NABÓR PRACOWNIKÓW. Opracował: Sprawdził: Zaakceptował: Zatwierdził:

Transkrypt

1 Urząd Skarbowy w Hajnówce, Hajnówka, ul. 3 Maja 34 NABÓR PRACOWNIKÓW INSTRUKCJA I-008 /3 obowiązuje od KOPIA UŻYTKOWA WERSJA ELEKTRONICZNA Opracował: Sprawdził: Zaakceptował: Zatwierdził: Starszy komisarz skarbowy Radca prawny Pełnomocnik ds. zarządzania jakością Naczelnik Urzędu Skarbowego w Hajnówce Elżbieta Gierasimiuk Elżbieta Zabrocka Jolanta Ewa Sacharuk Eugeniusz Mojsik SPIS TREŚCI 1 Cel Zakres obowiązywania Zakres podmiotowy Zakres przedmiotowy Terminologia Odpowiedzialność Kierownik urzędu Kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki Komisja rekrutacyjna Opis postępowania Zasady ogólne ogłaszania naboru do służby cywilnej Przyjmowanie ofert Komisja rekrutacyjna Przebieg postępowania rekrutacyjnego Informowanie kandydatów o wynikach postępowania rekrutacyjnego Nawiązanie stosunku pracy Wskazówki i uwagi Dokumenty związane... 7 I-008/3 Nabór pracowników

2 1 Cel Celem instrukcji jest usystematyzowanie i ujednolicenie zasad naboru pracowników do korpusu służby cywilnej w urzędzie oraz zapewnienie zatrudniania pracowników zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz ze zm.). Ustalone w instrukcji zasady postępowania zapewniają wybór najlepszego kandydata spośród ogólnej liczby kandydatów, spełniających wymagania określone w ogłoszeniu o naborze. 2 Zakres obowiązywania 2.1 Zakres podmiotowy Niniejsza instrukcja obowiązuje kierownika urzędu oraz osoby biorące udział w pracach komisji rekrutacyjnej powołanej wewnętrznym aktem normatywnym kierownika urzędu do oceny i analizy ofert złożonych w urzędzie, w związku z ogłoszeniem o wolnym stanowisku pracy, zamieszczonym w biuletynie. 2.2 Zakres przedmiotowy Instrukcja określa sposób realizacji makroprocesu ZL zarządzanie kapitałem ludzkim, a w szczególności opisuje właściwą rekrutację i wybór najlepszego kandydata na wolne stanowisko pracy w urzędzie. 3 Terminologia biuletyn Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; kandydat - każda osoba ubiegająca się o przyjęcie do pracy w urzędzie w odpowiedzi na ogłoszenie o wolnym stanowisku pracy zawarte w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; kierownik kierownik komórki organizacyjnej lub osoba kierująca wieloosobowym stanowiskiem pracy; kierownik urzędu Naczelnik Urzędu Skarbowego w Hajnówce; komórka organizacyjna wyodrębniona część urzędu (dział, samodzielny referat, wieloosobowe stanowisko pracy, jednoosobowe stanowisko pracy), powołana do realizacji zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym urzędu; oferta dokumenty aplikacyjne kandydatów na wolne stanowisko pracy; pracownik służby cywilnej osoba zatrudniona w urzędzie na podstawie umowy o pracę zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej; ustawa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008r. Nr 227, poz ze zm.), urząd Urząd Skarbowy w Hajnówce. 4 Odpowiedzialność 4.1 Kierownik urzędu Planuje zatrudnienie i podejmuje decyzje o rozpoczęciu rekrutacji. Sprawuje ogólny nadzór nad organizacją i przebiegiem naboru kandydatów do pracy w urzędzie. I-008/3 Nabór pracowników Strona 2 z 7

3 Zatwierdza test sprawdzający wiedzę kandydata. Podejmuje decyzje o zatrudnieniu kandydata. 4.2 Kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki Przygotowuje ogłoszenie o naborze zgodnie z opisem stanowiska pracy. Przyjmuje i dokonuje ewidencji ofert, które wpłynęły do urzędu w wyznaczonym terminie. Zawiadamia kandydatów o terminie, miejscu oraz metodzie i technice postępowania rekrutacyjnego. Powiadamia wybranego kandydata o wynikach naboru. Umieszcza informacje o wyborze najlepszego kandydata na tablicy ogłoszeń, w biuletynie oraz dodatkowo na stronie internetowej urzędu. 4.3 Komisja rekrutacyjna Dokonuje kontroli złożonych ofert, która polega na sprawdzeniu złożonych ofert pod względem: - poprawności formalnej, obejmującej: dane identyfikacyjne kandydata, dane identyfikacyjne urzędu, dane dotyczące stanowiska, którego dotyczy oferta, sprawdzeniu zgodności wykształcenia i kwalifikacji kandydatów z podanymi w ogłoszeniu, - kompletności, czyli zgodności rodzaju, ilości i formy załączonych dokumentów z określonymi w ogłoszeniu. Wyznacza termin postępowania rekrutacyjnego. Przygotowuje treść testu sprawdzającego wiedzę. Przeprowadza postępowanie rekrutacyjne. Przygotowuje dokumentację z pracy komisji, w której przedstawia między innymi propozycję nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów do rozmowy kwalifikacyjnej z kierownikiem urzędu. 5 Opis postępowania 5.1 Zasady ogólne ogłaszania naboru do służby cywilnej Podstawowymi zdarzeniami w zakresie kształtowania zatrudnienia w urzędzie są: planowane zmiany w strukturze organizacyjnej i związane z tym tworzenie nowych miejsc pracy, planowane fluktuacje (przejście na emeryturę, rentę, odejście z pracy), inne okoliczności powodujące konieczność zatrudnienia, kierownik urzędu podejmuje decyzję o rozpoczęciu naboru kandydatów do służby cywilnej w kierowanym przez siebie urzędzie. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki opracowuje projekt ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy, zwanego dalej ogłoszeniem. Ogłoszenie powinno być sporządzone na podstawie opisu stanowiska pracy i zawierać w szczególności: nazwę i adres urzędu, określenie stanowiska pracy, liczbę lub wymiar etatu, główne obowiązki wymagane na stanowisku pracy, wymagania co do wykształcenia, I-008/3 Nabór pracowników Strona 3 z 7

4 wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodne z opisem danego stanowiska ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe, wymagane dokumenty i oświadczenia, termin i miejsce składania dokumentów. Ogłoszenie, po zaakceptowaniu przez kierownika urzędu, podlega zamieszczeniu w biuletynie. W dniu opublikowania ogłoszenia w biuletynie, kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki zamieszcza je: na tablicy ogłoszeń urzędu, na stronie internetowej urzędu. Termin składania dokumentów przez kandydatów, wyznaczony w ogłoszeniu, nie może być krótszy niż 10 dni a w przypadku zatrudnienia w celu zastępstwa 5 dni, licząc od dnia opublikowania ogłoszenia o naborze w biuletynie. 5.2 Przyjmowanie ofert Oferty osób ubiegających się o zatrudnienie, w formie pisemnej, mogą być składane w kancelarii urzędu lub za pośrednictwem poczty do dnia wskazanego w ogłoszeniu. O zachowaniu terminu decyduje data stempla pocztowego lub data wynikająca z datownika urzędu. Oferty mogą być składane również drogą elektroniczną pod warunkiem opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz ze zm.). Nie ma możliwości przyjmowania ofert poza ogłoszeniem. Oferty przekazywane są kierownikowi komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki, który prowadzi ich ewidencję zgodnie z formularzem F-023. Po upływie terminu do składania ofert, kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki przekazuje oferty wraz z ich ewidencją komisji rekrutacyjnej na jej pierwszym posiedzeniu. 5.3 Komisja rekrutacyjna Postępowanie rekrutacyjne przeprowadza komisja rekrutacyjna powołana na okoliczność naboru przez kierownika urzędu wewnętrznym aktem normatywnym. W skład komisji rekrutacyjnej wchodzą: przewodniczący kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki, zastępca przewodniczącego kierownik komórki organizacyjnej, do której prowadzony jest nabór, członek pracownik komórki organizacyjnej, do której prowadzony jest nabór lub inny wyznaczony pracownik. Posiedzenia komisji rekrutacyjnej zwołuje przewodniczący. Pierwsze posiedzenie powinno się odbyć w pierwszym tygodniu po upływie terminu składania ofert. Prace komisji rekrutacyjnej dokumentuje się protokołami sporządzonymi z każdego posiedzenia, zgodnie z formularzem F-026. Przewodniczący odpowiada za sporządzenie protokołu z prac, prowadzi bieżącą dokumentację z działalności komisji rekrutacyjnej, zajmuje się organizacją pracy oraz archiwizuje dokumentację po zakończeniu prac. Po otrzymaniu ofert wraz z ewidencją, członkowie komisji rekrutacyjnej są zobowiązani do poinformowania kierownika urzędu o zaistnieniu przesłanek do wyłączenia ich z prac komisji. Członkowie komisji oraz jej przewodniczący podlegają wyłączeniu w sytuacji, kiedy I-008/3 Nabór pracowników Strona 4 z 7

5 kandydatem jest małżonek, rodzeństwo, wstępny, zstępny, powinowaty pierwszego stopnia, osoba związana z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, osoba, z którą łączą ją stosunki majątkowe (w szczególności: współwłasność nieruchomości lub rzeczy ruchomych, umowa najmu, dzierżawy, umowa pożyczki lub poręczenia). W przypadku zaistnienia takiej sytuacji kierownik urzędu wyznacza do składu komisji rekrutacyjnej innego pracownika. 5.4 Przebieg postępowania rekrutacyjnego Postępowanie rekrutacyjne składa się z następujących etapów: kontrola pod względem formalnym złożonych ofert, sprawdzenie wiedzy kandydatów, rozmowa kwalifikacyjna, rozmowa kwalifikacyjna z kierownikiem urzędu. Postępowanie rekrutacyjne rozpoczyna się z chwilą otrzymania przez przewodniczącego ofert kandydatów wraz z ewidencją, na pierwszym posiedzeniu komisji. Komisja sprawdza stan kompletności i zgodności liczby przekazanych ofert z liczbą ofert wykazaną w ewidencji. Kontrola formalna złożonych ofert polega na sprawdzeniu przez komisję czy kandydat spełnia wymagania formalne, określone w ogłoszeniu o naborze, a w szczególności poprawności obejmującej: - dane identyfikacyjne kandydata, - dane identyfikacyjne urzędu, - dane dotyczące stanowiska pracy, którego dotyczy oferta, - termin i miejsce składania dokumentów, - kompletność i zgodność rodzaju, liczby i formy załączonych dokumentów z wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze, - zgodności rodzaju posiadanego przez kandydata wykształcenia z określonym w ogłoszeniu o naborze. Komisja ustala listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne, określone w ogłoszeniu o naborze. Oferty, które nie spełniają wyżej wymienionych wymagań formalnych są komisyjnie odrzucane. Kandydaci, którzy spełnili wymogi formalne, poddawani są sprawdzeniu wiedzy w formie pisemnego testu. Informację o terminie testu zamieszcza się na stronie internetowej urzędu oraz przekazuje kandydatom telefonicznie. Przewodniczący wyznacza termin przeprowadzenia sprawdzianu wiedzy. Nie może on się odbyć w terminie krótszym niż 2 dni od dnia przekazania kandydatom zawiadomienia o terminie sprawdzianu. Testy sprawdzające wiedzę przygotowuje przewodniczący lub osoba przez niego wyznaczona spośród członków komisji. Testy podlegają zatwierdzeniu przez kierownika urzędu. Zakres tematyczny testów sprawdzających wiedzę powinien być dostosowany do stanowiska pracy, na który został ogłoszony nabór i powinien obejmować: ogólne zasady prawa ustrojowego 5 pytań, zagadnienia z Ordynacji podatkowej 10 pytań, zagadnienia materialnego prawa podatkowego w zakresie wynikającym z zadań osoby zatrudnionej na stanowisku określonym w ogłoszeniu o naborze kandydatów lub zagadnienia z innej dziedziny, którą będzie się zajmował kandydat - 15 pytań. Testy, po zaakceptowaniu przez kierownika urzędu przechowywane są przez przewodniczącego, który osobiście nadzoruje ich powielanie (kserowanie), bezpośrednio przed rozpoczęciem sprawdzianu pisemnego. Osoby uczestniczące w przygotowaniu i I-008/3 Nabór pracowników Strona 5 z 7

6 przechowywaniu testów obowiązane są do bezwzględnego zachowania tajemnicy ich treści, pod rygorem odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy służbowej. Za prawidłową odpowiedź przyznawany jest 1 punkt. Za odpowiedź błędną lub brak odpowiedzi 0 punktów. 0 punktów przyznaje się również, gdy pierwotna odpowiedź została przekreślona i zaznaczona inna odpowiedź, a przekreślenie nie zostało podpisane przez kandydata. Na rozmowę kwalifikacyjną zapraszani są kandydaci, którzy uzyskali z testu sprawdzającego co najmniej 24 (80%) przewidzianych dla testu punktów. Na podstawie rozmowy kwalifikacyjnej każdy z członków komisji może przyznać kandydatowi od 0 do 5 punktów. Maksymalnie każdy kandydat może uzyskać 45 punktów (30 z części pisemnej oraz 15 z części ustnej). W przypadkach uzasadnionych rodzajem stanowiska pracy, na które przeprowadzany jest nabór do służby cywilnej, kierownik urzędu ma prawo zlecić, poza testem, dodatkowy inny pisemny sprawdzian kwalifikacji kandydata. Członkowie komisji mogą przyznać, za wyżej wymieniony sprawdzian, od 0 do 5 punktów. Maksymalna liczba punktów, którą może otrzymać kandydat, zwiększy się wówczas do 60 punktów. W przypadkach uzasadnionych rodzajem stanowiska pracy, na które przeprowadzany jest nabór do służby cywilnej, np. umowy na zastępstwo, kierownik urzędu ma prawo zlecić jedynie przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej. W przypadku przeprowadzenia jedynie rozmowy kwalifikacyjnej (z pominięciem sprawdzianu wiedzy), przewodniczący zaprasza na rozmowę wszystkich kandydatów spełniających wymogi formalne. Wówczas maksymalna liczba punktów, którą może otrzymać kandydat, wyniesie 15 punktów. Postępowanie rekrutacyjne prowadzone przez komisję rekrutacyjną powinno zakończyć się w terminie 14 dni od dnia jego rozpoczęcia. Komisja rekrutacyjna kończy postępowanie rekrutacyjne, wyłaniając grupę nie więcej niż 5 osób zakwalifikowanych do rozmowy kwalifikacyjnej z kierownikiem urzędu. W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej kandydatów równej liczby punktów o wskazaniu do zatrudnienia decyduje komisja rekrutacyjna, biorąc pod uwagę wszystkie uzyskane punkty i zaprezentowane przez kandydata umiejętności. Uzasadnienie wyboru musi być odnotowane w protokole z posiedzenia komisji. Jeżeli żaden z kandydatów nie otrzyma 24 punktów z testu, kierownik urzędu ma prawo: obniżyć dolną granicę wymaganej liczby punktów, zakończyć postępowanie rekrutacyjne bez dokonania wyboru kandydata. Ostatecznego wyboru kandydata dokonuje kierownik urzędu po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej z wytypowanymi kandydatami. Wyniki z przeprowadzonego naboru zostają przedstawione do akceptacji kierownikowi urzędu w formie protokołu, zgodnie z formularzem F-024. Informacje o naborze stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami określonymi w ogłoszeniu o naborze. Dokumenty złożone przez kandydatów, którzy nie spełnili wymagań formalnych lub nie zostali wybrani przechowuje się przez okres 1 miesiąca od dnia zakończenia postępowania rekrutacyjnego, a jeżeli w tym okresie nie zostaną odebrane przez osoby, które je złożyły, podlegają komisyjnemu zniszczeniu przez osoby będące członkami komisji rekrutacyjnej. Z czynności zniszczenia tych dokumentów sporządza się protokół zniszczenia F-025. Kierownik urzędu może w ramach tego samego naboru zatrudnić kolejną osobę, spośród najlepszych kandydatów, wymienionych w protokole z tego naboru, jeżeli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy. I-008/3 Nabór pracowników Strona 6 z 7

7 5.5 Informowanie kandydatów o wynikach postępowania rekrutacyjnego Kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki po przeprowadzonym naborze umieszcza informację o wynikach naboru na tablicy ogłoszeń urzędu, w biuletynie oraz na stronie internetowej urzędu. Wybrany kandydat zostaje poinformowany telefonicznie o zatrudnieniu. 5.6 Nawiązanie stosunku pracy Ostatnim etapem procesu rekrutacji jest potwierdzenie przyjęcia warunków zatrudnienia przez kandydata i podpisanie umowy o pracę. Nadzór nad prawidłowym nawiązaniem stosunku pracy sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej ds. organizacji i logistyki. Stosunek pracy pracownika służby cywilnej nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony. W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Ofertę kandydata, który został wyłoniony w procesie rekrutacji, dołączana jest do jego akt osobowych. 6 Wskazówki i uwagi Osoby realizujące procedurę naboru powinny stosować w szczególności zasadę równego traktowania, zasadę profesjonalizmu, zasadę niezależności i bezstronności. W przypadku przeprowadzenia rekrutacji wewnętrznej na wolne stanowiska pracy, spośród członków korpusu służby cywilnej, kierownik urzędu może powołać komisję i określić zasady naboru w odrębnym trybie. 7 Dokumenty związane Ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2008 r. Nr 227, poz ze zm.); Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.); Formularze wewnętrzne: F-023 Ewidencja złożonych ofert, F-024 Protokół z przeprowadzonego naboru, F-025 Protokół zniszczenia ofert, F-026 Protokół z posiedzenia komisji rekrutacyjnej. ROZDZIELNIK: Lp. Egzemplarz Adresat 1. Oryginał Kierująca wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. organizacji i logistyki 2. Kopia użytkowa wersja elektroniczna Członkowie komisji rekrutacyjnej I-008/3 Nabór pracowników Strona 7 z 7