P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Fundacji Instytut św. Brata Alberta w Świnoujściu

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej przeprowadzonej w Fundacji Instytut św. Brata Alberta w Świnoujściu Jednostka kontrolowana: Fundacja Instytut św. Brata Alberta ul. Śląska Świnoujście Kierownik jednostki: Leszek Podolecki- Prezes Zarządu Kontrolujący: Sandra Klimas inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych osoba kierująca zespołem, Jarosław Czajka starszy inspektor wojewódzki w Oddziale ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej w Wydziale Spraw Społecznych, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Budżetu i Sprawozdawczości w Wydziale Spraw Społecznych, na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 39/2014 z dnia 21 sierpnia 2014 r. (akta kontroli - zał. nr 1). Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono w dniach 4-5 września 2014 r. Przedmiot i okres kontroli: Sposób realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej zleconych Fundacji Instytut św. Brata Alberta w latach określonych w 1 umów z dnia 11 czerwca 2013 r. nr 167/S1/2013 i z dnia 21 maja 2014 r. nr 1/S1/2014. Realizacja zadań polegała na zabezpieczeniu żywności, opału i środków higieny osobistej osobom bezdomnym przebywającym w schronisku, oraz poprawie standardów pomieszczeń mieszkalnych w placówkach Fundacji. Kontrolą objęto okres od 11 czerwca 2013 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez Panią Hannę Podolecką, osobę upoważnioną do składania wyjaśnień przez Prezesa Fundacji Pana Leszka Podoleckiego, a także skontrolowaną dokumentację oraz oględziny dwóch obiektów - miejsca realizacji zleconych zadań. Zasady współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi reguluje ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz.1536 z późn. zm.) Kontrolę przeprowadzono w obecności Pani Hanny Podoleckiej, a także kierownika Ośrodka Pomocy i Terapii dla osób bezdomnych Hostel św. Franciszka w Wolinie Pani Bożeny Tymczyszyn. Ustalenia ogólne Fundacja Instytut św. Brata Alberta jest organizacją pozarządową, która działa od października 2004 r. Statutowym celem organizacji jest inicjowanie i propagowanie pomocy osobom i rodzinom z powodu: bezdomności, ubóstwa, bezrobocia, sieroctwa, alkoholizmu, narkomani, długotrwałej choroby, a także trudności w przystosowaniu do życia po 1

2 opuszczeniu zakładu karnego. Fundacja prowadzi trzy całodobowe ośrodki z miejscami noclegowymi dla ludzi bezdomnych: 1) Ośrodek Pomocy i Terapii dla bezdomnych Hostel św. Franciszka przy ul. Zamkowej 19 w Wolinie, 2) Ośrodek Pomocy i Terapii dla bezdomnych przy ul. 6-go Marca 4 w Gryficach, 3) Ośrodek Pomocy i Terapii dla bezdomnych przy ul. Karsiborskiej 7 w Świnoujściu. Zagadnienia objęte kontrolą stan realizacji zadania zleconego, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. 1. Stan realizacji zadania zleconego. Wojewoda Zachodniopomorski zlecił Fundacji Instytut św. Brata Alberta - realizację zadania z zakresu pomocy społecznej na podstawie umów z dnia 11 czerwca 2013 r. nr 167/S1/2013 i z dnia 21 maja 2014 r. nr 1/S1/2014. Termin realizacji zadań ustalono na okres trwania umów od dnia ich zawarcia do 31 grudnia 2013 r. i 2014 r. W 2013 r. Fundacja Instytut św. Brata Alberta realizowała projekt pn. Działania na rzecz osób bezdomnych. Składał się on z działań mających na celu zabezpieczenie schronienia, wyżywienia, środków czystości i higieny dla osób bezdomnych. Pomoc udzielana była osobom bezdomnym, uzależnionym, osobom starszym, a także osobom niezaradnym życiowo. Projekt był realizowany w Ośrodku Pomocy i Terapii dla bezdomnych Hostel św. Franciszka przy ul. Zamkowej 19 w Wolinie. W trakcie trwania projektu w schronisku prowadzonym przez Fundację przebywało łącznie 30 osób. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego częściowo sfinansowano opłaty za opał, zakup artykułów spożywczych oraz materiałów do wykonania drobnych prac remontowych i odświeżenia pomieszczeń w schronisku. Środki własne i z innych źródeł publicznych przeznaczono na zakup środków czystości oraz zakup części do samochodu służbowego. W 2014 r. Fundacja Instytut św. Brata Alberta również realizuje projekt pn. Działania na rzecz osób bezdomnych. Projekt polega na realizowaniu działań zmierzających do wychodzenia z bezdomności, a także zabezpieczeniu schronienia i wyżywienia dla osób bezdomnych. Projekt realizowany jest w trzech ośrodkach Fundacji: Ośrodku Pomocy i Terapii dla bezdomnych w Świnoujściu, Ośrodku Pomocy i Terapii dla bezdomnych Gryficach, a także Ośrodku Pomocy i Terapii dla bezdomnych Hostel św. Franciszka w Wolinie. Celem projektu jest zabezpieczenie dla osób bezdomnych schronienia, wyżywienia, wsparcia terapeutycznego oraz aktywizacja zawodowa i społeczna osób bezdomnych. Z dotacji Wojewody Zachodniopomorskiego zaplanowano pokrycie zakupu artykułów spożywczych. Środki własne i z innych źródeł publicznych, zaplanowano również na zakupienie wyżywienia dla mieszkańców schronisk. 2. Efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania Na terenie województwa zachodniopomorskiego Fundacja Instytut św. Brata Alberta prowadzi 3 schroniska, w których jest 100 miejsc noclegowych. 2

3 Świnoujście: Schronisko w Świnoujściu znajduje się przy ul. Karsiborskiej 7. Budynek został przekazany Fundacji umową darowizny w dniu 27 grudnia 2012 r., akt notarialny Repertorium A nr 10764/2012, przez Powszechny Zakład Ubezpieczeń Społecznych Sp. Akcyjna. Ogólna liczba miejsc w schronisku 34. W parterowym budynku znajduje się 17 pokoi mieszkalnych w tym: 3 pokoje trzyosobowe, 11 pokoi dwuosobowych, 3 pokoje jednoosobowe, kuchnia, 3 toalety, 2 prysznice, 1 magazyn na pościel, koce, materace, 1 magazyn do przechowywania żywności, świetlica, kaplica, która jest również miejscem spotkań terapii dla osób uzależnionych. W dniu kontroli w schronisku przebywało 17 mężczyzn i 1 dziecko. Osoby przebywające w schronisku kierowane są przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Świnoujściu, po wcześniejszym uzgodnieniu z Fundacją w drodze decyzji administracyjnej. Osobą wyznaczoną do nadzoru nad schroniskiem jest jego mieszkaniec- nie wyznaczono osoby kierującej placówką. Wyznaczono osobę odpowiedzialną za przygotowanie posiłków dla pozostałych mieszkańców. Wolin: Schronisko w Wolinie znajduje się przy ul. Zamkowej 19. Nieruchomość stanowi własność Pani Małgorzaty Podoleckiej, która umową użyczenia z dnia 02 stycznia 2006 r. przekazała budynek do użytkowania Fundacji na czas nieokreślony. W ramach wolontariatu kierownikiem Ośrodka i osobą sprawującą nadzór nad mieszkańcami jest Pani Bożena Temczyszyn. W budynku schroniska znajduje się 15 pokoi w tym: 2 pokoje jednoosobowe, 11 pokoi dwuosobowych, 2 pokoje czteroosobowe. W każdym pokoju znajduje się łazienka, wyposażona w pełen węzeł sanitarny: prysznic, toaleta, umywalka. Przy budynku znajduje się dobudowa, gdzie funkcjonuje kuchnia wraz ze stołówką, która jest także miejscem spotkań do odbywania terapii, pralnia, magazyn do przechowywania spożywczych, a także magazyn do przechowywania czystej pościeli. W dniu kontroli w schronisku przebywa 29 osób w tym: 6 kobiet i 23 mężczyzn, w tym jeden cudzoziemiec z Palestyny. Z pośród 29 mieszkańców schroniska: 9 osób skierowanych zostało przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Wolinie, który ponosi koszty pobytu i wyżywienia tych osób, 20 osób pobyt w schronisku opłaca z własnych dochodów. Wyznaczono osobę odpowiedzialną za przygotowywanie posiłków dla wszystkich mieszkańców, a także palacza odpowiedzialnego za ogrzewanie schroniska i opiekę nad kotłownią. Obowiązkiem wszystkich mieszkańców jest dbanie o czystość w pomieszczeniach schroniska. Mieszkańcy mają także możliwość włączenia się w pomoc na rzecz schroniska poprzez wykonywanie różnych prac związanych z jego codziennym funkcjonowaniem, jak drobne prace remontowe, utrzymanie czystości. Podczas realizacji zadania w 2013 r. w schronisku przebywało 30 osób. Gryfice: Schronisko w Gryficach znajduje się przy ul. 6-go Marca 4. Budynek wraz z przynależną działką został sprzedany Fundacji przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych dnia 17 sierpnia 2012 r., akt notarialny Repertorium A nr 8470/2012. W dwukondygnacyjnym budynku schroniska znajduje się: jeden pokój jednoosobowy, który zajmuje osoba odpowiedzialna za przygotowywanie posiłków, 3 pokoje pięcioosobowe, świetlica, która w okresie zimy uruchamiana jest jako pokój do spania dla pięciu osób, kuchnia, 2 łazienki, 2 toalety, pralnia, suszarnia, magazyn do przechowywania żywności, magazyn do przechowywania czystej odzieży. W dniu kontroli w schronisku przebywało 19 mężczyzn. W toku kontroli ustalono, że pobyt mieszkańca w schronisku odnotowywany jest w książce meldunkowej prowadzonej wspólnie dla wszystkich trzech ośrodków. Ponadto w celu umożliwienia podjęcia pracy, część mieszkańców schroniska zameldowana jest w schronisku na pobyt czasowy. 3

4 W 2013 r. zadanie realizowane było w Wolinie. Z wykonania zadania sporządzono sprawozdanie końcowe, które zostało złożone w wymaganym terminie. Sprawozdanie zostało zaakceptowane pod względem merytorycznym i finansowym. W 2014 r. zadanie jest realizowane we wszystkich trzech Ośrodkach na terenie Świnoujścia, Wolina i Gryfic. Zakończenie zaplanowano na 31 grudnia 2014 r. Po zakończeniu realizacji zadania zostanie sporządzone sprawozdanie końcowe. CZĘŚĆ FINANSOWA 3. Prawidłowość wykorzystania środków publicznych Całkowity koszt realizacji zadania ujęty w ofercie przedstawionej przez fundację Instytut św. Brata Alberta będącej integralną częścią umowy wynosił ,00 zł.: dotacja ,00 zł, co stanowi 47,33 % wartości całego zadania, środki własne i z innych źródeł ,00 zł, co stanowi 52,67 % wartości całego zadania. Stowarzyszenie na podstawie umowy otrzymało dotację w wysokości ,00 zł, którą przekazano na rachunek Stowarzyszenia 8 lipca 2014 r. Dotacja została wykorzystana zgodnie ze złożoną ofertą, w ramach której poniesiono następujące rodzaje kosztów: - gaz butlowy w kwocie 3.000,00 zł, - opał w kwocie 2.000,00 zł, - artykuły żywnościowe w kwocie 5.000,00 zł, - materiały do remontów bieżących w kwocie 5.000,00 zł. Dotacja została wykorzystana w całości i rozliczona w terminie. W celu dokonania oceny zasadności wydatkowania środków finansowych w ramach udzielonej dotacji kontrolujący dokonali wyboru 10 % faktur (15 szt.) stanowiących dowody zakupu rzeczy ujętych w sprawozdaniu. Poniżej przedstawiono zestawienie skontrolowanych faktur. Lp. Nr dok. Ksiegowego Nr. Poz. kosztorysu Data Nazwa kosztu Kwota (zł) W tym ze śr.pochod zących z dotacji Z tego ze śr.finansow ych własny Data zapłaty 1. 37/9/ gaz butlowy 1000, , /11/ gaz butlowy 550,00 300,00 250, /10/ opał 7200, , , FA/389/06/ żywnościowe 23,00 23, żywnościowe 50,35 50,

5 /0/ /0/ żywnościowe 690,54 420,17 270, żywnościowe 44,90 44, żywnościowe 261,71 261, żywnościowe 443,44 443, /8014/ remontu 241,03 241, /8014/ / remontu 975,05 975, remontu 53,60 53, /8059/ remontu 2252, , , / śr. czystości 20,00 20, części samochodow /12/ e , W ramach realizacji zadania zakupiono części do samochodu. Do akt kontroli dołączono kserokopię dowodu rejestracyjnego pojazdu będącego własnością stowarzyszenia. ( akta kontroli: zał. nr 2). 4. Prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach zawartych umów, w tym w szczególności prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania. Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona dowodami księgowymi, takimi jak: faktury VAT i rachunki. Dokumenty zostały opisane prawidłowo. Środki otrzymanej dotacji zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną. Ustalenia te dokonano na podstawie porównania oryginałów wybranych dowodów księgowych z rozliczeniem dotacji. Jednostka nie prowadziła w 2013 r. wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację przedmiotowego zadania, co jest sprzeczne z 6 pkt 1. umowy Nr 167/S1/2013 z dnia 11 czerwca 2013 r. zawartej z Wojewodą Zachodniopomorskim. Na tym kontrolę zakończono. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w książce kontroli pod nr 2. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania 5

6 protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dniu 12 września 2014 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Załączniki: 1. Upoważnienie do kontroli. 2. Kserokopia dowodu rejestracyjnego samochodu służbowego 3. Statut 4. Regulamin Organizacyjny 5. KRS Miejsce i data podpisania protokołu:... Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący Oświadczam, że w dniu... zostałem zapoznany z treścią niniejszego protokołu i otrzymałem jeden jego egzemplarz. 6