ZARZĄDZENIE NR 2/2013 Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku z dnia roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 2/2013 Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku z dnia roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej, Jednolitego rzeczowego wykazu akt, Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt w Środowiskowym Domu Samopomocy w Osieku Na podstawie art.6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Z 2011 Nr 123, poz. 698 z późn. zmianami) oraz 3 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), Kierownik Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku zarządza co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania przez pracowników Środowiskowego domu Samopomocy w Osieku : 1) Instrukcję kancelaryjną Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku, stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia, 2) Jednolity rzeczowy wykaz akt Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku, stanowiący załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia, 3) Instrukcję o organizacji i zakresie działania składnicy akt Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku, stanowiącą załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia. Nadzór merytoryczny nad funkcjonowaniem dokumentów o których mowa w 1 sprawuje Kierownik Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 2 3 (data i podpis Kierownika ŚDS) Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2013 Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy

2 w Osieku z dnia roku. INSTRUKCJA KANCELARYJNA ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY W OSIEKU Rozdział I Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej 1 1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej,,instrukcją określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Środowiskowym Domu Samopomocy w Osieku, w odniesieniu do którego w dalszej części instrukcji stosuje się również określenia placówka i ŚDS. 2. Określone w Instrukcji zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów, spisów spraw załatwionych w ŚDS oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą od chwili jej wpływu lub wytworzenia w placówce do momentu przekazania jej do składnicy akt lub zniszczenia W Środowiskowym Domu Samopomocy w Osieku obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz na spisach spraw. 2. W Środowiskowym Domu Samopomocy w Osieku ustala się wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym. Całość dokumentów gromadzona jest i przechowywana w postaci papierowej. 3. Dopuszcza się sporządzanie i przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, o ile treści tych dokumentów zostaną także sporządzone w formie pisemnej sporządzonej w wersji papierowej. 3

3 W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Z 2011 Nr 123, poz. 698 z późn. zmianami) oraz 3 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 4 Pojęcia oraz ich znaczenie użyte w Instrukcji : 1) akta sprawy całość dokumentacji w danej sprawie zgromadzonej w teczce aktowej ( pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotografie, rysunki itp. ) zawierające dane, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu sprawy, 2) aprobata - wyrażenie zgody na na treść i sposób załatwienia sprawy, 3) dekretacja adnotacja na piśmie wpływającym, przydzielająca daną sprawę do załatwienia określonemu pracownikowi i zawierająca dyspozycję co do terminu i sposobu jej załatwienia, 4) dokument akt mający znaczenie dowodu ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych ( upoważnienia, pełnomocnictwa itp. ), 5) dokumentacja wszelkiego rodzaju akta, dokumenty jak również korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna, statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy, nagrania audiowizualne, 6) kierownik jednostki organizacyjnej Kierownik Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku, 7) jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt stosowany w placówce, 8) kierownik zespołu kierownik zespołu wspierająco aktywizującego, 9) komórka organizacyjna wynikający ze struktury dział, samodzielne stanowisko pracy lub pracownik merytoryczny, 10) korespondencja każde pismo wpływające do ŚDS lub wysłane z ŚDS, 11) nośnik papierowy arkusz papieru na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itd. 12) nośnik informatyczny nośnik na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itd. 13) parafa skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis, 14) pieczęć stemple lub ich wizerunki, nagłówkowe, imienne do podpisu itp. 15) poprzedniki akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 16) przesyłka pisma oraz paczki otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej itp. a także telegramy, telenoty, teleteksty i teleteksty,

4 17) składnica akt miejsce przechowywania akt spraw załatwionych w ŚDS, 18) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w teczce aktowej, 19) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, a także podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 20) teczka aktowa - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt, ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, 21) załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści sprawy lub tworzący całość z pismem przewodnim, 22) znak sprawy zespół symboli określających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej grupy spraw zgodnie z wykazem haseł klasyfikacyjnych JRWA ŚDS oraz przynależność pisma do danej sprawy Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie, rejestrowanie, ewidencjonowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2) przygotowanie korespondencji do wysyłki, 3) przyjmowanie i nadawanie faksów i obsługa poczty elektronicznej itp. 4) udzielanie informacji interesantom a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w Środowiskowym Domu Samopomocy w Osieku wykonują : 1) pracownik komórki administracyjnej, 2) poszczególni pracownicy innych komórek organizacyjnych. Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji 6

5 1. Pisma przychodzące przyjmuje pracownik ds. administracyjnych ewidencjonując je ilościowo w dzienniku korespondencyjnym. 2. Dziennik korespondencyjny prowadzony jest w formie papierowej przez pracownika ds. administracyjnych i służy ewidencjonowaniu pism przychodzących i wychodzących w celu kontroli obiegu dokumentacji. 3. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, komórka administracyjna sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik komórki administracyjnej sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. Pracownik komórki administracyjnej otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: - ofert dotyczących zamówień publicznych, - opatrzonych klauzulą,,do rąk własnych - adresowanych imiennie. 5. W przypadku jakichkolwiek podejrzeń, że przesyłka może stanowić, ze względu na swoją zawartość zagrożenie dla bezpieczeństwa, pracownik komórki administracyjnej informuje niezwłocznie swojego przełożonego, który podejmuje decyzję o ewentualnym powiadomieniu właściwych organów (straż pożarna, policja itp.). 6. Po otwarciu koperty sprawdza się : - czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, - czy dołączono wskazane w piśmie załączniki. 7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 8. Na żądanie osoby składającej pismo, pracownik komórki administracyjnej ŚDS dokonuje potwierdzenia wpływu pisma. 9. Korespondencję mylnie doręczoną zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego. 10. Na każdej korespondencji wpływającej na nośniku papierowym umieszcza się na pierwszej stronie, a na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania, której wzór określa załącznik nr Po wykonaniu czynności określonych w punktach 1-10, pracownik komórki administracyjnej segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje kierownikowi lub bezpośrednio właściwym w sprawie pracownikom. 12. Komórka administracyjna jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, komórki organizacyjne przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

6 13. Pracownik do którego została skierowana korespondencja potwierdza jej odbiór poprzez zaparafowanie listu w dzienniku korespondencyjnym, podanie symbolu /numeru z jednolitego wykazu akt odnoszącego się do danej korespondencji. Rozdział III Przekazywanie korespondencji 7 Kierownikowi Środowiskowego Domu Samopomocy pracownik ds. administracyjnych przekazuje do wglądu następującą korespondencję: - adresowaną do kierownika ŚDS, - dotyczącą spraw o charakterze administracyjnym, - od organów administracji państwowej i samorządowej, - dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania ŚDS, - skargi i wnioski dotyczące działalności ŚDS lub jego pracowników, - protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w ŚDS przez organy kontrolne. Rozdział IV Czynności kancelaryjne komórki administracyjnej 8 1. Pracownik ds administracyjnych przyjmuje korespondencję i ewidencjonuje ją w dzienniku korespondencyjnym oraz przekazuje do właściwego pracownika, którego pismo dotyczy z zastrzeżeniem 7.

7 2. Wzór dziennika korespondencyjnego określa załącznik nr 2. 9 Korespondencję przeczytaną i zwróconą przez kierownika ŚDS, pracownik komórki administracyjnej dzieli zgodnie z dyspozycjami na: - podlegającą załatwieniu przez Kierownika ŚDS, - podlegającą załatwieniu przez pracowników na samodzielnych stanowiskach lub pozostałych pracowników według ich kompetencji. Rozdział V System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw Zgodnie z zapisem 2 ust. 1 w Środowiskowym Domu Samopomocy obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej placówki, klasyfikację akt powstających w toku działalności Domu oraz zawiera ich kategorię archiwalną. JRWA obejmuje wszystkie zagadnienia z zakresu działalności ŚDS oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestrowania, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klas pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego i czwartego rzędu oznaczone odpowiednio symbolami trzy- i czterocyfrowymi. 5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach) oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. W uzasadnionych przypadkach kierownik ŚDS może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

8 11 Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika ŚDS w porozumieniu z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym Dla każdej końcowej w podziale klasyfikacji pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw (załącznik nr 3) oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma, dokumenty dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spis spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. 3. Teczki aktowe w których przechowuje się akta spraw ostatecznie załatwionych powinny być opisane. 4. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 5. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej, wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie : znak akt teczki macierzystej, kolejny numer pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz cztery cyfry roku. 6. Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej,,spis spraw do teczek symbol... Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy

9 otrzymuje identyczne oznaczenie, pozwalające na określenie jego przynależności do danej sprawy. 2. Znak sprawy zawiera: - symbol literowy jednostki organizacyjnej, - symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, - liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, - numer podteczki dotyczącej sprawy, - cztery cyfry roku w którym wszczęto sprawę. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. ŚDS /2013, z czego poszczególne symbole oznaczają: - ŚDS symbol literowy Środowiskowego Domu Samopomocy, symbol liczbowy hasła wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, - 15 kolejna liczba pod którą została sprawa zarejestrowana w spisie spraw, wskazanie roku w którym wszczęto sprawę. 4. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku, załatwia się w roku następnym, bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 5. Znak sprawy nanosi się na pierwszej stronie pisma, w lewym górnym rogu, pod pieczątką nagłówkową Nie podlegają rejestracji: - publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, pisma reklamowe itp.), - potwierdzenia odbioru, które dołącza się do właściwej sprawy, - zaproszenia, życzenia lub pisma o podobnym charakterze. 2. Pisma wymienione w ust. 1 po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg rzeczowego wykazu akt W Środowiskowym Domu Samopomocy prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne :

10 - rejestr umów załącznik nr 4, - rejestr skarg i wniosków załącznik nr 5, - rejestr zamówień publicznych załącznik nr 6, - rejestr wewnętrznych aktów prawnych załącznik nr 7, - rejestr pracowników załącznik nr 8, 2. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1, dozwolone jest za zgodą kierownika ŚDS. Rozdział VI Załatwianie spraw W Środowiskowym Domu Samopomocy w Osieku sprawy załatwia się w następujących formach: - ustnej, - pisemnej. 2. Forma ustna polega na załatwieniu sprawy w bezpośrednich kontaktach z przedstawicielami innych jednostek organizacyjnych administracji samorządowej lub z interesantami. 3. Przy pisemnym załatwianiu spraw stosuje się następujące formy: - odręczną, - korespondencyjną, - inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika ds administracyjnych, po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 5. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę. 17 Z rozmów przeprowadzonych z przedstawicielami innych jednostek organizacyjnych administracji

11 samorządowej lub z interesantami sporządza się notatki służbowe, protokół lub czyni adnotację na aktach, jeśli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje w sposób czytelny osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. 18 Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony, odręcznie lub w formie pieczątki klauzulę,, za zgodność z oryginałem, a także umieścić datę, czytelny podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści Pracownicy załatwiają sprawy wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Pracownik odpowiadający za załatwienie sprawy opracowuje pismo wraz z załącznikami i przedstawia je do podpisu Kierownikowi ŚDS. Po podpisaniu pisma pracownik przekazuje je do komórki administracyjnej w celu wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane wg rozdzielnika, pracownik jest zobowiązany przekazać do komórki administracyjnej odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Pracownik komórki administracyjnej sprawdza ilość załączników, wysyła pismo adresatowi, a kopię zwraca pracownikowi sporządzającemu dokument z odpowiednią adnotacją Dla pism administracyjnych ustala się: - w zakresie układu graficznego, pismo załatwiające sprawę winno być sporządzone w formacie A-4 w układzie pionowym (lub poziomym jeżeli zawartości pisma nie da się sporządzić w układzie pionowym) i powinno zawierać:

12 a) marginesy (górny i dolny) po 2,5 cm, b) marginesy: lewy 2,5 cm, prawy 2,0 cm, c) odstęp między wersami : 1,5, d) czcionka : Arial Narrow, styl normalny, rozmiar 12, e) stosowanie pogrubienia w tekście jest możliwe dla podkreślenia znaczenia ważnych kwestii, f) stosuje się pismo blokowe (wyjustowane), - w zakresie zawartości elementów koniecznych : a) w prawym górnym rogu winna być umieszczona miejscowość i data. b) z lewej strony pisma u góry winna zostać umieszczona pieczęć nagłówkowa ŚDS, c) znak sprawy umieszczony z lewej strony pod pieczęcią nagłówkową, d) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku deklinacji wraz z adresem, e) w przypadku odpowiedzi na pismo które wcześniej wpłynęło do placówki należy powołać się na znak i datę tego pisma, f) tekst pisma, g) pieczęć i podpis osoby upoważnionej do podpisywania pism należy umieścić z prawej strony pod tekstem pisma, h) liczba i rodzaj załączników jeśli pismo je zawiera, i) lista adresatów otrzymujących pismo, j) na kopii pisma w lewym dolnym rogu winien być umieszczony podpis osoby sporządzającej pismo oraz data sporządzenia, - pozostałe zasady: a) nie należy stawiać spacji między znakami cudzysłowu a tekstem w nim ujętym oraz przed znakami interpunkcyjnymi: przecinkiem, średnikiem, dwukropkiem, wykrzyknikiem i znakiem zapytania, spacji należy używać po znakach interpunkcyjnych, b) na końcu wiersza nie należy zostawiać spójników w celu przeniesienia ich do następnego wiersza, należy użyć funkcji,,shift + enter, c) w przypadku, gdy pismo składa się z więcej niż jednej strony należy stosować numerację stron, która powinna być umieszczona w prawym dolnym rogu. 2. Dla zarządzeń Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku ustala się: - w zakresie układu graficznego, pismo załatwiające sprawę winno być sporządzone w formacie A-4 w układzie pionowym (lub poziomym jeżeli zawartości pisma nie da się sporządzić w układzie pionowym) i powinno zawierać: a) marginesy (górny i dolny) po 2,5 cm, b) marginesy: lewy 2,5 cm, prawy 2,5 cm,

13 c) odstęp między wersami : 1,5, d) czcionka : Arial Narrow, styl normalny, rozmiar 12,z wyjątkiem treści : -,,Zarządzenie Nr../ rok - Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku z dnia...roku gdzie stosuje się czcionkę rozmiar 14 i pogrubienie druku, Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr.../... Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku z dnia...roku gdzie stosuje się czcionkę rozmiar 11 i pogrubienie druku, e) tekst zarządzenia należy sporządzić czcionką rozmiar 12, odstęp pomiędzy wersami tekstu 1,5 f) symbol i numer paragrafu należy pogrubić g) przy sporządzaniu projektów aktów normatywnych należy przestrzegać unormowań zawartych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 roku w sprawie,,zasad techniki prawodawczej (Dz. U. Nr 100, poz 908). 21 Zakres kompetencji kierownika ŚDS i pozostałej kadry w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów i pism określa Regulamin Organizacyjny Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą pracownika, który opracował treść pisma. 2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez pracownika, który opracował treść pisma.

14 Rozdział VII Sporządzanie odpisów Sporządzając odpis dokumentu należy zachować wszelkie cechy pisma z którego dokonuje się odpisu. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, należy pod tekstem odpisu po prawej stronie umieścić napis,,odpis. Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, należy pod tekstem po prawej stronie umieścić napis,,odpis z odpisu. 2. Jeżeli z oryginału dokumentu sporządza się kserokopie, należy tą kserokopię uwierzytelnić pieczęcią,,za zgodność z oryginałem oraz czytelnym podpisem osoby uwierzytelniającej. 3. Każdy odpis powinien być starannie sprawdzony przez osobę, która go sporządza z tym, że ostateczna korekta należy do obowiązków pracownika załatwiające sprawę. Rozdział VIII Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określa Regulamin Organizacyjny Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku. 2. Podpisujący pismo umieszcza na oryginale i kopii pisma swój podpis w obrębie pieczątki określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. 3. Jeżeli podpisujący działa w zastępstwie aprobującego, wówczas używa pieczęci służbowej aprobującego z tym, że pod stanowiskiem służbowym aprobującego zamieszcza znak,,wz. (w zastępstwie), oraz umieszcza czytelny podpis. Jeżeli podpisujący składa podpis na podstawie upoważnienia, wówczas używa pieczęci służbowej aprobującego a pod stanowiskiem służbowym aprobującego zamieszcza znak,,z up. (z upoważnienia) oraz umieszcza czytelny podpis. W przypadku gdy podpisujący pełni obowiązki aprobującego, wówczas używa pieczęci służbowej aprobującego a pod stanowiskiem służbowym zamieszcza znak,,po. (pełniący obowiązki) oraz umieszcza czytelny podpis.

15 4. Wzór ewidencji pieczęci użytkowanych w ŚDS stanowi załącznik nr 9 do instrukcji. Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego : - przesyłką listową, - faksem, - pocztą elektroniczną, - przekazywana osobiście adresatowi za potwierdzeniem osobistego odbioru. 2. Pracownik, który odpowiada za przygotowanie pism do wysłania ma obowiązek: - sprawdzić czy pisma są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki, - stwierdzić wysyłkę swoją parafką, - do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołączyć wypełniony odpowiedni formularz i przypiąć go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki pracownik komórki administracyjnej lub pracownik zajmujący się daną sprawą przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części umieszcza się adres odbiorcy zawierający: - imię i nazwisko bądź nazwę instytucji, - nazwę miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości. 4. Pisma dotyczące spraw załatwianych jak i ostatecznie rozstrzygniętych wysyła się bez zbędnej zwłoki. 5. Każda wysłana przesyłka odnotowana jest w dzienniku korespondencyjnym z podaniem daty wysłania pisma, jego adresata, treści oraz znaku ewidencyjnego sprawy. 6. W przypadku wysyłania korespondencji listem poleconym, poleconym priorytetem, poleconym za potwierdzeniem odbioru, jest ona także wpisana do pocztowej książki nadawczej. 7. Każda przesyłka, niezależnie z jaką dyspozycją ma być wysłana jest dodatkowo wpisywana do rejestru znaczków pocztowych, z podaniem: adresata, daty wysłania korespondencji, wartości i ilości zużytych znaczków pocztowych (jeśli nie ma umowy z pocztą). Rozdział X Informatyzacja w czynnościach kancelaryjnych

16 26 Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyzacji w Środowiskowym Domu Samopomocy w Osieku, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa Zaleca się wykorzystanie informatyzacji w celu: - przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, - przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzzakładową pocztą elektroniczną, - prowadzenia rejestrów dokumentów, - udostępnienia upoważnienia pracownikom: a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania magazynowego, księgowego, b) elektronicznych plików dokumentów, c) baz danych, d) utworzonych w Środowiskowym Domu Samopomocy baz danych, a w szczególności: ewidencji zarządzeń Kierownika ŚDS, rejestrów umów, - tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, - umieszczania na stronie www i podmiotowej stronie BIP stale aktualizowanej informacji zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, - informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw. 2. Czynności określone w 25 pkt. 1,2,3,5 i 6 dokonywane za pośrednictwem poczty elektronicznej mają swoje odpowiedniki w formie papierowej. 3. Każda wiadomość elektroniczna rozpoczynająca sprawę bądź będący jej kontynuacją przesyłana jest na skrzynkę pocztową właściwego merytorycznie pracownika, chyba że została ona przesłana do niego bezpośrednio przez nadawcę, a następnie drukowana i odkładana do właściwej teczki aktowej. 4. Sporządzane w formie elektronicznej rejestry dokumentów, pisma dotyczące załatwianych spraw, a także wszelkie dokumenty z zakresu realizacji zamówień publicznych, sporządzane na stronie Urzędu Zamówień Publicznych, podlegają wydrukowania i wpięciu do teczki aktowej. 5. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez :

17 - dopuszczanie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, - odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 6. Komputer każdego pracownika jest chroniony hasłem, które zna tylko jego użytkownik oraz administrator sieci komputerowej dysponujący wykazem haseł do wszystkich komputerów. 7. Wszelkie dane są zabezpieczane i archiwizowane poprzez umieszczenie ich kopii w odrębnych folderach, chronionych indywidualnymi hasłami pracowników, znajdujących się na serwerze sieciowym. 8. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników ŚDS czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika ŚDS i pracownika komórki administracyjnej. 2. Obowiązki pracownika komórki administracyjnej w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników ŚDS i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: - prawidłowości prowadzenia spisu spraw, rejestrów oraz teczek, - prawidłowości załatwiania spraw, - terminowości załatwiania spraw, - prawidłowości obiegu akt ustalonego Instrukcją, - prawidłowego stosowania pieczęci. Rozdział XII Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt Przekazywanie dokumentów, z komórek organizacyjnych do składnicy akt następuje zgodnie z

18 zasadami określonymi w Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Każda komórka organizacyjna oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są przechowywać akta spraw ostatecznie załatwionych przez okres jednego roku licząc od pierwszego stycznia następnego roku po zakończeniu sprawy. 2. Po upływie okresu wskazanego w punkcie 1 poszczególni pracownicy przeglądają wyżej wskazane akta spraw w celu stwierdzenia ich kompletności, prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania Komórki organizacyjne oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach, po upływie terminu przechowywania akt spraw, zobowiązani są opisać teczki aktowe a następnie przekazać je do składnicy akt. 2. Przez opisanie teczek rozumie się: 1) opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej stronie: - na środku u góry nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, - w lewym górnym rogu znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu rzeczowego wykazu akt, - w prawym dolnym rogu kategorii archiwalnej akt, - na środku strony tytułu akt (hasła wg rzeczowego wykazu akt) oraz określenia rodzaju akt zawartych w teczce, - pod tytułem, w lewym dolnym rogu daty skrajnych akt, tzn. rocznej daty najwcześniej i najpóźniej sporządzonych akt, - paginowanie ponumerowanie zapisanych stron w teczkach (akta osobowe), 3. Komórki organizacyjne przekazują do składnicy akt dokumentację z kompletnymi rocznikami. 4. Pracownik odpowiadający za składnicę akt ustala corocznie termin przekazywania do niego akt do składnicy akt w porozumieniu z innymi pracownikami ŚDS. 32

19 1. Przekazanie akt do składnicy akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo odbiorczych, które sporządzają komórki organizacyjne w trzech egzemplarzach. 2. Jeden egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej w której powstały akta spraw a dwa pozostałe egzemplarze spisów akt kategorii B są przeznaczone do składnicy akt. 3. Spisy zdawczo odbiorcze podpisuje pracownik, który przygotował akta do przekazania i osoba prowadząca składnice akt. 33 Akta spraw zakończonych potrzebne nadal do załatwiania spraw bieżących mogą być wypożyczone na okres uzgodniony z pracownikiem odpowiadającym za składnicę akt po ich zewidencjonowaniu i umieszczeniu w spisie zdawczo odbiorczym odpowiedniej adnotacji W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych uporządkowane zgodnie z postanowieniami Instrukcji, należy przekazać do zakładowej składnicy akt. 2. Akta spraw niezakończonych, należy przekazać na podstawie spisów zdawczo odbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki. Kopię spisu należy przekazać do zakładowej składnicy akt. Spis załączników: Załącznik nr 1 Pieczęć wpływu Załącznik nr 2 Dziennik korespondencyjny Załącznik nr 3 Spis spraw Załącznik nr 4 Rejestr umów Załącznik nr 5 Rejestr skarg i wniosków Załącznik nr 6 Rejestr zamówień publicznych

20 Załącznik nr 7 Rejestr wewnętrznych aktów prawnych Załącznik nr 8 Rejestr pracowników Załącznik nr 9 Ewidencja pieczęci Załącznik Nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Wzór pieczątki wpływu : Środowiskowy Dom Samopomocy w Osieku WPŁYNĘŁO:..... Data... L.dz....Ilość zał.... Podpis:...

21 Załącznik Nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku DZIENNIK KORESPONDENCYJNY Lp. Data otrzymania Numer otrzymania data Od kogo Treść otrzymanej korespondencji Znak referenta

22 Data wysłanej korespon dencji Do kogo Treść wysłanej korespondencji Numer korespondencji Numer odpowiedzi na korespondencję Numer akt Uwagi

23 Załącznik Nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku S P I S S P R A W rok referent Symbol kom.org. Lp. Sprawa (krótka treść) Oznaczenie teczki Od kogo wpłynęła znak z dnia pisma (tytuł teczki według wykazu akt) wszczęcia sprawy data ostateczne załatw. Uwagi

24 Załącznik Nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku REJESTR UMÓW Nr rejestru : ŚDS r. Lp. Strona umowy (z kim zawarto umowę) Przedmiot umowy Okres obowiązywania umowy Data zakończenia obowiązywania umowy Wartość udzielonego zamówienia Okres obowiązywania gwarancji itp.

25 Załącznik Nr 5 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku REJESTR SKARG I WNIOSKÓW ŚDS Lp. Data wpływu Składający skargę. Imię i nazwisko. Adres. Przedmiot skargi, wniosku. Termin załatwienia. Sposób załatwienia. Uwagi.

26 Załącznik Nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Rejestr zamówień publicznych o wartości powyżej euro w roku budżetowym... Lp. CPV Nazwa przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia D dostawa U usługi Rb Roboty budowlane Data udzielenia zamówienia numer umowy Wartość netto w PLN Vat w PLN Wartość brutto zł Wartość netto euro Planowany okres realizacji i data zakończenia

27 Załącznik Nr 7 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Rejestr wewnętrznych aktów prawnych L.p. Numer i data wydania zarządzenia Treść zarządzenia Uwagi (data uchylenia)

28 Załącznik Nr 8 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Rejestr pracowników Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Lp. Nazwisko i imię PESEL Imiona rodziców Adres zamieszkania Data przyjęcia do pracy Data rozwiązania stosunku pracy

29 Załącznik Nr 9 do Instrukcji kancelaryjnej Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku Ewidencja pieczęci Lp. Odpity wzór pieczęci Ilość sztuk Imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby uprawnionej do używania pieczątek

30 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr2/2013 Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Osieku z dnia roku. JEDNOILITY RZECZOWY WYKAZ AKT ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY W OSIEKU

31 JEDNOILITY RZECZOWY WYKAZ AKT ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY W OSIEKU Spis klas pierwszego i drugiego rzędu 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne i jednoosobowe 01 Organizacja 02 Akty normatywne, pomoc prawna 03 Sprawozdawczość, statystyka 04 Informatyzacja 05 Skargi i wnioski 06 Wydawnictwa, popularyzacja, prasa 07 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi 08 Kontrole 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno - bytowe 17 Ubezpieczenia osobowe 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Inwestycje i remonty 21 Administracja nieruchomości 22 Transport 23 Ochrona zakładu pracy (mienia) i ochrona środowiska 24 Zamówienia publiczne 3 FINANSE 30 Podstawowe zasady ekonomiczno finansowe 31 Budżet, sprawy finansowe i bankowe 32 Księgowość finansowa i materiałowa 33 Rozliczenia płac 34 Księgowość materiałowo towarowa 35 Koszty i ceny 36 Inwentaryzacja 37 Gospodarowanie składnikami majątkowymi i ich amortyzacja 4 DZIAŁALNOŚĆ TERAPEUTYCZNA 40 Dokumentacja ogólna w zakresie działalności wspierająco aktywizującej 41 Dokumentacja uczestników korzystających z pobytu w ŚDS 42 Dokumentacja związana z integracją, kulturą 5 DZIAŁALNOŚĆ W ZAKRESIE ŻYWIENIA 50 Żywienie uczestników 51 System bezpieczeństwa żywności Symbole klasyfikacyjne Katego

32 Hasła klasyfikacyjne rie dokum entacji ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne i jednoosobowe 000 Organ zarządzający - Kierownik B25 Uwagi Podstawy funkcjonowania, umocowanie prawne w sprawach zwykłego zarządu oraz pełnomocnictwa szczególnie między innymi do działania w sytuacjach kryzysowych, nadzwyczajnych 001 Komisje zewnętrzne B25 Udział w komisjach zewnętrznych, przygotowane materiały, wnioski 002 Komisje własne (stałe i doraźne) B25 Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty 003 Zebrania, narady pracownicze B25 Protokoły, sprawozdania, wnioski 004 Zjazdy, konferencje B25 Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał 005 Przedstawiciel pracowników B25 Dokumentacja dotycząca wystąpień, wniosków w imieniu pracowników 01 Organizacja 010 Podstawy prawne działania własnej jednostki organizacyjnej B25 Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki 011 Organizacja własnej jednostki B25 Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki (NIP, REGON), 012 Upoważnienia B10 Udzielone upoważnienia odkłada się także do akt osobowych konkretnego pracownika. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia upoważnienia. 013 Pełnomocnictwa B10 Udzielone pełnomocnictwa również bankowe, odkłada się również do akt osobowych konkretnego pracownika. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia. 014 Organizacja biurowości, składnica akt 0140 Przepisy kancelaryjno archiwalne B25 Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt 0141 Formularze B5 Opracowane wzory dokumenty dotyczące działań terapeutycznych 0142 Ewidencja pieczęci B Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów B Elektroniczna książka B5 Dziennik korespondencyjny

33 015 korespondencji 0150 Spisy zdawczo odbiorcze dokumentacji przekazywanej do składnicy akt 0151 Ewidencja dokumentacji brakowanej B25 B25 Spisy zdawczo odbiorcze dokumentacji Cała ewidencja składnicy akt 0152 Udostępianie akt B5 Zezwolenia, karty udostępniania 0153 Wykaz spisów zdawczo odbiorczych 02 Akty normatywne, pomoc prawna 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych 021 Zbór aktów normatywnych własnej jednostki, Zarządzenia instrukcje 022 Kontrola zarządcza i procedury kontroli 023 Audyt 0230 Procedury przeprowadzania audytu 0231 Realizacja zaleceń (rekomendacji) poaudytowych 024 Interpretacja przepisów prawnych B25 B10 B25 B25 B25 B25 B Opinie prawne B Sprawy sądowoadministracyjne 03 Planowanie, sprawozdawczość, statystyka B Plany i sprawozdania własne B Roczne plany pracy własnej jednostki 032 Sprawozdania roczne i miesięczne z działalności własnej jednostki B25 B Analizy i statystyka B Przepisy normujące B25 Zarządzenia, wytyczne i polecenia Wojewody, Wójta Komplet podpisanych Zarządzeń, Instrukcji wytycznych, procedury kontroli zarządczej. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych. Przygotowywanie, wdrażanie i koordynowanie wewnętrznych aktów normatywnych i ich rejestrowanie funkcjonowanie kontroli zarządczej i jej procedur Dokumentacja z przebiegu audytu i raporty z przeprowadzonego audytu Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczącej merytorycznej działalności Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy Dla każdego rodzaju planów, sprawozdań, danych statystycznych, zakłada się odrębne teczki Plany pracy ŚDS na poszczególne lata Sprawozdania przekazywane do jednostek nadrzędnych : Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Rady Gminy, Urzędu Gminy, dla każdej jednostki tworzy się podteczkę

34 planowanie i sprawozdawczość 04 Informatyzacja 040 Wykaz systemów, licencji i programów B5 Ewidencje, numery licencji, klucze dostępu, hasła użytkownik 041 Licencje na oprogramowanie B10 Spis programów użytkowych 042 Schematy funkcjonowanie sieci komputerowej 05 Skargi i wnioski 050 Przepisy własne w sprawach załatwiania skarg i wniosków 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio 052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B10 B25 B25 B3 053 Analizy skarg i wniosków B Rejestr skarg i wniosków B25 06 Wydawnictwa, popularyzacja, prasa 060 Informacje własne dla prasy, tv, radia B Kroniki i monografie B25 07 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi 070 Z administracją rządową 0700 Z ministerstwem i urzędami centralnymi 0701 Z Pomorskim Urzędem Wojewódzkim w sprawach statutowych jednostki 0702 W sprawach pozyskiwania środków unijnych 0703 W sprawach pozyskiwania dodatkowych środków 071 Z organami samorządu terytorialnego 0710 W sprawach statutowych jednostki 072 Reprezentacja jednostki własnej 08 Kontrole B25 B25 B10 B10 B5 B2 Korespondencja merytoryczna obejmująca własne opracowania, projekty, udział w projektach konkursowych ogłoszonych przez ministerstwo Korespondencja merytoryczna z Pomorskim Urzędem Wojewódzkim w sprawach statutowych jednostki dot. min. standardu usług świadczonych uczestnikom skierowanym do placówki Wszystkie dokumenty składające się na wniosek o dodatkowe środki na działalność jednostki Wszystkie dokumenty składające się na wniosek o dodatkowe środki na działalność jednostki Korespondencja merytoryczna z Wójtem Gminy, Radą Gminy, Urzędem Gminy, Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej

35 080 Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli 081 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki (NIK, RIO itp.) B25 B25 Przepisy własne 082 Kontrole wewnętrzne B25 Jak przy klasie Książki kontroli B5 1 Kadry Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę 10 Ogólne zasady pracy i płac Dotyczy własnej jednostki 100 Układy zbiorowe i zakładowe B Taryfikatory kwalifikacyjne B Regulaminy pracy B Zasady wynagradzania i premiowania B Regulamin wynagradzania B Regulamin naboru na wolne stanowisko pracy B25 Siatki płac, stawek, dodatki, ewidencja, pisma do płac, akt płacowych pracowników itp. 106 Oświadczenia B5 Oświadczenia jednostki dla innych podmiotów, indywidualne oświadczenia pracowników 11 Zatrudnienie 110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników 111 Obsadzanie stanowisk pracy w drodze konkursu B2 B5 Oferty kandydatów podania o pracę, cv, listy motywacyjne Dokumentacja z procedur naboru pracowników na stanowiska urzędnicze lub pomocnicze 112 Nawiązanie stosunku pracy B5 Rejestr zawartych umów o pracę 113 Dokumentacja kadrowa B5 Przeniesienia, zastępstwa, awanse, referencje 114 Zatrudnienie specjalnych kategorii pracowników B2 Zatrudnienie kobiet, młodocianych, rencistów, absolwentów szkół itp. 115 Wykazy etatów B25 Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów 116 Zaświadczenia o zatrudnieniu B5 117 Rozwiązanie stosunku pracy B2 Rejestr wydawanych świadectw pracy, akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych 118 Prace zlecone Umowy o pracę zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych, umowy o dzieło 1180 Ze składką ZUS B Bez składki ZUS B Nagrody, kary

36 1190 Nagrody uznaniowe B10 Wnioski, przydział 1191 Nagrody jubileuszowe B5 Ewidencja nagród 1192 Kary B5 Wnioski, ewidencja kar, upomnień 12 Ewidencja osobowa 120 Akta osobowe B50 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą m.in. podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy 131 Odzież ochronna, sprzęt ochrony osobistej, obuwie robocze 132 Wypadki przy pracy 1320 Wypadki zbiorowe, śmiertelne powodujące inwalidztwo B50 B10 B3 B25 Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp. Jak przy zarządzeniach kierownika Przydział, ewidencja, zamówienia 1321 Inne wypadki B10 Rejestr wypadków, protokoły 133 Przegląd stanu bezpieczeństwa i higieny pracy 1330 Kontrola warunków pracy B25 Protokoły 1331 Maszyny i inne urządzenia techniczne 1332 Przeglądy maszyn i urządzeń B5 B5 Zlecenia, Oferty DTR, instrukcje obsługi Zlecenia, protokoły z konserwacji, napraw, dozoru 134 Profilaktyczne badania lekarskie, wstępne, okresowe, kontrolne 135 Czynniki szkodliwe i uciążliwe w środowisku pracy B Pomiary czynników B Rejestr czynników B Choroby zawodowe B Szkolenia w dziedzinie BHP wstępne, okresowe, stanowiskowe 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników B Plan szkoleń B2 141 Oferty szkoleń B2 142 Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, B10 Wykaz badań rejestr Rejestr szkoleń, plany szkoleń, protokoły egzaminacyjne Umowy, dokumentacja stażowa, szkoleniowa

37 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w pracy B3 Listy obecności 151 Karty ewidencji czasu pracy B Zwolnienia lekarskie B5 153 Urlopy pracownicze B2 Wnioski i kartoteki urlopowe 154 Ewidencja delegacji służbowych 155 Zezwolenie na prace dodatkowe 156 Książki wyjść poza teren zakładu pracy 16 Sprawy socjalno bytowe B5 B3 B3 160 Podstawowe zasady B Naliczanie odpisów na ZFŚS B Protokoły posiedzeń komisji socjalnej B Zapomogi finansowe B5 Podania, przydziały 164 Zapomogi rzeczowe B3 Przydział 165 Wczasy pracownicze B3 Wypoczynek pracowników, obozy, kolonie dla dzieci 166 Opieka nad pracownikami B2 167 Oświata i kultura pracowników 168 Realizacja spraw socjalno bytowych B2 B10 Kartoteki pracowników dotyczące przyznanych świadczeń socjlanych 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Przepisy ubezpieczeniowe B5 Instrukcje i wyjaśnienia zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń lub innych instytucji ubezpieczeniowych 171 Ubezpieczenia społeczne B5 172 Dowody uprawnienia do zasiłków B5 173 Emerytury i renty B2 Wnioski 174 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych 2 Środki rzeczowe 20 Inwestycje i remonty 200 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów B10 B Plany inwestycji i remontów B5 Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej 202 Realizacja inwestycji B5 Oferty, kosztorysy, umowy z wykonawcami, odbiór inwestycji. Każda inwestycja stanowi oddzielną teczkę

38 203 Realizacja remontów B5 Oferty, kosztorysy, umowy z wykonawcami, odbiory remontów. Każda robota remontowa stanowi oddzielną teczkę. 21 Administracja nieruchomości 210 Podstawowe zasady administrowania nieruchomościami B25 Dokumentacja prawna i techniczna 211 Eksploatacja nieruchomości B2 Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. zlecenia i protokoły techniczne 212 Podatki i opłaty techniczne B10 Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) 213 Ubezpieczenia budynku i jednostki 22 Transport 220 Eksploatacja własnych środków transportowych B Przebieg pojazdów B5 Karty drogowe, identyfikatory pojazdów na bezpłatne parkowanie, zgoda na wyjazd itp Zaopatrzenie i zużycie paliwa B Przeglądy, remonty, naprawy, części zamienne 2203 Ubezpieczenia środków transportu B2 B5 221 Eksploatacja obcych środków transportowych 23 Ochrona zakładu pracy i ochrona środowiska 230 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna 231 Monitoring budynku 2310 Wewnętrzna sieć telefoniczna i komputerowa telewizja przemysłowa 2311 Monitoring ochrona elektroniczna budynku system alarmowy 232 Ochrona środowiska 2320 Utylizacja zużytego sprzętu elektronicznego, tonerów, B5 B10 B5 B5 B5 Łączność, raporty alarmów, schematy ochrony

39 żarówek itp Sprawozdania z zakresu ochrony środowiska wynikające z właściwych przepisów prawnych 24 Zamówienia publiczne 240 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych 241 Planowanie i koordynacja zamówień publicznych 242 Realizacja zadań 2420 Realizacja zadań powyżej euro 2421 Realizacja zadań do euro 243 Rejestry i ewidencje zamówień publicznych 2430 Rejestr zamówień publicznych powyżej euro B5 B5 B5 B5 B5 B5 Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego od momentu złożenia wniosku po umowę o udzielenie zamówienia i protokół z postępowania Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego od momentu złożenia wniosku po umowę o udzielenie zamówienia i protokół z postępowania 2431 Rejestr zamówień publicznych do 14 ooo euro B Rejestr umów B5 244 Rozliczenie udzielonych zamówień publicznych 2440 Rozliczenia sprawozdania związane z realizacją ustawy Prawo Zamówień Publicznych 2441 Informacje, wyjaśnienia, sprawozdania z tytułu wydatkowania środków 3 Finanse 30 Podstawowe zasady ekonomiczno finansowe 300 Zasady i system finansowo księgowy 301 Interwencje Głównego Księgowego 302 Inne sprawy nadzoru finansowego B10 B10 B25 B25 B25 System ekonomiczno finansowy, system ewidencji kont, dyscyplina finansowa Kontrole i rewizje kasy gotówkowej 303 Polityka rachunkowości B25 Zakładowy plan kont, opis systemu przetwarzania danych, obieg dokumentów księgowych 31 Budżet, sprawy finansowe i bankowe

40 310 Plany finansowe dochodów i wydatków B Zmiany budżetu B25 Roczne zmiany w budżecie 312 Sprawozdania finansowe B25 Roczne sprawozdania finansowe 313 Sprawozdania budżetowe i bankowe B25 Roczne sprawozdania budżetowe i bankowe 314 Obrót bezgotówkowy B5 Zakładanie i prowadzenie rachunków bankowych i lokat, karta wzorów podpisów 315 Obrót gotówkowy B5 Kopie dokumentów kasowych, ewidencja czeków i druków ścisłego zarachowania 316 Finansowanie 3160 Finansowanie działalności jednostki B5 Zapotrzebowanie na środki finansowe 3161 Finansowanie inwestycji B5 Dokumenty w sprawie dodatkowych środków, sprawy dotyczące wadium i jego obsługa 3162 Finansowanie remontów B5 317 Pozostałe zagadnienia dotyczące spraw budżetowo finansowych 32 Księgowość 320 Dowody, księgowe, finansowe i materiałowe przychodów i wydatków B5 B5 Dowody stanowiące podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej, faktury, noty, dowody wpłat, księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe 321 Dokumentacja księgowa B5 Noty, wyjaśnienia dotyczące księgowości 322 Rozliczenia B5 Z dostawcami, odbiorcami, innymi jednostkami 323 Windykacja należności 3230 Upomnienia B Tytuły wykonawcze B5 324 Uzgodnienia sald B5 325 Ewidencja środków trwałych B5 33 Rozliczenie płac 330 Dokumentacja płac i potraceń z płac 331 Listy płac, listy zasiłkowe B50 B5 Materiały źródłowe do obliczania płac : kopie umów o pracę, rachunki do umów zlecenia, potrącenia, informacje o wypłatach o charakterze jednorazowym (dodatkowe wynagrodzenie roczne, nagrody jubileuszowe, nagrody uznaniowe), 332 Ewidencja nieobecności B5 Zwolnienia lekarskie, zaświadczenia płatnika składek ZUS Z3, dowody uprawniające do zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych 333 Deklaracje podatkowe B10 Deklaracje podatkowe PIT 4R, PIT 11, korespondencja z urzędem skarbowym