REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Transkrypt

1 Lubelski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia REGULAMIN ORGANIZACYJNY Lublin, 19 sierpnia 2019 roku

2 Spis treści Rozdział I... 3 Postanowienia ogólne... 3 Rozdział II... 4 Zadania Oddziału... 4 Rozdział III... 5 Organizacja Oddziału... 5 Rozdział IV Zadania i kompetencje osób sprawujących funkcje kierownicze w Oddziale Rozdział V Obieg dokumentów i spraw oraz zasady przedkładania, dekretacji i akceptacji dokumentów Rozdział VI Struktura organizacyjna i szczegółowe zakresy działania komórek organizacyjnych Wydział Organizacyjny Inspektor Ochrony Danych Zespół Radców Prawnych Wydział Kadr i Szkoleń Wydział Informatyki Rzecznik Prasowy Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych Specjalista do Spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej Wydział Gospodarki Lekami Wydział Ekonomiczno Finansowy Wydział Księgowości Wydział Administracyjno-Gospodarczy Wydział do Spraw Służb Mundurowych Wydział Spraw Świadczeniobiorców Wydział Współpracy Międzynarodowej Rozdział VII Struktura organizacyjna i szczegółowy zakres działania Delegatur Oddziału Rozdział VIII Struktura organizacyjna i szczegółowy zakres działania Centrum Usług Wspólnych w Chełmie Rozdział IX Postanowienia końcowe Schemat organizacyjny załącznik str.1 Strona 2 z 107

3 Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Lubelski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz z późn. zm.); 2) statutu Narodowego Funduszu Zdrowia, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 11 grudnia 2014 r. w sprawie nadania statutu Narodowemu Funduszowi Zdrowia (Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.); 3) niniejszego Regulaminu Organizacyjnego Lubelskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, zwanego dalej Regulaminem ; 4) wewnętrznych aktów prawnych Funduszu, wydanych przez Prezesa Funduszu i Dyrektora Oddziału. 2 Regulamin określa strukturę organizacyjną Lubelskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia, zadania oraz szczegółowe zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych. 3 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz z późn. zm.); 2) statucie rozumie się przez to statut Narodowego Funduszu Zdrowia, stanowiący załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 11 grudnia 2014 r. w sprawie nadania statutu Narodowemu Funduszowi Zdrowia (Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.); 3) Centrali rozumie się przez to Centralę Narodowego Funduszu Zdrowia; 4) CUW w Chełmie rozumie się przez to Centrum Usług Wspólnych w Chełmie; 5) Funduszu rozumie się przez to Narodowy Fundusz Zdrowia; 6) Prezesie Funduszu rozumie się przez to Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia; 7) Radzie Funduszu rozumie się przez to Radę Narodowego Funduszu Zdrowia; 8) Radzie Oddziału - rozumie się przez to Radę Lubelskiego Oddziału Wojewódzkiego NFZ; 9) Oddziale rozumie się przez to Lubelski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia; 10) Dyrektorze Oddziału rozumie się przez to Dyrektora Lubelskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia; 11) Delegaturze rozumie się przez to Delegaturę Lubelskiego Oddziału Wojewódzkiego NFZ; 12) przepisach o koordynacji rozumie się przez to przepisy, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy; 13) przepisy implementujące dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/24/UE w sprawie stosowania praw pacjentów w transgranicznej opiece zdrowotnej rozumie się przez to przepisy, o których mowa w rozdziale 2a ustawy; Strona 3 z 107

4 14) ustawie o refundacji rozumie się przez to ustawę z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 784); 15) ordynacji rozumie się przez to ordynację produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, zgodnie z ustawą o refundacji; 16) ogólnych warunkach umów - rozumie się przez to ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, o których mowa w art. 137 ustawy; 17) przepisach o ochronie danych osobowych rozumie się przez to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, str.1) oraz przepisy prawa krajowego; 18) ZSZ Zintegrowanym Systemie Zarządzania - znormalizowany system zarządzania wprowadzony w Funduszu, którego celem jest usystematyzowanie i ujednolicenie kwestii bezpieczeństwa informacji, zarządzania ryzykiem oraz ciągłości działania; 19) EZD system elektronicznego zarządzania dokumentacją w Lubelskim Oddziale Wojewódzkim Narodowego Funduszu Zdrowia; 20) układzie zbiorowym pracy rozumie się przez to Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy dla Pracowników zatrudnionych w Narodowym Funduszu Zdrowia z dnia 8 listopada 2006 r., wraz z protokołami dodatkowymi Oddział jest jednostką organizacyjną Narodowego Funduszu Zdrowia. 2. Siedzibą Oddziału jest miasto Lublin, a obszarem działania województwo lubelskie, z wyłączeniem zadań realizowanych przez Centrum Usług Wspólnych o zasięgu ogólnopolskim. 3. Oddział jest instytucją właściwą w rozumieniu przepisów o koordynacji. Rozdział II Zadania Oddziału 5 Oddział realizuje zadania określone ustawą i aktami wykonawczymi, w szczególności: 1) planowanie zakupu świadczeń opieki zdrowotnej; 2) przeprowadzanie postępowań, zawieranie i rozliczanie umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, w tym świadczeń wysokospecjalistycznych i programów lekowych określonych w przepisach ustawy o refundacji, oraz zawieranie i rozliczanie umów o realizację programów zdrowotnych i programów pilotażowych; 3) przeprowadzanie postępowań o zawarcie umów z dysponentami zespołów ratownictwa medycznego na wykonywanie medycznych czynności ratunkowych, zawieranie i rozliczanie realizacji tych umów; 4) finansowanie świadczeń opieki zdrowotnej, wydatków na refundację leków, wyrobów medycznych i środków pomocniczych w ramach środków finansowych Oddziału; Strona 4 z 107

5 5) finansowanie udzielanych świadczeń opieki zdrowotnej oraz kosztów leków, wyrobów medycznych i środków pomocniczych wydawanych świadczeniobiorcom innym niż ubezpieczeni; 6) opracowywanie, wdrażanie i finansowanie programów zdrowotnych Oddziału; 7) monitorowanie: a) ordynacji; b) realizacji umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej; c) realizacji prawa do świadczeń dla ubezpieczonych, o których mowa w art. 5 pkt 44a i 44b ustawy; 8) weryfikacja jakości i dostępności oraz analiza kosztów świadczeń opieki zdrowotnej w zakresie niezbędnym dla prawidłowego zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej; 9) monitorowanie dostępności do świadczeń opieki zdrowotnej oraz realizacja obowiązków informacyjnych w tym zakresie; 10) monitorowanie celowości, udzielanych w ramach umów, świadczeń opieki zdrowotnej; 11) zawieranie umów, o których mowa w art. 41 ustawy o refundacji, monitorowanie ich realizacji oraz ich rozliczanie; 12) promocja zdrowia; 13) przetwarzanie danych w Centralnym Wykazie Ubezpieczonych; 14) realizacja zadań instytucji właściwej i instytucji miejsca zamieszkania/pobytu w rozumieniu przepisów o koordynacji; 15) realizacja zadań wynikających z przepisów implementujących dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/24/UE w sprawie stosowania praw pacjentów w transgranicznej opiece zdrowotnej; 16) realizacja strategii i polityki informacyjnej Funduszu oraz regionalna działalność promocyjna i informacyjna w zakresie ochrony zdrowia; 17) zadania realizowane w ramach Centrum Usług Wspólnych. Rozdział III Organizacja Oddziału 6 1. Oddziałem kieruje Dyrektor Oddziału przy pomocy trzech zastępców. 2. Zastępcami Dyrektora są: Zastępca Dyrektora do Spraw Medycznych Zastępca Dyrektora do Spraw Ekonomiczno-Finansowych Zastępca Dyrektora do Spraw Służb Mundurowych Kierownik Wydziału do Spraw Służb Mundurowych. 3. Zastępcy Dyrektora podlegają Dyrektorowi Oddziału. 7 W Oddziale tworzy się następujące komórki organizacyjne, które przy znakowaniu spraw i pism używają następujących symboli literowych: 1. Rzecznik Prasowy - RP; 2. Wydział Kadr i Szkoleń - WKS; 3. Wydział Informatyki - WI; 4. Zespół Radców Prawnych - ZRP; Strona 5 z 107

6 5. Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej - WSOZ; 6. Wydział Gospodarki Lekami - WGL; 7. Wydział Spraw Świadczeniobiorców - WSS; 8. Wydział do Spraw Służb Mundurowych - WSM; 9. Wydział Ekonomiczno-Finansowy WEF; 10. Wydział Współpracy Międzynarodowej - WWM; 11. Wydział Księgowości - WK; 12. Wydział Organizacyjny - WO; 13. Wydział Administracyjno-Gospodarczy - WAG; 14. Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych - POIN; 15. Specjalista do Spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy - BHP; 16. Inspektor Ochrony Danych IOD W strukturze organizacyjnej Oddziału, Prezes Funduszu, na umotywowany wniosek Dyrektora Oddziału, tworzy Delegatury. 2. W Oddziale funkcjonują następujące Delegatury, które przy znakowaniu spraw i pism używają określonych dla nich symboli literowych: a. Delegatura w Białej Podlaskiej DBP b. Delegatura w Chełmie DCH c. Delegatura w Zamościu - DZM 3. Obszar działania Delegatur, ich zadania i organizację pracy określają postanowienia niniejszego regulaminu W strukturze organizacyjnej Oddziału, Prezes Funduszu tworzy Centrum Usług Wspólnych w Chełmie. 2. Centrum Usług Wspólnych przy znakowaniu spraw i pism używa symbolu literowego CUW. 3. Obszar działania Centrum Usług Wspólnych, jego zadania i organizację pracy określają postanowienia W ramach struktury organizacyjnej Oddziału, o której mowa w 7 oraz w strukturach Delegatur, mogą być tworzone działy, sekcje i samodzielne stanowiska pracy. 11 W Oddziale tworzy się stanowiska pracy zgodnie z regulacją układu zbiorowego pracy. 12 Funkcje kierownicze w Oddziale pełnią Dyrektor Oddziału, Zastępcy Dyrektora, kierujący komórkami organizacyjnymi Wydziałem kieruje naczelnik wydziału, z zastrz. 89 ust Pracę Zespołu Radców Prawnych koordynuje koordynator zespołu radców prawnych. 3. Działem i sekcją kieruje kierownik albo główny specjalista. Stanowiska kierownicze w dziale albo sekcji tworzone są i obsadzane w zależności od potrzeb wynikających z liczby osób zatrudnionych w danej komórce i zakresu jej zadań. Strona 6 z 107

7 4. Delegaturą kieruje Kierownik Delegatury. 5. Centrum Usług Wspólnych kieruje Kierownik Centrum Usług Wspólnych W czasie nieobecności, Dyrektora Oddziału zastępuje Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych. 2. W przypadku nieobecności Dyrektora Oddziału i jednoczesnej niemożności sprawowania zastępstwa przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych, zastępstwo sprawuje Zastępca Dyrektora ds. Medycznych. 3. Przy jednoczesnej nieobecności Dyrektora Oddziału i niemożności sprawowania zastępstwa przez Zastępcę Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych bądź Zastępcę Dyrektora ds. Medycznych, osobą upoważnioną do sprawowania zastępstwa za Dyrektora Oddziału jest Zastępca Dyrektora ds. Służb Mundurowych. 4. Zastępstwa wskazane w ust. 1-3 obowiązują w przypadku nieudzielenia odmiennego pisemnego upoważnienia przez Dyrektora Oddziału. 5. Zastępcy Dyrektora Oddziału wskazują osobę zastępującą ich w czasie nieobecności, za akceptacją Dyrektora Oddziału, na piśmie. W razie nieobecności osoby wskazanej do sprawowania zastępstwa stałego, zastępstwo wyznacza Dyrektor Oddziału. 6. Zastępstwo stałe za Naczelników Wydziałów, Kierowników Delegatur oraz Kierownika Centrum Usług Wspólnych wskazuje pracownik zajmujący dane stanowisko, na piśmie. W razie nieobecności osoby wskazanej do sprawowania zastępstwa stałego, zastępstwo wyznacza przełożony nieobecnego pracownika. 7. Zastępstwo stałe za kierowników Działów/Sekcji wskazuje pracownik zajmujący dane stanowisko, na piśmie. W razie nieobecności osoby wskazanej do sprawowania zastępstwa stałego, zastępstwo wyznacza przełożony nieobecnego pracownika. 8. W razie nieobecności pracownika niesprawującego funkcji kierowniczej, przełożony pracownika ma obowiązek zapewnić ciągłość wykonywania zadań Dyrektorowi Oddziału podlegają bezpośrednio: 1) Rzecznik Prasowy; 2) Wydział Kadr i Szkoleń; 3) Wydział Informatyki; 4) Zespół Radców Prawnych; 5) Wydział Organizacyjny; 6) Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych; 7) Specjalista do Spraw Bezpieczeństwa i Higieny Pracy; 8) Inspektor Ochrony Danych; 9) Samodzielne Stanowisko do Spraw Kontroli Wewnętrznej, umiejscowione w strukturze Wydziału Organizacyjnego w zakresie zadań merytorycznych i spraw pracowniczych; 10) Delegatury; 11) Centrum Usług Wspólnych. 2. Zastępcy Dyrektora do Spraw Medycznych podlegają bezpośrednio: 1) Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej; 2) Wydział Gospodarki Lekami. 3. Zastępcy Dyrektora do Spraw Ekonomiczno-Finansowych podlegają bezpośrednio: 1) Wydział Ekonomiczno-Finansowy; 2) Wydział Księgowości; Strona 7 z 107

8 3) Wydział Administracyjno-Gospodarczy. 4. Zastępcy Dyrektora do Spraw Służb Mundurowych kierownikowi wydziału do spraw służb mundurowych podlegają bezpośrednio: 1) Wydział do Spraw Służb Mundurowych; 2) Wydział Spraw Świadczeniobiorców; 3) Wydział Współpracy Międzynarodowej Podporządkowanie komórek organizacyjnych, o których mowa w 15, Dyrektorowi Oddziału oraz jego Zastępcom, przedstawia schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu. 2. Dyrektor Oddziału może podjąć decyzję o czasowym powierzeniu nadzoru nad pracą danej komórki organizacyjnej w sposób odmienny, niż wskazany powyżej Kadra kierownicza i pracownicy Oddziału zobowiązani są, każdy w zakresie swojej właściwości, do podejmowania działań w ramach kontroli zarządczej, dla realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, zapewniając: a) zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczność i efektywność działań, c) wiarygodność sprawozdań, d) ochronę zasobów, e) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, f) efektywność i skuteczność przepływu informacji, g) zarządzanie ryzykiem. 2. W Oddziale zadania kontroli zarządczej koordynuje Koordynator kontroli zarządczej, powołany przez Dyrektora Oddziału Komórki organizacyjne Oddziału wykonują zadania określone w niniejszym regulaminie oraz inne zlecone przez Dyrektora Oddziału lub właściwych Zastępców w sposób zapewniający sprawną, rzetelną, prawidłową i terminową realizację powierzonych im celów i zadań. 2. Komórki organizacyjne, w realizacji zadań Oddziału, obowiązuje zasada współdziałania. 3. Komórki organizacyjne Oddziału, o których mowa w 15 właściwe są do realizacji wszelkich spraw wchodzących w zakres ich działania i w tym zakresie pełnią funkcję wiodącą w stosunku do innych komórek organizacyjnych. 4. Komórki organizacyjne Oddziału, w zakresie swojej właściwości, są zobowiązane do prowadzenia nadzoru nad terminowością obiegu korespondencji oraz monitorowania terminowości udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do Oddziału. 5. Komórki organizacyjne zobowiązane są do przestrzegania obowiązków wynikających z kontroli zarządczej, określonych w Komórki organizacyjne zobowiązane są do dbania o powierzone im mienie oraz do kształtowania pozytywnego wizerunku Funduszu Kadra kierownicza i pracownicy Oddziału zobowiązani są do podejmowania działań w celu przeciwdziałania przejawom dyskryminacji, mobbingu i nepotyzmu, w szczególności poprzez: Strona 8 z 107

9 1) utrzymywanie relacji służbowych opartych na wzajemnym szacunku, równoprawności, koleżeństwie oraz wzajemnej pomocy i dzieleniu się doświadczeniami zawodowymi; 2) niewykorzystywanie zajmowanego stanowiska do osiągania jakichkolwiek prywatnych korzyści; 3) niepodejmowanie działalności mogącej mieć wpływ na bezstronność w wykonywaniu obowiązków służbowych; 4) niedopuszczanie do powstania konfliktów interesów. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych Oddziału zapobiegają przypadkom nepotyzmu w pracy, w tym w szczególności możliwości powstania podległości służbowej pomiędzy małżonkami, osobami pozostającymi w faktycznym pożyciu oraz osobami pozostającymi ze sobą w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa oraz w stosunku przysposobienia, opieki i kurateli Do realizacji jednorazowych lub szczególnych i złożonych zadań, wymagających dłuższej i regularnej współpracy pracowników zatrudnionych w różnych komórkach organizacyjnych, można powołać komisję lub zespół zadaniowy. 2. Komisję lub zespół zadaniowy powołuje Dyrektor Oddziału z własnej inicjatywy lub na wniosek swojego Zastępcy, Kierownika Delegatury lub Kierownika Centrum Usług Wspólnych, w drodze zarządzenia. 3. Zarządzenie o powołaniu komisji lub zespołu zadaniowego określa: 1) przewodniczącego i skład personalny komisji lub zespołu zadaniowego; 2) zadania i kompetencje; 3) tryb pracy i prezentacji jej wyników; 4) okres działania (określony wprost lub do zakończenia wykonywania zadań) Komórki organizacyjne Oddziału współpracują z Centralą Funduszu oraz między sobą w zakresie swojej właściwości rzeczowej. 2. Do zakresu działania wspólnego dla komórek organizacyjnych Oddziału, należy w szczególności: 1) przygotowywanie projektów planów pracy i okresowych sprawozdań z ich wykonania; 2) przygotowywanie okresowych sprawozdań z działalności; 3) realizacja ustalonych celów i zadań zgodnie z kierunkami określonymi przez Prezesa Funduszu i Dyrektora Oddziału; 4) inicjowanie i realizacja projektów wynikających ze Strategii Funduszu na lata ; 5) stosowanie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących działalności Funduszu oraz systemu opieki zdrowotnej; 6) przetwarzanie danych w zakresie określonym ustawą i zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych; 7) stosowanie regulacji wewnętrznych określonych dla Funduszu Zintegrowanym Systemem Zarządzania; 8) dokonywanie analizy i oceny ryzyka w obszarze objętym zakresem działania komórki organizacyjnej i tworzenie planów postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym; Strona 9 z 107

10 9) przygotowywanie dla Rady Oddziału, Centrali Funduszu, Ministra Zdrowia i innych podmiotów, opracowań wynikających z ich kompetencji, w tym analiz, sprawozdań i informacji; 10) realizowanie, w zakresie właściwym dla danej komórki, wniosków i zaleceń pokontrolnych uprawnionych organów zewnętrznych i Centrali Funduszu oraz wniosków wynikających z kontroli wewnętrznych i zadań audytowych przeprowadzonych w Oddziale; 11) realizacja czynności określonych w obowiązujących w Oddziale procedurach, w zakresie właściwym dla danej komórki; 12) współuczestniczenie w procesie kontraktowania świadczeń opieki zdrowotnej; 13) prowadzenie obiegu dokumentów i spraw oraz ich wstępna archiwizacja, w trybie i według zasad określonych dla Oddziału; 14) prowadzenie ewidencji rozpatrywanych spraw oraz sposobu ich załatwiania; 15) zapewnienie skutecznego przepływu w Oddziale informacji dotyczących zadań realizowanych przez komórkę organizacyjną; 16) realizacja zadań instytucji właściwej i instytucji miejsca zamieszkania/pobytu, wynikających z przepisów o koordynacji, w zakresie kompetencji rzeczowej poszczególnych komórek; 17) realizacja zadań wynikających z przepisów implementujących dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/24/UE w sprawie stosowania praw pacjentów w transgranicznej opiece zdrowotnej, w zakresie właściwym dla poszczególnych komórek; 18) udział w realizacji zadań związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem petycji wpływających do Oddziału oraz obowiązków zawiadomień, sprawozdawczości i publikacji w tym zakresie; 19) współuczestniczenie w realizacji obowiązków operatora infrastruktury krytycznej, w zakresie budowy i utrzymania planów ochrony infrastruktury krytycznej, na podstawie obowiązujących przepisów prawa; 20) dbałość o właściwy wizerunek i pozytywne postrzeganie Funduszu. 3. Komórki merytoryczne Oddziału w ramach realizowanych zadań, prowadzą następujące rejestry danych: 1) zarządzeń Dyrektora Oddziału Wydział Organizacyjny; 2) zarządzeń Prezesa Funduszu Wydział Organizacyjny; 3) pełnomocnictw i upoważnień udzielonych Dyrektorowi Oddziału z wyłączeniem spraw dotyczących zaciągania zobowiązań w zakresie kosztów świadczeń opieki zdrowotnej w związku z migracją ubezpieczonych Wydział Organizacyjny; 4) pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Dyrektora Oddziału z wyłączeniem spraw dotyczących zaciągania zobowiązań w zakresie kosztów świadczeń opieki zdrowotnej w związku z migracją ubezpieczonych Wydział Organizacyjny; 5) decyzji administracyjnych, wydawanych przez Dyrektora Oddziału w granicach wyznaczonych ustawą Wydział Organizacyjny; 6) odwołań świadczeniodawców dotyczących rozstrzygnięć prowadzonych postępowań w sprawie zawarcia umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Wydział Organizacyjny; 7) postanowień wydawanych przez Dyrektora Oddziału w toku prowadzonych postępowań administracyjnych Wydział Organizacyjny; 8) zażaleń z art. 160 ustawy złożonych przez świadczeniodawców na czynności Dyrektora Oddziału dotyczące realizacji umowy Wydział Organizacyjny; Strona 10 z 107

11 9) zażaleń z art. 42 ustawy o refundacji złożonych przez podmiot prowadzący aptekę, który zawarł umowę na realizację recept na czynności Dyrektora Oddziału dotyczące realizacji umowy Wydział Organizacyjny; 10) wniosków o udostępnienie informacji publicznej Wydział Organizacyjny; 11) wniosków o udostępnienie informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystania Wydział Organizacyjny; 12) procedur przyjętych do stosowania w Oddziale, nadanych przez Dyrektora Oddziału Wydział Organizacyjny; 13) umów zawieranych przez Oddział, z wyłączeniem umów zawieranych ze świadczeniodawcami Wydział Organizacyjny; 14) uchwał Rady Oddziału Wydział Organizacyjny; 15) uchwał Rady Funduszu Wydział Organizacyjny; 16) prowadzonych postępowań w sprawie zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Wydział Organizacyjny; 17) wniosków podmiotów uprawnionych o udostępnienie danych osobowych Wydział Organizacyjny; 18) spraw sądowych Zespół Radców Prawnych; 19) interpretacji indywidualnych w zakresie spraw dotyczących objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, wydawanych w trybie art. 109 a ustawy Zespół Radców Prawnych; 20) wydanych elektronicznych kart ubezpieczenia zdrowotnego Wydział Informatyki; 21) unieważnionych elektronicznych kart ubezpieczenia zdrowotnego Wydział Informatyki; 22) kontroli zewnętrznych prowadzonych w Oddziale Wydział Organizacyjny; 23) upoważnień i realizacji kontroli wewnętrznych Samodzielne Stanowisko do Spraw Kontroli Wewnętrznej; 24) wpływających do Oddziału wniosków o finansowanie świadczeń opieki zdrowotnej udzielonych przez świadczeniodawców w trybie art.19 ustawy Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej; 25) wniosków o indywidualne rozliczanie świadczeń w ramach zawartych umów Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej; 26) formularzy Instrumentu Oceny Wniosków Inwestycyjnych w Sektorze Zdrowia przekazanych do zaopiniowania przez Dyrektora Oddziału, w trybie art. 95f ust. 4 Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej; 27) zleceń na zaopatrzenie i środki pomocnicze - Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej; 28) podmiotów, które otrzymują refundację za zrealizowane recepty - Wydział Gospodarki Lekami; 29) skradzionych, zniszczonych i fałszywych recept oraz pieczątek umieszczanych na receptach - Wydział Gospodarki Lekami; 30) wydanych dokumentów wynikających z przepisów o koordynacji, z zastrzeżeniem pkt 31 Wydział Spraw Świadczeniobiorców; 31) wydanych na wniosek elektroniczny Europejskich Kart Ubezpieczenia Zdrowotnego Centrum Usług Wspólnych; 32) skarg i wniosków - Wydział Spraw Świadczeniobiorców; 33) petycji, o których mowa w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870) - Wydział Spraw Świadczeniobiorców; 34) umów ubezpieczenia dobrowolnego - Wydział Spraw Świadczeniobiorców; 35) skierowań na leczenie uzdrowiskowe - Wydział do Spraw Służb Mundurowych; 36) zawartych umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Wydział Ekonomiczno- Finansowy; Strona 11 z 107

12 37) rozwiązanych umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Wydział Organizacyjny; 38) realizacji świadczeń z zakresu endoprotezoplastyki stawowej - Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej; 39) świadczeniodawców - Wydział Ekonomiczno-Finansowy; 40) środków pieniężnych na rachunkach bankowych Wydział Księgowości; 41) składek na ubezpieczenie zdrowotne od osób otrzymujących przychody wypłacane przez komornika - Wydział Księgowości; 42) raportów kasowych - Wydział Księgowości; 43) opłat z tytułu objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym - Wydział Księgowości; 44) kosztów administracyjnych Oddziału oraz zobowiązań z tego tytułu - Wydział Księgowości; 45) rozrachunków z dostawcami usług i materiałów niezbędnych do administrowania Oddziału - Wydział Księgowości; 46) aktywów trwałych oraz nakładów na środki trwałe - Wydział Księgowości; 47) rozrachunków z pracownikami - Wydział Księgowości; 48) pożyczek pracowniczych - Wydział Księgowości; 49) rozrachunków z tytułu płac i realizacji przelewów - Wydział Księgowości; 50) podatków i rozrachunków z tytułu podatków - Wydział Księgowości; 51) przychodów Oddziału zgodnie z ustawą - Wydział Księgowości; 52) amortyzacji aktywów trwałych - Wydział Księgowości; 53) kosztów, zobowiązań i należności z tytułu świadczeń opieki zdrowotnej, w tym zrealizowanych w oparciu o przepisy o koordynacji - Wydział Księgowości; 54) kosztów, zobowiązań i należności z tytułu refundacji cen leków dla ubezpieczonych, w tym w oparciu o przepisy o koordynacji - Wydział Księgowości; 55) rozrachunków ze świadczeniodawcami usług zdrowotnych oraz aptekami - Wydział Księgowości; 56) rozrachunków z osobami uprawnionymi do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji - Wydział Księgowości; 57) rozrachunków z innymi oddziałami wojewódzkimi Funduszu - Wydział Księgowości; 58) formularzy serii E E 125, E 126, E 127 i odpowiednich SED Wydział Współpracy Międzynarodowej; 59) pełnomocnictw składanych przez świadczeniodawców do reprezentowania jednostki przy zawieraniu umów/podpisywaniu aneksów Wydział Ekonomiczno-Finansowy; 60) delegacji służbowych: a) Wydział Kadr i Szkoleń - w odniesieniu do pracowników Oddziału w Lublinie; b) Delegatury Oddziału - w odniesieniu do pracowników tychże Delegatur; c) Centrum Usług Wspólnych w odniesieniu do pracowników Centrum Usług Wspólnych; 62) ilościowy majątku trwałego i wyposażenia Wydział Administracyjno-Gospodarczy; 63) archiwizowanej dokumentacji Wydział Administracyjno-Gospodarczy; 64) zamówień publicznych Wydział Administracyjno-Gospodarczy; 65) korespondencji przychodzącej i wychodzącej Wydział Administracyjno- Gospodarczy; 66) ofert świadczeniodawców składanych w trakcie postępowań w sprawie zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Wydział Administracyjno- Gospodarczy; 67) druków ścisłego zarachowania Wydział Księgowości; Strona 12 z 107

13 68) upoważnień udzielonych Dyrektorowi Oddziału przez dyrektorów innych oddziałów wojewódzkich Funduszu do zaciągania zobowiązań w zakresie kosztów świadczeń opieki zdrowotnej w związku z migracją ubezpieczonych Wydział Ekonomiczno- Finansowy; 69) upoważnień udzielonych przez Dyrektora Oddziału dyrektorom innych oddziałów wojewódzkich Funduszu do zaciągania zobowiązań w zakresie kosztów świadczeń opieki zdrowotnej w związku z migracją ubezpieczonych Wydział Ekonomiczno- Finansowy; 70) zgłoszeń kierowanych do organów ścigania o możliwości popełnienia przestępstwa, wynikających z informacji podjętych przez komórki merytoryczne w toku realizacji właściwych im zadań Wydział Organizacyjny; 71) czynności i kategorii czynności przetwarzania danych osobowych w Oddziale Inspektor Ochrony Danych; 72) rejestr działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych prowadzony na podstawie dokumentacji ZSZ Koordynator ds. ZSZ; 73) rejestr odstępstw w Lubelskim Oddziale Wojewódzkim Funduszu prowadzony na podstawie dokumentacji ZSZ Koordynator ds. ZSZ; 74) rejestr podmiotów zewnętrznych Lubelskiego Oddziału Wojewódzkiego Funduszu prowadzony na podstawie dokumentacji ZSZ Wydział Administracyjno- Gospodarczy; 75) rejestr osób upoważnionych do pobierania kluczy w Lubelskim Oddziale Wojewódzkim Funduszu prowadzony na podstawie dokumentacji ZSZ Wydział Administracyjno-Gospodarczy; 76) rejestr pobrań kluczy do pomieszczeń w Lubelskim Oddziale Wojewódzkim Funduszu prowadzony na podstawie dokumentacji ZSZ Wydział Administracyjno- Gospodarczy; 77) rejestr planów ciągłości działania w Lubelskim Oddziale Wojewódzkim Funduszu prowadzony na podstawie dokumentacji ZSZ Koordynator ds. ZSZ; 78) rejestry kar umownych nałożonych na świadczeniodawców i apteki oraz kar nałożonych na osoby uprawnione w rozumieniu ustawy o refundacji - Wydział Świadczeń Opieki Zdrowotnej, Wydział do Spraw Służb Mundurowych, Wydział Gospodarki Lekami, Wydział Spraw Świadczeniobiorców, Delegatury zgodnie z właściwością. 4. Ewidencję osób zatrudnionych w Oddziale: 1) upoważnionych do przetwarzania danych osobowych prowadzi Inspektor Ochrony Danych; 2) uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych prowadzi Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych. 5. Pracownicy Oddziału w ramach realizacji powierzonych im zadań wykorzystują dostępne systemy i aplikacje informatyczne w zakresie funkcjonalności wspierającej ich działania. 6. W ramach użytkowania systemów i aplikacji informatycznych pracownicy Oddziału są zobowiązani do: 1) wdrażania i stosowania dostępnej funkcjonalności systemów i aplikacji; 2) użytkowania systemów i aplikacji zgodnie z przeznaczeniem, według instrukcji i zaleceń; 3) zgłaszania przełożonym błędów, dysfunkcji i problemów systemów i aplikacji; 4) zgłaszania przełożonym wniosków o dostosowanie systemów i aplikacji; 5) napełniania i bieżącej aktualizacji danych w systemach w zakresie odpowiedzialności merytorycznej komórki; Strona 13 z 107

14 6) archiwizacji danych tworzonych w systemach, zgodnie z zasadami archiwizacji i przepisami o ochronie danych osobowych. 7. Kierownicy komórek organizacyjnych Oddziału zobowiązani są do organizowania pracy w sposób, który w przypadku awarii systemu informatycznego zagwarantuje: 1) kontynuowanie działalności komórki i Oddziału; 2) odtworzenie stanu prowadzonych spraw oraz stanu informacji w systemie informatycznym. 8. W celu zapewnienia bezpieczeństwa organizacyjnego i technicznego przetwarzanych w Oddziale informacji oraz zachowania ich poufności i integralności, aktywność pracowników i użytkowników systemów teleinformatycznych podlega w Oddziale monitoringowi w zakresie poczty elektronicznej oraz urządzeń i systemów teleinformatycznych. 9. W celu zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego obiektów i systemów, w ramach ochrony infrastruktury krytycznej, w Oddziale stosowany jest monitoring wizyjny. 10. W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i interesantów, ochrony mienia oraz zapobiegania sytuacjom konfliktowym i możliwościom popełnienia przestępstw, na niektórych stanowiskach obsługi interesanta w Oddziale stosowany jest monitoring audio. Rozdział IV Zadania i kompetencje osób sprawujących funkcje kierownicze w Oddziale 22 Pracami Oddziału kieruje Dyrektor Oddziału i reprezentuje Fundusz na zewnątrz w zakresie właściwości Oddziału, zgodnie z ustawą, statutem oraz niniejszym regulaminem. 23 Do kompetencji Dyrektora Oddziału należy, w szczególności: 1) wykonywanie zadań określonych w art. 107 ust. 5 ustawy oraz w innych przepisach prawa powszechnie obowiązującego; 2) reprezentowanie Oddziału w zakresie realizowanych zadań; 3) powoływanie, w trybie art. 96 ust. 5 pkt 2 ustawy, kierownika komórki organizacyjnej do spraw służb mundurowych w Oddziale; 4) wnioskowanie do Prezesa Funduszu o utworzenie Delegatury Oddziału; 5) obsadzanie stanowisk zastępców dyrektora Oddziału i kierowników Delegatur; 6) obsługa, za pośrednictwem systemu IOWISZ, formularzy Instrumentu Oceny Wniosków Inwestycyjnych w Sektorze Zdrowia, w zakresie określonym w art. 95f ustawy; 7) kwalifikacja świadczeniodawców do systemu podstawowego szpitalnego zabezpieczenia świadczeń opieki zdrowotnej; 8) wydawanie decyzji administracyjnych w granicach wyznaczonych przepisami prawa; 9) wydawanie przepisów wewnętrznych Oddziału, w zakresie nie zastrzeżonym przez obowiązujące przepisy dla innych organów i podmiotów; 10) pełnienie funkcji pracodawcy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy w stosunku do osób zatrudnionych w Oddziale; 11) realizacja zadań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, określonych w obowiązujących przepisach prawa; 12) realizacja zadań przypisanych instytucji w zakresie obrony cywilnej; Strona 14 z 107

15 13) bezpośredni nadzór i rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw przez podległe komórki organizacyjne, o których mowa w 15 ust. 1 regulaminu; 14) rozpatrywanie sporów kompetencyjnych między komórkami organizacyjnymi Oddziału; 15) zapewnienie funkcjonowania adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Oddziale; 16) współpraca z organami jednostek samorządu terytorialnego, organizacjami świadczeniodawców i ubezpieczonych; 17) zapewnienie właściwych warunków pracy pracownikom Centrali świadczącym pracę w Oddziale Zastępcy Dyrektora odpowiadają za prawidłową, sprawną i efektywną realizację zadań określonych dla podległych komórek organizacyjnych oraz pionów merytorycznych w Delegaturach Oddziału. 2. Do kompetencji Zastępców Dyrektora należy w szczególności: 1) sprawowanie nadzoru nad komórkami organizacyjnymi bezpośrednio podległymi; 2) planowanie i organizowanie realizacji zadań podległych komórek organizacyjnych; 3) koordynacja działalności podległych komórek organizacyjnych; 4) rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw przez podległe komórki organizacyjne; 5) inicjowanie usprawnień funkcjonalnych w zakresie kierowanych komórek i pionów merytorycznych; 6) zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; 7) reprezentowanie na zewnątrz Oddziału: a) w sprawach należących do zakresu działania podległych komórek organizacyjnych, b) w zakresie zastrzeżonym dla Dyrektora oddziału, w porozumieniu i za zgodą albo na polecenie Dyrektora Oddziału; 8) podpisywanie, w granicach uprawnień, korespondencji wynikającej z zakresu działania podległych komórek organizacyjnych; 9) parafowanie projektów pism zastrzeżonych do podpisu Dyrektora Oddziału, przygotowanych przez podległe komórki organizacyjne; 10) podpisywanie pism w sprawach określonych przez Dyrektora Oddziału oraz w ramach posiadanego upoważnienia lub pełnomocnictwa udzielonego przez Dyrektora Oddziału; 11) występowanie do Dyrektora Oddziału z wnioskami w sprawach personalnych pracowników podległych komórek organizacyjnych; 12) nadzór nad przygotowaniem planów, sprawozdań i informacji dotyczących pracy podległych komórek organizacyjnych, w określonym zakresie i terminach; 13) wykonywanie innych zadań w imieniu albo z upoważnienia Dyrektora Oddziału, w granicach udzielonego upoważnienia lub pełnomocnictwa Kierownicy komórek organizacyjnych Oddziału kierują pracą komórek organizacyjnych, wykonują zadania i obowiązki określone w niniejszym regulaminie oraz w zakresach czynności i odpowiadają za prawidłową i terminową realizację zadań. Strona 15 z 107

16 2. Podstawowym zadaniem kierownika komórki organizacyjnej jest zapewnienie sprawnej i efektywnej realizacji zadań określonych dla podległych mu komórek organizacyjnych w niniejszym regulaminie oraz zleconych przez przełożonych. 3. Do kompetencji kierownika komórki organizacyjnej należy: 1) planowanie i organizowanie realizacji zadań podległych mu komórek organizacyjnych; 2) sprawowanie nadzoru nad załatwianiem spraw należących do zakresu działania podległych mu komórek organizacyjnych; 3) nadzór nad zgodnym z przepisami i terminowym wykonywaniem przez pracowników powierzonych im zadań i obowiązków, a także organizowanie pracy w podległej komórce organizacyjnej zgodnie z właściwymi przepisami prawa pracy i nadzór nad dyscypliną pracy; 4) nadzór nad jakością i merytoryczną poprawnością dokumentów przygotowywanych w komórce organizacyjnej; 5) zapewnienie organizacji systemu kontroli wewnętrznej podległych mu komórek organizacyjnych; 6) koordynacja działalności podległych mu komórek organizacyjnych; 7) rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw przez podległe mu komórki organizacyjne; 8) informowanie przełożonego o ważniejszych problemach i wynikach pracy, w tym również wnioskach ze sporządzanych analiz i sprawozdań; 9) informowanie podległych pracowników o bieżących zadaniach Oddziału oraz planach pracy komórki organizacyjnej; 10)dokonywanie oceny pracy podległych pracowników; 11) inicjowanie usprawnień w pracy podległych mu komórek organizacyjnych; 12) nadzór nad utrzymaniem jakości wykonywanej pracy zgodnie z ustalonymi standardami i procedurami; 13) ustalanie zakresów czynności, obowiązków i uprawnień podległych mu pracowników; 14) sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie działalności podległych komórek; 15) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż.; 16) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych; 17) przestrzeganie obowiązków wynikających z kontroli zarządczej, określonych w 17; 18) podpisywanie, w granicach swych uprawnień, korespondencji wynikającej z zakresu działania podległych mu komórek organizacyjnych; 19) parafowanie przygotowanych przez podległe mu komórki organizacyjne pism, zastrzeżonych do podpisu Dyrektora Oddziału lub jego Zastępców; 20) podpisywanie pism w sprawach określonych przez Dyrektora Oddziału oraz w ramach posiadanego upoważnienia lub pełnomocnictwa udzielonego przez Dyrektora Oddziału; 21) przygotowywanie planów, sprawozdań i informacji dotyczących prac podległych mu komórek organizacyjnych w określonym zakresie i terminach; 22) inicjowanie projektów wynikających ze Strategii Funduszu na lata ; 23) zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Oddziału i w Biuletynie Informacji Publicznej, zgodnie z właściwością zadań wykonywanych w kierowanej komórce organizacyjnej; 24) zapewnienie realizacji obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1330), zgodnie z obowiązującą w Oddziale procedurą oraz przepisów ustawy z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1243); 25) wskazywanie zastępstwa na czas swojej nieobecności. Strona 16 z 107

17 Rozdział V Obieg dokumentów i spraw oraz zasady przedkładania, dekretacji i akceptacji dokumentów Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Oddziale jest system EZD. 2. Dyrektor Oddziału określa wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw i wskazuje jako tradycyjny system ich prowadzenia. 3. Do szczegółowych zasad postępowania z dokumentacją w Oddziale zastosowanie ma instrukcja kancelaryjna określona dla Funduszu Dla spraw prowadzonych w systemie podstawowym dekretacja, akceptacja i podpisywanie pism odbywa się w EZD z wykorzystaniem funkcjonalności systemu, a także z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 2. W ramach czynności kancelaryjnych wykonywanych w systemie tradycyjnym, system EZD może być wykorzystywany jako wspierający przy: 1) rejestrowaniu spraw i prowadzeniu spisu spraw; 2) prowadzeniu uzgodnień wewnętrznych między komórkami organizacyjnymi lub stanowiskami pracy, gdy elektroniczna postać dokumentu jest wystarczająca do dalszego procedowania; 3) spraw otrzymywanych za pośrednictwem e-puap; 4) dekretowaniu, akceptacji i podpisywaniu pism, z obowiązkiem odwzorowania, w przypadkach tego wymagających, wykonywanej czynności na dokumentach w postaci nieelektronicznej. 3. W obu stosowanych w Oddziale systemach, proces weryfikacji dokumentów, obejmuje akceptację: 1) bezpośredniego przełożonego pracownika i naczelnika wydziału w sprawach przedkładanych do podpisu Zastępcy Dyrektora; 2) naczelnika wydziału i właściwego Zastępcy Dyrektora w sprawach przedkładanych do podpisu Dyrektora Oddziału; 3) naczelnika wydziału nadzorowanego bezpośrednio przez Dyrektora Oddziału - w sprawach przedkładanych do podpisu Dyrektora Oddziału; 4) Zastępcy Dyrektora, odpowiednio do właściwości - w sprawach przedkładanych do podpisu Dyrektora Oddziału Dokumenty wymagające oceny prawnej, w szczególności zarządzenia, upoważnienia, pełnomocnictwa, decyzje, wzory umów i aneksów ocenia, parafuje i opatruje imienną pieczęcią radca prawny. 2. Dokumenty wywołujące zobowiązania finansowe dla Oddziału, z wyłączeniem umów o pracę i zmian do umów o pracę, parafuje, opatruje imienną pieczęcią i datą Zastępca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych. Strona 17 z 107

18 3. Umowy o pracę parafuje i opatruje imienną pieczęcią kierownik komórki właściwej ds. pracowniczych i płac. 4. Pisma, dokumenty, projekty umów i aktów prawnych, w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych, przedkładane są do zaopiniowania Inspektorowi Ochrony Danych. 5. Poświadczania kopii dokumentów za zgodność z oryginałem dokonują kierownicy komórek organizacyjnych, w posiadaniu których znajdują się oryginały dokumentów, z możliwością dalszego przekazywania tego uprawnienia i przy spełnianiu następujących wymogów: a) poświadczanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem odbywa się poprzez opatrzenie każdej zapisanej strony dokumentu: klauzulą za zgodność z oryginałem pieczęcią lub odręcznie; pieczęcią oraz własnoręcznym podpisem osoby poświadczającej; datą poświadczenia; b) przy przekazywaniu uprawnionym organom i instytucjom zewnętrznym oryginałów dokumentów, kierujący komórkami organizacyjnymi są zobowiązani do pozostawienia w komórce organizacyjnej kopii przekazywanych dokumentów wraz z adnotacjami pozwalającymi ustalić podmiot, któremu nastąpiło przekazanie oryginałów dokumentacji oraz czas i podstawę przekazania; kopia może mieć formę elektroniczną Do wyłącznej kompetencji Dyrektora Oddziału należy podpisywanie pism: 1) kierowanych do Prezesa Funduszu i Zastępców Prezesa Funduszu; 2) kierowanych do posłów i senatorów RP; 3) kierowanych do organów administracji państwowej i organów samorządu terytorialnego; 4) w sprawach objętych zakresem zadań Dyrektora Oddziału, określonych ustawą i statutem, a w szczególności dotyczących: a) zmian w planie finansowym Oddziału; b) renegocjacji, zawierania i aneksowania umów; c) decyzji kadrowych; 5) innych, zgodnie z dekretacją. 2. Do kompetencji Zastępców Dyrektora Oddziału należy podpisywanie korespondencji wynikającej z zakresu działania podległych im komórek organizacyjnych, z wyłączeniem spraw pozostających w wyłącznej kompetencji Dyrektora Oddziału. 3. Dyrektor Oddziału może upoważnić Zastępców Dyrektora Oddziału oraz kierowników komórek organizacyjnych Oddziału do wykonywania w jego imieniu czynności, w tym również podpisywania pism. 4. Osoby działające w imieniu lub z upoważnienia Dyrektora Oddziału, działają w granicach udzielonego im upoważnienia lub pełnomocnictwa. Rozdział VI Struktura organizacyjna i szczegółowe zakresy działania komórek organizacyjnych Wydział Organizacyjny Strona 18 z 107

19 30 1. Wydziałem Organizacyjnym kieruje Naczelnik Wydziału. 1) Naczelnika Wydziału Organizacyjnego w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony przez niego pracownik Wydziału. 2) Naczelnik Wydziału Organizacyjnego bezpośrednio nadzoruje pracę podległych mu pracowników, z zastrzeżeniem ust W Wydziale Organizacyjnym umiejscowione jest Samodzielne Stanowisko do Spraw Kontroli Wewnętrznej. 3. Samodzielne Stanowisko do Spraw Kontroli Wewnętrznej w zakresie przypisanych mu zadań i w zakresie spraw pracowniczych podlega bezpośrednio Dyrektorowi Oddziału. 31 Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy, w szczególności: 1) realizowanie zadań związanych z funkcjonowaniem i organizacją Oddziału, w tym opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Oddziału; 2) koordynacja działań komórek organizacyjnych Oddziału w zakresie zadań zleconych przez Dyrektora Oddziału; 3) obsługa sekretariatu Dyrektorów Oddziału, z wyłączeniem obsługi sekretariatu Zastępcy Dyrektora ds. Służb Mundurowych, którą zapewnia się przy wykorzystaniu zasobów kadrowych pionu ds. służb mundurowych; 4) obsługa Rady Oddziału; 5) realizacja obowiązków w zakresie planowania i sprawozdawczości z wykonania zadań Oddziału, z wyłączeniem zadań, do których stosuje się przepisy o ochronie informacji niejawnych; 6) koordynowanie czynności komórek organizacyjnych i przygotowywanie do udostępnienia informacji publicznej oraz informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystania; 7) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych wydawanych przez Dyrektora Oddziału, w zakresie właściwym dla Wydziału oraz prowadzenie rejestrów wydanych decyzji; 8) zapewnienie prawidłowej realizacji w Oddziale postanowień i regulacji prawa powszechnie obowiązującego oraz procedur i instrukcji określonych dla Funduszu dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji celów i środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych; 9) sprawowanie nadzoru merytorycznego i koordynowanie realizacji zadań właściwych Wydziałowi a realizowanych w Delegaturach; 10) współpraca w zakresie kompetencji z odpowiednimi, ze względu na rodzaj wykonywanych zadań, komórkami organizacyjnymi w Centrali Funduszu. 32 Wydział Organizacyjny realizuje następujące zadania: 1) opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora Oddziału i projektów wewnętrznych aktów normatywnych; 2) przygotowywanie projektów pełnomocnictw i upoważnień; 3) udzielanie zainteresowanym porad z wyłączeniem porad prawnych oraz informacji i wyjaśnień w sprawach dotyczących działalności Funduszu; 4) prowadzenie następujących rejestrów: a) zarządzeń Dyrektora Oddziału; Strona 19 z 107

20 b) zarządzeń Prezesa Funduszu; c) pełnomocnictw i upoważnień udzielonych Dyrektorowi Oddziału z wyłączeniem spraw dotyczących zaciągania zobowiązań w zakresie kosztów świadczeń opieki zdrowotnej w związku z migracją ubezpieczonych; d) pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez Dyrektora Oddziału z wyłączeniem spraw dotyczących zaciągania zobowiązań w zakresie kosztów świadczeń opieki zdrowotnej w związku z migracją ubezpieczonych; e) decyzji administracyjnych wydawanych przez Dyrektora Oddziału na podstawie art.109 ustawy; f) decyzji administracyjnych wydawanych przez Dyrektora Oddziału dotyczących leczenia poza granicami kraju, w zakresie określonym ustawą; g) decyzji administracyjnych wydawanych przez Dyrektora Oddziału w trybie art. 50 ust. 18 ustawy; h) decyzji administracyjnych wydawanych przez Dyrektora Oddziału na podstawie art.154 ust. 3 i 6 ustawy; i) postanowień wydawanych przez Dyrektora Oddziału w toku prowadzonych postępowań administracyjnych; j) odwołań świadczeniodawców dotyczących rozstrzygnięć prowadzonych postępowań w sprawie zawarcia umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej; k) zażaleń z art.160 ustawy złożonych przez świadczeniodawców na czynności Dyrektora Oddziału dotyczące realizacji umowy; l) zażaleń z art. 42 ustawy o refundacji złożonych przez podmiot prowadzący aptekę, który zawarł umowę na realizację recept, na czynności Dyrektora Oddziału dotyczące realizacji umowy; m) kontroli zewnętrznych i czynności audytowych prowadzonych w Oddziale; n) umów zawieranych przez Oddział, z wyłączeniem umów zawieranych ze świadczeniodawcami; o) uchwał Rady Oddziału; p) uchwał Rady Funduszu; q) rozwiązanych umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej; r) prowadzonych postępowań w sprawie zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej; s) zgłoszeń kierowanych do organów ścigania o możliwości popełnienia przestępstwa, wynikających z informacji podjętych przez komórki merytoryczne w toku realizacji właściwych im zadań; t) wniosków o udostępnienie informacji publicznej; u) wniosków o udostepnienie informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystania; v) procedur przyjętych do stosowania w Oddziale, nadanych przez Dyrektora Oddziału; w) prowadzenie elektronicznego rejestru wniosków i zgód wydanych przez Dyrektora Oddziału na udział pracowników Oddziału w seminariach, konferencjach, szkoleniach i innych podobnych spotkaniach organizowanych i sponsorowanych przez podmioty sektora prywatnego; 5) w zakresie zadań związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w Oddziale: a) zapewnienie przestrzegania w Oddziale obowiązków związanych z zabezpieczeniem danych osobowych oraz bieżące weryfikowanie poprawności przetwarzania danych osobowych w sposób zgodny z przepisami prawa; Strona 20 z 107

21 b) bieżące wsparcie Inspektora Ochrony Danych (IOD), w zakresie zleconym przez Dyrektora Oddziału/Administratora danych; c) zapewnienie współpracy z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) w zakresie szkoleń Pracowników Oddziału z przepisów o ochronie danych osobowych; d) realizacja zadań w zakresie prawidłowego udostępniania danych osobowych uprawnionym podmiotom zewnętrznym; e) współpraca z Gabinetem Prezesa Funduszu w zakresie zapewnienia prawidłowości przestrzegania w Oddziale przepisów dotyczących ochrony danych osobowych; f) współpraca z samodzielnym stanowiskiem ds. kontroli wewnętrznej i IOD w zakresie kontroli przestrzegania w Oddziale przepisów dotyczących ochrony danych osobowych; g) dokonywanie analizy okoliczności i przyczyn, które doprowadziły do naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych i podejmowanie działań naprawczych; h) analiza raportów dotyczących użytkowników Centralnego Wykazu Ubezpieczonych, nielogujących się do systemu w ciągu ostatnich 30 dni; i) współpraca z Wydziałem Informatyki i Samodzielnym Stanowiskiem ds. Operacyjnego Bezpieczeństwa Teleinformatycznego w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych w systemach informatycznych; j) współpraca z Pełnomocnikiem Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie ochrony danych i informacji przetwarzanych w Funduszu; k) współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) przy prowadzeniu ewidencji zbiorów (baz) danych w systemach informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe w Oddziale; 6) gromadzenie i ewidencjonowanie zewnętrznych i wewnętrznych aktów normatywnych; 7) monitorowanie obowiązujących przepisów prawnych dotyczących działalności Funduszu i systemu opieki zdrowotnej; 8) bieżące informowanie kierownictwa Oddziału o obowiązujących przepisach prawnych i ich zmianach; 9) opracowywanie projektów struktury organizacyjnej Oddziału; 10) inicjowanie i wdrażanie usprawnień struktury organizacyjnej; 11) dokonywanie analizy funkcjonalnej poszczególnych komórek organizacyjnych i inicjowanie zmian zakresów zadań; 12) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych Dyrektora Oddziału w indywidualnych sprawach z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego, w zakresie określonym funkcjonującą w Oddziale procedurą, prowadzenie rejestru wydanych decyzji; 13) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych Dyrektora Oddziału dotyczących leczenia poza granicami kraju, w zakresie określonym ustawą i prowadzenie rejestrów wydanych decyzji; 14) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych uwzględniających lub oddalających odwołania świadczeniodawców dotyczące rozstrzygnięć postępowań w sprawie zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej i prowadzenie rejestru wydanych decyzji; 15) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych z wniosków o ponowne rozpatrzenie odwołań od rozstrzygnięć postępowań w sprawie zawierania umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej, prowadzenie rejestru wydanych decyzji; 16) przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych ustalających obowiązek poniesienia kosztów z tytułu świadczeń udzielonych osobie nieuprawnionej, ich wysokość oraz termin płatności i prowadzenie rejestru wydanych decyzji; Strona 21 z 107