Wstęp, czyli jak, kto i dlaczego? Dlaczego kurs i dlaczego ta tematyka? Jak zorganizowany jest ten kurs? Dlaczego taka forma?...

Transkrypt

1

2 SPIS TREŚCI Wstęp, czyli jak, kto i dlaczego?... 8 Dlaczego kurs i dlaczego ta tematyka?... 8 Jak zorganizowany jest ten kurs?... 8 Dlaczego taka forma?... 9 Jak zbudowane są poszczególne rozdziały?... 9 Jaką metodykę zarządzania projektami będę opisywał?... 9 Nie mam jeszcze aplikacji Microsoft Project. Co zrobić? Jaką wersję Microsoft Project będę opisywał? Co nowego w wydaniu 2? Co zrobić ze znalezionym błędem? Najtrudniejszy pierwszy krok. Definicja projektu Data rozpoczęcia / Zakończenia projektu Kalendarz projektu Opcje projektu Definicja projektu. Podsumowanie Lista zadań. Pierwsza część trylogii identyfikujemy zadania Teoria Praktyka Rodzaje zadań Zakończenie Lista zadań identyfikujemy zadania. Podsumowanie Lista zadań. Druga część trylogii szacujemy czas trwania i pracę Automat vs Manual Zmiana trybu zadania Czas czy praca, oto jest pytanie

3 Wpisywanie czasu trwania Czas ciągły i dni wolne Podsumowanie i rozwiązanie zagadki znaku zapytania Lista zadań szacujemy czas trwania i pracę. Podsumowanie Lista zadań. Trzecia część trylogii łączymy zadania Jak łączyć ze sobą zadania, a jak tego nie robić? Różne sposoby łączenia zadań Zwłoki Deadline Podsumowanie Lista zadań łączymy zadania. Podsumowanie Podstawy zarządzania zasobami Kogo i czego potrzebujesz do realizacji swojego projektu? Rodzaje zasobów Wpisywanie zasobów Definiowane stawek zasobów Podsumowanie i parę drobnostek Podstawy zarządzania zasobami. Podsumowanie Podstawy tworzenia przydziałów Czym są właściwie przydziały? Praca i koszty Jak dodawać przydziały. Dwie najprostsze metody Przydzielanie zasobów typu praca z różnymi wartościami jednostek Przydzielanie zasobów kosztowych Nadmierna alokacja Przydzielanie zasobów materiałowych

4 Przydzielanie dodatkowych zasobów typu praca do zadania Statystyki Podsumowanie Podstawy tworzenia przydziałów. Podsumowanie Śledzenie postępów projektu Plan bazowy Wartości bazowe, rzeczywiste i aktualne Jak śledzić i raportować postępy projektu? Procentowy postęp czasu Rzeczywista praca i daty zadań Grafik grafika Analiza danych i wyciąganie wniosków Podsumowanie Śledzenie postępów projektu. Podsumowanie Część zaawansowana Widoki, oś czasu i organizator Czym właściwie są widoki? Jak modyfikować widoki i tabele? Zarządzanie tabelami Tworzenie widoku Organizer / Organizator Timeline / Oś czasu Podsumowanie Modyfikacje wykresu Gantta Skala czasu Linie siatki

5 Paski Gantta Układ wykresu Gantta Modyfikacje wybranych pasków wykresu Gantta Rysowanie Podsumowanie Niestandardowe pola Szybki sposób tworzenia niestandardowych kolumn Poprawny sposób definiowania kolumn Przykłady Priorytet zadania Koszt brutto Wskaźnik planu bazowego Kilka dodatkowych słów o formułach Podsumowanie Raporty wizualne Historia Zasada działania raportów wizualnych Przykłady Zarządzanie szablonami Rozwiązywanie problemów Podsumowanie Wbudowane raporty i dashboards Tworzymy pierwszy raport Statyczne elementy / Tabele / / Wykresy /

6 Łącza Podsumowanie Eksport i import danych Metody, które już znamy Metoda najprostsza Metoda najpewniejsza Bez mapy ani rusz Import Podsumowanie Zaawansowane funkcje zasobów Zmienna w czasie dostępność oraz godziny pracy zasobów Różne oraz zmienne w czasie stawki zasobów Pozostałe opcje Podsumowanie Zasoby rodzajowe i budżety Zasoby rodzajowe Budżet Podsumowanie Alokacja zasobów Jak sprawdzić alokację? Jak rozwiązywać problemy z alokacją? Metoda 1: Możesz nic nie robić Metoda 2: Możesz zmienić harmonogram Metoda 3: Możesz zwiększyć ilość jednostek zasobu Metoda 4: Możesz zamienić przydziały Inne metody

7 Automatyczne bilansowanie zasobów Podsumowanie Programy i wspólna pula zasobów Wspólna pula zasobów Programy, czyli projekty projektów Podsumowanie Zaawansowane opcje zadań Ograniczenia Kalendarze zadań Podsumowanie Dodatek. Co nowego w Microsoft Project? Wersja Dodatkowe widoki osi czasu Zapytaj mnie o Rezerwacja zasobów Wersja Łączenie zadań bezpośrednio z kolumny Kolumna z nazwą zadania sumarycznego Etykiety zadań na widoku osi czasu Wersja Online Dodatek. Skróty klawiaturowe Dodatek. Inne materiały

8 WSTĘP, CZYLI JAK, KTO I DLACZEGO? Jeśli sięgnąłeś po tę książkę, to zapewne zainteresowała Cię tematyka Microsoft Project. Mam nadzieję, że podtrzymam to zainteresowanie do końca i przekażę Ci kilka wartościowych informacji. Zanim to jednak nastąpi, chciałbym odpowiedzieć na kilka pytań, które zanotowałem, przygotowując ten materiał. To powinno dobrze wprowadzić Cię w ten kurs. Dlaczego kurs i dlaczego ta tematyka? Microsoft Project to aplikacja, którą miałem okazję poznać jako jedną z pierwszych z pakietu Microsoft Office. To też jedna z pierwszych aplikacji, której wykorzystania miałem okazję uczyć jako trener. Mimo upływu czasu ciągle regularnie prowadzę takie szkolenia. Często odpowiadam na podobne pytania oraz pomagam rozwiązywać problemy z nią związane. Aplikacja z jednej strony jest bardzo popularna. Można nawet pokusić się o stwierdzenie, że stanowi standard w świecie rozwiązań służących do tworzenia harmonogramów i zarządzania projektami. Z drugiej strony jest dość skomplikowana, szczególnie jeśli próbujesz samodzielnie ją opanować. To wszystko sprawiło, że postanowiłem zebrać moją wiedzę i doświadczenia w jednym miejscu. Jak zorganizowany jest ten kurs? Niniejszą publikację postanowiłem podzielić na dwie główne części. Pierwsza, podstawowa, jest poświęcona fundamentalnym tematom: jak zdefiniować projekt, utworzyć listę zadań i zasobów, a następnie połączyć je w przydziały, a także jak śledzić postępy projektu. Zgodnie z zasadą Pareto te 20% funkcjonalności spokojnie zaspokoi potrzeby 80% użytkowników Microsoft Project. W części drugiej opisuję mniej oczywiste rzeczy, takie jak: zmienne w czasie właściwości zasobów, nieliniowe rozkłady pracy, bilansowanie zasobów itp. W tym wydaniu kursu, trzecią część poświęconą Microsoft Project Server postanowiłem wyodrębnić jako oddzielną książkę. Pokazuję w niej, 8

9 w jaki sposób wykorzystać tę platformę w typowych i tych mniej standardowych scenariuszach. Znajdziesz ją oczywiście na moim blogu ( Dlaczego taka forma? Książka powstała na podstawie artykułów publikowanych na blogu Nie ukrywam, że taka forma była przede wszystkim wygodna dla mnie. Pozwalała dopisywać kolejne części kursu na bieżąco i uzupełniać czy poprawiać w odpowiedzi na prośby i komentarze Czytelników. Blog pozwalał również na trochę luźniejszą formę, a nie ma, moim zdaniem, nic gorszego niż sucha i formalna instrukcja obsługi, więc takich opisów starałem się unikać. Z czasem skompletowałem kompendium wiedzy na temat Microsoft Project i naturalnym wydawało się ubrać to w formę książki. Przy okazji mam też komentarz do wszystkich Pań. Nasz język wymaga użycia odpowiednich końcówek. Pisanie obu wersji (np. jeśli utworzyłeś/utworzyłaś ) wydawało mi się zbyt karkołomne, dlatego wszędzie w artykułach zwracać się będę do Ciebie jako Czytelnika, używając tym samym męskiej formy. Mam nadzieję, że mi to wybaczycie i nie potraktujecie tego jako faux pas. Jak zbudowane są poszczególne rozdziały? W każdym rozdziale znajdziesz sporo zrzutów ekranów. Będę prowadzić Cię krok po kroku przez wszystkie czynności i dokładnie opisywać najważniejsze i najtrudniejsze tematy. Jednocześnie będę unikał opisywania tematów błahych, takich jak opis interfejsu czy poszczególnych przycisków. Jestem pewien, że spokojnie sam poradzisz sobie z tymi wyzwaniami. Jaką metodykę zarządzania projektami będę opisywał? Odpowiedź jest krótka żadną. Chcę się skupić na narzędziu. Jeśli dobrze je poznasz, będziesz potrafił wykorzystać je w tej metodyce, z której korzystasz. Możesz też dojść do wniosku, że Microsoft Project w Twoim przypadku nie będzie najlepszym rozwiązaniem do wspomagania takiej metodyki. W końcu nie ma narzędzi idealnych. 9

10 Nie mam jeszcze aplikacji Microsoft Project. Co zrobić? Nie jest to tania aplikacja, więc zdecydowanie zachęcam do ściągnięcia na początek wersji próbnej. Aktualnie najwygodniej i najszybciej jest to zrobić korzystając z okresu próbnego usługi Microsoft Project Online Professional. Możesz go rozpocząć tutaj: Jaką wersję Microsoft Project będę opisywał? Większość zrzutów ekranów pochodzi z Microsoft Project Professional Online (wersja z początku 2019 roku) oraz Project Professional Obie aplikacje są w wersji angielskiej. Wszędzie, gdzie to możliwe dodaję także polskie opisy pól, przycisków i innych elementów interfejsu. Ogólnie rzecz ujmując, nie ma większego znaczenia, z jakiej wersji Microsoft Project aktualnie korzystasz. Podstawowe funkcje nie zmieniły się znacznie od kilku edycji. Jeśli jesteś ciekaw różnic pomiędzy poszczególnymi edycjami Microsoft Project (Standard, Professional oraz Online) zachęcam do przeczytania artykułu i obejrzenia towarzyszącemu mu nagraniu na: ktora-wersja/. Co nowego w wydaniu 2? W tym wydaniu książki zaktualizowałem lekko treść uwzględniając nowe funkcje, które pojawiły się w wersji Microsoft Project Pojawiły się także nowe dodatki (na końcu książki). Zaktualizowałem także formę ebooka. Jest nowa czcionka, ikony i kilka mniejszych poprawek wizualnych. 10

11 Co zrobić ze znalezionym błędem? Jeśli znajdziesz błąd w tej publikacji, to będę wdzięczny, jeśli zgłosisz go przez formularz dostępny pod adresem Starałem się, aby było ich jak najmniej, ale przy tej ilości treści nie da się ich uniknąć. Liczę na Twoją wyrozumiałość i pomoc. Z góry dziękuję. Miłej lektury! 11