Załącznik do uchwały nr 02/35/2014 Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego z dnia 15 stycznia 2014 r.

Transkrypt

1 Harmonogram zamknięcia pomocy dla RPO WK-P Załącznik do uchwały nr 02/35/2014 Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego z dnia 15 stycznia 2014 r. do 30 czerwca 2014 r. zidentyfikowanie projektów do fazowania; opracowanie systemu monitoringu projektów opieszałych; do 30 czerwca 2015 r. państwa członkowskie powinny przekazać Komisji wykaz dużych projektów, w odniesieniu do których proponują podział na etapy; złożenie ostatniego sprawozdania rocznego z realizacji programu (za wyjątkiem sprawozdawczości w zakresie wykorzystania IIF); II połowa 2015 r. sprawdzenie stanu przygotowania do zamknięcia programu (w ramach audytu systemu); Państwo członkowskie Na stosowny wniosek Komisji państwa członkowskie powinny przedstawić wykaz projektów innych niż duże, które mają zostać rozłożone na etapy. Państwo członkowskie powinno określić ilościowo w końcowym sprawozdaniu z realizacji całkowitą kwotę zaangażowaną we wszystkich projektach rozłożonych na etapy. Komisja zatwierdza lub wyklucza możliwość podziału dużych projektów. Komisja może przekazać państwu członkowskiemu i uwagi do sprawozdania rocznego, o których ich adresaci informują komitet monitorujący. Państwo członkowskie informuje Komisję o działaniach podjętych w odpowiedzi na te uwagi. dokonuje wstępnych ustaleń dotyczących wywiązywania się z obowiązków związanych z przygotowaniem się do zamknięcia programu m. in. poprzez sprawdzenie czy korygowane są błędy i nieprawidłowości wykryte podczas audytów i kontroli. 1

2 do 30 września 2015 r. ostateczny termin kwalifikowalności wydatków w ramach osi ; do 31 grudnia 2015 r. Komisja zaleca złożenie wniosku w sprawie zmiany decyzji dotyczącej programu; Komisja zaleca złożenie wniosku w sprawie zmiany decyzji dotyczącej dużego projektu; ostateczny termin złożenia wniosku w sprawie zmiany planu finansowania; ostateczny termin wnioskowania o zmianę decyzji zatwierdzającej realizację dużego projektu; ostateczny termin kwalifikowalności wydatków w ramach osi 8; powinna złożyć ostatnie roczne sprawozdanie audytowe; zakończenie przez Komisję oceny ex post wszystkich programów operacyjnych w ramach każdego celu; początek 2016 r. analiza wniosków dotyczących wydatków końcowych od wszystkich beneficjentów odnośnie do wydatków poniesionych do końca 2015 r.; Państwo członkowskie Komisja Wydatki w ramach osi 1-7 poniesione po wskazanym terminie nie zostaną sfinansowane. Dochowanie tego terminu zapewni Komisji wystarczający czas na przeprowadzenie dokładnej oceny wniosku w sprawie zmiany. W rezultacie Komisja może zatwierdzić zmianę planu finansowego bądź harmonogramu zakończenia dużych projektów i zmianę decyzji dotyczących już zatwierdzonych projektów. Komisja może zatwierdzić zmianę planu finansowego bądź harmonogramu zakończenia dużych projektów i zmianę decyzji dotyczących już zatwierdzonych projektów. Wydatki w ramach osi 8 poniesione po wskazanym terminie nie zostaną sfinansowane. Komisja weryfikuje roczne sprawozdanie audytowe. Informacje dotyczące audytów przeprowadzonych po dniu 1 lipca 2015 r. zostają włączone do końcowego sprawozdania audytowego, stanowiącego uzupełnienie deklaracji zamknięcia. Ocena Komisji ma na celu identyfikację czynników przyczyniających się do sukcesu lub niepowodzenia procesu realizacji programów operacyjnych oraz wskazanie dobrych praktyk. Niniejsza analiza będzie stanowiła podstawę do poprawnego sporządzenia przez dokumentów niezbędnych do zamknięcia programu. 1 Z zastrzeżeniem, że końcowa data kwalifikowalności ponoszenia wydatków może zostać skrócona, co każdorazowo ustalane będzie w ramach zasad danego konkursu. 2

3 maj 2016 r. powinna złożyć do IPOC ostatnie poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową; do 30 czerwca 2016 r. zaleca się, by IPOC i IC dokonały weryfikacji ostatniego poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową i przesłały je do Komisji; do 01 lipca 2016 r. wybór ostatniej próby do audytów operacji; IC do 30 września 2016 r. zakończenie audytów operacji; do 31 października 2016 r. do 15 listopada 2016 r. przekazanie przez wyników audytów operacji do ; sprawdzenie przez, czy skorygowano wszystkie błędy lub nieprawidłowości wykryte podczas kontroli zarządczych, audytów systemów, weryfikacji przeprowadzonych przez IC, audytów przeprowadzonych przez inne instytucje krajowe, audytów przeprowadzonych przez Komisję Europejską, audytów przeprowadzonych przez Europejski Trybunał Obrachunkowy; sporządzenie przez we współpracy z IPOC Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność końcową i przekazane wraz z poświadczeniem IPOC do IC po wcześniejszej weryfikacji polegającej /IPOC/IC IPOC i IC weryfikują ostatnie poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową. Dochowanie tego terminu ma zagwarantować, że będzie w stanie uwzględnić wydatki zadeklarowane w 2016 r. oraz dochowa terminu na złożenie deklaracji zamknięcia. Przygotowanie przez odpowiedniej dokumentacji w celu umożliwienia przeprowadzenia przez audytów operacji. Sporządzenie przez informacji pokontrolnych i przekazanie ich do w celu umożliwienia skorygowania błędów i nieprawidłowości. Sprawdzenie i skorygowanie wszystkich błędów i nieprawidłowości przyczyni się do poprawnego sporządzenia deklaracji zamknięcia, a także umożliwi właściwe przygotowanie się do audytu zamknięcia. W ramach przygotowania do zamknięcia IC powinna: - opracować wniosek o płatność salda końcowego i deklarację wydatków zgodnie z art. 78 rozporządzenia ogólnego; - zapewnić dostateczną ilość informacji pochodzących 3

4 do 31 grudnia 2016 r. na m.in.: - upewnieniu się, że końcowe deklaracje wydatków dotyczące programu zgadzają się z dokumentami znajdującymi się w systemie księgowym dotyczącymi danego programu oraz, że istnieje właściwa ścieżka audytu sięgająca do poziomu końcowego odbiorcy zarówno funduszy unijnych, jak i krajowych), - sprawdzeniu w końcowych deklaracjach wydatków dotyczących programu kwoty wkładu publicznego faktycznie wypłacone na rzecz beneficjentów zgodnie z art. 78 ust. 1 i art. 80 rozporządzenia ogólnego, - ustaleniu, czy spełnione zostały warunki określone w art. 78a, a mianowicie dotyczące zaliczek wypłaconych beneficjentom (w odniesieniu do pomocy państwa w rozumieniu art. 107 ust. 1 TFUE (dawny art. 87 Traktatu) oraz instrumentów inżynierii finansowej (określonych w art. 44 rozporządzenia ogólnego); przekazanie przez do IC zestawienia kwot niemożliwych do odzyskania; /IC od, aby zaświadczyć o dokładności, kwalifikowalności i zgodności z prawem zadeklarowanych kwot; - upewnić się, że kwoty odzyskane zostały zwrócone do budżetu ogólnego Unii Europejskiej przed zamknięciem programu operacyjnego lub w przeciwnym razie, że zostały uwzględnione w końcowej deklaracji wydatków; - upewnić się, że skorygowano wszystkie błędy/nieprawidłowości oraz w pełni wdrożono ustalenia i zalecenia poaudytowe; - wystąpić z wnioskiem o dalsze informacje lub w razie potrzeby przeprowadzić weryfikacje we własnym zakresie; - sporządzić dodatek do deklaracji wydatków dotyczący instrumentów inżynierii finansowej i pomocy państwa przewidziany w art. 78a rozporządzenia ogólnego. IC powinna opracować końcowe oświadczenie o wycofanych i odzyskanych kwotach, kwotach poddanych procedurze odzyskiwania i kwotach niemożliwych do odzyskania. Podczas zamknięcia roczne oświadczenie za rok 2016 będzie traktowane następująco: - kwoty poddane procedurze odzyskiwania nie zostaną 4

5 zapłacone, będą natomiast stanowiły dla Komisji zobowiązanie pozostające do realizacji. Państwa członkowskie powinny poinformować Komisję o wyniku procedur odzyskiwania; - w odniesieniu do należności nieściągalnych, w przypadku gdy państwo członkowskie wnioskuje, aby udział Unii został pokryty z budżetu ogólnego Unii Europejskiej, Komisja przeprowadzi odpowiednią analizę każdego przypadku. W tym względzie Komisja a) poinformuje państwo członkowskie na piśmie o swoim zamiarze wszczęcia dochodzenia w odniesieniu do takiej kwoty albo b) zwróci się do państwa członkowskiego o kontynuowanie procedury odzyskiwania, albo c) wyrazi zgodę na pokrycie udziału Unii z budżetu ogólnego Unii Europejskiej; - zobowiązanie pozostanie otwarte dla kwot zadeklarowanych, w odniesieniu do których Komisja zażądała dalszych informacji, wszczęła dochodzenie w odniesieniu do takiej kwoty lub zwróciła się do państwa członkowskiego o kontynuowanie procedury odzyskiwania; - państwa członkowskie powinny dopilnować, aby kwoty, w odniesieniu do których państwa członkowskie nie zwróciły się do Unii, aby przyjęła swój udział w stracie, zostały odliczone z poświadczonej deklaracji wydatków końcowych. Wszelkie kwoty odzyskane po zamknięciu należy zwrócić Komisji. listopad 2016 r. marzec 2017 r. powinna przeprowadzić audyt zamknięcia polegający m.in. na: - sprawdzeniu czy i IC wywiązały się z obowiązków określonych w ramach Sprawozdanie audytowe wraz z deklaracja zamknięcia będzie stanowiło jeden z trzech podstawowych dokumentów zamknięcia programu. 5

6 przygotowania zamknięcia programu, - sporządzeniu końcowego sprawozdania audytowego wraz z opinią uwzględniającą wytyczne Komisji dotyczące sposobu postępowania w przypadku wykrycia błędów w rocznych sprawozdaniach audytowych; do 31 stycznia 2017 r. sporządza i przekazuje sprawozdanie końcowe z realizacji RPO WK-P do zaopiniowania przez IK RPO oraz do wiadomości IPOC; do 5 marca 2017 r. IK RPO przekazuje do wiadomości IC zbiorcze sprawozdania końcowe, dotyczące wszystkich regionalnych programów operacyjnych; IK RPO przekazuje do wiadomości POPT zbiorcze sprawozdania końcowe, dotyczące wszystkich regionalnych programów operacyjnych; do 15 marca 2017 r. przedstawienie sprawozdania końcowego do zatwierdzenia Komitetowi Monitorującemu; do 31 marca 2017 r. Instytucja certyfikująca powinna ostatecznie potrącić istniejący dochód netto z wydatków zadeklarowanych Komisji; należy przekazać Komisji, za pośrednictwem SFC2007, wszystkie dokumenty zamknięcia: Wniosek o płatność salda / IK RPO/ IPOC IK RPO/ IC/ POPT IC IC Opinia IK RPO jest warunkiem przedstawienia sprawozdania końcowego do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący. IC i POPT analizuje i archiwizuje otrzymane dokumenty. Zatwierdzenie sprawozdania końcowego przez Komitet Monitorujący jest warunkiem przekazania sprawozdania do Komisji. W przypadku niezłożenia tych dokumentów Komisja może dokonać korekty finansowej zgodnie z art. 99 rozporządzenia ogólnego. Komisja automatycznie anuluje tę część zobowiązania, w odniesieniu do której nie otrzymała żadnego z dokumentów zamknięcia. W takim przypadku zamknięcie programu zostanie przeprowadzone 6

7 końcowego i deklaracji wydatków w tym oświadczenia o wycofanych i odzyskanych kwotach, kwotach poddanych procedurze odzyskiwania i kwotach niemożliwych do odzyskania, Końcowego sprawozdania z realizacji programu, Deklaracji zamknięcia potwierdzonego końcowym sprawozdaniem audytowym; na podstawie ostatnich informacji dostępnych Komisji. Państwo członkowskie nie może modyfikować żadnego z dokumentów zamknięcia po upływie terminu na ich złożenie z wyjątkiem błędów pisarskich oraz korygowania deklaracji wydatków i wniosku o płatność salda końcowego w dół poprzez wycofanie wydatków. Deklaracja zamknięcia ma zostać sprawdzona i przyjęta przez Komisję w terminie jednego roku od daty jej otrzymania, z wyjątkiem przypadków, gdy ze względu na wniosek o przeprowadzenie dalszych czynności audytowych wymagany jest dłuższy okres. Komisja może zażądać, aby państwo członkowskie skorygowało wniosek o płatność salda końcowego lub deklaracji wydatków w zakresie, w jakim wiąże się to z przekazaniem informacji uzupełniających lub wprowadzeniem korekt technicznych, jeżeli takie informacje uzupełniające i korekty odnoszą się do wydatków przedstawionych Komisji przed upływem terminu na ich złożenie. W takim przypadku Komisja wyznaczy państwu członkowskiemu termin dwóch miesięcy na dokonanie korekty. Jeżeli korekta nie zostanie wprowadzona w okresie dwóch miesięcy, Komisja dokona zamknięcia na podstawie dostępnych informacji. W przypadku, gdy Komisja nie jest usatysfakcjonowana treścią sprawozdania zwraca się o jego zmianę. Sprawozdanie końcowe zostanie przyjęte jedynie wówczas, gdy wszystkie uwagi Komisji zostaną uwzględnione. Po przekazaniu uwag na temat sprawozdania końcowego przez Komisję państwo członkowskie będzie miało dwa miesiące na udzielenie odpowiedzi i przekazanie koniecznych informacji. Jeżeli państwo członkowskie nie może dotrzymać tego 7

8 terminu, powinno poinformować o tym Komisję i wówczas termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. Jeżeli państwo członkowskie nie jest w stanie poprawić sprawozdania końcowego, Komisja odrzuci je i będzie kontynuowała proces zamknięcia na podstawie dostępnych dokumentów. Komisja może równocześnie zastosować korekty finansowe w kontekście art. 99 rozporządzenia ogólnego. Sprawozdanie końcowe ma zostać sprawdzone i przyjęte przez Komisję w terminie jednego roku od daty jego otrzymania. Po przekazaniu uwag na temat deklaracji zamknięcia przez Komisję państwo członkowskie będzie miało dwa miesiące na udzielenie odpowiedzi i przekazanie koniecznych informacji. Jeżeli państwo członkowskie nie może dotrzymać tego terminu, powinno poinformować o tym Komisję i wówczas termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, z wyjątkiem sytuacji, gdy wymagane jest przeprowadzenie dalszych czynności audytowych przez państwo członkowskie wówczas termin może zostać przedłużony o okres uznany za niezbędny do zakończenia tych czynności. Deklaracja zamknięcia zostanie przyjęta jedynie wówczas, gdy wszystkie uwagi Komisji zostaną uwzględnione. W przypadkach oraz gdy deklaracja zamknięcia ujawnia nieprawidłowości i braki systemowe nieskorygowane przed zamknięciem, Komisja może rozważyć wszczęcie procedury korekty finansowej na podstawie art. 99 i 100 rozporządzenia ogólnego oraz zgodnie z dalszymi szczegółami przedstawionymi w decyzji Komisji C(2011)7321 z dnia 19 października 2011 r. Wszystkie dotyczące operacji kwoty niezadeklarowane 8

9 do 01 września 2017 r. Komisja informuje państwo członkowskie o swojej opinii na temat treści deklaracji zamknięcia w terminie 5 miesięcy od daty jej otrzymania; Komisja/ podczas zamknięcia zostaną anulowane, z wyjątkiem kwot, których instytucja certyfikująca nie była w stanie zadeklarować z powodu operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym (art. 95 rozporządzenia ogólnego) lub z powodu działania siły wyższej (art. 96 lit. c) rozporządzenia ogólnego). Deklarację zamknięcia uznaje się za przyjętą w braku uwag ze strony Komisji we wspomnianym terminie pięciu miesięcy. do 31 marca 2019 r. zakończenie realizacji projektów wykazanych jako niefunkcjonujące; do 01 września 2020 r. lub dłużej archiwizacja wszystkich dokumentów uzupełniających dotyczących wydatków i audytów danego programu do wglądu Komisji i Trybunału Obrachunkowego; udostępnienie Komisji, na jej wniosek, wykazu wszystkich funkcjonujących operacji za cały okres trzech lat po zamknięciu programu. Państwo członkowskie powinno zwrócić Unii przydzielone współfinansowanie w razie niezakończenia takich projektów w terminie dwóch lat. Bieg tego terminu zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego albo na należycie umotywowany wniosek Komisji. 9