PREZYDENTA MIASTA SUWAŁK

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 309/03 PREZYDENTA MIASTA SUWAŁK z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach Na podstawie art. 36 ust.1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, Dz.U. z 2002 r. Nr 23, poz.220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 200, poz. 1688, Nr 214, poz.1806 I Z 2003r. Nr 162, poz. 1568) oraz uchwały nr XV/178/03 Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 26 listopada 2003r. w sprawie przekształcenia Miejskiej Dyrekcji Inwestycji i Komunikacji w Suwałkach w Miejską Dyrekcję Inwestycji w Suwałkach zarządzam co następuje : 1 Wprowadzam Regulamin Organizacyjny określający zakres działania, organizację i zasady funkcjonowania Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie nr 284/03 Prezydenta Miasta Suwałk z dnia 28 listopada 2003r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Dyrekcji Inwestycji i Komunikacji w Suwałkach. 3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2004r.

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 309/03 Prezydenta Miasta Suwałk z dnia 31 grudnia 2003r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Miejska Dyrekcja Inwestycji w Suwałkach, działa na podstawie: 1. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74 z późn. zm.), 2. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U Nr 91, poz.578), 3. uchwały nr X/75/99 Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 24 marca 1999 r. w sprawie przekształcenia Zarządu Dróg Miejskich w Suwałkach w Miejską Dyrekcję Inwestycji i Komunikacji w Suwałkach oraz uchwały nr XV/178/03 Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 26 listopada 2003r. w sprawie przekształcenia Miejskiej Dyrekcji Inwestycji i Komunikacji w Suwałkach w Miejską Dyrekcję Inwestycji w Suwałkach, 4. niniejszego regulaminu. 2 Regulamin organizacyjny, zwany dalej regulaminem, określa: 1. szczegółową strukturę organizacyjną, zakres i obszar działania oraz zasady funkcjonowania Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach. 2. schemat organizacyjny Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach stanowiący załącznik graficzny. 3 Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) Dyrekcji naleŝy przez to rozumieć Miejską Dyrekcję Inwestycji w Suwałkach, 2) Zespole naleŝy przez to rozumieć wieloosobową komórkę organizacyjną, pracami której kieruje kierownik, podporządkowaną bezpośrednio Dyrektorowi lub osobie zastępującej Dyrektora podczas jego nieobecności, 3) Samodzielnym stanowisku pracy naleŝy przez to rozumieć wyodrębnioną organizacyjnie w strukturze jednoosobową komórkę organizacyjną, podporządkowaną Dyrektorowi. 1. Siedzibą Dyrekcji jest miasto Suwałki. 4 1

3 2. Dyrekcja jest jednostką organizacyjną Miasta Suwałki. 3. Obszar działania Dyrekcji obejmuje teren miasta Suwałki. 4. Nadzór merytoryczny nad działalnością Dyrekcji sprawuje Prezydent Miasta. II. ZAKRES DZIAŁANIA 5 1. Miejska Dyrekcja Inwestycji w Suwałkach wykonuje obowiązki: 1) zarządcy wszystkich dróg publicznych, usytuowanych w granicach administracyjnych miasta, z wyjątkiem autostrad i dróg ekspresowych, 2) zarządzającego ruchem na drogach, 2. Miejska Dyrekcja Inwestycji w Suwałkach realizuje zadania w zakresie: 1) przygotowania i realizacji jako inwestor zastępczy inwestycji miejskich, wynikających z zadań własnych i zleconych, miasta na prawach powiatu Suwałki, 2) spraw wynikających z prawa o ruchu drogowym, 3) nadzoru nad oczyszczaniem miasta i zimowym utrzymaniem ulic miejskich 4) innych spraw, zleconych przez Prezydenta Miasta. 3. Miejska Dyrekcja Inwestycji w Suwałkach zajmuje się projektem Poprawa jakości wody w Suwałkach jako Jednostka Realizująca Projekt (PIU) Poprawa jakości wody w Suwałkach 1) Po zakończeniu realizacji projektu Poprawa jakości wody w Suwałkach PIU ulega rozwiązaniu, a dokumentacja związana z realizacją projektu pozostaje w MDI w Suwałkach i podlega przechowaniu przez okres 5 lat. 2) Przy realizacji PIU MDI w Suwałkach współpracuje z PWiK w Suwałkach Sp. z o.o. oraz odpowiednimi wydziałami Urzędu Miejskiego w Suwałkach. III. ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA 6 1. Na czele Miejskiej Dyrekcji Inwestycji stoi Dyrektor, który kieruje całokształtem działalności, zgodnie z zasadą jednoosobowego kierowania. 2. Dyrektora zatrudnia Prezydent Miasta. Uprawnienia pracodawcy wobec Dyrektora wykonuje Prezydent Miasta. 3. Dyrektor wykonuje zadania przy pomocy Kierowników Zespołów. 4. Głównego Księgowego zatrudnia Dyrektor po zasięgnięciu opinii Prezydenta Miasta. 7 W skład Dyrekcji wchodzą następujące zespoły, wydziały i stanowiska pracy: 1) Zespół Przygotowania i Realizacji Inwestycji 2) Zespół Dróg i Mostów 3) Zespół Księgowo-Finansowy 2

4 4) Sekretariat 5) Radca Prawny 6) Specjalista ds. Procedur UE 7) Inspektor ds. bhp i p.-poŝ. 8 Dyrektor Miejskiej Dyrekcji Inwestycji kieruje całokształtem działalności Dyrekcji, a zwłaszcza: 1) organizuje wykonanie zadań przez Dyrekcję i ponosi odpowiedzialność za ich realizację, 2) ustala zakres obowiązków na poszczególnych stanowiskach pracy, 3) wydaje polecenia oraz wytyczne regulujące działalność Dyrekcji, 4) zatrudnia, awansuje, zwalnia i ustala wynagrodzenie pracowników Dyrekcji, 5) reprezentuje Dyrekcję wobec organów administracji rządowej i samorządowej w zakresie powierzonych mu uprawnień, 6) zawiera umowy związane z działalnością Dyrekcji, 7) sprawuje nadzór i kontrolę nad wykonywaniem zadań przez podległych pracowników, 8) zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz odpowiada za systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bhp i p.-poŝ. 9) nadzoruje realizację zadań inwestycyjnych finansowanych ze środków UE, w tym pełni funkcję Kierownika Jednostki Realizującej Projekt ISPA Poprawa jakości wody w Suwałkach Zespołem Dróg i Mostów kieruje i ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za jego funkcjonowanie Kierownik Zespołu Starszy Specjalista. 2. W skład Zespołu wchodzą następujące stanowiska: 1) Starszy Specjalista Kierownik Zespołu, 2) Specjalista 4 stanowiska 3) Młodszy Specjalista 1 stanowisko. 3. Do zadań Zespołu Dróg i Mostów naleŝy: 1) kontrola stanu dróg, mostów oraz inŝynieryjnych urządzeń drogowych, 2) koordynacja utrzymania dróg, mostów oraz inŝynieryjnych urządzeń drogowych, 3) ewidencja dróg i mostów (metryki dróg i mostów). 4) koordynacja robót w pasie drogowym, 5) wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego oraz decyzji w sprawie ochrony dróg i mostów, 6) przekazywanie i odbiór zajętego pasa drogowego, 7) obsługa przejazdów pojazdów nienormatywnych, 8) koordynacja oraz nadzór nad bieŝącym utrzymaniem czystości na drogach i mostach, 9) koordynacja oraz nadzór nad zimowym utrzymaniem dróg i mostów, 10) praca koncepcyjna w zakresie poszukiwania optymalnych, bezpiecznych rozwiązań komunikacyjnych miasta, 11) przygotowywanie projektów stałej i tymczasowej organizacji ruchu drogowego, 3

5 12) prowadzenie zagadnień związanych ze szkodami komunikacyjnymi 13) prowadzenie czynności związanych z odprowadzaniem wód opadowych do miejskiej kanalizacji deszczowej i naliczania opłat z tego tytułu Zespołem Przygotowania i Realizacji Inwestycji kieruje i ponosi odpowiedzialność za jego funkcjonowanie Kierownik Zespołu Starszy Specjalista. 2. W skład Zespołu wchodzą następujące stanowiska: 1) Starszy Specjalista Kierownik Zespołu, 2) Specjalista 5 stanowisk, 3) Starszy Inspektor Nadzoru 2 stanowiska, 4) Inspektor Nadzoru 3 stanowiska, 5) Starszy Projektant, 3. Do zadań Zespołu Przygotowania i Realizacji Inwestycji naleŝy: 1) przygotowanie studiów, koncepcji oraz projektów planów rozwoju, modernizacji, remontów oraz bieŝącego utrzymania infrastruktury drogowej, sanitarnej, elektrycznej i ogólnobudowlanej obiektów, 2) przygotowanie, opracowanie oraz nadzór nad realizacją planów finansowania prowadzonych inwestycji, 3) przygotowanie i realizacji inwestycji miejskich obejmujących w szczególności budowę, rozbudowę, modernizację oraz remonty: a) siedzib publicznych ośrodków kultury, b) miejskich obiektów sportu i rekreacji, c) szkół publicznych szczebla podstawowego, gimnazjalnego i średniego, d) publicznych Ŝłobków i przedszkoli, e) dróg krajowych, powiatowych, gminnych, mostów oraz inŝynieryjnych urządzeń drogowych usytuowanych w granicach administracyjnych miasta, f) infrastruktury sanitarnej, g) infrastruktury energetycznej i oświetleniowej, 4) przygotowanie koncepcji oraz skróconych projektów technicznych w granicach posiadanych uprawnień, 5) prowadzenie ewidencji bieŝących i narastających efektów rzeczowych i finansowych inwestycji, 6) prowadzenie rejestrów umów, 7) uzgadnianie planów zagospodarowania przestrzennego, 8) uzgadnianie lokalizacji urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem dróg, 9) uzyskiwanie zezwoleń na budowę, 10) wykonywanie funkcji inwestorskich, 11) organizacja przeglądów okresowych, gwarancyjnych i pogwarancyjnych oraz kompletowanie dokumentacji w tym zakresie, 12) przygotowywanie procesu przetargowego, 13) prowadzenie przetargów zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych Zespołem Księgowo-Finansowym kieruje i ponosi odpowiedzialność za jego funkcjonowanie Główny Księgowy Kierownik Zespołu. 4

6 2. W skład Zespołu wchodzą następujące stanowiska: 1) Główny Księgowy Kierownik Zespołu, 2) Specjalista 3 stanowiska 3. Do zadań Zespołu Księgowo-Finansowego naleŝy: 1) prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości budŝetowej, 2) przygotowywanie, opracowywanie oraz bezpośrednia kontrola nad realizacją planów nakładów finansowych na prowadzone inwestycje oraz bieŝące funkcjonowanie Dyrekcji, 3) bieŝąca analiza przebiegu realizacji rocznych planów finansowych i zgłaszanie wniosków w przypadku jego zagroŝenia, 4) przygotowywanie rocznych i kwartalnych sprawozdań, 5) sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, 6) współpraca z Urzędem Miejskim w Suwałkach w zakresie nadzoru nad finansową realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE (ISPA, Phare, ERDF): a) przygotowanie dokumentacji dotyczącej finansowego postępu wdraŝanych projektów (m.in. raportów finansowych i harmonogramów płatności), b) prowadzenie ewidencji wdraŝanych projektów, c) zapobieganie i raportowanie nieprawidłowości finansowych, d) nadzór nad płatnościami dla wykonawców kontraktów. 7) obsługa kont bankowych i kasy, 8) prowadzenie zagadnień płacowych oraz obsługa Zakładowych Funduszy Emerytalnych, 9) terminowa realizacja zobowiązań wynikających z prowadzenia inwestycji oraz bieŝącego funkcjonowania Dyrekcji, 10) prowadzenie zagadnień administracyjno- gospodarczych Dyrekcji, 11) prowadzenie ewidencji składników majątkowych Dyrekcji, 12) prowadzenie rejestru faktur i druków ścisłego zarachowania 13) bieŝąca współpraca z Naczelnikiem Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego oraz Skarbnikiem Miasta w zakresie planowania i realizacji środków finansowych przeznaczonych na inwestycje oraz bieŝące funkcjonowanie Dyrekcji, 14) windykacja zaległych naleŝności powstałych z tytułu: zajęcia pasa drogowego, uzgodnień planów i lokalizacji urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem drogi, wykonania tymczasowych projektów organizacji ruchu drogowego itp. 15) windykacja opłat z tytułu odprowadzania wód opadowych do miejskiej kanalizacji deszczowej zgodnie z ustawą z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz.U. Nr 62, poz. 627 ze zm.) oraz ustawą z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków ( Dz.U. Nr 72, poz.747), 16) podpisywanie wraz z Dyrektorem zawieranych umów i porozumień (Główny Księgowy). 12 Sekretariatem kieruje i ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za jego funkcjonowanie - Asystent Dyrektora. 5

7 1. W skład Sekretariatu wchodzą następujące stanowiska: 1) Asystent Dyrektora Kierownik Zespołu, 2) Kierowca 3) Sprzątaczka 4) Informatyk 2. Do zadań Asystenta Dyrektora naleŝy: 1) prowadzenie sekretariatu, 2) prowadzenie spraw pracowniczych, 3) prowadzenie spraw socjalnych, 4) organizacja i koordynacja szkolenia specjalistycznego, 5) prowadzenie podręcznej biblioteczki technicznej, 6) prowadzenie oraz koordynacja obiegu dokumentów oraz bieŝącej korespondencji, 7) prowadzenie archiwum i archiwizacja dokumentów, 8) koordynacja wykorzystania słuŝbowych środków transportu, 9) bezpośrednia współpraca z radcą prawnym, specjalistą ds. bhp i p.poŝ, specjalistą ds. konserwacji i serwisu sprzętu telekomunikacyjnego oraz informatycznego, 13 Do zadań Radcy Prawnego naleŝy: 1) wykonywanie obsługi prawnej w oparciu o zasady wynikające z ustawy z 6 lipca 1992 r. o radcach prawnych, 2) udzielanie opinii i porad prawnych, 3) reprezentowanie Dyrekcji przed organami orzekającymi, 4) opiniowanie projektów aktów prawnych dotyczących funkcjonowania Dyrekcji oraz zawierania umów przez Dyrekcję Specjalista ds. Procedur UE odpowiada bezpośrednio przed Dyrektorem. 2. Specjalista ds. Procedur UE ponosi odpowiedzialność za: 1) zgodność realizacji projektów z procedurami UE, 2) ocenę zgodności dokumentacji związanej z wdraŝaniem projektów z procedurami UE (m.in. wnioski o wypłatę środków, raporty okresowe o fizycznym i finansowym postępie projektów, propozycje zmian), 3) organizację dokumentacji projektów (m.in. sprawdzanie i sporządzanie tłumaczeń w zakresie języka angielskiego), 4) współpracę z podmiotami i instytucjami zewnętrznymi zaangaŝowanymi w realizację projektów (m.in. NFOŚiGW, WWPWP, Podlaski Urząd Wojewódzki), 5) monitorowanie i promocję projektów współfinansowanych z funduszy unijnych (ISPA, Phare, ERDF). 15 Do zadań inspektora ds. bhp i p.poŝ naleŝy: 1) wykonywanie obsługi w oparciu o zasady wynikające z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie słuŝby bezpieczeństwa i higieny pracy, 6

8 2) prowadzenie zagadnień związanych ze szkoleniami oraz przestrzeganiem przepisów bhp i p.poŝ., 3) prowadzenie zagadnień związanych z właściwym wyposaŝeniem oraz oznakowaniem jednostki w sprzęt bhp i p.poŝ., 4) prowadzenie wymaganej dokumentacji, 5) prowadzenie postępowań powypadkowych, 16 Ustala się następujące symbole stanowisk i komórek organizacyjnych: 1) Dyrektor D 2) Sekretariat S 3) Radca Prawny RP 4) Specjalista ds. Procedur UE UE 5) Zespół Przygotowania i Realizacji Inwestycji I 6) Zespół Dróg i Mostów DM 7) Zespół Księgowo-Finansowy F 8) Inspektor ds. bhp i p.poŝ. BHP IV. DZIAŁALNOŚĆ KONTROLNA 17 Kontrolę wewnętrzną sprawuje Dyrektor poprzez: 1) Radcę Prawnego w zakresie celowości, zgodności z prawem. 2) Głównego Księgowego w zakresie finansowo-księgowym. V. ZASADY OPRAWOWYWANIA WEWNĘTRZNYCH AKTÓW NORAMTYWNYCH 18 Akty normatywne Dyrektora są wydawane w formie zarządzeń Projekt aktu normatywnego opracowuje Kierownik właściwego Zespołu w sprawach wynikających z przepisów prawnych, poleceń Dyrektora, bądź z własnej inicjatywy. 2. Kierownik Zespołu do którego naleŝy opracowanie projektu aktu normatywnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych w celu dokonania uzgodnień. 3. Projekt, jeŝeli dotyczy spraw finansowych powinien być uzgodniony z Zespołem Księgowo-Finansowym. 4. Projekt aktu normatywnego po dokonaniu uzgodnień i zasięgnięciu wymaganych opinii, podlega zaopiniowaniu przez Radcę Prawnego a następnie z wnioskiem 7

9 uzasadniającym potrzebę wydania takiego aktu zostaje przedstawiony Dyrektorowi. 20 Akceptacji Prezydenta Miasta podlega: 1) Regulamin Przeprowadzania Przetargów i Typowania Robót w Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach 2) Regulamin Wynagradzania Pracowników Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach VI. MIENIE I GOSPODARKA FINANSOWA 21 Dyrekcja wyposaŝona jest w majątek określony w protokołach inwentaryzacyjnych Miejskiej Dyrekcji Inwestycji i Komunikacji w Suwałkach sporządzonych na dzień 31 grudnia 2003r Dyrekcja jest jednostką budŝetową. 2. Podstawą gospodarki finansowej Dyrekcji jest roczny plan finansowy obejmujący przychody i wydatki. 3. Dyrekcja tworzy środki specjalne. 4. Plan finansowy Dyrekcji zatwierdza Prezydent. 8

10 SCHEMAT ORGANIZACYJNY MIEJSKIEJ DYREKCJI INWESTYCJI W SUWAŁKACH Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Miejskiej Dyrekcji Inwestycji w Suwałkach UE Specjalista ds. procedur 1 Unii D DYREKTOR 1 S 2 Sekretariat 1 RP Radca Prawny (umowa-zlecenie) 1. Asystent Dyrektora 2. Kierowca 1 Sprzątaczka (umowa-zlecenie) BHP Inspektor ds. bhp i ppoŝ. (umowa zlecenie) 1 DM Zespół Dróg 6 i Mostów F Zespół Księgowo- 4 Finansowy I Zespół Przygotowania i Realizacji 12 Inwestycji