UMOWA na kompleksową dostawę, instalację i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego wraz z asystą powdrożeniową

Transkrypt

1 Załącznik do SIWZ UMOWA na kompleksową dostawę, instalację i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego wraz z asystą powdrożeniową zawarta w dniu r. w Chełmie, pomiędzy: Miejskim Przedsiębiorstwem Energetyki Cieplnej Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Chełmie ul. Towarowa 9 wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy-Krajowy Rejestr Sądowy pod Nr KRS , NIP , REGON , Kapitał zakładowy ,00 zł zwanym dalej w tekście Zamawiającym, reprezentowanym przez: mgr inż. Mirosława Iwińskiego - Prezesa Zarządu Dyrektora Spółki a... zwanym dalej w tekście Wykonawcą, reprezentowanym przez:.. łącznie zwanych dalej Stronami na podstawie Regulaminu udzielania zamówień sektorowych na dostawy, usługi i roboty budowlane w Miejskim Przedsiębiorstwie Energetyki Cieplnej Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Chełmie, w wyniku wyboru oferty w przetargu ograniczonym została zawarta Umowa o następującej treści: Ilekroć w Umowie jest mowa o: Umowie - należy przez to rozumieć niniejszą Umowę wraz z załącznikami, stanowiącymi jej integralną część. Zintegrowanym Systemie Informatycznym (ZSI) - należy przez to rozumieć zbiór systemów/modułów składających się na oprogramowanie obejmujące obszary funkcjonalne oraz spełniające wymagania szczegółowe i funkcjonalne. Module - należy przez to rozumieć wyodrębnioną jednostkę oprogramowania składającego się na ZSI, realizującą samodzielnie lub przy współdziałaniu z oddzielnym oprogramowaniem, jedną lub kilka uzgodnionych i użytecznych w spółce Zamawiającego funkcjonalności. Systemie zarządzania bazą danych - należy przez to rozumieć zestaw programów służących do korzystania z bazy danych. Bazie danych - należy przez to rozumieć zbiór danych zapisanych zgodnie z określonymi regułami. Dostawie - należy przez to rozumieć świadczenie Wykonawcy polegające na dostarczeniu umówionych rzeczy. Dniu roboczym - należy przez to rozumieć dzień od poniedziałku do piątku włącznie, z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. Projekcie wdrożenia - należy przez to rozumieć dokument opracowany przez Strony i zaakceptowany przez Zamawiającego, będący podstawą dla wdrożenia ZSI, obejmujący szczegółowy Harmonogram wdrożenia. Harmonogramie wdrożenia należy przez to rozumieć dokument wchodzący w skład Projektu wdrożenia zawierający usystematyzowane, chronologiczne zestawienie prac w toku realizacji Umowy wraz z przyporządkowanymi tym pracom terminami ich wykonania. Zespole Wdrożeniowym - należy przez to rozumieć osoby dysponujące wymaganymi kwalifikacjami oraz doświadczeniem, oddelegowane przez Strony do realizacji wdrożenia ZSI, zabezpieczające pod względem organizacyjnym i merytorycznym sprawne jego przeprowadzenie. Protokole zdawczo-odbiorczym - należy przez to rozumieć dokument stwierdzający realizację przez Wykonawcę kolejnego etapu Umowy, podpisany przez Strony. Wdrożeniu ZSI należy przez to rozumieć ogół prac zrealizowanych przez Wykonawcę zgodnie

2 z niniejszą Umową mający na celu dostawę, instalację oraz uruchomienie u Zamawiającego Zintegrowanego Systemu Informatycznego zgodnie z niniejszą Umową, Ofertą Wykonawcy i SIWZ. Sprzęt komputerowy należy przez to rozumieć wszelki sprzęt i urządzenia szczegółowo określone w Załączniku nr 1 do Umowy oraz Ofercie Wykonawcy. Szkoleniu - należy przez to rozumieć przekazanie przez Wykonawcę informacji, bądź to w formie grupowego warsztatu, bądź to w formie indywidualnych konsultacji (również zdalnych), które wystarczają do samodzielnej obsługi ZSI przez użytkowników Zamawiającego. Awarii - należy przez to rozumieć wadę fizyczną ZSI, uniemożliwiającą wykorzystanie jego założonej funkcjonalności. Usterce - należy przez to rozumieć wadę fizyczną ZSI, utrudniającą w stopniu znacznym wykorzystanie jego założonej funkcjonalności. Czasie reakcji - należy przez to rozumieć okres od chwili zgłoszenia awarii bądź usterki do chwili podjęcia działań przez Wykonawcę w celu jej usunięcia poprzez osobiste wsparcie w siedzibie Zamawiającego. Dokumentacji - należy przez to rozumieć wszelką dokumentację dotyczącą ZSI, do której dostarczenia zobowiązany jest wykonawca w ramach realizacji Umowy w szczególności: dokumentację ogólną techniczną, dokumentację administracyjną (podręcznik administratora), dokumentację użytkownika (podręcznik użytkownika) oraz dokumentację powdrożeniową opracowaną i dostarczoną Zamawiającemu w ramach realizacji niniejszej Umowy. Wszelka dokumentacja dostarczona będzie w języku polskim. 1. Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa dostawa, instalacja i wdrożenie przez Wykonawcę Zintegrowanego Systemu Informatycznego u Zamawiającego wraz z asystą powdrożeniową. 2. Realizacja przedmiotu Umowy następować będzie w następujących etapach: 1) Etap I: dostawa, instalacja i konfiguracja sprzętu komputerowego, tj.: serwera bazy danych i serwera plików NAS jako systemu archiwizacji danych wraz z oprogramowaniem systemowym i narzędziowym, oraz udzielenie 36-miesięcznej gwarancji jakości na dostarczony sprzęt komputerowy; 2) Etap II: dostawa, instalacja i konfiguracja systemu zarządzania bazą danych; 3) Etap III: dostawa i instalacja Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI), w co najmniej następującym zakresie funkcjonalnym: a) Infrastruktura, b) Sprzedaż Ciepła, c) Sprzedaż Pozostała, d) Finanse i Księgowość, e) Majątek Trwały, f) Gospodarka Materiałowa, g) Analizy Ekonomiczne, h) Sekretariat, oraz udzielenie Zamawiającemu w ramach wynagrodzenia za przedmiot zamówienia licencji na dostarczony przez Wykonawcę ZSI, a także udzielenie 36-miesięcznej gwarancji jakości na dostarczony ZSI; 4) Etap IV: wdrożenie funkcjonalności ZSI; 5) Etap V: zapewnienie asysty powdrożeniowej nad ZSI. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia w tym minimalnych wymagań ZSI i jego poszczególnych obszarów funkcjonalnych modułów zawiera Załącznik nr 1 do Umowy (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia) wraz z Załącznikiem A (Opis wymagań funkcjonalnych dla Zintegrowanego Systemu Informatycznego). 2. Sprzęt komputerowy 1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć sprzęt komputerowy, tj.: serwer bazy danych i serwer plików NAS jako systemu archiwizacji danych wraz z oprogramowaniem systemowym i narzędziowym, szczegółowo określony w Załączniku nr 1 do Umowy oraz w Ofercie Wykonawcy, w terminie 20 dni roboczych od daty podpisania Umowy. 2. Wykonawca zapewni we własnym zakresie dostarczenie do Zamawiającego oraz zainstalowanie i konfigurację u Zamawiającego sprzętu komputerowego w ramach

3 uzgodnionego wynagrodzenia. 3. Wykonawca zapewnia dobrą jakość i sprawne działanie dostarczonego sprzętu komputerowego. 4. Wykonawca udziela 36-miesięcznej gwarancji na dostarczony Zamawiającemu sprzęt komputerowy, liczonej od daty podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego. 5. Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia w ramach wynagrodzenia określonego w 8 Umowy wad fizycznych sprzętu komputerowego, będących następstwem niewłaściwego montażu lub przedwczesnego zużycia jego elementów. Maksymalny czas reakcji Strony uzgadniają na 4 godziny w dzień roboczy poprzez osobiste wsparcie, a usunięcie wad nastąpi najpóźniej w następnym dniu roboczym, po dniu zgłoszenia. 6. W ramach wynagrodzenia określonego w 8 Umowy Wykonawca zobowiązuje się do wymiany wadliwego sprzętu komputerowego lub jego części na wolne od wad w przypadku gdy: a) wada jest istotna i nieusuwalna; b) pomimo dokonania 3 napraw gwarancyjnych w sprzęcie komputerowym lub w jego części nadal występują wady uniemożliwiające lub utrudniające wykorzystanie sprzętu komputerowego lub jego części zgodnie z przeznaczeniem. 7. W przypadku awarii, której naprawa nie jest możliwa w następnym dniu roboczym po dniu zgłoszenia, Wykonawca w ramach wynagrodzenia określonego w 8 Umowy zapewni dostarczenie zastępczego sprzętu komputerowego (serwera), do czasu ukończenia naprawy. 3. System zarządzania bazą danych 1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć, zainstalować i skonfigurować na dostarczonym przez Wykonawcę serwerze licencjonowany system zarządzania bazą danych, zgodnie z wymaganiami szczegółowo określonymi w Załączniku nr 1 do Umowy w terminie 20 dni roboczych od daty podpisania Umowy. 2. Zakończenie prac, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu potwierdzone zostanie podpisanym przez Strony protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. Wykonawca zapewni, że Licencja na użytkowanie systemu zarządzania bazą danych udzielona zostanie na zasadach określonych przez producenta tego systemu, na okres co najmniej 2 lat. 4. Warunki licencji systemu zarządzania bazą danych w języku polskim zostaną dostarczone Zamawiającemu w formie elektronicznej. 4. Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) 1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zintegrowany System Informatyczny ZSI w zakresie szczegółowo opisanym w Załączniku nr 1 do Umowy w terminie 20 dni roboczych od daty podpisania Umowy. Wykonawca dostarczy ZSI w formie nośnika optycznego wraz z dokumentacją w języku polskim. 2. ZSI zostanie zainstalowany na serwerze dostarczonym przez Wykonawcę. 3. Zakończenie prac określonych w ust. 1 i 2 potwierdzone zostanie protokołem zdawczoodbiorczym. 4. Wykonawca udziela 36-miesięcznej gwarancji na dostarczony ZSI będący przedmiotem niniejszej Umowy. 5. W ramach wynagrodzenia określonego w 8 Umowy Wykonawca zobowiązuje się usuwać wszelkie usterki, awarie, które utrudniają bądź uniemożliwiają korzystanie z ZSI albo ograniczają jego wykorzystanie zgodnie z opisem i dokumentacją oraz dokonać wymiany ZSI posiadającego wady, na wolny od wad, przy czym, Wykonawca gwarantuje, że czas reakcji Wykonawcy nie będzie dłuższy niż 4 godziny poprzez osobiste wsparcie, a usunięcie usterki, awarii, wady nastąpi najpóźniej w następnym dniu roboczym, po chwili zgłoszenia. 6. Z chwilą przekazania ZSI, Zamawiający uzyskuje prawo: a) własności materialnych substytutów ZSI (nośników optycznych i dokumentacji); b) do wymiany ZSI w przypadku stwierdzenia wad fizycznych w jego materialnych substytutach (wady nośników optycznych). 5. Warunki licencji 1. Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony do udzielania licencji na ZSI.

4 2. Wykonawca oświadcza, że korzystanie z ZSI na podstawie udzielonej licencji nie narusza żadnych praw własności osób trzecich, a zwłaszcza nie wymaga uzyskania przez Zamawiającego zezwolenia od osoby trzeciej. 3. Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej, niezbywalnej, bez prawa wypowiedzenia (nieodwołalnej) - licencji na użytkowanie ZSI, w siedzibie Zamawiającego i jego jednostkach organizacyjnych, dla 50 użytkowników jednoczesnych. 4. Wykonawca udziela Zamawiającemu Licencji na czas nieoznaczony liczony od dnia podpisania protokołu zdawczo- odbiorczego, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy w ramach wynagrodzenia określonego w 8 ust. 3 Umowy. 5. Udzielona licencja obejmuje: a) prawo do użytkowania ZSI w ramach zawartej Umowy; b) prawo do korzystania z dokumentacji dostarczonej wraz z ZSI; c) prawo do sporządzania kopii ZSI dla celów archiwalnych lub jako kopii zapasowych. 6. Z zastrzeżeniem przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych Zamawiający nie może bez pisemnej zgody Wykonawcy: a) trwale lub czasowo zwielokrotniać ZSI w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie; b) wprowadzać zmian w ZSI; 7. Zamawiający zobowiązuje się do: a) niepowielania ZSI poza wykonaniem kopii, o których mowa u ust. 5 pkt c) niniejszego paragrafu; b) nieudostępniania ZSI osobom trzecim (odpłatnie lub nieodpłatnie, w całości lub w części). 6. Wdrożenie 1. Wdrożenie funkcjonalności ZSI obejmować będzie następujące działania Wykonawcy: 1) wykonanie analizy przedwdrożeniowej i w oparciu o jej wyniki sporządzenie Projektu wdrożenia ZSI (dokumentacji projektowej), 2) konfiguracja i parametryzacja ZSI, 3) integracja funkcjonującego oprogramowania w przedsiębiorstwie z ZSI, 4) przeniesienie danych do ZSI, 5) szkolenie administratorów i użytkowników. 2. Projekt wdrożenia ZSI będzie obejmował: 1) sporządzenie mapy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie Zamawiającego jako danych wejściowych dla odpowiedniej konfiguracji oferowanego systemu dla potrzeb Zamawiającego; 2) uzgodnienie zakresu integracji wdrażanego ZSI ze środowiskiem informatycznym Zamawiającego; 3) uzgodnienie zakresu przeniesienia danych z dotychczas eksploatowanych przez Zamawiającego programów; 4) opracowanie harmonogramu realizacji wdrożenia; 5) założenia parametryzacji ZSI; 6) założenia dotyczące sprawozdawczości ZSI oraz zdefiniowanie wymaganych raportów i zestawień, których lista i opis zostanie dołączona do harmonogramu; 7) przygotowanie Zespołu Wdrożeniowego do sprawnego zarządzania wdrożeniem jak i eksploatacją ZSI, w tym sugestie dotyczące zmian organizacyjnych Zamawiającego, umożliwiających maksymalne wykorzystanie funkcjonalności ZSI. 3. W zakresie przeniesienia danych Wykonawca zobowiązuje się do: 1) przeniesienia danych z dotychczas eksploatowanych przez Zamawiającego programów i systemów, zgodnie z ustalonym harmonogramem; 2) przeniesienia danych posiadających odpowiedniki w ZSI; 3) przeniesienia danych jednorazowo, bezpośrednio przed wdrożeniem każdego modułu systemu; 4) poprawne przeniesienie danych, nie ponosi jednak odpowiedzialności za błędy istniejące w bazach danych Zamawiającego. 4. Zamawiający oświadcza, że jest uprawniony do korzystania i rozporządzania danymi oraz że udostępni dane w formacie ogólnie czytelnym (dbf, txt, xls) w celu przeprowadzenia przeniesienia danych. W przypadku braku uprawnień do korzystania i rozporządzania danymi, Zamawiający zobowiązuje się do uzyskania odpowiednich uprawnień do udzielenia niewyłącznego prawa korzystania z danych w celu ich przeniesienia.

5 5. Zamawiający zobowiązuje się do: 1) przygotowania danych bazowych umożliwiających ich przeniesienie do ZSI; 2) opisania danych w sposób umożliwiający ich poprawne przeniesienie; 3) uzupełnienia brakujących danych oraz wprowadzenia danych aktualnych w ustalonym obustronnie zakresie i terminie; 4) weryfikacji poprawności przeniesionych danych we własnym zakresie; 5) powiadomienia o ewentualnych brakach lub błędach w przeniesionych danych. 6. Strony uzgadniają, że w ramach parametryzacji, prac szkoleniowych, konsultacyjno wdrożeniowych: 1) do obowiązków Wykonawcy należy: a) przeprowadzenie niezbędnych instalacji, konfiguracji, implementacji dostarczonego oprogramowania na serwerze i stacjach roboczych, b) parametryzację systemów, c) przeprowadzenie testów poprawności działania systemu w warunkach rzeczywistych panujących w siedzibie Zamawiającego, d) wyjaśnienia i odpowiedzi w zakresie użytkowania ZSI, e) szkolenia i instruktaż z obsługi ZSI użytkowników i administratorów; 2) w ramach Umowy Wykonawca zapewnia maksymalnie 1500 roboczogodzin wdrażania ZSI w okresie 18 miesięcy, w tym. roboczogodzin na szkolenie i instruktaż z obsługi ZSI użytkowników i administratorów; 3) każda wizyta oraz praca Wykonawcy wykonana na rzecz Zamawiającego zostaną udokumentowane w formie pisemnej w następujący sposób: a) prace wykonane w siedzibie Zamawiającego - notatką służbową, podpisaną przez obie Strony, z podaniem faktycznych godzin pracy oraz rodzaju wykonanych przez Wykonawcę prac, b) prace wykonane na rzecz Zamawiającego poza jego siedzibą (w tym prace zdalne) comiesięcznym zestawieniem wykonanych prac, z podaniem ich czasu i rodzaju zatwierdzonym przez Zamawiającego; 4) wykorzystanie godzin, o których mowa pkt 2) niniejszego paragrafu, monitorowane będzie w formie miesięcznych raportów z wykorzystanych godzin, sporządzonych na podstawie godzin wpisanych do notatek służbowych oraz ujętych w zestawieniach, o których mowa w pkt 3; 5) rozliczenie prac związanych z wdrażaniem, następować będzie w okresach miesięcznych w oparciu o raport o którym mowa w pkt. 4 niniejszego ustępu oraz stawkę Wykonawcy za godzinę pracy z tego tytułu ustaloną Umową; 6) strony uzgadniają, że rozliczenie z tytułu przeprowadzonych prac w ramach wdrożenia ZSI nastąpi za rzeczywiste godziny pracy w ramach limitu określonego w pkt 2; 7) prace powyżej limitu określonego w pkt 2 będą wykonywane na podstawie odrębnego zlecenia Zamawiającego i rozliczane według stawki godzinowej, stanowiącej.% stawki określonej w 8 Umowy za każdą pełną godzinę pracy specjalisty Wykonawcy; 8) Wykonawca gwarantuje wykwalifikowaną kadrę specjalistów, zapewniających przekazanie wiedzy i umiejętności niezbędnych w procesie wdrożenia oraz pozwalającej na sprawne posługiwanie się ZSI w danym zakresie funkcjonalnym. 7. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania przy realizacji Umowy, a w szczególności do: 1) udzielania niezbędnych informacji Wykonawcy, dotyczących przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do wdrożenia ZSI; 2) zdefiniowania wymaganych raportów i zestawień, których lista i opis zostaną dołączone do harmonogramu; 3) zapewnienia warunków organizacyjnych dla uruchomienia ZSI: a) zapewnienia Wykonawcy pomieszczenia w swojej siedzibie, wyposażonego w niezbędne umeblowanie, komputer, Internet, możliwość podłączenia komputera przenośnego do lokalnej sieci komputerowej Zamawiającego, korzystania z drukarki, b) zapewnienia Wykonawcy łącza informatycznego do prostych napraw serwisowych oraz do transmisji skryptów serwisowych i nowych wersji oprogramowania, c) zapewnienia Wykonawcy, na czas przeprowadzania szkoleń dla użytkowników i administratorów ZSI, salę szkoleniową wraz z wyposażeniem niezbędnym do przeprowadzenia tychże szkoleń; 4) kontroli merytorycznej danych poddawanych przetwarzaniu; 5) dokonywania codziennej archiwizacji danych.

6 8. Koordynacja wdrożenia: 1) koordynacja i nadzór nad wdrożeniem ZSI należy do Zespołu Wdrożeniowego, który zostanie powołany niezwłocznie po podpisaniu Umowy; 2) bieżącą realizację zadań wynikających z niniejszej Umowy oraz organizację prac analitycznych i wdrożeniowych ustalają osoby powołane przez Zamawiającego w ramach Zespołu Wdrożeniowego. 9. Harmonogram wdrożenia: a) terminy realizacji wdrożenia określi harmonogram, z zachowaniem maksymalnego terminu Wdrożenia ZSI. Harmonogram powstanie po wykonaniu Projektu wdrożenia i stanowić będzie integralną część Umowy; b) w przypadku zaistnienia nieprzewidzianych lub niezależnych od obu Stron okoliczności, Strony dopuszczają możliwość zmiany szacowanego w harmonogramie okresu wdrożenia; c) zakończenie prac wdrożeniowych nastąpi po wyczerpaniu merytorycznego zakresu wdrożenia ZSI po podpisaniu przez Strony protokołu zdawczo-odbiorczego. 10. Po zakończeniu wdrożenia Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia dokumentacji użytkowej wszystkich modułów systemu, dokumentacji technicznej całego systemu, opisu integracji pomiędzy modułami systemu. Dokumentacja winna zawierać w szczególności wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. Wymienione dokumentacje dostarczone zostaną w postaci elektronicznej oraz w postaci wydruku w języku polskim. 7. Asysta powdrożeniowa 1. Asysta powdrożeniowa Zintegrowanego Systemu będzie obejmować: 1) konserwację systemu; 2) aktualizację ZSI; 3) bieżącą pomoc dla użytkowników systemu Zamawiającego; 4) konsultacje telefoniczne, za pomocą poczty elektronicznej lub faxu, w okresie 6 miesięcy, liczonym od 1-go dnia miesiąca następującego po podpisaniu przez strony Umowy protokołu zakończenia wdrożenia. 2. Konserwacja systemu: 1) Wykonawca zobowiązuje się nadzorować dostarczone elementy systemu komputerowego; 2) W zakres konserwacji ZSI wchodzi: a) serwis i naprawa sprzętu komputerowego, b) obsługa bazy danych oraz systemu operacyjnego serwera, 3) Wykonawca gwarantuje przystąpienie do usunięcia zgłoszonych przez Zamawiającego wad bądź usterek w działaniu dostarczonych elementów systemu komputerowego; maksymalny czas reakcji Wykonawcy Strony uzgadniają na 4 godziny w dzień roboczy poprzez osobiste wsparcie, a usunięcie awarii bądź usterki nastąpi najpóźniej w następnym dniu roboczym, po chwili zgłoszenia. 3. Aktualizacja ZSI: 1) wykonawca zobowiązuje się w ramach Umowy do wymiany ZSI na najnowsze wersje; 2) czynności, o których mowa w powyższym punkcie będą wykonywane w zależności od potrzeb wynikających ze zmiany przepisów prawnych, w ramach rozwijania systemu oraz ilości wprowadzonych zmian; 3) przy dokonywaniu rozwijania wersji podstawowej ZSI będą brane pod uwagę sugestie Zamawiającego. 4. Bieżąca pomoc dla użytkowników ZSI: 1) w ramach Umowy Wykonawca zapewnia 50 roboczogodzin (w ramach wizyt w siedzibie Zamawiającego oraz prac wykonanych na rzecz Zamawiającego w siedzibie Wykonawcy) miesięcznie; do limitu nie zaliczają się prace związane z reklamacjami; 2) każda wizyta Wykonawcy oraz prace wykonane przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego zostaną udokumentowane w formie pisemnej w następujący sposób: a) prace wykonane w siedzibie Zamawiającego - notatką służbową, określającą rodzaj wykonanych prac oraz czas ich wykonania podpisaną przez Strony, b) prace wykonane na rzecz Zamawiającego poza jego siedzibą (w tym prace zdalne)

7 comiesięcznym zestawieniem wykonanych prac, z podaniem ich czasu i rodzaju, zatwierdzonym przez Zamawiającego; 5. Konsultacje telefoniczne, za pomocą poczty elektronicznej lub faxu: 1) Wykonawca zobowiązuje się udostępnić numery telefonów kontaktowych oraz adresy pracowników odpowiedzialnych za opiekę nad poszczególnymi modułami w celu krótkich konsultacji informatycznych lub usunięcia bieżących problemów w pracy z systemem informatycznym. 8. Wynagrodzenie 1. Za dostawę, instalację i konfigurację sprzętu komputerowego, tj.: serwera bazy danych i serwera plików NAS jako systemu archiwizacji danych wraz z oprogramowaniem systemowym i narzędziowym oraz udzielenie 36-miesięcznej gwarancji jakości na dostarczony sprzęt Strony ustaliły wynagrodzenie brutto.. zł (słownie:..) w tym podatek VAT wg. stawki % =.. PLN płatne w ciągu 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT, wystawionej na podstawie podpisanego przez Strony protokołu zdawczo-odbiorczego. 2. Za dostawę, instalację i konfigurację systemu zarządzania bazą danych Strony ustaliły wynagrodzenie brutto w wysokości:... zł (słownie:...) w tym podatek VAT wg. stawki % =.. PLN, płatne w ciągu 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT, wystawionej na podstawie podpisanego przez Strony protokołu zdawczo-odbiorczego. 3. Za dostawę i instalację ZSI, udzielenie licencji na ZSI oraz 36-miesięcznej gwarancji jakości na ZSI Strony ustaliły wynagrodzenie brutto w wysokości... zł (słownie:...) w tym podatek VAT wg stawki % =.. PLN, płatne na podstawie otrzymanej przez Zamawiającego faktury VAT, wystawionej po podpisaniu przez Strony protokołu zdawczo-odbiorczego dostawy i instalacji ZSI, udzielenia licencji na ZSI oraz 36-miesięcznej gwarancji jakości na ZSI, w następujących terminach: 1) 50 % wynagrodzenia, tj. kwotę zł w ciągu 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT, 2) 50 % wynagrodzenia, tj. kwotę zł w ciągu 14 dni od daty podpisania przez Strony protokołu zdawczo-odbiorczego po zakończeniu wdrożenia ZSI. 4. Z tytułu wdrożenia ZSI, z zastrzeżeniem ust 4a, Strony ustaliły, że wynagrodzenie rozliczane będzie według stawki godzinowej Wykonawcy w wysokości:... zł brutto (słownie:...) w tym podatek VAT wg. stawki..% =.. PLN i liczby godzin wdrożenia. Godziny za rzeczywiste wykonane prace ustalane będą miesięcznie według zasad określonych 6 ust 6 i płatne na podstawie otrzymanej przez Zamawiającego faktury VAT do 20-go dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym wykonywano prace wdrożenia ZSI. 4.a. Z tytułu szkolenia i instruktażu z obsługi ZSI administratorów i użytkowników Strony ustaliły że wynagrodzenie rozliczane będzie według stawki godzinowej Wykonawcy w wysokości:... zł brutto (słownie:...) w tym podatek VAT wg. stawki..% =.. PLN i liczby godzin szkolenia i instruktażu. Godziny za rzeczywiste wykonane prace ustalane będą miesięcznie według zasad określonych 6 ust. 6 i płatne na podstawie otrzymanej przez Zamawiającego faktury VAT do 20-go dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym realizowano szkolenie i instruktaż. 5. Za zapewnienie asysty powdrożeniowej nad ZSI Strony ustaliły, że wynagrodzenie rozliczane będzie według stawki godzinowej Wykonawcy w wysokości:... zł brutto (słownie:...) w tym podatek VAT wg. stawki % =.. PLN i liczby rzeczywistych godzin asysty, płatne do dnia. następnego miesiąca po miesiącu świadczenia asysty powdrożeniowej, na podstawie otrzymanej przez Zamawiającego faktury VAT, pod warunkiem otrzymania tej faktury, co najmniej 7 dni przed wyżej określonym terminem płatności. Przekroczenie 7 dniowego terminu wpływu faktury do Zamawiającego przedłuża proporcjonalnie ustalony termin płatności. 6. Strony uzgadniają, że za dzień otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT rozumie się datę jej wpływu na dziennik podawczy Zamawiającego. 9. Płatności 1. Zamawiający będzie dokonywał płatności, o których mowa w 8 niniejszej Umowy przelewem

8 na rachunek Wykonawcy nr w Banku.. 2. Zmiana wyżej wskazanego numeru konta bankowego Wykonawcy wymaga formy pisemnej, przesłanej do Zamawiającego w wyprzedzeniem, co najmniej 7 dni przed wymaganymi terminami płatności, określonymi w paragrafie 8 umowy i podpisanej przez osoby reprezentujące Wykonawcę. Nie zachowanie terminu określonego w zdaniu poprzednim skutkuje uznaniem przez Wykonawcę uregulowania wynagrodzenia na wskazane w ust.1 konto bankowe. 3. Strony zgodnie ustalają. że za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4. Uchybienie terminowi zapłaty skutkować może naliczeniem odsetek za opóźnienie w wysokości ustawowej. 5. Wykonawca nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na rzecz osób trzecich bez pisemnej zgody Zamawiającego. 10. Deklaracja Wykonawcy Wykonawca zobowiązuje się wykonać prace będące przedmiotem niniejszej Umowy terminowo oraz z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami technicznymi oraz zasadami dostępnej wiedzy technicznej. 11. Kary umowne 1. W przypadku niedotrzymania terminu dostawy, instalacji i konfiguracji sprzętu komputerowego z oprogramowaniem Zamawiający ma prawo naliczyć kary umowne w wysokości 1 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 8 ust. 1 za każdy dzień zwłoki. 2. W przypadku niedotrzymania terminu dostawy, instalacji i konfiguracji systemu zarządzania bazą danych, Zamawiający ma prawo naliczyć kary umowne w wysokości 2 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 8 ust. 2 za każdy dzień zwłoki. 3. W przypadku niedotrzymania terminu dostawy i instalacji ZSI, Zamawiający ma prawo naliczyć kary umowne w wysokości 1 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 8 ust. 3 za każdy dzień zwłoki. 4. W przypadku niedotrzymania czasu reakcji, o którym mowa w 7 ust. 2 pkt 3) Zamawiający ma prawo naliczyć kary umowne w wysokości 1.000,00 zł za każdą godzinę zwłoki. 5. W przypadku niedotrzymania przez Wykonawcę terminu wdrożenia ZSI ustalonego na podstawie 6, Zamawiający ma prawo naliczyć kary umowne w wysokości 1 % wynagrodzenia brutto, wynikającego ze złożonej oferty za każdy dzień zwłoki. 6. Jeśli szkoda wynikła z okoliczności opisanych w ust.1,2,3,4,5 niniejszego paragrafu przewyższa wartość kar umownych, dopuszczalne jest w tym zakresie dochodzenie odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. 7. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia z tytułu niniejszej umowy kar umownych należnych Zamawiającemu na mocy postanowień niniejszego paragrafu. 12. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1. Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie... zł (słownie złotych:...), co stanowi 10 % wynagrodzenia umownego brutto za przedmiot umowy. 2. Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1, w kwocie... zł zostaje wniesione w dniu zawarcia umowy w formie: Strony postanawiają, że: a) 70 % wniesionego zabezpieczenia (.. zł) przeznacza się jako gwarancję zgodnego z umową wykonania prac i czynności, o których mowa w 1, b) 30 % wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy (.. zł) jest przeznaczone na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi. 4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, o którym mowa w ust.1 zostanie zwolnione (zwrócone) w następujących terminach: a) 70% wartości zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane,

9 b) pozostałe 30% wartości zabezpieczenia nie później niż 15 dni po upływie okresu rękojmi. 13. Poufność informacji Przekazane dane nie mogą być przetwarzane, wykorzystywane oraz rozpowszechniane w jakimkolwiek innym celu niż realizacja niniejszej Umowy. 14. Powierzenie przetwarzania danych osobowych 1. Zamawiający, jako administrator danych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych zawartych w bazach (zbiorach) danych przetwarzanych w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego w celu realizacji przedmiotu Umowy i w okresie jej obowiązywania. 2. Wykonawca oświadcza, iż zna przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych) oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z tymi przepisami. 3. Wykonawca zobowiązany jest zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 4. Wykonawca jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały wprowadzone do baz danych po jej przekazaniu przez Zamawiającego oraz komu są przekazywane, zwłaszcza, gdy przekazuje się je za pomocą urządzeń transmisji danych. 5. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby wyznaczone przez Wykonawcę i upoważnione do tego imiennie przez administratora danych ze strony Zamawiającego. 6. Strony Umowy prowadzą ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, przetwarzanych w związku z wykonywaniem Umowy. 7. Najpóźniej w ciągu 7 dni licząc od wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy, Wykonawca zobowiązany jest usunąć ze swoich zbiorów danych wszystkie dane osobowe objęte bazami danych, które przetwarzał w związku z wykonywaniem Umowy. 15. Postanowienia dodatkowe 1. Wykonawca załącza aktualną polisę/inny dokument ubezpieczenia tj. potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia o wartości.. zł (słownie złotych:.). 2. W przypadku upływu terminu ważności dokumentu wymienionego w ust.1 przez upływem terminu obowiązywania niniejszej Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do jego uaktualnienia (z zachowaniem warunku opisanego w ust.1) i przedłożenia niezwłocznie Zamawiającemu. 16. Zmiany Umowy 1. Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian postanowień zawartej Umowy, gdy: a) nastąpią zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia lub świadczenia Stron; b) nastąpi zmiana formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy; c) zaistnieje, po zawarciu Umowy, przypadek siły wyższej, przez którą rozumieć należy zdarzenie zewnętrzne wobec łączącej Strony więzi prawnej: o charakterze niezależnym od Stron, którego Strony nie mogły przewidzieć przed zawarciem Umowy, którego nie można uniknąć, ani któremu Strony nie mogły zapobiec przy zachowaniu należytej staranności, której nie można przypisać drugiej Stronie; za siłę wyższą warunkującą zmianę Umowy uważać się będzie w szczególności: powódź, pożar i inne klęski żywiołowe, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, działania wojenne, nagłe załamania warunków atmosferycznych, nagłe przerwy w dostawie energii

10 elektrycznej, promieniowanie lub skażenia; d) zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia Umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, za którą żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania Umowy, zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy (Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia) wraz z Załącznikiem A (Opis wymagań funkcjonalnych dla Zintegrowanego Systemu Informatycznego) - Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy, w szczególności realizacja zamówienia może ulec zawieszeniu; e) zaistnieje wydłużenie terminu wykonania zamówienia z uwagi na wystąpienie innych okoliczności niezależnych od Wykonawcy, pod warunkiem wyrażenia zgody przez Zamawiającego; termin może ulec przedłużeniu o czas trwania tych okoliczności. f) nastąpi urzędowa zmiana stawki podatku VAT z tym, że wynagrodzenie netto pozostanie nie zmienione. 2. Zmiana postanowień zawartej Umowy może nastąpić za zgodą obu Stron wyrażoną na piśmie w formie aneksu. 17. Do przebiegu i koordynacji prac w zakresie wykonania przedmiotu umowy Strony ustalają niżej wymienione osoby: 1) ze strony Zamawiającego: 2) ze strony Wykonawcy: 18. Wszelkie zmiany oraz uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 19. Wszelkie spory dotyczące treści lub wykonania niniejszej Umowy będą rozwiązywane na drodze polubownej. Jeżeli rozwiązania polubowne nie będą możliwe, Strony poddadzą spory orzecznictwu sądu właściwego siedzibie Zamawiającego. 20. Umowa niniejsza sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Zamawiający: Wykonawca: