WZP/WIS/U /13. Projekt UMOWA NR. zawarta w dniu.

Transkrypt

1 człowiek najlepsza inwestycja Wydatek współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt UMOWA NR pomiędzy: zawarta w dniu. Województwem Mazowieckim Mazowiecką Jednostką WdraŜania Programów Unijnych z siedzibą:, NIP , REGON: reprezentowanym przez: Pana Mariusza Frankowskiego p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych, zwanym dalej Zamawiającym, a:.... zwaną dalej Wykonawcą. Strony zawierają umowę w ramach zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie art. 39 w związku z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759, z późn. zmianami) Przedmiotem Umowy jest zakup usługi hotelarskiej, restauracyjnej, transportowej oraz wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposaŝeniem w celu przeprowadzenia 30 dwudniowych szkoleń warsztatowych w ramach komponentu regionalnego PO KL organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę WdraŜania Programów Unijnych w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 13 grudnia 2013 r. 2. Usługa, o której mowa w ust. 1 obejmuje dla kaŝdego z terminów szkolenia: a) wynajem sal szkoleniowych wraz z wyposaŝeniem (o którym mowa w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy) dla maksymalnie 24 osób b) usługę restauracyjną: 2 obiad, 1 kolacja, 1 śniadanie dla maksymalnie 24 osób, w tym osoby prowadzące oraz bufet kawowy dla maksymalnie 24 osób, w tym osoby prowadzące. c) noclegi dla maksymalnie 24 osób, d) transport dla maksymalnie 24 osób. Strona 1 z 7

2 3. Usługa, o której mowa w ust. 1 zostanie zrealizowana przez Wykonawcę zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę z naleŝytą starannością, wymaganą przy usługach tego rodzaju Usługa, o której mowa w 1 zostanie zrealizowana w terminach ustalonych pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. 2. Terminy szkoleń mogą ulegać zmianie w trakcie trwania umowy po obustronnym uzgodnieniu w formie pisemnej lub elektronicznej (faks, ) zaakceptowanym przez obie Strony, pod warunkiem, Ŝe umowa zostanie zrealizowana w terminie, o którym mowa w 1 ust 1 Umowy Za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wskazanym w 1 niniejszej umowy Wykonawca otrzyma całkowite wynagrodzenie w kwocie nie większej niŝ z podatkiem VAT (słownie:.), zgodnie ze złoŝoną ofertą Wykonawcy z dnia r. stanowiącą Załącznik nr do Umowy. 2. Jednostkową wartość brutto na osobę za wykonanie poszczególnych usług w zakresie dwudniowych szkoleń warsztatowych ustala się w wysokości: 1) Dowóz na szkolenie -.. brutto (słownie:... ) 2) Wynajem Sali szkoleniowej (dwa dni) -.brutto (słownie:...) 3) Nocleg (pokój dwuosobowy, 1 nocleg) -. brutto (słownie:....) 4) Nocleg (pokój jednoosobowy, 1 nocleg) - brutto (słownie:....) 5) Obiady (2 dni szkolenia) -...brutto (słownie: ) 6) Kolacja (1 dzień szkolenia) - brutto (słownie:.. ) 7) Bufet kawowy (2 dni szkolenia) - brutto (słownie:... ) 3. Wejście w Ŝycie zmiany stawki podatku VAT nie powoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i strony są związane zaproponowanymi przez Wykonawcę cenami jednostkowymi brutto. Po wejściu w Ŝycie zmiany Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktur uwzględniając obowiązującą stawkę podatku poprzez zmniejszenie cen jednostkowych netto, bez zmiany cen jednostkowych brutto. PowyŜsza zmiana nie powoduje zmiany umowy i konieczności zawierania aneksu. 4. W sytuacji, gdy w trakcie rekrutacji okaŝe się, Ŝe liczba chętnych do uczestnictwa w szkoleniu jest mniejsza niŝ 24 osoby wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone odpowiednio o koszt niezrekrutowanej liczby uczestników, zgodnie z ofertą stanowiącą Załącznik nr. do Umowy. 5. Zamawiający dopuszcza moŝliwość przeprowadzenia szkolenia w sytuacji zgłoszenia liczby osób nie mniejszej niŝ 60% planowanej maksymalnej liczby osób. 6. Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy będzie zaleŝeć od zgłoszonej przez Zamawiającego na dwa dni robocze przed terminem szkolenia liczby uczestników. Zgłoszenie liczby uczestników będzie następować drogą elektroniczną na wskazany przez Wykonawcę adres Cena określona w ust. 1 obejmuje wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu umowy, a w szczególności: wynagrodzenia, koszty uŝytkowania własnego sprzętu i inne opłaty nie wymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, zysk, narzuty, ewentualne opusty, podatki w tym podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze. Strona 2 z 7

3 8. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić płatność częściową po zrealizowaniu szkoleń w danym miesiącu, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT, w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. 9. Za datę płatności strony uznają dzień wysłania przez Zamawiającego polecenia przelewu do banku prowadzącego rachunek Wykonawcy. 10. Wykonawca zobowiązuje się do złoŝenia ostatniej faktury VAT do dnia 13 grudnia 2013 r. 11. Faktura w opisie musi zawierać w szczególności daty szkoleń, wyszczególnione usługi wraz z informacją dotyczącą naliczania płatności w odniesieniu do zgłoszonej przez Zamawiającego ilości uczestników. 12. Zgłoszenie drogą elektroniczną liczby uczestników, dokonane przez Zamawiającego na dwa dni robocze przed terminem szkolenia, będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 13. Zamawiający w terminie uzgodnionym z Wykonawcą, przed kaŝdym uzgodnionym terminem przeprowadzenia dwudniowego szkolenia, dokona oględzin miejsca realizacji przedmiotu Umowy w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy. W przypadku stwierdzenia rozbieŝności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin, na ich usunięcie pod rygorem odstąpienia od umowy, po którym dokona ponownych oględzin miejsca realizacji przedmiotu Umowy. 14. Fakturę VAT naleŝy wystawić wg poniŝszych danych: NIP: REGON: W terminie do 2 dni od dnia zakończenia ostatniego szkolenia w danym miesiącu, Strony sporządzą protokół odbioru z przeprowadzonych szkoleń, zwany dalej protokołem. 2. Protokół powinien zawierać w szczególności: 1) datę i miejsce jego sporządzenia; 2) oświadczenie Zamawiającego o braku albo o istnieniu zastrzeŝeń do wykonania zamówienia. 3. ZastrzeŜenia, o których mowa w ust. 2 pkt 2, Zamawiający zgłosi w protokole, jeŝeli stwierdzi, Ŝe zamówienie wykonano w sposób niezgodny z wymaganiami Zamawiającego, wskazanymi w Załączniku nr 1 do Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1. w wysokości 10% łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy, określonej w 3 ust. 1 Umowy, w przypadku odstąpienia od Umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 2. w wysokości 3% łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy określonej w 3 ust. 1 Umowy za brak realizacji elementów Umowy, tj. w przypadku: niezapewnienia wykonania poszczególnych części zamówienia, uniemoŝliwiających prawidłową realizację przedmiotu zamówienia, tj.: brak realizacji szkolenia w sali szkoleniowej zgodnej z wymogami zawartymi w Umowie, brak zapewnienia cateringu zgodnego z wymogami zawartymi w Umowie, brak zapewnienia transportu zgodnego z wymogami zawartymi w Umowie, brak zapewnienia noclegów zgodnie z wymogami zawartymi w Umowie, brak zapewnienia kaŝdej osobie materiałów biurowych zgodnie z wymogami zawartymi w Umowie. Strona 3 z 7

4 3. w wysokości 0,1% łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy określonej w 3 ust. 1 Umowy za brak realizacji elementów Umowy, tj. działania niezgodne z wymogami zawartymi w Umowie (inne niŝ te wymienione w 5 ust. 1 pkt. 1 i 2). 2. Postanowienia ust. 1 nie wykluczają prawa Zamawiającego do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeŝeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. 3. Wykonawca wyraŝa zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu i jego pracownikom, osobom trzecim, spowodowane niewykonaniem lub nienaleŝytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy, a takŝe za powstałe w związku z wykonywaną przez niego usługą, jak równieŝ powstałe na skutek zdarzeń losowych z wyłączeniem zdarzeń występujących po stronie Zamawiającego. 5. Naprawienie szkody, którą poniósł Zamawiający lub osoby trzecie, z powodu nienaleŝytego wykonania umowy przez Wykonawcę, obejmuje wyłącznie rzeczywiste straty Zamawiającego lub osób trzecich. 6. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania usługi ponosić będzie Wykonawca Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyznaczenia od jednej do dwóch osób celem dokonywania kontroli w kaŝdym czasie realizacji Umowy w zakresie jej zgodności z przedłoŝoną ofertą. Ewentualne nieprawidłowości Zamawiający wskaŝe Wykonawcy w formie elektronicznej ( ) lub fax. 2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie realizacji szkolenia Wykonawca zobowiązuje się do ich usunięcia w trybie natychmiastowym. 3. Nie usunięcie uchybień oraz nie wywiązanie się z innych warunków umowy moŝe skutkować rozwiązaniem umowy z Wykonawcą w trybie natychmiastowym. 7. Za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie zamówienia, Wykonawca odpowiada jak za własne Stronom przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku naruszenia przez jedną ze Stron istotnych zapisów niniejszej Umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie Umowy nie leŝy w interesie publicznym, czego nie moŝna było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Zamawiający moŝe odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyŝszych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca moŝe Ŝądać jedynie wynagrodzenia naleŝnego mu z tytułu wykonania części Umowy. 3. Zamawiającemu przysługuje, bez ponoszenia kosztów, prawo do zmian w Harmonogramie szkoleń w porozumieniu z Wykonawcą. Zamawiający powiadomi Wykonawcę o zmianie w terminie 10 dni roboczych przed planowaną datą szkolenia, co nie wymaga zmian w Umowie. 4. Ustalony kaŝdorazowo harmonogram szkoleń przekazywany będzie Wykonawcy przez Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazany adres owy: 5. Dopuszcza się moŝliwość wypowiedzenia umowy przez kaŝdą ze Stron z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia oraz formy pisemnej wypowiedzenia Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy upowaŝnia się: Strona 4 z 7

5 1) ze strony zamawiającego: ) ze strony Wykonawcy: Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy Wszelkie informacje uzyskane przez Wykonawcę w związku ze świadczeniem usług będących przedmiotem zamówienia, mogą być wykorzystane tylko w celu realizacji Umowy i będą objęte tajemnicą przez Wykonawcę. W okresie obowiązywania Umowy oraz po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu bez względu na przyczynę jej rozwiązania lub wygaśnięcia, Wykonawca nie będzie publikować, przekazywać, ujawniać ani udzielać Ŝadnych informacji, które uzyska w związku z realizacją niniejszej Umowy poza ogólną informacją o udziale w projekcie. 2. Wszystkie dokumenty, plany, dane i inne informacje oraz ich nośniki przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z realizacją Umowy pozostają własnością Zamawiającego i po wykonaniu usług lub po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy Wykonawca jest zobowiązany do ich zwrotu. Wykonawca ma prawo do sporządzenia jednej kopii kaŝdego dokumentu lub informacji otrzymanych od Zamawiającego, o ile powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie zabraniają sporządzenia takiej kopii. 3. Postanowienia zawarte w niniejszej klauzuli poufności nie będą stanowiły przeszkody dla Wykonawcy w ujawnianiu informacji, która była znana Wykonawcy przed zawarciem Umowy bez obowiązku zachowania poufności lub została zaaprobowana na piśmie przez Zamawiającego, jako informacja, która moŝe zostać ujawniona lub naleŝy do informacji powszechnie znanych. 4. Wykonawca odpowiada za podjęcie niezbędnych środków zapewniających dochowanie tajemnicy zawodowej i poufności wobec dokumentów i informacji otrzymanych od Zamawiającego w stosunku do swoich Podwykonawców. 5. Ujawnienie informacji jest dopuszczalne w następujących sytuacjach: a) Wykonawca moŝe w razie potrzeby dzielić się informacjami ze swoimi kontrahentami i podwykonawcami zaangaŝowanymi w świadczenie usług, lub b) w zakresie nadzoru, zarządzania ryzykiem oraz wymogów oceny jakości Wykonawcy moŝe ujawniać informacje osobom trzecim, takim jak zobowiązani do zachowania tajemnicy profesjonalni doradcy i ubezpieczyciele oraz krajowym i międzynarodowym organom nadzoru, sądom, lub innym osobom trzecim, jeŝeli taki wymóg został nałoŝony przez prawo, lub c) na zasadach określonych w umowie Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za ujawnienie informacji osobom nieuprawnionym przez podmioty, którym z własnej inicjatywy ujawnił je zgodnie z powyŝszymi postanowieniami Strony ustalają zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia Wykonawcy brutto określonego w 3 ust. 1 Umowy tj. w kwocie.. zł brutto (słownie. brutto). 2. Zabezpieczenie słuŝy zaspokojeniu roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienaleŝytego wykonania Umowy przez Wykonawcę. 3. W trakcie realizacji Umowy Wykonawca moŝe dokonać zmiany formy zabezpieczenia naleŝytego wykonania Umowy na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 148 ust. 1 ustawy P.z.p. Strona 5 z 7

6 4. Za zgodą Zamawiającego, Wykonawca moŝe dokonać zmiany formy zabezpieczenia naleŝytego wykonania Umowy na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 148 ust. 2 ustawy P.z.p. 5. Zmiana formy zabezpieczenia dokonana będzie z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości. 6. Zamawiający zwraca zabezpieczenie naleŝytego wykonania Umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez Zamawiającego za naleŝycie wykonane Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z 1 szkolenia (z całkowitej liczby 30 szkoleń). Informacja o rezygnacji zostanie przekazana Wykonawcy drogą elektroniczną w terminie 4 dni kalendarzowych przed ustalonym terminem szkolenia zaplanowanym w Harmonogramie szkoleń ustalonym pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia stosownych zmian w odniesieniu do ilości szkoleń określonej w 1 ust. 1 Umowy. Wprowadzenie zmian moŝliwe będzie w przypadku niezrekrutowania i niezgłoszenia przez Zamawiającego maksymalnej ilości uczestników szkoleń, określonej w Załączniku nr 1 do Umowy. Zamawiający dopuszcza wówczas moŝliwość zorganizowania dodatkowej ilości szkoleń dla liczby osób nie przekraczającej róŝnicy pomiędzy planowaną maksymalną liczą uczestników a liczbą uczestników ostatecznie zrekrutowanych. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony Umowy. PowyŜsza zmiana nie moŝe spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie moŝe równieŝ wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu. 3. Zamawiający dopuszcza moŝliwość zmiany miejsca realizacji usługi. Warunkiem takiej zmiany jest wystąpienie sytuacji związanych z działaniem siły wyŝszej, tj. wyjątkowych zdarzeń lub niezwykłych i nieprzewidzianych okoliczności niezaleŝnych od Strony, która się na nie powołuje i których konsekwencji mimo zachowania naleŝytej staranności nie moŝna było uniknąć, uniemoŝliwiających zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń w miejscu wskazanym w ofercie, stanowiącej Załącznik nr. do Umowy. W powyŝszym przypadku, Wykonawca zobowiązany jest zaproponować inną, nie wymienioną w ofercie lokalizację, o standardzie nie gorszym niŝ opisany w Załączniku nr.. do Umowy. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony umowy. PowyŜsza zmiana nie moŝe spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie moŝe równieŝ wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu powierza przetwarzanie danych osobowych Wykonawcy w zakresie wynikającym z realizacji przedmiotu umowy tj. imię i nazwisko, nazwę pracodawcy, adres oraz numer telefonu celem rejestracji uczestników na szkolenia oraz realizacji usług transportowej i noclegowej. 2. W zakresie przetwarzania danych osobowych Wykonawca ma obowiązek przestrzegania obowiązków określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., nr 101, poz. 926, z późn. zm. ) oraz innych przepisach prawa i postanowień umowy. 3. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeŝeli osoba, której dane dotyczą, wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. NiewyraŜenie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest równoznaczne z brakiem moŝliwości udziału w projekcie. 4. Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu wykonania niniejszej Umowy. 5. Wykonawca przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych ma obowiązek podjąć środki zabezpieczające zbiór danych, w szczególności zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupowaŝnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 6. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające imienne upowaŝnienie do przetwarzania danych osobowych. Strona 6 z 7

7 7. Wykonawca ma obowiązek prowadzić ewidencję pracowników upowaŝnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją projektu. 8. Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego o: 1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym uŝyciu; 2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem. 9. Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Zamawiającemu, na kaŝde Ŝądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o kaŝdym przypadku naruszenia przez swoich pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. 10. Wykonawca umoŝliwi Zamawiającemu, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli, w terminie wspólnie ustalonym, nie późniejszym jednak niŝ 5 dni kalendarzowych od dnia powiadomienia, w celu sprawdzenia prawidłowości przetwarzania oraz zabezpieczenia danych osobowych. 11. W przypadku powzięcia przez Zamawiającego wiadomości o raŝącym naruszeniu przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z przepisów, o których mowa, Wykonawca umoŝliwi Zamawiającemu dokonanie niezapowiedzianej kontroli w zakresie przestrzegania ww. przepisów. 12. Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku kontroli przeprowadzonej przez Zamawiającego lub inne instytucje upowaŝnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów. 13. Po zakończeniu realizacji Umowy, Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego usunięcia danych osobowych, zebranych i przetwarzanych w wyniku realizacji niniejszej Umowy W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Spory mogące wynikać z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 3. W razie braku moŝliwości rozstrzygnięcia sporu w wyŝej wymieniony sposób, kwestie sporne poddane zostaną rozpatrzeniu sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Zamawiającego. 4. Wszystkie zmiany postanowień niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 5. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Załączniki: 1. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Strona 7 z 7