projektów kluczowych, zidentyfikowano bariery i ograniczenia, utrudniające realizację projektów indywidualnych, sprawdzono stopień interoperacyjności realizowanych zadań oraz oceniono system wdrażania VII osi priorytetowej. Rezultatem przeprowadzonej ewaluacji są rekomendacje mające na celu usprawnienie koordynacji projektów kluczowych realizowanych w ramach omawianego Priorytetu POIG. Zespół ewaluatorów pragnie wyrazić swoje podziękowania dla wszystkich osób, które zgodziły się uczestniczyć w badaniu i udzieliły pomocy w pozyskaniu informacji, których analiza stała się jednym z kluczowych elementów prezentowanego raportu. 1 Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, , s

7 3. Streszczenie Badanie przeprowadzono w okresie lipiec sierpień 2010 na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie; miało ono charakter ewaluacji on-going. Przedmiotem badania były projekty kluczowe VII osi priorytetowej POIG, dla których WWPE jest Instytucją Wdrażającą 17 realizowanych przedsięwzięć oraz 8 projektów przygotowywanych do realizacji. Cele badania obejmowały: identyfikację problemów i barier, utrudniających realizację projektów kluczowych, ocenę tworzonych systemów pod kątem ich jednorodności oraz kompatybilności, jak również ich współdziałania z zewnętrznymi systemami informatycznymi o charakterze ogólnokrajowym i regionalnym, ocenę wpływu realizowanych działań na osiągnięcie celów osi priorytetowych VII i VIII, ocenę oczekiwanych rezultatów, a także ocenę skuteczności systemu wdrażania i określanie potrzeb Beneficjentów w obecnej fazie realizacji przedsięwzięć. Problemy i bariery, utrudniające realizację projektów kluczowych Podstawowym problemem na obecnym etapie realizacji projektów kluczowych są trudne i długotrwałe procedury zamówień publicznych. Każdy z wdrażanych projektów opiera się na prowadzeniu kilku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; wszyscy projektodawcy doświadczają trudności związanych z prowadzeniem postępowania przetargowego. Dużą trudność sprawia stworzenie odpowiedniej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, która obok zapewnienia zakupu wysokiej jakości usługi, musi być zgodna z procedurami określonymi przez Komisję Europejską. Kolejną barierą jest trudny do przewidzenia termin zakończenia postępowania oferentom przysługuje prawo odwoływania się od rozstrzygnięcia przetargu; czas trwania całej procedury zależy zatem od trudnych do przewidzenia liczby odwołań i decyzji organu odwoławczego. Często wspominanym przez projektodawców utrudnieniem są problemy kadrowe, objawiające się dużą rotacją pracowników oraz zbyt małą liczbą osób oddelegowanych do realizacji projektu. Specjaliści z dziedziny IT preferują pracę w sektorze prywatnym, który oferuje wyższe wynagrodzenia powoduje to z jednej strony niewielką dostępność wykwalifikowanej kadry, z drugiej częste przejścia do sektora prywatnego pracowników, którzy zdobyli już pewne doświadczenie i kwalifikacje pracując przy projekcie. Trudno jest także zatrudnić specjalistów ds. rozliczeń projektów realizowanych z funduszy europejskich. Kolejne, wskazywane przez Beneficjentów, uciążliwości pojawiają się w obsłudze finansowej projektów. Projektodawcy wspominają przypadki wydawania przez instytucje zaangażowane w realizację VII osi POIG różnych interpretacji odnoszących się do zasad kwalifikowalności wydatków. Beneficjenci narzekają też na ich zdaniem zbyt długi czas akceptowania wniosków o płatność, akcentują również, że uciążliwy jest wymóg dostarczania wraz z wnioskiem o płatność podpisanych kopii wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Innym problemem zgłaszanym przez Beneficjentów jest niepewność dotycząca ram prawnych, 7

8 w jakich muszą się poruszać, tworząc systemy informatyczne będące przedmiotami realizowanych projektów. Beneficjenci zmuszeni są dostosowywać tworzone przez siebie rozwiązania informatyczne do nie istniejących jeszcze, ale planowanych przepisów prawnych. Zagrożeniem dla realizowanych projektów jest brak przepisów wykonawczych do Ustawy o Informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, szczególnie dotyczących epuap, profilu zaufanego i repozytorium wzorów. Opóźnienia w uchwalaniu nowej Ustawy o podpisach elektronicznych, Ustawy o Dowodach Osobistych i w realizacji projektu pl.id stwarzają też istotne utrudnienia w realizacji większości projektów, które opierają się na mechanizmach uwierzytelniania i autoryzacji przewidzianych w tych przepisach i projekcie. Interoperacyjność tworzonych systemów Problematyka interoperacyjności przez większość projektodawców traktowana jest deklaratywnie. Wynika to przede wszystkim z faktu, że wymagania prawne i organizacyjne dotyczące tego zagadnienia są słabo znane. Duża niezależność w podejmowaniu decyzji przez Beneficjentów nie służy uwspólnianiu zasobów i rozwiązań, a żadna z instytucji nie ma wpływu na decyzje podejmowane przez innych uczestników procesu informatyzacji administracji publicznej. W tym kontekście konieczne wydaje się upowszechnienie informacji o założeniach strategicznych dla powstania architektury korporacyjnej administracji publicznej, co umożliwiłoby powstanie systemowych mechanizmów koordynacyjnych, ułatwiających zapewnienie interoperacyjności powstających systemów. Zespoły projektowe wskazują często na brak wsparcia merytorycznego w zakresie interoperacyjności ze strony komórek organizacyjnych ministra właściwego ds. informatyzacji. Pojawia się oczekiwanie stworzenia mechanizmów wspierających powstanie zasobów informacyjnych współdzielonych przez zespoły projektowe, stanowiących rodzaj pamięci instytucjonalnej. Większość zespołów projektowych nie wie o istnieniu Portalu Interoperacyjności prowadzonego przez MSWiA, pozostali nie korzystają z tego narzędzia, argumentując, że portal nie prezentuje informacji, użytecznych z ich punktu widzenia. Oczekiwane rezultaty realizowanych działań Zaawansowanie finansowe przedsięwzięć wdrażanych w obrębie VII osi priorytetowej wynosi 12% i jest wyższe niż średnie zaawansowanie całego Programu. Mimo, że taki poziom wykorzystania funduszy może wydawać się niewysoki, na optymistyczne postrzeganie poziomu wykorzystania alokacji wpływa fakt, że w większości projektów największe płatności zaplanowano na końcową fazę realizacji. Wynika to ze specyfiki tworzenia rozwiązań informatycznych oraz z faktu, że największe zadania zlecane będą wykonawcom, których wybór jest obecnie przeprowadzany na drodze postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Należy jednak nadmienić, że w większości projektów widoczne są opóźnienia i z pewnością terminy zakończenia niektórych przedsięwzięć będą przesunięte. Nie przewiduje się problemów z osiągnięciem wartości docelowych wskaźników VII osi priorytetowej. Z badania ankietowego przedsiębiorstw wynika, że odsetek podmiotów gospodarczych wykorzystujących Internet do kontaktów z urzędami i innymi instytucjami administracji publicznej wynosi obecnie ok. 80%, co oznacza istotny przyrost w stosunku do 8

9 wartości bazowej, określonej na poziomie 60,9%, oraz znaczący postęp w stosunku do wartości docelowej 90%. Przeprowadzona analiza pozwala też optymistycznie patrzeć na osiągnięcie pozostałych założonych wartości wskaźników rezultatu i produktu. Skuteczność systemu wdrażania i potrzeby beneficjentów Część Beneficjentów jest dobrze zorientowana odnośnie podziału kompetencji pomiędzy IP, IP II oraz IZ. Jednak pewna część projektodawców nadal nie ma pełnej jasności w tej kwestii. Wśród przedstawicieli tej ostatniej grupy daje się zauważyć rozbieżność pomiędzy oczekiwaniami Beneficjentów, a kompetencjami w jakie została wyposażona WWPE. Ponadto można zauważyć następującą zależność: im większe doświadczenie Beneficjenta w rozliczaniu projektów finansowanych z funduszy europejskich, tym wyższa ocena bieżącej współpracy z Instytucją Wdrażającą oraz wsparcia oferowanego przez WWPE. Beneficjenci zgłaszają także potrzebę skrócenia okresu rozliczania wniosków o płatność oraz większej efektywności IW w stwierdzaniu kwalifikowalności kosztów projektowych, co oznacza szybciej podejmowane i bardziej jednoznaczne decyzje WWPE w tym zakresie. Beneficjenci pozytywnie oceniają ofertę szkoleniową oferowaną przez IP II. Wysoko oceniono dobór tematyki zarządzanie projektem, zmówienia publiczne, informacja i promocja. Wśród zgłaszanych potrzeb szkoleniowych najczęściej wymieniano tematykę trojakiego rodzaju: zarządzanie projektami metodą PRINCE2, zamiany w ustawie Prawo Zamówień Publicznych oraz zasady rozliczania projektów realizowanych w ramach VII osi POIG. Projektodawcy oczekiwaliby także organizacji spotkań Beneficjentów, podczas których mogłyby zostać zaprezentowane inne projekty i tworzone w ich ramach systemy (czego dotyczą, jakie cele biznesowe realizują, jakie są ich założenia techniczne, jakie jest pole do potencjalnej współpracy i z jakimi podmiotami). Beneficjentom brakuje takiej wiedzy co prawda spotkania podobnego typu były już organizowane, ale w opinii projektodawców ich tematyka była zbyt ogólna rozmawiano raczej o wdrażaniu VII osi, niż rozwiązaniach implementowanych w poszczególnych projektach. Jednym z wyzwań stojącym zwłaszcza przed MSWiA jest lepsze dostosowanie do oczekiwań projektodawców portalu informacyjnego dla Beneficjentów VII osi, prowadzonego przez tę instytucję. Aktualnie to narzędzie komunikacji wykorzystywane jest w niewielkim stopniu, a wydaje się, że mogłoby ono stanowić dobre rozwiązanie zgłaszanego przez Beneficjentów problemu braku wystarczających informacji odnośnie tego, co dzieje się w innych projektach oraz niedostatku wiedzy na temat proponowanych rozwiązań prawnych. W szczególności wskazanym byłoby zamieszczanie tam wskazań dotyczących realizacji projektów zgodnie z wymaganiami związanymi z budowaniem społeczeństwa informacyjnego, tworzeniem e- administracji i oraz zapewnianiem interoperacyjności projektowanych systemów (np. wytyczne odnośnie standaryzacji elementów architektonicznych). Z przeprowadzonego badania wynika, że dla usprawnienia realizacji projektów indywidualnych VII osi priorytetowej POIG ważne jest wzmocnienie współpracy trzech instytucji zaangażowanych we wdrażanie tej grupy przedsięwzięć, tj. MRR, MSWiA oraz WWPE. Z racji funkcji pełnionej w procesie informatyzacji państwa, jak i roli odgrywanej we wdrażaniu POIG, wiodącą rolę w tej kooperacji powinno odgrywać MSWiA. Instytucja ta posiada narzędzia 9

10 pozwalające na koordynację działań realizowanych w poszczególnych projektach. MSWiA jest też podmiotem, który ma największe kompetencje do udzielania wiążących odpowiedzi na merytoryczne pytania, stawiane przez Beneficjentów. Jednak z uwagi na szeroki zakres projektów i ich złożoność, konieczne jest podjęcie współpracy i wzajemne uzupełnianie się pomiędzy trzema wspomnianymi instytucjami w ramach przypisanych im kompetencji (IZ na poziomie strategicznym, IP oraz IW na poziomie operacyjnym). 10

11 4. Przedmiot badania i kontekst ewaluacji Przedmiotem badania są indywidualne projekty kluczowe realizowane lub przygotowywane do wdrożenia w ramach VII osi priorytetowej POIG. W ramach projektów indywidualnych przewidziano wdrożenie m.in. następujących rozwiązań: budowa współpracujących elektronicznych platform, służących świadczeniu usług publicznych w kluczowych dla prowadzenia działalności gospodarczej obszarach, takich jak np. rozliczenia podatkowe, cła, opłaty administracyjne, obrót towarowy i jego rozliczanie, rejestracja działalności gospodarczej, obsługa zamówień publicznych, podpis elektroniczny i system elektronicznych tożsamości (e-id); stymulację tworzenia i rozwoju polskich zasobów cyfrowych w Internecie, w szczególności zasobów o istotnym znaczeniu dla konkurencyjnej pozycji polskiej gospodarki w UE i rozwoju przedsiębiorczości, w tym zwłaszcza udostępnienie zasobów rejestrów państwowych, np. informacji przestrzennej, rejestrów sądowych, Nowej Księgi Wieczystej, baz informacji gospodarczej (m.in. bazy patentów). Aktualnie wdrażanych jest 21 projektów indywidualnych, z czego 4 realizowane są przez MSWiA na podstawie umów zawartych z MRR, natomiast pozostałe projekty realizowane są przez inne ministerstwa i urzędy administracji centralnej na podstawie umów zawartych z WWPE. Kolejne osiem projektów przygotowywanych jest do realizacji. W tabeli poniżej prezentujemy listę projektów kluczowych realizowanych i przygotowywanych do realizacji. Tabela 1. Projekty indywidualne realizowane lub przygotowywane do realizacji w ramach VII osi priorytetowej POIG stan na dzień Lp Kod projektu POIG 7-11 POIG 7-30 POIG 7-31 POIG 7-15 POIG 7-36 POIG 7-14 Geoportal 2 Nazwa projektu / zakres inwestycji Projekty w trakcie realizacji Georeferencyjna Baza Danych Obiektów Topograficznych (GBDOT) wraz z krajowym systemem zarządzania TERYT2 System Informacyjny Statystyki Publicznej (SISP) System Informacyjny o Infrastrukturze Szerokopasmowej i portal Polska Szerokopasmowa Program e-cło Instytucja realizująca Główny Urząd Geodezji i Kartografii Główny Urząd Statystyczny Instytut Łączności Ministerstwo Finansów Strona umowy WWPE WWPE WWPE WWPE 11

12 Lp 7 8 Kod projektu POIG 7-16 POIG POIG POIG 7-17 Nazwa projektu / zakres inwestycji Konsolidacja i centralizacja systemów celnych i podatkowych Infrastruktura e-usług Resortu Finansów Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Emp@tia - platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia społecznego 11 POIG 7-4 Informatyzacja wydziałów ksiąg wieczystych 12 POIG POIG POIG POIG 7-3 Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych Platforma udostępniania online przedsiębiorcom usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych Platforma Lokalizacyjno-Informacyjna z Centralną Bazą Danych (PLI CBD) 16 POIG 7- Platforma Usług Elektronicznych dla klientów ZUS 13 (PUE) 17 POIG 7- Rozwój systemu informatycznego ZUS 26 wspomagającego udostępnianie e-usług 18 POIG 7-2 pl.id - Polska ID karta 19 POIG 7-5 epuap 2 20 POIG POIG 7-24 Instytucja realizująca Ministerstwo Gospodarki Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Ministerstwo Sprawiedliwości Ministerstwo Sprawiedliwości Ministerstwo Zdrowia/Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Urząd Komunikacji Elektronicznej Zakład Ubezpieczeń Społecznych Ministerstwo Ogólnopolska sieć teleinformatyczna na potrzeby Spraw obsługi numeru alarmowego 112 Wewnętrznych Zintegrowana, wielousługowa platforma i Administracji komunikacyjna Policji z funkcją e-usług dla obywateli i przedsiębiorców. Projekty przygotowywane do realizacji przed podpisaniem umowy 23 POIG 7-7 e-deklaracje2 24 POIG 7-8 e-podatki 25 POIG 7-10 e-rejestracja POIG 7-20 POIG 7-33 Budowa platformy e-usług Urzędu Komunikacji Elektronicznej Informatyczny system osłony kraju przed nadzwyczajnymi zagrożeniami Ministerstwo Finansów Urząd Komunikacji Elektronicznej Instytut Meteorologii i Gospodarki Strona umowy WWPE WWPE WWPE WWPE WWPE WWPE WWPE MRR WWPE WWPE WWPE 12

13 Lp Kod projektu Nazwa projektu / zakres inwestycji Instytucja realizująca Wodnej Strona umowy POIG 7-37 POIG 7-41 POIG 7-49 Budowa elektronicznej administracji -zintegrowana elektroniczna platforma gromadzenia, analizy i udostępniania wyników kontroli państwowej Opracowanie, budowa i wdrożenie Elektronicznego Pojedynczego Punktu Kontaktowego w ramach implementacji Dyrektywy 2006/123/WE o usługach na rynku wewnętrznym (zwanej dalej Dyrektywą o usługach ) Budowa Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości (CIG) Najwyższa Izba Kontroli Ministerstwo Gospodarki Ministerstwo Sprawiedliwości WWPE WWPE WWPE 4.1 Cel badania Głównym celem badania było sprawdzenie bieżącej realizacji projektów indywidualnych VII osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz stanu i jakości absorpcji środków z funduszy strukturalnych. Na poniższym schemacie prezentujemy cel główny oraz cele szczegółowe badania. 13

14 Schemat 1. Cel główny oraz cele szczegółowe badania Ocena bieżącej realizacji projektów indywidualnych VII osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz stanu i jakości absorpcji środków z funduszy strukturalnych Identyfikacja problemów i barier, utrudniających realizację projektów kluczowych Ocena tworzonych systemów pod kątem ich jednorodności, kompatybilności oraz interoperacyjności Ocena wpływu realizowanych działań na osiągnięcie celów VII i VIII osi priorytetowej Ocena oczekiwanych rezultatów Ocena skuteczności systemu wdrażania i określania potrzeb beneficjentów w obecnej fazie realizacji przedsięwzięć Źródło: Opracowanie własne na podstawie SIWZ 4.2 Pytania badawcze Wyszczególnione powyżej cel główny oraz cele szczegółowe badania stanowiły punkt wyjścia dla sformułowania pytań badawczych. Zostały one uporządkowane według obszarów badawczych (celów szczegółowych badania). 14

15 Obszary badawcze Identyfikacja problemów i barier utrudniających realizację projektów kluczowych Ocena tworzonych systemów pod kątem ich jednorodności oraz kompatybilności, jak również ich współdziałania z zewnętrznymi systemami informatycznymi o charakterze ogólnokrajowym i regionalnym. Ocena wpływu realizowanych działań na osiągnięcie celów VII osi Pytania badawcze Czy istnieją czynniki mające negatywny wpływ na wdrażanie projektów? Jeżeli istnieją, jakie są ich przyczyny i jakie należy podjąć działania zaradcze/naprawcze w celu ich wyeliminowania? Czy istnieją bariery i zagrożenia dla pomyślnego ukończenia realizacji projektów? Czy mają charakter zewnętrzny czy wewnętrzny? Jakie należy podjąć czynności zaradcze lub naprawcze? Czy można je przeprowadzić systemowo czy mają one charakter indywidualny? Czy zagrożenia i bariery, zdefiniowane w trakcie poprzedniej ewaluacji VII osi, wystąpiły w rzeczywistości? Czy pojawiły się nowe? Czy proces realizacji procedur i podejmowania decyzji związanych z realizacją projektów przebiega w strukturach Beneficjenta w sposób optymalny? Czy miały miejsce zmiany w zespole projektowym, które mogły negatywnie wpłynąć na realizację projektu (np. rezygnacja z pracy kluczowych pracowników)? Czy zastosowano odpowiedni system motywacyjny? Jak wygląda kwestia jednorodności, kompatybilności i współdziałania projektów kluczowych na obecnym etapie ich realizacji? Czy można w obecnej chwili wskazać problemy i zagrożenia (natury technologicznej, systemowej, realizacyjnej, administracyjnej lub innej), które mogą zagrozić jednorodności, kompatybilności oraz interoperacyjności wprowadzanych systemów informatycznych, tam, gdzie jest to planowane/pożądane? Jak można im zapobiec lub je zwalczyć? Czy przy realizacji projektów indywidualnych uwzględnione zostały zapisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych? Czy tworzone systemy umożliwiają wymianę danych (tam, gdzie jest to planowane/pożądane) w sposób bezproblemowy oraz bezpieczny? Czy i jakie podjęto działania celem zapewnienia efektywnego współdziałania pomiędzy wprowadzanymi systemami informatycznymi oraz bezpiecznego przepływu zawartych w nim danych (na poziomie poszczególnych projektów oraz systemowym)? Czy i jakie inne działania należy podjąć celem zapewnienia jednorodności, kompatybilności oraz interoperacyjności systemów informatycznych, które zostaną utworzone w ramach projektów kluczowych, których realizacja dopiero się rozpocznie? Jakie rozwiązania systemowe są możliwe w tym zakresie? Czy wskazana byłaby współpraca Beneficjentów projektów kluczowych dla zapewnienia jednorodności, kompatybilności oraz interoperacyjności tworzonych systemów? Jeżeli tak, to w jakim zakresie oraz jaka forma byłaby wskazana? Czy projekty realizowane są zgodnie z harmonogramami i czy na obecnym etapie realizacji można określić, w jakim stopniu założone cele projektowe zostaną osiągnięte? Czy można ocenić, jak rezultaty projektów kluczowych przełożą się na osiągnięcie celów, założonych w ramach VII osi? 15

16 priorytetowej, ocena oczekiwanych rezultatów. Ocena skuteczności systemu wdrażania i określenia potrzeb Beneficjentów w obecnej fazie realizacji przedsięwzięć. Czy osiągnięcie założonych wartości wskaźników VII osi priorytetowej POIG na poziomie Programu jest możliwe? Jeżeli nie, osiągnięcie wartości których wskaźników jest zagrożone? Czy przewidywane są problemy w osiągnięciu zakładanych wartości wskaźników monitoringowych na poziomie poszczególnych projektów? Jeżeli tak, jakie poziomy odchyleń są spodziewane? Z czego to wynika? Czy i jakie problemy po utworzeniu systemów przewidują Beneficjenci projektów kluczowych pod kątem korzystania z systemów przez beneficjentów ostatecznych? Czy i jakie działania zaradcze podjęto/przewidziano? Czy przewidziano działania informacyjno-promocyjne celem zachęcenia beneficjentów ostatecznych do powszechnego korzystania z systemów informatycznych utworzonych w ramach projektów kluczowych? Czy tworzone systemy informatyczne umożliwiają dostęp za pomocą różnych systemów operacyjnych, według typu i wieku oraz za pomocą różnych przeglądarek internetowych? Czy umożliwiają dostęp za pomocą urządzeń przenośnych? Które projekty są najsprawniej/najmniej sprawnie wdrażane? Dlaczego? Jak wygląda kwestia zarządzania projektami przez Beneficjentów? Jakie są ewentualne potrzeby Beneficjentów w zakresie wsparcia w realizacji projektów ze strony instytucji zaangażowanych w realizację VII osi (IZ, IP, IP II) oraz czy wsparcie to jest im udzielane? Jakie szkolenia oraz jaka wiedza jest niezbędna Beneficjentom projektów kluczowych na obecnym etapie realizacji projektów kluczowych? Czy można wyodrębnić jakieś główne pola zainteresowań Beneficjentów i określić konkretne zagadnienia, które ich interesują? Czy w chwili obecnej można wskazać dobre praktyki, które warto byłoby rozpropagować pomiędzy innymi Beneficjentami projektów kluczowych? Czy przyjęty na użytek realizacji projektu model organizacyjny u Beneficjenta jest właściwy pod kątem efektywnej i skutecznej realizacji projektu? Czy zadania wykonywane w ramach projektu kolidują z bieżącymi obowiązkami osób zaangażowanych w jego realizację? Czy zespołowi projektowemu zapewniono zasoby niezbędne do skutecznego i efektywnego działania (porady prawne, szkolenia, czas, zasoby rzeczowe)? Czy i w jakim stopniu Beneficjenci projektów kluczowych korzystają z doświadczeń innych krajów przy tworzeniu systemów informatycznych odpowiadających na dany problem/zagadnienie? Jak Beneficjenci projektów kluczowych oceniają komunikację i dostępność ze strony instytucji zaangażowanych we wdrażanie VII osi priorytetowej POIG? 16

17 5. Opis metodologii i przebiegu badania 5.1 Metodologia Ze względu na czas prowadzenia badania (połowa okresu programowania) w koncepcji ewaluacji założono wykorzystanie głównie jakościowych technik badawczych, wspomaganych metodą ilościową. Warto w tym momencie wspomnieć o specyfice danych pozyskiwanych metodami jakościowymi. Informacje przekazywane podczas wywiadów pogłębionych mają różny zakres i charakter decydują o tym przede wszystkim respondenci. Wynikają stąd trudności w porównywaniu poszczególnych projektów między sobą. Dodatkowo rozmowa z Beneficjentem umożliwia badaczowi poznanie nie tyle stanu faktycznego realizowanego przedsięwzięcia, ile pozwala dowiedzieć się, jakie zdanie na ten temat ma osoba prowadząca projekt. Uwzględniając opisane wyżej ograniczenia metod jakościowych, założono, że odpowiedzi na pytania badawcze należy szukać stosując triangulację metodologiczną, czyli weryfikację i uzupełnianie się danych na dwóch poziomach ich gromadzenia: na poziomie technik badawczych poprzez zastosowanie różnych, uzupełniających się wzajemnie metod zbierania danych, takich jak: indywidualne wywiady pogłębione, wywiad grupowy, analiza dokumentów czy badanie ankietowe; na poziomie źródeł informacji zbieranie informacji od kilku grup respondentów, zajmujących różne pozycje w strukturze POIG oraz w strukturze instytucji wdrażających projekty kluczowe jak również analizowanie danych zastanych. Informacje zbierane były od dyrektorów departamentów lub komórek organizacyjnych w ramach których realizowane są projekty oraz osób bezpośrednio w nie zaangażowanych. Multiplikacja technik miała na celu zebranie jak najpełniejszych i wzajemnie weryfikujących się informacji. Każda z technik badawczych pozwala zdobyć informacje o innym charakterze (np. indywidualne wywiady umożliwiają zebranie szczegółowych i pogłębionych informacji i opinii, analiza dokumentacji pozwala na zapoznanie się z danymi faktograficznymi i procedurami, ankieta telefoniczna pozwala ustalić jak wybrane opinie rozkładają się wśród wszystkich członków danej zbiorowości). Wykorzystywanie różnorodnych źródeł informacji służy uwzględnieniu perspektywy jak najszerszego grona aktorów uczestniczących w ewaluowanym programie. Takie podejście jest ważnym elementem każdej wartościowej ewaluacji jest konieczne zwłaszcza, gdy ocena ma dotyczyć przedsięwzięcia, w realizację którego zaangażowanych jest wiele stron, mających często odmienne interesy. W niniejszej ewaluacji wykorzystano następujące metod badawcze i techniki analizy danych: analiza danych zastanych (desk study), indywidualne wywiady pogłębione (IDI), wywiady pogłębione z udziałem dwóch trzech osób (diady, triady), 17

18 zogniskowany wywiad grupowy (FGI), karty oceny projektu, badanie kwestionariuszowe potencjalnych beneficjentów ostatecznych (CATI), studium przypadku, konsultacje eksperckie nt. systemów informatycznych tworzonych w ramach projektów kluczowych. 5.2 Przebieg realizacji badania Przeprowadzone badanie można podzielić na cztery części: (1) faza strukturyzacji badania, (2) faza realizacji badania, (3) faza analizy wyników badania, (4) faza wnioskowania. W fazie strukturyzacji dokonano wstępnej analizy dokumentacji programowej i projektowej, opracowano narzędzia badawcze i strukturę studium przypadku oraz przygotowano raport metodologiczny. Na wstępie odbyło się spotkanie poświęcone omówieniu koncepcji badania z przedstawicielami WWPE oraz ustaleniu szczególnie istotnych dla Zamawiającego zagadnień. Etap strukturyzacji zakończył się akceptacją raportu metodologicznego. Następna faza ewaluacji realizacja badania miała dwa etapy. Najpierw przeprowadzono wywiady pogłębione z przedstawicielami instytucji zaangażowanych we wdrażanie VII osi priorytetowej POIG, reprezentantami Beneficjentów prowadzących projekty indywidualne (lub przedstawicielami projektodawców przygotowujących się do podpisania umowy o dofinansowanie w ramach VII osi POIG) oraz członkami zespołów projektowych zajmującymi się bezpośrednią realizacją projektów kluczowych. Poniżej w trzech tabelach prezentujemy wykaz przeprowadzonych wywiadów. Tabela 2. Lista zrealizowanych wywiadów pogłębionych i ich uczestników przedstawicieli instytucji zaangażowanych we wdrażanie VII osi POIG L.p. Instytucja Stanowisko uczestnika 1 WWPE Zastępca Dyrektora Kierownik Zespołu ds. Informatyzacji Kierownik Sekcji ds. Sektora Prywatnego Kierownik Sekcji ds. Sektora Publicznego 2 MSWiA Naczelnik Wydziału Zarządzania Projektami Informatycznymi 3 MRR Starszy specjalista Wydział Zarządzania Projektami Indywidualnymi w Departamencie Konkurencyjności i Innowacyjności 4 MRR Starszy specjalista Wydział Zarządzania Projektami Indywidualnymi w Departamencie Konkurencyjności i Innowacyjności 18

19 Tabela 3. Lista przeprowadzonych wywiadów pogłębionych i ich uczestników przedstawiciele instytucji realizujących projekty kluczowe (lub przygotowujących się do podpisania umowy) w ramach VII osi POIG Lp. 1 2 Instytucja realizująca Główny Urząd Geodezji i Kartografii Główny Urząd Statystyczny Stanowisko uczestnika Dyrektor Departamentu Geodezji, Kartografii i Systemów Informacji Geograficznej członek zespołu projektowego GBDOT Dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki Statystycznej 2 Kod projektu POIG 7-31 POIG 7-11 POIG 7-30 POIG 7-15 Nazwa projektu / zakres inwestycji TERYT2 Geoportal 2 Georeferencyjna Baza Danych Obiektów Topograficznych (GBDOT) wraz z krajowym systemem zarządzania System Informacyjny Statystyki Publicznej (SISP) Instytut Łączności Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej Ministerstwo Finansów Ministerstwo Finansów Ministerstwo Gospodarki Kierownik Zakładu Sieci, Instytut Łączności Z-ca Dyrektora ds. Badawczych Dyrektor Departamentu Służby Celnej Dyrektor Departamentu Informatyki Dyrektor Departamentu Gospodarki Elektronicznej Kierownik projektu PPK POIG 7-36 POIG 7-33 POIG 7-14 POIG 7-16 POIG 7-32 POIG 7-7 POIG 7-8 POIG 7-10 POIG 7-9 System Informacyjny o Infrastrukturze Szerokopasmowej i portal Polska Szerokopasmowa Informatyczny system osłony kraju przed nadzwyczajnymi zagrożeniami Program e-cło Konsolidacja i centralizacja systemów celnych i podatkowych Infrastruktura e-usług Resortu Finansów e-deklaracje2 e-podatki e-rejestracja Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Kierownik projektu 2 kilka dni po przeprowadzeniu wywiadu nastąpiła zmiana na stanowisku dyrektora Centralnego Ośrodka Informatyki Statystycznej 19

20 Lp Instytucja realizująca Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Ministerstwo Sprawiedliwości Ministerstwo Zdrowia/Centru m Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Najwyższa Izba Kontroli Urząd Komunikacji Elektronicznej Zakład Ubezpieczeń Społecznych Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Stanowisko uczestnika CEIDG Naczelnik Wydziału Zarządzania Projektami w DGE MG Z-ca Dyrektora Departamentu Informatyki Z-ca dyrektora Departamentu Współpracy Międzynarodowej i Prawa Europejskiego Naczelnik Wydziału Funduszy Strukturalnych Dyrektor Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia Dyrektor Generalny Najwyższej Izby Kontroli Wicedyrektor Departamentu Gospodarczego Dyrektor Generalny UKE Zastępca Dyrektora Departamentu Infrastruktury Informatycznej (kierownik projektu) Dyrektor Departamentu Obsługi Klientów w Centrali ZUS Dyrektor Departamentu Informatyzacji Kod projektu POIG 7-41 POIG 7-17 POIG 7-4 POIG 7-6 POIG 7-49 POIG 7-12 POIG 7-1 POIG 7-37 POIG 7-3 POIG 7-20 POIG 7-26 POIG 7-13 POIG 7-2 POIG 7-5 Nazwa projektu / zakres inwestycji Opracowanie, budowa i wdrożenie Elektronicznego Pojedynczego Punktu Kontaktowego w ramach implementacji Dyrektywy 2006/123/WE o usługach na rynku wewnętrznym Emp@tia -platforma komunikacyjna obszaru zabezpieczenia społecznego Informatyzacja wydziałów ksiąg wieczystych Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego Budowa Centrum Informacji Gospodarczej Ministerstwa Sprawiedliwości (CIG) Platforma udostępniania online przedsiębiorcom usług i zasobów cyfrowych rejestrów medycznych Elektroniczna Platforma Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych Budowa elektronicznej administracji - zintegrowana elektroniczna platforma gromadzenia, analizy i udostępniania wyników kontroli państwowej Platforma Lokalizacyjno-Informacyjna z Centralną Bazą Danych (PLI CBD) Budowa platformy e-usług Urzędu Komunikacji Elektronicznej Rozwój systemu informatycznego ZUS wspomagającego udostępnianie e-usług Platforma Usług Elektronicznych dla klientów ZUS (PUE) pl.id - Polska ID karta epuap 2 20