Niezbędnik białostockiego ogarniacza

Transkrypt

1 Niezbędnik białostockiego ogarniacza Olga Wasilewska Sekretarz Oddziału Białystok Międzynarodowe Stowarzyszenie Studentów Medycyny IFMSA-Poland Przydługich wstępów nikt nie czyta. Zebrane moje doświadczenie w pigułce, z nadzieją, że komukolwiek się przyda.

2 Sekretarz Oddziału o jego pracy słów kilka Sekretarz Oddziału, jak można się domyśleć, odpowiada za wszelką papierologię w oddziale. Zbiera oraz przechowuje deklaracje członkowskie, nadaje sygnatury wychodzące oraz przychodzące, poprawia pisma wychodzące oraz wiele innych spraw, które nie są na razie ważne. Chcę coś zrobić fajnego, jakąś akcję Muszę zorganizować (salę/materiały/ ) To ja muszę napisać coś? Nie mogę pójść i tak po prostu załatwić? Podanie, ale jak to wygląda??? Aktywność w Stowarzyszeniu czasami wymaga przygotowania pisma. Przede wszystkim, należy się zastanowić, czego dokładnie pismo dotyczy. Z napisanej treści jasno musi wynikać, w jakiej sprawie piszemy oraz czego oczekujemy. Następnie należy sprawdzić dokładnie imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, do której pismo jest kierowane. Po twórczych trudach i mękach czas na kontakt z Sekretarzem Oddziału. Sekretarz Oddziału? Ale jak to? Po co? To nie mogę pisma od razu zanieść? No niestety nie. Pewnie tak byłoby łatwiej, prościej, szybciej. Tylko że działalność w IFMSA-Poland, oprócz świetnej zabawy i mnóstwa możliwości, opiera się jednak na poważnych działaniach. Sekretarz Oddziału to osoba, która czuwa nad tym, co wychodzi z Oddziału, dzięki czemu pisma wyglądają profesjonalnie. Wbrew pozorom, Sekretarz nie gryzie i jest przyjazny (chyba, że wysyłasz pismo o godzinie pierwszej w nocy z prośbą zrobienia tego na rano, wtedy ta druga cecha zanika). Ale wystarczy przestrzegać kilku prostych zasad, a współpraca z Sekretarzem przebiega wtedy gładko i bezproblemowo. 1. Przygotowane pismo w formacie xxx.doc należy wysłać na adres sekretarz@bialystok.ifmsa.pl, najlepiej, w miarę możliwości, na kilka dni przed dniem, kiedy pismo musimy dostarczyć do adresata. Warto podać też datę w mailu, wtedy Sekretarz wie, na kiedy musi pismo zrobić. Pamiętaj! Sekretarz ma regulaminowo 14 dni na opracowanie pisma. Szanujmy swój czas wzajemnie i unikajmy sytuacji, w których Sekretarz musi wykazać się asertywnością, zamiast wyrozumiałością 2. Pisma wychodzące z Oddziału powinny być sporządzone na specjalnym papierze firmowym. Jeśli go nie posiadasz, żaden problem, Sekretarz sam przeniesie treść pisma na ten papier. Jeśli jednak posiadasz ten papier (jako szablon Word) albo możesz go łatwo zdobyć, mile widziane będzie pismo wysłane od razu na oficjalnym wzorze. Zmniejsza to zdecydowanie ilość pracy nad pismem, zwłaszcza, kiedy Sekretarz jednego dnia ma do zrobienia kilka (jeśli nie

3 kilkanaście) tego typu dokumentów. (Dla ciekawskich: rekord wysłanych pism w ciągu jednego dnia do opracowania to 43). 3. Sekretarz odsyła poprawione, opatrzone odpowiednią sygnaturą pisma również drogą elektroniczną w formacie xxx.pdf. Z najważniejszych rzeczy to wszystko. Jeśli chcesz się dowiedzieć dokładnie, jak przygotować pismo od strony technicznej, zajrzyj do dalszej części tego poradnika. I to wszystko, co robi Sekretarz Oddziału? Nie, oczywiście, że nie, ale w związku z tą częścią działalności członkowie Stowarzyszenia najczęściej mają kontakt z Sekretarzem. Drugim aspektem działalności, w związku z którym może być Wam potrzebny kontakt z Sekretarzem, to prośba o zaświadczenie o członkostwie. Aby uzyskać takie zaświadczenia, należy wysłać na podany wyżej adres mailowy wiadomość o treści według wzoru: imię i nazwisko kierunek, rok studiów nr indeksu funkcje pełnione obecnie lub w przeszłości oraz poniższa formułka: Ja, Igrek Iksiński, wyrażam zgodę na wgląd Sekretarza Oddziału Białystok do systemu internetowego w celu weryfikacji mojej aktywności na rzecz IFMSA-Poland. Ale po co to wszystko, przecież to tylko papierek, jeeny, same problemy W dodatku dane osobowe, dlaczego mam podawać takie dane osobowe? A ta cała weryfikacja??? Dane te są potrzebne do wystawienia odpowiedniego zaświadczenia, nikt nie zamierza ich sprzedawać. Weryfikacja natomiast służy temu, aby zaświadczenie otrzymywali aktywni działacze. Działalność w Stowarzyszeniu może dawać różne korzyści, dlatego zależy nam, aby korzystały na tym godne tego osoby. To nie znaczy, że tylko bardzo aktywni działacze otrzymają zaświadczenie. Ale samo opłacenie składki to jednak trochę za mało.

4 WZÓR PODANIA sygnatura miejsce i data adresat wg wzoru: Szanowny Panie/Szanowna Pani imię i nazwisko pełnione stanowisko/funkcja Szanowny Panie/Szanowna Pani treść pisma Z wyrazami szacunku/ Z poważaniem podpis imię i nazwisko funkcja pełniona w IFMSA-Poland dane kontaktowe: imię i nazwisko; telefon i .

5 KILKA WSKAZÓWEK TECHNICZNYCH Obowiązującą czcionką w dokumentach Stowarzyszenia jest Georgia. Pisma adresowane do rektora uczelni powinny być adresowane Jego Magnificencja ; w treści pisma również używamy tego wyrażenia, zamiast zwyczajowego zwrotu Pan/Pani. Treść pisma powinna być wyjustowana (tekst wyrównany do lewego i prawego marginesu). Akapity należy wyróżniać albo wcięciem w pierwszym wierszu akapitów, albo linią odstępu między kolejnymi częściami tekstu. Obu tych sposobów nie należy mieszać. Po zwrocie grzecznościowym typu Z poważaniem nie stawiamy przecinka! Podpis Prezydenta Oddziału jest potrzebny w pismach do władz uczelni oraz pismach wyższej rangi.

6 I. PRRZYKŁADOWE PISMA 1. Patronat honorowy a) przykład pierwszy Zdrowie pod Kontrolą W imieniu Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland Oddział Białystok zwracamy się z uprzejmą prośbą o objęcie honorowym patronatem ogólnopolskiego projektu profilaktyczno-edukacyjnego pod hasłem Zdrowie pod kontrolą, który odbędzie się 5 kwietnia 2014 w Galerii Handlowej ALFA. Głównym celem akcji jest podniesienie świadomości społeczeństwa w zakresie chorób cywilizacyjnych oraz promowanie zachowań prozdrowotnych. W czasie trwania akcji ustawione będą stoiska, przy których studenci Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku wykonywać będą liczne badania profilaktyczne przy użyciu wyspecjalizowanego sprzętu. Dostępne będą m.in.: badania pomiaru ciśnienia, poziomu glukozy we krwi, zawartości tkanki tłuszczowej w organizmie, EKG oraz prezentacja na fantomach podstaw pierwszej pomocy. Wszystko nieodpłatnie i z odpowiednim komentarzem. W celu ułatwienia korzystania z porad i badań zostanie stworzone specjalne stoisko dla najmłodszych, w celu zapoznania dzieci z zawodem lekarza, prowadzenia profilaktycznych pogadanek oraz, co najważniejsze, oswajania najmłodszych z białym fartuchem poprzez zabawę. Projekt Zdrowie pod kontrolą to nie tylko badania - to także okazja, by w przerwie między zakupami, poświęcić chwilę rozmowie i dowiedzieć się czegoś nowego, a istotnego z każdego punktu widzenia. Przystępne, krótkie i ciekawie prowadzone prelekcje o różnorodnej tematyce skupiają się na tym, z czym wielu z nas czuje się nieco niepewnie, od podstawowych porad w zakresie odżywiania przez praktyczne umiejętności niesienia pierwszej pomocy, po nieco drażliwe dla niektórych tematy zdrowia reprodukcyjnego i profilaktyki nowotworowej. Zdrowie pod kontrolą to niepowtarzalna okazja, by w czasie, jaki gotowi jesteśmy poświęcić na zakupy lub nawet zwykłe wyjście do kina, wygospodarować chwilę na zatrzymanie i zastanowienie się, czy naprawdę nie jest warto zainwestować w zmianę jednej rzeczy, by w przyszłości móc cieszyć się dobrem płynącym z licznych zachowanych korzyści, nie tylko tych zdrowotnych. Ośmielamy się wyrazić nadzieję na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Z wyrazami należytego szacunku Prezydent Oddziału Białystok IFMSA-Poland Koordynator Lokalny Projektu Zdrowie pod kontrolą IFMSA-Poland Oddział Białystok

7 b) przykład drugi Tramwaj zwany pożądaniem W imieniu Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland Oddział Białystok zwracamy się z uprzejmą prośbą o objęcie honorowego patronatu nad realizowanym przez nas projektem Tramwaj zwany pożądaniem. Celem naszego projektu jest wzrost poziomu wiedzy na temat zakażeń przenoszonych drogą płciową, głównie HIV/AIDS oraz zmiana postaw w społeczeństwie ze szczególnym uwzględnieniem odpowiedzialności za własne zdrowie i życie. Akcja zostanie przeprowadzona w dniu 16 maja 2014 roku. Specjalnie wynajęty autobus będzie rozwoził uczestników - studentów białostockich uczelni - po klubach biorących udział w przedsięwzięciu. Podczas przejazdu oraz zabawy w klubach odbywać będą się działania edukacyjno prozdrowotne o tematyce zakażeń przenoszonych drogą płciową, ze szczególnym uwzględnieniem HIV/AIDS. Dzięki naszym staraniom projekt Tramwaj zwany pożądaniem uzyskał również patronat honorowy Prezydenta Miasta Białegostoku. Pragniemy w ten sposób dotrzeć do jak największej liczby odbiorców, a także zapewnić odpowiednią promocję wydarzenia. Mając na uwadze niezwykle życzliwy stosunek Pana Rektora do realizowanych przez nas projektów, ośmielamy się wyrazić nadzieję na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Z wyrazami szacunku Prezydent Oddziału Białystok IFMSA-Poland Koordynator Lokalny ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS IFMSA-Poland o. Białystok Koordynator Lokalny Projektu Tramwaj zwany pożądaniem IFMSA-Poland o. Białystok

8 c) przykład trzeci Miś pod szpitalną choinkę W imieniu Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland Oddział Białystok zwracamy się z uprzejmą prośbą o objęcie honorowym patronatem realizowanego przez nas projektu Miś pod szpitalną choinkę. Celem projektu jest stworzenie namiastki świątecznej atmosfery oraz obdarowanie prezentami możliwie jak największej liczby małych pacjentów pozostających w okresie Świąt Bożego Narodzenia w szpitalu. Poza niepubliczną kwestą, w ramach projektu, planujemy zorganizować koncerty, aukcje, loterię edukacyjną oraz inne imprezy towarzyszące, z których dochód przeznaczony zostanie na zakup upominków dla dzieci. Tegoroczne wydarzenie odbędzie się 18. grudnia 2013r. w Foyer UDSK. Spotkania rozpoczniemy wspólnym kolędowaniem. Po zakończeniu części głównej, małych pacjentów w oddziałowych świetlicach odwiedzi św. Mikołaj wraz gromadką elfów i workiem prezentów. Wspólnie udało nam się do tej pory zrealizować dziesięć edycji tego projektu. Uprzejmie prosimy o wsparcie w organizacji także tegorocznego projektu Miś pod szpitalną choinkę. Wyrażamy głęboką nadzieję na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Z wyrazami szacunku Prezydent Oddziału Białystok IFMSA-Poland Koordynator Lokalny Projektu Miś pod szpitalną choinkę

9 2. Patronat medialny a) przykład pierwszy Miś pod szpitalną choinkę W imieniu Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland Oddział Białystok zwracamy się z uprzejmą prośbą o objęcie medialnego patronatu nad realizowanym przez nas projektem Miś pod szpitalną choinkę, nad którym honorowy patronat objął Pan Rektor Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku prof. dr hab. Jacek Nikliński. Celem naszego projektu jest obdarowanie prezentami dzieci pozostających w okresie Świąt Bożego Narodzenia w szpitalach. Pragniemy, by w te szczególne dni i na ich twarzach pojawił się uśmiech, by mogły poczuć atmosferę Świąt, mimo, że nie spędzą ich w swoich rodzinnych domach. Chcemy, aby miały świadomość, że Święty Mikołaj o nich nie zapomniał i odnalazł je nawet tak daleko od domu. W listopadzie i grudniu 2013 w ramach projektu będziemy organizować niepubliczne kwesty, szukać sponsorów, którzy ufundują paczki dla dzieci. Postaramy się również zorganizować koncerty. Cały dochód przedsięwzięć będzie przeznaczony w całości na zakup upominków dla dzieci. Tegoroczne wydarzenie odbędzie się 13. grudnia 2013r. w Foyer - Uniwersyteckiego Dziecięcego Szpitala Klinicznego im. L. Zamenhofa w Białymstoku (hol przed salą audytoryjną). Spotkania rozpoczniemy wspólnym kolędowaniem. Po zakończeniu części głównej, małych pacjentów w oddziałowych świetlicach odwiedzi św. Mikołaj wraz gromadką elfów i workiem prezentów. W podziękowaniu za patronat zobowiązani będziemy umieścić Państwa logotyp na plakatach reklamujących naszą akcję oraz na naszej stronie internetowej. Będzie dla nas zaszczytem, jeżeli zechcą Państwo towarzyszyć nam podczas akcji. Wyrażamy głęboką nadzieję na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Z wyrazami szacunku Prezydent Oddziału Białystok IFMSA-Poland Koordynator Lokalny Projektu Miś pod Szpitalną Choinkę

10 b) przykład drugi Tramwaj zwany Pożądaniem W imieniu Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland oddział Białystok zwracamy się z uprzejmą prośbą o objęcie medialnego patronatu nad realizowanym przez nas projektem Tramwaj zwany pożądaniem. Celem naszego projektu jest wzrost poziomu wiedzy na temat zakażeń przenoszonych drogą płciową, głównie HIV/AIDS oraz zmiana postaw w społeczeństwie ze szczególnym uwzględnieniem odpowiedzialności za własne zdrowie i życie. Akcja zostanie przeprowadzona w dniu 16 maja 2014 roku. Specjalnie wynajęty autobus będzie rozwoził uczestników - studentów białostockich uczelni - po klubach biorących udział w przedsięwzięciu. Podczas przejazdu oraz zabawy w klubach odbywać będą się działania edukacyjno prozdrowotne o tematyce zakażeń przenoszonych drogą płciową, ze szczególnym uwzględnieniem HIV/AIDS. Dzięki naszym staraniom projekt Tramwaj zwany pożądaniem uzyskał również patronat honorowy Prezydenta Miasta Białegostoku oraz patronat honorowy Rektora Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku prof. dra hab. Jacka Niklińskiego. W podziękowaniu za patronat zobowiązani będziemy umieścić Państwa logotyp na plakatach reklamujących naszą akcję oraz na naszej stronie internetowej. Będzie dla nas zaszczytem, jeżeli zechcą Państwo towarzyszyć nam podczas akcji. Wyrażamy głęboką nadzieję na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Z wyrazami szacunku Prezydent Oddziału Białystok IFMSA-Poland Koordynator Lokalny Projektu Tramwaj zwany pożądaniem IFMSA-Poland o. Białystok

11 3. Pisma inne: a) podanie o salę w domu studenta Zwracam się z uprzejma prośbą o bezpłatne udostępnienie sali telewizyjnej Domu Studenta nr 1 w dniu r. w godzinach 10:30-12:00 na potrzeby organizacji studenckiej Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland Oddział Białystok. Sala byłaby wykorzystana na potrzeby przeprowadzenia warsztatów dla edukatorów w ramach projektu Marrow Hero. Uprzejmie proszę także o umożliwienie korzystania z telewizora w sali telewizyjnej podczas warsztatów. Serdecznie proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby. Z poważaniem Jojj Koordynator Lokalny Projektu Marrow Hero IFMSA-Poland o. Białystok

12 b) pismo o salę w Centrum Dydaktyczno-Naukowego Wydziału Nauk o Zdrowiu W imieniu Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland o. Białystok zwracam się z uprzejmą prośbą o bezpłatne udostępnienie Auli 1.6 w budynku Centrum Dydaktyczno-Naukowego Wydziału Nauk o Zdrowiu przy ul. Szpitalnej 37 w dniu kwietnia 2014 roku w godzinach, w celu przeprowadzenia warsztatów E-Health for future doctors. Będzie to kolejne spotkanie z cyklu zajęć w ramach warsztatów organizowanych przez stowarzyszenie we współpracy z firmą Kamsoft, liderem medycznego oprogramowania medycznego na polskim rynku. W zajęciach będą uczestniczyć studenci Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Z góry dziękuję za pozytywne rozpatrzenie mojej prośby. Z poważaniem Asystent Koordynatora Lokalnego ds. Edukacji Medycznej IFMSA-Poland o. Białystok

13 c) podanie do dyrektora szkoły o możliwość przeprowadzenia zajęć W imieniu Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland o. Białystok zwracam się z prośbą o umożliwienie przeprowadzenia zajęć edukacyjnych o tematyce HIV/AIDS w I klasach liceum w roku szkolnym 2013/14. Lekcje są częścią ogólnopolskiego Projektu HIV/AIDS - Peer Education, realizowanego w ramach Programu Stałego ds. Zdrowia Reprodukcyjnego i AIDS Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSA-Poland. W trakcie zajęć uczniowie dowiedzą się o sposobach zakażenia się HIV, rozwoju i następstwach choroby AIDS oraz prewencji w tym kierunku. Liczymy na owocną współpracę. Z wyrazami szacunku Koordynator Lokalny Projektu Peer Education: HIV/AIDS IFMSA-Poland o. Białystok

14 ADRESOWNIK Jego Magnificencja Rektor Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku Prof. dr hab. Adam Jacek Krętowski Szanowny Pan Prof. dr hab. Adrian Chabowski Prorektor ds. Studenckich Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku Szanowny Pan dr hab. Marcin Moniuszko Prorektor ds. Nauki Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku Szanowny Pan dr hab. Janusz Bogdan Dzięcioł Prorektor ds. Klinicznych i Kształcenia Podyplomowego Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku Szanowna Pani prof. dr hab. Irina Kowalska Dziekan Wydziału Lekarskiego z Oddziałem Stomatologii i Oddziałem Nauczania w Języku Angielskim Uniwersytet Medyczny w Białymstoku

15 Szanowny Pan prof. dr hab. Sławomir J. Terlikowski Dziekan Wydziału Nauk o Zdrowiu Uniwersytet Medyczny w Białymstoku Szanowny Pan dr hab. Wojciech Miltyk Dziekan Wydziału Farmaceutycznego z Oddziałem Medycyny Laboratoryjnej Uniwersytet Medyczny w Białymstoku Szanowna Pani mgr Bożena Raczyło Kierownik Domu Studenta nr 1 i nr 2 Szanowny Pan Mgr Konrad Raczkowski Kanclerz Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku

16