DECYZJA. odmawiam uwzgldnienia wniosku.

Transkrypt

1 Decyzja Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 31 sierpnia 2005 r. dotyczca skargi na przekazanie przez Syndyka akt osobowych Sdowi Okrgowemu - Sdowi Pracy i Ubezpiecze Społecznych. Skarcy podniósł, i w jego aktach osobowych przekazanych Sdowi znajdowały si m.in. jego opinie partyjne, kary, które w ocenie Skarcego winny by z jego akt ju usunite. Skarcy podniósł równie, i Syndyk masy upadłoci odmówił usunicia przedmiotowych dokumentów z akt osobowych. Warszawa, dnia 31 sierpnia 2005 r. GI-DEC-DS- 273/05 DECYZJA Na podstawie art. 104 l ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postpowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z pón. zm.), w zw. z art. 12 pkt 2 i art. 22, art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z pón. zm.), po przeprowadzeniu postpowania administracyjnego w sprawie przetwarzania danych osobowych Pana X przez Sp. z o. o - Syndyka Zakładu Przetwórstwa, odmawiam uwzgldnienia wniosku. Do Biura GIODO wpłynła skarga Pana X, zwanego dalej Skarcym, w sprawie przetwarzania jego danych osobowych przez Sp. z o. o., - Syndyka Zakładu Przetwórstwa, zwanego równie Syndykiem. W szczególnoci, Skarcy poinformował Generalnego Inspektora, i Syndyk bez podstawy prawnej przekazał jego akta osobowe Sdowi Okrgowemu - Sdowi Pracy i Ubezpiecze Społecznych. Skarcy podniósł, i w jego aktach osobowych przekazanych Sdowi znajdowały si m.in. jego opinie partyjne, kary, które w ocenie Skarcego winny by z jego akt ju usunite. Skarcy podniósł równie, i Syndyk masy upadłoci odmówił usunicia przedmiotowych dokumentów z akt osobowych. W toku przeprowadzonego postpowania w niniejszej sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych ustalił, e:

2 1) Syndyk przejł od upadłych Zakładów Przemysłu akta osobowe pracowników ww. Spółki (ok teczek), w tym akta osobowe Skarcego, celem ich uporzdkowania i przekazania do przechowalni akt. 2) Przed Sdem Okrgowym Sdem Pracy i Ubezpiecze Społecznych toczyło si postpowanie o wysoko wiadczenia Pana X (nr sprawy VU. 114/04), w toku którego Przewodniczca V Wydziału Ubezpiecze Społecznych Sdu Pracy i Ubezpiecze Społecznych pismem z dnia 30 czerwca 2004 r. - wystpiła do Zakładów Przemysłu o nadesłanie akt osobowych Skarcego, zatrudnionego w ww. zakładzie w okresie od 20 lutego 1962 r. do dnia 31 padziernika 1963 r. 3) Syndyk Zakładów Przemysłu, stosownie do pisma Przewodniczcego V Wydziału Ubezpiecze Społecznych Sdu Pracy i Ubezpiecze Społecznych Sdu Okrgowego, przekazał Sdowi akta osobowe Skarcego. 4) W aktach osobowych przekazanych Sdowi Pracy i Ubezpiecze Społecznych Sdu Okrgowego znajdowały si dokumenty zwizane ze stosunkiem pracy Skarcego - wymagane 1 podp. 1,2,3 oraz 6 pkt 2g rozporzdzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z pón. zm.), a nadto informacje o ukaraniu Skarcego w roku 1963 r., których upadły Zakład Przemysłu nie usunł z akt osobowych Skarcego. 5) Pismem z dnia 18 kwietnia 2005 r. Syndyk, wystpił do Sdu Okrgowego o zwrot akt osobowych Skarcego. 6) Pismem z dnia 20 czerwca 2005 r. Syndyk poinformował Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, i akta Skarcego zostały zwrócone do zakładu z Sdu Okrgowego w Toruniu i w zwizku z tym dopiero po zwrocie tych akt Syndyk miał moliwo usunicia zbdnych dokumentów z akt osobowych Skarcego. Po zapoznaniu si z całoci materiału dowodowego zebranego w sprawie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, stwierdził co nastpuje: Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z pón. zm.), zwanej dalej ustaw, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy spełniona zostanie jedna z wymienionych w tym przepisie przesłanek. Przesłanki te odnosz si do wszelkich form przetwarzania danych wymienionych w art. 7 pkt 2 ustawy, w tym w szczególnoci do ich udostpniania, przechowywania. S take wzgldem siebie równoprawne, co oznacza, e 2

3 dla legalnoci procesu przetwarzania danych wystarczajce jest spełnienie jednej z przesłanek. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy, przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbdne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowizku wynikajcego z przepisu prawa. Na pocztku naley wyranie podkreli, i zgodnie z 57 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłociowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535 z pón. zm.), jeeli ogłoszono upadło obejmujc likwidacj majtku upadłego, upadły jest obowizany wskaza i wyda syndykowi cały swój majtek, a take wyda wszystkie dokumenty dotyczce jego działalnoci, majtku oraz rozlicze, w szczególnoci ksigi rachunkowe, inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych i korespondencj. Wykonanie tego obowizku upadły potwierdza w formie owiadczenia na pimie, które składa sdziemu-komisarzowi. Z powyszego jednoznacznie wynika, i z chwil upadłoci Zakładów Przemysłu, obejmujcej likwidacj majtku upadłego, wyznaczony przez sd Syndyk wszedł z mocy prawa w posiadanie dokumentacji upadłej Spółki, w tym dokumentacji pracowniczej - a wic równie akt osobowych Skarcego. Naley równie podkreli, i zgodnie z art. 51 u ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U r. Nr 171 poz z pón. zm.), w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłoci pracodawca wskazuje podmiot prowadzcy działalno w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniajc na ten cel rodki finansowe na czas, jaki pozostał do koca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: od dnia rozwizania lub wyganicia stosunku pracy - dla dokumentacji osobowej. Dokumentacja przekazywana przez pracodawc do dalszego przechowywania powinna by przed przekazaniem uporzdkowana zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2 (art. 51 u ust. 6 ww. ustawy). Z powyszego wynika zatem, i Syndyk poprzez objcie majtku Zakładów Przemysłu jest zobowizany m.in. do uporzdkowania dokumentacji upadłej Spółki - w tym równie dokumentacji pracowniczej (m.in. dotyczcej Skarcego) - a nastpnie do jej przekazania właciwemu archiwum w celu jej przechowania. W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych do czasu uporzdkowania i przekazania tych akt właciwemu archiwum, Syndyk jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych Skarcego w zakresie okrelonym w przepisach rozporzdzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, który to akt okrela zarówno zasady dokumentowania podjcia pracy przez pracownika oraz prowadzenia akt osobowych podczas pracy, a take przechowywania dokumentów. Generalny 3

4 Inspektor nie moe natomiast w drodze decyzji nakazywa podmiotom usunicia przetwarzanych przez nie danych osobowych, w sytuacji gdy podmioty te przetwarzaj dane na podstawie obowizujcych przepisów prawa. Ponadto, podkrelenia wymaga, i zagadnienie dotyczce sposobu prowadzenia przez pracodawc dokumentacji pracowniczej (pracowniczych akt osobowych) naley do spraw zwizanych ze stosunkiem pracy. Równie danie pracownika w przedmiocie usunicia z jego akt osobowych okrelonych dokumentów zwizanych ze stosunkiem pracy naley rozpatrywa w oparciu o przepisy prawa pracy - a nie ustawy o ochronie danych osobowych. Dla potwierdzenia powyszego stanowiska warto przytoczy pogld Sdu Najwyszego, w którym stwierdził, e sprawa, w której pracownik domaga si od pracodawcy zachowa majcych prawn doniosło w wietle przepisów o zasadach prowadzenia dokumentacji zatrudnieniowej, naley do kategorii spraw z zakresu prawa pracy, a konkretnie spraw o roszczenie ze stosunku pracy (art pkt 1 kpc.), co nadaje jej równoczenie przymiot sprawy cywilnej w rozumieniu art. 1 kpc. To samo dotyczy roszcze pracowniczych zwizanych z wprowadzeniem przez danego pracodawc jakiejkolwiek dokumentacji zatrudnieniowej, któr przez pryzmat powołanych przepisów trzeba by kwalifikowa jako bezprawn. Innymi słowy, przepisy ustawy o ochronie danych osobowych maj wobec danych dotyczcych zatrudnienia zastosowanie tylko w zakresie nie uregulowanym przepisami ustawodawstwa pracy. Z tych te wzgldów w pełni uprawnione jest twierdzenie, i zagadnienie dotyczce usuwania przez pracodawców dokumentów z akt osobowych pracowników, mieci si w wyłcznej kognicji sdów powszechnych, jako cile zwizane ze stosunkiem pracy. Dlatego te, powysza kwestia powinna by rozpatrywana przed sdem powszechnym. Warto w tym miejscu przytoczy pogld Sdu Najwyszego, w myl którego w razie niezwrócenia pracownikowi wiadectwa szkolnego lub innych dokumentów łczcych si ze stosunkiem pracy pracownik moe - jeeli w zwizku z tym zaniedbaniem poniósł szkod - domaga si odszkodowania od zakładu pracy; roszczenie z tym zwizane naley uzna za roszczenie ze stosunku pracy w rozumieniu art. 242 k.p. Jako podstaw prawn dochodzonego roszczenia naley - wobec braku odpowiednich przepisów w kodeksie pracy - stosowa na podstawie art. 300 k.p. przepisy kodeksu cywilnego, a w szczególnoci art. 471 k.c. (wyrok z dnia 6 padziernika 1976 r. I PR 130/76 OSNC 1977/4/82). Warto równie podkreli, i obowizujce przepisy prawa pracy, wskazuj, i kar dyscyplinarn uwaa si za niebył, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca moe, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentujcej pracownika zakładowej organizacji zwizkowej, uzna kar za niebył przed upływem tego terminu (art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks 4

5 pracy t.j. Dz. U r. Nr 21 poz. 94 z pón. zm.). Tym samym, kara porzdkowa ulega zatarciu z mocy prawa po roku nienagannej pracy. Natomiast pracodawca ma dokona tylko czynnoci formalnej polegajcej na usuniciu z akt osobowych pracownika zawiadomienia o ukaraniu. W przedmiotowej sprawie, były pracodawca Skarcego nie dokonał powyszej czynnoci. Dopiero na skutek działa Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Syndyk po zwrocie akt osobowych Skarcego z Sdu, majc na uwadze obowizujc w tym zakresie procedur, usunł z akt osobowych Skarcego informacje o jego ukaraniu. Tym samym, Syndyk uwzgldnił danie Skarcego w przedmiocie usunicia z jego akt osobowych informacji o ukaraniu ww. kar dyscyplinarn. Syndyk wyraził przy tym ubolewanie, e upadły, tj. Zakłady Przemysłu nie usunły w stosownym czasie przedmiotowego dokumentu. Podkrelenia jednak wymaga, i ocena wskazanego powyej działania Syndyka (tj. moment usunicia przez niego informacji o ukaraniu z akt osobowych Skarcego) nie ley w gestii Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, który stosownie do ustawowo przyznanych mu kompetencji, nie jest uprawniony do rozstrzygania kwestii nalecych do kompetencji innych organów, przyznanych im na podstawie odrbnych przepisów prawa. Zauway naley, i podobne stanowisko zajł równie Naczelny Sd Administracyjny w wyroku z dnia 2 marca 2001 r. (sygn. akt II S.A. 401/00) stwierdzajc m.in.: (...) Generalny Inspektor (...) nie jest organem kontrolujcym ani nadzorujcym prawidłowo stosowania prawa materialnego i procesowego w sprawach nalecych do właciwoci innych organów, słub czy sdów, których orzeczenia podlegaj ocenom w toku instancji czy w inny sposób okrelony odpowiednimi procedurami. Organem właciwym do oceny działa syndyka podejmowanych przez niego w toku postpowania upadłociowego jest sdzia-komisarz, który kieruje tokiem postpowania, sprawuje nadzór nad czynnociami syndyka, nadzorcy sdowego i zarzdcy, oznacza czynnoci, których syndykowi, nadzorcy albo zarzdcy nie wolno wykonywa bez jego zezwolenia lub bez zgody rady wierzycieli, jak równie zwraca uwag na popełnione przez nich uchybienia (art. 152 ust. 1 ustawy Prawo upadłociowe i naprawcze). Odnoszc si natomiast do podnoszonej przez Skarcego kwestii braku podstaw prawnych do przekazania jego akt osobowych Sdowi Pracy i Ubezpiecze Społecznych Sdu Okrgowego, podkreli naley, i zgodnie bowiem z art. 232 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postpowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z pón. zm.), strony s obowizane wskazywa dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodz skutki prawne. Sd moe dopuci dowód nie wskazany przez stron. Ponadto, zgodnie z art Kodeksu postpowania cywilnego, Sd moe wzywa strony, wiadków, biegłych lub inne osoby w sposób, który uzna za najbardziej celowy, nawet z pominiciem sposobów przewidzianych przez przepisy ogólne, jeeli uzna to za niezbdne do przyspieszenia 5

6 rozpoznania sprawy. Dotyczy to równie dorcze oraz zarzdze majcych na celu przygotowanie rozprawy, zwłaszcza za dania przedstawienia niezbdnych do rozstrzygnicia sprawy akt osobowych i innych dokumentów. Natomiast w myl art. 251 Kodeksu postpowania cywilnego, za nieuzasadnion odmow przedstawienia dokumentu przez osob trzeci sd, po wysłuchaniu jej oraz stron co do zasadnoci odmowy, skae osob trzeci na grzywn. Osoba trzecia ma prawo da zwrotu wydatków połczonych z przedstawieniem dokumentu. Przytoczone powyej przepisy prawa uzasadniaj twierdzenie, e Sd Okrgowy Sd Pracy i Ubezpiecze Społecznych V Wydział Ubezpiecze Społecznych uprawniony był do wystpienia do Syndyka masy upadłoci Zakładu Przetwórstwa o dostarczanie w sprawie o sygn. akt VU 114/04 akt osobowych Skarcego, natomiast Syndyk był zobowizany do przedstawienia Sdowi danych dokumentów. W przedmiotowej sprawie, działanie syndyka masy upadłoci Zakładu Przetwórstwa polegajce na przekazaniu Sdowi Okrgowemu Sdowi Pracy i Ubezpiecze Społecznych akt osobowych Skarcego, znajdowało zatem uzasadnienie w przepisach prawa. W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnł, jak we wstpie. 6