KSI POKL /11

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do siwz (wzór) UMOWA NR... zawarta w dniu roku pomiędzy: Powiatem Siemiatyckim z siedzibą przy ul. Legionów Piłsudskiego 3, Siemiatycze, reprezentowanym przez Zarząd Powiatu w imieniu którego działają: zwaną dalej Zamawiającym a zwanym dalej Wykonawcą w wyniku udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na Usługę zarządzania projektem Nr KSI POKL /11 pn. Siemiatycze na drodze rozwoju Poddziałanie 5.2.1, prowadzonego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759) o treści następującej: 1 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi zarządzania projektem Nr KSI POKL /11 pn. Siemiatycze na drodze rozwoju, polegającej na pełnieniu funkcji kierownika i księgowego projektu. 2. Projekt Siemiatycze na drodze rozwoju jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy z należytą starannością, zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. 3. W trakcie wykonywania usługi Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych Wykonawca wyznacza: a) do pełnienia funkcji kierownika projektu:, b) do pełnienia funkcji księgowego projektu:. 2. Wykonawca oświadcza, że osoby, wymienione w ust. 1 są na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach, takich jak: śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy oraz w innych przypadkach uniemożliwiających prawidłowe pełnienie usługi. 3. Wykonawca oświadcza, że osoby wymienione w ust. 1 będą mogły przebywać w siedzibie Zamawiającego przez co najmniej 15 % szacowanego czasu realizacji usług, tj. minimum 36 godzin w skali miesiąca, a w razie konieczności będą mogły stawić się w miejscu realizacji projektu w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego. 1

2 4. Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt. 5. Przed zawarciem umowy Wykonawca przedstawi dokument opisujący planowane zasady współpracy osób realizujących usługi kierowania i rozliczania projektu z pozostałym personelem zarządzającym projektem, tj. specjalistą ds. rekrutacji i promocji, specjalistą ds. monitorowania i ewaluacji projektu oraz specjalistą ds. zamówień publicznych, będących pracownikami beneficjenta Zadania kierownika projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.: a) nadzór nad realizacją projektu i zgodnością przygotowanych dokumentów z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL i obowiązującymi przepisami, b) nadzór i koordynacja pracy personelu projektu, c) prowadzenie dokumentacji projektu, d) wprowadzanie zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentach programowych POKL, e) nadzór nad promocją projektu, f) reprezentowanie projektu na zewnątrz i kontakt z mediami, g) bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu, h) prowadzenie spotkań zespołu kierowniczego, i) opracowanie propozycji zakresów czynności dla podległych pracowników (zgodnie ze strukturą organizacyjną zarządzania projektem), j) nadzór nad pracami w zakresie monitorowania i ewaluacji w projekcie, k) rozliczanie czasu pracy pracowników projektu, l) hospitowanie szkoleń prowadzonych w ramach projektu, m) nadzorowanie prac związanych z umieszczeniem elementów informacyjno-promocyjnych w miejscach realizacji projektu, n) koordynowanie wydruku i dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych, o) pełnienie funkcji Przewodniczącego Komisji Rekrutacyjnej, p) sporządzanie wniosków o płatność część merytoryczna, q) koordynowanie dokonywania zakupów w ramach projektu i zamawiania usług, r) nadzór nad przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektowej, s) wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu i umowy o dofinansowanie projektu. Szacowany czas realizacji usługi kierownika projektu to 120 godzin miesięcznie. 2. Zadania księgowego projektu to: a) opracowanie i przygotowanie projektowej dokumentacji finansowej, zgodnie z obowiązującą dokumentacją projektową, b) nadzór nad prawidłową realizacją projektu finansowym, c) pomoc w dokonywaniu zakupów w ramach projektu i zamawiania usług (rozeznanie rynku, zasada konkurencyjności oraz Prawo Zamówień Publicznych), d) monitorowanie wykorzystania środków (postępu finansowego realizacji projektu), e) opisywanie faktur i dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatku (list płac, umów cywilno-prawnych, faktur, rachunków, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków oraz zasadami POKL), dekretacja dokumentów zgonie z przyjętym planem kont, f) przygotowanie i terminowe składanie wniosków o płatność i raportów finansowych, g) bieżące prowadzenie rozliczeń dotyczących realizowanego projektu, zgodnie z zasadami POKL, h) archiwizacja dokumentów finansowych, i) udział w pracach zespołu kierowniczego projektu, j) dokonanie rozliczenia końcowego projektu, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL i obowiązującymi przepisami. 2

3 Szacowany czas realizacji usługi księgowego projektu to 120 godzin miesięcznie Kierownik projektu będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania itp.). Dokumenty te będą dostarczane do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden egzemplarz, który pozostanie w dokumentacji projektu parafowany na każdej stronie przez osobę sporządzającą dokument. Dokumenty te będą przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania / złożenia. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przygotowanie kompletnej dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji. 3. Dokumentacja projektu będzie przekazywana Zamawiającemu co 6 miesięcy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego przez obie strony. Do każdej partii przekazywanej dokumentacji Wykonawca dołączy oświadczenie o jej kompletności i ostateczności. Po przejęciu dokumentacji przez Zamawiającego, będzie ona przechowywana w siedzibie Zamawiającego i udostępniana Wykonawcy w razie konieczności. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletność dokumentacji do momentu jej przekazania Zamawiającemu. 4. Wykonawca oświadcza, że osoby, wymienione w 3 ust. 1, są wyposażone w telefon komórkowy umożliwiający kontakt z Zamawiającym i beneficjentami ostatecznymi oraz we własny sprzęt komputerowy (tj. komputer, drukarkę, kserokopiarkę). Zamawiający dopuszcza udostępnienie faksu na potrzeby projektu. 5. Wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy ponosi Wykonawca, w tym w szczególności koszty: materiałów biurowych, wydruku i kopiowania dokumentów, rachunków telefonicznych, dojazdu, wysyłki. Koszty te zostały wliczone w wynagrodzenie, o którym mowa w 8 ust. 1 i ust W przypadku kontroli projektu (w okresie trwania umowy i do dnia r.) Wykonawca w razie konieczności zobowiązuje się reprezentować Zamawiającego przed instytucją kontrolującą i udzielać wyjaśnień w przypadku wystąpienia wątpliwości. 7. Zamawiający informuje, że nie przewiduje udostępnienia Wykonawcy odrębnego pomieszczenia w związku z tym nie będzie ponosił odpowiedzialności za ewentualne pozostawienie sprzętu informatycznego w siedzibie Zamawiającego. 6 Umowa zostaje zawarta na czas realizacji projektu Siemiatycze na drodze rozwoju, tj.: od dnia zawarcia umowy do dnia r Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu (również za nieprawidłowości stwierdzone przez organ kontrolujący), w tym odpowiedzialność za szkody wynikłe w wyniku działania lub zaniechania osób, wyznaczonych do realizacji projektu. 2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zamawiającego zasad współpracy lub za działania podjęte na podstawie niepełnych lub nieprawdziwych danych podanych mu przez Zamawiającego. 3. Wykonawca oświadcza, iż posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie przedmiotu umowy na kwotę co najmniej PLN i będzie je kontynuował przez cały okres trwania umowy. Nieprzedłużenie ubezpieczenia i nieprzedłożenie Zamawiającemu odpowiedniej polisy stanowi podstawę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Kopia polisy stanowi załącznik do umowy. 4. 3

4 8 1. Wynagrodzenie brutto za realizację całego przedmiotu umowy, zgodnie z ofertą Wykonawcy, wynosi zł (słownie:..). 2. Za realizację przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się wypłacić Wykonawcy miesięczne wynagrodzenie w wysokości brutto: zł (słownie: ), zgodnie z ofertą Wykonawcy. 3. Zamawiający wypłaci wynagrodzenie miesięczne z dołu na podstawie wystawionej faktury VAT przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze w terminie do 30 dni od daty przedłożenia prawidłowo wystawionej faktury. Faktura zawierać będzie wyszczególnienie wynagrodzenia kierownika i księgowego projektu. 4. Wykonawca wyraża zgodę na realizowanie płatności w terminie dłuższym niż 30 dni, w zależności od posiadania środków transzy dotacji na wyodrębnionym dla projektu rachunku bankowym. Z tego tytułu Wykonawca nie będzie żądał zapłaty odsetek ustawowych. 9 Zamawiający może odstąpić od umowy, jeżeli: a) Wykonawca został postawiony w stan likwidacji lub upadłości, b) Wykonawca nie podjął wykonywania obowiązków, wynikających z postanowień niniejszej umowy, c) Wykonawca przerwie realizację umowy i pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego nie podejmie swoich obowiązków w ciągu 10 dni od doręczenia wezwania, d) Wykonawca pomimo dwukrotnych pisemnych upomnień Zamawiającego nie wywiązuje się należycie z obowiązków wynikających z postanowień niniejszej umowy e) wystąpiła istotna okoliczność powodująca, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Odstąpienie od umowy w tym przypadku może nastąpić z zachowaniem wymogów, o których mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% wynagrodzenia, określonego w 8 ust Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w terminie 14 dni od daty wystąpienia przez Zamawiającego z żądaniem zapłaty. W przypadku nieuiszczenia przez Wykonawcę kary w terminie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Zamawiający może potrącić karę z dowolnej należności Wykonawcy. 3. Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych, będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody Zamawiający informuje, że odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy lub nienależyte wykonywanie przez Wykonawcę obowiązków wynikających z postanowień niniejszej umowy, może spowodować szkodę, polegającą na ewentualnej utracie dofinansowania projektu Siemiatycze na drodze rozwoju. 2. W przypadku utraty dofinansowania projektu ze środków Unii Europejskiej z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca wypłaci Zamawiającemu równowartość kwoty dofinansowania podlegającej zwrotowi. 4

5 12 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i kodeksu cywilnego. 2. Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku: a) zmiany organizacji prawnej Wykonawcy, b) uzasadnionej zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu umowy, na inne legitymujące się co najmniej równoważnymi kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem i wykształceniem, które wymagane było przez Zamawiającego w ogłoszeniu i SIWZ, c) zmiany umowy o dofinansowanie projektu, d) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących PO KL lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej, e) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem przesunięcia terminu realizacji projektu związanym z wystąpieniem okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy. 4. Zmiana postanowień niniejszej umowy, o której mowa w ust. 3 pkt 2, mogą zostać dokonane na pisemny, uzasadniony wniosek Wykonawcy. 13 Ewentualne spory wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy rozpatrywane będą przez sąd cywilny miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 14 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej strony. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 5