Zarządzenie Nr 92/2009

Transkrypt

1 /2009 Zarządzenie Nr 92/2009 Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 26 listopada 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie, Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie oraz Rzeczowego wykazu akt Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie Na podstawie 22 ust. 2 pkt 7 Statutu Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzam: 1. Instrukcję kancelaryjną Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie", która stanowi załącznik nr 1, 2. Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie", która stanowi załącznik nr 2, 3. Rzeczowy wykaz akt Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie", który stanowi załącznik nr 3. 2 Traci moc Zarządzenie Nr 2/98 Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 5 stycznia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum głównego oraz rzeczowego wykazu akt. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. prof, dr hab. Przemysław Nowacki Rektor PAM

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 92/2009 Rektora PAM w Szczecinie z dnia r. POMORSKA AKADEMIA MEDYCZNA W SZCZECINIE INSTRUKCJA KANCELARYJNA POMORSKIEJ AKADEMII MEDYCZNEJ W SZCZECINIE SZCZECIN 2009

3 SPIS TREŚCI I. Postanowienia ogólne... 3 II. Przyjmowanie i obieg korespondencji... 5 III. Przekazywanie korespondencji... 7 IV. System kancelaryjny, rejestracja i oznakowanie spraw... 8 V. Załatwianie spraw... 9 VI. Wysyłanie i doręczanie korespondencji VII. Przechowywanie akt VIII. Przekazywanie akt do archiwum IX. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych... 13

4 I. Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie, zwana dalej Instrukcją" określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie, zwanej dalej Uczelnią". 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, klasyfikacji i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów. 3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych. 2 Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy 2) dokumenty 3) ewidencja przesyłek 4) informacja niejawna 5) jednostka organizacyjna 6) kancelaria ogólna - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych - codzienne sporządzenie wykazu przesyłek wpływających i wysyłanych, - informacje oznaczone klauzulami: tajne", poufne" i zastrzeżone" w rozumieniu ustawy z dnia r. o ochronie informacji niejawnych (DzU. Nr 196, poz z późn. zm.), - jednostkę administracyjną lub jednostkę naukowodydaktyczną, - jednostkę administracyjną załatwiającą sprawy związane z obsługą kancelaryjną Uczelni,

5 7) korespondencja 8) pieczęć 9) przesyłka 10) referent 11) rzeczowy wykaz akt 12) sekretariat 13) spis spraw 14) sprawa 15) szpitale kliniczne 16) teczka aktowa 17) załącznik 18) znak sprawy - każde pismo, dokument wpływający do Uczelni lub wysyłane przez Uczelnię, - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., - pisma (dokumenty) oraz paczki otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej, faksem itp., - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia, - wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt - jednostkę administracyjną lub wydzielone stanowisko zajmujące się obsługą administracyjną rektorów, prorektorów bądź kierowników jednostek organizacyjnych, - wykaz spraw rejestrowanych w porządku chronologicznym, które prowadzi się oddzielnie dla każdej sprawy, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, - Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Nr 1 im. prof. T. Sokołowskiego PAM w Szczecinie oraz Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Nr 2 PAM w Szczecinie, - segregator, skoroszyt, teczkę wiązaną itp. służące do gromadzenia i przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt sprawy ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone lub załączone do pisma, np.: broszury, książki itp.), - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej jednostki organizacyjnej i określonej grupy spraw

6 3 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie, ewidencjonowanie, rozdział korespondencji i przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji wpływów, 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 4) kserowanie, 5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych jednostek organizacyjnych. 2. Czynności kancelaryjne w Akademii wykonują: 1) kancelaria ogólna, 2) sekretariaty, 3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy, 4) archiwum. II. Przyjmowanie i obieg korespondencji 4 1. Korespondencję adresowaną do Uczelni odbiera z urzędu pocztowego upoważniony pracownik kancelarii ogólnej lub upoważniony kierowca, po uprzednim sprawdzeniu prawidłowości zaadresowania oraz stanu opakowania. Przesyłki skierowane pomyłkowo zwraca się do urzędu pocztowego, natomiast w przypadku stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria ogólna sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 2. Protokół po podpisaniu przez pracownika kancelarii ogólnej i pracownika urzędu pocztowego przekazuje się wraz z przesyłką kanclerzowi, w celu nadania sprawie dalszego biegu Korespondencję przychodzącą dzieli się na: 2) zwykłą: listy zwykłe, listy zwykłe priorytetowe, kartki pocztowe, prenumeraty, 3) specjalną: listy polecone, listy polecone priorytetowe, przesyłki dworcowe, przesyłki kurierskie, przesyłki za potwierdzeniem odbioru, przesyłki z zadeklarowaną wartością, przesyłki pobraniowe, paczki, noty, rachunki, faktury, 4) zawierającą informacje niejawne. 2. Korespondencję specjalną wpisuje się do rejestru i doręcza adresatom za pokwitowaniem.

7 Korespondencji zwykłej nie rejestruje się Kancelaria ogólna otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, 2) zawierających informacje niejawne, 3) wartościowych. 2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 3 kancelaria ogólna przekazuje właściwym adresatom, zaś przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2 przekazuje upoważnionej do odbioru osobie bez względu na adresata. 3. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy znajdują się w niej wszystkie wymienione w piśmie przewodnim załączniki. 4. Brak załączników odnotowuje się na danym piśmie. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego należy odnotować ten fakt na kopercie, którą dołącza się do przesyłki. 5. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz odpowiednią klauzulą okaże się, że zawiera ona informacje niejawne, ponownie się ją zamyka i bezzwłocznie przekazuje upoważnionej do odbioru osobie z adnotacją o przyczynie otwarcia. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) specjalnych, 2) dla których istotna jest data nadania (np. skargi, odwołania, faktury), 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. Koperty niedołączone do przesyłek podlegają zniszczeniu przez kancelarię ogólną Na każdej wpływającej do Uczelni korespondencji kancelaria ogólna umieszcza pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. 2. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na przesyłkach niewymagających merytorycznego załatwienia, np. czasopismach, książkach, reklamówkach.

8 8 1. Po otwarciu i zarejestrowaniu korespondencji z wyjątkiem korespondencji, o której mowa w 6 ust. 2 kancelaria ogólna przedstawia ją do dekretacji kanclerzowi. 2. Kanclerz przydziela do załatwienia korespondencję swoim zastępcom lub kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych. 3. Korespondencję adresowaną imiennie do rektora i prorektorów kancelaria ogólna przekazuje odpowiednio do sekretariatu rektora lub prorektorów. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio. III. Przekazywanie korespondencji 9 1. Kancelaria ogólna przekazuje zgodnie z dekretacją, o której mowa w 8 korespondencję do poszczególnych jednostek organizacyjnych. 2. Kancelaria ogólna przekazuje adresatom korespondencję jeden raz w ciągu dnia: 1) jednostkom organizacyjnym znajdującym się w budynku Rektoratu, za pośrednictwem pracownika kancelarii ogólnej lub jednostki organizacyjne odbieraj ą korespondencję za pośrednictwem swoich pracowników, 2) jednostkom organizacyjnym zlokalizowanym na terenie szpitali klinicznych, za pośrednictwem upoważnionego kierowcy. Kierowca pozostawia korespondencję w Dziale Administracyjno-Gospodarczym oraz sekretariatach dyrekcji szpitali klinicznych, z których jednostki odbierają korespondencję za pośrednictwem swoich pracowników, 3) pozostałym jednostkom organizacyjnym, za pośrednictwem upoważnionego kierowcy lub za pośrednictwem poczty. 3. Pisma pilne i faksy przekazuje się niezwłocznie. 4. Paczki, po zarejestrowaniu przez kancelarię ogólną przekazywane są bezpośrednio do jednostki organizacyjnej, na którą są zaadresowane. 5. Jednostki organizacyjne znajdujące się w budynku Rektoratu przekazują sobie korespondencję za pośrednictwem swoich pracowników. 6. Korespondencja kierowana do jednostek organizacyjnych Uczelni, nie adresowana imiennie, może być przekazywana bez kopert. IV. System kancelaryjny, rejestracja i oznakowanie spraw 10 W Uczelni obowiązuje system kancelaryjny mieszany.

9 11 1. Rejestracja pism odbywa się w rejestrze kancelaryjnym, w którym rejestruje się w porządku chronologicznym po lewej stronie rejestru każde pismo wpływające i po prawej stronie każde pismo wysyłane, niezależnie od tego, jakiej sprawy one dotyczyły. 2. W przypadku pisma wpływającego należy wpisać znak i datę pisma, nazwę nadawcy pisma, krótką je go treść oraz do kogo kieruje się pismo celem załatwienia. 3. W przypadku pisma wysyłanego należy wpisać datę pisma, nazwę odbiorcy pisma oraz krótką jego treść Rejestracji spraw dokonuje się w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt w spisach spraw. 2. Spis spraw sporządza się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy a teczki z aktami spraw zakłada się w miarę napływu spraw. 3. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też zapoczątkowuje nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy (poprzedników), a w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. 4. Znak sprawy akt jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 5. Znak sprawy zawiera: -symbol literowy jednostki organizacyjnej, -symbol liczbowy hasła, wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, -liczbę kolejną pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, -dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną np. OP /08: OP - oznacza symbol Działu Organizacyjno - Prawnego, oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z rzeczowego wykazu akt, 10 - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 09 - oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 6. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany ich dotychczasowego znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 7. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku.

10 W spisie spraw ubiegłego roku dokonuje się adnotacji: - przeniesiono do: (nazwa i oznaczenie)- teczka... ". 8. Pisma te po wykorzystaniu odkłada się do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych, wg rzeczowego wykazu akt. 13 Rejestracji nie podlegają: - publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia), - potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, - rachunki i faktury, - afisze, prospekty, - zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. Symbole jednostek administracyjnych zostaną określone zarządzeniem rektora. 14 V. Załatwianie spraw W zależności od rodzaju sprawy załatwia się ją w formie ustnej lub pisemnej. 2. Formę ustnego załatwienia spraw należy stosować między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. W razie potrzeby sporządza się notatkę służbową, zawierającą dane o sposobie załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis referenta. 3. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną - jest ona skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia, 2) korespondencyjną - która polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę, 3) inną np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem na formularzu Załatwienie sprawy może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty

11 (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Sposób załatwienia sprawy odnotowuje się w rejestrze kancelaryjnym lub spisie spraw, oznaczając rodzaj i sposób załatwienia sprawy. 17 Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności przeprowadzanych w terenie sporządza się, w zależności od rodzaju sprawy i sposobu jej załatwienia: protokoły, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. 18 Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: Za zgodność z oryginałem", a także datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność Sprawy załatwia się wg kolejności daty wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem chyba, że merytorycznie wymaga połączenia z inną już wszczętą i prowadzoną sprawą. 2. Referent lub inny samodzielny pracownik opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedstawia swojemu bezpośredniemu przełożonemu. Po jego akceptacji, przedkłada pismo osobie upoważnionej do podpisu. 3. Po podpisaniu pisma przekazuje je do kancelarii ogólnej. 4. Jeżeli pismo kierowane jest do większej liczby jednostek organizacyjnych, wysyłanie pisma następuje poprzez rozdzielnik. Rozdzielniki udostępniane i aktualizowane są w kancelarii ogólnej Pismo powinno zawierać: 1) nagłówek - według wzoru papieru listowego łub podłużną pieczęć nagłówkową 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) odbiorcę i jego adres, 5) treść pisma, 6) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną

12 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 2. Pismo powinno ponadto zawierać liczbę przesyłanych załączników lub ich wyszczególnienie. Informację tę umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony. Na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika. 3. Jeżeli treść pisma podaje się do wiadomości innym instytucjom lub osobom, adresy ich umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony, pod hasłem: do wiadomości" Pisma sporządza się na papierach listowych. 2. Wzór papieru listowego, wzór kopert oraz wzór pieczątek określa Zarządzenie Nr 109/2008 Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 14 listopada 2008 r. w sprawie wprowadzenia w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie Księgi Identyfikacji Wizualnej. 3. Zasady zamawiania, ewidencji i kasacji pieczęci określone zostały odrębnymi przepisami. VI. Wysyłanie i doręczanie korespondencji Korespondencja może być przekazywana odbiorcy za pośrednictwem poczty, firmy kurierskiej, faksem, pocztą elektroniczną lub upoważnionego kierowcy. 2. Przed oddaniem korespondencji do kancelarii ogólnej należy sprawdzić czy pismo jest podpisane i prawidłowo oznaczone oraz czy załączono wszystkie załączniki. Komplet dokumentów należy włożyć do koperty i zakleić. Na kopercie w lewym górnym rogu odciska się pieczęć nagłówkową jednostki organizacyjnej lub Uczelni, a pod nią wpisuje znak pisma znajdującego się w kopercie. W lewym dolnym rogu wpisuje sposób wysyłki, np.: polecony, priorytet. W prawym dolnym rogu koperty należy umieścić dane adresowe. W przypadku wysyłania przesyłek: kurierskich, dworcowych, pobraniowych oraz paczek należy dołączyć wypełniony odpowiedni przekaz. 3. Kancelaria ogólna wysyła korespondencję zgodnie z dyspozycją na kopercie. Jeżeli jej brak, korespondencję wysyła się jako przesyłkę zwykłą Kancelaria ogólna na prośbę osoby wysyłającej na kopii pisma lub w rejestrze kancelaryjnym potwierdza datę przyjęcia korespondencji.

13 2. Korespondencja przekazana do godz do kancelarii ogólnej wysyłana jest tego samego dnia, natomiast korespondencja przekazana po godz wysyłana jest następnego dnia. 3. Pisma zawierające informacje niejawne wysyła się zgodnie z odrębnymi przepisami. 4. Kancelaria ogólna prowadzi ewidencję: przesyłek poleconych, ewidencję paczek oraz ewidencję przesyłek adresowanych do jednostek organizacyjnych. VII. Przechowywanie akt Akta spraw przechowuje się w jednostkach organizacyjnych oraz archiwum. 2. W jednostkach organizacyjnych przechowuje się akta spraw z okresu dwóch lat, licząc od początku następnego roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona. 25 Akta spraw bieżących (będących w toku) w jednostkach organizacyjnych przechowuje się w zależności od przyjętego systemu w teczkach i segregatorach. Sprawy ostatecznie załatwione do czasu przekazania do archiwum przechowuje się w jednostkach organizacyjnych. VIII. Przekazywanie akt do archiwum Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego, po uporządkowaniu akt. 2. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) ułożenie sprawami akt wewnątrz teczek według spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu, a kończące na spodzie teczki, 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc, 3) usunięcie z akt kat. A wszelkich elementów metalowych; każda sprawa powinna być przełożona papierową przekładką, na której w lewym górnym rogu wpisuje się znak sprawy a na środku - tytuł sprawy, 4) przesznurowanie całości akt kat. A, ponumerowanie stron i wpisanie na okładce liczby stron zawartych w teczce,

14 5) złożenie arkuszy o wymiarach większych od formatu A-4 równolegle do brzegów pozostałych kart. 27 Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum określa instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie. IX. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 28 Ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Uczelni czynności kancelaryjnych należy do kierowników jednostek organizacyjnych, a w szczególności nadzór nad: 1) prawidłowym prowadzeniem spisów spraw, rejestrów oraz układu akt w teczkach, 2) prawidłowym i terminowym załatwianiem spraw, 3) prawidłowym obiegiem akt, 4) prawidłowym stosowaniem pieczęci.

15 Załącznik nr 1 SPIS SPRAW 20. rok Symbol jednostki organizacyjnej.. Oznaczenie teczki. Tytuł teczki wg wykazu akt Lp. Sprawa Od kogo wpłynęła Data Znak pisma Z dnia Wszczęcie sprawy Ostatecz. Załatw.

16 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 92/2009 Rektora PAM w Szczecinie z dnia r. POMORSKA AKADEMIA MEDYCZNA W SZCZECINIE INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM W POMORSKIEJ AKADEMII MEDYCZNEJ W SZCZECINIE SZCZECIN 2009

17 SPIS TREŚCI I. Postanowienia wstępne... 3 II. Zakres działania archiwum... 3 III. Lokal i jego wyposażenie... 4 IV. Personel archiwum... 5 V. Ocena archiwalna akt... 5 VI. Przejmowanie dokumentacji... 6 VII. Przejmowanie dokumentacji zapisanych na nośnikach elektronicznych i ich przechowywanie... 9 VIII. Przechowywanie i ewidencja dokumentacji... 9 IX. Udostępnianie dokumentacji X. Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę... 12

18 I. Postanowienia wstępne 1 1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum w Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie, zwana dalej Instrukcją", określa organizację, zadania i zakres działania archiwum, tryb postępowania z aktami przekazanymi do archiwum, zasady przechowywania i udostępniania akt oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego. 2. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy 2) jednostka organizacyjna 3) rzeczowy wykaz akt 4) spis spraw 5) teczka aktowa 6) znak sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, - jednostkę administracyjną lub jednostkę naukowodydaktyczną, - wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, - wykaz spraw rejestrowanych w porządku chronologicznym, które prowadzi się oddzielnie dla każdej sprawy, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp. służącą do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych z tej samej grupy rzeczowej, - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej jednostki organizacyjnej i określonej grapy spraw. II. Zakres działania archiwum 2 1. Do zadań archiwum należy: 1) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowywania ich do przekazania do archiwum, 2) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych jednostek organizacyjnych, 3) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, 4) udostępnianie akt dla celów służbowych i naukowych, 5) brakowanie i przekazywanie na makulaturę akt kategorii B",

19 6) sporządzanie corocznego sprawozdania z działalności archiwum. 2. Sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zawiera ilości dokumentacji przejętej z poszczególnych jednostek organizacyjnych, udostępnionej i wypożyczonej dokumentacji niearchiwalnej, wybrakowanej i przekazanej na makulaturę oraz pozostałych działań wykonywanych przez archiwum. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 1. Sprawozdanie należy składać bezpośredniemu przełożonemu oraz przesłać do wiadomości właściwemu Archiwum Państwowemu wraz ze spisami zdawczo-odbiorczym! materiałów archiwalnych, o których mowa w 11 punkt Archiwum jest wspólne dla wszystkich jednostek organizacyjnych Archiwum przechowuje jedynie akta własnych poszczególnych jednostek organizacyjnych. III. Lokal i jego wyposażenie 4 1. Archiwum powinno dysponować pomieszczeniami, w których należy zorganizować miejsce pracy dla pracowników archiwum i osób korzystających z akt oraz magazyn archiwalny. 2. Magazyn archiwum powinien być wyposażony w: 1) regały metalowe i przesuwne, ustawione rzędami, w odległości nie mniejszej niż 70 cm między nimi, 2) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, 3) sprzęt przeciwpożarowy (np. gaśnice proszkowe). 3. Magazyn archiwum powinien być suchy, równomiernie ocieplany w ciągu całego roku. Utrzymywana temperatura powinna wynosić C, a wilgotność 50-65%.

20 4. Prawo wstępu do magazynu archiwum mają wyłącznie jego pracownicy, ich przełożeni oraz za okazaniem upoważnienia przedstawiciele instytucji kontrolującej W pomieszczeniach archiwum nie należy przechowywać materiałów łatwopalnych i wybuchowych oraz przedmiotów niestanowiących jego wyposażenia. 2. Palenie tytoniu w magazynach jest zabronione. IV. Personel archiwum 6 1. W archiwum powinna być zatrudniona co najmniej jedna osoba z wykształceniem wyższym kierunkowym. 2. Pracownik archiwum odpowiedzialny jest przed kierownikiem za należyte i zgodne z obowiązuj ącymi przepisami wykonywanie czynności archiwalnych. 3. Pracownika archiwum obowiązuje tajemnica państwowa i służbowa. Do podstawowych obowiązków pracownika archiwum należy, w szczególności prowadzenie prac wymienionych w 2. 7 V. Ocena archiwalna akt 8 1. Akta dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie: 1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, posiadającą trwałą wartość historyczną i naukową, które wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej materiałami archiwalnymi" i przechowywaną wieczyście - dla oznaczenia używa się symbolu A", 2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dokumentacją niearchiwalną" - dla oznaczenia używa się symbolu B", 2. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol B", z tym że: 1) symbolem B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie ustalonego

21 okresu przechowywania w rzeczowym wykazie akt podlegają brakowaniu; okres ich przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 01 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy (np. akta, które powinny być przechowywane przez 5 lat - będą posiadały oznaczenie B5), 2) symbolem Bc" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, może ona zostać wybrakowana po pełnym wykorzystaniu, bez przekazywania do archiwum, lecz w porozumieniu z nim i za zgodą Archiwum Państwowego, 3) symbolem BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego Archiwum Państwowego; Archiwum Państwowe może dokonać ewentualnej zmiany kategorii tych akt. 3. Podział dokumentacji na materiały archiwalne (kategoria A") i dokumentację niearchiwalną (kategoria B") ustalony jest w rzeczowym wykazie akt. VI. Przejmowanie dokumentacji 9 1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od początku następnego roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona. 2. Przejęcie akt powinno być poprzedzone przeglądem akt w jednostce organizacyjnej dokonanym przez pracownika archiwum w celu stwierdzenia ich kompletności i prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania. 3. Jednostki organizacyjne przekazują akta prawidłowo sklasyfikowane i zakwalifikowane zgodnie z rozdziałem V instrukcji. 4. Archiwum przyjmuje od jednostek organizacyjnych wyłącznie akta kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym. 5. Przez uporządkowanie dokumentacji rozumie się: 1) ułożenie sprawami akt wewnątrz teczek według spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu, a kończące na spodzie teczki, 2) opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej stronie - załącznik nr 2:

22 a) na środku u góry - Pomorska Akademia Medyczna w Szczecinie, nazwy jednostki organizacyjnej, z której akta pochodzą, b) w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu jednostki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, c) w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej według rzeczowego wykazu akt z podaniem przy kategorii B" okresu ich przechowywania, d) na środku teczki - tytułu akt, tzn. hasła klasyfikacyjnego według rzeczowego wykazu akt z bliższym określeniem zawartości teczki oraz uzupełnionego o rodzaj akt, e) pod tytułem - daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej), ewentualnie podanie numeru tomu, f) w lewym dolnym rogu - sygnaturę archiwalną. 3) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism (wtórników) i akt kategorii BC'; 4) dokumenty osobowe metryki urodzenia, oryginały matur itp. z akt studenckich powinny być zwrócone absolwentowi, 5) usunięcie z akt kategorii A" wszelkich elementów metalowych; każda sprawa powinna być przełożona papierową przekładką, na której w lewym górnym rogu wpisuje się znak sprawy a na środku - tytuł sprawy, 6) przesznurowanie całości akt kategorii A", ponumerowanie stron i wpisanie na okładce liczby stron zawartych w teczce Akta powinny być przekazywane w zwykłych teczkach wiązanych (kategoria B") i specjalnych bezkwasowych kartonach lub teczkach (kategoria A"). 2. W przypadku akt kategorii A" należy usunąć wszelkie metalowe elementy (np. spinacze, zszywki) oraz ponumerować ołówkiem poszczególne strony. Liczba stron powinna być umieszczona na stronie tytułowej. 3. Archiwum przyjmuje akta kategorii B'" w segregatorach także w pudłach archiwalnych z tektury litej bądź falistej opisanych według wymogów obowiązujących przy opisie teczki. 4. Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych akt.

23 5. Akta powinny być przekazywane z wszelkimi pomocami ewidencyjnymi (kartoteki, spisy spraw, skorowidze itp.). 6. W przypadku akt osobowych (studenckich, pracowniczych, przewodów doktorskich i habilitacyjnych) wewnątrz teczek aktowych powinny być spisy zawartości teczki Jednostki organizacyjne przekazują akta do archiwum na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego. 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza jednostka organizacyjna przekazująca, oddzielnie dla akt kategorii A" i oddzielnie dla akt kategorii B": - dla akt kategorii A" w 4 egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla archiwum, trzeci archiwum przesyła do Archiwum Państwowego, czwarty przeznaczony jest dla jednostki organizacyjnej przekazującej), - dla akt kategorii B" w 3 egzemplarzach (dwa przeznaczone są dla archiwum, trzeci dla jednostki organizacyjnej przekazującej). 3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje pracownik, który spis sporządził oraz kierownik jednostki organizacyjnej, która akta przekazuje oraz pracownik archiwum przejmujący akta. 4. Pracownik archiwum rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie w kolejności ich wpływu i nadaje im numery. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przechowuje się w kolejności numerów w oddzielnej teczce, drugi egzemplarz w teczkach prowadzonych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych Przejęte teczki aktowe powinny być ułożone według haseł symboli klasyfikacyjnych z rzeczowego wykazu akt i w takiej kolejności umieszczone w spisie zdawczo- odbiorczym. 2. W jednej teczce powinna się znajdować dokumentacja tylko danej kategorii akt, o jednakowym terminie przechowywania. W razie uzasadnionej potrzeby łączenia akt kategorii B" o różnych okresach przechowywania, całość zalicza się do terminu najdłuższego. 3. W razie braku niektórych dokumentów w teczce lub kartotece pracownik przekazujący materiały do archiwum sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje, jakich dokumentów brak, z jakiej przyczyny i kiedy zostaną one przekazane do archiwum. Oświadczenie przekazuje się do archiwum przy przekazywaniu materiałów.

24 4. Pracownik archiwum może odmówić przyjęcia akt do archiwum w przypadkach: 1) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym, 2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi, 3) stwierdzenia, że nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami. 5. O powodach nie przyjęcia akt pracownik archiwum zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego sporządzając notatkę służbową. VII. Przejmowanie dokumentacji zapisanych na nośnikach elektronicznych i ich przechowywanie Przedmiotem ochrony powinny być zapisy (dane) na nośnikach elektronicznych. 2. W przypadku nośników typu płyty CD-R i DVD-R oraz kaset magnetofonowych należy je przechowywać w odpowiednich opakowaniach tak, aby zabezpieczyć je przed zanieczyszczeniami i ograniczyć wpływ czynników zewnętrznych, w szczególności nie wystawiać na działanie promieni słonecznych. 3. Nie zaleca się przechowywania danych zapisanych na dyskietkach, które nie spełniają wymogów, obejmujących długotrwałe ich przechowywanie. 4. W przypadku przejmowania nośników elektronicznych przez archiwum należy: 1) przejmować nośniki szczegółowo opisane, opisujące ich zawartość (tematykę) z podaniem nazwy zastosowanego oprogramowania, 2) przejmować na podstawie ewidencji tych nośników, sporządzonej przez przekazującego. VIII. Przechowywanie i ewidencja dokumentacji 1. Akta przechowywane można układać: 14 1) według podziału na jednostki organizacyjne, pozostawiając rezerwę miejsca na przyjęcie nowych roczników akt, 2) sukcesywnie, w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych. 2. Układ teczek aktowych na regałach może być: 1) pionowy - systemem biblioteczny (od lewej ku prawej stronie), 2) poziomy - teczka na teczce, od dołu ku góry w kolejności sygnatur.

25 3. Materiały archiwalne (akta kategorii A") przechowuje się na wydzielonych regałach. 4. Przed umieszczeniem akt na półkach pracownik archiwum na każdej teczce, paczce, pudle umieszcza sygnaturę tj. numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez numer pozycji danego spisu, np.: 16/5, gdzie 16 oznacza numer spisu zdawczo-odbiorczego, a 5 pozycję danego spisu. Akta osobowe wpisuje się do skorowidzów alfabetycznych i ewidencji elektronicznej Akta przechowywane w archiwum muszą być objęte ewidencją prowadzoną na bieżąco. 2. Archiwum prowadzi również komputerową ewidencję przechowywanych akt. 3. Ewidencję dokumentacji w archiwum stanowią: 1) spisy zdawczo-odbiorcze - załącznik nr 3, 2) wykazy spisów zdawczo-odbiorczych - załącznik nr 4, 3) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie - załącznik nr 5, 4) karty udostępnienia akt - załącznik nr 6, 5) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej - załącznik nr 7, 6) zgody na zniszczenie dokumentacji archiwalnej wydane przez właściwe Archiwum Państwowe. 4. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 3 stanowią akta kategorii A" z wyjątkiem kart udostępnienia akt. 5. Karty udostępnienia akt w ciągu roku otrzymują kolejne numery bieżące i w kolejności tych numerów przechowuje je archiwum aż do chwili zwrotu akt. IX. Udostępnianie dokumentacji Dokumentacja przechowywana w archiwum może być udostępniana na miejscu upoważnionym pracownikom za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi. 2. Nie wolno wypożyczać poza pomieszczenie archiwum: 1) akt zastrzeżonych przez jednostkę organizacyjną, która je przekazała, 2) akt uszkodzonych, 3) pomocy ewidencyjnych.

26 3. Wypożyczanie akt poza teren Uczelni może nastąpić tylko w szczególnych przypadkach za zgodą Kanclerza. 4. Udostępnianie akt innej jednostce organizacyjnej niż ta, która je przekazała wymaga zgoda kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta Archiwum udostępnia akta do wglądu lub je wypożycza pracownikom na podstawie karty udostępnienia akt, zwanej rewersem. 2. W miejsce udostępnionych lub wypożyczonych akt wstawia się kartę zastępczą, która informuje, kto, kiedy i gdzie wypożyczył akta. Wzór karty zastępczej stanowi załącznik nr Na każdą jednostkę archiwalną (teczkę) należy wypełnić jeden rewers. 4. Rewers podpisuje kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, pracownik upoważniony do odbioru akt oraz pracownik archiwum. 5. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe, nie wypożycza się pojedynczych dokumentów, zawartych w tych teczkach. 6. Akta osobowe są udostępniane za pośrednictwem Działu Kadr. 7. Wypożyczający ponosi pełną odpowiedzialność za stan akt oraz ich zwrot w terminie Przy zwrocie akt pracownik archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu odnotowuje na karcie udostępniania akt w obecności zwracającego akta. 2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń akt pracownik archiwum sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający akta, jego kierownik oraz pracownik archiwum. 3. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden włącza się w miejsce zgubionych materiałów lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi przechowuje się w specjalnie na ten cel założonej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi jednostki organizacyjnej, która akta wypożyczyła w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy. Odpowiednią informację umieszcza się także w spisie zdawczo-odbiorczym.

27 X. Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę W drugim półroczu każdego roku pracownik archiwum dokonuje przeglądu i wydzielenia akt, zgromadzonych w archiwum. 2. Przez wydzielenie akt należy rozumieć: 1) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, na makulaturę, 2) wyłączanie dokumentacji kategorii BE", podlegającej w danym roku ekspertyzie archiwalnej. 3. Wydzielania akt dokonuje powołana przez Kanclerza Komisja w składzie: 1) kierownik Działu Organizacyjno - Prawnego - przewodniczący Komisji: 2) kierownik jednostki organizacyjnej, której akta podlegają wydzieleniu. 3) pracownik archiwum. 4. Do zadań Komisji, o której mowa w ust. 3 należy: 1) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia dla niej innego okresu przechowywania, 2) sporządzanie protokołów brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął. 5. Akta przeznaczone do przekazania na makulaturę należy wydzielić i ułożyć w kolejności, w jakiej występuje ta dokumentacja w spisach akt wybrakowanych lub też pozostawić na dotychczasowym miejscu przechowywania pod waruniiem odnotowaniu sygnatur archiwalnych akt w spisach akt brakowanych. 6. Protokół brakowania i spis dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia zaakceptowany przez Kanclerza przesyła się do Archiwum Państwowego w celu otrzymania zgody na dokonanie zniszczenia akt. 7. Archiwum Państwowe wydaje zgodę na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostaje w archiwum, drugi przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury bądź zakładu utylizacyjnego. 8. Pracownik archiwum po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego przekazuje akta na makulaturę oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o zniszczeniu tej dokumentacji.-

28 Załącznik nr 1 Szczecin, dnia. (pieczątka) 1. Sprawozdanie z działalności archiwum Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie za rok... Ilość dokumentacji w archiwum Razem m.b. Ilość dokumentacji przekazanej do archiwum Ilość dokumentacji wybrakowanej Liczba interesantów, którym udostępniono lub wypożyczono dokumentację Liczba udostępnionej lub wypożyczonej dokumentacji Ilość wolnych półek w magazynach Kat.A (w m.b.) Kat.B (w m.b.) Kat.A (w m.b.) Kat.B (w m.b.) Kat.B (w m.b.) (w j.a.) (w m.b.) 2. Nieprawidłowości i potencjalne nieprawidłowości dotyczące funkcjonowania archiwum 3. Uwagi dotyczące współpracy z jednostkami organizacyjnymi i właściwym Archiwum Państwowym Wnioski i sugestie dotyczące usunięcia nieprawidłowości i zapobieżenia potencjalnym nieprawidłowościom..... (sporządził) (zatwierdził)

29 Załącznik nr 2 Nazwa jednostki organizacyjnej (pieczęć nagłówkowa) (symbol literowy jednostki organizacyjnej) i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (kategoria archiwalna) Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaj dokumentacji) (daty skrajne akt) (ewentualnie kolejny numer tomu) (sygnatura archiwalna)

30 Załącznik nr 3 Nazwa jednostki organizacyjnej Spis zdawczo-odbiorczy nr... Daty Miejsce Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu skrajne od-do Kat. akt Liczba teczek przechowywania akt w archiwum Data zniszczenia Kierownik jednostki organizacyjnej : Zdał: Przyjął:

31 Załącznik nr 4 Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych Data Liczba Nr spisu przyjęcia akt Nazwa jednostki przekazującej akta Poz. spisu teczek U w a g i

32 Załącznik nr 5 Nazwa jednostki organizacyjnej Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę łub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczo- Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi odbiorczego

33 Załącznik nr 6 Karta udostępniania akt nr... **) Nazwa jednostki **) **) organizacyjnej Data r. T e r m i n z w r o t u a kt Proszę o udostępnienie / wypożyczenie* akt powstałych w jednostce organizacyjnej... z lat. o znakach.. i upoważniam do ich wykorzystania / odbioru * Pana /Panią... Podpis Zezwalam na udostępnienie / wypożyczenie * wymienionych wyżej akt. Data i podpis *) Zbędne skreślić **) Wypełnia archiwum Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów... kart... Data: r.... Podpis Adnotacje o zwrocie akt: Podpis oddającego Akta zwrócono do archiwum dn r. Podpis odbierającego

34 Załącznik nr 7 Nazwa jednostki organizacyjnej Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie: dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości mb i stwierdzała, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz innych resortowych przepisach szczegółowych. Przewodniczący Komisji Członkowie Komisji /podpisy/.... zał:... kart spisu.. pozycji spisu

35 Załącznik nr 8 Karta zastępcza akt zakładka... Nazwa akt: Lp. Data wypożyczenia Nazwisko i imię wypożyczającego Akta wydal Termin zwrotu