BlitzProject Group Tomasz Byzia

Transkrypt

1 BlitzProject Group Tomasz Byzia ZAPYTANIE CENOWE NR 5RR/2018/4.3POWER NA ŚWIADCZENIE USŁUG WYNAJMU SALI I CATERINGU W PROJEKCIE WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ WARSZAWA, R.

2 Spis treści 1 Wprowadzenie i tryb zapytania Informacje o Zamawiającym Informacja o poufności Opis przedmiotu zapytania Wprowadzenie Szczegółowy opis przedmiotu zapytania Warunki udziału w postępowaniu Przygotowanie oferty Kryteria, ich znaczenie i sposób oceny ofert Termin i sposób złożenia oferty Pytania do Zamawiającego Lista załączników do zapytania ofertowego ` Strona 2 z 16

3 1 Wprowadzenie i tryb zapytania Zamawiający BlitzProject Group pełniąc rolę Wnioskodawcy projektu pt. Polskie Agencje Zatrudnienia centrami skutecznej aktywizacji kobiet (nr umowy o dofinansowanie UDA-POWR W139/16-00) realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (Osi priorytetowej: IV. Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa, Działania: 4.3 Współpraca ponadnarodowa), współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, kierując się zasadą efektywnego zarządzania finansami tj. przejrzystością, racjonalnością i efektywnością ponoszonych wydatków w ramach projektu, zaprasza do złożenia oferty cenowej w celu rozeznania rynku na świadczenie usługi wynajmu sali i zapewnienia cateringu podczas szkoleń, warsztatów i debat konsultacyjnych w projekcie. Zapytanie prowadzone jest zgodnie z Rozeznaniem Rynku z zachowaniem zasad określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata z dnia 19 lipca 2017 r. Informujemy, że przedmiotowe zapytanie nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy z dnia r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2015, poz.2164, z późn. zm.). Ma ono na celu wyłącznie rozeznanie rynku oraz uzyskanie wiedzy na temat kosztów związanych z planowaną usługą oraz potwierdzenie, że dana usługa lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa. Zapytanie prowadzone jest w języku polskim. Niniejsze Zapytanie cenowe wraz z załącznikami zostało wysłane do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców oraz zamieszczone na stronie internetowej: Zamawiający zapewnia, że wszyscy uczestnicy postępowania o rozeznanie cenowe mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zapytania i żaden Oferent nie jest uprzywilejowany względem pozostałych, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny. Strona 3 z 16

4 2 Informacje o Zamawiającym BlitzProject Group działa od 1999 roku, jest firmą doradczo-szkoleniową, specjalizującą się w skutecznym działaniu, mającym na celu trwałe usunięcie problemów, z jakimi na co dzień zmagają się prowadzący organizacje i projekty oraz zarządzający ludźmi managerowie każdego szczebla. Misją i celem BlitzProject Group jest wspieranie naszych klientów w racjonalizacji działań organizacyjnych tak, aby swą twórczą energię mogli skupiać na maksymalizacji zysku i budowaniu przewagi konkurencyjnej. Pracujemy z zarządami i kadrą menedżerską organizacji, rekomendując oraz wdrażając efektywne środki i metody realizacji strategii, redukcji kosztów nieprzynoszących wartości, poprawy relacji z klientami, rozwoju kapitału intelektualnego, rozwiązywaniu problemów oraz zwiększania motywacji pracowników i kadry zarządzającej. Jesteśmy ekspertami w planowaniu i zarządzaniu zmianami organizacyjnymi, optymalizacji procesów i budowaniu nowoczesnych i wydajnych struktur organizacyjnych i projektowych. Kiedy trzeba, pomagamy organizacjom zdobyć nowe kompetencje i efektywnie wykorzystać je w realizacji kluczowych przedsięwzięć. Naszą specjalnością jest realizacja wysoce innowacyjnych projektów technologicznych. Szczególnym obszarem naszych usług jest budowanie lepszych, partnerskich relacji działów informatycznych organizacji z działami biznesowymi. O roli IT w nowoczesnej firmie wiemy niemal wszystko, a zaproponowane i wdrożone przez nas modele współpracy działają skutecznie do dziś. Dane Zamawiającego: BlitzProject Group Tomasz Byzia Warszawa, ul. Macedońska 3 tbyzia@blitzproject.com tel godziny pracy: 9:00 17:00 Strona 4 z 16

5 3 Informacja o poufności Informacje zawarte w niniejszym zapytaniu cenowym są własnością BlitzProject Group i nie mogą być przetwarzane ani rozpowszechniane bez pisemnej zgody BlitzProject Group. Zabrania się wykonywania kopii oraz dystrybucji całości lub jakiejkolwiek części niniejszego opracowania bez wcześniejszego uzyskania pisemnego zezwolenia BlitzProject Group. Ze względu na wysoką innowacyjność przedsięwzięcia Oferenci, do których skierowano to Zapytanie, nie mają prawa ujawniać publicznie, w jakiejkolwiek formie, zarówno faktu skierowania do nich Zapytania, treści Zapytania, jak i udzielonych odpowiedzi, bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody od BlitzProject Group. Oferenci, do których skierowano Zapytanie, nie mogą posługiwać się nazwą Zamawiającego i okolicznością związaną z otrzymaniem Zapytania bez wiedzy i zgody BlitzProject Group. Oferent ponosi pełną odpowiedzialność za szkody poniesione przez BlitzProject Group w wyniku ujawnienia wskazanych powyżej informacji. Informacje oraz dokumenty, które BlitzProject Group otrzyma od Oferentów, będą traktowane jako poufne i wykorzystywane przez BlitzProject Group jedynie w celu rozeznania cenowego usługi oraz oceny Oferenta jako potencjalnego Wykonawcy. 4 Opis przedmiotu zapytania 4.1 Wprowadzenie Zamawiający BlitzProject Group w okresie od r. do r. realizuje projekt pt. Polskie Agencje Zatrudnienia centrami skutecznej aktywizacji kobiet (umowa nr UDA-POWR W139/16-00) w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój , współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Celem głównym ww. projektu jest zaadaptowanie, wypracowanie i wdrożenie w okresie od r. do r. kompleksowego rozwiązania Partnera Ponadnarodowego zwiększającego efektywność działań na rzecz aktywizacji zawodowej pełnoletnich kobiet pozostających bez zatrudnienia. Rozwiązanie zastosuje min. 2 instrumenty aktywizacji zawodowej: doradztwo zawodowe i szkolenia dla kobiet bez zatrudnienia. Celem szczegółowym projektu jest wdrożenie rozwiązania, dzięki współpracy z Partnerem Ponadnarodowym, do praktyki w Agencjach Zatrudnienia, szczególnie w zakresie aktywizacji zawodowej, kształcenia przez całe życie, tworzenia i realizacji polityk publicznych. Strona 5 z 16

6 Cele projektu zostaną osiągnięte przez: transfer wiedzy, zaadaptowanie, przetestowanie i wdrożenie rozwiązania dot. aktywizacji i doradztwa zawodowego dla kobiet bez zatrudnienia, opracowanie portalu aktywizacji zawodowej, podręcznika dla doradców zawodowych i modułu szkoleń multimedialnych dla kobiet bez zatrudnienia, przeszkolenie grupy doradców zawodowych z rozwiązania i doradztwo zawodowe dla grupy kobiet bez zatrudnienia. Cele, produkty i rezultaty projektu powiązane są ze współpracą ponadnarodową poza Common Framework. W projekcie zastosowane zostaną min. 2 rodzaje działań współpracy ponadnarodowej: transfer, zaadaptowanie, wdrożenie nowego rozwiązania, wymiana informacji i doświadczeń. Projekt zakłada działania dla zwiększenia trwałego udziału kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu i rozwoju kariery, ograniczenia segregacji na rynku pracy, zwalczania stereotypów płci w: szkoleniach, godzeniu pracy i życia osobistego. Grupę podmiotów niezbędnych do realizacji współpracy ponadnarodowej i wdrożenia rozwiązania do praktyki stanowią międzysektorowi partnerzy projektu: Lider - BlitzProject Group Tomasz Byzia Partner Krajowy - Narodowe Forum Doradztwa Kariery Partner Ponadnarodowy - Hochschule der Bundesagentur für Arbeit W ramach projektu współpracy ponadnarodowej zrealizowane zostaną następujące zadania: Zadanie 1 - Przygotowanie rozwiązania we współpracy z partnerem ponadnarodowym, Zadanie 2 - Testowanie wypracowanego rozwiązania w grupie docelowej projektu z wsparciem partnera ponadnarodowego, Zadanie 3 - Analiza efektów testowanego rozwiązania z uwzględnieniem opinii ekspertów merytorycznych oraz z uwzględnieniem wsparcia partnera ponadnarodowego, Zadanie 4 - Opracowanie ostatecznej wersji produktu (modelu, narzędzia, rozwiązania) gotowej do wdrożenia z uwzględnieniem wyników testowania i przeprowadzonej analizy z uwzględnieniem wsparcia partnera ponadnarodowego, Zadanie 5 - Działania związane z wdrożeniem rozwiązania do praktyki z uwzględnieniem wsparcia partnera ponadnarodowego, Zadanie 6 - Wypracowanie rekomendacji dla instytucji użytkownika, w celu zapewnienia skutecznej trwałości stosowania rozwiązania wypracowanego w projekcie współpracy ponadnarodowej. Strona 6 z 16

7 Zastosowanie i wykorzystanie rozwiązania dotyczy: 1. Grupy Użytkowników: a) 10 Agencji zatrudnienia, tym Partner Krajowy - NFDK, działających na rzecz aktywizacji zawodowej kobiet bez zatrudnienia, które wdrożą i zastosują rozwiązanie, b) 45 Doradców zawodowych (27 K/18 M): 30 (etap testowania) i 15 (etap wdrażania), którzy będą stosować rozwiązanie w praktyce, 2. Grupy odbiorców: a) 120 pełnoletnich Kobiet bez zatrudnienia z dezaktualizacją i niedopasowaniem kwalifikacji zawodowych do rynku pracy, Grupa docelowa projektu z całego kraju, gdzie obecne działania w zakresie aktywizacji zawodowej są niewystarczające. 4.2 Szczegółowy opis przedmiotu zapytania Przedmiotem zapytania jest rozeznanie rynku na świadczenie usługi wynajmu sali oraz zapewnienia cateringu podczas szkoleń, warsztatów i debat konsultacyjnych w projekcie dotyczących wprowadzanego innowacyjnego rozwiązania. Cykl spotkań składa się z: Trzech (3) szkoleń dla min. 30 Doradców zawodowych 4-dniowych po 8 godz. dziennie, razem 32 godz. Dziesięciu (10) warsztatów dla min. 120 uczestniczek projektu (kobiet poszukujących pracy) 1- dniowych, 8 godz. dziennie, razem 80 godz. Dziesięciu (10) debat konsultacyjnych - jednodniowych (8 godz.) dla min. 30 Doradców zawodowych i min. 120 uczestniczek projektu (kobiet poszukujących pracy), razem 80 godz. Szkolenia mogą być prowadzone w następujących miastach: Bydgoszcz, Warszawa, Poznań, Kraków, Wrocław, Trójmiasto, Lublin, Łódź, Nowy Sącz, Radom, Kielce, Ostrowiec Świętokrzyski. Termin i miejsce realizacji szkoleń, warsztatów i debat konsultacyjnych uzależnione od miejsca zamieszkania uczestników projektu i wyznaczone po zakończonym procesie rekrutacji poszczególnych grup szkoleniowych. Zamawiający wyraża zgodę na składanie ofert częściowych i/lub wariantowych (na poszczególne miasta), co za tym idzie w każdej z wymienionych lokalizacji może wybrać innego Oferenta. Strona 7 z 16

8 Wymagania dla szkoleń i debat konsultacyjnych: Wykonawca powinien zapewnić salę wyposażoną w niezbędny sprzęt multimedialny (np.: rzutnik, laptopy, sieć, Internet, projektor, telewizor, komputer, flipchart i inne w miarę potrzeb). Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią infrastrukturę pomieszczenia przeznaczone do form grupowych mogących w sposób swobodny pomieścić grupę szkoleniową/warsztatową do 20 osób. Wykonawca powinien zapewnić catering: przerwy kawowe i obiad, Przerwy kawowe powinny obejmować kawę, herbatę, wodę, mleko, cukier, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce. Obiad powinien obejmować dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój. W wynajmowanych salach muszą zostać zapewnione odpowiednie warunki socjalne oraz BHP (podjazd do budynku, windy i/lub podjazdy w budynku oraz toalety przystosowane są dla osób niepełnosprawnych) w tym uwzględnienie przy organizacji wsparcia np. barier architektonicznych itp. w związku z możliwością udziału w projekcie osób niepełnosprawnych tak, by udział w projekcie nie stanowił dla nich barier. Wykonawca powinien zapewnić odpowiedni catering dla niepełnosprawnych uczestników projektu zgodnie z przeprowadzonym wywiadem zapotrzebowania. Realizacja szkoleń, warsztatów i debat konsultacyjnych nastąpi po zakończeniu rekrutacji uczestników projektu oraz wybraniu Wykonawcy/ów w okresie marzec lipiec 2018 r. Terminy realizacji zamówienia zależą od terminów realizacji poszczególnych działań projektowych. Podane terminy realizacji zamówienia mogą ulec zmianie w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego uniemożliwiające realizację przedsięwzięcia w zakładanych terminach. Przedstawiona lista obejmuje minimalne działania oczekiwane od Wykonawców. Oferenci mają prawo zaproponować rozszerzenie zakresu współpracy. Informacje niezbędne do wykonania zamówienia będą przekazywane przez Zamawiającego sukcesywnie w wersji elektronicznej, w formie wydruku lub faksem. Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykonania usługi w ramach przedmiotowego zapytania z zachowaniem zasady równości szans i niedyskryminacji a także równości szans kobiet i mężczyzn, w tym dostępności produktu dla osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata , zamieszczonymi na stronie internetowej Instytucji Pośredniczącej tj. Centrum Projektów Europejskich. Rozliczenie wykonanej usługi nastąpi na podstawie dokumentu księgowego potwierdzającego poniesienie wydatku tj. faktury VAT. Strona 8 z 16

9 Dokumenty księgowe za wykonane prace płatne będą w PLN według cen zawartych w ofercie i umowie. Ceny podane w walutach obcych będą przeliczone na złotówki po kursie NBP z dnia wystawienia faktury. Termin płatności do 30 dni od otrzymania prawidłowego dokumentu księgowego i protokołu odbioru usługi. Za realizację zamówienia Oferent będzie odpowiadał bezpośrednio przed Kierownikiem Projektu. Wynagrodzenie Wykonawcy współfinansowane w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój , ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 5 Warunki udziału w postępowaniu Odpowiedzi na zapytanie mogą składać Oferenci, którzy łącznie spełniają minimalne warunki o następującej treści: 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania działalności i czynności objętych przedmiotem zamówienia, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. Posiadają niezbędną wiedzę, potencjał techniczny i doświadczenie oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania zadania będącego przedmiotem postępowania. 3. Wykonawca powinien być dyspozycyjny czasowo i logistycznie z uwagi na planowane w ramach projektu działania z jego udziałem realizowane w trybie roboczym stosownie do zapotrzebowania w projekcie. 4. W ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania nie wyrządzili szkody, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie. 5. Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 6. Sąd nie orzekł wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. 7. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi (produktów) zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasadą równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych przez Zamawiającego informacji w ramach niniejszego zamówienia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie dokumentów/oświadczeń przedłożonych przez Wykonawców wraz z ofertą na zasadzie kwalifikacji spełnia/nie spełnia. Niespełnienie któregokolwiek z postawionych warunków skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Oferta złożona przez Wykonawcę wykluczonego z postępowania będzie traktowana jako oferta odrzucona. Strona 9 z 16

10 6 Przygotowanie oferty Każda Oferta powinna być: 1. Przygotowana w języku polskim. W przypadku dokumentów sporządzonych w języku obcym są one składane wraz z tłumaczeniem na język polski i poświadczone przez Oferenta. 2. Sporządzona w jednym egzemplarzu. 3. Złożona na Formularzu Ofertowym (zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania cenowego) podpisanym przez osobę uprawnioną wraz z pozostałymi załącznikami stanowiącymi jej integralną część. W przypadku gdy formularz nie zawiera wszystkich ww. elementów oferty Oferent powinien dołączyć do formularza pismo z wymaganymi elementami oferty. 4. Kompletna, zawierać wszystkie wymagane dokumenty, oświadczenia oraz informacje określone w sposób jednoznaczny. 5. Wersja elektroniczna powinna być kopią wersji papierowej (skan z podpisami w plikach Pdf). 6. Zgodna z opisem przedmiotu zapytania zawartym w Zapytaniu cenowym. 7. Czytelnie podpisana przez Oferenta (tj. osobę uprawnioną), a w przypadku podpisania oferty przez inną osobę, wymagane jest dołączenie do oferty stosownego pełnomocnictwa w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. 8. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 9. Strony oferty powinny być ponumerowane, parafowane oraz połączone w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie. 10. Załączniki w oryginale lub potwierdzone na zgodność z oryginałem. 11. Oferty niekompletne, niezgodne z warunkami udziału w postępowaniu będą odrzucone. 12. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. W odpowiedzi na Zapytanie cenowe Zamawiający uprzejmie prosi Oferentów o dostarczenie: 1. Informacji o cenie w PLN netto i brutto za wykonanie usługi wynajmu sal na szkolenia, warsztaty i debaty oraz zapewnienia cateringu, na załączonym Formularzu ofertowym załącznik nr 1. Zamawiający prosi o uwzględnienie w Ofercie wszystkich kwot związanych z pracami będącymi w zakresie niniejszego Zapytania. 2. Informacji o zakresie wykonania usługi cateringu w poszczególnym zakresie podstawowym lub rozszerzonym na załączonym Formularzu ofertowym zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania cenowego. 3. Specyfikacji kosztu wykonania usługi, która zawiera wszelkie składowe koszty związane z realizacją przedmiotowego zamówienia, w tym: koszt wynajmu sali w przeliczeniu na 1 dzień, koszt cateringu w przeliczeniu na 1 osobę/1 dzień. Strona 10 z 16

11 4. Złożonych deklaracji Oświadczeń zawartych na Formularzu ofertowym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 5. Aktualny odpis z właściwego rejestru (np. KRS) lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (jeśli dotyczy). 6. Pełnomocnictwo, w przypadku gdy dokumenty zostały podpisane przez pełnomocnika Oferenta (jeśli dotyczy). Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyn. Oferentom z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. Zamawiający dokona sprawdzenia spełnienia przez Oferentów wymogów określonych w zapytaniu cenowym w zakresie kompletności i jakości oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozpatrywania jedynie ofert złożonych w komplecie z wszystkimi wymaganymi załącznikami i podpisami. Brak któregokolwiek z wymaganych niniejszym Zapytaniem dokumentów lub oświadczeń, złożenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z wymaganiami ustanowionymi niniejszym Zapytaniem, będzie skutkować odrzuceniem oferty. Zamawiający wymaga, aby dokumenty były składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta. Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem, jeśli złożony dokument jest nieczytelny lub budzi wątpliwości co do jego prawdziwości. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnienia treści dokumentów lub przedłożenia dodatkowych dokumentów. Termin ważności oferty (w razie braku innego oświadczenia Oferenta będzie to minimalny okres 150 dni od upływu terminu do składania ofert). Strona 11 z 16

12 7 Kryteria, ich znaczenie i sposób oceny ofert 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zastosuje następujące kryteria oceny ofert: L.p. Nazwa kryterium Waga punktowa 1. Cena brutto (przeliczona dla grupy 10 osób (catering) + 1 dzień wynajmu sali) 80 pkt 2. Oferowany zakres usług 20 pkt 2. Ocena punktowa ofert dokonana będzie w następujący sposób: a) Cena (C) maksymalnie 80 pkt: najniższa oferowana cena x 80 pkt. cena ocenianej oferty b) Oferowany zakres usług (Z) maksymalnie 20 pkt. Przy ocenie ofert przyznawane będą punkty, na podstawie zaoferowanych przez Oferenta zakresów wykonania usługi cateringu w poszczególnych trybach, w tym: 1) Z1 (zakres podstawowy): za wykonanie usług cateringu w zakresie opisanym w niniejszym zapytaniu 5 pkt; 2) Z2 (zakres rozszerzony): za wykonanie usług cateringu w zakresie szerszym niż opisany w niniejszym zapytaniu 15 pkt; Ostateczna liczba punktów przyznanych ofercie, będzie obliczona wg wzoru: P = C + Z 3. Informacje o trybie oceny ofert 1) Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z zapytaniem cenowym. 2) Oferta zostanie odrzucona jeżeli: a. jej treść nie odpowiada treści zapytania cenowego, Strona 12 z 16

13 b. nie została przygotowana w oparciu o Formularz ofertowy stanowiący załącznik do przedmiotowego zapytania, c. nie została podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta, d. została złożona przez Oferenta nie spełniającego warunków udziału w postępowaniu, e. nie zawiera wymaganych w zapytaniu cenowym oświadczeń i dokumentów, bądź oświadczenia te i dokumenty zostały przygotowane w sposób niezgodny z zapisami niniejszego zapytania. 3) Z tytułu odrzucenia oferty Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. 4) Zamawiający w toku oceny ofert może żądać od Oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących ich treści. 5) Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Oferentowi, którego oferta nie została odrzucona oraz uzyskała najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie punktowej w poszczególnych miastach. Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Oferentowi wynosi 100 pkt. 6) Zamawiający wyraża zgodę na składanie ofert częściowych i/lub wariantowych (na poszczególne miasta), co za tym idzie w każdej z wymienionych lokalizacji może wybrać innego Oferenta. 7) Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną. 8) Jeżeli w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna lub dwie ważne oferty, wówczas Zamawiający uzupełni udokumentowanie rozeznania rynku o ofertę pochodzącą z innego źródła (tj. jednej z pozostałych możliwości wskazanych w pkt 2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata ) tj. wydruków stron internetowych z opisem towaru/usługi i ceną lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar/usługę, albo innego dokumentu. 9) Zamawiający wybierze Wykonawcę na podstawie ofert złożonych w niniejszym postępowaniu. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zapytaniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Oferentowi zamówienia za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź telefonicznie. 10) Wykonawca zostanie wybrany po ustaleniu lokalizacji i terminów planowanych szkoleń, warsztatów i debat konsultacyjnych. 11) Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie udokumentowany protokołem wyboru Wykonawcy. 4. Określenie warunków podpisania i zmiany umowy 1) Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza jest zobowiązany do zawarcia umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. Zamawiający zawiera umowę Strona 13 z 16

14 z wybranym Wykonawcą usługi na podstawie własnych wzorów umów stosowanych przez Zamawiającego. 2) Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie materiały do realizacji zamówienia w wersji elektronicznej, w formie wydruku lub faksem w dniu zawarcia umowy lub w trakcie realizacji usługi. 3) Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, odstąpi od podpisania umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może podpisać umowę z kolejnym Oferentem, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. 4) Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień zawartej umowy z wybranym Wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 5) Dopuszczalne zmiany istotnych warunków umowy: a) jeżeli zmiana umowy dotyczyć będzie zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia, która spowodowana będzie: zaistnieniem działania siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z wymogami, konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w szczególności instytucjami, które na podstawie przepisów prawa mogą wpływać na realizację Umowy, konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych i zaleceń Instytucji Pośredniczącej tj. Centrum Projektów Europejskich, konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian terminów realizacji poszczególnych działań projektowych realizowanych przez Zamawiającego. Terminy realizacji zamówienia mogą ulec zmianie w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego uniemożliwiające realizację przedsięwzięcia w zakładanych terminach. b) jeżeli zmiana umowy dotyczyć będzie zmiany zakresu wykonania przedmiotu zamówienia, który spowodowany będzie czynnikami niezależnymi od Zamawiającego. 6) Zmiany mogą być inicjowane przez Zamawiającego lub przez Wykonawcę. 7) Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności. 8) Zamawiający zachowuje prawo do wyłączenia jakiejkolwiek części prac z umowy, jeśli uzna to za stosowne. Strona 14 z 16

15 8 Termin i sposób złożenia oferty Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w terminie do dnia r. do godz. 17:00, czyli w ciągu min. 3 dni od dnia upublicznienia zapytania cenowego daty umieszczenia zapytania na stronie internetowej oraz wysłania do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców. Ofertę można doręczyć Zamawiającemu: 1. osobiście pod adresem siedziby Zamawiającego, w godzinach pracy 9:00 17:00, 2. pocztą/kurierem na adres siedziby Zamawiającego, w godzinach pracy 9:00 17:00, 3. drogą mailową na adres: mkwiecien@blitzproject.com lub info@kobietypracujace.eu Adres siedziby Zamawiającego: BlitzProject Group Tomasz Byzia Warszawa, ul. Macedońska 3 tbyzia@blitzproject.com godziny pracy: 9:00 17:00 osoba do kontaktu: Tomasz Byzia tel W przypadku dokumentacji wysłanej drogą elektroniczną (w formie skanu plików PDF wymaganych dokumentów), datą i godziną złożenia oferty jest data i godzina skutecznego wysłania maila. W tytule korespondencji mailowej prosimy o zapis Oferta na usługę wynajmu sali i zapewnienia cateringu w projekcie PAZ. Za datę złożenia oferty do siedziby Zamawiającego przyjmuje się datę jej wpływu do siedziby Zamawiającego. W przypadku dokumentacji złożonej do siedziby Zamawiającego, Oferent dostarczy ofertę w opieczętowanej kopercie, która będzie zaklejona i zaadresowana na adres siedziby Zamawiającego: BlitzProject Group Tomasz Byzia, Warszawa, ul. Macedońska 3. Koperta będzie posiadać oznaczenie: Postępowanie na realizację usług wynajmu sali i zapewnienia cateringu w ramach projektu pt. Polskie Agencje Zatrudnienia centrami skutecznej aktywizacji kobiet w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój , współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Nie otwierać przed r. godz.17:00. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia Oferenta, w tym usługi pocztowej, kurierskiej lub elektronicznej, w tym za uznanie złożonej przez Oferenta oferty za pomocą poczty elektronicznej za wiadomość śmieciową, tak zwany SPAM, czy niemożność otworzenia załączonych przez Oferenta załączników. Zamawiający wyraża zgodę na składanie ofert częściowych i/lub wariantowych (na poszczególne miasta), co za tym idzie w każdej z wymienionych lokalizacji może wybrać innego Oferenta. Strona 15 z 16

16 Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. Otwarcie ofert nastąpi w dniu r. o godz. 17:05 w siedzibie Zamawiającego. 9 Pytania do Zamawiającego W przypadku istotnych wątpliwości Oferent może zadać pytanie Zamawiającemu w celu objaśnienia treści zapytania ofertowego. W razie pytań prosimy o kontakt: telefoniczny pod numerem tel Małgorzata Kwiecień, w dni robocze w godzinach lub mailowy na adres: mkwiecien@blitzproject.com. Osoba do kontaktu z Oferentami: Małgorzata Kwiecień. Zamawiający udzieli odpowiedzi na wszystkie zapytania związane z prowadzonym zapytaniem cenowym. Jeżeli pytanie o wyjaśnienie treści zapytania wpłynie do Zamawiającego po upływie terminu o którym mowa rozdziale 8, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić pytanie bez odpowiedzi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielenia odpowiedzi na pytania przekazane mu w sposób inny niż opisany powyżej. 10 Lista załączników do zapytania ofertowego Zamawiający wymaga złożenia w Ofercie następujących oświadczeń i dokumentów, które są integralną częścią niniejszego zapytania cenowego, oraz stanowią potwierdzenie spełnienia przez Oferenta warunków udziału w postepowaniu, a mianowicie: Załącznik nr 1: Formularz ofertowy wraz oświadczeniami o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu; Aktualny odpis z właściwego rejestru (np. KRS) lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (jeśli dotyczy); Pełnomocnictwo, w przypadku gdy dokumenty zostały podpisane przez pełnomocnika Oferenta (jeśli dotyczy). Strona 16 z 16