XIII International PhD Workshop OWD 2011, October 2011 METODA REEINGINEERINGU ORGANIZACJI Z WYKORZYSTANIEM SYMULATORA PROCESÓW BIZNESOWYCH

Transkrypt

1 XIII International PhD Workshop OWD 2011, October 2011 METODA REEINGINEERINGU ORGANIZACJI Z WYKORZYSTANIEM SYMULATORA PROCESÓW BIZNESOWYCH METHOD OF REEINGINEERING ORGANIZATION USING BUSINESS PROCESS SIMULATOR Marta Lignowska, Wojskowa Akademia Techniczna Abstract This paper presents method of reeingineering organization using business process simulator. In this work PowerDesigner environment is used for business process modeling as well as SIMUL8 is used for business process simulation. Additionally is used dedicated software to make decisions. The method of reeingineering organization using business process simulator contains the following steps: 1. Load data [Fig. 2.]; 2. Display data [Fig.5.]; 3. Analysis of results; 4. Selection the type of decision-making [Fig.6.]; 5. Make decision; 6. Generate data file [Fig.7.]; 7. Load file to the simulator; 8. Running the simulation. The decision-making process contains the following business rule [Fig.8.]: - analyzing resources [Fig.9.]; - analyzing activities and queue [Fig.10.]; - analyzing end events [Fig.11]; - analyzing gateways [Fig.12.]. Streszczenie Niniejszy referat przedstawia metodę reeingineeringu organizacji z użyciem symulatora procesów biznesowych. Metoda oparta jest o proces podejmowania decyzji, dla którego danymi wejściowymi są pliki wejściowe oraz wyjściowe pochodzące z symulatora, a opisujące właściwości badanego procesu biznesowego. Pliki te są przetwarzane przez dedykowaną aplikację i na podstawie przedstawionych danych podejmowane są decyzje dotyczące zmian w modelowanej organizacji. 1. Architektura rozwiązania Metoda reeingineeringu organizacji z użyciem symulatora procesów biznesowych oparta jest o następujące bloki programowe: 1. PowerDesigner - w narzędziu następuje modelowanie ścieżki klinicznej w notacji BPMN. Następnie za pomocą wbudowanych mechanizmów model ścieżki klinicznej jest eksportowany do modelu symulacyjnego kompatybilnego z narzędziem SIMUL8. 2. SIMUL8 w narzędziu przeprowadzane są badania symulacyjne ścieżki klinicznej. Następnie za pomocą wbudowanych mechanizmów następuje eksport danych wejściowych (parametrów wejściowych) oraz danych wyjściowych (wyników badań symulacyjnych dla ścieżki) do plików. 3. Aplikacja do podejmowania decyzji - w aplikacji następuje wczytanie plików, przeprowadzenie procesu podejmowania decyzji, a następnie wygenerowanie pliku z poprawionymi danymi wejściowymi do modelu symulacyjnego. Plik wygenerowany przez aplikację do wspomagania decyzji jest wczytywany do SIMUL8 i powtarzane są wszystkie działania, aż do uzyskania zadowalających wyników. 101

2 Rys.1. Architektura rozwiązania Fig.1. Solution architecture 2. Przebieg procesu podejmowania decyzji Metoda reeingineeringu organizacji z wykorzystaniem symulatora procesów biznesowych składa się z następujących kroków: 1. Wczytanie danych wejściowych z pliku wygenerowanego z SIMUL8 - w tym kroku następuje wczytanie do aplikacji danych z plików wyeksportowanych z SIMUL8. Rys.3. Przykład danych wejściowych Fig.3. Example of input data Dane wyjściowe wczytywane do aplikacji mają następujący format: Rys.2. Wczytywanie danych Fig.2. Load data Dane wejściowe wczytywane do aplikacji mają następujący format: Rys.4. Przykład danych wyjściowych Fig.4. Example of output data 2. Wyświetlenie wczytanych danych - w tym kroku dane wczytane w kroku poprzednim zostają uporządkowane i wyświetlone w określonej strukturze umożliwiającej przeglądanie parametrów i wyników dla każdego obiektu symulacyjnego. 102

3 5. Wygenerowanie pliku z danymi do SIMUL8 - w tym kroku system na podstawie wyników procesu podejmowania decyzji generuje plik wejściowy do SIMUL8. Rys.5. Wyświetlenie danych Fig.5. Display data 3. Analiza otrzymanych wyników przez system - w tym kroku system analizuje wczytane dane pod kątem procesu podejmowania decyzji. 4. Przejście do procesu podejmowania decyzji - w tym kroku następuje wybranie sposobu prowadzenia podejmowania decyzji. Użytkownik ma do wyboru następujące opcje: a. Ręczne podejmowanie decyzji: użytkownik korzystając z podpowiedzi systemu podejmuje decyzji osobno dla każdego z obiektów. b. Automatyczne podejmowanie decyzji: podczas automatycznego podejmowania decyzji decyzje podejmowane są przez system na podstawie zaimplementowanego algorytmu. Rys.7. Wyniki procesu podejmowania decyzji Fig.7. The results of the decision making process 6. Wczytanie pliku do SIMUL8 - w tym kroku następuje wczytanie do SIMUL8 danych wejściowych wygenerowanych z aplikacji wspomagającej proces podejmowania decyzji dla ścieżek klinicznych. 7. Uruchomienie symulacji - po wczytaniu danych z pliku prowadzone są kolejne badania symulacyjne ścieżek klinicznych. Generowane są pliki z wynikami, które ponownie są wczytywane do aplikacji wspomagającej proces podejmowania decyzji i ponownie analizowane. W kroku 4 uruchamiany jest proces podejmowania decyzji oparty o zbiór reguł wnioskowania i podejmowania decyzji. Dalej znajduje się schemat przedstawiający proces wnioskowania. Rys.6. Wybór sposobu podejmowania decyzji Fig.6. Selection the type of decisionmaking 103

4 Przedstawiony powyżej proces przedstawia następujące reguły wnioskowania dla procesu biznesowego opisującego ścieżkę kliniczną: Dla zasobów: Jeśli używalność =>80% i występują blokady Rozważenie możliwości dodania zasobów danego typu, aby zminimalizować blokady w kolejkach, o ile jest to opłacalne. LUB Ograniczenie liczby przyjmowanych pacjentów, jeśli koszty dodania nowego zasobu są większe niż przychody z jego działalności. Jeśli używalność =>80% i nie występują blokady Obserwacja zasobu i bieżąca kontrola jego użyteczności, aby nie doprowadzić do zmniejszenia, jakości obsługi pacjentów. Jeśli używalność <80% i występuje > 1 zasób Rys.8. Proces podejmowania decyzji Fig.8. Decision-Making Process Rozważenie możliwości zmniejszenia liczby zasobów, ponieważ może to być przyczyna ich nie pełnego wykorzystania Jeśli używalność <80%, występuje tylko 1 zasób i koszt zasobu jest wysoki Rozważenie obsługi pacjentów przez inny zasób w innej jednostce np. innego lekarza, inny sprzęt, jeżeli koszt takiego przedsięwzięcia okaże się niższy niż koszt utrzymania zasobu w jednostce macierzystej. Jeśli używalność <80%, występuje tylko 1 zasób i koszt zasobu jest niski Pozostawienie zasobu w takim stanie, w jakim jest obecnie. Stała obserwacja pracy zasobu i kontrola oferty konkurencji. 104

5 Rys.9. Podejmowanie decyzji dla zasobów Fig.9. Decision-Making for resource Dla kroków procesu i kolejek Jeśli wystąpiła blokada i używalność jest <80% Rozważyć możliwość zmniejszenia liczby przyjmowanych pacjentów Jeśli wystąpiła blokada i używalność >80% Rozważenie zwiększenia liczby zasobów o ile jest to opłacalne i przychody będą mniejsze niż poniesione koszty LUB Jeśli powyższa opcja nie jest opłacalna rozważenie możliwości kierowania części pacjentów do innych jednostek lub zmniejszenie liczby przyjmowanych pacjentów Jeśli czas oczekiwania >40% i dostępny jest > 1 zasób Rozważyć możliwość zmniejszenia liczby zasobów, ale pod warunkiem, że nie doprowadzi to do blokady Jeśli czas oczekiwania >40% i dostępny jest tylko 1 zasób Rozważyć możliwość obsługi pacjentów w innej jednostce, jeśli zgodne jest to ze strategią działania oraz należy przeanalizować koszty utrzymania tego zasobu, ponieważ może się okazać nieopłacalne utrzymanie tego zasobu Rys.11. Podejmowanie decyzji dla zdarzeń końcowych Fig.11. Decision-Making for end events Dla bram decyzyjnych Jeśli >10% wszystkich decyzji Bieżąca obserwacja i kontrola wykonywania się kroków. Jeśli <10% wszystkich decyzji, ale kroki przynoszą wysokie przychody. Bieżąca obserwacja i kontrola wykonywania się kroków. Jeśli <10% wszystkich decyzji, po decyzji jest niewiele kroków i koszty są wysokie Rozważenie możliwości przekazania obsługi pacjentów do innych jednostek medycznych, aby tam zostały wykonane kolejne kroki. Rys.12. Podejmowanie decyzji dla bram decyzyjnych Fig.12. Decision-Making for gateways 3. Podsumowanie Rys.10. Podejmowanie decyzji dla korków i kolejek Fig.10. Decision-Making for activity and queue Dla zdarzeń końcowych Jeśli średni czas obsługi jest długi Rozważenie możliwości dołożenia kolejnych zasobów w krokach, które wykonują się długo Jeśli średni czas obsługi jest krótki Obserwacja i kontrola czasu obsługi pacjentów Metoda reeingineeringu organizacji z wykorzystaniem symulatora procesów biznesowych to metoda pozwalająca na kompleksową analizę organizacji. Metoda została zbudowana w oparci o rozwiązanie na architekturę którego składają się następujące elementy: PowerDesigner (narzędzie do modelowania procesów biznesowych), SIMUL8 (narzędzie do badań symulacyjnych zamodelowanych procesów biznesowych) oraz aplikacja dedykowana do podejmowania decyzji na podstawie danych symulacyjnych. Wykorzystanie metody pozwala na badanie organizacji metodą symulacji komputerowej, a następnie na podstawie tych badań podejmowanie decyzji dotyczących realizacji procesów biznesowych w organizacji. Dzięki zastosowaniu metody można w prosty sposób znaleźć nieprawidłowe aspekty działania organizacji, które wpływają na pogorszenie jej efektywności. Dodatkowo zastosowanie metody jest 105

6 stosunkowo prostym rozwiązaniem i mniej czasochłonnym aniżeli analiza funkcjonowania rzeczywistej organizacji. Na podstawie niewielkiej ilości danych można uzyskać zaskakujące wyniki pokazujące, że często niewielkie zmiany w organizacji tj. dodanie/usunięcie nawet jednego zasobu danego rodzaju powoduje znaczne zwiększenie efektywności całego procesu biznesowego występującego w badanej organizacji. Metoda wykorzystywana była do analizy ścieżek klinicznych (clinical path) zamodelowanych jako procesy biznesowe. Analizując ściżki kliniczne z wykorzystaniem metody reeingineeringu organizacji z użyciem symulatora procesów biznesowych udało się w prosty sposób ustalić, które zasoby są zbędne i należy rozważyć ich usunięcie, które są za bardzo używane i należy zwiększyć ich liczbę; jakie kroki w procesie występują często i należy np. zatrudnić większą liczbę zasobów do ich realizacji, a które kroki są wykonywane na tyle rzadko, że warto rozważyć ich wykonywanie przez inną organizację. Należy jednak zauważyć, że wszystkie decyzje jakie zostały przekazane przez aplikację do podejmowania decyzji to jedynie wskazówki postępowania i niezbędne w takich sytuacjach jest podjęcie decyzji przez decydenta w organizacji. 4. Literatura i dane autorów Literatura 1. Nowicki Tadeusz: Miary efektywności informacyjnej w opisach wytycznych i ścieżek klinicznych, praca zrealizowana w ramach zadania 1 projektu POIG /08 2. Dytfeld Joanna: Medyczny opis ścieżki klinicznej dla cukrzycy, praca zrealizowana w ramach zadania 3 projektu POIG /08 3. Ciszak Olaf: Komputerowo wspomagane modelowanie i symulacja procesów produkcyjnych 4. Yu Meng, Liu Peng, Zang Wanyu.: The implementation and evaluation of a recovery system for workflows, Journal of Network and Computer Applications 32 (2009) 158- Adres służbowy Autora: Mgr inż. Marta Lignowska Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego ul. Kaliskiego Warszawa marta.lignowska@wat.edu.pl 106