SPECYFIKACJA PRZETARGOWA NA DOSTAWY PALIW PŁYNNYCH DO SAMOCHODÓW I URZĄDZEŃ AQUA S.A.

Transkrypt

1 NUMER POSTĘPOWANIA: FZ/PW/118/15 Bielsko-Biała dn r. ZAMAWIAJĄCY: AQUA S.A Bielsko-Biała ul. 1 Maja 23 SPECYFIKACJA PRZETARGOWA NA DOSTAWY PALIW PŁYNNYCH DO SAMOCHODÓW I URZĄDZEŃ AQUA S.A. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA : 1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny, bezgotówkowy zakup paliw płynnych do samochodów AQUA S.A. (ok. 100 pojazdów): - olej napędowy litrów; - benzyna bezołowiowa litrów; Zakup paliw będzie się odbywać bezgotówkowo, na podstawie wydanej przez wybranego Dostawcę karty paliwowej wyposażonej w mikroprocesor lub pasek magnetyczny. Karta paliwowa winna być zabezpieczona poufnym kodem spełniającym bankowe standardy zabezpieczeń, który byłby znany jedynie użytkownikowi karty. Karta będzie zawierać dane podane przez Zamawiającego i będzie ważna przez cały okres obowiązywania umowy, tj. przez 2 lata. Będzie ona wystawiona osobno dla każdego pojazdu Zamawiającego, na jego numer rejestracyjny lub na nazwisko pracownika w przypadku tankowania do kanistrów. Zamawiający przewiduje, że z zakupów paliw w powyższy sposób będzie korzystało ok. 100 pojazdów AQUA S.A. oraz 20 pracowników w przypadku tankowania do kanistrów. Każda transakcja zakupu paliwa dokonana na podstawie karty winna być potwierdzona dowodem sprzedaży wydanym przez Dostawcę, który otrzyma tankujący, np. wydrukowanym w terminalu. Karty Paliwowe zostaną wydane po podpisaniu umowy najpóźniej w terminie 7 dni roboczych od daty dostarczenia przez Zamawiającego wykazu samochodów i nazwisk pracowników. Ceny za zakupione paliwo będą naliczane według cen obowiązujących na tej stacji, na której zakupiono paliwo, pomniejszonych o przyznany przez Dostawcę w ofercie opust cenowy. Na podstawie zebranych informacji ze wszystkich swoich stacji paliw Dostawca obciąży Zamawiającego zbiorczą fakturą. Dostawca będzie wystawiał Faktury VAT za paliwo dwa razy w miesiącu 16 -tego i ostatniego dnia miesiąca, przy czym faktura z dnia 16 będzie obejmowała transakcje od 1 do 15 włącznie, a z ostatniego dnia miesiąca od 16 do daty jej wystawienia. Wystawiane będą trzy faktury: a) faktura za tankowanie do samochodów dla których przysługuje odliczenie podatku VAT w 100% b) faktura za tankowanie do samochodów dla których przysługuje odliczenie podatku VAT w 50% c) faktura za tankowanie do kanistrów AQUA S.A. Strona 1/5

2 Listy samochodów z podziałem na wymienione powyżej grupy staną się załącznikiem do umowy. Oryginał faktury VAT w formie papierowej będzie dostarczany do siedziby Zamawiającego niezwłocznie po jego wystawieniu. Do faktury winno być dołączone zestawienie wszystkich transakcji dokonanych za pomocą danej karty zawierające minimum: a. datę sprzedaży, b. miejsce transakcji, c. numer rejestracyjny samochodu (w przypadku tankowania samochodów), d. imię i nazwisko pracownika Zamawiającego (w przypadku tankowania do kanistrów) e. numer karty drogowej (w przypadku tankowania samochodów) f. rodzaj i ilość tankowanego paliwa, g. cenę jednostkową brutto (bez opustu), h. wartość netto i brutto (z opustem). Po wystawieniu faktury należy przesłać ją elektronicznie na wskazany adres owy, zaś oryginał faktury przesłać pocztą. Zamawiający dopuszcza zestawienie przesyłane drogą elektroniczną w formacie pliku Excel lub pliku tekstowego w dniu wystawienia faktury zawierające wymienione przez Zamawiającego dane. Do oferty należy dołączyć wykaz stacji położonych w promieniu ~ 40 km od siedziby Zamawiającego na których Zamawiający będzie mógł realizować zakupy paliw płynnych do samochodów i kanistrów. 2. Z uwagi na specyfikę przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza podzlecania żadnej części zakresu objętego przedmiotu postępowania. 3. Podane wyżej ilości należy traktować jako orientacyjne i służące wyłącznie do porównania ofert. Rzeczywista ilość zakupionych paliw wynikać będzie z bieżących potrzeb Zamawiającego. II. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERT 1. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Ofertę należy sporządzić w 1 egzemplarzu, w języku polskim oraz walucie PLN na załączonym formularzu ofertowym. 3. Oferent winien zadbać o to, aby, oferta była w całości spięta w teczkę lub zszyta, a strony kolejno ponumerowane. 4. Wszystkie załączniki winny być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta (wymienione w dokumencie potwierdzającym status prawny firmy, lub posiadające pełnomocnictwo bądź upoważnienie) oraz opieczętowane pieczęciami firmowymi i imiennymi. 5. Jeżeli dokumenty będą podpisane przez pełnomocnika firmy lub inną osobę upoważnioną do oferty należy dołączyć prawnie skuteczne pełnomocnictwo lub upoważnienie pod rygorem wykluczenia oferenta. 6. Wymagane dokumenty należy przedstawić w formie oryginałów albo kserokopii. 7. Wszystkie strony dokumentów złożonych w formie oryginałów lub kserokopii muszą być parafowane, przez osobę podpisującą ofertę. 8. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i podpisane, przez osobę podpisującą ofertę. 9. Oferent może zwracać się pisemnie do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wątpliwości związanych z niniejszą specyfikacją, przedmiotem zamówienia, sposobem przygotowania i złożenia oferty. AQUA S.A. Strona 2/5

3 10. Zamawiający niezwłocznie udzieli pisemnych wyjaśnień, chyba, że prośba o wyjaśnienie specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż 6 dni przed terminem otwarcia ofert. 11. Oferent może wprowadzać zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzaniu zmian, poprawek itp. przed terminem składania ofert. 12. Powiadomienie o wprowadzaniu zmian musi być złożone według takich samych wymagań jak składana oferta - w zamkniętej kopercie odpowiednio oznakowanej dodatkowo dopiskiem ZMIANA. 13. Oferent ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia z napisem na kopercie WYCOFANIE ", według takich samych zasad jak wprowadzanie zmian i poprawek. 14. Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty ponosi oferent. III. WARUNKI UDZIAŁU W PRZETARGU 1. Opracowanie oferty - zgodnie ze wskazaniami zawartymi w części II niniejszej specyfikacji, ściśle według załączonych formularzy. 2. Posiadanie w granicach administracyjnych miasta Bielsko-Biała minimum 2 stacji na których będzie można dokonać tankowania paliwa. 3. Wniesienie wadium w wysokości ,00 zł (słownie złotych: trzydzieści tysięcy 00/100) Wadium, wedle uznania Oferenta, może być wniesione: w gwarancji bankowej, w gwarancji ubezpieczeniowej lub w pieniądzu. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu kwota podana w klauzuli 14.1 winna zostać przelana na konto Zamawiającego: ING Bank Śląski S.A. Oddział Bielsko Biała nr Do oferty należy dołączyć potwierdzenie przelewu. Wadium wniesione w pieniądzu uważa się za wpłacone, jeżeli określona kwota znajduje się na koncie Zamawiającego przed terminem składania ofert. Wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu należy zdeponować w KASIE w siedzibie Zamawiającego, a kopię dołączyć do oferty. Jakakolwiek oferta, której nie towarzyszy wadium, zostanie odrzucona przez Zamawiającego. Zamawiający jest zobowiązany zwrócić wadium, jeżeli: upłynął termin ważności oferty, zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania umowy, Zamawiający unieważnił postępowanie. Wadium może być zajęte: jeżeli Oferent wycofa ofertę po otwarciu ofert, ale przed upłynięciem okresu ważności oferty; lub w przypadku Oferenta, który wygrał przetarg, jeżeli Oferent w wyznaczonym czasie nie podpisze umowy. 4. Złożenie oferty wraz z wymaganymi załącznikami wskazanymi formularzu ofertowym. Ofertę można przesłać pocztą lub dostarczyć osobiście do Sekretariatu Zarządu (drugie piętro) w siedzibie zamawiającego, tak, aby wpłynęła przed wyznaczonym terminem składania ofert. IV. OPIS SPOSOBU USTALENIA CENY OFERTY 1. Cenę ofertową - wyłącznie dla celów porównania i oceny ofert - należy podać jako cenę netto. Cena ofertowa obejmuje koszt dostaw wymienionych w pkt I SIWZ p.t.: Opis przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie, jeśli wchodzą w zakres zamówienia, w tym np.: cła, podatki, akcyzę i wszelkie opłaty w tym środowiskowe, koszty ubezpieczenia, a także wszelkie inne koszty dodatkowe, AQUA S.A. Strona 3/5

4 które należy ponieść w związku z realizacją niniejszego zamówienia. Koszty te należy uwzględnić przy obliczaniu ceny ofertowej. 2. W druku Oferty należy wypełnić zamieszczoną tam tabelę. Wartość netto stanowi iloczyn ceny jednostkowej netto i ilości podanej przez Zamawiającego, a suma tych wartości stanowi cenę ofertową netto. 3. W ofercie należy zamieścić Wykaz cen zawierający ceny jednostkowe netto oferowanych paliw obowiązujące w dniach r., r., r. o godzinie 9:00 na stacjach Oferenta położonych w na terenie Miasta Bielsko- Biała. 4. Przyjęta do obliczenia ceny ofertowej cena jednostkowa netto każdego paliwa stanowić będzie najwyższą z cen netto za dni r., r., r. o godzinie 9:00 ze wszystkich stacji Dostawcy wyszczególnionych w załączonym do oferty Wykazie cen położonych na terenie Miasta Bielsko- Biała. 5. Wartość poszczególnych pozycji należy ustalić przez pomnożenie ceny jednostkowej netto dla danej pozycji przez podaną przewidywaną ilość jednostek, a od otrzymanej wartości odjąć oferowany opust. 6. Cena ofertowa netto stanowić będzie sumę poszczególnych pozycji obliczonych w powyższy sposób. 7. Cenę oferty ustala się przy założeniu że oferowaną formą płatności faktur jest przelew bankowy w terminie 30 dni licząc od daty wystawienia faktury. 8. Cenę oferty należy przedstawić w polskich złotych. 9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zażądania potwierdzenia cen sprzedawanego paliwa w postaci kopii raportu fiskalnego. V. WYMAGANY TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia : sukcesywnie według potrzeb Zamawiającego w okresie 24 miesięcy licząc od daty zawarcia umowy. VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT ORAZ TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin składania ofert upływa dnia r o godz Ofertę należy dostarczyć, w zaklejonym nienaruszonym opakowaniu, które będzie zaadresowane na adres zamawiającego: AQUA S.A Bielsko-Biała ul. 1 Maja 23 i oznaczone : OFERTA NA DOSTAWY PALIW. Nr ZAMÓWIENIA FZ/PW/118/15 3. Złożona oferta powinna również na opakowaniu zawierać nazwę i dokładny adres oferenta wraz z numerami telefonów. 4. Ofertę można przesłać pocztą lub dostarczyć osobiście do Sekretariatu Zarządu w siedzibie zamawiającego, tak, aby wpłynęła przed wyznaczonym terminem składania ofert. 5. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową za termin złożenia oferty przyjmuje się termin, w którym oferta (przesyłka) została doręczona Zamawiającemu. 6. Oferty złożone po terminie zwraca się bez otwierania. 7. Termin związania ofertą określa się na 60 dni licząc od upływu terminu składania ofert. AQUA S.A. Strona 4/5

5 VII. TERMIN I MIEJSCE OTWARCIA OFERT Zamawiający dokona otwarcia ofert w obecności przedstawicieli tych oferentów, którzy zjawią się w siedzibie Zamawiającego: AQUA S.A., ul. 1 Maja Bielsko Biała w Sali Rady Nadzorczej nr 210 w dniu r. o godz VIII. KRYTERIA OCENY OFERT Kryterium oceny ofert jest oferowana przez oferenta cena netto zamówienia. IX. ZAWARCIE UMOWY W WYNIKU POSTĘPOWANIA PRZETARGOWEGO. 1. Zawiadomienie o wyborze oferty doręcza się Oferentom po rozstrzygnięciu przetargu. 2. Wybrany Oferent, po powiadomieniu go o wyborze oferty, ma obowiązek skontaktowania się w terminie 5 dni z Zamawiającym w celu uzgodnienia terminu podpisania umowy. 3. Z Oferentem (Dostawcą) wybranym w przetargu zostanie zawarta umowa, której projekt stanowi załącznik do niniejszej specyfikacji 4. Obowiązuje zakaz wprowadzania zmian w umowie 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. X. OSOBY UPRAWNIONE PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO DO KONTAKTU Z OFERENTAMI DZIAŁ ZAKUPÓW, Bielsko-Biała, ul.1 Maja 23 Marek Pysz tel fax marek.pysz@aqua.com.pl ZAŁĄCZNIKI DO SPECYFIKACJI PRZETARGOWEJ: - Załącznik nr 1 - wzór Formularz Ofertowy - Załącznik nr 2 - wzór Wykaz Cen, - Załącznik nr 3 - projekt umowy, AQUA S.A. Strona 5/5