Kierunki działania. ania Komendy Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Kieleckiej na rok 2009

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Uchwały nr 2/2009 Komendy ZHP Chorągwi Kieleckiej z dnia 13 stycznia 2009 r. Kierunki działania ania Komendy Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Kieleckiej na rok

2 Nadchodzący 2009 rok będzie dla Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Kieleckiej im. Stefana Żeromskiego kolejnym rokiem wytężonej pracy, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów program i kształcenie. Zarówno Chorągiew jak i większość hufców każdego dnia napotyka problemy utrudniające działalność statutową i pożytku publicznego na rzecz dzieci i młodzieży. Dużo pracy i związanego z tym czasu absorbują Komendom Hufców obowiązki związane ze sprawozdawczością finansową. Wynika to wprost z obowiązującego ustawodawstwa i przepisów wykonawczych, a nie z wygórowanych oczekiwań Komendy Chorągwi. Do najistotniejszych mankamentów pojawiających się w bieżącej działalności zaliczyć należy: - niedostateczną ilość kadry instruktorskiej, procesowi temu towarzyszy stale postępująca fluktuacja, - spadek ilościowy uczestników akcji letniej obozowej i nieobozowej ze szczególnym uwzględnieniem członków gromad zuchowych i drużyn harcerskich, - niedostateczne wspieranie działalności hufców przez samorządy powiatowe i gminne, W związku z istniejącymi problemami rok 2009 to czas, który w szczególności powinien zostać poświęcony przez Komendy Hufców na pozyskanie oraz przygotowanie posiadanej kadry instruktorskiej do pełnienia funkcji związanych z bieżącą działalnością programową oraz finansową Hufców. Należy zauważyć, że największą bolączką jest brak w naszej chorągwi instruktorów posiadających uprawnienia oraz umiejętności do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej. Dużym wyzwaniem będą też zapewne przygotowania prowadzone zarówno przez Hufce jak i Komendę Chorągwi do Zlotu Związku Harcerstwa Polskiego Kraków Rok 2009 to czas realizacji ostatniego etapu związanego z uzyskaniem osobowości prawnej przez nasze stowarzyszenie w dniu 25 maja 2008 roku, w tym skuteczne przejęcie majątku od Głównej Kwatery ZHP. Komenda ZHP Chorągwi Kieleckiej w nadchodzącym roku szczególne działania zamierza ukierunkować na: dalszą poprawę sytuacji ekonomicznej ZHP Chorągwi Kieleckiej i Hufców, podniesienie poziomu oraz rozszerzenie dotychczasowej oferty w zakresie kształcenia kadr instruktorskich stowarzyszenia, poprawę oraz rozpowszenienie wypracowanego wizerunku stowarzyszenia, realizację zamierzeń przedstawionych w przyjętej strategii na lata

3 1. SEKTOR EKONOMICZNO - FINANSOWY Główne cele działalności w zakresie sektor ekonomicznego ZHP Chorągwi Kieleckiej im. Stefana Żeromskiego na 2009 rok to: usprawnienie oraz podniesienie poziomu obsługi finansowo - ekonomicznej świadczonej zarówno przez Wydział Finansowo Ekonomiczny ZHP Chorągwi Kieleckiej jak i Komendy Hufców. W trakcie minionego roku ZHP Chorągiew Kielecka uregulowała wszelkie zobowiązania wobec GK ZHP w Warszawie z tyt. składek członkowskich, w tym za bieżący 2008 rok w całości. Ten duży wysiłek ekonomiczny zostanie poparty w nadchodzącym 2009 wdrożeniem sytemu monitoringu odpłatności składek członkowskich przekazywanych przez nasze jednostki organizacyjne. Celem jego wdrożenia jest nie dopuszczenie do powstania nowych zobowiązań wobec GK ZHP w Warszawie z tyt. składek członkowskich. W dalszym ciągu podejmowane będą działania mające na celu podniesienie skuteczności pozyskiwania środków finansowych na realizację zadań publicznych przez Hufce i Referat Promocji i Pozyskiwania Środków ZHP ChK. Należy tutaj pamiętać o tym że pozyskanie nowych źródeł finansowania działalności statutowej ZHP ChK jest alternatywą, która zostanie wykorzystana jedynie pod warunkiem stworzenia atrakcyjnych programów do składanych wniosków o dotacje na realizację zadań. Doświadczenia zdobyte w trakcie realizacji Kampanii 1% dla ZHP Chorągwi Kieleckiej należy wykorzystać w bieżącym roku w celu podniesienia poziomu jej skuteczności, co be Działanie 1.1 Wiarygodny partner - przygotowanie oraz terminowa publikacja sprawozdania z zakresu prowadzonej działalności pożytku publicznego, w tym sprawozdania z wydatkowania środków pochodzących z odpisów podatkowych 1% dla ZHP Chorągwi Kieleckiej - terminowe i rzetelne wykonywanie pozostałych obowiązków w zakresie sprawozdawczości wynikających wprost z obowiązujących aktów prawnych Rzeczpospolitej Polskiej i wewnętrznych Związku Harcerstwa Polskiego, - wdrożenie mechanizmów umożliwiających terminowe regulowanie zobowiązań wynikających z tytułu świadczonych dostaw i usług na rzecz ZHP Chorągwi Kieleckiej i jej jednostek organizacyjnych, - przestrzeganie oraz realizacja postanowień zapisanych w dotychczas zawartych porozumieniach, umowach o współpracy, itp. - terminowe oraz rzetelne wywiązywanie się z zawieranych umów na dostawy, usługi, realizację zadań publicznych, itp. 3

4 Działanie 1.2 Kadra finansowo ekonomiczna stowarzyszenia - dokonanie bieżącej analizy potrzeb opracowanie szczegółowego planu szkoleń w zakresie pozyskiwania środków, pisania wniosków grantowych, zarządzania finansami, - powołanie zespołu zajmującego się organizacją szkoleń dla skarbników i osób odpowiadających za gospodarkę finansową w hufcach, - przygotowanie skarbników do pozyskiwania środków- organizacja szkoleń, warsztatów z uwzględnieniem Ustawy o działalności pożytku publicznego, opracowanie, gromadzenie i udostępnianie wzorcowych programów, wniosków, grantów pozyskiwania środków - systematyczna praca ze skarbnikami, osobami odpowiadającymi za politykę finansową hufca, za majątek hufca, Działanie 1.3 Organizacja i zarządzanie. - opracowanie mechanizmów nadzoru i kontroli finansowo ekonomicznej w hufcach ZHP Chorągwi Kieleckiej oraz DH Białogon, OZHP ChK w Sielpii, - optymalizacja kosztów administracyjnych w Komendzie ZHP Chorągwi Kieleckiej oraz jednostkach organizacyjnych, - zorganizowanie stałego miejsca w Internecie z giełdą pomysłów, - prezentacja sposobów pozyskiwania środków przez drużyny opłacające składki, - opracowanie programu szkoleń w zakresie realizacji składki członkowskiej jako obowiązującego elementu programu szkolenia drużynowych Działanie 1.4 1% Dla harcerzy - pomoc merytoryczna w przygotowaniu do prowadzenia kampanii 1 %, - analiza wykorzystania uzyskanych środków, upowszechnianie jej wyników, - analiza pozyskanych środków przez hufce, sposób ich wykorzystania, - systematyczne ewidencjonowanie wpływających wpłat z podziałem na jednostki harcerskie, - podsumowanie kampanii. Działanie 1.5 Szkolenia finansowe, konferencje. - wdrożenie i zapoznanie zespołów finansowo ekonomicznych hufców z zasadami Polityki rachunkowości w jednostkach organizacyjnych ZHP obowiązującymi od 1 stycznia 2007 r., przyjętą Uchwałą GK ZHP z dnia 8 stycznia 2007 r. wraz ze zmianami, - stałe podnoszenie kwalifikacji zespołów finansowo ekonomicznych w trakcie 4

5 organizowanych szkoleń i porad telefonicznych, oraz na stronie chorągwi, - współpraca z ekspertami w dziedzinie ekonomiczno finansowej. Działanie 1.6 Składka członkowska - prowadzenie ewidencji składek członkowskich, dyskusje na temat zbieralności i wysokości składki członkowskiej: - praca nad procedurą przekazywania składek, - ewidencjonowanie składek członkowskich, - włączenie się do prac nad zasadami windykacji zaległych składek członkowskich, - wspieranie jednostek harcerskich w ściąganiu zaległych składek. 2. SEKTOR ZARZĄDZANIE Sektor zarządzania w naszym stowarzyszeniu nabiera z każdym rokiem, co raz większego znaczenia, które w efekcie końcowym przekłada się zarówno na usprawnienie pracy oraz obsługi interesantów jak też na ograniczenie kosztów administracyjnych związanych z bieżącą pracą biura Komendy Chorągwi i Komend Hufców. Zarządzenie w ZHP Chorągwi Kieleckiej to przede wszystkim obszar zarządzania zasobami ludzkimi oraz zarządzania informacją. Zwiększenie efektywności zarządzania jest warunkiem, aby Komenda Chorągwi Kieleckiej i Komendy Hufców funkcjonowały na podstawie przejrzystych, ogólnozwiązkowych standardów i procedur. Do podstawowych zadań na 2009 rok w obszarze zarządzanie zaliczyć należy: - bieżącą obsługę: Rady ZHP Chorągwi Kieleckiej, Komisji Rewizyjnej ZHP Chorągwi Kieleckiej, Sądu Harcerskiego ZHP Chorągwi Kieleckiej, - dalsze wdrażanie polityki i zasad ochrony danych osobowych, zgodnie z ustawą, - umieszczanie na stronie chorągwi aktualnie obowiązujących przepisów, procedur, regulaminów oraz innych informacji. - dokonanie oraz sprawdzenie poprawności dotychczas zarchiwizowanej dokumentacji ZHP Chorągwi Kieleckiej w Ośrodku Harcerskim w Sielpi, z szczególnym uwzględnieniem akt zarchiwizowanych w kat. A. Działanie 2.1 Zwiększenie odpowiedzialności młodych ludzi za zarządzanie organizacją. - udział przedstawicieli środowisk harcerskich Kieleckiej Chorągwi w organizowanych konferencji i szkoleniach, - warsztaty dla członków komend chorągwi i hufców z zakresu zarządzania organizacją, - upowszechnianie materiałów opracowanych przez zespoły GK ZHP, - zakończenie prac związanych z wydaniem poradnika dla komendanta i członków komend hufców 5

6 Działanie 2.2 Modelowanie systemowe. - dalsze wdrażanie procedur i rozwiązań umożliwiających sprawne i funkcjonalne zarządzanie zasobami: ludzkimi, rzeczowymi, finansowymi i informacyjnymi, - zastosowanie uwarunkowań wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych z 22 stycznia 2004 roku w bieżącej działalności Komendy Chorągwi i Komend hufców, 3. OBSZAR ROZWÓJ LICZEBNY Zadania w tym obszarze w ZHP Chorągwi Kieleckiej w 2009 roku winny zostać wzorem lat poprzednich ukierunkowane na wspieranie działań hufców i chorągwi w zakresie funkcjonowania ciągu wychowawczego, uświadomienie im jak ważne są działania i ich jakość na wzrost liczebny organizacji. Działanie 3.1 Ułatwianie dostępu do ZHP Celem tego działania jest bezpośrednie dotarcie do środowisk szkolnych przedstawicieli Komend Hufców, w sposób umożliwiający przekazanie potencjalnym kandydatom i ich rodzicom wiedze o ZHP. - dobra akcja promocyjna Związku na szczeblu hufców i chorągwi, - akcja promocyjna na stronach internetowych chorągwi i hufców, - stała aktualizacja wiadomości o ZHP, - promowanie dokonań i podejmowanych działań w środkach masowego przekazu, - organizacja i przeprowadzenie spotkań z rodzicami zuchów i harcerzy, - podejmowanie działań na rzecz środowiska z uwzględnieniem elementów harcerskich i specjalności. Działanie 3.2 Partnerstwo i współpraca Istotnym aspektem wynikającym z działań podjętych w ramach tego zakresu jest sformalizowanie oraz usystematyzowanie dotychczasowych działań podejmowanych przez Komendy Hufców. W efekcie końcowym pozwoli to nie tylko na bardziej efektywne pozyskiwanie środków na realizacje zadań statutowych, ale przede wszystkim uświadomi władzom samorządowym i innym instytucjom zakres działań programowych podejmowanych przez harcerskie Komendy. - analiza podpisanych porozumień z instytucjami i organizacjami, sprawdzenie poprawności zapisów, - analiza możliwości współpracy w ramach podpisanych porozumień oraz zakresu ich wykorzystywania, - upowszechnianie dobrych rozwiązań w tym zakresie. 6

7 4. PRACA Z KADRĄ Głównym zadaniem ZHP Chorągwi Kieleckiej w 2009 r. jest doprowadzenie do stanu, w którym wszystkie środowiska instruktorskie podejmą działania celowe, będące wynikiem zrozumienia i przyjęcia odpowiedzialności nie tylko za swoje środowisko, ale w szerszym aspekcie pod kątem całego Związku Harcerstwa Polskiego jako organizacji. Efekt działań to podniesienie kwalifikacji kadry, w długofalowym procesie. Działanie 4.1 Zwiększenie odpowiedzialności kadry za organizację Przygotowanie kadry do pełnienia funkcji. Upowszechnienie dotychczasowego dorobku kształceniowego środowisk. Kształtowanie świadomej polityki kadrowej. Zadania: - stworzenie sprawnie i zgodnie ze standardami działającego Chorągwianego Zespołu Kadry Kształcącej, stała współpraca ChZKK z Zespołami hufcowymi, współpraca w wymianie doświadczeń i prowadzenia zajęć, - szkolenie kadry komend hufców przez ChZKK z zakresu wprowadzanych zmian, - przygotowanie i wspieranie przez komendę chorągwi pracy z kadrą harcmistrzowską, wspieranie komend hufców w pracy z kadrą przewodnikowską i podharcmistrzowską, - kształcenie do funkcji, - przygotowanie i przeprowadzenie LAS 2009, - uczenie odpowiedzialności i zachowania w sytuacjach kryzysowych, - popularyzacja materiałów metodycznego o sytuacjach kryzysowych w wychowaniu harcerskim agresja, godność osobista - kontynuacja współpracy z kręgami akademickimi działającymi w Kielcach, - gromadzenie i upowszechnianie dorobku wypracowanego w ramach prowadzonego kształcenia i pracy z kadrą. Działanie 4.2 Przygotowanie kadry do wykonywania zadań - zapewnienie oferty szkoleniowej będącej odpowiedzią na potrzeby kadry obejmującej funkcje oraz dla kadry pełniącej funkcje. Pilnym staje się kurs komendantów hufców /dla będących komendantami a nie posiadających przygotowania do pełnienia tej funkcji/, warsztaty dla HKSI oraz opiekunów prób na stopnie instruktorskie, - wspomaganie działań mających na celu szkolenie kadry kierowniczej i kształcącej, - opracowanie i upowszechnienie materiałów metodycznych pomocnych w kształceniu kadry komend hufców, 7

8 - uruchomienie i prowadzenie poradnictwa dla instruktorów-nauczycieli (propozycje kursów, szkoleń i warsztatów zawodowych dla nauczycieli), - wspieranie kwalifikacji nauczycieli instruktorów poprzez warsztaty i szkolenia. Działanie 4.3 Usprawnienie systemu pracy z kadrą Do głównych zadań z zakresu pracy z kadrą należy: uregulowanie i wdrożenie sprawnego systemu funkcjonowania Komisji Stopni Instruktorskich, wypracowanie kompleksowych rozwiązań metodycznych i repertuarowych, praca z KSI szeroko rozumiane poradnictwo. Szczegółowy zakres zadań na 2009 r. to: - wdrożenie przez komendy hufców opisów funkcji, - przyjęcie przez komendy hufców długofalowych programów pracy z kadrą, - opracowanie materiałów i prowadzenie poradnictwa, - by komenda chorągwi i komendy hufców realizowały program pracy z kadrą, będący sposobem realizacji długofalowej polityki kadrowej, a czynną rolę w ich realizacji pełniły zespoły kształcenia i komisje stopni instruktorskich, - kształcenie w komendach hufców prowadzone zgodnie ze standardami kursów, - popularyzacja różnorodnych rozwiązań środowiskowych na rzecz KSI oraz pracę ze stopniem instruktorskim. 5. OBSZAR WIZERUNEK Priorytetowym celem w tym obszarze jest dołożenie wszelkich starań mających na celu budowę i poprawę istniejącego już wizerunku Kieleckiej Chorągwi Związku Harcerstwa Polskiego. Najważniejsze działania ukierunkowane są w 2007 roku na umocnienie pozycji ZHP w społeczeństwie oraz wśród partnerów krajowych i zagranicznych (współpraca i wymiana międzynarodowa). Plan operacyjny z tego obszaru został podzielony na trzy kierunki działań: 5.1 Działanie Spójność Działania mające na celu wykształcenie osób odpowiedzialnych za promocję jednostek harcerskich, wykształcenie rzeczników prasowych, kształcenie kadry kształcącej w tym zakresie. - włączenie się do opracowywania standardów szkoleń w zakresie promocji, - stworzenie zespołów Harcerskiej Służby Informacyjnej na poziomie chorągwi - wydanie płyty z piosenkami premierowymi dla członków ZHP. 8

9 5.2 Działanie ZHP partnerem, z którym warto współpracować Celem na 2009 rok będzie stworzenie materiałów promujących, pozwalających nam pozyskać partnerów spośród organizacji skautowych, promować będziemy również rozwiązania skautowe wewnątrz naszej organizacji. - stworzenie materiałów promujących hufiec, chorągiew dla partnerów zagranicznych, - utworzenie stron internetowych dla partnerów zewnętrznych, - promocja chorągwi, hufca, drużyny w czasie wymiany zagranicznej. 5.3 Działanie Pozytywnie i przejrzyście Celem jest upowszechnianie pozytywnych informacji o Związku, udostępnienie ich osobom spoza ZHP, upowszechnianie rozwiązań radzenia sobie z wewnętrznymi problemami (brak zaufania, braterstwa, pedofilia, itp.). - udrożnienie przepływu informacji, - stworzenie strony internetowej dającej możliwość zamieszczania informacji o swoich imprezach, przedsięwzięciach, - upowszechnienie tych działań poprzez biuletyny informacyjne, chorągwi, hufca, - promocja dobrych rozwiązań w ZHP w radzeniu sobie z problemami (brak zaufania, braterstwa, pedofilia i inne), - zamieszczanie informacji prasowych na stronie internetowej Związku, chorągwi, hufców. 6. OBSZAR PROGRAM Zgodnie z założeniami strategii przyjętej dla Kieleckiej Chorągwi ZHP na lata , głównym i priorytetowym zadaniem powyższego planu operacyjnego jest wzmocnienie charakteru organizacji. Należy czynić starania mające na celu: podobne rozumienie misji, najważniejszych wartości harcerskich oraz metody harcerskiej. Główne zadanie ZHP Chorągwi Kieleckiej w 2009 r. to wspieranie hufców w kreowaniu i prowadzeniu działalności oświatowo- wychowawczej, adresowanej zarówno do dzieci i młodzieży zrzeszonej jak i niezrzeszonej. Dla skutecznej realizacji zadań z obszaru programu, przyjęto następujące kierunki działań na 2009 rok: Działanie 6.1 Metodyka na poziomie Główny cel to wymiana doświadczeń instruktorów metodyków z jednoczesną ich integracją. To szeroko rozumiane prowadzenie poradnictwa metodycznego, działalności wydawniczej i doskonalenie instrumentów metodycznych. - warsztaty metodyczne dla wszystkich grup wiekowych, 9

10 - udział szefów i członków referatów metodycznych w konferencjach metodycznych oraz warsztatach organizowanych przez GK ZHP i CSI, - gromadzenie i upowszechnianie dorobku metodycznego środowisk harcerskich, - wydawanie w formie broszur czy w formie elektronicznej propozycji scenariuszy: kominków, ognisk tematycznych, obietnic zuchowych, przyrzeczeń harcerskich, obrzędowego przekazywania zuchów do drużyny harcerskiej, harcerzy do drużyny starszoharcerskiej czy innych. Działanie 6.2 Wspieranie zespołów metodycznych na poziomie hufca, a tym samym pośrednio i drużynowego. Zadanie to realizowane będzie w 2009 r. poprzez gromadzenie i upowszechnianie dorobku metodycznego prężnie działających środowisk harcerskich. Prowadzenie poradnictwa metodycznego i działalności wydawniczej. - tworzenie bazy materiałów metodycznych na stornie internetowej, - upowszechnianie zgromadzonych materiałów w formie biuletynów, na płytach CD, Działanie 6.3 Realizacja założeń programowych roku Braterstwo. Wdrożenie działań związanych z realizacją założeń drugiego roku programu ZHP na 100-lecie harcerstwa. Szczegóły realizacji programu zostaną przedstawione po ogłoszeniu ich na stronie GK ZHP. Działanie 6.4 Realizacja programu Patriotyzm jutra. Realizacja tego zadania w 2009 r. wiąże się bezpośrednio z realizacją zadań z zakresu wychowania obywatelskiego i patriotycznego, przez Komendy Hufców i środowiska harcerskie do nich należące. Realizacja zadania nastąpi poprzez: - realizacja programu Patriotyzm jutra, - promowanie różnorodnych form pełnienia służby Polsce, - upowszechnienie modelu świadomego i aktywnego udziału członków Związku w obchodach ważnych rocznic i świąt państwowych, - aktywny udział w świętach lokalnych. 10