z dnia 26 lutego 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 380NII2013 BURMISTRZA SKWIERZYNY z dnia 26 lutego 2013 r. w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Skwierzyna i jednostkach organizacyjnych Gminy Skwierzyna Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 200 lr. Nr 142, poz z późno zm.), art. 69 ust.1 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), zarządzam co następuje: 1. Ustalam zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Skwierzyna w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia Kontrola zarządcza w Gminie Skwierzyna i jej jednostkach organizacyjnych funkcjonuje na dwóch poziomach organizacyjnych: l) Pierwszy poziom kontroli zarządczej - funkcjonuje w jednostkach organizacyjnych Gminy Skwierzyna (jednostkach budżetowych, w tym Urząd Miejski w Skwierzynie, zakładach budżetowych i instytucjach kultury). Za funkcjonowanie kontroli zarządczej na tym poziomie odpowiadają kierownicy jednostek organizacyjnych gminy (w Urzędzie Miejskim - Burmistrz jako Kierownik Urzędu). 2) Drugi poziom kontroli zarządczej - funkcjonuje na wyższym szczeblu organizacyjnym, tj. Gminy Skwierzyna, jako jednostki samorządu terytorialnego. Za funkcjonowanie kontroli zarządczej na tym poziomie odpowiada Burmistrz - jako organ wykonawczy, przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy, którzy odpowiadają za koordynowanie funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy, a także za zarządzanie ryzykiem w podległych obszarach funkcjonowania Gminy. 3. Przy organizowaniu kontroli zarządczej w Gminie Skwierzyna ijej jednostkach organizacyjnych zaleca się stosować wytyczne stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia z uwzględnieniem specyfiki organizacyjnej danej jednostki. Podjęte działania powinny zapewnić udokumentowane funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Gminie Skwierzyna i jej jednostkach organizacyjnych w 2013 r. 4. Za wdrożenie działań określonych w zarządzeniu odpowiada Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy, kierownicy referatów i osoby zajmujące samodzielne stanowiska w Urzędzie Miejskim w Skwierzynie oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Skwierzyna. 5. W imieniu Burmistrza bezpośredni monitoring stanu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Skwierzynie i Gminie Skwierzyna w ramach pierwszego i drugiego poziomu kontroli zarządczej sprawuje Koordynator kontroli zarządczej kierujący pracami Zespołu ds. kontroli zarządczej powoływanego odrębnym zarządzeniem. 6. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy oraz kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych. 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. / Tomasz tros Id: ONZMH-QTIIJ-BWEUE-JPPOR-YLGTU. Przyjety Strona l

2 Załącznik do Zarządzenia Nr Jł.ęO/V I/~ r~ Burmistrza Skwierzyny z dnia.a2'... ~\~J~.'..;".". Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej na I i II poziomie w Urzędzie Miejskim w Skwierzynie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Skwierzyna 1. Postanowienia ogólne 1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji przyjętych celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. ( 2. Kontrola zarządcza Gminy Skwierzyna obejmuje zarządzanie jednostką samorządu terytorialnego, a najistotniejszym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji. 3. Ilekroć w treści Zasad jest mowa o: 1. Burmistrzu lub Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Burmistrza Skwierzyny lub Zastępcę Burmistrza Skwierzyny, 2. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Skwierzyna, 3. Urzędzie Miejskim - należy przez to rozumieć Urząd Miejski wskwierzynie, 4. jednostkach organizacyjnych gminy ( jog ) - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Skwierzyna, 5. podmiotach nadzorowanych - należy przez to rozumieć instytucje kultury, i spółki z udziałem Gminę Skwierzyna, 6. standardach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć standardy kontroli za rząd czej dla sektora finansów publicznych ogłoszone w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 44), 7. ryzyku - należy przez to rozumieć wszelkie możliwe zdarzenia, które mogą wystąpić i wpływać na osiągnięcie założonych celów i zadań. 4. Kontrola zarządcza Gminy Skwierzyna realizowana jest w szczególności przez: 1. samokontrolę, 2. kontrolę prowadzoną przez: - pracowników Urzędu Miejskiego, kierowników i pracowników. jednostek organizacyjnych gminy ( jog), zgodnie z zakresem obowiązków, - osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych w Urzędzie Miejskim oraz osoby wyznaczone do prowadzenia określonych zadań, 1

3 - osoby realizujące audyt wewnętrzny w zakresie ustalonym przez Burmistrza oraz wg zatwierdzonego rocznego planu audytu, - zespoły powołane doraźnie przez Burmistrza. 3. nadzór sprawowany przez: - Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, oraz osoby pełniące funkcje kierownicze, - referaty Urzędu Miejskiego nad jednostkami organizacyjnymi i podmiotami nadzorowanymi, w zakresie zadań określonych w regulaminie organizacyjnym, 4. kontrolę zewnętrzną sprawowaną przez: - osoby realizujące audyt wewnętrzny w Urzędzie Miejskim oraz jednostkach organizacyjnych Gminy i w podmiotach nadzorowanych, zgodnie z przyjętym rocznym planem kontroli oraz podejmowanymi decyzjami Burmistrza, - kontrole. prowadzone przez referaty merytoryczne w jednostkach organizacyjnych gminy, - organy kontroli zewnętrznej, 2. Cel i zakres kontroli zarządczej 5. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich, 3. wiarygodności sprawozdań, 4. ochrony zasobów - w tym w zakresie zabezpieczenia składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, 5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6. efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej, 7. zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostek, wskazanie sposobu środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości. 6. Kontrola zarządcza funkcjonuje na dwóch poziomach: - I poziom dotyczy każdej jednostki sektora finansów publicznych (iednostki organizacyjne Gminy Skwierzyna ); za funkcjonowanie tej kontroli odpowiedzialny jest kierownik jednostki, 2

4 - II poziom dotyczy jednostki samorządu terytorialnego, tj. Gminy Skwierzyna, za funkcjonowanie kontroli zarządczej na tym poziomie odpowiada Burmistrz. 7. Podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych określone zostały w postaci standardów ogłoszonych w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r., przedstawionych w pięciu obszarach tematycznych: A. środowisko wewnętrzne; B. cele i zarządzanie ryzykiem; C. mechanizmy kontroli; D. informacja i komunikacja; E. monitorowanie i ocena. A. Środowisko wewnętrzne - przestrzeganie wartości etycznych, (przestrzeganie obowiązującego Kodeksu Etycznego pracowników Urzędu Miejskiego lub przepisów obowiązujących w jednostkach organizacyjnych), - kompetencje zawodowe (samokształcenie pracowników, uczestnictwo w szkoleniach, zatrudnianie nowych pracowników samorządowych w drodze konkursu), - struktura organizacyjna (zarządzenia Burmistrza w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego, uchwały Rady Miejskiej powołujące jednostki organizacyjne wraz z nadanymi statutami), - delegowanie uprawnień (zadania Burmistrza określone w Statucie Gminy, określone pisemnie zakresy obowiązków poszczególnych pracowników, podział zadań i kompetencji pomiędzy Zastępcą Burmistrza, Skarbnika Gminy i Sekretarza Gminy oraz obowiązki kierowników referatów określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego). B. Cele i zarządzanie ryzykiem 1) misja Gminy Skwierzyna została określona w następującym brzmieniu: GMINA SKWIERZYNA - Obszar zintegrowanej społeczności sprzyjający rozwojowi małej i średniej przedsiębiorczości oraz turystyce kwalifikowanej w oparciu o walory krajobrazowe, zasoby naturalne i tradycje kulturalne. Bezpieczna gmina z dobrze zorganizowaną infrastrukturą oświatową i pełną ofertą możliwości inwestycyjnych zapewniających sukcesywny wzrost poziomu życia mieszkańców Misja została sformułowana w Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego Gminy Skwierzyna na lata i w powiązaniu z Wieloletnim Planem Inwestycyjnym na lata i Wieloletnią Prognozą Finansową Gminy Skwierzyna na lata , przyjętych uchwałami Rady Miejskiej, 3

5 2) określa się misję Urzędu Miejskiego w Skwierzynie w następującym brzmieniu: - Misją Urzędu Miejskiego w Skwierzynie jest zgodna z prawem skuteczna, rzetelna i profesjonalna realizacja zadań publicznych w zakresie zaspokajania zbiorowych i indywidualnych potrzeb wspólnoty samorządowej. - cele i zadania powiązane są z przyjętą Strategią i Wieloletnim Planem Inwestycyjnym i zobowiązują poszczególne referaty do terminowej ich realizacji zgodnie z merytoryczną odpowiedzialnością wraz z określeniem ryzyk zagrażających realizacji przyjętych celów, - wyznaczenie celów i zadań na dany rok budżetowy przez poszczególne referaty oraz jog związane jest z przyjętymi zadaniami w projekcie budżetu opracowanego przez Burmistrza do 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy, - kierownicy referatów Urzędu Miejskiego oraz kierownicy jog odpowiedzialni są za realizację celów i zadań oraz zarządzanie ryzykiem, - wymagana jest identyfikacja ryzyk zagrażających realizacji celów, dokonanie ich analizy oraz oceny niezbędnej reakcji na ryzyko, - należy ustalić osoby odpowiedzialne za poszczególne ryzyka, aby nie dopuścić do nieuzasadnionego wzrostu ryzyka bez odpowiedzialności (ustalić właściciela ryzyka), - identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu zagrożenia przy realizacji założonego celu, - zidentyfikowane ryzyko należy poddać analizie w celu określenia prawdopodobieństwa wystąpienia tego ryzyka i jego wpływ (skutki) na realizowane zadania oraz ustalić poziom akceptowalny danego ryzyka, Ustalenie współczynnika istotności ryzyka w skali 5 punktów potencjalnych skutków i 5 punktów prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka przedstawia poniższy wykres: 5 Katastrofalne ~ w I- ::> ~ tn 4 Poważne 3 Średnie 2 Małe 1 Nieznaczne Rzadkie Średn ie Mało prawdopodobne Prawdopodobne Prawie pewne 4

6 Współczynnik istotności ryzyka (IR) stanowi iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (PR) oraz potencjalnych skutków jego wystąpienia (SR) zależnie od wielkości współczynnika wymaga odpowiedniej reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, IR= PRxSR działanie). Ryzyka stwarzające największe zagrożenie oznaczono ciemnym tłem (15-25), ryzyka średnie szarym tłem (4-12), a ryzyka niskie bez tła (1-4). - reakcja na ryzyko - obszary, w których przeważają ryzyka wysokie (nieakceptowalne) powinny być objęte badaniem audytowym, obszary z przewagą ryzyk średnich (przeniesienie, wycofanie się) mogą być przedmiotem badania audytowego, a obszary z przewagą ryzyk niskich (tolerowane) mogą być pominięte w badaniach audytowych. C. Mechanizmy kontroli Organizacja systemu kontroli za rządczej opiera się na opracowanych i wdrożonych rozwiązaniach organizacyjnych w Urzędzie Miejskim wynikających z następujących przepisów wewnętrznych, które nie stanowią zamkniętego katalogu: - polityka rachunkowości zawierająca elementy wyszczególnione wart. 10 ustawy o rachunkowości, - procedury udzielania zamówień ze środków publicznych, - procedury realizacji kontroli wewnętrznej w danej komórce Uog), w tym szczególnie kontroli funkcjonalnej w poszczególnych obszarach działalności komórki UM Uog), - instrukcje obiegu dokumentów finansowo-księgowych, zatwierdzania i autoryzacji operacji gospodarczych, - procedury służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych, - procedury ochrony danych osobowych i informacji niejawnych, - regulaminy pracy, - okresowe oceny kwalifikacyjne. D. Informacja i komunikacja - zapewnienie dopływu niezbędnych informacji bieżących służących realizacji zadań komórki UM Uog), 5

7 - zapewnienie drożności przepływu informacji wewnątrz komórki organizacyjnej oraz pomiędzy biurami i wydziałami UM, - organizacja wymiany informacji komórek organizacyjnych UM Oog) z otoczeniem (komunikacja zewnętrzna). E. Monitorowanie i ocena - okresowe oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych UM Oog), - coroczna samoocena kontroli zarządczej przez kierowników komórek organizacyjnych UM oraz okresowo przez wszystkich pracowników UM Oog) w ankiecie anonimowej, - oświadczenia cząstkowe kierowników referatów UM Oog) o stanie kontroli zarządczej za dany rok. 8. Kontrola zarządcza na II poziomie realizowana jest przez Burmistrza w oparciu o: - zarządzenia Burmistrza, - statuty i regulaminy UM i jog, - księgę procedur audytu w UM i jog, - audyty wewnętrzne i kontrole realizowane w referatach UM i jog, - wyniki kontroli zewnętrznych prowadzonych w referatach UM oraz jog. 9. Kierownicy komórek organizacyjnych UM i kierownicy jog zobowiązani są do dokumentowania realizacji I poziomu kontroli zarządczej w powiązaniu ze standardami określonymi w komunikacie Ministra Finansów nr 23, wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do zasad funkcjonowania kontroli zarządczej, które przechowywane są w komórkach organizacyjnych UM i jog. 10. Ocenę prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej na I poziomie dokonują corocznie kierownicy jednostek organizacyjnych gminy w formie oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zasad funkcjonowania kontroli, którego jeden egzemplarz przekazują Koordynatorowi kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim koordynującego prace Zespołu ds. Kontroli Zarządczej Złożenie przez kierowników jog oświadczeń o funkcjonowaniu kontroli zarządczej na I poziomie jest poprzedzone dokonaniem samooceny przez kadrę kierowniczą lub wszystkich pracowników wg wzoru ankiety dla kierowników stanowiącej załącznik nr 3 do zasad funkcjonowania kontroli lub załącznik nr 4 w przypadku samooceny przez pracowników jednostki. 2. Samooceny w tej formie dokonują również kierownicy komórek organizacyjnych UM przekazując je do akceptacji Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza, Skarbnikowi Gminy i Sekretarzowi Gminy zgodnie z podległością danej komórki organizacyjnej UM. 6

8 12. Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych UM są zobowiązani do wypełnienia oświadczeń wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zasad funkcjonowania kontroli zarządczej Oświadczenia o funkcjonowaniu kontroli zarządczej na I poziomie przez kierowników jog składane są corocznie do Koordynatora kontroli zarządczej w terminie do końca lutego. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych UM składają oświadczenia cząstkowe dotyczące kontroli zarządczej w tym samym terminie Koordynatorowi kontroli zarządczej wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 14. Ocenę prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej na I i II poziomie Burmistrz Skwierzyny dokonuje jako organ wykonawczy po uzyskaniu informacji Koordynatora kontroli zarządczej opracowanej corocznie do 30 marca na podstawie analizy: - oświadczeń cząstkowych składanych przez kierowników komórek organizacyjnych UM" - wyników kontroli zewnętrznych, - wyników audytu wewnętrznego, - wyników kontroli wewnętrznych, - oświadczeń o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w jog - analizy skarg i wniosków. 15. Oświadczenie o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w Gminie Skwierzyna na I i II poziomie Burmistrz składa do dnia 30 kwietnia każdego roku za rok poprzedni, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 7

9 Załącznik nr 1 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej Wykaz dokumentów stanowiących procedury kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Skwierzynie I w jednostkach organizacyjnych gminy Standard kontroli Miejsce przechowy- wania dokumentu zarządczej Elementy standardu A. Środowisko 1.Przestrzeganie wewnętrzne wartości etycznych 2.Kompetencje zawodowe 3.Struktura organizacyjna ( 4.Delegowanie i4' B. Cele i zarządzanie ryzykiem uprawnień 5.Misja 6.0kreślanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 7.ldentyfikacja ryzyka Wyszczególnienie procedur wewnętrznych (dokumentów) powiązanych ze standardami Komórka odpowiedzialnal stanowisko pracy B.Analiza ryzyka 9.Reakcja na ryzyko C. Mechanizmy kontroli 10.Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 11.Nadzór 12.CiągłoŚć działalności 13.0chrona zasobów 14.Szczegółowe I mechanizmy kontroli operacji finansowych i qospodarczvch 15.Mechanizmy kontroli systemów informatycznych D. Informacja 16.Bieżąca informacja i komunikacja 17.Komunikacja wewnętrzna 1B.Komunikacja zewnętrzna E. Monitorowanie i 19.Monitorowanie ocena systemu kontroli zarządczej 20.Samoocena 21.Audyt wewnętrzny 22.Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarzadczei 1/ \ r.

10 Załącznik nr 2 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej Oświadczenie kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Skwierzyna o stanie kontroli zarządczej za rok. Dział 1'1 Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, l' przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych (nazwa gminnejjednostki organizacyjnej) Część A2) D w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B') D w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część C'l D nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza....astrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania oświadczenia pochodzących z': D monitoringu realizacji celów i zadań, D samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych D procesu zarządzania ryzykiem, D audytu wewnętrznego, D kontroli wewnętrznych, D kontroli zewnętrznych, D h źródeł lnf.. Innyc zro e In orrnac]t.. (wymienić jakie)

11 ')znakiem "x" zaznaczyć odpowiednie Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia. (miejscowość, data) (pieczęć i podpis kierownika jednostki) Dział II') 1. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym: Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: \ zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. Dział 111') Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: 1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie: Należy opisaćnajistotniejsze działania, jakie zostały podjęte wroku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie wodniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale " oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. 2. Pozostałe działania:

12 Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte. Objaśnienia: l) W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo a, albo C przez zaznaczenie znakiem.x"odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej. 2) Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. J) Część a wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skutecznościi efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 4. 4) Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skutecznościi efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 5) Dział /I sporządzany jest wprzypadku, gdy wdziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. 'J Dział /II sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.

13 .2 Załącznik nr 3 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej ( ANKIETA DO SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ PRZEZ KADRĘ KIEROWNICZĄ ZA r. I/~.. liwi i > '-. " ;;... WJz 'u :~.-...,..,.. i M;- i.: iii. ii / / /U>U U s" '.,.",.."... ".'.....,., ".,..U..':..,.U,'"",.,.) U "-uu-....,...,uf)..." 1. Czy pracownicy Pani/Pana referatu znają Kodeks etyki pracowników Urzędu Miejskiego (mają świadomość wartości etycznych obowiązujących przy wykonywaniu powierzonych zadań)? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pan/Pani świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie Miejskim? 3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 4. Czy w Pani/Pana referacie zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk)? 5. Czy przy zmianie zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy w referacie dokonywane są aktualizacie zakresów obowiazków? 6. Czy dokonuje Pan/Pani okresowej oceny pracy pracowników w podległym referacie? 7. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan tej oceny? - należy odpowiedzieć w przypadku, gdy w pkt 5 wpisano TAK 8. Czy pracownicy w Pani/Pana referacie mają zapewniony w wystarczającym stopniu rozwój kompetencji zawodowych (szkolenia, konferencje, studia itn.)? 9. Czy pracownicy posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich powierzonych zadań? 10. Czy istniejące w Urzędzie Miejskim procedury zatrudniania pracowników, prowadzą do zatrudniania osób o wymaganych kwalifikaciach na danym stanowisku? 11. Czy struktura referacie jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 12. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana referatu jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 13. Czy w Pani/ Pana referacie zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników w odniesieniu do zadań i celów? 14. Czy przekazywanie zadań i obowiązków pomiędzy pracownikami następuje zawsze w formie pisemnej?

14 15. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana referatu? 16. Czy dla Pani/Pana referatu zostały wyznaczone w bieżącym roku cele i zadania oraz czy wskazano osoby odpowiedzialne za ich wykonanie (np. w planie pracy)? 17. Czy cele i zadania na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? 18. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 19. Czy w Pana/Pani referacie w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań wydziału/biura (np. poprzez sporządzenie rejestru ryzyk lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane ryzyka)? - jeśli N/E proszę przejść do pkt Czy w przypadku do każdego istotnego ryzyka określony został poziom jego akceptowania? (reakcja na ryzyko) 21. Czy wśród zidentyfikowanych ryzyk wskazuje się ( zagrożenia istotne, które mogą w znaczący sposób przeszkodzić w realizacji celów i zadań? 22. Czy podejmowane są działania w celu zmniejszenia wystąpienia zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk? 23. Czy pracownicy w Pana/Pani referacie mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w wydziale/biurze (np. poprzez intranet)? 24. Czy w Pani/Pana referacie zostały zapewnione mechanizmy/procedury służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii? (pożar, brak prądu) 25. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce zostali zapoznani z obowiązującymi procedurami na wypadek awarii? 26. *Czy w Pani/Pana referacie w odniesieniu do dokonywanych operacji finansowych występują niżej wymienione mechanizmy kontroli, ti.: - rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, - zatwierdzanie operacji finansowych przez osoby upoważnione, - weryfikacja operacji finansowych przed i po ich realizacji? 27. Czy dokumentacja referatu jest w odpowiedni sposób zabezpieczona? 28. Czy w Pani/Pana referacie są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? 29. Czy istniejący w referacie system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie? 30. Czy w referacie funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi? 31. Czy w ramach referatu organizowane są spotkania, podczas których omawiane są istotne problemy, ryzyka, słabości kontroli zarządczej? I

15 32. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? 33. Czy dokonuje Pani/Pan monitoringu skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, umożliwiając w ten sposób bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów? 34. Czy praca audytu wewnętrznegooraz kontroli wewnętrznej i zewnętrznej przyczynia się do lepszego funkcjonowania Pani/Pana referatu? * w przypadku kiedy zagadnienie nie występule w referacie w kolumnie "uwagi" wpisać "nie dotyczy" (data i podpis kierownika referatu/ pracownika - samodzielne stanowisko) Akceptuję. (Podpis osoby nadzorującej referausamodzielne stanowisko: Burmistrz / Zastępca Burmistrza / Sekretarz Gminy / Skarbnik Gminy)

16 Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w jednostce za nieetyczne? 2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w jednostce? 3. Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 4. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 5. Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczyłla były przydatne na zajmowanym stanowisku? 6. Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? 7. Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? 8. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? 9. Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? 10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań? 11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia jednostki? 12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności

17 itp.)? 13. Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 12 brzmi TAK. 14. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? 15. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki ( organizacyjnej? 16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej podejmuje się wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk, w szczególności tych istotnych? 17. Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w jednostce (np. poprzez intranet)? 18. Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? 19. Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? 20. Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? 21. Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii? 22. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy? 23. Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? 24. Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych

18 Pani/Panu zadań? 25. Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych w Pani/Pana komórce organizacyjnej zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań komórki organizacyjnej? 26. Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? 27. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 28. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w jednostce? 29. Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników jednostki z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie? 30. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? 31. Czy przełożeni zwracają na co dzień wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w jednostce zasad, procedur, instrukcji itp.?

19 Objaśnienia l Burmistrz podpisuje jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej dotyczące jednostki samorządu terytorialnego, obejmującego również Urząd Miejski w Skwierzynie. (pozom I i II) 2 W zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej wypełnia się tylko jedną część z części A albo B albo C. Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie: zgodność działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywności działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. Części B i C skreśla się. 3 W zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej wypełnia się tylko jedną część z części A albo B albo C. Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu: zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi lub skuteczności i efektywności działania, lub wiarygodności sprawozdań, lub ochrony zasobów, lub przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, lub efektywności oraz skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. Części A i C skreśla się. l' 4 Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe obszaru, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań lub ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności oraz skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 5 Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń wraz z podaniem terminu ich realizacji. 6 W zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej wypełnia się tylko jedną część z części A albo B albo C. Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu: zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, ani skuteczności i efektywności działania, ani wiarygodności sprawozdań, ani ochrony zasobów, ani przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, ani efektywności i skuteczności przepływu informacji, ani zarządzania ryzykiem. Części A i B skreśla się. 7 Należy opisać najistotniejsze działania jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w części B albo C w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, oraz inne działania, jeżeli takie zostały podjęte, nie zaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. 8 Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić. 9 Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 3

20 Załącznik nr 6 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej Oświadczenie Burmistrza Skwierzyny o stanie kontroli zarządczej za rok. Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: D zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, D skuteczności i efektywności działania, D D D wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, D efektywności i skuteczności przepływu informacji, D zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce samorządu terytorialnego 1 Część A 2 D W wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B 3 D W ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. 1) Zastrzeżenia dotyczą;" 2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządcze]:" 1

21 Część C 6 D nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. 1) Zastrzeżenia dotyczą.a 2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządcze]:s Część D 7 W ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej: Część E Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących Z:8 D monitoringu realizacji celów i zadań, D samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych," D procesu zarządzania ryzykiem, D D audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych, D kontroli zewnętrznych, D innych źródeł informacji:..... Jednocześnieoświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, treść niniejszego oświadczenia. które mogłyby wpłynąć na (miejscowość, data) (podpis Burmistrza) 2

22 Załącznik nr 5 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej OŚWIADCZENIECZĄSTKOWEKIEROWNIKÓW REFERATÓW W ZAKRESIE STANU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Nazwa Referatu: '0 0' ' 0'0 o '0 0' Niżej wymienione elementy standardów kontroli zarządczej w Referacie spełniają (TAK / NIE / Trudno ocenić) podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej określone w zarządzeniu Burmistrza Skwierzyny w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim wskwierzynie L.p. 1 2 STANDARDY KONTROLI TAK NIE Trudno Istotne uwagi i dodatkowe ZARZĄDCZEJ ocenić informacje I. Środowisko wewnętrzne 10 Przestrzeganie wartości etycznych 2. Kompetencje zawodowe 30 Struktura organizacyjna 4. Delegowanie uprawnień II. Cele i zarządzanie ryzykiem 5. Misja 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 70 Identyfikacja ryzyka 8. Analiza ryzyka 9. Reakcja na ryzyko III. Mechanizmy kontroli 10. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

23 11. Nadzór 12. Ciągłość działalności 13. Ochrona zasobów 14. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 15. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych IV. Element: Informacja i komunikacja 16. Bieżąca informacja 17. Komunikacja wewnętrzna 18. Komunikacja zewnętrzna V. Element: Monitorowa - nie i ocena 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 20. Samoocena 21. Audyt wewnętrzny 22. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Algorytm dla Referatu: 100 = a% gdzie: x - liczba odpowiedzi na TAK, a - procentowy wynik spełnienia standardów W zależności od wyliczonej liczby procentów zaznaczamy przedział: - od 75% do 100% - zapewnia, - od 51% do 74% - częściowo zapewnia, - od 0% do 50% - nie zapewnia. Oświadczam, iż ogół działań podjętych w kierowanym przeze mnie Referatu (wstawić X we właściwą kratkę) Zapewnia częściowo zapewnia nie zapewnia

24 realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Uwaga! Jeżeli w którymkolwiek z elementów kontroli zarządczej pojawiła się odpowiedź NIE lub Trudno ocenić, należy poniżej opisać przewidziane usprawnienia i planowane/podjęte działania w celu spełnienia wymaganych standardów kontroli zarządczej i uzyskania pozytywnej odpowiedzi w następnym okresie kontrolnym. miejscowość, data podpis Kierownika Referatu

25 Załącznik nr 7 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej (Imię i nazwisko pracownika) (miejscowość, data) (referat) (stanowisko służbowe) OŚWIADCZENIE Oświadczam, że: 11 zapoznałam (-em) się z pełną dokumentacją procedury kontroli zarządczej obowiązującej w Urzędzie Miejskim wskwierzynie. 21 zostałam (-em) poinformowana (-y) o możliwości stałego dostępu do procedur dotyczących kontroli zarządczej m.in. za pomocą zasobów intranetu Urzędu Miejskiego wskwierzynie. ( podpis pracownika)