Raport z badań nt. Funkcjonowania urzędów stanu cywilnego po wprowadzeniu rozwiązań prawnych i teleinformatycznych

Transkrypt

1 Raport z badań nt. Funkcjonowania urzędów stanu cywilnego po wprowadzeniu rozwiązań prawnych i teleinformatycznych Badanie zostało zrealizowane przez Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych w okresie 15 stycznia 2017 rok 06 lutego 2017 rok. Realizacja badania polegała na przesłaniu korespondencją elektroniczną ( ) do urzędów stanu cywilnego standaryzowanej ankiety. Ankieta została opracowana przez Departament Spraw Obywatelskich MSWiA. Badanie ma na celu pozyskanie informacji niezbędnych do opracowania analizy wynikającej z art. 146 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego, który stanowi: minister właściwy do spraw wewnętrznych i minister właściwy do spraw informatyzacji po 2 latach obowiązywania niniejszej ustawy, w terminie do dnia 30 kwietnia 2017r., przeprowadzą analizę wpływu rozwiązań przyjętych w ustawie na funkcjonowanie urzędów stanu cywilnego. Udział Ogólnopolskie Porozumienie Organizacji Samorządowych zostało zaproszone do udziału w opracowaniu przedmiotowej analizy w roli partnera reprezentującego jednostki samorządu terytorialnego. W przytoczonym powyżej okresie ankieta została rozesłana do urzędów stanu cywilnego z województwa: lubelskiego, lubuskiego, łódzkiego, pomorskiego, śląskiego i wielkopolskiego. Zwrot ankiet nastąpił w ilości 342, do opracowania niniejszego raportu wykorzystano dane z 297 ankiet. Raport zawiera omówienie wyników poszczególnych pytań z ankiety Nr pyta treść pytania / analiza odpowiedzi nia 1 Czy jest odczuwalne usprawnienie pracy w urzędzie stanu cywilnego w związku z możliwością upoważniania pracowników do: wydawania odpisów aktów stanu cywilnego, zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, zaświadczeń o przyjętych sakramentach, zamieszczania przypisków, nanoszenia wzmianek dodatkowych do papierowych aktów stanu cywilnego o ich przeniesieniu do rejestru? połowa respondentów wskazała, że jest to rozwiązanie pozytywne. W małych urzędach (jednoosobowych) powyższe rozwiązanie nie jest odczuwalne. Ponadto wymienione czynności były także realizowane przez pracowników usc w okresie obowiązywania przepisów minionej ustawy. Z tego względu analizowane rozwiązanie nie wywołało znaczącej różnicy w funkcjonowaniu USC. 2 Czy jest odczuwalne usprawnienie pracy w związku z możliwością upoważniania pracowników do przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego? W tym przypadku również połowa respondentów odpowiedziała, że jest to rozwiązanie, które usprawniło funkcjonowanie urzędów. W małych, jednoosobowych urzędach wprowadzone rozwiązanie nie zmieniło sytuacji. W większych urzędach znacząco przyspieszyło realizacje spraw, poprzez usprawnienie procesów dotyczących głównie wydawania odpisów z migrowanych aktów. W znaczący sposób odciążyło to kierowników usc i zastępców, którzy dzięki temu zostali wyłączeni z procesu przenoszenia aktów sc do rejestru, tym samym umożliwiło szybsze załatwianie spraw, które należą do właściwości tych podmiotów.

2 3 Czy zwiększona liczba zadań jest odczuwalna, skoro wiele czynności jest półautomatycznych? Na powyższe pytanie ponad połowa ankietowanych wskazała, że zwiększona liczba zadań jest odczuwalna. Około 30 % respondentów jest zdania, że zwiększona liczba zadań z uwagi na wdrożenie rozwiązań informatycznych nie spowodowała większej różnicy w obciążeniu pracą. Zauważalna jest różnica między okresem początkowym (2015 rok) a sytuacją w chwili obecnej. W okresie rozpoczęcia rejestracji użytkownicy nie posiadali pełnej znajomości systemu, co znacząco wpływało na szybkość jego obsługi. Istotnym czynnikiem było również występowanie wielu błędów krytycznych systemu, które to także pogarszały wydajność pracy urzędów stanu cywilnego. Przejście na rejestrację stanu cywilnego w formie elektronicznej usprawniło co prawda realizację poszczególnych procesów. Zwrócić jednak należy uwagę, że nadal są procesy w systemie rejestracji stanu cywilnego, wobec których zachodzi konieczność dalszej poprawy ergonomii poprzez eliminację zbyt wielu etapów i czynności, które musi wykonać użytkownik. Wdrażane przez wykonawcę systemu usprawnienia, które są opracowywane przez grupę analityczną podnoszą wydajność systemu. Jest to jednak proces długotrwały, przez co należy przypuszczać, że wzrost efektywności systemu będzie widoczny w dłuższej perspektywie czasowej. 3 txt Które czynności oceniane są najlepiej pod kątem ich ergonomii i usprawnienia procesu realizacji? Wśród odpowiedzi ankietowanych najczęściej pojawiają się następujące czynności: rejestracja aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu bezpośrednia aktualizacja rejestru PESEL na skutek rejestracji stanu cywilnego rejestracja uznania ojcostwa transkrypcja sprostowanie i uzupełnienie wydawanie odpisów z aktów zarejestrowanych w systemie. Na pozytywna ocenę w/w czynności składa się kilka czynników. Przede wszystkim rozwiązania prawne, które spowodowały znaczące odformalizowanie większości z w/w czynności. Kolejnym czynnikiem są rozwiązania informatyczne polegające na powiązaniu procesowym poszczególnych etapów realizacji czynności. Wymienić także należy możliwość dostępu do danych zarówno w RSC jak i PESEL. Szybka i bez kosztowa komunikacja między urzędami (poprzez moduł ZLECEŃ). Respondenci wskazywali jednak, że w wymienianych czynnościach nadal występują tak zwane wąskie gardła, które obniżają szybkość realizacji procesów. Wymienić należy tutaj między innymi: pobieranie do protokołów niepełnych danych z systemu. Brak powiązania czynności merytorycznych wykonywanych w RSC z procesami kancelaryjnymi (system EZD). 4 Czy obserwowana jest poprawa w działaniu systemu, czy kwestia zgłaszania i eliminowania błędów jest sprawniejsza? Około 60 % badanych udzieliło odpowiedzi, że jest widoczna poprawa działania systemu. Poprawie także uległa kwestia realizacji przez wykonawcę zgłoszeń błędów działania systemu. W tym przypadku skrócił się czas oczekiwania na odpowiedź oraz wzrosła liczba zgłoszeń w przypadku, których błąd został usunięty. W omawianym zagadnieniu respondenci zwracają jednak uwagę, że sama procedura zgłaszania błędów jest zbyt rozbudowana i wymaga zbyt wielu czynności po stronie użytkownika. Zgłoszeń dokonują LASy, którymi najczęściej są informatycy, osoby nie posiadające wiedzy merytorycznej, która jest niezbędna do precyzyjnego opisania błędu. Do zgłoszenia wymagane jest dołączenie zrzutów ekranu co wymaga pobrania pliku na zewnętrzny nośnik danych i załączenia go do zgłoszenia. Powyższe rozwiązanie jest kontrowersyjne, bowiem w ten sposób następuje udostępnienie danych z rejestru w nieuprawnionej formie. Ankietowani wskazywali także na fakt, że po wygrywaniu przez wykonawcę kolejnych poprawek i usprawnień do systemu, za każdym razem pojawiają się nowe błędy. Powyższe zjawisko jest cykliczne, przez co sugeruje się aby zmienić proces wdrażania nowych rozwiązań do systemu poprzez bardziej wnikliwe i rozbudowane testy. 5 Jak oceniana jest możliwość zamieszczania przypisków przez każdego kierownika usc, czy przepis usprawnił i ułatwił proces zamieszczania przypisków? Rozwiązanie oceniane jest pozytywnie. Skraca czas aktualizacji danych w aktach stanu cywilnego. Niedogodność występuje w zakresie funkcjonalności systemu RSC. Zamieszczanie przypisków nie jest bowiem powiązanie z wszystkimi procesami, które wywołują konieczność. W chwili obecnej grupa analityczna

3 współpracująca z wykonawcą opracowała rozwiązania, które mają zwiększyć ergonomię zamieszczania przypisków. Mając na uwadze, że jest to czynność, która występuje bardzo często zasadne jest aby opracowane rozwiązania zostały wdrożone do systemu jak najszybciej. Pozwoli to na znaczące skrócenie czasu realizacji tej czynności co w zakresie globalnym poprawi wydajność urzędów i zmniejszy koszty działania. 6 Jak oceniana jest zasadność nanoszenia przypisków (z wyjątkiem zamieszczanych na podstawie dokumentu zagranicznego) w sytuacji, gdy wszystkie informacje dotyczące aktów stanu cywilnego są zawarte i aktualizowane w rejestrze PESEL? W omawianym zagadnieniu respondenci w zdecydowanej większości opowiadają się za zasadnością nanoszenia przypisków ponieważ dane w rejestrze PESEL nadal zawierają wiele błędów i są niekompletne. Mając na uwadze powyższe oraz fakt, że planowane jest wdrożenie rozwiązań informatycznych, które usprawnią proces dodawania przypisków sugeruje się aby omawianą kwestię odłożyć. Przypuszczać należy, że rezygnacja z obowiązku nanoszenia przypisków może zostać zrealizowana w sytuacji, kiedy jakość danych w rejestrze PESEL będzie na odpowiednio wysokim poziomie oraz, gdy rejestr stanu cywilnego będzie zawierał odpowiednio dużą ilość aktów stanu cywilnego. 7 Jak oceniany jest obowiązek migracji aktów, w celu naniesienia przypisków krajowych? Na zadane pytanie pond 2/3 zbadanych urzędów udzieliło odpowiedzi, że taka konieczność jest zasadna. Choć jest to czasochłonne zadanie to dzięki temu następuje dynamiczny wzrost ilości zarejestrowanych w rsc aktów sc. Ułatwia to wykonywanie innych zadań, wobec których konieczne jest pozyskiwanie danych z tych aktów. Należy wziąć pod uwagę, że planowane jest wdrożenie w 2017 roku masowej migracji aktów, dzięki czemu realizacja tego zadania będzie łatwiejsza i szybsza. 8 Czy proces migracji aktów stanu cywilnego sporządzonych w papierowych księgach przyczynia się do zdiagnozowania błędów widniejących w tych aktach? W omawianej kwestii 90 % ankietowanych odpowiedziało, że proces migracji aktów do rsc przyczynia się do diagnozowania i usuwania błędów w aktach sc. W ten sposób następuje zwiększa się referencyjność danych w aktach oraz danych w PESEL. Ponieważ sprostowanie błędów występujących w aktach jest czynnością o niskim poziomie sformalizowanie, nie jest ot zadanie wywołujące nadmierne trudności. Podnieść należy, iż w procesie migracji powstają nowe błędy w przenoszonych aktach. Są one także dość szybko diagnozowane. Trudno w chwili obecnej ustalić precyzyjnie odsetek takich sytuacji. 9 Czy proces migracji aktów stanu cywilnego sporządzonych w papierowych księgach przyczynia się do inicjowania postępowań o sprostowanie w efekcie zdiagnozowania w nich błędów? Również jak w pytaniu 8 tak i w tym pytaniu odsetek odpowiedzi pozytywnych był wysoki. W sytuacji wystąpienia błędu w przenoszonym akcie stanu cywilnego postępowanie mające na celu usunięcie tego błędu inicjowane jest na dwa sposoby: z urzędu i na wniosek. Dodać również należy, iż wprowadzanie aktów do rejestru centralnego spowodowało, że diagnozowane są także błędy w aktach przez innych kierowników niż ten, który akt wprowadził. 10 Jak oceniany jest rejestr uznań? Czy usprawnił/wydłużył proces uznania? Czy daje większą gwarancję prawidłowego sporządzania aktów? Na zadane pytanie w większości odpowiedzi udzielali kierownicy urzędów, w okręgu których występuje szpital. Zdecydowana większość pozytywnie ocenia funkcjonowanie rejestru uznań. Ułatwia proces przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i umożliwia w czasie rzeczywistym aktualizowanie danych w aktach urodzeń (dotyczy przekazania informacji o uznaniu do innego usc, w którym jest akt urodzenia dziecka). Odciąża także klientów z obowiązku posiadania dodatkowych dokumentów umożliwiających przyjęcie oświadczeń. Sugeruje się aby do rejestru były także wprowadzane informacje o uznaniach, które są przyjmowane przed sądami, a także udostępnienie rejestru sądom rodzinnym. 11 Jak oceniany jest przepisy art. 39, art. 39b, art. 124a, art. 127a, art. 127 b, art. 41 Prasc dające dodatkowe kompetencje kierownikowi i wojewodzie w zakresie unieważniania aktu/ wzmianek dodatkowych? Uwaga metodologiczna: Zadane pytanie wywoływało trudności w udzieleniu odpowiedzi. Zawarte w nim jest łącznie wiele zagadnień (każdy z wymienionych przepisów dotyczy innej sytuacji), które nie zawsze można łączenie ocenić. Wdrożenie opisanych zagadnień zdaniem respondentów w znaczący sposób poprawiło funkcjonowanie

4 urzędów. Przez wszystkim umożliwia eliminacje z obrotu prawnego zarówno aktów jak i wzmianek, które zostały z różnych powodów błędnie zarejestrowane. Istotny jest fakt, że każde z wymienionych rozwiązań nie jest znacząco sformalizowane, dzięki czemu procedura ich realizacji jest szybka i nieskomplikowana. Ma to istotne znaczenie w sytuacji wystąpienia przyczyn po stronie systemu rejestru stanu cywilnego. 12 Skąd usc najczęściej korzystają jeżeli chodzi o pomoc prawną? W katalogu odpowiedzi do w/w pytania respondenci najczęściej wskazywali, na pisma z MSWiA, w następnej kolejności na wymianę doświadczeń między kierownikami usc. Na trzecim miejscu były pisma urzędów wojewódzkich. Ankietowani, którzy wybierali tą odpowiedź bardzo często wyjaśniali w rubryce komentarz, że w zdecydowanej większości pisma z urzędów wojewódzkich to opracowania pochodzące z MSWiA. Bardzo mało opracowań jest autorstwa urzędów wojewódzkich. Te, które się pojawiają mają najczęściej niską jakość przydatności ponieważ zawierają kontrowersyjne propozycje interpretacji przepisów prawa. Wśród odpowiedzi pojawiały się także informacje, że organy urzędy wojewódzkie często dokonują swojej interpretacji wyjaśnień udzielonych przez MSWiA. Taka praktyka jest bardzo nieodpowiednia, wprowadza bowiem różnice interpretacyjne w stosowaniu przepisów. Powoduje także, iż urzędu stanu cywilnego z różnych obszarów Polski realizują te same zadania w odmienny sposób. 13 Ocena działań nadzoru w kontekście wprowadzonych zmian i pomocy urzędom w przestawieniu się na nowy sposób rejestracji W tej kwestii, niezależnie od tego z jakiego województwa pochodzi odpowiedź respondenci negatywnie ocenili zaangażowanie nadzoru wojewódzkiego w adaptacje urzędów stanu cywilnego do nowych zasad działania. Bardzo często pojawiały się odpowiedzi o takiej treści brak, wydziały nadzoru przesyłają jedynie pisma okólne z MSWiA oraz statystyki; zainteresowanie i pomoc nadzoru znikoma;. Do najczęściej wskazywanych powodów takiej opinii zaliczyć należy: bardzo niski poziom zainteresowania wojewodów potrzebami gmin w zakresie infrastruktury teleinformatycznej (sprzęt komputerowy, drukarki, sieć teleinformatyczna, itp.). brak należytego wsparcia finansowego w realizację inwestycji niezbędnych do zapewnienia prawidłowego realizowania zadań zleconych (adaptacja pomieszczeń, remonty, zwiększenie ilości etatów, itp.). brak odpowiedniego wsparcia merytorycznego wyrażający się brakiem szkoleń, spotkań, itp.). Szkolenia, które były organizowane w większości przypadków miały bardzo niską jakość merytoryczną. Ponieważ wyniki z ankiet będą dostępne także dla wojewodów około 1/3 respondentów nie udzieliła odpowiedzi na powyższe pytanie lub odpowiadali, że nie mają zdania. Taka sytuacja uwidacznia jakie są relacje między urzędami stanu cywilnego a wojewodami. Nie mają one charakteru partnerskiego i podmiotowego. Scedowanej w jednym organie funkcji nadzorczej i kontrolnej wywołuje bardzo niski poziom zaufanie kierowników usc do organu nadzoru. 14 Ocena funkcjonowania systemu teleinformatycznego. Czy obserwowana jest poprawa funkcjonowania? Około 60 % badanych wskazało, że zauważana jest poprawa funkcjonowania systemu teleinformatycznego. Przede wszystkim wyeliminowane zostały błędy krytyczne systemu, które istniały w początkowym okresie funkcjonowania (rok 2015). Obecnie jako niedogodność ankietowania najczęściej wskazywali na pojawiające się błędy po aktualizacjach systemu. W ujęciu ogólnym widoczna jest poprawa wydajności systemu zarówno pod kątem informatycznym jak i ergonomicznym. Zgodnie z prawną definicją - w skład systemu teleinformatycznego zaliczyć należy także pozostałe elementy infrastruktury teleinformatycznej (komputery, monitory, drukarki, czytniki kart, sieć teleinformatyczna). W tym względzie respondenci wskazywali, że jakość otrzymanego w ramach doposażenia sprzętu jest na średnim lub niskim poziomie. Występują także przypadki gdzie nadal urzędy nie posiadają wymaganej ilości sprzętu. Ponieważ eksploatacja sprzętu jest bardzo intensywna częste są sytuacje, kiedy sprzęt ulega zepsuciu. Naprawy lub wymiana dokonywane są we własnym zakresie z budżetu gminy. Wojewodowie w ramach dotacji celowych nie przeznaczają na takie inwestycje środków finansowych. Jest to zjawisko, które w niedalekiej przyszłości zacznie mieć charakter globalny. Z uwagi na nadmierną eksploatację sprzętu jego trwałość ocenia się na okres około 5 lat. W związku z tym przypuszczać należy, iż w okresie najbliższych dwóch, trzech lat powstanie konieczność masowej wymiany sprzętu IT w urzędach stanu cywilnego. Sugeruje się w związku z

5 tym aby Ministerstwo Cyfryzacji podjęło jak najszybciej działania mające na celu weryfikację aktualnego stanu infrastruktury teleinformatycznej w urzędach stanu cywilnego. Realizacja tego przedsięwzięcia pozwoli doposażenie urzędów oraz oszacowanie kosztów wymiany infrastruktury. 15 Wydawanie dokumentów elektronicznych; do jakich celów, w jakich przypadkach pobierane są elektroniczne odpisy aktu stanu cywilnego? Uwaga merytoryczna: Na wstępie należy wyjaśnić, że zgodnie z art. 44 ust. 6 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego - odpisy aktów stanu cywilnego mogą być wydawane na wniosek w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym. Kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje odpisy aktów stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego prowadzonego przez ministra właściwego do informatyzacji w systemie teleinformatycznym (art. 5 ust. 1 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego). Wzór zwizualizowanej postaci odpisów aktów sc w formie dokumentu elektronicznego zawarty jest w rozporządzeniu w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego. System teleinformatyczny rejestru stanu cywilnego w celu wydania odpisu aktu stanu cywilnego w formie dokumentu elektronicznego generuje dwa formaty danych skróconego aktu małżeństwa (jako dokumentu elektronicznego): w formacie XML oraz PDF. Format danych PDF odpisu aktu stanu cywilnego stanowi zwizualizowaną postać pliku XML. Powyższy sposób zapisu przez system teleinformatyczny odpisów w formie dokumentu elektronicznego nie spełnia wymagań prawnych zawartych w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz związanych z tą ustawą przepisów wykonawczych. Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności ( ) dokumentem elektronicznym jest stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Skrócony odpis aktu małżeństwa w formie dokumentu elektronicznego, w celu wydania wnioskodawcy za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej e-puap należy zgodnie z 17 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów - w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych ( ), sporządzić na podstawie wzoru dokumentu elektronicznego umieszczonego w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. W chwili obecnej nie istnieją w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych wzory odpisów aktów stanu cywilnego. Ponadto obecny, informatyczny zapis odpisów aktów sc w formie dokumentu elektronicznego nie spełnia wymagań wzoru dokumentu elektronicznego określonego w 18 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych ( ). Obecna zwizualizowana postać odpisów aktów stanu cywilnego w formie dokumentu elektronicznego generowana jest przez system rejestru stanu cywilnego w formacie PDF. Zgodnie z 18 (przytoczonego wyżej rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów) sposób wizualizacji dokumentu elektronicznego musi posiadać format danych XSL. Mając powyższe na uwadze generowany obecnie z rejestru stanu cywilnego format odpisów i zaświadczeń w postaci dokumentów elektronicznych jest niezgodny z prawem, tym samym nie powinien być udostępniany do obrotu prawnego. Minister Cyfryzacji jako podmiot odpowiedzialny za rejestr stanu cywilnego powinien w związku z tym niezwłocznie podjąć działania mające na celu uregulowanie powyższej kwestii zarówno w wymiarze prawnym jak i informatycznym. Na powyższe pytanie bardzo mało było odpowiedzi merytorycznych. W zdecydowanej większości respondenci odpowiadali, że dotychczas nie mieli wniosku o wydanie odpisu/zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego. Występowały także komentarze informujące, że zdaniem respondentów taka forma jest zbędna ponieważ odbiór odpisu jest możliwy obecnie w każdym usc. Ankietowani wskazywali również na problemy wynikające z technicznego sposobu generowania dokumentów elektronicznych z rejestru stanu cywilnego (konieczność pobrania pliku na zewnętrzny nośnik danych, zapisanie w systemie EZD, podpisanie podpisem elektronicznym, wysłanie do klienta poprzez epuap). Analiza odpowiedzi na powyższe pytanie wskazuje jednoznacznie, iż zagadnienia dotyczące dokumentów elektronicznych oraz sposobu ich przekazywania klientom są bardzo słabo znane przez kierowników urzędów stanu cywilnego. Świadczą o tym odpowiedzi następującej treści elektroniczne odpisy aktów s.c. pobierane są w przypadkach: 1.podczas kontroli zewnętrznych i wewnętrznych na żądanie kontrolera; 2.podczas przyjmowania oświadczeń o zamiarze wstąpienia abiturientów w związek małżeński (zamiast wydruków ich aktów urodzeń lub poprzednich małżeństw na drukach ścisłego zarachowania); 3.podczas postępowań administracyjnych przy zmianie imienia lub nazwiska. Dotyczy to wymiaru informatycznego jaki i prawnego. Biorąc pod uwagę, że obecnie rozwój komunikacji

6 elektronicznej między administracją a obywatelami jest bardzo mocno propagowany zasadne jest jak najszybsze wdrożenie działań mających na celu podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności wśród kierowników usc w zakresie wykorzystania takiej formy udostępniania danych. Jest także istotne z punktu widzenia ekonomicznego. Odpisu wydawane w formie dokumentu elektronicznego nie generują kosztów. Bardzo ważne jest także wyposażenie urzędów stanu cywilnego w niezbędną do realizacji tego zadania infrastrukturę teleinformatyczną oraz opracowanie rozwiązań, które poprawię ergonomię procesu wydawania dokumentów elektronicznych. 16 W jaki sposób przekazywane są dokumenty elektroniczne wnioskodawcom (e-puap, , nośnik itp.)? Podobnie jak w pytaniu poprzednim, tak i w tym przypadku odsetek odpowiedzi względem ilości przesłanych ankiet był znikomy. Z pośród respondentów, którzy wydawali dokumenty elektroniczne z rejestru stanu cywilnego tylko 30 % wskazało poprawną odpowiedź (poprzez epuap). Pozostałe odpowiedzi wskazywały następujące sposoby wydania dokumentów elektronicznych: poczta , wydruk z systemu. Powyższe potwierdza opinię wyrażoną w analizie pytania nr 15. Postulat dotyczący konieczności podjęcia działań zmierzających do zmiany takiego sposobu podejścia do zagadnienia jest jak najbardziej celowy i zasadny. 17 Czy usc wydają dokumenty, np. zaświadczenia, odpisy w formie elektronicznej? W zakresie zaświadczeń w formie dokumentów elektronicznych odsetek urzędów, gdzie taka sytuacja wystąpiła jest jeszcze mniejszy niż w przypadku wydania elektronicznych odpisów. 18 Czy w protokołach występują dane nadmiarowe? Na powyższe pytanie 72 % ankietowanych udzieliło odpowiedzi, że w protokołach nie ma danych nadmiarowych. Taki rozkład odpowiedzi sugeruje, że większość danych do protokołów jest pobierana z systemu (z danych PESEL lub RSC). Dane pobierane są w sposób półautomatyczny. Takie rozwiązanie nie powoduje trudności w wypełnianiu protokołów. 19 Czy protokoły wymagają modyfikacji? Powyższe pytanie jest pytaniem złożonym, odnosi się do trzech odrębnych kwestii: objętości protokołów, układu graficznego i zakresu danych. W odniesieniu do objętości protokołów 92 % respondentów wskazało, że obecnie protokoły zajmują zdecydowanie za dużo przestrzeni. Powoduje to, że zużywana jest zdecydowanie za duża ilość papieru, zwiększa to eksploatację urządzeń i koszty obsługi (materiały eksploatacyjne). W porównaniu z objętością protokołów funkcjonujących przed 1 marca 2015 ocenia się, że objętość obecnych protokołów uległa potrojeniu. Zwiększyła się także ilość protokołów. Powyższe powoduje, że efekt wprowadzonych rozwiązań prawnych jest odwrotny od zamierzenia. Wdrożenie rejestracji elektronicznej miało na celu eliminacje dokumentów w formie papierowej. Jest natomiast odwrotnie, ilość dokumentów w formie papierowej jest większa niż w przeszłości. Rozwiązanie takie znacząco podnosi koszty funkcjonowania urzędów stanu cywilnego. Układ graficzny protokołów, podobnie jak objętość został oceniony negatywnie. Wielkość czcionki jest za mała przez co dane są nieczytelne. Nie ma odpowiednio czytelnego odróżnienia treści danych od pozostałych części protokołu. Układ danych (nieodpowiednie rozmieszczenie poszczególnych informacji) powoduje, ze urzędnicy mają trudności z szybkim dostępem do wymaganych informacji (np. na pierwszej stronie protokołów nie ma danych niezbędnych do realizacji sprawy). Brak jest na protokołach sekcji umożliwiających zapisanie informacji dotyczących procesów kancelaryjnych (nr sprawy z JRWA, itp.). Wymienione powyżej opisy nie wyczerpują w całości zagadnienia. Najmniej uwag było do zakresu danych. Analizując odpowiedzi na powyższe pytanie zasadne jest podjęcie w najbliższej przyszłości działań legislacyjnych mających na celu eliminację obecnych wad protokołów a także ograniczenia ich ilości na rzecz dokumentów w formie elektronicznej. 20 Odmiejscowienie czynności. Jaka jest ocena środowiska? Czy i które z czynności zyskały największą aprobatę? W ujęciu ogólnym idea odmiejscowienia czynności realizowanych w urzędach stanu cywilnego jest rozwiązaniem bardzo dobrym. Możliwość dostępu każdego kierownika do danych w rejestrze stanu cywilnego oraz w rejestrze PESEL powoduje, iż kryterium miejsca zamieszkania wnioskodawcy nie ma znaczenia dla prawidłowości realizacji sprawy. Omawiane rozwiązanie znacząco przyspieszyło załatwianie spraw, wyeliminowało obowiązek ustalania faktycznego miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Odmiejscowienie jest także bardzo pozytywnie postrzegane przez klientów (w szczególności w sprawach wydawania odpisów aktów

7 sc). Doświadczenia wynikające z zastosowania tego rozwiązania pozwalają wnioskować o rozszerzenie tej funkcjonalności na kolejne zadania realizowane w usc. Do najbardziej pozytywnych zadań związanych z odmiejscowieniem zaliczyć należy: wydawanie odpisów; przyjmowanie zapewnień do zawarcia małżeństwa wydawanie zaświadczeń do zawarcia małżeństwa konkordatowego ; przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa, transkrypcję i odtworzenia aktów stanu cywilnego nanoszenie przypisków w aktach stanu cywilnego 21 Porównanie czasochłonności wydawania decyzji i dokonywania czynności materialno-technicznej. Czy odczuwalne jest usprawnienie pracy w tym zakresie. Jak oceniane jest wprowadzone rozwiązanie? W odniesieniu do powyższego pytania na wstępie wyjaśnić należy, że obecnie znaczącą cześć populacji kierowników usc stanowią osoby, które zaczęły pracę na tym stanowisku w okresie funkcjonowania obecnych przepisów. Z tego względu duża grupa ankietowanych (około 35 %) nie miała zdania na ten temat. Analiza odpowiedzi oraz doświadczenia z stosowania tych rozwiązań uwidaczniają, że idea odformalizowania zadań realizowanych w usc jest rozwiązaniem bardzo pozytywnym. W znaczący sposób poprawiła ekonomika procesowa. Zmniejszyła się ilość dokumentacji, obniżyły się koszty postępowania. Najbardziej poprawił się czas realizacji spraw. Szacuje się, że obecnie około 75 % spraw, które mają postać czynności materialnotechnicznej realizuje się w czasie rzeczywistym. Badane rozwiązanie poprawia także referencyjność danych w poszczególnych rejestrach poprzez ich szybką aktualizację. Idea odformalizowania nie wpłynęła na obniżenie jakości realizowanych spraw. Mając na uwadze powyższe sugeruje się aby analizowane rozwiązanie wdrożyć także w kolejnych obszarach funkcjonowania usc. 22 Ślub poza lokalem. W jakie dni tygodnia śluby poza lokalem odbywają się najczęściej? Z pośród udzielonych odpowiedzi najwięcej dotyczyło soboty (96%), piątku (62%). Respondenci wskazywali również na inne dni tygodnia czwartek, niedziela. Takie odpowiedzi miały jednak charakter incydentalny. 22 txt Czy rozwiązanie to utrudnia kierownikom prace/wymaga reorganizacji, a jeśli tak to w jakim kierunku? Badania w większości udzielonych odpowiedzi wskazywali, że udzielanie ślubów poza lokalem nie stwarza większych problemów organizacyjnych i nie utrudnia pracy. Nie jest to jednak rozwiązanie, które zyskało znaczącą popularność wśród klientów. Ankietowani poruszali w swoich odpowiedziach problemy wynikające z faktu, że opłata dodatkowa jest w wysokości, która w większości przypadków zniechęca klientów do wyboru takiego rozwiązania. Dotyczy to w szczególności obszarów gdzie średnia zarobków nie jest na wysokim poziomie. Kolejną poruszaną kwestią jest sposób wykorzystania pieniędzy z opłaty dodatkowej. W tym zakresie ankietowani często odpowiadali, że środki finansowe nie są przekazywane na cele, które były wskazane w uzasadnieniu tego rozwiązania. Często poruszanym problem przy tej okazji jest również sytuacja dotycząca rozliczania czasu pracy w nadgodzinach. 23 Satysfakcja klientów z wprowadzonych rozwiązań. Jakie są najczęściej wskazywane korzyści dla klientów. Czy klienci wyrażają satysfakcje z wprowadzonych zmian? Zdecydowanie na pierwszym miejscu wymieniane jest wydawanie odpisów w każdym usc. Znaczący odsetek odpowiedzi dotyczył również sposobu rejestracji aktu urodzenia, gdzie obecnie wszystkie wymagane dokumenty można załatwić podczas jednej wizyty (oświadczenie o uznaniu ojcostwa, sporządzenia aktu urodzenia, nadanie nr PESEL, zameldowanie, wydanie odpisów). Kolejnym rozwiązanie, który cieszy się dużą popularnością jest możliwość wydawania zaświadczeń do małżeństwa konkordatowego w każdym usc. Satysfakcje wywołuje także odformalizowanie transkrypcji, sprostowań, uzupełnień aktów stanu cywilnego. Równie wysoko oceniane jest zwolnienie klientów z obowiązku dostarczania odpisów aktów stanu cywilnego do realizacji poszczególnych spraw. W chwili obecnej jedynym wymaganym dokumentem (w większości spraw) jest dokument tożsamości.

8 24 Jak oceniane jest dwutorowe prowadzenie akt zbiorowych pod kątem organizacyjnym i regulacje dotyczące tej materii? Przepisy regulujące tworzenie akt zbiorowych w formie elektronicznej (art. 26 ust. 3 poasc) opisują dwie odrębne sytuacje: zapisywanie w rsc dokumentów elektronicznych stanowiących akta zbiorowe; zapisywanie w rsc odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych stanowiących akta zbiorowe W pierwszym przypadku analiza udzielonych odpowiedzi wskazuje, że w chwili obecnej praktycznie nie występuje proces zapisywania dokumentów elektronicznych jako akt zbiorowych. Powyższe spowodowane jest tym, że żaden z podstawowych dokumentów mających wpływ na treść aktów sc (karta urodzenia, karta zgonu, zapewnienie) nie mają postaci dokumentów elektronicznych. Również protokoły, które są sporządzane w usc (uznanie ojcostwa, powrót do nazwiska, itp.) nie są dokumentami elektronicznymi. W pozostałych przypadkach także ilość dokumentów w postaci elektronicznej jest znikoma. Nadmienić należy, iż system rsc nie posiada połączenia bezpośredniego z systemem epuap, co powoduje znaczące trudności techniczne z wprowadzeniem dokumentów elektronicznych do akt zbiorowych. Po zapisaniu dokumentu nie istnieje możliwość weryfikacji poprawności złożonego na dokumencie elektronicznym podpisu elektronicznego, bowiem system rsc nie posiada oprogramowania umożliwiającego weryfikację takiego podpisu. Z uwagi na błędne działanie systemu rsc, przez większość czasu (okres od marca 2015 do końca 2016) nie było możliwości zapisania w aktach zbiorowych dokumentów elektronicznych oraz odwzorowań cyfrowych. W drugim przypadku zdecydowana większość kierowników nie korzysta z tego rozwiązania. Sytuacja taka wynika między innymi z tego, że urzędy nie zostały wyposażone w odpowiedni sprzęt do skanowania. Ponieważ jest to rozwiązanie fakultatywne, kierownicy nie mają świadomości, żeby wykonywać odwzorowania ponieważ i tak w aktach zbiorowych są gromadzone te same dokumenty w formie papierowej. Mając powyższe na uwadze sugeruje się aby wdrożyć działania mające na celu zwiększenie ilości dokumentów elektronicznych w aktach zbiorowych i odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych poprzez zmianę przepisów prawa. Przede wszystkim należałoby wprowadzić jak najszybciej obowiązek przekazywania kart urodzenia oraz kart zgonu w formie dokumentów elektronicznych. Zaleca się także opracowanie rozwiązań pozwalających na dokonywanie zgłoszenia urodzenia oraz zgonu w formie elektronicznej. Również w przypadku protokołów sugeruje się aby wyeliminować w większości przypadków formę papierową na rzecz formy elektronicznej. Wymienione rozwiązania zdecydowanie ograniczą ilość dokumentacji papierowej co poprawi zarządzanie archiwami usc, przyspieszą rejestrację stanu cywilnego, obniżą koszty funkcjonowania usc, ułatwią dostęp do danych w tych dokumentach (bez potrzeby szukania w archiwum usc). 25 W jaki sposób oznaczane są akta zbiorowe w archiwum usc? W zakresie rejestracji bieżącej respondenci jednoznacznie wykazują w odpowiedziach prawidłowy sposób oznaczania akt zbiorowych: oznaczenie aktu, data rejestracji i nr sprawy według wykazu JRWA. 26 W jakim stopniu, szacunkowo, akta zbiorowe są gromadzone w formie elektronicznej (podać w %) W 60 % odpowiedzi na powyższe pytanie ankietowani wskazali, że nie gromadzą w ogóle akt zbiorowych w formie dokumentów elektronicznych. W pozostałych przypadkach udział dokumentów elektronicznych w aktach zbiorowych nie przekraczał 5 %. Najczęściej podawana była wartość 1%. Powyższe dane jednoznacznie wskazują, że analizowane zagadnienie prawne nie jest obecnie praktycznie w ogóle stosowane. Oprócz powodów wymienionych powyżej (pyt. 24) wpływ na taką sytuacja ma również znikome zainteresowanie społeczeństwa tą formą dokumentów. 27 Objętość papierowych dokumentów gromadzonych w aktach zbiorowych uległa. Według 78% ankietowanych objętość papierowych dokumentów w aktach zbiorowych uległa zwiększeniu. Przyczyny takiej sytuacji wynikają z problemów opisanych w pyt nieodpowiedni układ graficzny protokołów (za dużo pustego miejsca); bardzo duża objętość zapewnień i zaświadczeń do małżeństwa w wielu urzędach brak jest drukarek umożliwiających drukowanie dokumentów w dupleksie Wobec powyższego sugeruje się jak w pyt. 19 ograniczenie liczby protokołów, ich modyfikację graficzną, zastąpienie formy papierowej na elektroniczną.

9 Według ustaleń z losowo wybranymi urzędami stanu cywilnego (wielkość próby badawczej 50 urzędów) przyrost objętości akt zbiorowych (forma papierowa) w porównaniu 2014 rok do 2016 rok wynosi: dla aktów urodzeń wzrost o około 30% (jednostka miary metr bieżący) dla aktów małżeństwa wzrost o około 100 % dla aktów zgonów wzrost o około 200% 28 Skrócenia terminu przechowywania ksiąg stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego. Jakie problemy rodzi przepis? Jak jest oceniany przepis? Diagnozowane rozwiązanie w ocenie badanych jest postrzegane pozytywnie. Ankietowanie zwracają najczęściej uwagę, że procedura przekazania ksiąg i akt zbiorowych (paginacja, składowanie do teczek i kartonów, opracowanie dokumentacji, itp.) jest bardzo czasochłonna i w wielu przypadkach bardzo kosztowna. Występują bowiem sytuacje, kiedy wymagane jest przed przekazaniem ksiąg do archiwum przeprowadzenie procesu odgrzybiania w komorze fumigacyjnej. Urzędu nie posiadają odpowiedniej ilości pracowników, którzy mogliby zająć się tylko przygotowaniem zbiorów do przekazania do archiwum. Brak jest również środków finansowych na realizację tego zadania. Nie jest to uwzględniane w dotacji celowej. 29 Udostępnianie ksiąg na zasadach archiwalnych. Czy rozwiązanie jest problematyczne? Z pośród analizowanych odpowiedzi 67 % dotyczyło, że udostępnianie ksiąg na zasadach archiwalnych nie rodzi problemów. 29 txt Jakie rodzi problemy i jak usc sobie radzą z tymi regulacjami? Analiza komentarzy do omawianej kwestii uwidacznia kilka problemów: niewłaściwa interpretacja przepisów wielu kierowników traktuje przepisu rozszerzająco i wydaje dokumenty poprzez kserowanie ksiąg wskazując przy tym, że nie posiada odpowiedniego sprzętu (drukarek w formacie A3) kierownicy, którzy realizują to zadanie właściwie (umożliwienie wykonania nieodpłatnie fotokopii) podnoszą, iż w lokalach usc brak jest odpowiedniego miejsca aby zapewnić sprawną realizację tej usługi wiele uwag dotyczyło także oczekiwań klientów, którzy zamiast fotokopii chcą uzyskać odpis aktu stanu cywilnego realizacja tego zadania nie jest ujmowana w dotacji celowej 30 Jaka jest ocena stosowania zapisów art. 129 ust. 4, zgodnie z którym wzmianki i przypiski przy aktach przekazanych do archiwum państwowego sporządza kierownik USC właściwy ze względu na miejsce przechowywania danej księgi? Rozwiązanie jednoznacznie negatywnie oceniane przez ankietowanych: do najczęściej wskazywanych argumentów przemawiających za taką oceną zaliczyć należy: brak możliwości kadrowych na realizację tego zadania konieczność dojazdu do siedziby archiwum (często odległość między usc a archiwum przekracza 100 km) procedura bardzo czasochłonna (poinformowanie archiwum o takim zamiarze, zlecenie przygotowania ksiąg w czytelni archiwum, przygotowanie dokumentacji na podstawie, której mają być zamieszczone przypiski i wzmianki, organizacja wyjazdu, realizacja zadania) najbardziej jest to uciążliwe dla małych (jednoosobowych) urzędów duże koszty realizacji zadania, które nie są pokrywane z dotacji celowej 31 Liczba wydawanych odpisów zupełnych Opinia badanych jest podzielona względem tej kwestii połowa jest zdania, że liczba wydawanych odpisów uległa zwiększeniu, druga połowa, że uległa zmniejszeniu. Z pośród nielicznych wyjaśnień oraz dokonanych obliczeń wynika, że w porównaniu między rokiem 2014 i 2016 liczba wydanych odpisów zupełnych uległa zwiększeniu. Wpływ na taką sytuację mają następujące czynniki: wydawanie odpisów zupełnych po transkrypcji, sprostowaniu, uzupełnieniu, odtworzeniu wydawanie odpisów zupełnych z aktów urodzeń gdzie zastosowano art. 61 ust. 2 (tak zwane dane kryjące)

10 31 txt W jakich przypadkach odpisy zupełne wydawane są najczęściej? po transkrypcji do świadczeń socjalne, opieki społecznej (szczególnie akty urodzeń, gdzie zastosowano art. 61 ust. 2) do ZUSu do spraw sądowych (rozwody, sprawy spadkowe) 32 Jak oceniane jest wprowadzenie numerowanych blankietów druków odpisów i zaświadczeń, sposób ich dystrybucji oraz konieczność ewidencjonowania? W powyższym pytaniu zawarte zostały trzy odrębne zagadnienia: numerowanie blankietów; dystrybucja blankietów; ewidencjonowanie blankietów. W odniesieniu do zagadnienia pierwszego (numerowanie blankietów) respondenci wyrażali opinię pozytywną. Czynność ta nie stwarza problemów i nie jest skomplikowana. Funkcjonalność systemu rsc pozwala na łatwe i sprawne zapisanie nr blankietu oraz ewentualną poprawę błędne wpisanego numeru. W przypadku zagadnienia drugiego (dystrybucja blankietów) opinie były w większości negatywne. Wynika to ze sposobu realizacji tej czynności. W sytuacji zapotrzebowania na nowe blankiety, kierownik usc lub upoważniona osoba musi osobiście zgłosić się do siedziby urzędu wojewódzkiego po odbiór blankietów. Mając na uwadze (szczególnie w dużych województwach) odległość między usc a urzędem wojewódzkim, która nierzadko wynosi około 100 km powoduje, że jest to przedsięwzięcia bardzo czasochłonne. Wynikające z tego koszty nie są ponadto uwzględniane w dotacji celowej. W zakresie zagadnienia trzeciego (ewidencjonowanie blankietów) odpowiedzi w ankietach najczęściej dotyczyły sytuacji ewidencjonowania blankietów zniszczonych. W tym przypadku ustalenia w poszczególnych województwach są zróżnicowane. Wskazywane były przypadki gdzie oprócz opracowanej przez MSWiA ujednoliconej tabeli, poszczególni wojewodowie wprowadzają własny system ewidencjonowania. Takie działania wykraczają poza przepisy prawa i wprowadzają niejednolity sposób postępowania. Podnieść należy, iż w chwili obecnej grupa analityczna opracowała koncepcję ewidencjonowania wszystkich blankietów (odpisów i zaświadczeń) niezależnie od podmiotu, który je posiada i ich statusu. Nowa funkcjonalność systemu rsc umożliwi zapisywania danych o blankietach w czasie rzeczywistym oraz dostęp do w/w danych przez resort centralny, wojewodów i kierowników usc. Celem powyższego rozwiązanie jest usprawnienie procesu zarządzania gospodarką blankietami. 33 Jak oceniane są druki odpisów aktów oraz zaświadczeń pod względem czytelności i przydatności danych na nich zawartych? Analiza udzielonych odpowiedzi uwidacznia kilka obszarów związanych z poruszonym zagadnieniem. W odniesieniu do samych blankietów zdecydowana większość respondentów wyrażała opinię, że są one estetyczne i przyjmowane są pozytywnie przez klientów. Zastrzeżenia budzą jednak w większości opinii techniczne aspekty nanoszenia danych na blankietach. Zarówno kierownicy usc jak i klienci zwracają uwagę, że wielkość czcionki względem wielkości formatu jest nieproporcjonalna, czcionka jest zbyt mała. Przestrzeń blankietu nie jest wykorzystana. Powszechna jest opinia, że na jednej stronie powinno mieścić się więcej treści co zdecydowanie zmniejszy ilość używanych blankietów. Ma to w szczególności znaczenie przy wydawaniu odpisów zupełnych, gdzie powszechne są sytuacja, kiedy na jeden odpis zużywa się trzy blankiety. Lepsze wykorzystanie przestrzeni blankietu (większa ilość treści na jednej stronie) zdecydowanie zmniejszy koszty związane z zakupem blankietów, eksploatacją urządzeń oraz przyspieszy wydawanie odpisów. Kolejną poruszaną kwestią jest sprawa układu graficznego odpisów. Dane z aktu powinny się wyróżniać od pozostałych sekcji informacyjnych. W chwili obecnej ten sam rozmiar czcionki powoduje, że osoby, które nie mają doświadczenia w czytaniu odpisów zmuszone są wyszukiwać w treści danych personalnych. Następna uwaga związana jest z samym drukowaniem odpisów. Obecny układ graficzny odpisów powoduje, że bardzo często treść drukowana jest na dwóch stronach blankietów. Faktura papieru na obu stronach jest różna co powoduje, że jakość druku jest na pierwszej stronie jest inna niż na drugiej. Powyższe ma także wpływ na

11 złą czytelność pieczęci oraz podpisów na drugiej stronie blankietu. Większość urzędów posiada drukarki z funkcja drukowania dwustronnego. Różna faktura stron blankietu powoduje, że występują częste przypadki niszczenia blankietów przez drukarki. Wpływa na to zachowanie się blankietu podczas przechodzenia przez wałki drukarki. Blankiet odkształca się nierównomiernie co wywołuje zacięcie mechanizmu przesuwania blankietu i w efekcie jego zniszczenie. Urzędy z racji nieprawidłowo zrealizowanego procesu doposażenia w infrastrukturę teleinformatyczną posiadają zróżnicowany sprzęt pod kątem jakości oraz funkcjonalności. Badanie w tym względzie wykazało, że w zależności od rodzaju druku (toner, tusz, laser) różni się jakość nadruku na blankiecie oraz jego trwałość. W zakresie przydatności danych zawartych w odpisach respondenci nie zgłaszali istotnych uwag. 34 Ocena wsparcia technicznego ze strony MC oraz COI (szkolenia, wdrożenie do pracy w systemie) Analiza udzielonych odpowiedzi na powyższą kwestię ukazała, że jakość wsparcia technicznego ze strony MC oraz COI w zakresie funkcjonowania systemu uległa przemianie od momentu uruchomienia systemu do chwili obecnej. W początkowym okresie zarówno sam sposób przygotowania użytkowników do obsługi systemu jak i sam system oraz wsparcie techniczne było na bardzo niskim poziomie. W chwili obecnej sytuacja uległa poprawie, system przede wszystkim jest stabilny, usunięte zostały błędy krytyczne, a użytkownicy posiadają już odpowiednią wiedzę i umiejętności do sprawnej obsługi systemu. Zgłaszane w odpowiedziach uwagi dotyczyły także procedury zgłaszania błędów, która zdaniem ankietowanych jest zbyt rozbudowana i czasochłonna. Angażuje także zbyt wiele osób. Błąd jest zgłaszany najpierw przez użytkownika do LASa (którym najczęściej jest informatyk). Następnie LAS poprzez ITSM wysyła zgłoszenie do wykonawcy. Jeżeli przyczyna leży po stronie systemu, wykonawca opracowuje sposób usunięcia błędu. Proponowane rozwiązanie jest testowane i w przypadku pozytywnej akceptacji wdrażane do systemu. Wgrywanie poprawek odbywa się w określonych odstępach czasu co często wydłuża okres między zgłoszeniem błędu a jego usunięciem. Sugeruje się przeanalizowanie w/w procesu w celu skrócenia czasu od zgłoszenia błędu do jego usunięcia. 35 Jak kierownicy oceniają funkcjonalność raportów dostępnych w Źródle? Co jest najbardziej problemowe? W odniesieniu do kwestii raportów generowanych z BUSCa wyróżnić można klika zagadnień poruszonych w odpowiedziach respondentów. Pierwsza najliczniej wymieniana kwestia dotyczy błędnych danych w raportach. Ankietowani bardzo licznie wskazywali, że w zakresie przypisków oraz zaświadczeń raporty nie podają danych zgodnych z rzeczywistością. Sytuacja taka ma istotne znaczenie w prawidłowym ustalaniu kwot dotacji celowych. Kolejne uwagi dotyczą braku raportów zawierających zestawienia danych wymaganych przez urzędy wojewódzkie do naliczania dotacji celowej. W chwili obecnej nie wszystkie dane wymagane do wykazania zrealizowanych czynności zawarte są w raportach. 36 Jakie czynności z zakresu rejestracji w praktyce wykonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta)? Jakie najczęściej czynności z zakresu rejestracji w praktyce wykonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta)? Rozkład odpowiedzi na powyższe pytanie uzależniony jest od wielkości urzędu stanu cywilnego. W gminach, gdzie kierownikiem usc jest inna osoba niż w/b/p a struktura urzędu stanu cywilnego jest rozbudowana, w zdecydowanej większości respondenci odpowiadali, że organ gminy nie wykonuje żadnych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Powszechny jest pogląd wśród ankietowanych, że w sytuacji zatrudnienia innej osoby na stanowisku kierownika usc, wójt, burmistrz, prezydent nie może wykonywać czynności związanych z rejestracją stanu cywilnego. Odmiennie wygląda sytuacja w urzędach stanu cywilnego jednoosobowych oraz w gminach gdzie kierownikiem usc jest w/b/p. W tych przypadkach około 15 % odpowiedzi wskazuje, że w/b/p sporadycznie wykonuje czynności. Najczęściej jest to udzielanie ślubu, jednak tylko sama uroczystość. Cała dokumentacja z w tym związana oraz czynności w systemie po zawarciu małżeństwa wykonuje pracownik urzędu.

12 Incydentalnie były udzielane odpowiedzi, które informowały, że w/b/p akceptuje w rejestrze akty stanu cywilnego podczas nieobecności pracownika urzędu stanu cywilnego. 37 Najczęstsze uwagi dotyczące wprowadzonych rozwiązań prawnych? Respondenci w odpowiedziach zwierali różne uwagi odnoszące się do bardzo wielu obszarów. Najczęściej dotyczyły one kwestii poruszonych we wcześniejszych pytania, w szczególności związanych z wymiarem proceduralnym przepisów. W większości przypadków powszechny wśród ankietowanych jest pogląd o dalszych działaniach prawnych w celu odformalizowania kolejnych zadań wykonywanych przez usc, zmiany protokołów, uregulowania kwestii dokumentów elektronicznych wydawanych z rsc. 38 Najczęstsze uwagi dotyczące wprowadzonych rozwiązań teleinformatycznych? Zawarte w odpowiedziach na powyższe pytanie uwagi związane były zarówno z funkcjonowaniem samego systemu teleinformatycznego jak i infrastruktury teleinformatycznej, któaj jest integralną częścią systemu. W przypadku systemu rsc uwagi najczęściej dotyczyły sytuacji, kiedy po wgraniu poprawek pojawiają się w systemie kolejne błędy. W odniesieniu do infrastruktury teleinformatycznej uwagi najczęściej dotyczyły problemów związanych z nieprawidłowościami czytników kart oraz aktualizacją JAVY. Licznie sygnalizowana przez respondentów jest także potrzeba integracji systemu rsc z systemami EZD oraz możliwość rozszerzenia elektronicznej formy komunikacji z otoczenie. W szczególności często podawanych był przykład przekazywania elektronicznych kart urodzenia. Takie rozwiązanie znacząco przyspieszy rejestrację aktów urodzeń oraz obniży koszty realizacji tego zadania. Ankietowani wskazywali także na potrzebę opracowania rozwiązań umożliwiających wydawanie elektronicznych odpisów do sądów oraz innych instytucji (ZUS, opieka społeczna, itp.). To również bardzo obniży koszty funkcjonowania usc. 39 Czy i co spośród nowych regulacji utrudniło najbardziej pracę? W zakresie powyższego pytania udzielone odpowiedzi poruszały szerokie spektrum przykładów. Najliczniej wymieniany był ogólnie okres początkowy, gdzie trudności dotyczyły głównie interpretacji przepisów, licznych błędów systemu, braku infrastruktury teleinformatycznej, oraz braku należytego wsparcia ze strony urzędów wojewódzkich. Licznie poruszana w odpowiedziach była również kwestia nieprawidłowego sposobu naliczania dotacji celowych i braku współpracy w tym zakresie między gminami a wojewodą. Opracował: Sławomir Wojciechowski Kierownik USC w Nowej Soli Zrzeszenie Gmin Województwa Lubuskiego