SPECYFIKA ORGANIZOWANIA KONFERENCJI I KONGRESÓW NAUKOWYCH

Transkrypt

1 SPECYFIKA ORGANIZOWANIA KONFERENCJI I KONGRESÓW NAUKOWYCH MARTA SIDORKIEWICZ Katedra Zarządzania Turystyką Wydział Zarządzania i Ekonomiki Usług Uniwersytet Szczeciński

2 PLAN PREZENTACJI 1. Uzasadnienie wyboru tematu 2. Teoretyczne aspekty dotyczące konferencji i kongresów 3. Logistyczna procedura organizowania wydarzeń o charakterze naukowym, czyli ich specyfika 4. Podsumowanie

3 UZASADNIENIE WYBORU TEMATU Uczestnictwo w różnego rodzaju wydarzeniach o charakterze teoretycznym stanowi dla pracowników nauki jeden z najważniejszych nierutynowych obowiązków służbowych, Branie udziału w takich spotkaniach to swego rodzaju narzędzie pracy, którego celem jest rozwój naukowy, Celem opracowania jest próba zdiagnozowania obszarów merytorycznych różniących konferencje i kongresy naukowe od pozostałych imprez tego typu, czyli wskazanie specyfiki spotkań naukowych, szczególnie w kontekście ich organizowania.

4 TEORETYCZNE ASPEKTY DOTYCZĄCE KONFERENCJI I KONGRESÓW Uczestnictwo w konferencjach i kongresach różnego rodzaju składa się na ruch turystyczny określany mianem turystyki konferencyjno-kongresowej. Turystyka ta jest określana jako kompleksowa obsługa wydarzeń oraz całkowite zabezpieczenie potrzeb bytowych i rekreacyjnych uczestników i spraw związanych z organizacją obrad. Turystyka ta ma zwykle charakter grupowy, krótkoterminowy i elitarny.

5 MNOGOŚĆ RODZAJÓW SPOTKAŃ to konferencje, kongresy, seminaria, szkolenia, sympozja, narady, posiedzenia, zjazdy itp. z pewnością najpopularniejszymi wydarzeniami wchodzącymi w skład turystyki konferencyjnokongresowej są konferencje i kongresy.

6 KONFERENCJA KONTRA KONGRES kongres od konferencji różni znaczna liczba uczestników, organizowany jest zwykle co kilka lat, a wyniki prac kongresów, ze względu na swoją doniosłość, są szeroko popularyzowane. natomiast od strony praktycznej (organizacja imprezy, elementy składające się na wydarzenie, przebieg obrad) są bardzo podobne. zarówno konferencja, jak i kongres, są spotkaniami tematyczno merytorycznymi, mającymi określoną budowę, którą zależnie od wizji organizatorów można zmieniać.

7 INICJATORAMI KONFERENCJI I KONGRESÓW SĄ: organizacje formalne, partie polityczne, instytucje publiczne i naukowe, szkolnictwo, przedsiębiorstwa, grupy interesów (komercyjne, religijne, środowiskowe).

8 LOGISTYCZNA PROCEDURA ORGANIZOWANIA WYDARZENIA O CHARAKTERZE NAUKOWYM Zagadnienia wstępne 1. Pomysł na wydarzenie, czyli koncepcja Rady Naukowej; 2. Zaplecze konferencyjne, czyli Komitet Organizacyjny; 3. Długość przygotowań.

9 ETAPY ORGANIZACJI WYDARZENIA O CHARAKTERZE NAUKOWYM 1. Określenie warunków wydawniczych dla uczestników konferencji; 2. Wybór miejsca konferencji/kongresu naukowego; 3. Patronat honorowy/medialny i sponsoring; 4. Bieżący kontakt z uczestnikami; 5. Negocjacje z dostawcami usług; 6. Realizacja wydarzenia.

10 RÓŻNICE I PODOBIEŃSTWA POMIĘDZY KONFERENCJAMI I KONGRESAMI NAUKOWYMI A POZOSTAŁYMI IMPREZAMI

11 DO OBSZARÓW RÓŻNIĄCYCH WYDARZENIA NAUKOWE OD INNYCH NALEŻĄ: długość organizowania spotkania, zleceniodawca/organizator spotkania, uczestnicy spotkania, relacja uczestników ze zleceniodawcą/organizatorem, miejsce spotkania, budżet spotkania, materiały konferencyjne, wizja spotkania.

12 OBSZARY PODOBNE TO: cel spotkania, liczba uczestników spotkania, miejsce spotkania, czas trwania spotkania, trendy w zakresie organizowania spotkania.

13 PODSUMOWANIE Procedura organizacji wydarzenia o charakterze naukowym jest bardzo rozbudowana. Wiele działań, czyli procesów logistycznych prowadzonych jest równolegle z innymi. Im większa liczba uczestników spotkania, tym wyraźniejszy jest podział na poszczególne zadania personelu obsługującego imprezę i tym wyraźniejsze rozwiązania logistyczne. Procedura organizowania spotkania jest swoistym systemem logistycznym, który stawia zadania, określa środki i warunki niezbędne do wykonywania zadnia, wdraża je w życie, a później kontroluje.

14 TROCHĘ AUTOREKLAMY, ale związanej z tematem

15 SERVICE INTER-LAB CENTRUM TRANSFERU WIEDZY I INNOWACJI DLA SEKTORA USŁUG to nowoczesny ośrodek wsparcia innowacyjności przedsiębiorstw, którego celem jest wieloaspektowy i wielokierunkowy transfer wiedzy pomiędzy nauką i biznesem; dzięki rozbudowanej infrastrukturze i dostępowi do informacji w SIL można będzie świadczyć usługi na rzecz przedsiębiorców, studentom umożliwiać naukę przez praktykę, a naukowcom - dostęp do najświeższych danych; to zaawansowana technologicznie infrastruktura oraz dostęp do najbardziej aktualnej wiedzy.

16 CENTRUM EDUKACJI BIZNESOWEJ zespół kilkunastu sal konferencyjnych różnej wielkości, z możliwością łączenia i podziałów, wyposażonych w sprzęt do wideokonferencji, sprzęt wizualizacyjny oraz specjalistyczne oprogramowanie

17 Dziękuję za uwagę Marta Sidorkiewicz