Procedura monitoringu projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie system wewnętrznej kontroli i

Transkrypt

1

2 Procedura monitoringu projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie system wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi 1

3 Spis treści Wstęp..3 Pojęcia.4 Wykaz osób odpowiedzialnych za monitorowanie i raportowanie...5 Opis procedury...6 Załączniki...9 Załącznik nr 1 Wzór pisma Beneficjenta, powierzającego pracownikom obowiązki monitoringu projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie...9 Załącznik nr 2 Wzór notatki służbowej z odczytu stanu liczników...10 Załącznik nr 3 Wzór notatki służbowej z opis obiektu...11 Załącznik nr 4 Wzór pisma imiennego wskazania pracownika 12 Załącznik nr 5 Wzór pisma imiennego wskazania pracownika 13 Załącznik nr 6 Terminy opracowania i przekazania dokumentów dotyczących monitorowania efektu ekologicznego...14 Załącznik nr 7 Zakres obowiązków Weryfikatora

4 Procedura monitoringu projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie system wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi. Procedura dotyczy umowy o dofinansowanie realizacji projektu Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie, nr umowy 85/2012/Wn- 06/OA-TR-ZI/D Wstęp Monitoring to proces zbierania, przetwarzania i archiwizowania danych służących do obliczenia wielkości emisji gazów cieplarnianych. Monitoring ma na celu zapewnienie zgodności realizacji projektu z założeniami i celami wcześniej zatwierdzonymi w dokumentach projektowych. Monitorowanie spełnia funkcję wewnętrznej kontroli realizacji zadań. Realizatorzy, pozyskując dane ilościowe i jakościowe oraz gromadząc wymaganą dokumentację, wykorzystują ją następnie na potrzeby weryfikacji zgodności z planem oraz na potrzeby informacyjne dla ewentualnych kontroli zewnętrznych. Wewnętrzne procedury raportowania powinny być spójne z wytycznymi sponsora, co do raportowania zewnętrznego i pozwalać na czas opracowywać zbiorcze formularze sprawozdawczości zewnętrznej. Kontrola ta obejmuje kontrolę bieżącą, czyli ocenę skuteczności poszczególnych działań oraz sposobu realizacji pracy oraz kontrolę końcową sprawdzenie czy wytyczone cele zostały zrealizowane. Generalnie można określić monitoring jako dokumentowanie realizacji, czyli zbieranie obiektywnych dowodów potwierdzających poprawne wdrażanie projektu. Niniejsza procedura monitoringu odnosi się do projektu realizowanego przez Instytut Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego PAN w Krakowie w ramach projektu współfinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 5) Zarządzanie energią w budynkach wybranych podmiotów sektora finansów publicznych. Podana niżej procedura jest zgodna z: 1. Instrukcją sporządzenia dokumentacji dotyczącej monitorowania i raportowania załącznik nr 3 do regulaminu do konkursu w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 5) Zarządzanie energią w budynkach wybranych podmiotów sektora finansów publicznych; 2. Załącznikiem nr 2 do Regulaminu I Konkursu GIS Zarządzanie energią CZĘŚĆ B METODYKA; 3. Informacjami nt. wartości wskaźników - Wartości opałowe (WO) i wskaźniki emisji CO2 (WE) do raportowania w ramach Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji, które są do stosowania w danym roku rozliczeniowym, publikowane przez Krajowego Administratora Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji. 3

5 Pojęcia Przedsięwzięcie projekt pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie. Raport Raport z monitorowania wielkości redukcji emisji osiągniętej w roku n* (* rok n poszczególne lata trwałości projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie przedsięwzięcia). Umowa nr umowy 85/2012/Wn-06/OA-TR-ZI/D o współfinansowanie projektu ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 5) Zarządzanie energią w budynkach wybranych podmiotów sektora finansów publicznych. Okres trwałości projektu okres 5 lat od daty zakończenia realizacji przedsięwzięcia, tj. do r. Beneficjent zgodnie z definicją z umowy z NFOŚiGW Instytut Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego PAN w Krakowie. Osoby odpowiedzialne za monitorowanie i raportowanie osoby, którym beneficjent wskazał na piśmie odpowiedzialność za nadzór nad całością procedury monitoringu dla wskaźników realizacji przedsięwzięcia, w tym m.in. za prowadzenie monitorowania, przetwarzania danych i raportowania do Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Wzór pisma Beneficjenta wskazującego pracownikom obowiązki związane z monitoringiem projektu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Weryfikator osoba fizyczna lub prawna posiadająca uprawnienia audytora energetycznego, nie będąca w stosunku zależności wobec Beneficjenta, której zostanie powierzone zadanie sprawdzenia poprawności wartości uzyskanych wskaźników. Dowód wielkości zużycia energii dokumenty potwierdzające wielkość zużycia energii, co obejmuje: faktury za zakup nośnika energii; Notatki służbowe z odczytu stanu liczników. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Dowody zużycia energii powinny obejmować cały okres sprawozdawczy. 4

6 Wykaz osób odpowiedzialnych za monitorowanie i raportowanie. Mgr Robert Niemiec Samodzielny referent Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji (DZI) koordynator monitoringu i raportowania projektu. Zakres zadań: zbieranie danych źródłowych z działów: Dział Inwestycji i Eksploatacji (DIE), Dział Finansowo Księgowy (DFK); przeprowadzenie procedury zapytania ofertowego na wybór Wykonawcy weryfikacji Raportu z monitorowania wielkości redukcji emisji osiągniętej w roku n* (* rok n poszczególne lata trwałości projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie przedsięwzięcia); weryfikacja danych z Raportu poprzez powierzenie sprawdzenia obliczeń niezależnemu Weryfikatorowi; przekazanie Raportu dla NFOŚiGW zgodnie z terminami wskazanymi w umowie; zabezpieczenie przechowania dokumentacji monitoringu w stanie nienaruszonym przez okres trwałości projektu + 2 lata. Mgr inż. Jerzy Brzezicki - Zastępca Kierownika Działu DIE - Działu Inwestycji i Eksploatacji (DIE) pracownik odpowiedzialny za gromadzenie danych zużycia energii cieplnej i elektrycznej. Zakres zadań: przygotowanie i coroczne uaktualnianie opisu obiektu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury i przekazywanie go do 15 stycznia każdego roku do koordynatora monitoringu; sporządzanie dowodów z każdorazowego odczytu stanu liczników, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2, potwierdzonych pisemnie, w formie notatek służbowych i przekazywanie kompletu, potwierdzonych za zgodność z oryginałem, kserokopii notatek do 15 stycznia każdego roku do koordynatora monitoringu; współpraca z koordynatorem monitoringu na każdym etapie procedury monitoringu. Katarzyna Boroń - Zastępca Kierownika Działu - Działu Finansowo Księgowy (DFK) pracownik odpowiedzialny za gromadzenie danych zużycia energii cieplnej i elektrycznej. Zakres zadań: gromadzenie i przechowywanie oryginałów faktur za zakup nośników energii (ciepło sieciowe i/lub gaz, prąd) przygotowywanie kompletu, potwierdzonych za zgodność z oryginałem, kserokopii faktur za zakup nośników energii, za cały rok kalendarzowy i przekazywanie ich do 15 stycznia każdego roku do koordynatora monitoringu; współpraca z koordynatorem monitoringu na każdym etapie procedury monitoringu. 5

7 Opis procedury 1. Aktualizacja danych 1.1 Zgromadzenie danych Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu Odczyt liczników mediów źródło: weryfikacja na Osoby zaangażowane: miejscu Pracownicy odpowiedzialni Faktury za media energetyczne źródło: za gromadzenie danych. księgowość obiektów Niezwłocznie po otrzymaniu faktur za nośnik energii 2. Opracowanie raportu 2.1 Wykonanie raportu z monitorowania wielkości redukcji emisji osiągniętej w roku n* (* rok n poszczególne lata trwałości projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie przedsięwzięcia) zgodnie z załącznikiem nr 2 do umowy o dofinansowanie: Metodyka źródło: zestawienie danych, dokumenty źródłowe. Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu zgodnie z załącznikiem nr Odniesienie wyników osiągniętych wartości emisji w roku n w stosunku do scenariusza odniesienia (Baseline) 3. Weryfikacja raportu z monitoringu i sporządzenie Opinii z weryfikacji Raportu z monitorowania za rok n 3.1. Przekazanie Raportu do Weryfikatora raportu (zakres obowiązków Weryfikatora określa załącznik nr 7) Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu Zgodnie z załącznikiem nr Opinia z weryfikacji Raportu z monitorowania za rok n źródło: raport z monitoringu; format wyjściowy: raport z weryfikacji, protokół przekazania Wzór załącznik nr Sprawdzenie, czy i jak istotne są odchylenia od docelowych wartości emisji źródło: linia bazowa, raport z weryfikacji 3.4 W przypadku stwierdzenia niezgodności - odchyleń, komunikacja z Beneficjentem na piśmie, z prośbą o ustosunkowanie się i korektę Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu Zgodnie z załącznikiem nr 6 Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu, wykonawca Raportu Zgodnie z załącznikiem nr 6 Osoba odpowiedzialna: Weryfikator W terminie 14 dni od wezwania 6

8 4. Weryfikacja odchyleń wynikających z błędów, braku danych, sytuacji awaryjnych, niezgodności i innych niepożądanych sytuacji 4.1 Przygotowanie listy odchyleń oraz zadań do Osoba odpowiedzialna: realizacji i harmonogramu. koordynator monitoringu, wykonawca Raportu w terminie 7 dni od wskazania odchyleń 4.2 Identyfikacja przyczyn odchyleń źródło: wizje lokalne, rozmowy z użytkownikami, konsultacje z Weryfikatorem; format wyjściowy: punkt 4 raportu Osoba odpowiedzialne: Koordynator monitoringu Osoby zaangażowane: pracownik odpowiedzialny za gromadzenie danych zużycia energii cieplnej i elektrycznej oraz pracownik odpowiedzialny za gromadzenie danych zużycia energii cieplnej i elektrycznej. Wykonawca Raportu, Weryfikator W ciągu 7 dni od otrzymania listy odchyleń 5. Złożenie Raportu z monitoringu do NFOŚiGW 5.1 Przesłanie Raportu z monitoringu do NFOŚiGW Osoba odpowiedzialna: koordynator monitoringu Zgodnie z załącznikiem nr Wyjaśnienia i uzupełnienia do Raportu na wezwanie NFOŚiGW Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu, Wykonawca Raportu, Weryfikator W terminie wyznaczonym przez NFOŚiGW 6. Archiwizacja i przechowywanie danych 6.1 Gromadzenie dokumentacji źródło: dokumentacja projektu Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu Na bieżąco po uzyskaniu danych 7

9 6.2 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zgodnie z procedurami wewnętrznymi Beneficjenta Osoba odpowiedzialna: Koordynator monitoringu 8

10 Załączniki Załącznik nr 1 Wzór pisma Beneficjenta, powierzającego pracownikom obowiązki monitoringu projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie. Kraków, dnia... Pan/Pani. imię i nazwisko, stanowisko służbowe Z dniem.. powierzam pani/panu obowiązki związane z monitoringiem projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie współfinansowanego z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, realizowanego w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 5) Zarządzanie energią w budynkach wybranych podmiotów sektora finansów publicznych... Podpis Pracodawcy.. Data i podpis pracownika 9

11 Załącznik nr 2 Wzór notatki służbowej z odczytu stanu liczników Kraków, dn.. Notatka służbowa z odczytu licznika Rodzaj licznika: Imię i nazwisko osoby przygotowującej notatkę: Bieżący stan licznika (wraz z jednostkami miary):. Poprzedni stan licznika (wraz z jednostkami miary): Uwagi: Pieczątka i podpis osoby przygotowującej notatkę 10

12 Załącznik nr 3 Wzór notatki służbowej z opisu obiektu. Kraków, dn.. Lp. Obiekt Rodzaj danych Informacje o obiekcie 1. Nazwa obiektu 2. Dane kontaktowe, imię i nazwisko osoby/ób w obiekcie odpowiedzialnych za przygotowywanie i przekazywanie danych do monitoringu. 3. Charakter obiektu podstawowe funkcje, funkcje dodatkowe, godziny pracy, sezonowość (obiekt całoroczny, obiekt wykorzystywany w ciągu jakiegoś okresu więcej/mniej), ilość pracowników, ilość innych osób. 4. Zmiany w charakterze obiektu (zmiany w czasie pracy, ilości osób, sposobie wykorzystania mediów, funkcji itp.) 1 5. Opis techniczny obiektu rodzaj i ilość zużywanych mediów, sposób ich zapewnienia, kubatura obiektu itp. 6. Opis zmian w zakresie sposobu zapewnienia mediów (np. zmiana źródła ciepła z podaniem jego charakteru, mocy, zmiany parametrów grzewczych, zmiany taryf, zmiany dostawcy źródła energii, zmiany cen jednostkowych lub parametrów w wypadku ciepła systemowego temperatury dostarczanej wody, jej ilości itp.; opis zmian źródła ciepła systemowego jeśli dotyczy) 2 Zatwierdził:..... Pieczątka i podpis osoby przygotowującej notatkę.. Podpis, data, pieczątka 1 W stosunku do roku poprzedniego. 2 W stosunku do roku poprzedniego. 11

13 Załącznik nr 4 Wzór pisma imiennego wskazania pracownika. Kraków, dn.. W związku z monitoringiem projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie współfinansowanego z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, realizowanego w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 5) Zarządzanie energią w budynkach wybranych podmiotów sektora finansów publicznych, wyznaczam niniejszym następującą/ce osobę/y odpowiedzialne za pomoc przy monitoringu przedsięwzięcia: Pana/ią. Do obowiązków Pana/i będą należeć: przygotowanie i coroczne uaktualnianie opisu obiektu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej procedury i przekazywanie go do 15 stycznia każdego roku do koordynatora monitoringu; sporządzanie dowodów z każdorazowego odczytu stanu liczników potwierdzonych pisemnie, w formie notatek służbowych i przekazywanie kompletu, potwierdzonych za zgodność z oryginałem, kserokopii notatek do 15 stycznia każdego roku do koordynatora monitoringu; współpraca z koordynatorem monitoringu na każdym etapie procedury monitoringu... Podpis Pracodawcy.. Data i podpis pracownika 12

14 Załącznik nr 5 Wzór pisma imiennego wskazania pracownika. Kraków, dn.. W związku z monitoringiem projektu pn. Termomodernizacja trzech wybranych obiektów Instytutu Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie współfinansowanego z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, realizowanego w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 5) Zarządzanie energią w budynkach wybranych podmiotów sektora finansów publicznych, wyznaczam niniejszym następującą/ce osobę/y odpowiedzialne za pomoc przy monitoringu przedsięwzięcia: Pana/ią. Do obowiązków Pana/i będą należeć: gromadzenie i przechowywanie oryginałów faktur za zakup nośników energii (ciepło sieciowe i/lub gaz, prąd) przygotowywanie kompletu, potwierdzonych za zgodność z oryginałem, kserokopii faktur za zakup nośników energii, za cały rok kalendarzowy i przekazywanie ich do 15 stycznia każdego roku do koordynatora monitoringu; współpraca z koordynatorem monitoringu na każdym etapie procedury monitoringu... Podpis Pracodawcy.. Data i podpis pracownika 13

15 Załącznik nr 6 Terminy opracowania i przekazania dokumentów dotyczących monitorowania efektu ekologicznego. Lp. Rok sprawozdawczy Termin opracowania raportu z osiągniętych redukcji emisji gazów cieplarnianych oraz opinii z weryfikacji Termin opracowania uwag i powstałych niezgodności w danych i raporcie raportu z osiągniętych redukcji emisji gazów cieplarnianych Termin przekazania do NFOŚiGW opracowania raportu z osiągniętych redukcji emisji gazów cieplarnianych oraz opinii z weryfikacji

16 Załącznik nr 7 Zakres obowiązków Weryfikatora. W ramach weryfikacji, weryfikator: 1) zapoznaje się ze wszystkimi dokumentami gromadzonymi przez Beneficjenta; 2) sprawdza, czy Raport z monitorowania za rok n jest zgodny co do formy i zawartości z wymaganiami; 3) sprawdza kompletność przyjętych w Raporcie danych źródłowych w postaci np. faktur za zakup nośników energii lub zapisów z odczytów stanu liczników; 4) potwierdza poprawne zastosowanie w Raporcie wskaźników emisji i wartości opałowej zgodnie z dokumentem Wartości opałowe (WO) i wskaźniki emisji CO2(WE) do raportowania w ramach Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji, które są do stosowania w danym roku rozliczeniowym, publikowane przez Krajowego Administratora Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji; 5) potwierdza poprawne zastosowanie w Raporcie wskaźników emisji dla energii elektrycznej, dla polskiej sieci elektroenergetycznej obliczanego i publikowanego przez KOSZI/NFOŚIGW do stosowania w danym roku; 6) w sytuacji gdy, wielkość redukcji, ograniczenia lub uniknięcia emisji CO2 różni się o więcej niż 30% od wyliczonej zgodnie z Tabelą 1 Załącznika 6. Wzór części ekologiczno-technicznej formularza wniosku o dofinansowanie, w zakresie baseline, oszacowania redukcji, ograniczenia lub uniknięcia emisji, monitorowania i raportowania załączoną do wniosku, Weryfikator sprawdza racjonalność i podstawy uzasadnienia powstałej różnicy przedstawionej w Raporcie; 7) Weryfikator, na podstawie danych źródłowych przedstawionych przez Beneficjenta dokonuje ponownego przeliczenia raportu z monitorowania za weryfikowany rok zgodnie z wymaganiami. 15