Kodeks postępowania i etyki w biznesie

Transkrypt

1 Zatwierdzone przez Zarząd 23 czerwiec 2017 r. NASPERS GROUP Kodeks postępowania i etyki w biznesie WPROWADZENIE Zarząd firmy Naspers promuje właściwe zachowania przez określenie istotnych dla nas wartości i zapewnienie integracji etycznych standardów biznesowych przedstawionych w tym kodeksie ze strategiami i działaniami Grupy. Niniejszy kodeks został przyjęty przez Zarząd, który polecił firmie Naspers rozpowszechnienie treści kodeksu wśród interesariuszy wewnętrznych oraz odpowiednich interesariuszy zewnętrznych. Zarząd przekazał odpowiedzialność za regularne przeglądy kodeksu oraz plan komunikacji w zakresie etyki komisji Zarządu ds. kadr i wynagrodzeń. Firma Naspers stosuje politykę prowadzenia działań biznesowych w oparciu o zgodność z obowiązującym prawem oraz należytą troskę o standardy etyczne praktyk biznesowych. Sukces rynkowy naszej Grupy w miejscach prowadzenia działalności jest oparty na uczciwości we wszystkich kwesiach biznesowych. Dokładamy wszelkich starań, aby zapobiec jakimkolwiek sytuacjom mogącym stać w sprzeczności z naszymi zasadami w kontaktach z klientami, dostawcami, instytucjami rządowymi oraz innymi partnerami biznesowymi. Ten kodeks określa standardy postępowania w biznesie dla całej Grupy i jest wspierany przez wiele zasad obowiązujących w Grupie. Działalność biznesowa Grupy ma jednak charakter lokalny, dlatego nasi pracownicy podlegają przepisom prawa i regulacjom obowiązującym w wielu krajach, w których zasady Grupy są uzupełniane przez lokalne polityki i procedury. Dla celów związanych z niniejszym kodeksem Osoba kontaktowa ds. Kodeksu etyki w biznesie będzie różnić się w przypadku dyrektorów, kadry zarządzającej i pracowników. Dla dyrektorów i kadry zarządzającej Osobą kontaktową ds. Kodeksu etyki w biznesie będzie sekretarz spółki na poziomie Grupy, natomiast dla wszystkich pozostałych pracowników Osoba kontaktowa ds. Kodeksu etyki w biznesie zostanie określona przez zarząd spółki zatrudniającej danego pracownika. ZAKRES I ZASTOSOWANIE KODEKSU Ten kodeks dotyczy firmy Naspers i jej podmiotów zależnych oraz ma zastosowanie do wewnętrznych interesariuszy Grupy, czyli jej Zarządu i pracowników (zarówno tymczasowych, jak i stałych). MIEJSCE PRACY Uczciwe zatrudnienie W firmie Naspers zdajemy sobie sprawę z faktu, że nasi pracownicy wraz ze swoimi różnorodnymi talentami i poglądami przyczyniają się do pomyślnego tworzenia i wdrażania nowych szans biznesowych. Dlatego dążymy do stworzenia miejsca pracy, w którym promowane są praca zespołowa i wzajemne zaufanie, a pracownicy są traktowani z szacunkiem. Z tego powodu Naspers oczekuje od wszystkich swoich dyrektorów i pracowników uczciwego oraz rzetelnego współdziałania ze współpracownikami i partnerami biznesowymi oraz zachowania zgodności 1.

2 z następującymi zasadami: Rzetelne i sumienne podejście do wykonywania obowiązków zawodowych oraz ich realizacja. Unikanie relacji lub interesów, które mogłyby pośrednio lub bezpośrednio niekorzystnie wpływać na ich zdolność do działania w sposób uczciwy i obiektywny. Traktowanie klientów, współpracowników, konkurentów i strony trzecie w sposób uczciwy i z szacunkiem oraz uprzejme prowadzenie komunikacji. Przestrzeganie wysokich standardów etyki biznesowej we wszystkich prowadzonych działaniach handlowych. Przestrzeganie przepisów prawa, regulacji i zasad Grupy dotyczących nieuczciwego postępowania, korupcji i/lub naruszeń obowiązku działania w dobrej wierze przez dyrektorów lub pracowników. Poszanowanie różnorodności i niedopuszczanie się represjonowania osób z jakichkolwiek przyczyn, w tym z uwagi na płeć, klasę społeczną, rasę, wyznanie, kolor skóry, orientację seksualną, stan cywilny lub rodzinny, wiek, narodowość, powiązania lub niepełnosprawność. W miarę rozszerzania działalności Grupa planuje uczestniczyć w życiu społeczności, w których prowadzi działalność, zapewniać możliwości rozwoju pracownikom, przyczyniać się do poprawy stanu gospodarki oraz minimalizować swoje oddziaływanie na środowisko. Prywatność i poufność danych pracowników Grupa szanuje poufność danych osobowych pracowników. W związku z tym gromadzi i przechowuje jedynie takie dane osobowe pracowników, które są potrzebne do efektywnego funkcjonowania Grupy lub wymagane przez prawo w miejscach, w których Grupa prowadzi działalność. UCZCIWOŚĆ FINANSOWA I ZASOBY GRUPY Dokładna i kompletna dokumentacja Fundusze i zasoby Grupy mają służyć wyłącznie zgodnym z prawem celom korporacji. Dyrektorzy i pracownicy są zobowiązani do właściwego, terminowego i dokładnego rejestrowania wszystkich transakcji w dokumentacji księgowej i administracyjnej Grupy. Bezpieczeństwo i higiena pracy Celem Grupy jest zapewnienie pracownikom i dyrektorom bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy. Aby to osiągnąć, pracownicy muszą dbać o bezpieczeństwo i higienę swoich miejsc pracy, przestrzegając zasad i praktyk ochrony środowiska oraz BHP, a także bezzwłocznie zgłaszając wypadki, urazy oraz sprzęt, praktyki i warunki niezapewniające wymaganego poziomu bezpieczeństwa. Od dyrektorów i pracowników oczekuje się wykonywania obowiązków zawodowych w sposób bezpieczny oraz w stanie wolnym od wpływu alkoholu bądź substancji niedozwolonych. Zażywanie nielegalnych substancji oraz stosowanie przemocy czy gróźb w miejscu pracy nie będzie tolerowane. Ochrona środowiska Dyrektorzy i pracownicy są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i regulacji dotyczących ochrony środowiska oraz własnej polityki Grupy w zakresie zrównoważonego rozwoju. W firmie Naspers zdajemy sobie sprawę, że zrównoważony rozwój i ochrona ekonomiczna, społeczna i środowiskowa to globalne wymogi, które są dla firm źródłem zarówno nowych szans, jak i ryzyka. Jako wiodąca spółka medialna Grupa chce stworzyć warunki, które pozwolą jej sprostać tym wyzwaniom. Korzystanie z zasobów Grupy Dyrektorzy i pracownicy powinni (w przypadkach innych niż okazjonalny użytek prywatny o ograniczonym zakresie i niekolidujący z wykonywaniem obowiązków zawodowych) korzystać z zasobów Grupy w celu prowadzenia działań biznesowych, a nie do użytku osobistego lub w celu osiągnięcia własnych korzyści, a także, w racjonalnie uzasadnionych przypadkach, podejmować starania w celu ponownego wykorzystania i recyklingu materiałów eksploatacyjnych. Korzystanie z zasobów elektronicznych Z zasobów elektronicznych zapewnianych przez Grupę, takich jak poczta e- mail, Internet, dostęp do sieci itp. należy korzystać w sposób odpowiedzialny, właściwy i etyczny. Własność intelektualna i poufność Grupa regularnie wytwarza cenną własność intelektualną, do której należą patenty, prawa autorskie, znaki towarowe i usługowe oraz poufne informacje biznesowe, takie jak strategie i plany biznesowe, projekty nowych produktów itp. Ta własność intelektualna musi być chroniona przed nieautoryzowanym użyciem. Dyrektorzy i pracownicy, w czasie pracy na rzecz Grupy oraz w późniejszym okresie, są zobowiązani do zachowania poufności i nieujawniania jakichkolwiek tajemnic handlowych Grupy, dokumentacji lub informacji poufnych, specjalistycznej wiedzy technicznej (know- how) i danych, rysunków, systemów, 2.

3 metod, oprogramowania, procesów, list klientów, programów, danych markeingowych i/lub finansowych żadnym osobom innym niż osoby zatrudnione i/lub autoryzowane przez odpowiednią spółkę Grupy, które potrzebują dostępu do takich tajemnic lub informacji do celów związanych z ich zatrudnieniem w Grupie lub powiązaniami z Grupą. UCZCIWOŚĆ BIZNESOWA Konkurencja i uczciwe zawieranie transakcji Celem firmy Naspers jest zyskanie przewagi nad konkurencją w sposób uczciwy i sprawiedliwy. Dążymy do wyprzedzenia konkurencji dzięki doskonałej wydajności, a nie przez stosowanie nieetycznych bądź nielegalnych praktyk biznesowych. Przepisy prawa dotyczące konkurencji m.in.: zabraniają zawierania umów i porozumień między konkurentami, które powodują ograniczenie konkurencji; regulują zachowanie firm dominujących na rynku; oraz wymagają uprzedniej weryfikacji, a w niektórych przypadkach zatwierdzenia operacji fuzji i przejęć oraz określonych innych transakcji, które mogą powodować ograniczenie konkurencji. Prawa dotyczące konkurencji są złożone i często stosowane w różny sposób w zależności od kraju i kontekstu. W przypadku nowej inicjatywy handlowej, która może podlegać przepisom prawa konkurencji, ważne jest przeprowadzenie konsultacji z radcą prawnym na wczesnym etapie procesu. Przykłady transakcji, które mogą podlegać przepisom prawa konkurencji obejmują umowy wiązane, zakupy lub sprzedaż produktów i usług z zastrzeżeniem wyłączności, umowy ograniczające wybór konsumentów oraz umowy o współpracy z konkurentami. Kradzież zastrzeżonych danych, posiadanie informacji o tajemnicach handlowych uzyskanych bez zgody właściciela itp. są niedozwolone. Dyrektorzy i pracownicy są zobowiązani do poszanowania praw klientów, dostawców, konkurentów i pracowników Grupy. Żaden dyrektor ani pracownik nie może czerpać nieuczciwych korzyści przez niewłaściwe użytkowanie własności intelektualnej jakiejkolwiek strony trzeciej, fałszywe przedstawianie faktów czy jakiekolwiek inne nielegalne praktyki handlowe. Dyrektorzy i pracownicy nie mogą uczestniczyć w nielegalnym ustalaniu cen, zmowie przetargowej, przydzielaniu rynków lub klientów ani w podobnych niezgodnych z prawem działaniach ograniczających konkurencję. Konflikt interesów Z zasady dyrektorzy i pracownicy Grupy nie powinni prowadzić ani pozyskiwać interesów zewnętrznych, które pośrednio lub bezpośrednio mogłyby wpływać na osądy dyrektora lub pracownika oraz jego lojalność względem interesów Grupy. Ponadto dyrektorzy i pracownicy są zobowiązani do unikania sytuacji powodujących nie tylko faktyczne konflikty, ale także stwarzających wrażenie istnienia konfliktu między interesami własnymi a interesami Grupy. W odniesieniu do konfliktów interesów należy zwrócić uwagę na następujące zagadnienia: Dyrektorzy i pracownicy nie mogą konkurować z Grupą ani, bez uprzedniej zgody Zarządu, prowadzić pośrednio lub bezpośrednio jakichkolwiek interesów związanych z dostawcami, klientami, konkurentami lub partnerami biznesowymi Grupy. Jedynym dozwolonym wyjątkiem jest posiadanie nie więcej niż trzech (3) procent całkowitej liczby wyemitowanych akcji spółek publicznych notowanych na giełdzie. Niektóre spółki należące do Grupy są notowane na giełdzie i od czasu do czasu sekretarz spółki może wydawać zakaz zawierania transakcji obejmujących akcje tych spółek. W takim przypadku w okresie objętym zakazem prowadzenie handlu akcjami odpowiednich spółek Grupy jest niedozwolone. Dyrektorzy i pracownicy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, nie mogą pośrednio lub bezpośrednio zabiegać o prezenty ani jakiekolwiek przysługi lub korzyści od żadnych firm ani osób indywidualnych prowadzących interesy z jakąkolwiek spółką należącą do Grupy, ani też przyjmować jakichkolwiek korzyści innych niż zwykłe zaproszenia na imprezy towarzyskie lub w rozsądnym zakresie zaproszenia na wydarzenia rozrywkowe bądź artykuły, takie jak kalendarze, notatniki itp. albo firmowe upominki ogólnie uważane za materiały reklamowe lub promocyjne. Dyrektorzy i pracownicy w żadnym wypadku nie mogą pośrednio lub bezpośrednio przyjmować zapłaty w jakiejkolwiek formie od dostawców, konkurentów lub klientów. Obejmuje to m.in. kosztowne imprezy rozrywkowe, wakacje lub wycieczki rekreacyjne, z wyjątkiem takich, które są zwyczajowo akceptowane jako typowe gesty grzecznościowe związane z właściwymi praktykami biznesowymi na danym rynku. Nie należy godzić się na preferencyjne traktowanie ani przyjmować osobistych przysług oferowanych lub udzielanych w celu uzyskania niestosownych korzyści, jeśli są one oferowane ze względu na zajmowane stanowisko dyrektora lub pracownika, gdyż mogą one mieć charakter zobowiązujący. 3.

4 Dyrektorzy i pracownicy muszą pozostać wolni od wpływów, interesów lub stosunków, które mogłyby wpłynąć na ich obiektywność lub bezstronność. Na obiektywność dyrektorów i pracowników może wpłynąć między innymi: - posiadanie bezpośredniego lub pośredniego udziału finansowego w przedsiębiorstwie, z którym Grupa utrzymuje stosunki gospodarcze; - działanie w charakterze powiernika takich przedsiębiorstw; lub - udzielanie pożyczek takim przedsiębiorstwom lub zaciąganie od nich pożyczek, chyba że na zasadzie zwykłych pożyczek udzielanych przez instytucje finansowe. Nie zezwala się ponadto na jakiekolwiek prezenty lub wydarzenia rozrywkowe, które są niezgodne z prawem lub zostały opłacone osobiście w celu uniknięcia obowiązku ich zgłoszenia lub uzyskania na nie zgody. Jeśli jakikolwiek dyrektor lub pracownik ma powody przypuszczać, że jego postępowanie może być niezgodne z niniejszym kodeksem, lub w przypadku, gdy oferowane prezenty, korzyści lub przysługi nie są skromne lub są oferowane często, powinien skonsultować się ze stosowną osobą kontaktową ds. Kodeksu etyki w biznesie. Łapówkarstwo i korupcja Dyrektorzy i pracownicy Grupy często mają kontakt z urzędnikami państwowymi, pracownikami państwowych spółek, agencji i organów nadzorczych. W takich sytuacjach dyrektor lub pracownik musi upewnić się, że: kontakt taki ma uzasadniony cel gospodarczy; jest dozwolony na mocy miejscowych przepisów prawa i zasad oraz niniejszej polityki; nie ma na celu w sposób niewłaściwy przekonać urzędnika lub pracownika państwowego do użycia jego uprawnień na korzyść gospodarczą Grupy; wszelkie prezenty, wydarzenia rozrywkowe lub akty gościnności oferowane urzędnikowi lub pracownikowi państwowemu są zgodne z niniejszą polityką. Wiele krajów posiada przepisy antykorupcyjne, które często mają zastosowanie nawet wówczas, gdy łapówkarstwo ma miejsce poza przedmiotowym krajem. Próba ominięcia tych praw stanowi poważne wykroczenie i może skutkować dużymi grzywnami i/lub karą pozbawienia wolności. Dyrektorom, pracownikom i agentom Grupy zabrania się oferowania, obiecywania, przekazywania, żądania lub przyjmowania jakichkolwiek niezgodnych z prawem płatności lub korzyści od lub na rzecz osób z sektora publicznego lub prywatnego w celu pozyskania lub zatrzymania klientów albo wpłynięcia na ich decyzje lub też dla jakichkolwiek innych niestosownych bądź nienależytych korzyści w zakresie działalności gospodarczej. Dyrektorzy i pracownicy, którzy zatrudniają zewnętrznych agentów lub przedstawicieli (osoby fizyczne lub firmy) do świadczenia istotnych usług w imieniu Grupy, powinni podjąć stosowne kroki w celu uświadomienia takich agentów i przedstawicieli, iż nie mogą oferować, obiecywać, przekazywać, żądać lub przyjmować jakichkolwiek niezgodnych z prawem płatności lub korzyści od lub na rzecz osób z sektora publicznego lub prywatnego w celu pozyskania lub zatrzymania klientów dla Grupy albo wpłynięcia na ich decyzje lub też celu zapewnienia jakichkolwiek innych niestosownych lub nienależytych korzyści w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Jednak, jak wskazano poniżej, oferowania lub przyjmowania niestosownych płatności lub korzyści nie należy mylić z rozsądnymi, skromnymi wydatkami na prezenty i biznesowe wydarzenia rozrywkowe bezpośrednio powiązane z promocją produktów lub usług lub zawarciem umowy, pod warunkiem, że są zgodne z wytycznymi firmowymi i biznesowymi. Przed poniesieniem takich wydatków dyrektor lub pracownik powinien upewnić się, że rozumie obowiązujące wymogi prawne oraz firmowe i biznesowe wytyczne firmy Naspers. Wykorzystywanie poufnych informacji Wszelkie niepodane do publicznej wiadomości informacje na temat Grupy Naspers należy traktować jako poufne. Informacje poufne, co do których w granicach racjonalnych oczekiwań można spodziewać się, że wpłyną na cenę papierów wartościowych lub decyzję o kupnie, sprzedaży lub zatrzymaniu papierów wartościowych, określa się mianem informacji wewnętrznych. Dyrektorzy lub pracownicy, którzy mają dostęp do informacji wewnętrznych na temat Grupy, nie mogą wykorzystywać ani udostępniać takich informacji w celu handlowania akcjami Naspers lub akcjami innych notowanych na giełdzie podmiotów zależnych, joint venture lub stowarzyszonych lub w jakimkolwiek innym celu, z wyjątkiem prowadzenia działalności gospodarczej Grupy. Wykorzystanie niepodanych do publicznej wiadomości informacji dla własnych korzyści finansowych lub korzyści innych osób, które mogą podjąć decyzję inwestycyjną w oparciu o takie informacje, jest nie tyko nieetyczne, ale również niezgodne z prawem. KwesIe te reguluje polityka Grupy dotycząca handlu papierami wartościowymi. 4.

5 WPŁATY NA CELE ZWIĄZANE Z POLITYKĄ Indywidualni dyrektorzy lub pracownicy mają prawo dokonywać prywatnych wpłat na cele związane z polityką wedle własnego uznania. Zabrania się natomiast wpłat na cele polityczne dokonywanych przez Grupę (bezpośrednio lub przez związki zawodowe), chyba że za uprzednią zgodą prezesa/ przewodniczącego Zarządu firmy Naspers lub zarządu stosownego podmiotu zależnego. Zabronione są w szczególności: Jakiekolwiek wpłaty z funduszy lub innych aktywów Grupy/spółki dokonywane na cele polityczne. Zachęcanie pojedynczych pracowników do dokonania takich wpłat. Zwracanie pracownikowi pieniędzy za jakąkolwiek dokonaną wpłatę. MONITOROWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ODPOWIEDZIALNOŚĆ Zarząd wraz z komisją ds. kadr i wynagrodzeń zadbają o to, aby etyczne postępowanie Grupy było oceniane, monitorowane, raportowane i ujawniane w oświadczeniu dotyczącym etyki dołączonym do zintegrowanego sprawozdania. Wspomniane oświadczenie będzie oparte na sprawozdaniach dostarczonych przez dział ds. zarządzania ryzykiem i w ramach wewnętrznych audytów, a jego celem będzie dostarczenie wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom niezbędnych i rzetelnych informacji na temat poziomu przestrzegania zasad etycznych w Grupie. Komisja ds. kadr i wynagrodzeń jest odpowiedzialna za stosowanie niniejszego kodeksu w sytuacjach, gdy zostaną zgłoszone związane z nim pytania. Komisja podejmie wszelkie stosowne działania w celu zbadania zgłoszonych naruszeń. Jeśli dokonano naruszenia, stosowna spółka Grupy podejmie działania dyscyplinarne lub zapobiegawcze uznane przez nią za odpowiednie w przypadku dyrektora lub członka kierownictwa po konsultacji z komisją ds. kadr i wynagrodzeń, a jeśli sprawa dotyczy innego pracownika, z odpowiednim organem w zakresie struktury kierownictwa spółki, w której dany pracownik jest zatrudniony. Wszelkie kwesie dotyczące interpretacji lub stosowania niniejszego kodeksu należy kierować do stosownej osoby kontaktowej ds. Kodeksu etyki w biznesie. Dyrektor lub pracownik, który nie jest pewien, czy określona sytuacja stanowi naruszenie niniejszego kodeksu, powinien omówić ją ze swoją osobą kontaktową ds. Kodeksu etyki w biznesie w celu uniknięcia późniejszych nieporozumień i niezręcznych sytuacji. W odpowiednich sytuacjach, na przykład gdy dopuszczono się oszustwa, śledztwo w tej sprawie będzie nadzorowała komisja ds. audytów danej spółki Grupy. Prowadzenie dochodzeń w sprawie przestrzegania kodeksu, jego egzekwowanie oraz sprawozdawczość w zakresie kodeksu będą podlegały następującym zasadom: Komisja ds. kadr i wynagrodzeń lub kierownictwo spółki, w której dany pracownik jest zatrudniony, podejmie działania w celu zbadania wszelkich zgłoszonych naruszeń. Po przeprowadzeniu odpowiedniego śledztwa naruszenia lub potencjalne naruszenia zostaną zgłoszone przez osobę kontaktową ds. Kodeksu etyki w biznesie do komisji ds. kadr i wynagrodzeń (w przypadku naruszenia dokonanego przez dyrektora lub członka kierownictwa) lub do kierownictwa spółki, w której dany pracownik jest zatrudniony (w przypadku naruszenia przez innego pracownika). Jeśli komisja ds. kadr i wynagrodzeń lub kierownictwo spółki, w której pracownik jest zatrudniony, stwierdzi naruszenie, poinformuje radę dyrektorów (w przypadku naruszenia przez dyrektora lub członka kierownictwa) lub podejmie odpowiednie działanie (w przypadku naruszenia przez jakiegokolwiek innego pracownika). Po otrzymaniu zawiadomienia o naruszeniu rada dyrektorów podejmie działanie dyscyplinarne lub zapobiegawcze, jakie uzna za stosowne, aż po dymisję, a w przypadku przestępstwa lub innego poważnego naruszenia prawa, powiadomienie stosownych organów rządowych. Dyrektorom i pracownikom zabrania się podejmowania wobec innych dyrektorów lub pracowników działań odwetowych za zgłoszenie potencjalnych naruszeń wykonane w dobrej wierze. 5.