UMOWA o badanie ustawowe sprawozdania finansowego

Transkrypt

1 numer sprawy: NW-W-I.ZP.U AS załącznik nr 3A do specyfikacji istotnych warunków zamówienia projekt UMOWA o badanie ustawowe sprawozdania finansowego zawarta w dniu... r. w..., pomiędzy z siedzibą w ( - ) przy ulicy, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy, Wydział Gospodarczy pod numerem KRS, NIP:, Regon:, kapitał zakładowy złotych, reprezentowaną przez: zwanym dalej Zleceniodawcą, a firmą z siedzibą w ( - ) przy ulicy, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy, Wydział Gospodarczy pod numerem KRS, NIP:, Regon:, kapitał zakładowy złotych, reprezentowaną przez: zwaną dalej Wykonawcą ; zwanych łącznie Stronami Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia zleconego przez Zleceniodawcę badania ustawowego sprawozdań finansowych Zleceniodawcy sporządzonych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016 roku, poz ze zmianami), zwanej dalej: Ustawą o rachunkowości, za następujące okresy: 1) za rok obrotowy kończący się dnia 31 grudnia 2017 roku; 2) za rok obrotowy kończący się dnia 31 grudnia 2018 roku, w celu przedłożenia Zleceniodawcy, odnośnie każdego ze sprawozdań finansowych, sprawozdania z badania w formie pisemnej, zawierającego opinię biegłego rewidenta o zbadanym sprawozdaniu finansowym lub odmowę wyrażenia opinii, gdy biegły rewident nie jest w stanie wyrazić opinii o badanym sprawozdaniu finansowym, zwanego dalej sprawozdaniem z badania. 2. Badanie zostanie przeprowadzone zgodnie z: 1) mającymi zastosowanie do badania sprawozdań finansowych przepisami Ustawy o rachunkowości; 2) przepisami ustawy z dnia ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U r. poz. 1089), zwanej dalej Ustawą o biegłych rewidentach ; 3) Krajowymi Standardami Badania; 4) zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów Wykonawca oświadcza, że jest firmą audytorską w rozumieniu Ustawy o biegłych rewidentach wpisaną na listę firm audytorskich prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów pod numerem.

2 2. Wykonawca oświadcza, że spełnia przewidziane przepisami powszechnie obowiązującymi wymagania w przedmiocie bezstronności i niezależności. 3. Zleceniodawca oświadcza, że nie są mu znane okoliczności, które miałyby wpływ na niezależność Wykonawcy. 4. Zleceniodawca oświadcza, że wybór Wykonawcy jako firmy audytorskiej uprawnionej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego nastąpił w wyniku przeprowadzonego przez postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.), na podstawie uchwały Zarzadu Województwa Mazowieckiego nr z dnia, podjętej zgodnie z wymogami art. 66 ust. 4 Ustawy o rachunkowości Badanie sprawozdania finansowego za rok wskazany w 1 ust. 1 pkt 1 rozpocznie się dnia roku i zostanie ukończone do dnia 30 kwietnia 2018 roku (przekazanie sprawozdania z badania). 2. Przedstawienie Wykonawcy przez Zleceniodawcę sprawozdania finansowego do badania za rok obrotowy wskazany w 1 ust. 1 pkt 1 nastąpi nie później niż do dnia 2018 r. 3. Termin rozpoczęcia badania sprawozdania finansowego za rok wskazany w 1 ust. 1 pkt 2 oraz termin przedstawienia Wykonawcy sprawozdania finansowego za ten rok do badania Strony ustalą do dnia roku a badanie zostanie ukończone do dnia 30 kwietnia 2019 roku (przekazanie sprawozdania z badania). 4. Strony odnośnie każdego z badań sprawozdań finansowych za poszczególne lata ustalą szczegółowy harmonogram przeprowadzenia badania Wykonawca przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego przy pomocy biegłych rewidentów oraz innych członków zespołu wykonujących badanie, będących pracownikami Wykonawcy lub osobami współpracującymi z Wykonawcą na podstawie umów cywilnoprawnych. Wykonawca na co najmniej 14 dni przed ustalonym terminem rozpoczęcia badania przedstawi Zleceniodawcy na piśmie imienną liste osób, w tym kluczowego bieglego rewidenta, którzy będą wykonywać badanie. 2. Z uwzględnieniem postanowień Ustawy o biegłych rewidentach Wykonawca zastrzega sobie prawo do zlecenia wykonania niektórych czynności w ramach badania innemu podmiotowi wpisanemu na listę firm audytorskich (w rozumieniu Ustawy o biegłych rewidentach). 3. Odpowiedzialność wobec Zleceniodawcy za przeprowadzenie badania ponosi Wykonawca Zleceniodawca zapewni należytą współpracę z Wykonawcą z jego strony oraz osób z jego organizacji w toku realizacji umowy. 2. Zleceniodawca zobowiązuje się: 1) udostępnić Wykonawcy, w terminach z nim ustalonych, księgi rachunkowe, analizy oraz wszelkie inne informacje lub dokumenty wskazane przez Wykonawcę, w tym w szczególności, dokumenty założycielskie i organizacyjne, dokumentację dotyczącą regulaminów pracy i wynagradzania, dokumentację dotyczącą zasad funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości wraz z zakładowym planem kont; 2) zapewnić Wykonawcy dostęp do wszystkich informacji, takich jak zapisy, dokumenty, oraz inne sprawy, co do których Zleceniodawca jest świadomy, że mają znaczenie dla sporządzenia sprawozdania finansowego; 3) udostępnić Wykonawcy sprawozdanie finansowe w terminie określonym zgodnie z 3; 4) upoważnić Wykonawcę do żądania od podmiotu prowadzącego księgi rachunkowe Zleceniodawcy wszelkich wyjaśnień oraz dokumentów dotyczących prowadzonych ksiąg oraz stosowanych przy tym metodologii (kontroli dokumentów źródłowych, przetwarzania danych itp.), jeżeli księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą Zleceniodawcy; 5) umożliwić Wykonawcy udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych, 2

3 6) udzielić informacji o sprawach, które mogą zostać objęte postępowaniem sądowym i znajdujących się w toku tegoż postępowania; 7) przechowywać sprawozdanie finansowe wraz ze sprawozdaniem z badania w sposób określony przez przepisy prawa. 3. Zleceniodawca zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonywania umowy, a w szczególności do: 1) udzielania wyczerpujących wyjaśnień i ustosunkowywania się do zastrzeżeń i wątpliwości Zleceniobiorcy, dotyczących prawidłowości i rzetelności przedstawionej do badania dokumentacji, ksiąg rachunkowych, sprawozdania finansowego lub innych kwestii związanych z przeprowadzanym badaniem; 2) korygowania ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego w zakresie, w którym Zleceniodawca i Wykonawca będą przekonani o celowości i konieczności wprowadzania zmian; 3) zapewnienia Wykonawcy bieżącej współpracy głównego księgowego i pozostałych osób z organizacji Zleceniodawcy w kwestii wyjaśnień w sprawach objętych badaniem oraz zapewnienia nieograniczonego kontaktu z osobami wewnątrz organizacji Zleceniodawcy, od których uzyskanie dowodów na potrzeby badania jest, zdaniem Wykonawcy, konieczne; 4) udzielenia upoważnienia do uzyskania informacji związanych z przebiegiem badania od kontrahentów Zleceniodawcy oraz banków go obsługujących; 5) wydawania dyspozycji na wniosek osób upoważnionych przez Wykonawcę, wykonywania przez pracowników Zleceniodawcy wymaganych czynności (kopiowania dokumentów, dokonywania wizji i inwentaryzacji, przygotowywania i wysyłania korespondencji, itp.); 6) umożliwienia skontaktowania się z poprzednim biegłym rewidentem badającym sprawozdanie finansowe Zleceniodawcy Wykonawca zobowiązuje się do: 1) zachowania uczciwości, obiektywizmu, zawodowego sceptycyzmu, należytej staranności zawodowej i rzetelności w wypełnianiu zobowiązań Zleceniobiorcy wynikających z niniejszej umowy; 2) zachowania w tajemnicy wszelkich faktów, informacji i dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, również przez członków zespołu wykonującego badanie, chyba, że obowiązek ich ujawnienia wynika z powszechnie obowiązujących przepisów, przy czym, obowiązek zachowania tajemnicy nie jest ograniczony w czasie. 2. Wykonawca oświadcza, że do przestrzegania tajemnicy zawodowej zobowiązane są również inne osoby, którym udostępniono informacje objęte tą tajemnicą, chyba, że do ich ujawnienia zobowiązują odrębne przepisy Wykonawca przeprowadzi badanie poszczególnych sprawozdań finansowych zgodnie z regulacjami, o których mowa w 1 ust. 2. Badanie sprawozdania finansowego zostanie przeprowadzone w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych błędem lub oszustwem. 2. Badanie sprawozdania finansowego polega na przeprowadzeniu procedur służących uzyskaniu dowodów badania kwot i ujawnień w sprawozdaniu finansowym. Dobór procedur zależy od osądu biegłego rewidenta, w tym od oceny ryzyka istotnego zniekształcenia sprawozdania finansowego spowodowanego oszustwem lub błędem. Badanie obejmuje także ocenę odpowiedniości przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, racjonalności ustalonych przez kierownictwo Zleceniodawcy wartości szacunkowych, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego. 3. Dokonując oceny ryzyka, Wykonawca bierze pod uwagę działanie kontroli wewnętrznej, w zakresie dotyczącym sporządzania przez Zleceniodawcę sprawozdania finansowego, w celu zaprojektowania odpowiednich w danych okolicznościach procedur badania, nie zaś wyrażenia opinii o skuteczności kontroli wewnętrznej jednostki. Jednakże Wykonawca poinformuje na piśmie o wszelkich znaczących, mających znaczenie dla badania sprawozdania finansowego, słabościach kontroli wewnętrznej, które zostaną wykryte podczas badania. 3

4 4. Wykonawca poinformuje Zleceniodawcę o zauważonych w trakcie badania naruszeniach prawa i przepisów, chyba, że będą mało znaczące Wynikiem każdego przeprowadzonego badania sprawozdania finansowego będzie sprawozdanie z badania, sporządzone przez Wykonawcę zgodnie z wymogami Ustawy o biegłych rewidentach, w tym stwierdzające, czy dane sprawozdanie finansowe przedstawia rzetelny i jasny obraz sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi rachunkowości oraz sprawozdawczości finansowej, a także z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości. 2. Sprawozdania z badania zostaną sporządzone w 4 egzemplarzach. 3. Sprawozdania z badania zostaną przekazane Zleceniobiorcy w terminach zakończenia badania, o których mowa w Zleceniodawca ma prawo zgłosić Wykonawcy, w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania sprawozdania z badania, na piśmie, ewentualne uwagi lub zastrzeżenia do przekazanego sprawozdania, w szczególności w zakresie zgodności z badanym sprawozdaniem finansowym. 5. W przypadku, o którym mowa, w ust. 5, Wykonawca w terminie 5 dni roboczych od otrzymania uwag lub zastrzeżeń może dokonać niezbędnych korekt w sprawozdaniu z badania i przekazać skorygowane sprawozdanie z badania Zleceniodawcy lub w przypadku uznania uwag za niezasadne przedstawić na pisemne szczegółowe uzasadnienie co do przyczyn ich nie uwzględnienia. 6. Potwierdzeniem wykonania przez Wykonawcę i odbioru przez Zleceniodawcę przedmiotu umowy będą protokoły odbioru, które strony zobowiązują się podpisać w terminie 7 dni od upływu odpowiednio terminu określonego w ust. 5 albo ust. 6. Protokół podpisują osoby reprezentujące Wykonawcę i Zleceniodawcę Łączne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu przeprowadzenia badań sprawozdań finansowych wynosi netto złotych (słownie: złotych) powiększone o należny podatek od towarów i usług (zwane dalej Wynagrodzeniem ), w tym: 1) wynagrodzenie z tytułu badania sprawozdania finansowego za rok obrotowy wskazany w 1 ust. 1 pkt 1 wynosi złotych netto (słownie: złotych) ; 2) wynagrodzenie z tytułu badania sprawozdania finansowego za rok obrotowy wskazany w 1 ust. 1 pkt 2 wynosi złotych netto (słownie: złotych). 2. Wynagrodzenie przysługujące z tytulu badania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy będzie płatne, w terminie 30 dni od daty podpisania protokołu odbioru sprawozdania z badania za ten rok obrotowy, pod warunkiem uprzedniego doręczenia Zleceniodawcy faktury VAT za dane badanie. 3. Wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty ponoszone przez Wykonawcę w związku z wykonaniem przedmiotu umowy, a w szczególności koszty podróży osób uczestniczących w badaniu, koszty przesyłek niezbędnych dla realizacji badania, a w przypadku zleceń realizowanych poza miejscem siedziby Wykonawcy koszty zakwaterowania osób uczestniczących w wykonaniu badania. 4. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy. 5. Za datę dokonania zapłaty uznaje się datę złożenia przez Zleceniodawcę dyspozycji zapłaty w banku. 6. W przypadku uchybienia przez Zleceniodawcę terminu płatności Wynagrodzenia, Wykonawcy przysługuje prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie. 10. Wykonawca jest obowiązany udzielać Zleceniodawcy oraz organowi zatwierdzającemu sprawozdanie finansowe Zleceniodawcy dodatkowych wyjaśnień dotyczących przeprowadzonego badania za dany rok obrotowy do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego Zleceniodawcy. Wszelkie dodatkowe wyjaśnienia wykonane będą przez Wykonawcę w ramach wynagrodzenia określonego w 9 ust. 1. 4

5 Zgodnie z postanowieniami art. 66 ust. 7 Ustawy o rachunkowości rozwiązanie umowy jest możliwe jedynie w sytuacji zaistnienia uzasadnionej podstawy. Za uzasadnioną podstawą uznaje się w szczególności: 1) wystąpienie zdarzeń uniemożliwiających spełnienie wymagań określonych przepisami prawa dotyczącymi przeprowadzenia badania, zasadami etyki zawodowej, niezależności lub krajowymi standardami wykonywania zawodu; 2) niedotrzymanie warunków umowy innych niż skutkujące możliwością wyrażenia opinii z zastrzeżeniami, opinii negatywnej lub odmowy wyrażenia opinii; 3) przekształcenia, zmiany właścicielskie, zmiany organizacyjne uzasadniające zmianę firmy audytorskiej lub nieprzeprowadzenie badania. 2. Różnice poglądów w zakresie stosowania zasad rachunkowości lub standardów badania nie stanowią uzasadnionej podstawy rozwiązania umowy o badanie sprawozdania finansowego Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zleceniodawcy karę umowną: 1) w wysokości 50% łącznego wynagrodzenia brutto w sytuacji rozwiązania przez Zleceniodawcę umowy z powodu niedotrzymania przez Wykonawcę warunków umowy, w szczególności jeżeli Wykonawca nie przystąpi do jej wykonania w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy; 2) w wysokości 0,2% wynagrodzenia brutto z tytułu badania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, za każdy dzień opóźnienia wydania sprawozdania z badania licząc od terminów zakończenia badania za dany rok, określonych w 3 ust Zleceniodawca zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych. 3. W przypadku rozwiązania niniejszej umowy w toku jej realizacji z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy, Strony zobowiązują się w dobrej wierze dokonać jej rozliczenia, co oznacza, że Wykonawca uprawniony jest do otrzymania części wynagrodzenia proporcjonalnej do zakresu zrealizowanych prac Umowa zawarta została na czas określony. 2. Umowa obowiązuje od dnia podpisania do dnia 30 czerwca 2019 r. 3. Zmiany postanowień umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej, przy czym zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 4. W zakresie nieuregulowanym niniejsza umową odpowiednie zastosowanie mają przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o biegłych rewidentach i Kodeksu Cywilnego. 5. W przypadku zaistnienia sporu, właściwym miejscowo sądem będzie sąd siedziby Zleceniodawcy. 6. Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron oraz jednym dla Województwa Mazowieckiego. 7. Wykonawca nie może dokonać cesji praw i zobowiązań wynikających z niniejszej umowy na rzecz osoby trzeciej, bez pisemnej zgody Zleceniodawcy. ZLECENIODAWCA WYKONAWCA Pieczęć firmowa Pieczęć firmowa (imię, nazwisko i podpis) (imię, nazwisko i podpis) 5