SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA. Przetarg nieograniczony nr BDG-V KB/08

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Przetarg nieograniczony nr BDG-V KB/08 na przeprowadzenie: emisji reklamy w internecie emisji reklamy w prasie o zasięgu ogólnopolskim której odbiorcami będą potencjalni beneficjenci Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i ogół społeczeństwa oraz przedstawienie raportu z przeprowadzonej emisji. Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1.1 UŜyte w niniejszej specyfikacji słowo ustawa bez bliŝszego określenia oznacza ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655), natomiast skrót SIWZ niniejszą Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia. 1.2 Zamawiającym jest Ministerstwo Rozwoju Regionalnego z siedzibą - ul. Wspólna 2/4, Warszawa, Adres na który naleŝy kierować korespondencję: Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Biuro Dyrektora Generalnego ul. Wspólna 2/4, Warszawa, faks (022) Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego. 1.4 Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być złoŝone wraz z tłumaczeniami na język polski, poświadczonymi przez wykonawcę. 1.5 KaŜdy wykonawca moŝe złoŝyć jedną ofertę. 1.6 Zamawiający nie wyraŝa zgody na składanie ofert częściowych. 1.7 Zamawiający nie dopuszcza moŝliwości złoŝenia oferty wariantowej. 1.8 Zamawiający dopuszcza moŝliwość powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom. 1.9 Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert Termin wykonania zamówienia: 7 tygodni od dnia zawarcia umowy. Rozdział 2. Opis przedmiotu zamówienia 2.1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie: emisji reklamy w internecie emisji reklamy w prasie której odbiorcami będą potencjalni beneficjenci Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i ogół społeczeństwa oraz przedstawienie raportu z przeprowadzonej emisji. Kod i nazwa zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: usługi reklamowe Opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 3 do Wzoru umowy Wzór umowy stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. 1

2 Rozdział 3. Opis warunków udziału w postępowaniu 3.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ustawy oraz spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 ustawy; w okresie ostatnich trzech lat przed wszczęciem niniejszego postępowania lub w okresie prowadzenia działalności, jeśli okres ten jest krótszy niŝ trzy lata, naleŝycie wykonali co najmniej: 3 usługi polegające na zaplanowaniu i koordynacji emisji reklamy internetowej o wartości nie mniejszej niŝ zł brutto kaŝda oraz 3 usługi polegające na zaplanowaniu i koordynacji emisji reklamy prasowej o wartości nie mniejszej niŝ ,00 zł. brutto kaŝda, dysponują następującymi narzędziami do wykonania zamówienia: a) narzędzie do badań marketingowych; b) narzędzie do planowania umoŝliwiające: dobór mediów, dobór form reklamy, dobór ilości emisji, optymalizację wskaźników mediowych i cenowych; c) narzędzie do emisji i monitoringu kampanii on-line umoŝliwiające: emisję reklam, monitoring i optymalizację efektywności kampanii, tworzenie raportów on-line 3.2 W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 3.1 wykonawcy muszą złoŝyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty: Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, określonych w art. 22 ustawy sporządzone zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 2 do SIWZ; Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeŝeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Wykaz naleŝy przedstawić zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 3 do SIWZ. Do kaŝdej wykonanej usługi (wskazanej w wykazie) naleŝy przedstawić dokument potwierdzający, Ŝe usługa ta została wykonana naleŝycie. Wykaz musi zawierać informacje niezbędne do stwierdzenia czy wykonawca spełnia warunek określony w pkt Wykaz niezbędnych do wykonania zamówienia narzędzi, jakimi dysponuje wykonawca. Wykaz musi zawierać informacje niezbędne do stwierdzenia czy wykonawca spełnia warunek określony w pkt

3 3.3 W przypadku wnoszenia oferty przez wykonawców występujących wspólnie (konsorcja/ spółki cywilne) naleŝy spełnić następujące warunki: wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; do oferty naleŝy dołączyć pełnomocnictwo (w formie pisemnej, tj. w oryginale lub kopii potwierdzonej notarialnie), o którym mowa w pkt oraz dokumenty, wymienione w pkt 3.2, z tym, Ŝe dokumenty o których mowa w pkt i naleŝy dołączyć od kaŝdego wykonawcy; oferta oraz dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu muszą być podpisane zgodnie z zasadami określonymi w Rozdziale 4 pkt 4.5 przez kaŝdego wykonawcę lub ustanowionego pełnomocnika. 3.4 W przypadku wnoszenia oferty przez wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wymagane dokumenty naleŝy złoŝyć na zasadach określonych w 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich moŝe Ŝądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605). Rozdział 4. Opis sposobu przygotowania ofert 4.1 Oferta musi zawierać: Formularz oferty sporządzony zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 4 do SIWZ Kalkulację Kostów zawierającą koszty cząstkowe dla poszczególnych stron www, CPM - koszt tysiąca wyświetleń, koszty cząstkowe dla poszczególnych tytułów prasowych oraz koszt obsługi technicznej kampanii i wynagrodzenie wykonawcy, sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 5 do SIWZ Mediaplan, uwzględniający załoŝenia zawarte w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 3 do umowy, zawierający strategię kampanii reklamowej wraz z jej uzasadnieniem zawierającym przewidywane wyniki kampanii w prasie i na portalach internetowych oraz zakładaną efektywność, w tym: czas, ilość i format wyemitowanych reklam w prasie dobór typów reklam prasowych do poszczególnych zaproponowanych tytułów, propozycje portali internetowych dla emisji poszczególnych typów reklamy internetowej wskazanej w Opisie przedmiotu zamówienia, dobór mediów (portali internetowych) pod kątem ich zgodności z grupą docelową (Affinity Index), liczbę wizyt na stronie, zakładany wskaźnik CTR - procent kliknięć na reklamę w stosunku do ilości jej wyświetleń) Wskazanie części zamówienia wraz z podaniem zakresu wykonywanych czynności, których wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom Do oferty naleŝy dołączyć wszystkie oświadczenia i dokumenty, wymienione odpowiednio w Rozdziale 3 pkt 3. 2 lub 3.3 (w przypadku wykonawców występujących wspólnie). 1) Oświadczenia i dokumenty, o których mowa w Rozdziale 3 pkt 3.2 i 3.3 powinny być sporządzone zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego wzorami załącznikami, a w szczególności muszą zawierać wszystkie wymagane informacje. 3

4 4.3. Dokument, o którym mowa w Rozdziale 3 pkt oraz dokumenty potwierdzające, Ŝe usługi zostały wykonane naleŝycie, naleŝy złoŝyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. 4.4 Wymagania dotyczące przygotowania oferty: Ofertę składa się, pod rygorem niewaŝności, w formie pisemnej; Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ; Oferta powinna być napisana w sposób czytelny; Wszystkie dokumenty oferty muszą być podpisane przez wykonawcę; Wszelkie zmiany naniesione przez wykonawcę po sporządzeniu oferty muszą być parafowane przez wykonawcę; Informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a wykonawca zastrzegł, Ŝe nie mogą one być udostępniane, muszą być oddzielone od pozostałej części oferty. Wykonawca nie moŝe zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy; Ofertę wraz z dokumentami i oświadczeniami, o których mowa w Rozdziale 3 pkt 3.2 lub 3.3, naleŝy złoŝyć w dwóch egzemplarzach (oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę); Wykonawca winien zamieścić ofertę w kopercie/opakowaniu. Na kopercie/opakowaniu naleŝy umieścić: nazwę, adres, telefon wykonawcy Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Biuro Dyrektora Generalnego Warszawa, ul. Wspólna 2/4 oznaczenie: Emisja reklam w Internecie i w prasie na temat PO IG BDG-V KB/08 Nie otwierać przed dniem 13 maja 2008 r. do godz Ilekroć w treści SIWZ oraz w załącznikach do SIWZ występuje wymóg podpisywania przez wykonawcę dokumentów stanowiących ofertę oraz dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub potwierdzania za zgodność z oryginałem, naleŝy przez to rozumieć, Ŝe dokumenty te muszą być opatrzone podpisami osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, wymienionych we właściwym rejestrze lub ewidencji, bądź umocowanych przez te osoby do składania oświadczeń woli na podstawie odrębnego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo (w formie oryginału lub kopii potwierdzonej notarialnie) naleŝy dołączyć do oferty. W przypadku potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem, dokumenty te naleŝy opatrzyć podpisem wykonawcy i klauzulą za zgodność z oryginałem. Podpisy wykonawcy na dokumentach muszą być złoŝone w sposób pozwalający zidentyfikować osobę podpisującą. 4.6 Opis sposobu obliczenia ceny oferty: Zaoferowaną cenę naleŝy przedstawić w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik Nr 4 do SIWZ. Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena netto oraz brutto (netto + podatek VAT). 4

5 4.6.2 Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie wykonawcy i projekcie umowy Cena oferty jest ceną ryczałtową Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres obowiązywania umowy Ceny naleŝy wyrazić w jednostkach pienięŝnych tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku Rozliczenia między Zamawiającym a wykonawcą będą prowadzone w PLN. Rozdział 5. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 5.1 Ofertę wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w Rozdziale 3 pkt 3.2 lub 3.3 naleŝy złoŝyć w terminie do dnia 13 maja 2008 r. do godz w Kancelarii Ogólnej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego pok. 0002, ul. Wspólna 2/4, Warszawa. 5.2 Otwarcie ofert nastąpi w dniu 13 maja 2008 r. o godz w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego, ul. Wspólna 2/4, Warszawa sala nr Oferty złoŝone po terminie będą zwrócone składającym bez otwierania kopert/opakowań. 5.4 Wykonawca moŝe, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Rozdział 6. Ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz badanie ofert 6.1 Zamawiający dokona oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu na zasadzie spełnia/nie spełnia, na podstawie dokumentów wymienionych w Rozdziale 3 pkt 3.2, a w przypadku podmiotów występujących wspólnie pkt 3.2 i Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy: podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy; nie spełniają warunków określonych w Rozdziale 3 pkt 3.1 lub 3.3 SIWZ; nie potwierdzili spełniania tych warunków na zasadach określonych w Rozdziale 3 pkt 3.2, a w przypadku wykonawców występujących wspólnie pkt Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 6.4 Zamawiający odrzuci ofertę jeŝeli w toku badania ofert okaŝe się, Ŝe: Oferta jest niezgodna z ustawą; Jej treść nie odpowiada treści SIWZ; Jej złoŝenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; Zawiera raŝąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; Została złoŝona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia; Zawiera omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie moŝna poprawić na podstawie art. 88 ustawy lub błędy w obliczeniu ceny; Wykonawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny; Jest niewaŝna na podstawie odrębnych przepisów. 6.5 W toku badania i oceny ofert Zamawiający moŝe Ŝądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złoŝonych ofert. 5

6 6.6.Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, na zasadach określonych w art. 88 ustawy. Rozdział 7. Ocena ofert 7.1 Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniŝej przedstawionych kryteriów oceny ofert. Kryterium Waga (%) 1) Cena ofertowa 50 % 2) Propozycja kampanii reklamowej 50 % 7.2 Sposób oceny ofert: 1) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt) 2) Punkty za kryterium cena zostaną obliczone przez kaŝdego oceniającego członka komisji przetargowej wg wzoru: NajniŜsza zaoferowana cena brutto x 50 = ilość punktów Cena brutto badanej oferty Do wzoru zostaną przyjęte ceny zamówienia brutto zawarte w Formularzu Ofertowym. 3) Kryterium Propozycja kampanii reklamowej zostanie ocenione przez kaŝdego oceniającego członka komisji przetargowej na podstawie mediaplanu o którym mowa w Rozdziale 4 pkt 4.1.3, w skali punktowej od 1 do 50 punktów. Przy ocenie będą brane pod uwagę następujące elementy: I. trafność i planowana skuteczność zaproponowanej strategii kampanii w kontekście spełnienia celów komunikacyjnych (do 20 pkt), II. kampania reklamowa w prasie (do15 pkt), w tym: a) ilość publikacji ogłoszeń kaŝdego typu reklamy w prasie - do 7 pkt b) format/ wielkość ogłoszeń prasowych do 3 pkt c) róŝnorodność i dobór tytułów prasowych. 5 pkt III. kampania reklamowa w internecie (do 15 pkt), w tym: a) Propozycje portali internetowych dla emisji poszczególnych typów reklamy z zastosowaniem czterech typów reklamy na poszczególnych stronach internetowych - 35% b) Dobór portali internetowych pod kątem ich zgodności z grupą docelową (Affinity Index) do 35%. (Affinity Index poszczególnych stron, na których będzie umieszczona reklama). 6

7 D DI = D bo max 100 x 35% DI - uzyskana ilość punktów D max najwyŝsza ilość punktów (wynikająca ze złoŝonych ofert) D bo - ilość punktów badanej oferty c) Liczba wizyt na stronie do 30% Lwbo Lw = 100 x 30 % Lw max Lw - uzyskana ilość punktów w ramach liczby wizyt na stronie L w max najwyŝszy wskaźnik wizyt na stronie (wynikający ze złoŝonych ofert) Lw bo - wskaźnik badanej oferty Uzyskane punkty w ramach poszczególnych podkryteriów zostaną zsumowane i pomnoŝone przez wg kryterium kampania reklamowa w Internecie - 15, zgodnie z poniŝszym wzorem I = ( a + b + c) x Ilości punktów za poszczególne kryteria, przyznane przez poszczególnych członków komisji przetargowej dokonujących oceny zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. 7.4 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyŝszą końcową ocenę oferty. Rozdział 8. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy 8.1 O wynikach postępowania Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. 8.2 Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niŝ 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. 8.3 JeŜeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający moŝe wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. Rozdział 9. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami 9.1 Wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawca przekazują pisemnie lub faksem. 9.2 JeŜeli oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są za pomocą faksu, kaŝda ze stron na Ŝądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 9.3 Protesty składa się wyłącznie w formie pisemnej. 9.4 Zamawiający nie wyraŝa zgody na przekazywanie dokumentów oraz informacji drogą elektroniczną. 9.5 Osoba uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami: Katarzyna Błońska Biuro Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, ul. Wspólna 2/4, pok. 2106, Warszawa, od poniedziałku do piątku, w godz. od 9.00 do 15.00, tel. (022) , faks (022)

8 9.6 Wykonawca moŝe zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający udzieli wyjaśnień, chyba Ŝe prośba o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynęła do Zamawiającego na mniej niŝ 6 dni przed terminem składania ofert. W związku z tym, Ŝe SIWZ jest udostępniana na stronie internetowej to zgodnie z art. 38 ust 2 ustawy treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zostanie zamieszczona na tej stronie. Rozdział 10. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia 10.1 Wobec czynności podjętych przez Zamawiającego w toku postępowania oraz w przypadku zaniechania przez Zamawiającego czynności, do których jest zobowiązany na podstawie ustawy, wykonawcy przysługuje wniesienie pisemnego protestu do Zamawiającego Terminy wnoszenia protestów są określone w art. 180 ustawy Protest będzie wniesiony skutecznie jeŝeli w formie pisemnej dotrze do siedziby Zamawiającego, na adres wskazany w Rozdział 1 pkt 1.2 SIWZ w terminach, o których mowa w pkt Protest powinien wskazywać oprotestowaną czynność lub zaniechanie Zamawiającego, a takŝe zawierać Ŝądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie protestu. Rozdział 11. Załączniki: Załącznik Nr 1 Wzór umowy wraz z Opisem przedmiotu zamówienia załącznik nr 3 do wzoru umowy Załącznik Nr 2 Wzór oświadczenia Załącznik Nr 3 Wykaz usług Załącznik Nr 4 Formularz oferty Załącznik Nr 5 Wzór kalkulacji kosztów 8