ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK NR 3 DO SIWZ ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY Zamawiający ARP S.A. albo poszczególne spółki w imieniu których ARP S.A. prowadzi postępowanie (oddzielnie umowy dla każdego Zamawiającego). Wykonawca podmiot wybrany w postępowaniu o zamówienie publiczne przez ARP S.A. Zamawiający i Wykonawca będą łącznie zwani Stronami. I.Przedmiot Umowy 1. Przedmiot umowy określa szczegółowo Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Badanie ustawowe Sprawozdań Finansowych Zamawiającego oraz Skonsolidowanych Sprawozdań Finansowych Grupy Kapitałowej Zamawiającego 1 zostanie przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktualnymi w czasie prowadzenia badania Krajowymi Standardami Rewizji Finansowej. 3. Wykonawca zobowiązany będzie do potwierdzenia zgodności pakietów konsolidacyjnych z Zasadami sporządzania sprawozdań finansowych przez spółki zależne i stowarzyszone objęte skonsolidowanym sprawozdaniem Grupy Kapitałowej ARP Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia wyjaśnień w przedmiocie badanego Sprawozdania Finansowego oraz Skonsolidowanego Sprawozdania Finansowego 3 i ewentualnego udziału we wskazanych posiedzeniach Komitetu Audytu Zamawiającego ARP S.A. 4, Rady Nadzorczej oraz na Zwyczajnym lub Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu / Zgromadzeniu Wspólników Zamawiającego 5 w całym okresie obowiązywania Umowy. Wykonawca zobowiązany będzie również do przekazywania do wiadomości Rad Nadzorczych lub pełnomocników wspólnika sporządzanych dla zarządów (w formie tzw. Listów do Zarządu) informacji o problemach w systemie rachunkowości danej spółki. 5. W spółkach, którym przekazano środki unijne, udzielono pomocy publicznej lub wsparcia niebędącego pomocą publiczną (w szczególności pożyczek, dotacji 1 2 Dotyczy spółek objętych postępowaniem za wyjątkiem ARP S.A. 3 4 Zapis dotyczy Zamawiającego ARP S.A. 5 Zapisy zależne od ładu korporacyjnego Zamawiającego 1

2 lub innych przysporzeń na rzecz spółki ze środków publicznych), Wykonawca uwzględni w zakresie badania analizę dotyczącą prawidłowości wydatkowania przyznanych środków unijnych, otrzymanej pomocy publicznej lub wsparcia oraz realizacji planów restrukturyzacji lub inwestycji. 6. Zamawiający w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed planowanym posiedzeniem, poinformuje Wykonawcę o konieczności stawienia się na posiedzeniu właściwego organu lub braku takiej konieczności. 7. Wykonawca oświadcza, iż posiada niezbędne zasoby oraz doświadczenie niezbędne do realizacji przedmiotu umowy, w tym w zakresie objętym zmianami określonymi w pkt. X niniejszego IPU. 8. Wykonawca oświadcza, że spełnia wymogi niezależności, o których mowa w art ustawy o biegłych rewidentach oraz nie istnieją inne zagrożenia dla ich niezależności, a także zastosowano zabezpieczenia w celu ich zminimalizowania. II. Formalne podstawy przeprowadzenia badania 1. Zamawiający zobowiązuje się: 1) udostępniać Wykonawcy księgi rachunkowe, analizy oraz wszelkie inne informacje lub dokumenty wymagane przez Wykonawcę, w tym w szczególności, dokumenty założycielskie i organizacyjne, dokumentację dotyczącą regulaminów pracy i wynagradzania, dokumentację dotyczącą zasad funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości wraz z zakładowym planem kont; 2) złożyć oświadczenie na temat kompletności ujęcia danych w księgach rachunkowych, kompletności przedłożonych dokumentów do wykonania Umowy oraz ujawnienia wszelkich zdarzeń, które nastąpiły po dniu bilansowym, a które mogą mieć wpływ na rzetelność i kompletność Sprawozdania Finansowego i ksiąg rachunkowych, 3) powiadomić Wykonawcę o terminach spisów z natury; 4) zapewnić Wykonawcy dostęp do wszystkich informacji, takich jak zapisy, dokumenty, oraz inne sprawy, co do których Zamawiający jest świadomy, że mają znaczenie dla sporządzania Sprawozdań Finansowych oraz Skonsolidowanych Sprawozdań Finansowych 6 ; 5) udzielić potrzebnych informacji prawnych dotyczących m.in. spraw przygotowanych do postępowania sądowego oraz znajdujących się w toku tego postępowania, 6) udostępnić Wykonawcy rzetelne Sprawozdanie Finansowe oraz Skonsolidowane 6 2

3 Sprawozdanie Finansowe Zamawiający w celu wykonania Umowy zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonywania Umowy, a w szczególności do: 1) udzielania wyczerpujących wyjaśnień i ustosunkowywania się do zastrzeżeń i wątpliwości Wykonawcy, dotyczących prawidłowości i rzetelności przedstawionej do badania dokumentacji, ksiąg rachunkowych, Sprawozdania Finansowego oraz Skonsolidowanego Sprawozdania Finansowego 8 lub innych kwestii związanych z przeprowadzanym badaniem; 2) korygowania ksiąg rachunkowych i Sprawozdania Finansowego oraz Skonsolidowanego Sprawozdania Finansowego 9 w zakresie, w którym Zamawiający i Wykonawca będą przekonani o celowości i konieczności wprowadzania zmian; 3) zapewnienia Wykonawcy bieżącej współpracy głównego księgowego, obsługi prawnej i pozostałych osób z organizacji Zamawiającego w kwestii wyjaśnień w sprawach objętych badaniem oraz zapewnienia nieograniczonego kontaktu z osobami wewnątrz organizacji Zamawiającego, od których uzyskanie dowodów na potrzeby badania jest, zdaniem Wykonawcy, konieczne; 4) umożliwienia skontaktowania się z poprzednim biegłym rewidentem badającym Sprawozdanie Finansowe oraz Skonsolidowane Sprawozdanie Finansowe Zamawiającego 10 ; 5) zapewnienia Wykonawcy dodatkowych informacji, o które Wykonawca może na potrzeby badania poprosić Zamawiającego. 3. W przypadku niemożności dysponowania i skierowania do realizacji zamówienia osoby lub osób wymienionych w stanowiącym część Oferty Wykazie osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Zamawiającego i uzyskania jego zgody na skierowanie innej osoby/innych osób do realizacji zamówienia. 4. Zamawiający zobowiązuje się do wysłania w imieniu Wykonawcy potwierdzeń wybranych sald należności i zobowiązań handlowych, oraz wszystkich zobowiązań leasingowych, rachunków bankowych i rachunków inwestycyjnych (na prośbę biegłego rewidenta). III. Termin realizacji badania

4 1. Terminy realizacji poszczególnych badań zostały określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2. Strony odnośnie każdego z badań Sprawozdań Finansowych oraz Skonsolidowanych Sprawozdań Finansowych 11 za poszczególne lata ustalą szczegółowy harmonogram przeprowadzenia badania w terminie do dnia 15 października danego roku, którego sprawozdanie dotyczy. 3. Zamawiający uprawniony jest do zamówienia 12 badania Sprawozdań Finansowych oraz Skonsolidowanych Sprawozdań Finansowych 13 na lata w ramach Prawa Opcji. Oświadczenie o skorzystaniu z Prawa Opcji Zamawiający jest uprawniony do złożenia Wykonawcy w terminie do 31 marca 2021 r. IV. Zmiana osoby kluczowego biegłego rewidenta Zmiana osoby kluczowego biegłego rewidenta może nastąpić, jedynie na osoby posiadające równorzędne lub wyższe kwalifikacje. Powyższa zmiana nie stanowi zmiany warunków Umowy, w rozumieniu zapisów pkt X, przy czym wymaga uprzedniej zgody Zamawiającego. Jeżeli Zamawiający odmówi zaakceptowania zmiany, Wykonawca zobowiązany będzie do wskazania innej osoby spełniającej wymagania. V. Wynagrodzenie, wydanie Przedmiotu Umowy 1. Wynagrodzenie za badanie Sprawozdań Finansowych oraz Skonsolidowanych Sprawozdań Finansowych 14 będzie określone w polskich złotych oddzielnie dla każdego roku obrotowego. 2. Wszelkie kwoty należne Wykonawcy na podstawie niniejszej Umowy będą płatne na podstawie faktur wystawionych w terminach określonych w Umowie. 3. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, będzie płatne na podstawie faktur, które Wykonawca będzie wystawiać według następującego harmonogramu: 20% wartości wynagrodzenia za badanie po zakończeniu badania wstępnego/badań wstępnych za badany rok i przedłożeniu przez Wykonawcę w formie e- danego roku obrotowego mailowej dokumentu/dokumentów podsumowującego/ych badanie/a wstępne Każdy zamawiający podejmuje samodzielnie decyzję o złożeniu zamówienia

5 40% wartości wynagrodzenia za badanie po wydaniu sprawozdania z badania/sprawozdań z badań za badany rok danego roku obrotowego 40% wartości wynagrodzenia za badanie po odbyciu Zwyczajnego lub Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia / Zgromadzenia Wspólników, zatwierdzającego danego roku obrotowego Sprawozdanie Finansowe oraz Skonsolidowane Sprawozdanie Finansowe Zamawiający zobowiązuje się do dokonywania płatności w terminie 14 dni od dnia otrzymania stosownych faktur, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w Umowie. 6. Dopuszcza się złożenie faktury elektronicznej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). VI. Prawa własności intelektualnych Wykonawca w Umowie zobowiązany będzie do oświadczenia i zagwarantowania, że jakiekolwiek utwory powstałe i przekazane Zamawiającemu w trakcie realizacji umowy (zwane dalej Utworami ), ani korzystanie z nich przez Zamawiającego lub inne podmioty, nie będą naruszać praw własności intelektualnej osób trzecich, w tym praw autorskich, patentów. VIII. Okres obowiązywania Umowy oraz jej rozwiązanie 1. Umowa obowiązywać będzie od dnia jej podpisania przez Strony do dnia odbioru Sprawozdania Finansowego oraz Skonsolidowanego Sprawozdania Finansowego 16 za rok 2020 w przypadku nieskorzystania z Prawa Opcji określonego w pkt III ust. 3 IPU albo z datą odbioru Sprawozdania Finansowego oraz Skonsolidowanego Sprawozdania Finansowego 17 za rok 2022 w przypadku skorzystania z Prawa Opcji określonego w pkt ust. 3 IPU. 2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 3. Zamawiającemu będzie przysługiwało prawo odstąpienia od Umowy z przyczyn

6 leżących po Stronie Wykonawcy, w przypadku gdy: 1) Wykonawca nie rozpocznie ze swojej winy wykonywania badań sprawozdań za dany rok bez uzasadnionej przyczyny, a zwłoka w rozpoczęciu tych prac trwa co najmniej 10 dni, 2) Wykonawca ze swojej winy realizować będzie Umowę w sposób nie gwarantujący terminowego wykonania przedmiotu Umowy, po uprzednim wezwaniu i wyznaczeniu dodatkowego co najmniej 5 dniowego terminu do terminowego wykonania przedmiotu Umowy; 3) Wykonawca opóźnia się 10 dni roboczych z terminem wykonania danego badania określonym w SIWZ. 4. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę od Umowy z przyczyn leżących po Stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 10% kwoty wartości wynagrodzenia netto niezrealizowanej części zamówienia wynikającego z Oferty. 5. W przypadku opóźnienia w przekazaniu badań Wykonawca z zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 0,2 % kwoty wartości wynagrodzenia netto za badania, których opóźnienie dotyczy, za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w przekazaniu badań, w stosunku do terminu wskazanego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 6. Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy w terminie 30 dni od dnia dowiedzenia się o okolicznościach skutkujących uprawnieniem do odstąpienia od Umowy. 7. Kary umowne mogą być potrącane z faktur, na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego bez konieczności uzyskiwania zgody Wykonawcy. W przypadku, gdy Zamawiający nie będzie miał możliwości potrącenia kary umownej z Wynagrodzenia, kary umowne, o których mowa w niniejszym paragrafie będą płatne przez Wykonawcę na podstawie wystawionej przez Zamawiającego noty księgowej w terminie wskazanym przez Zamawiającego na rachunek bankowy. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowań na zasadach ogólnych, w przypadku gdy powstała szkoda przewyższa wysokość kar umownych. 9. Górną granicą odpowiedzialności jest 3-krotność kwoty wartości maksymalnego wynagrodzenia netto wynikającego z Oferty (z kwotą wynikającą z Prawa Opcji). IX. Zobowiązanie do zachowania poufności Wykonawca zobowiązany będzie do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji poufnych, w tym tajemnic przedsiębiorstwa Zamawiającego, które uzyskał w wyniku współpracy na podstawie Umowy. 6

7 X. Zmiany umowy 1. Strony mają prawo do zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany: 1) stawki podatku od towarów i usług, 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, 4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszt wykonania zamówienia przez Wykonawcę. 2. W wypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt. 1 wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów. Powyższa zmiana wysokości wynagrodzenia obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie przepisów wprowadzających zmianę stawki podatku od towarów i usług. 3. W przypadku zmian, o których mowa ust. 1 pkt. 2, 3 i 4 Wykonawca będzie uprawniony do wystąpienia do Zamawiającego z wnioskiem o zmianę wynagrodzenia, przedkładając odpowiednie dokumenty potwierdzające zasadność złożenia takiego wniosku. Wykonawca winien wykazać ponad wszelką wątpliwość, że zaistniała zmiana ma bezpośredni wpływ na koszty wykonania zamówienia oraz określić stopień, w jakim wpłynie ona na wysokość wynagrodzenia. 4. W przypadku uwzględnienia przez Zamawiającego wniosku Wykonawcy w zakresie zmiany wynagrodzenia, w sytuacji o której mowa w ust. 1 pkt 2, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy wynikającego ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących zamówienie do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia. Ewentualna zmiana wynagrodzenia będzie obowiązywać od dnia złożenia przez Wykonawcę wniosku, o którym mowa powyżej, jednak nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie zmian w przepisach, o których mowa w ust. 1 pkt W przypadku uwzględnienia przez Zamawiającego wniosku Wykonawcy w zakresie zmiany wynagrodzenia, w sytuacji o której mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, wynagrodzenie 7

8 Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty netto wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących zamówienie na rzecz Zamawiającego. Ewentualna zmiana wynagrodzenia będzie obowiązywać od dnia złożenia przez Wykonawcę wniosku, o którym mowa powyżej, jednak nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie zmian w przepisach, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i Strony przewidują możliwość zawarcia aneksu do Umowy w przypadku potrzeby wykonania dodatkowych usług audytu w zakresie rozszerzonym w stosunku do ustawowego badania rocznych sprawozdań finansowych Spółki oraz sprawozdań skonsolidowanych Grupy Kapitałowej i spółek objętych zamówieniem wspólnym, np. badanie metodą pełną wybranych obszarów sprawozdania finansowego. W takim przypadku Strony w zawartym aneksie ustalą wynagrodzenie Wykonawcy za w/w dodatkowe usługi audytu biorąc pod uwagę rynkową wartość tego rodzaju usług. 7. W przypadku nabycia albo przejęcia w okresie trwania umowy innych spółek (również tworzących Grupy Kapitałowe) niż wymienione w Załączniku nr 1 do SIWZ/Umowy, które uzyskają status spółki zależnej od Zamawiającego, Zamawiający zastrzega prawo zwiększenia liczby spółek objętych Skonsolidowanym Sprawozdaniem Finansowym Grupy Kapitałowej Zamawiającego w ramach wynagrodzenia określonego w umowie, z zastrzeżeniem że nie może być to więcej niż pięć spółek (również tworzących Grupy Kapitałowe). W przypadku, gdy liczba spółek (również tworzących Grupy Kapitałowe) nabytych albo przejętych, które będą podlegać konsolidacji, będzie większa niż pięć, Wykonawcy przysługuje zwiększenie wynagrodzenia za szóstą i każdą kolejną spółkę, przy czym zwiększenie wynagrodzenia w całym okresie trwania umowy nie może przekroczyć łącznie 10 % wartości Umowy. Strony zastrzegają, że każdorazowe zwiększenie wynagrodzenia będzie negocjowane z uwzględnieniem wielkości spółki. 8. W przypadku, gdy Zamawiający zbędzie udziały / akcje spółki lub spółek zależnych (również tworzących Grupy Kapitałowe) wymienionych w Załączniku nr 1 do SIWZ/Umowy, przejmując w zamian akcje / udziały innej spółki lub spółek zależnych (tworzących lub nie Grupy Kapitałowe) uznaje się, że liczba spółek wchodzących objętych Skonsolidowanym Sprawozdaniem Finansowym nie uległa zmianie. 9. W przypadku, gdy Zamawiający zbędzie udziały / akcje spółki zależnej (również tworzącej Grupę Kapitałową) wymienionej w Załączniku nr 1 do SIWZ/Umowy, a w okresie późniejszym nabędzie lub przejmie akcje / udziały innej spółki zależnej (tworzącej lub nie Grupę Kapitałową), uznaje się, że liczba spółek wchodzących w skład 8

9 Grupy Kapitałowej Zamawiającego nie uległa zmianie W przypadku, gdy liczba spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej Zamawiającego ulegnie zmniejszeniu, Zamawiającemu będzie przysługiwało prawo zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy na zasadach określonych w ust XI. Obowiązek informacyjny RODO Zamawiający w treści Umowy wypełni obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 RODO. XII. Postanowienia końcowe 1. Właściwy do rozstrzygnięcia sporów pomiędzy stronami niniejszej umowy strony uznają sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. 2. Dla Umowy obowiązujące będzie prawo Rzeczpospolitej Polskiej. 3. Załącznikiem do Umowy będzie lista spółek planowanych do objęcia Skonsolidowanym Sprawozdaniem Finansowym aktualna na dzień zawarcia Umowy. 18 Zapisy ust dotyczą Umowy z Zamawiającym ARP S.A. 9