Zasady (polityka) rachunkowości w Gimnazjum nr 1 w Zgierzu

Transkrypt

1 Zasady (polityka) rachunkowości w Gimnazjum nr 1 w Zgierzu

2 ZARZĄDZENIE NR 1/2013 Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Zgierzu z dnia 3 stycznia 2013 w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Stosownie do postanowień art.10 i art. 13 ustawy o rachunkowości z dnia r. (t. j. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz ze zm.) oraz zgodnie z art.40 ustawy z r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.) i 14,15,16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) zarządza się co następuje: 1 Postanawia się, że z dniem 1 stycznia 2013 roku sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym ustala: ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych załącznik nr 1, plan kont wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej. 1. wykaz ksiąg rachunkowych, zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych stanowi załącznik nr 4, 2. opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji stanowi załącznik nr 2. 2 Metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy oraz ustalania wyniku finansowego stosuje się na podstawie załącznika nr 3 do niniejszego zarządzenia. 3 Opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 4 W celu zapewnienia poprawności funkcjonowania systemu rachunkowości w jednostce wprowadza się instrukcję kontroli i obiegu dokumentów księgowych stanowiących załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 5 Uregulowania dotyczące zasad inwentaryzacji aktywów i pasywów zawarto w instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia. 6 Zarządzanie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013 roku. Dyrektor Gimnazjum nr 1 Teresa Gębicka

3 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Zgierzu z dnia 3 stycznia 2013 roku Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości (polityka) rachunkowości Zasady prowadzenia rachunkowości opracowane zostały w oparciu o: 1. Ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Z 2009, Nr 152, poz ze zm.), 2. Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240 ze zm.), 3. Rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), 4. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz.1616). 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), 6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247). Ilekroć w niniejszych dokumentach jest mowa o: 1. jednostce - rozumie się przez to Gimnazjum nr 1 w Zgierzu, 2. kierowniku jednostki rozumie się przez to dyrektora szkoły, 3. klasyfikacji budżetowej rozumie się klasyfikację dochodów i wydatków określoną w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 2010, Nr 38, poz. 207 ze zm.), 4. sprawozdawczości budżetowej rozumie się przez to Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247). 1 Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych 1. Księgi rachunkowe Gimnazjum nr 1 w Zgierzu są prowadzone i przechowywane w formie elektronicznej. 2 Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych 1. Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym jest miesiąc Roczne sprawozdanie finansowe jednostki obejmuje bilans, rachunek zysków i strat sporządzony metodą porównawczą oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy) to jest na dzień 31 grudnia Przyjęte zasady rachunkowości stosuje się w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmuje się w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. 2. Zmiany zasad określonych niniejszym dokumentem oraz aktualizacji wynikającej ze zmian w strukturze 1

4 organizacyjnej jednostki lub przepisów prawa (ustaw, rozporządzeń) dokonuje się tylko ze skutkiem od 1 stycznia kolejnego roku budżetowego. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych 5 1. Księgi rachunkowe prowadzone są zgodnie z zasadami określonymi w art.14 ustawy o rachunkowości, przepisami ustawy o finansach publicznych, z uwzględnieniem szczególnych zasad rachunkowości oraz szczególnych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych. Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Dla osiągnięcia tych celów stosuje się: 1) zasadę istotności wyrażoną po pierwsze w art. 4, ust. 4 ustawy o rachunkowości stanowiącą, że stosuje się uproszczenia, jeżeli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na realizację zasady jasnego, rzetelnego i wiernego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej, po drugie w art. 8, ust. 1, w myśl którego należy wyodrębnić wszystkie istotne zdarzenia, które ważą przy ocenie sytuacji majątkowej, finansowej oraz ustalania wyniku finansowego, 2) zasadę kasy interpretującą działalność jednostki przez pryzmat zmian stanu środków pieniężnych, wprowadzoną przepisami prawa finansów publicznych w 3-5 rozporządzenia, która służy w jednostce do ewidencji środków na wydatki budżetowe i zgromadzonych dochodów, pozostałe operacje są ewidencjonowane wg zasady memoriału, 3) zasadę memoriału wyrażonej w art. 6, ust.1 ustawy o rachunkowości, która stanowi, że koszty i przychody ujmowane są w danym roku obrotowym, niezależnie od terminu ich zapłaty (w rachunkowości jednostki), 4) zasadę współmierności zawartą w art. 6, ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione, w odstępstwie od zasady współmierności: prenumeraty, ubezpieczenia majątkowe opłacone z góry nie podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów, obciążają koszty miesiąca, w którym zostały poniesione 5) zasadę ciągłości zawartą w art. 5, ust. 1 ustawy o rachunkowości polegającą na tym, że zasady przyjęte stosuje się w sposób ciągły, 6) zasadę indywidualnej wyceny zawartej w art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości stanowiącej, że wartość poszczególnych aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie, nie można ich ze sobą kompensować, 7) zasadę ostrożności zawartej w art. 7, ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowiącej, że poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych 6 1. Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są przy użyciu komputera. Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. 2. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). 3. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły, jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej dla każdego rachunku bankowego tworzy się odrębny dziennik ewidencji wyciągów bankowych. 4. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: 2

5 podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które są ujmowane w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. 5. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. 6. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno - kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Obowiązuje zasada jednostronnego zapisu. 7. Jednostka tworzy wykaz kont księgi głównej zgodnie z planem kont bilansowych i pozabilansowych oraz zasadami klasyfikacji zdarzeń, ustalonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia. 8. Księgi rachunkowe prowadzone z użyciem komputera drukuje się: zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej - na koniec każdego miesiąca - zawiera ono: symbole i nazwy kont, salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. zestawienia sald ksiąg pomocniczych niezbędnych do sporządzenia obowiązujących przez jednostkę sprawozdań budżetowych na koniec każdego miesiąca, zestawienia sald ksiąg pomocniczych inwentaryzowanej grupy składników aktywów na dzień ich inwentaryzacji, wszystkie księgi rachunkowe, w tym niewymienione wyżej, prowadzone z użyciem komputera przenosi się na płytę CD-ROM jednokrotnego zapisu na koniec roku obrotowego. 9. Obroty "Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są zgodne z obrotami dziennika.. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych 8 1. Przez zasady klasyfikacji zdarzeń należy rozumieć treści każdego konta i korespondencję dokonywanych na nim zapisów z zapisami na wskazanych kontach. 2. Wprowadzony wykaz kont umożliwia sporządzanie sprawozdań budżetowych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 205 poz. 103) oraz sprawozdań finansowych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 3. Dysponent części budżetowej nie ustalił szczególnych zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych 9 1. Wykaz kont analitycznych (pomocniczych) prowadzonych do poszczególnych kont syntetycznych został wraz z określeniem ich powiązań z kontami księgi głównej przedstawia poniższa tabela. Wykaz kont analitycznych sporządzono z uwzględnieniem zasad określonych w rozporządzeniu. Symbol konta Zasady prowadzenia analityki Powiązania z kontami księgi głównej Analityka dwustopniowa: pierwszy stopień podział na grupy zgodny z układem bilansu ewidencja komputerowa drugi stopień indywidualne kartoteki poszczególnych środków trwałych ewidencja tradycyjna ręczna W pierwszym stopniu zapis pierwotny na kontach analitycznych zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo stanowi sumę zapisów analitycznych. W drugim stopniu zapis na kartotece jest zapisem powtórzonym. Wyróżnikiem łączącym wszystkie 3

6 013 Analityka jednostopniowa w formie księgi inwentarzowej - technika tradycyjna. 014 Analityka jednostopniowa w formie księgi inwentarzowej - technika tradycyjna. 020 Analityka jednostopniowa w formie księgi inwentarzowej - technika tradycyjna. 071 Ewidencja szczegółowa według podziałek w układzie bilansowych, zgodny z podziałem środków trwałych ewidencja komputerowa. Ewidencja uzupełniona jest o tabele umorzeń zawarte w kartotekach poszczególnych środków trwałych oraz odpowiednio w księdze inwentarzowej wartości niematerialnych i prawnych technika ręczna. 072 Brak analityki Ewidencja szczegółowa z podziałem na poszczególne zadania inwestycyjne ewidencja komputerowa. 130 Analityka wielostopniowa ewidencja komputerowa: o pierwszy stopień: podział na subkonto dochodów i wydatków o pozostałe stopnie w układzie obowiązującej klasyfikacji budżetowej, w stopniu szczegółowości niezbędnym do sporządzenia sprawozdań budżetowych. 135 Brak analityki Brak analityki Ewidencja szczegółowa z podziałem na poszczególnych dostawców i odbiorców ewidencja komputerowa. 221 Analityka wielostopniowa prowadzona w technice komputerowej: pierwszy stopień według poszczególnych odbiorców pozostałe stopnie wg podziałek klasyfikacji budżetowej, w stopniu szczegółowości niezbędnym do sporządzenia sprawozdań budżetowych. 222 Analityka wg podziałek klasyfikacji budżetowej 223 Brak analityki - Zapis w księdze inwentarzowej jest powtórzeniem zapisu na koncie syntetycznym. Wyróżnik pozycja dziennika. Zapis w księdze inwentarzowej jest powtórzeniem zapisu na koncie syntetycznym. Wyróżnik pozycja dziennika. Zapis w księdze inwentarzowej jest powtórzeniem zapisu na koncie syntetycznym. Wyróżnik pozycja dziennika. 4

7 225 Ewidencja prowadzona komputerowo według tytułów zobowiązań. 229 Ewidencja szczegółowa prowadzona według tytułów zobowiązań technika komputerowa. 231 Ewidencja szczegółowa z podziałem na rozrachunki wynagrodzeń osobowych i wynagrodzeń z tytułów umów zlecenia. Ewidencja uzupełniona indywidualnymi kartotekami wynagrodzeń pracowniczych generowanymi i drukowanymi z programu płacowego technika komputerowa. 234 Analityka dwustopniowa prowadzona komputerowo: pierwszy stopień: podział według poszczególnych pracowników drugi stopień wg tytułów rozrachunków. 240 Analityka prowadzona komputerowo z podziałem na poszczególnych kontrahentów. 290 Analityka dwustopniowa prowadzona komputerowo: pierwszy stopień tytuł utworzenia odpisu (odsetki, należność główna) drugi stopień kontrahenci. 300 Ewidencja szczegółowa z podziałem na poszczególnych dostawców i odbiorców ewidencja komputerowa. 310 Analityka dwustopniowa: pierwszy stopień prowadzony w technice komputerowej wg przeznaczenia drugi stopień prowadzony w technice ręcznej: kartoteki magazynowe 400 Brak analityki 401 Analityka wielostopniowa prowadzona w 402 technice komputerowej według podziałek planu finansowego oraz w przekro jach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości W pierwszym stopniu: zapis pierwotny na kontach analitycznych zapis na koncie syntetycznym generowany komputerowo stanowi on sumę zapisów analitycznych. W drugim stopniu zapis na kartotece jest zapisem powtórzonym. Wyróżnikiem łączącym wszystkie 5

8 700 Ewidencja szczegółowa według przedmiotów i kierunków sprzedaży oraz według poszczególnych stawek podatku VAT (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej)-technika komputerowa. 720 Wielostopniowa analityka prowadzona w technice komputerowej według podziałek klasyfikacji budżetowej. 750 Analityka według pozycji rachunku zysków i strat (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów) technika komputerowa. 751 Analityka według pozycji rachunku zysków i strat (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków) technika komputerowa. 760 Analityka według pozycji rachunku zysków i strat (z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów) technika komputerowa. 761 Analityka według tytułów kosztów (ewentualnie z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków) technika komputerowa. 770 Analityka według tytułów powstania (ewentualnie z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów) technika komputerowa. 771 Analityka według tytułów powstania (ewentualnie z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków) technika komputerowa. 800 Analityka prowadzona komputerowo z podziałem na poszczególne przyczyny zwiększenia/zmniejszenia funduszu. 851 Analityka prowadzona w technice komputerowej z podziałem na poszczególne przyczyny zwiększenia/zmniejszenia funduszu. 860 Brak analityki Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo wg kodów klasyfikacji wydatków strukturalnych technika komputerowa 6

9 980 Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo według podziałek klasyfikacji budżetowej. 998 Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo według podziałek klasyfikacji budżetowej. 999 Ewidencja szczegółowa prowadzona komputerowo według podziałek klasyfikacji budżetowej. Zapis pierwotny na kontach analitycznych Do prowadzenia kont pomocniczych dla ewidencji rzeczowych składników majątkowych stosuje się następujące zasady: dla środków trwałych -ewidencja ilościowo-wartościowa (książka inwentarzowa, karty środków trwałych), środki trwałe umarza się poprzez spisanie w ciężar funduszu zgodnie z zasadami amortyzacji środków trwałych. dla wartości niematerialnych i prawnych- ewidencja ilościowo-wartościowa (książka inwentarzowa). Wartości niematerialne i prawne umarza się poprzez spisanie w ciężar funduszu zgodnie z zasadami amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, na podstawie art.16m ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 roku nr 54 poz.654 ze zm.) ustala się okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych (od licencji) 24 miesiące. dla pozostałych środków trwałych amortyzowanych i umarzanych jednorazowo na podstawie rozporządzenia to jest książki i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne, odzież i umundurowanie, meble i dywany, inwentarz żywy, oraz innych pozostałych środków trwałych, ale tych których cena jednostkowa jest niższa niż zł ale przekracza kwotę 100 zł, - prowadzi się ewidencję ilościowowartościową, zawierającą wartość początkową. dla pozostałych środków trwałych (wyposażenie), które umarza się jednorazowo poprzez spisanie w koszty, a których cena jednostkowa nie przekracza 100 zł prowadzi się ewidencję ilościową (pozabilansową). materiały służące jako surowce do przygotowania posiłków w stołówce szkolnej obejmuje się ewidencją ilościowo-wartościową. 7

10 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Zgierzu z dnia 3 stycznia 2013 roku Księgowość Optivum Opis systemu przetwarzania danych w rozumieniu ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami 1. Wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Zbiory bazy danych programu Księgowość Optivum służą do przechowywania danych potrzebnych do prowadzenia rachunkowości przy użyciu komputera. Należą do nich: Dziennik. Zbiory do_nagl.dbf i do_poz.dbf - służą do przechowywania zaksięgowanych w dzienniku obrotów zapisów księgowych, czyli odpowiednio - nagłówka i poszczególnych kwot. Zbiory te stanowią logiczną całość, tzn. system nie dopuszcza do sytuacji, w której zapis nagłówkowy nie posiadałby odpowiednika w zbiorze do_poz w postaci przynajmniej jednej kwoty. Wpisywane do zbiorów zapisy otrzymują automatycznie kolejny numer ewidencyjny pozycji wskazanego dziennika. O ich chronologii decyduje sekwencja, w jakiej uprawniony operator programu uruchamia funkcję księgowania dokumentów w tzw. buforze. Informacja o osobie odpowiedzialnej za wprowadzenie zapisu do dziennika jest zapamiętywana wraz z nadanym numerem ewidencyjnym w momencie fizycznego zapisu w zbiorze dojiagl. Od tej chwili tak wprowadzony zapis nie podlega jakiejkolwiek edycji ani kasowaniu aż do momentu zamknięcia roku obrachunkowego następującego po roku obrotowym, do którego on należy. Na wspomniany bufor składają się zbiory buf_nagl.dbf i buf_poz.dbf. Służą one do przechowywania zapisów księgowych do momentu osiągnięcia przez nie właściwego poziomu poprawności kwalifikującego je do zaksięgowania. Podczas pobytu w buforze zapis może być poprawiany i modyfikowany, w tym również usuwany. Informacja o osobie ostatnio zmieniającej trwale zapis jest zapamiętywana wraz z nagłówkiem w zbiorze buf_nagl. Zapisy w zbiorach bufora otrzymują numer pomocniczy, niezależny od numeru ewidencyjnego dziennika nadawanego w momencie księgowania. Wymienione zbiory stanowią jedyną podstawę dla zestawień i sprawozdań tworzonych przez program. Księga główna. Plankont.dbf - jest to zbiór przechowujący wykaz kont używanych w systemie przetwarzania danych. Dotyczy on zarówno kont syntetycznych zakładowego planu kont, jak i ewentualnych kont analitycznych. Ustalenie zapisów na określonym koncie odbywa się poprzez zestawienie zapisów z dziennika obrotów dotyczących tego konta. Obowiązuje zasada zgodności sumy sald kont analitycznych z saldem nadrzędnego konta syntetycznego. Konto syntetyczne może występować w roli własnej analityki, tzn. możliwa jest dekretacja na konto syntetyczne posiadające analitykę. W takiej sytuacji we wszelkich zestawieniach wyraźnie zaznaczana jest rola, w jakiej dane konto syntetyczne wystąpiło - obrotowej czy ewidencyjnej (jal saldo konta księgi głównej). Księgi pomocnicze. W odniesieniu do ewidencji ujmowanej w jednostkach pieniężnych księgi pomocnicze występują w postaci niewyodrębnionego fizycznie zbioru - jak kartoteka zapisów na kontach analitycznych lub tzw. zapisów skojarzonych z elementami odpowiedniego słownika księgi pomocniczej. Do grupy tej należ; kontrahe.dbf - zbiór słownikowy rozrachunków z kontrahentami i pracownikom globpoz.dbf, globkb.dbf - słownik stosowanych klasyfikacji budżetowych W odniesieniu do ewidencji realizujących specyficzne zadania wykraczające póz podstawowy zakres lub operujących na jednostkach naturalnych (np. ewidencja ilościowych i ilościowowartościowych) za ich obsługę odpowiadają osobą programy nie będące częścią składową programu Księgowość Optivum i pominięte w niniejszym opisie. Ich wspólną cechą jest możliwość automatycznego generowania zapisów w bufora dziennika obrotów. Taki zapis jest wyraźnie oznaczony co do źródła ich pochodzenia zarówno w odniesieniu do programu, z którego pochodzi, jak i co di numeru dokumentu źródłowego i osoby zlecającej zapis. Informacja ta jest prezentowana na podstawie zbioru nodes.dbf. Zestawienia. Program nie przechowuje zestawień w osobnych zbiorach. Są one generowane m żądanie operatora z uwzględnieniem zadanych ograniczeń (dat dokumentów, kont klasyfikacji budżetowych, kontrahentów, 8

11 dzienników, zadań, funduszy, placówek itd.) i realizowane poprzez wybór spełniających te kryteria zapisów księgowych z dziennika (lub bufora) dokumentów. Zestawienia te są prezentowane w formie tabel i czytelnych wydruków. 1. Dokumentacja sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Księgi rachunkowe zawarte w bazie danych programu Księgowość Optivum obsługiwane są przez program zawarty w pliku ksiegowosc.exe. Uruchomienie go powoduje prezentację i możliwość uruchomienia przewidzianych w programie funkcji i modułów szczegółowo opisanych w Podręczniku użytkownika programu Księgowość Optivum" stanowiącym załącznik do zestawu. Za spójność logiczną i fizyczną zbiorów bazy danych odpowiada program adm2000.exe. Jego uruchomienie jest kontrolowane przez program zasadniczy, tj. ksiegowosc.exe i nie jest możliwe w inny sposób. W zakresie programowych zasad ochrony danych program udostępnia opisane w Podręczniku użytkownika" mechanizmy: kopiowanie danych; ochronę dostępu do programu (mogą z niego korzystać wyłącznie opisani w programie użytkownicy znający hasło); możliwość zdefiniowania praw użytkowników; szyfrowanie ważnych dla systemu plików, np. słownika uprawnień operatorów; rejestracja przebiegu ewidencji - osoby, daty i godziny wpisu, czynności - w dzienniku obrotów i buforze w dodatkowym pliku o nazwie log.dbf; rejestracja osoby ostatnio zapisującej zmiany w dokumencie i - niezależnie - rejestracja daty i godziny księgowania dokumentu oraz osoby wykonującej tę operację. Sposób i zakres zastosowania powyższych mechanizmów (terminy wykonywania kopii zapasowych, ograniczenie dostępu sieciowego niepowołanym użytkownikom, fizyczny dostęp do komputera będącego serwerem plików, określenie uprawnień poszczególnych operatorów programu) są określane i pilnowane przez Klienta, a nie producenta oprogramowania. 2. Utrzymywanie zasobów informacyjnych systemu rachunkowości (art. 13 ust. 2-5; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Program Księgowość Optivum zawarty w plikach ksiegowosc.exe i adm2000.exe stanowi kompletne i wydajne narzędzie umożliwiające uzyskiwanie czytelnych informacji bazujących na danych przechowywanych w zarządzanych przez program zbiorach. Przyjmują one postać zestawień tabelarycznych i innych, które można wydrukować. Istnieje także opcja eksportu zawartych w zbiorach zapisów księgowych w formie tabeli płaskiej do programu arkusza kalkulacyjnego. Program zawiera również funkcje umożliwiające przeniesienie kompletu zbiorów na inny nośnik w formie kopii. Program nie ogranicza wyboru nośnika przez operatora, stawiając jedynie wymaganie, aby był to nośnik o dostępie do zapisu kontrolowanym przez środowisko systemu operacyjnego, w którym przewidziana została praca programu. Każdy wydruk tworzony przez program i zestawienie prezentowane na ekranie są trwale oznaczone w sposób umożliwiający jednoznaczne określenie jednostki, której dotyczą, księgi rachunkowej, programu przetwarzania oraz zakresu dat i terminu wykonania. Wydruki dziennika obrotów i zestawienia obrotów i sald składają się z automatycznie i ciągle numerowanych w trakcie roku obrotowego stron oznaczonych w zakresie sum cząstkowych na stronie z i do przeniesienia. Kontrola ciągłości zapisów ksiąg rachunkowych jest dokonywana w trakcie sprawdzenia i porządkowania danych - funkcji uruchamianej na żądanie uprawnionego operatora. 3. Prowadzenie dziennika (art. 14 ust. 1 i 4; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Przyjęte w programie Księgowość Optivum rozwiązania umożliwiają każdemu ostatecznie sprawdzonemu i zaakceptowanemu do księgowania zapisowi księgowemu uzyskanie automatycznie nadanego, kolejnego numeru ewidencyjnego w ramach wybranego dziennika obrotów. Odbywa się to w trakcie operacji księgowania polegającej na fizycznym przeniesieniu zapisu ze zbiorów bufora do zbiorów dziennika obrotów i łączy się z zapisaniem informacji o dacie i godzinie wykonania operacji oraz osobie za nią odpowiedzialnej. Z uwagi na przyjęte w programie zasady przechowywania i obróbki danych uzgadnianie obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej odbywa się automatycznie i na bieżąco. Wynika to z faktu, że program nie przechowuje zestawień w osobnych plikach w trakcie roku obrotowego, a tworzy je na żądanie operatora na zadany dzień na podstawie zapisów księgowych dziennika. 4. Dowody źródłowe ( w art. 20 ust.5; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Wprowadzanie do zbiorów bazy danych programu dowodów źródłowych odbywa się poprzez wyspecjalizowany moduł tzw. bufora. Każda komputerowa reprezentacja dokumentu papierowego zawiera komplet in- 9

12 formacji nagłówkowych (data operacji, data dokumentu, kolejny numer operacyjny, opis treści, data i godzina wprowadzenia, dane osoby wprowadzającej) oraz informacji dekretacyjnych o szczegółach treści dokumentu - kwota, konto, placówka itd. W sytuacji gdy dowód nie jest wprowadzany ręcznie przez operatora, a powstał w wyniku automatycznego eksportu z innego modułu, uwidaczniana jest informacja o źródle pochodzenia wpisu z podaniem nazwy aplikacji i oryginalnego numeru dokumentu będącego jego podstawą. Co więcej - istnieje możliwość bezpośredniego obejrzenia wspomnianego dokumentu w oknie aplikacji pomocniczej (np. programu magazynowego lub rejestrującego faktury) ze wszystkimi jego szczegółami - również z danymi osoby wprowadzającej. Za zgodność informacji zawartych w oryginale i wyeksportowanym do Księgowości Optivum dokumencie odpowiadają automatyczne procedury bazy danych. Za zapewnienie właściwego stopnia ochrony danych źródłowych odpowiadają uprawnieni poprzez system haseł operatorzy aplikacji wchodzących w skład pakietu Finanse Optivum. Ostateczną decyzję co do poprawności danych zawartych zarówno w zapisie mającym swe źródło w aplikacji zewnętrznej, jak i wprowadzanym manualnie na podstawie dokumentu papierowego podejmuje operator przed zaksięgowaniem dokumentu. Do tego czasu zapis jest otwarty na wszelkie zmiany z wykasowaniem włącznie. 5. Ochrona zapisów w księgach (w art. 23 ust. 1, art. 24 ust.4 pkt.3; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami) KsięgowośćOptivum wraz z systemem operacyjnym, dla którego została napisana, udostępnia narzędzia i procedury ochrony przed zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją i ukryciem zapisu. Część znajdująca się bezpośrednio w zakresie funkcjonalnym programu to procedury porządkowania i weryfikacji danych, ich szyfrowania, procedura chronionego dostępu do programu tylko dla osób o znanym programowi identyfikatorze i haśle oraz system zróżnicowanych uprawnień dla poszczególnych operatorów. Dodatkowo zakłada się, że właściwy poziom zabezpieczenia i ochrony danych programu osiąga się poprzez zdefiniowanie dostępów do katalogów i plików programu z poziomu systemu operacyjnego tylko upoważnionym osobom oraz fizyczną ochronę danych poprzez ograniczenie dostępu do komputera przechowującego bazę danych (osobne zamykane pomieszczenie lub szafa sterownicza). Konieczną składową systemu ochrony i zabezpieczenia jest ustalenie osób odpowiedzialnych za realizowanie zasad i harmonogramu wykonywania kopii zapasowych na nośniki o wymaganej niezawodności zapisu (nagrywarki CD, streamery, napędy MO, macierze dyskowe itp.). Program udostępnia niezbędne procedury rejestracji i wykonywania kopii. 6. Sprawdzalność ksiąg. (art. 24 ust.4 pkt. 1 i 4; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami). Dostęp do zbiorów danych zastrzeżony jest dla uprawnionego operatora w dowolnie wybranym czasie i objawia się poprzez możliwość skorzystania z wybranego zestawienia lub bezpośredni podgląd zawartości dzienników za pomocą wyspecjalizowanego modułu. Zestawienia można wykonywać za dowolny okres sprawozdawczy w ramach zakresu dat przechowywanych w dziennikach dokumentów. Maksymalnie może on obejmować dwa kolejne, następujące po sobie lata obrachunkowe: bieżący i poprzedni. Opis systemu informatycznego rachunkowości Wykaz oprogramowania prezentuje poniższa tabela: Lp. Nazwa programu Producent Numer Wersja programu Data rozpoczęcia licencji eksploatacji 1. Księgowość Optivum Vulcan sp z o.o Płace Optivum Vulcan sp z o.o Użytkowane przez jednostkę programy tworzą zintegrowany system przetwarzania danych. Komunikacja pomiędzy modułem głównym, którym jest KsięgowośćOptivum a aplikacją PłaceOptivum odbywa się drogą elektroniczną poprzez import/eksport danych. Wszystkie księgi rachunkowe prowadzone z użyciem komputera przenosi się na płytę CD ROM jednokrotnego zapisu na koniec roku obrotowego. 10

13 Określenie systemu ochrony danych i zbiorów 1. System rachunkowości informatycznej podlega szczególnej ochronie, stąd realizowana jest polityka bezpieczeństwa. 2. Ochrona zapisów w księgach (art.23 ust. 1, art. 24 ust.4 pkt.3; ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. wraz z późniejszymi zmianami) Księgowość Optivum wraz z systemem operacyjnym, dla którego została napisana, udostępnia narzędzia i procedury ochrony przed zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją i ukryciem zapisu. Część znajdująca się bezpośrednio w zakresie funkcjonalnym programu to procedury porządkowania i weryfikacji danych, ich szyfrowania, procedura chronionego dostępu do programu tylko dla osób o znanym programowi identyfikatorze i haśle oraz system zróżnicowanych uprawnień dla poszczególnych operatorów. 3. Dodatkowo zakłada się, że właściwy poziom zabezpieczenia i ochrony danych programu osiąga się poprzez zdefiniowanie dostępów do katalogów i plików programu z poziomu systemu operacyjnego tylko upoważnionym osobom oraz fizyczną ochronę danych poprzez ograniczenie dostępu do komputera przechowującego bazę danych. Bazy danych przechowywane są na odrębnym serwerze. 4. Konieczną składową systemu ochrony i zabezpieczenia jest ustalenie osób odpowiedzialnych za realizowanie zasad i harmonogramu wykonywania kopii zapasowych na nośniki o wymaganej niezawodności zapisu. Program udostępnia niezbędne procedury rejestracji i wykonywania kopii. 5. Programowa ochrona danych realizowana jest przez reglamentację dostępu danych poprzez system haseł identyfikujących poszczególnych użytkowników, którym nadaje się odpowiednie uprawnienia dostępu do danych i ich przetwarzania. Uprawnienia poszczególnym użytkownikom nadaje główny księgowy. 11

14 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Zgierzu z dnia 3 stycznia 2013 roku Metody wyceny aktywów i pasywów W oparciu o przepisy zawarte w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów szczególnych w rozporządzeniu, ustala się następujące zakładowe metody wyceny aktywów i pasywów: 1. Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej. 2. Wycena składników aktywów trwałych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne w trakcie roku obrotowego wprowadza się do ewidencji według ich wartości początkowej, która wyceniana jest w zależności od sposobu ich nabycia wg: ceny nabycia - w przypadku nabycia w drodze kupna; kosztów wytworzenia - w przypadku wytworzenia we własnym zakresie; wartości rynkowej - w przypadku otrzymania w drodze darowizny, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli stosowna umowa wskazuje niższą wartość, wówczas do ewidencji przyjmuje się wartość określoną w umowie. W jednostce występują również środki trwałe otrzymane nieodpłatnie na mocy stosownej decyzji, te składniki aktywów przyjęto do ewidencji w wartości określonej w tej decyzji. Określona powyżej wartość początkowa podlega przeszacowaniu, jeżeli na mocy odrębnych przepisów podlegać będą one aktualizacji wyceny. Wartość początkowa środków trwałych podlega podwyższeniu o wartość nakładów poniesionych na ich ulepszenie. Z tym jednak zastrzeżeniem, że jeżeli ulepszenie to polega na instalacji części składowej lub peryferyjnej o jednostkowej wartości nieprzekraczającej 3500 zł, to wartość ta obciąża koszty w momencie ich poniesienia i nie powiększa wartości początkowej środka trwałego, w którym zostały zainstalowane. W bilansie środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykazuje się w wartości netto stanowiącej różnicę ich wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia. Odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe) dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych dokonuje się jednorazowo za okres całego roku obrotowego według stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości do 3500 zł umarza się jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. W tym samym trybie, niezależnie od wartości, umarza się książki i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne, odzież, meble i dywany. Zbiory biblioteczne stosownie do metody ich nabycia wycenia się: w cenie nabycia - w przypadku kupna, przez komisyjne określenie ich wartości - w przypadku otrzymania w drodze darowizny. Inwestycje (środki trwałe w budowie) - wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem (wytworzeniem) pomniejszonych o ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Pozostałe aktywa trwałe w jednostce nie występują. 3. Wycena rzeczowych aktywów obrotowych. stan materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu, ustalony w drodze spisu z natury, wycenia się w cenach zakupu wynikających z ostatnich faktur, surowce tj. artykuły spożywcze przeznaczone do przygotowywania posiłków w stołówce szkolnej wycenia się w cenie nabycia, dla tych składników majątku prowadzi się ewidencję ilościowowartościową. Inne składniki rzeczowych aktywów trwałych w jednostce nie występują. 4. Wycena rozrachunków. Należności i zobowiązania na dzień ich powstania wycenia się i ewidencjonuje w księgach rachunkowych według wartości nominalnej. Na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy wycenia się je w kwocie wymagającej zapłaty, obejmującej kwotę główną powiększoną o należne odsetki zwłoki w zapłacie - ustawowe. W jednostce nie występują należności i zobowiązania nominowane w walucie obcej. Odpisów aktualizujących należności dokonuje się na dzień bilansowy, według zasad określonych w ustawie 12

15 o rachunkowości, z tym że odpisy aktualizujące należności dotyczących ZFŚS obciążają ten fundusz. Odpisów aktualizujących dokonuje się szczególności w odniesieniu do: należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem, należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego w pełnej wysokości należności, należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, należności, których dochodzenie skierowane zostało na drogę postępowania sądowego, należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot. Nie dokonuje się odpisów aktualizujących należności wskazanych wyżej, w przypadku gdy zostały one zapłacone do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. 5. Wycena pozostałych aktywów i pasywów. W jednostce nie występują rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne oraz tytuły do tworzenia rezerw na przyszłe zobowiązania. Środki pieniężne, fundusze oraz pozostałe aktywa i pasywa - wg wartości nominalnej. 13

16 Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Zgierzu z dnia 3 stycznia 2013 roku Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe 1. Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe przedstawiają poniższe tabele: Tabela 1 Zbiory danych. Lp. Nazwa zbioru Struktura zbioru Funkcja przetwarzania danych Funkcja w organizacji ksiąg Do_nagl.dbf Id-dokumentu Wewnętrzny identyfikator dokumentu. Autor Kod użytkownika dokonującego zapisu rekordu jako ostatni. Księgujący Kod użytkownika księgującego dokument. 2. Data_wprowadzenia Data_dokumentu Data_operacji Data_księgowania Numer_dziennika Numer_dokumentu Opis Stan-gotowości Id_numi Id_dz Data i czas ostatniego zapisu dokumentu. Data dokumentu źródłowego. Data zdarzenia gospodarczego. Data i czas zaksięgowania dokumentu. Nadany automatycznie numer dziennika. Numer operacyjny dokumentu nadawany przez operatora. Opis treści dokumentu. Pole pomocnicze przechowujące w formie numerycznego kodu wynik automatycznego badania poprawności dokumentu. Kod wzorca numeracji do zapisu w polu numer_dokumentu. Kod dziennika obrotów, do którego przypisano dokument. Do_poz.dbf Id_dokumentu Wewnętrzny identyfikator dokumentu. Pozycja Numer pozycji pod którą zawarte w rekordzie informacje (kwota, konto itd.) Występują w dokumencie. Określa względne położenie rekordu wobec innych rekordów reprezentujących treść tego samego dokumentu. Wartość od 1 do 999. Dekret Numer kolejny w pozycji dokumentu. Określa kolejność, w jakiej prezentowane są rekordy w ramach jednej pozycji dokumentu. Wartość od 1 do 999. Jest elementem dziennika obrotów. Zbiór ten zawiera elementy dziennika, kont analitycznych i syntetycznych. 14

17 Strona Konto Id_poz Treść Fundusz Zadanie Placówka Kontrahent Osoba Id-dekretu Pole kodujące stronę konta, może zawierać jedna z dwu wartości: d - strona wn lub k - strona ma. Pięcioznakowy kod konta odpowiadający polu id_konta z tabeli plankont.dbf. Kod odpowiadający podziałce klasyfikacji budżetowej. Opis treści dekretu. Kod symbolu funduszu. Kod symbolu zadania. Kod placówki, której dotyczy dekret. Kod symbolu kontrahenta. Pole nie używane. Wewnętrzny identyfikator dekretu. Wartość tego pola jest unikalna dla każdego rekordu w zbiorze do_poz.dbf Tabela 2 obejmująca wykaz pozostałych ksiąg rachunkowych. Lp. Księga rachunkowa Forma księgi rachunkowej 7. Konta ksiąg pomocniczych nieobjęte zbiorem - do_poz.dbf Środki trwałe drugi stopień analityki. Tabela środków trwałych Wartości niematerialne i prawne. Księga inwentarzowa. 1.3 Pozostałe środki trwałe. Księga inwentarzowa Zbiory biblioteczne. Księga inwentarzowa Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych. Tabele umorzeń poszczególnych obiektów inwentarzowych Indywidualne kartoteki wynagrodzeń pracowniczych. Kartoteki stanowiące wydruki komputerowe z programu płacowego Płace Optivum Materiały. Luźne kartoteki magazynowe na standardowych drukach akcydensowych Operacje sprzedaży. Rejestr sprzedaży VAT wydruk komputerowy w układzie niezbędnym do prawidłowego rozliczania podatku VAT. 2. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej. Wydruk komputerowy z programu Księgowość Optivum w układzie określonym w artykule 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 3. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych. Wydruk komputerowy z programu Księgowość Optivum w układzie jak dla zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 4. Zestawienie budżetowe. Wydruk komputerowy z programu Księgowość Optivum w układzie paragrafowym z podziałem zgodnym z planem finansowym. 15

18 Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 1/2013 Dyrektora Gimnazjum nr 1 w Zgierzu z dnia 3 stycznia 2013 roku Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów PODSTAWY PRAWNE 1 Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ((Dz. U. 2009, Nr 152, poz ze zm.), oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U Nr 157, poz.1240 ze zm.). POSTANOWIENIA OGÓLNE 2 1. Określenia użyte w niniejszej instrukcji oznaczają: jednostka Gimnazjum nr 1 w Zgierzu, kierownik jednostki dyrektor szkoły, główny księgowy osoba, której powierzono prowadzenie rachunkowości jednostki, 2. Cele instrukcji : zapewnienie właściwej organizacji i techniki w procesie tworzenia kontroli, przepływu i archiwizowania dokumentów, dostosowanie dokumentacji do wymagań określonych w przepisach dotyczących rachunkowości, podatków, sprawozdawczości budżetowej, zagwarantowanie wpływu do księgowości wyłącznie dowodów uprzednio sprawdzonych niewadliwych i rzetelnych, zapewnienie sprawnego i terminowego przepływu dokumentów i informacji. POJĘCIE I CECHY PRAWIDŁOWEGO DOWODU KSIĘGOWEGO 3 1. Pod pojęciem dowodu księgowego rozumie się wszelkie dokumenty pisemnie odzwierciedlające dokonanie operacji gospodarczej, finansowej lub rozliczeniowo księgowej w określonym miejscu i czasie. 2. Za równoważne z dowodem księgowym uważa się również zapisy księgowe wprowadzone automatycznie drogą elektroniczną oraz generowane w systemie informatycznej rachunkowości na podstawie danych zawartych już w księgach. 3. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się wyłącznie na podstawie rzetelnych, kompletnych, bezbłędnych i uprzednio sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym dowodów księgowych, które zostały zakwalifikowane do księgowania. 4. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust.1 ustawy uor). 5. Dowód księgowy powinien być : rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, kompletny, wolny od błędów rachunkowych, zawierać co najmniej dane i informacje określone w art. 21 ust.1 ustawy uor : określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonywających operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą także datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 6. Dowody księgowe dzieli się na : 16

19 zewnętrzne obce (otrzymane przez kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne, dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 7. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 8. Każdy dokument księgowy powinien być wystawiony w sposób staranny, czytelny i trwały. 9. Dane zawarte w dowodzie nie mogą być zamazywane, wycinane lub usuwane w sposób uniemożliwiający odczytanie poprzednich danych. 10. Każdy dokument znajdujący się w obiegu winien być oznakowany alfanumerycznie. Wprowadza się następujący kod znakowania dokumentów: 1. Oznaczenie alfanumeryczne oznaczenie placówki 2. Oznaczenie dziennika częściowego 3. Nr operacji 11. Numer operacyjny nadany jest automatycznie po wprowadzeniu danych z danego dowodu księgowego do bufora systemu KsięgowośćOptivum. Wpisując numer operacyjny dowodu, stwierdza się, że dowód został wprowadzony do pamięci komputera i jest gotowy do księgowania. Dowody sporządzane wewnątrz oraz wyciągi bankowe są oznaczane przez ręczne wpisanie w/w symbolu alfanumerycznego bezpośrednio na dowodzie. 12. Do programu KsięgowośćOptivum wprowadzane są dowody księgowe (naliczone listy płac) do bufora za pośrednictwem programu PłaceOptivum w drodze eksportu/importu danych. KONTROLA DOWODÓW KSIEGOWYCH 4 1. W jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli: kontrole merytoryczną, kontrole formalną, kontrole rachunkową. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo. Kontrola merytoryczna obcych dowodów księgowych polega w szczególności na sprawdzeniu, czy: dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, operacji gospodarczych dokonały osoby do tego upoważnione, planowana operacja gospodarcza została ujęta w zatwierdzonym planie finansowym, dokonana operacja była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana lub wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia itp., dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np.: czy zakres rzeczowy faktycznie został wykonany, czy prace zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami, na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa: na wykonanie usługi, dostawy itp., zastosowano odpowiednie procedury wynikające z ustawy o zamówieniach publicznych, operacja gospodarcza przebiegała zgodnie z prawem. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy: dokument jest zgodny co do formy z uregulowaniami prawnymi tzn. czy jest kompletny, rzetelny, właściwie sporządzony, na właściwym formularzu, wystawiony przez osobę uprawnioną, jest czytelny i staranny, operacja gospodarcza została uznana za prawidłową pod względem merytorycznym. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych. Na dowodzie księgowym należy zamieścić opis merytoryczny potwierdzający wykonanie pracy (usługi/zakupu) wraz z adnotacją o celowości poniesionego wydatku. Uznaje się, że dowód został sprawdzony oraz, że został zakwalifikowany do księgowania, jeżeli bezpośrednio na dowodzie umieszczona jest adnotacja w formie pieczęci o dokonaniu czynności kontrolnych wraz z datą 17