ZARZĄDZENIE NR 020-2^/2015 DYREKTORA IZBY SKARBOWEJ W KIELCACH z dnia / maja 2015 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 020-2^/2015 DYREKTORA IZBY SKARBOWEJ W KIELCACH z dnia / maja 2015 r. w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej Na podstawie 35 ust. 2 Regulaminu organizacyjnego Izby Skarbowej w Kielcach, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia Nr /2015 Dyrektora Izby Skarbowej w Kielcach z dnia 1 kwietnia 2015 r., w sprawie nadania Izbie Skarbowej w Kielcach Regulaminu organizacyjnego zarządza się, co następuje: 1- Wprowadza się Instrukcję w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 3. Traci moc Zarządzenie nr /12 Dyrektora Izby Skarbowej w Kielcach z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie organizacji i przeprowadzania naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Izbie Skarbowej w Kielcach. DYREKTOR

2 Załącznik do zarządzenia nr 020-2/V/2015 Dyrektora Izby Skarbowej w Kielcach z dnia / maja 2015 r Instrukcja w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej. Rozdział 1 Przepisy ogólne 1- Instrukcja określa działania związane z naborem kandydatów a w szczególności zasady przeprowadzania rekrutacji i wyboru najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy w korpusie służby cywilnej w Izbie Skarbowej w Kielcach. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 2. 1) Izbie - należy przez to rozumieć Izbę Skarbową w Kielcach; 2) biuletynie - należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; 3) BIP - należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Izby; 4) Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Izby; 5) kandydacie - należy przez to rozumieć osobę ubiegającą się o przyjęcie do pracy w odpowiedzi na ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy; 6) kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć naczelnika wydziału; kierownika samodzielnego oddziału, kierownika oddziału, kierownika działu, kierownika samodzielnego referatu, kierownika referatu, kierującego wieloosobowym stanowiskiem pracy oraz radcę prawnego koordynującego pracę komórki organizacyjnej właściwej do spraw obsługi prawnej (koordynatora); 7) komisji - należy przez to rozumieć powołany przez Dyrektora zespół osób do przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko pracy; 8) komórce obsługi kadr - należy przez to rozumieć Referat Obsługi Kadr; 9) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć wyodrębnioną część Izby lub urzędu (wydział, samodzielny oddział, oddział, dział, samodzielny referat, referat, wieloosobowe stanowisko pracy, jednoosobowe stanowisko pracy) powołaną do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Izby lub urzędu; 10) urzędzie - należy przez to rozumieć urząd skarbowy przy pomocy którego naczelnik wykonuje zadania; 11) naczelniku urzędu - należy przez to rozumieć naczelnika urzędu skarbowego podległego Izbie; 2

3 12) ofercie - należy przez to rozumieć określony w ogłoszeniu o naborze komplet dokumentów złożonych przez kandydata; 13) postępowanie rekrutacyjne - należy przez to rozumieć proces zmierzający do obsadzenia wolnego stanowiska pracy w wyniku otwartego i konkurencyjnego naboru przeprowadzonego zgodnie z procedurą określoną niniejszym zarządzeniem; 14) naborze wewnętrznym - należy przez to rozumieć procedurę umożliwiającą znalezienie najlepszego kandydata do objęcia danego stanowiska pracy spośród pracowników zatrudnionych w Izbie bądź w innych jednostkach organizacyjnych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych; 15) pracowniku - należy przez to rozumieć członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego w Izbie na podstawie umowy o pracę zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej oraz członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego w Izbie na podstawie mianowania zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej; 16) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz.l 111 z późn.zm.); 17) wolnym stanowisku pracy - należy przez to rozumieć wakat istniejący w komórce organizacyjnej, a także stanowisko pracy tymczasowo wolne w związku z długotrwałą nieobecnością pracownika je zajmującego; 18) instrukcji - należy przez to rozumieć instrukcję w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej W Izbie organizowany jest otwarty i konkurencyjny nabór do korpusu służby cywilnej 2. Nabór, o którym mowa w ust. 1 organizuje Dyrektor. Rozdział 2 Planowanie naboru Dyrektor realizując politykę zatrudnienia podejmuje decyzję o rozpoczęciu naboru z własnej inicjatywy, na wniosek naczelnika urzędu lub kierownika komórki organizacyjnej wchodzącej w skład pionów Izby, w której znajduje się wolne stanowisko pracy w przypadku, gdy: 1) planowane są zmiany w strukturze organizacyjnej i związane z tym tworzenie nowych miejsc pracy; 3

4 2) następuje faktyczna jak i przewidywana fluktuacja (przejście na emeryturę, rentę, odejście z pracy); 3) występują inne okoliczności powodujące konieczność zatrudnienia (np. długotrwała nieobecność pracownika w pracy). 2. Nabór prowadzony jest w siedzibie Izby lub innym miejscu w przypadku, gdy jest to uzasadnione potrzebami organizacyjnymi naboru. 3. Nabór może być poprzedzony naborem wewnętrznym. Decyzję w tej sprawie podejmuje Dyrektor. Nabór wewnętrzny prowadzony jest według zasad określonych w 6 niniejszej instrukcji. 4. Dyrektor występuje do Szefa Służby Cywilnej o uzyskanie zgody na zatrudnienie cudzoziemca (w przypadku wystąpienia przesłanek), o których mowa w art. 5 ustawy. 5. W uzasadnionych okolicznościach wynikających z analizy funkcjonowania Izby, Dyrektor może podjąć decyzję o likwidacji wolnego stanowiska pracy i odstąpić od przeprowadzenia naboru. 6. Dyrektor na każdym etapie naboru może podjąć decyzję o zawieszeniu bądź anulowaniu naboru Wniosek o zatrudnienie pracownika na wolnym stanowisku pracy składa się według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. Przed złożeniem wniosku, o którym mowa w ust. 1 naczelnik urzędu lub kierownik komórki organizacyjnej, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej instrukcji, przeprowadza analizę stanowiska pracy, na które ma być prowadzony nabór, polegającą na zebraniu, analizie i przetworzeniu informacji dotyczących wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku pracy oraz jego powiązań z innymi stanowiskami. Na podstawie tych informacji weryfikuje aktualność istniejącego opisu stanowiska pracy i w razie niezgodności aktualizuje go, a w przypadku nowoutworzonego stanowiska pracy sporządza jego opis. 3. Dyrektor nie jest związany wnioskiem, o którym mowa w ust Dyrektor dokonuje oceny potrzeby oraz możliwości zatrudnienia. Rozdział 3 Przebieg naboru wewnętrznego W przypadku wyrażenia zgody przez Dyrektora na uruchomienie naboru wewnętrznego komórka obsługi kadr upowszechnia informację o tym naborze na tablicy ogłoszeń lub 4

5 intranetowej stronie Izby lub drogą elektroniczną wysyłając ją na konta kancelaryjne izb skarbowych lub/i izb celnych. 2. Informacja, o której mowa w ust. 1 powinna zawierać w szczególności określenie kompetencji niezbędnych i dodatkowych istotnych dla prawidłowego wykonywania zadań na stanowisku (w zakresie wiedzy, doświadczenia zawodowego, umiejętności, znajomości języka obcego itp.), a także wskazanie dokumentów, które należy złożyć oraz określenie terminu na dokonanie tej czynności. 3. Kandydaci składają dokumenty, w formie papierowej lub elektronicznej, do komórki obsługi kadr, w terminie określonym w informacji o naborze wewnętrznym. Kandydaci zobowiązani są do złożenia listu motywacyjnego oraz innych dokumentów, jeśli ich obowiązek wynika z informacji o naborze wewnętrznym. Pracownik może także złożyć dokumenty potwierdzające kompetencje, które uważa za szczególnie istotne. 4. Po upływie terminu składania dokumentów komórka obsługi kadr weryfikuje i ocenia spełnianie przez kandydatów, którzy złożyli dokumenty, wymagań związanych ze stanowiskiem, możliwych do oceny na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracowników oraz w oparciu o dokumenty złożone przez kandydatów (wymagania formalne). 5. Komórka obsługi kadr sporządza listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne, i przekazuje ją naczelnikowi urzędu lub kierownikowi komórki organizacyjnej, który wystąpił z wnioskiem o nabór wewnętrzny wraz z ofertami pracowników. 6. Naczelnik lub kierownik komórki organizacyjnej przeprowadza z pracownikami rozmowę kwalifikacyjną. Dyrektor może podjąć decyzję o zastosowaniu innych metod/technik selekcji. Naczelnik lub kierownik komórki organizacyjnej dokonuje oceny wiedzy, doświadczenia zawodowego i innych kompetencji pracowników uczestniczących w naborze wewnętrznym w oparciu o kryteria/wymagania wynikające z informacji o naborze wewnętrznym oraz biorąc pod uwagę w szczególności charakter zadali wykonywanych na stanowisku, stopień ich złożoności oraz wymaganą na stanowisku samodzielność i kreatywność. Sposób dokonywania ww. oceny przez naczelnika urzędu lub kierownika komórki organizacyjnej powinien czynić zadość nakazowi równego traktowania pracowników w zakresie warunków zatrudnienia i awansowania. 7. W oparciu o wyniki oceny z ust. 6, naczelnik urzędu lub kierownik komórki organizacyjnej wskazuje we wniosku skierowanym do Dyrektora pracownika, którego 5

6 kompetencje w największym stopniu odpowiadają wymaganiom związanym ze stanowiskiem. 8. Na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 7 Dyrektor podejmuje decyzję co do przeniesienia wybranego pracownika na stanowisko, na które prowadzony był nabór wewnętrzny z zastrzeżeniem ust Przed przeniesieniem wybranego pracownika pomiędzy urzędami skarbowymi. Dyrektor zwraca się do zainteresowanego naczelnika urzędu w celu uzyskania jego stanowiska w tym zakresie. Stanowisko naczelnika urzędu w tym zakresie jest dla Dyrektora wiążące. 10. Po decyzji Dyrektora co do przeniesienia pracownika na stanowisko, na które prowadzony był nabór wewnętrzny, komórka obsługi kadr upowszechnia informację w tym zakresie na tablicy ogłoszeń lub intranetowej stronie Izby. 11. Po zakończeniu naboru wewnętrznego oferty przesłane przez pracowników podlegają zniszczeniu, z wyjątkiem oryginałów dokumentów, które są zwracane kandydatom. Rozdział 4 Przygotowanie naboru Komórka obsługi kadr na podstawie opisu stanowiska pracy przygotowuje projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy. Ogłoszenie sporządzone zgodnie z opisem stanowiska pracy powinno zawierać w szczególności: 1) nazwę i adres Izby, 2) miejsce wykonywania pracy; 3) określenie stanowiska pracy; 4) wymiar etatu i liczbę stanowisk; 5) zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy; 6) wymagania związane ze stanowiskiem pracy ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe; 7) wymagania co do wykształcenia; 8) informację o warunkach pracy na danym stanowisku, 9) informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6% lub jest niższy niż 6%; 10) wskazanie wymaganych dokumentów i oświadczeń, 6

7 11) termin i miejsce składania dokumentów, 12) inne informacje, w tyni przedział kwotowy wynagrodzenia zasadniczego. 2. Informację o warunkach pracy na danym stanowisku w zakresie miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy (w tym możliwość wykonywania zadań na danym stanowisku przez osoby niepełnosprawne oraz dostosowanie miejsca pracy dla potrzeb osób niepełnosprawnych), należy skonsultować z komórką obsługi bhp. 3. Projekt ogłoszenia podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora Zatwierdzone przez Dyrektora ogłoszenie o naborze podlega publikacji w Biuletynie. 2. W dniu opublikowania ogłoszenia w Biuletynie, komórka obsługi kadr zamieszcza je w BIP i w miejscu ogólnie dostępnym w siedzibie Izby (tablica informacyjnoogłoszeniowa). 3. Ogłoszenie publikuje się również w miejscach dostępnych w urzędach skarbowych (np. na tablicy informacyjno-ogłoszeniowej). 4. Termin składania ofert przez kandydatów wyznaczony w ogłoszeniu, nie może być krótszy niż 10 dni, a w przypadku zatrudnienia w celu zastępstwa 5 dni, licząc od dnia opublikowania ogłoszenia o naborze w Biuletynie. 9. Każdy obywatel Rzeczypospolitej Polskiej oraz za zgodą Szefa Służby Cywilnej obywatele Unii Europejskiej, a także obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, spełniający kryteria wynikające z ustawy i wymogi określone w ogłoszeniu, mają prawo złożyć ofertę pracy i uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym Komórka obsługi kadr przyjmuje oferty pracy składane przez kandydatów w odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie. 2. Oferty mogą być składane wyłącznie w formie pisemnej w siedzibie Izby bądź za pośrednictwem poczty w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze - o zachowaniu terminu decyduje data nadania oferty w urzędzie pocztowym lub data złożenia w kancelarii Izby. 3. Nie podlegają rozpatrzeniu oferty składane drogą elektroniczną, z wyjątkiem dokumentów opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za 7

8 pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym Oferty są ewidencjonowane przez komórkę obsługi kadr w Ewidencji złożonych ofert stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 2. Po upływie terminu do składania ofert, komórka obsługi kadr przekazuje niezwłocznie za pisemnym potwierdzeniem wszystkie złożone oferty wraz z Ewidencją złożonych ofert, o której mowa w ust. 1 przewodniczącemu komisji lub wyznaczonemu przez przewodniczącego członkowi tej komisji. 3. W Ewidencji złożonych ofert wyodrębnia się oferty złożone po terminie. 4. Oferty złożone po upływie wyznaczonego terminu lub niebędące odpowiedzią na ogłoszenie o naborze (niezawierające oznaczenia jakiego naboru dotyczą) nie są rozpatrywane i podlegają komisyjnemu zniszczeniu. 5. Ofeity niekompletne, zawierające niepodpisane, niedatowane wymagane dokumenty i oświadczenia, zawierające błędne oświadczenia podlegają uzupełnieniu w wyznaczonym przez komórkę obsługi kadr terminie. Uzupełnione po wyznaczonym terminie oferty podlegają komisyjnemu zniszczeniu. 6. Jeżeli liczba kandydatów spełniających wymogi formalne na dane stanowisko jest równa lub mniejsza 5, wszyscy kandydaci są zapraszani na rozmowę rekrutacyjną,. 7. W przypadku braku ofert komórka obsługi kadr przygotowuje informację do Dyrektora o zakończeniu naboru. Informacja podlega zamieszczeniu w biuletynie, BIP oraz na tablicach ogłoszeń w siedzibie Izby oraz miejscach ogólnodostępnych w urzędach. Rozdział 5 Komisja Postępowanie rekrutacyjne przeprowadza komisja powołana przez Dyrektora. 2. W skład komisji wchodzą minimum trzy osoby z zastrzeżeniem ust. 3, w tym: 1) kierownik komórki organizacyjnej, do której jest prowadzony nabór; 2) kierownik komórki obsługi kadr lub pracownik komórki obsługi kadr; 3) inni członkowie, których wiedza i umiejętności dają rękojmię wyłonienia najlepszego kandydata. 3. W przypadku, gdy nabór prowadzony jest do komórki organizacyjnej Izby, funkcję przewodniczącego określa każdorazowo Dyrektor, w przypadku gdy nabór prowadzony 8

9 jest do komórki organizacyjnej urzędu w skład komisji wchodzi naczelnik urzędu lub jego zastępca pełniąc jednocześnie funkcję przewodniczącego komisji. 4. W posiedzeniach komisji jako obserwator może brać udział Dyrektor lub za jego zgodą inne osoby. 5. Obsługę prac komisji zapewnia komórka obsługi kadr. 6. Posiedzenia komisji zwołuje przewodniczący Przed przystąpieniem do pracy, członkowie komisji otrzymują upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zakresie przeprowadzenia naboru oraz składają pisemne oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy informacji o kandydatach uzyskanych w trakcie naboru. 2. Po zapoznaniu się z ofertami, członkowie komisji są zobowiązani poinformować Dyrektora o zaistnieniu przesłanek do wyłączenia ich z prac komisji tj. w sytuacji, kiedy kandydatem jest małżonek, rodzeństwo, wstępny, zstępny, powinowaty pierwszego stopnia, osoba związana z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, osoba, z którą łączą ją stosunki majątkowe (w szczególności: współwłasności nieruchomości lub rzeczy ruchomych, umowa najmu, dzierżawy, umowa pożyczki lub poręczenia). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Dyrektor wyznacza do składu komisji innego pracownika. 3. Członkowie komisji są zobowiązani do poinformowania Dyrektora o zaistnieniu przesłanek do wyłączenia ich z prac komisji, o których mowa w ust. 2 lub ich braku poprzez złożenie stosownego oświadczenia Zadaniem komisji jest wyłonienie najlepszych kandydatów do pracy, spełniających wymagania zawarte w ogłoszeniu, w ramach przeprowadzonego postępowania rekrutacyjnego - zgodnie z ogólnymi zasadami naboru określonymi w ustawie oraz przyjętymi metodami i technikami selekcji. 2. Komisja przed ogłoszeniem naboru określa metody i techniki selekcji jakie będzie stosować w trakcie poszczególnych etapów postępowania wobec wszystkich kandydatów, które zatwierdza Dyrektor. 3. Komisja w wyznaczonym przez przewodniczącego miejscu i czasie przeprowadza kolejne etapy naboru zgodnie z przyjętą metodą/techniką selekcji kandydatów. 4. Do udziału w kolejnym etapie postępowania komisja zaprasza kandydatów, których oferty pracy przeszły pozytywnie weryfikację formalną oraz tych, którzy uzyskali liczbę 9

10 punktów zawierających się w ustalonym przedziale punktowym gwarantującym udział w kolejnym etapie postępowania rekrutacyjnego. 5. Jeżeli żaden z kandydatów nie uzyska wymaganego minimalnego progu punktowego w poszczególnych etapach postępowania rekrutacyjnego, komisja kończy postępowanie bez wyłonienia kandydata. 6. Komisja każdorazowo sporządza listę kandydatów dopuszczonych do kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego - Wzór listy kandydatów stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. 7. Przewodniczący komisji lub wyznaczony przez niego członek komisji powiadamia kandydatów, których oferty zostały dopuszczone do kolejnego etapu naboru o terminie, miejscu i sposobie wyłaniania kandydatów tj. metodach i technikach, jakie będą stosowane w postępowaniu rekrutacyjnym oraz progach punktowych, których uzyskanie gwarantuje udział w kolejnym etapie postępowania, a pozostałych kandydatów o niezakwalifikowaniu się. 8. Każdy z członków komisji ma prawo zgłoszenia zdania odrębnego, które podlega wpisaniu do protokołu naboru. 9. Prace komisji dokumentuje protokół z przeprowadzonego naboru wraz z dokumentami powstałymi w trakcie naboru, które stanowią załączniki do protokołu - Wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji. 10. Komisja rozwiązuje się z chwilą podpisania protokołu zniszczenia ofert pracy kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru. Rozdział 6 Rekrutacja i selekcja Weryfikacja wszystkich wymagań niezbędnych oraz dodatkowych (pożądanych) w zakresie wiedzy, kompetencji kierowniczych, znajomości języka, doświadczenia zawodowego, umiejętności wskazanych w ogłoszeniu o naborze odbywa się przy użyciu adekwatnych metod i technik naboru umożliwiających obiektywne sprawdzenie spełnienia wymagań. Przeprowadzenie selekcji kandydatów następuje tylko w oparciu o wymagania, które wynikają z treści ogłoszenia o naborze. 2. W trakcie naboru stosuje się następujące metody i techniki naboru: 1) sprawdzian wiedzy, zawierający pytania otwarte albo zamknięte jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru; 10

11 2) sprawdzian umiejętności (np. test logicznego myślenia, umiejętności analitycznych, zadania na kreatywność, umiejętność rozwiązywania problemów, itd.); 3) testy językowe, tłumaczenie tekstu - weryfikujące deklarowany poziom znajomości języka obcego; 4) sprawdzian praktyczny, w szczególności dotyczący: a) sporządzenia dokumentu (decyzja, raport, streszczenie, notatka, informacja itp.), b) umiejętności korzystania z urządzeń biurowych (komputer, kserokopiarka, skaner, fax. i in.) oraz oprogramowania komputerowego (np. edytory tekstu, arkusza kalkulacyjnego, poczty elektronicznej, Internetu itp.), c) kontaktów interpersonalnych (zaaranżowany kontakt z klientem, rozmowa telefoniczna itp.), d) przygotowania prezentacji na podstawie wcześniej otrzymanych przez kandydata materiałów, 5) rozmowa kwalifikacyjna. 2. W odniesieniu do wszystkich uczestników naboru stosuje się pytania lub zadania nakierowane na ocenę tych samych kompetencji w oparciu o tę samą technikę (metodę) selekcji, gwarantującą porównywalność otrzymanych wyników. 3. Doboru metod i technik, które zostaną zastosowane do danego naboru na wolne stanowisko każdorazowo dokonuje komisja. 4. Oceny wiedzy kandydata dokonuje się w formie sprawdzianu wiedzy lub formie rozmowy kwalifikacyjnej albo sprawdzianu wiedzy i formie rozmowy kwalifikacyjnej. 5. Oceny znajomości języka obcego dokonuje się na podstawie dokumentów złożonych przez kandydata w ofercie, w formie pisemnej - testu językowego łub tłumaczenia tekstu lub w formie przeprowadzenia rozmowy w języku obcym. 6. Oceny doświadczenia zawodowego dokonuje się w formie: 1) w formie rozmowy kwalifikacyjnej; 2) na podstawie dokumentów złożonych przez kandydata w ofercie; 3) w formie prezentacji: zadanie typu case study. 7. Oceny umiejętności dokonuje się w formie: 1) rozmowy kwalifikacyjnej; 2) prezentacji, sprawdzianu, testów praktycznych, zadań, zadań typu case study Nabór składa się z następujących etapów, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3: 11

12 1) weryfikacji formalnej ofert (preselekcja); 2) sprawdzianu wiedzy, umiejętności kandydatów; 3) rozmowy kwalifikacyjnej; 4) ustalenia wyniku końcowego pracy komisji oraz wyłonienia albo niewyłonienia kandydatów. 2. Weryfikacja formalna ofert oraz rozmowa kwalifikacyjna są etapami obligatoryjnymi. 3. Po weryfikacji formalnej ofert dopuszcza się zastosowanie jako kolejnego etapu naboru techniki metody selekcji bazującej na analizie ofert uwzględniającej kryteria wynikające z ogłoszenia o naborze. Propozycję zastosowania tego etapu naboru wraz z uzasadnieniem składa komisja do Dyrektora Izby. 4. W ramach analizy ofert komisja jest zobowiązana sprawdzić poziom spełniania przez kandydatów wszystkich wymagali niezbędnych i dodatkowych wskazanych w ogłoszeniu, a w przypadku naboru na stanowisko kierownicze dokonać także oceny kompetencji i doświadczenia kandydatów w kierowaniu zespołem lub koordynowaniu jego prac Preselekcja, o której mowa w 16 ust. 1 pkt 1 polega na sprawdzeniu ofert pod względem spełnienia przez kandydata wymagań formalnych określonych ustawie o służbie cywilnej oraz w ogłoszeniu o naborze i obejmuje następujące czynności, które wykonuje Komisja: 1) sprawdzenie zachowania wymaganego terminu złożenia ofert; 2) sprawdzenie kompletności złożonych dokumentów określonych w ogłoszeniu o naborze oraz ich zgodności co treści, rodzaju, liczby i formy z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze oraz przepisami prawa, w szczególności sprawdzenie treści złożonych oświadczeń pod kątem potwierdzenia spełniania przez kandydata wymogów ustawowych, które powinny być opatrzone podpisem kandydata oraz datą sporządzenia. 2. Preselekcji ofert, o której mowa w ust. 1, dokonuje się na arkuszu stanowiącym Załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji. 3. Oferty niespełniające wymagań formalnych są odrzucane, a kandydaci którzy je złożyli nie biorą udziału w kolejnych etapach postępowania rekrutacyjnego; 4. Komisja po etapie preselekcji ofert podejmuje decyzję o dopuszczeniu albo o niedopuszczeniu kandydata do kolejnego etapu naboru. 12

13 5. Jeżeli liczba kandydatów spełniających wymagania formalne jest równa lub mniejsza niż 5, wszyscy kandydaci są zapraszani na rozmowę kwalifikacyjną. 18. Kandydaci uczestniczący w poszczególnych etapach prowadzonego naboru informowani są o zasadach dokonywania oceny oraz zaliczenia tych etapów, a także o zasadach kwalifikacji do kolejnego etapu naboru W drugim etapie postępowania komisja dokonuje sprawdzenia wiedzy i oceny umiejętności oraz kompetencji kandydatów, w zależności od specyfiki aplikowanego stanowiska pracy m. in. poziomu wiedzy, znajomości języka obcego i innych umiejętności niezbędnych do należytego wykonywania zadań na danym stanowisku. 2. Testy i sprawdziany wiedzy przygotowane przez komisję, zatwierdzone przez Dyrekiora przechowywane są przez przewodniczącego komisji, który osobiście nadzoruje ich powielanie. Osoby uczestniczące w przygotowaniu i przechowywaniu testów i sprawdzianów wiedzy obowiązane są do bezwzględnego zachowania w tajemnicy ich treści, pod rygorem odpowiedzialności dyscyplinarnej. 3. Za ukończenie tego etapu z wynikiem pozytywnym, pozwalającym przejść do kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego przyjmuje się osiągnięcie minimum 70% liczby punktów możliwych do uzyskania; 4. W prz ypadku kiedy liczba ofert złożonych przez kandydatów przekracza 50 - pró g uprawniający do przejścia do kolejnego etapu postępowania wynosi 80% liczby punktów możliwych do uzyskania. 5. Komisja po przeprowadzeniu etapu sprawdzianu wiedzy podejmuje decyzję o dopuszczeniu albo o niedopuszczeniu kandydatów do kolejnego etapu. Decyzję umieszcza się odrębnie dla każdego kandydata, na formularzu kwalifikacji kandydata po sprawdzianie wiedzy. Wypełniony formularz załącza się do protokołu. 6. Sekretarz komisji z upoważnienia przewodniczącego komisji niezwłocznie powiadamia kandydatów biorących udział w sprawdzianie wiedzy o dopuszczeniu albo o niedopuszczeniu do kolejnego etapu naboru, a kandydatów dopuszczonych także o terminie i miejscu jego przeprowadzenia. 13

14 Etap rozmowy kwalifikacyjnej ma na celu ocenę spełnienia wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu o naborze, które nie zostały zbadane w poprzednich etapach naboru, oraz ocenę posiadania doświadczenia zawodowego kandydata 2. W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej komisja: 1) sprawdza predyspozycje i umiejętności kandydata gwarantujące prawidłowe wykonywanie zadań na stanowisku (koncentrując się na cechach osobowościowych kandydata, dotyczących sytuacji hipotetycznych, badając zachowania kandydata w sytuacjach problemowych i niecodziennych, analiza musi jednak odnosić się do kompetencji i umiejętności wskazanych w ogłoszeniu o naborze); 2) dokonuje oceny wiedzy i umiejętności jej wykorzystania oraz innych wymagań niezbędnych w sytuacji, gdy nie zostały one ocenione na poprzednich etapach naboru (np. umiejętności praktyczne, umiejętności psychospołeczne itp.); 3) przeprowadza ocenę spełnienia wymagań pożądanych(dodatkowych)niemożliwych do sprawdzenia na podstawie dokumentów nadesłanych przez kandydatów w sytuacji, gdy nie zostały one ocenione na wcześniejszych etapach naboru. 3. Wszystkim kandydatom biorącym udział w rozmowie kwalifikacyjnej zadawane są te same pytania służące ocenie tych samych kompetencji u każdego kandydata; 4. Scenariusz rozmowy kwalifikacyjnej, a w szczególności treść pytań zadawanych podczas rozmowy kwalifikacyjnej oraz modele odpowiedzi powiązane z kryteriami oceny odpowiedzi kandydatów, przygotowuje komisja a zatwierdza Dyrektor. 5. Osoby uczestniczące w przygotowaniu i przechowywaniu treści pytań i modeli odpowiedzi obowiązane są do bezwzględnego zachowania w tajemnicy ich treści, pod rygorem odpowiedzialności dyscyplinarnej. 6. Komisja określa skalę oraz ewentualne wagi oraz kryteria oceny odpowiedzi adekwatnych do pytań lub zadań jak również minimalny próg zaliczający rozmowę. 7. Członkowie komisji indywidualnie dokonują ocen odpowiedzi kandydatów. Oceny zamieszczane są na formularzu oceny kandydatów w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej odrębnego dla każdego członka komisji. Wypełnione formularze załącza się do protokołu. 8. Wynik rozmowy kwalifikacyjnej odnotowywany jest w arkuszu oceny rozmowy kwalifikacyjnej danego kandydata, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do niniejszej instrukcji. 14

15 9. Warunkiem ukończenia z wynikiem pozytywnym etapu rozmowy kwalifikacyjnej jest uzyskanie co najmniej 60 % maksymalnej możliwej do uzyskania liczby punktów, przy czym najniższy próg zaliczający oceniane kompetencje wynosi 40% Ogólna ocena z postępowania rekrutacyjnego stanowi sumę punktów uzyskanych z poszczególnych etapów tego postępowania i odnotowywana jest w indywidualnym arkuszu oceny kandydata stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji. 2. Komisja wyłania nie więcej niż pięciu kandydatów, którzy uzyskali najwyższą ocenę ogólną. 3. Jeżeli w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Izbie jest niższy niż 6% pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie wyłonionych pięciu najlepszych kandydatów. 4. Wyłonienie kandydata/ów, bądź podjęcie decyzji o braku odpowiedniego kandydata kończy postępowanie rekrutacyjne. Rozdział 7 Zakończenie postępowania rekrutacyjnego Przewodniczący, niezwłocznie po zakończeniu pracy komisji, przedstawia wraz z protokołem Dyrektorowi kandydata albo kandydatów wyłonionych w wyniku pracy komisji albo przedstawia informację o niewyłonieniu kandydatów. 2. Protokół z przeprowadzonego naboru podpisany przez przewodniczącego i wszystkich członków komisji podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora. 3. Ostatecznego wyboru kandydata, spośród kandydatów wyłonionych i wskazanych przez komisję w protokole z przeprowadzonego naboru, dokonuje Dyrektor. 4. Działając z upoważnienia Dyrektora przewodniczący komisji lub osoba przez niego wskazana, informuje kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru o wynikach naboru. 5. Dokumenty złożone przez kandydatów, którzy spełniali wymogi formalne, lecz nie zostali wybrani przechowuje się przez okres 3 miesięcy od dnia zatrudnienia kandydata wyłonionego w drodze naboru, podlegają komisyjnemu zniszczeniu. Z czynności zniszczenia dokumentów dokonanych przez pracownika obsługi kadr w obecności kierownika komórki obsługi kadrowej pod nadzorem przewodniczącego komisji 15

16 sporządza się protokół zniszczenia ofert pracy stanowiący załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji. 6. Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska pracy, Dyrektor może zatrudnić inną osobę, spośród kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru; 7. Protokół z przeprowadzonego naboru, oferta wyłonionego kandydata, oferty pozostałych kandydatów wymienionych w protokole z naboru oraz inne dokumenty związane z przeprowadzonym naborem są przekazywane do komórki obsługi kadr. 8. Oferty pozostałych kandydatów, wymienionych w protokole, podlegają komisyjnemu zniszczeniu przez pracownika obsługi kadr w obecności kierownika komórki obsługi kadr pod nadzorem przewodniczącego komisji po upływie 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego w naborze kandydata. Fakt zniszczenia dokumentów odnotowuje się w protokole stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji. 9. Oferta pracy wybranego kandydata jest włączana do części A teczki osobowej pracownika. Rozdział 8 Informacja o wyniku z przeprowadzonego naboru Niezwłocznie po wyborze przez Dyrektora kandydata do zatrudnienia albo po odmowie zaakceptowania przedstawionego kandydata albo kandydatów, komórka właściwa obsługi kadr informuje wyłonionych kandydatów o decyzji Dyrektora. 2. Dyrektor niezwłocznie po przeprowadzonym naborze ogłasza wynik naboru w Biuletynie, BIP oraz w miejscu powszechnie dostępnym w Izbie i urzędach skarbowych. 3. Po ogłoszeniu wyniku naboru, kandydaci biorący udział w naborze mają możliwość wglądu do dokumentów zawierających ich indywidualne wyniki w okresie 3 miesięcy od momentu ogłoszenia wyniku naboru, na warunkach określonych postanowieniami ustawy o dostępie do informacji publicznej. Rozdział 9 Przepisy końcowe 24. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji stosuje się w szczególności przepisy: 16

17 1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz.l502z póź. zm.); 2) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz z póź.zm.); 3) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 121); 4) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182); 5) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 782). 25. Do bieżącego monitorowania aktualności i zakresu instrukcji zobowiązana jest komórka obsługi kadr. DYREKTOR Andrzej Sipta 17

18 Załącznik Nr I do instrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej WNIOSEK o przeprowadzenie naboru na wolne stanowisko pracy w komórce organizacyjnej w Izbie Skarbowej w Kielcach/Urzędzie Skarbowym w... Określenie stanowiska pracy (zgodnie z opisem stanowiska)'. Liczba /wymiar e ta tu... Uzasadnienie przeprowadzenia naboru: (utworzenie nowego stanowiska pracy, stanowisko zwolnione z tytułu fluktuacji kadr. czasowej nieobecności pracownika itp.- uzasadnienie)... Rodzaj naboru: wewnętrzny/ zewnętrzny* Oświadczam, że opis stanowiska pracy został przeze mnie zweryfikowany i jego treść jest aktualna. (data i podpis naczelnika urzędu lub kierownika komórki organizacyjnej) Akceptuję**: (data i podpis wicedyrektora) Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody* na przeprowadzenie naboru wewnętrznego/naboru zewnętrznego * (data i podpis Dyrektora) Do naboru wewnętrznego należy*: powołać komisję zastosować następujące metody/techniki selekcji*: rozmowę kwalifikacyjną sprawdzian wiedzy sprawdzian umiejętności sprawdzian praktyczny (data i podpis Dyrektora) W związku z niewyłonieniem kandydata w naborze wewnętrznym polecam wszczęcie procedury naboru zewnętrznego.* (data I podpis Dyrektora) niewłaściwe skreślić akceptacja wymagana w przypadku składania wniosku przez kierownika komórki organizacyjnej wchodzącej w skład pionu organizacyjnego nadzorowanego przez wicedyrektora

19 EWIDENCJA ZŁOŻONYCH OFERT Załącznik Nr 2 do instrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej Ogłoszenie o naborze nr...z dnia r. L.p. Imię i nazwisko Miejsce zamieszkania Uwagi (w tym informacja czy kandydat przedłożył dokument o posiadanej niepełnosprawność)

20 Oferty pracy złożone po terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze. L.p. Imię i nazwisko Miejsce zamieszkania Uwagi Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Izbie w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze był wyższy/niższy* niż 6%. Sporządził: (Jata i podpis pracownika komórki obsługi kadr) Potwierdzam przyjęcie... szt. ofert (data i podpis Przewodniczącego Komisji lub wyznaczonego przez niego członka Komisji)

21 Załącznik Nr 3 do instrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej LISTA KANDYDATÓW DOPUSZCZONYCH DO KOLEJNEGO ETAPU POSTĘPOWANIA Ogłoszenie o naborze nr... z d n ia r. Etap postępowania rekrutacyjnego:... L.p. Nazwisko i imię kandydata Miejsce zamieszkania Uwagi Podpisy członków komisji: 1... (imię i nazwisko, podpis)

22 Załącznik Nr 4 do instrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej ARKUSZ WERYFIKACJI FORMALNEJ Ogłoszenie o naborze nr... z d n ia r. (imię i nazwisko kandydata, adres zamieszkania) 1. Oferta złożona w terminie TAK NIE 2. Wymagane wykształcenie 3. Wymagane dokumenty: 1) lis t m o ty w a c y jn y : 2 ) życiorys 3) kopia dokum entu potw ierdzającego w ykształcenie 4) kopia dokum entu potw ierdzającego posiadanie polskiego obyw atelstw a lub ośw iadczenie kandydata o posiadaniu obyw atelstw a polskiego/ kopia dokum entu potw ierdzającego znajom ość języka polskiego oraz kopia dokum entu lub ośw iadczenie kandydata o posiadaniu obyw atelstw a Unii E uropejskiej lub obyw atelstw a innych państw, którym na podstaw ie um ów m iędzynarodow ych lub przepisów prawa w spólnotow ego przysługuje praw o podjęcia zatrudnienia na terytorium R zeczypospolitej Polskiej 5) ośw iadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych 6) ośw iadczenie kandydata, że nie był skazany prawom ocnym w yrokiem za um yślne przestępstw o, 7) ośw iadczenie kandydata, że nie był skazany prawom ocnym w yrokiem za um yślne przestępstw o skarbowe, 8) ośw iadczenie kandydata o w yrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji 4. Inne wymagane dokumenty 1) np. certyfikat potw ierdzający znajom ość języka obcego o o o KANDYDAT SPEŁNIA WYMAGANIA FORMALNE Weryfikacji formalnej dokonali: (podpisy członków Komisji)

23 Załącznik Nr 5 do instrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej Ogłoszenie o naborze nr. z dnia r. Indyw idualny ark u sz oceny kandydata D ane kandydata: (imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania) Liczba uzyskanych/przyznanych punktów Nazwa etapu postępowania rekrutacyjnego Opis zastosowanych narzędzi i technik selekcyjnych (imię i nazwisko członka komisji) (imię i nazwisko członka komisji) (imię i nazwisko członka komisji) (imię i nazwisko członka komisji) Suma punktów Kandvdat/ka uzyskał/a ogółem punktów. Podpisy członków komisji

24 Załącznik Nr 6 do instrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej PROTOKÓŁ z przeprowadzonego naboru z d n ia... w Izbie Skarbowej w...przez komisję rekrutacyjną w składzie: 1. Przewodniczący -... (imię i nazwisko) 2. Członek Członek Członek na stanowisko pracy w... (nazwa komórki organizacyjnej /urząd skarbowy*) opublikowanego w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nr ogłoszenia... z dnia...z terminem składania o fe rt... W odpowiedzi na ogłoszenie w płynęło...ofert pracy, z czego: -spełniających wymagania formalne -..., -niespełniających wymagań formalnych poza wyznaczonym terminem Informacja o zastosowanych w postępowaniu rekrutacyjnym metodach i narzędziach: W wyniku przeprowadzonego naboru wyłoniono/nie wyłoniono najlepszych kandydatów (w tym kandydaci posiadający orzeczenie o niepełnosprawności - wskazać w kolumnie uwagi): L.p Imię i nazwisko kandydata Miejsce zamieszkania Liczba uzyskanych punktów Uwagi w tym informacja o posiadaniu przez kandydata orzeczenia o niepełnosprawności (wpisać Tak lub Nie)

25 Uzasadnienie wylonienia/niewylonienia kandydata/ów: Załączniki do protokołu: 1) Ewidencja złożonych ofert 2) Lista kandydatów dopuszczonych do kolejnego etapu postępowania 3) Arkusz weryfikacji formalnej, kart szt... 4) Arkusz oceny rozmowy kwalifikacyjnej, kart szt... 5) Indywidualny arkusze oceny kandydata, kart szt ) Inne dokumenty wytworzone w trakcie naboru (np. testy, prace pisemne), kart szt.- Sporzadzili: i.... (imię i nazwisko członka komisji, podpis) Do zatrudnienia na stanow isko... w Izbie Skarbowej w...w Urzędzie Skarbowym w... * wybieram Panią/Pana*: Uzasadnienie wyboru: (imię i nazwisko, miejsce zamieszkania) (dala i podpis Dyrektora ) niepotrzebne skreślić

26 PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA OFERT PRACY Załącznik Nr 7 do inslrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej Nabór na wolne stanowisko pracy... (nazwa stanowiska pracy/urząd skarbowy*) w Izbie Skarbowej w... opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod N r... z dnia...wpłynęło... ofert. Wykaz ofert złożonych przez kandydatów w odpowiedzi na opublikowany nabór przeznaczonych do zniszczenia, w tym: - oferty spełniające wymagania formalne (niewybrane) -..., - oferty niespełniające wymagań formalnych -..., - oferty pracy, które wpłynęły poza wyznaczonym terminem na składanie -... L.p. Imię i nazwisko kandydata Miejsce zamieszkania Uwagi Komisja w składzie: (imię i nazwisko, podpis) 2... dokonała w dniu... komisyjnego zniszczenia wyżej wyszczególnionych ofert pracy. Oferty pracy kandydatów wymienionych w protokole, którzy uplasowali się na kolejnych miejscach zniszczono komisyjnie w dniu... Komisja w składzie: 1... (imię i nazwisko, podpis) 2... Sporządził: (data i podpis)

27 Załącznik Nr 8 do instrukcji w sprawie naboru kandydatów do pracy w służbie cywilnej Arkusz oceny rozmowy kwalifikacyjnej Ogłoszenie o naborze nr...z dnia Pytanie Badane wymagania niezbędne wynikające z ogłoszenia o naborze Kandydat 1 Kandydat 2 Kandydat 3 Kandydat 4 Kandydat 5 Punkty na skali: Punkty na skali: Punkty na skali: Punkty na skali: Punkty na skali: Pytanie 1 Pytanie 2 Pytanie 3 Pytanie 4 Pytanie 5 SUMA Zastosowane wagi: Kryteria oceny odpowiedzi:* 'Np. 0- kandydat nie udzielił odpowiedzi albo udzielił odpowiedzi nie na temat 1 - kandydat udzielił odpowiedzi niezadowalającej 2 - kandydat udzielił zadowalającej odpowiedzi 3 - kandydat udzielił wyczerpującej odpowiedzi (imię i nazwisko członka komisji) (dała i podpis)