Zasady ewidencji księgowej komunalnych (tj. gminnych i powiatowych) środków trwałych oraz prowadzenia ksiąg inwentarzowych w tym zakresie.

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do zarządzenia nr 2227 /2009 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 14 lipca 2009 roku Zasady ewidencji księgowej komunalnych (tj. gminnych i powiatowych) środków trwałych oraz prowadzenia ksiąg inwentarzowych w tym zakresie. A. Ewidencja księgowa oraz prowadzenie ksiąg inwentarzowych mienia komunalnego. 1. Pod pojęciem mienia komunalnego - podlegającego ewidencji wg poniŝszych zasad - rozumie się wszystkie środki trwałe, w tym takŝe grunty, infrastrukturę techniczną i wyposaŝenie, nabyte (zakupione) oraz przekazane na własność Gminy Miasta Radomia lub na podstawie odpowiednich przepisów prawa, a uŝytkowane przez własne podmioty gminne lub powiatowe, a takŝe przekazane w zarząd lub administrację, albo teŝ uŝytkowane lub dzierŝawione przez obce jednostki organizacyjne lub osoby fizyczne na podstawie zawartych umów, porozumień lub wydanych prawomocnych decyzji. Mienie komunalne nabyte lub otrzymane w ramach działalności Gminy Miasta Radomia stanowi mienie gminne, natomiast mienie komunalne nabyte lub otrzymane w ramach realizacji zadań powiatowych stanowi mienie powiatowe. 2. Wszystkie wymienione wyŝej środki trwałe powinny być objęte ewidencją księgową wg zasad ustalonych w ustawie o rachunkowości i przepisach szczególnych wydanych w tym zakresie, a takŝe ujęte w prowadzonych - przez upowaŝnione i jednocześnie zobowiązane do tego jednostki i ich komórki organizacyjne - księgach inwentarzowych. 3. Ewidencję księgową oraz księgi inwentarzowe dla środków trwałych przekazanych w trwały zarząd lub uŝytkowanie gminnym i powiatowym jednostkom budŝetowym oraz gminnym i powiatowym jednostkom gospodarki pozabudŝetowej prowadzą te jednostki, a dodatkową - w Urzędzie Miejskim w Radomiu - ewidencję tych środków trwałych prowadzą właściwe w sprawie wydziały merytoryczne wg zasad ustalonych niŝej w pkt. 9. Natomiast ewidencje środków trwałych przekazanych obcym podmiotom do administrowania oraz wydzierŝawionych lub uŝyczonych, prowadzone są przez wydziały i biura właściwe w zakresie prowadzenia ksiąg inwentarzowych tych środków trwałych. 4. Ewidencja szczegółowa dla wszystkich gruntów komunalnych, z podstawowym podziałem na grunty gminne i powiatowe oraz dalszymi podziałami wg sposobu ich zagospodarowania, rozumiana jako księgowa ewidencja analityczna tych środków trwałych prowadzona jest przez Wydział Księgowości Urzędu w systemie informatycznym BDF-STR, natomiast ewidencję wszystkich gruntów komunalnych, rozumianą jako inwentarz - księgę inwentarzową ( z oznaczeniem nr działki, jej powierzchni i wartości, stanu prawnego, sposobu uŝytkowania i aktualnego uŝytkownika, itd. ) - prowadzi wydział właściwy ds zarządzania nieruchomościami, wykorzystując do tego celu pomocniczo takŝe dane z komputerowego systemu informacji o terenie SIT, eksploatowanego przez Wydział Geodezji. Przyjmuje się następujace symbole cyfrowe do prowadzenia w/w ewidencji gruntów komunalnych wg sposobu ich zagospodarowania, a mianowicie: uŝytkowanie wieczyste gruntów przez spółdzielnie mieszkaniowe uŝytkowanie wieczyste gruntów przez pozostałe podmioty uŝytkowanie wieczyste gruntów przez osoby fizyczne udziały w GG oddane w uŝytkowanie wieczyste przy sprzedaŝy lokali udziały w GG oddane w uŝytkowanie wieczyste osobom fizycznym

2 033 - udziały w GG oddane w uŝytkowanie wieczyste podmiotom prawnym udziały w GG oddane we współuŝytkowanie wieczyste uŝytkowanie gruntów na podstawie decyzji zarząd gruntami komunalnymi na podstawie decyzji grunty zajęte i zarezerwowane pod drogi grunty zajęte pod budownictwo komunalne grunty, w których gmina (powiat) posiada udziały (róŝne) 071 grunty pod budynkami komunalnymi, w których gminie pozostały udziały inne grunty zagospodarowane zasób pozostałych gruntów komunalnych Analityczna ewidencja księgowa gruntów winna zawierać - oprócz wartości ewidencyjnej, ustalonej zgodnie z odpowiednimi przepisami w zakresie ich wyceny - takŝe powierzchnię tych gruntów w m 2, ustaloną na podstawie danych z dokumentów nabycia lub obrotu tymi składnikami majątku. 5. Ewidencja księgowa syntetyczna gruntów komunalnych w Wydziale Księgowości Urzędu prowadzona jest w komputerowym systemie finansowo- księgowym BDF-FK na koncie księgowym o symbolu 011-1, z analitycznym dalszym podziałem stosownie do potrzeb. 6. Ewidencja księgowa syntetyczna komunalnych środków trwałych ( poza gruntami ) prowadzona jest w komputerowym systemie finansowo- księgowym z następującym podziałem analitycznym: a/ na koncie ujmuje się wszystkie komunalne podstawowe środki trwałe z grup od 1 do 8 KŚT (Klasyfikacji Środków Trwałych), podlegające umarzaniu w czasie, będące na stanie i w bezpośrednim uŝytkowaniu komórek organizacyjnych jednostki Urząd Miejski w Radomiu b/ na koncie ujmuje się wszystkie komunalne podstawowe środki trwałe z grup od 1 do 8 KŚT, podlegające obowiązkowi umarzania w czasie, stanowiące mienie gminne i powiatowe, które nie są objęte takŝe ewidencją księgową w innych ( poza Urzędem Miejskim ) gminnych jednostkach budŝetowych lub jednostkach gospodarki pozabudŝetowej w związku z przekazaniem tym jednostkom składników mienia gminnego i powiatowego do uŝytkowania; na koncie tym ujmuje się takŝe mienie komunalne oddane w dzierŝawę lub administrację innym podmiotom, za wyjątkiem jednak mienia zlikwidowanych jednostek gminnych, którego ewidencję księgową prowadzi się na koncie 015 c/ na koncie ujmuje sie wszystkie wykonane przez Gminę Miasta Radomia i podlegające ewidencji - inwestycje w obcych obiektach, które nie są objęte ewidencją księgową w innych gminnych jednostkach budŝetowych lub jednostkach gospodarki pozabudŝetowej d/ na koncie ujmuje się posiadane i wykorzystywane przez Gminę podstawowe środki trwałe, tj umarzane w czasie, sfinansowane w całości ze środków funduszy celowych e/ na koncie 013 prowadzona jest ewidencja tych gminnych środków trwałych ( w zasadzie dotyczy to grup KŚT od 3 do 9 ), które - zgodnie z obowiązującymi jednostki budŝetowe przepisami - mogą być umarzane w 100% ich wartości w momencie przyjęcia (wydania) do uŝytkowania, tj. stanowiących tzw. pozostałe środki trwałe, których zakupy (za wyjątkiem pierwszego wyposaŝenia) mogą być realizowane (finasowane) w ramach środków budŝetowych przeznaczonych na wydatki bieŝące. f/ na koncie 015 ujmuje się przejęte przez gminę, jako organ załoŝycielski, wszystkie środki trwałe, stanowiące niezagospodarowane mienie po likwidacji przedsiębiorstw komunalnych lub innych gminnych i powiatowych jednostek organizacyjnych.

3 7. Gminne środki trwałe grupy od 1 do 9 KŚT, będące na stanie i w bezpośrednim uŝytkowaniu komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego, w tym takŝe wykorzystywane na potrzeby organów Gminy, podlegają dalszym podziałom w ich ewidencji analitycznej, prowadzonej poza programem finansowo- księgowym, wg komórek organizacyjnych prowadzących księgi inwentarzowe dla tych środków trwałych oraz wg miejsc ich uŝytkowania tj. wg komórek organizacyjnych i osób materialnie odpowiedzialnych, a takŝe w pełnej szczegółowości wg obiektów inwentarzowych. Księgi inwentarzowe tego mienia gminnego, zawierające równieŝ charakterystykę techniczną tych środków trwałych oraz wymagane ksiąŝki obiektów w tym zakresie, prowadzi centralnie dla całego Urzędu Miejskiego komórka organizacyjna właściwa ds. administracyjno-gospodarczych z podziałem wg wydziałów lub innych samodzielnych komórek organizacyjnej tej jednostki budŝetowej. 8. Komunalne środki trwałe grupy od 1 i 2 KŚT, a takŝe inne środki trwałe przekazane w zarząd lub uŝytkowanie gminnym i powiatowym jednostkom budŝetowym oraz jednostkom gospodarki pozabudŝetowej powinny być objęte - zgodnie z obowiązującymi przepisami o prowadzeniu rachunkowości - syntetyczną i analityczną ewidencją księgową w kaŝdej z tych jednostek. W jednostkach tych równieŝ istnieje obowiązek prowadzenia odpowiednich ksiąg inwentarzowych w zakresie majątku trwałego (w tym takŝe wyposaŝenia) będącego na stanie jednostki. 9. Środki trwałe, o których mowa w pkt. 8, nie podlegają ewidencji księgowej w Wydziale Księgowości Urzędu natomiast muszą być one objęte ewidencją uproszczoną w jednostce Urząd Miejski w Radomiu w następujący sposób: -środki grupy 1 i 2 KŚT w pełnej szczegółowości wg miejsc uŝytkowania i poszczególnych obiektów inwentarzowych przez wydział właściwy ds infrastruktury w zakresie środków trwałych stanowiących infrastrukturę miejską oraz przez wydział właściwy ds zarządzania nieruchomościami w pozostałych przypadkach - dla pozostałych grup KŚT środków trwałych będących na stanie gminnych jednostek budŝetowych i jednostek gospodarki pozabudŝetowej ewidencję prowadzi wydział właściwy do sprawowania nadzoru nad jednostką, która te środki trwałe uŝytkuje, co najmniej w sposób zbiorczy dla poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych (od 3 do 9 KŚT) na podstawie danych ze sprawozdawczości GUS w tym zakresie. 10. Gminne środki trwałe, stanowiące komunalną substancję mieszkaniową, oddane w administrację obcym podmiotom, tj. jednostkom niebędącym gminnymi jednostkami budŝetowymi lub jednostkami gospodarki pozabudŝetowej, powinny być objęte ewidencją księgową w Wydziale Księgowości Urzędu, prowadzoną w specjalistycznym programie wykorzystywanym dla ewidencji środków trwałych w podziale wg poszczególnych administratorów oraz w pełnej szczegółowości wg obiektów inwentarzowych, ze wskazaniem takŝe wydziału administrującego tym mieniem gminnym w ramach Urzędu Miejskiego w Radomiu. Księgi inwentarzowe w tym zakresie, zawierające charakterystykę techniczną tych środków trwałych oraz dane dotyczące ilości oraz powierzchni lokali mieszkalnych i uŝytkowych w poszczególnych budynkach (lub odpowiednie kartoteki inwentarzowe) - prowadzi wydział właściwy ds. zarządzania nieruchomościami. Dopuszcza się moŝliwość zlecenia prowadzenia ksiąg inwentarzowych tych środków trwałych administratorom, pod warunkiem sprawowania bieŝącego nadzoru nad ich prowadzeniem oraz wyjaśnianiem róŝnic inwentaryzacyjnych w tym zakresie przez wydział właściwy ds. zarządzania nieruchomościami. 11. Gminne środki trwałe, stanowiące infrastrukturę miejską, w tym takŝe oddane - na podstawie zawartych umów - w administrowanie i eksploatację innym (obcym) jednostkom organizacyjnym, tj. niebędącym gminnymi jednostkami budŝetowymi lub jednostkami gospodarki pozabudŝetowej, objęte

4 są równieŝ ewidencją księgową w Wydziale Księgowości Urzędu, prowadzonej w specjalistycznym programie wykorzystywanym dla ewidencji środków trwałych w podziale wg poszczególnych jednostek oraz w pełnej szczegółowości wg obiektów inwentarzowych, ze wskazaniem takŝe wydziału administrującego tym mieniem gminnym w ramach Urzędu Miejskiego. Księgi inwentarzowe dla tego mienia gminnego, zawierające takŝe charakterystykę techniczną tych środków trwałych, prowadzi wydział właściwy ds. infrastruktury miejskiej z zastrzeŝeniem podanym niŝej w pkt 12. Dopuszcza się równieŝ moŝliwość zlecenia prowadzenia ksiąg inwentarzowych jednostkom prowadzącym - w imieniu i na rzecz gminy - administrację i eksploatację tego mienia gminnego, pod warunkiem sprawowania bieŝącego nadzoru nad ich prowadzeniem oraz wyjaśnianiem róŝnic inwentaryzacyjnych w tym zakresie przez wydział właściwy ds. infrastruktury miejskiej. 12. Środki trwałe zaliczane do grupy 2 i 3 KŚT, które są ściśle powiązane z konkretnymi obiektami inwentarzowymi będącymi nieruchomościami i słuŝącymi wyłącznie tym obiektom inwentarzowym, a w szczególności wszelkie lokalne przyłącza mediów oraz place i drogi wewnętrzne, powinny być objęte księgą inwentarzową właściwą dla tych nieruchomości i podlegać nadzorowi wydziału merytorycznego właściwego ds. zarządzania nieruchomościami. Natomiast wszelkie obiekty budowlane, wybudowane w celu lub przeznaczone wyłącznie na potrzeby instalacji i eksploatacji maszyn, urządzeń i aparatury technicznej, zaliczanej do tzw. infrastruktury miejskiej, powinny być objęte księgą inwentarzową i podlegać nadzorowi wydziału merytorycznego właściwego ds. infrastruktury miejskiej. 13. Środki trwałe wolne tj. zasób mienia komunalnego ( gminnego i powiatowego ) nie zagospodarowany w poszczególnych gminnych i powiatowych jednostkach budŝetowych lub jednostkach gospodarki pozabudŝetowej, albo pochodzący z nabycia od innych jednostek w ramach nieodpłatnego przekazania lub w zamian za naleŝności budŝetowe gminy, a takŝe zwroty lub przekazania zbędnych środków trwałych uŝytkowanych dotychczas w w/w jednostkach komunalnych, z przeznaczeniem do dalszego zagospodarowania przez wydział właściwy ds. tego mienia komunalnego albo ewentualnej sprzedaŝy lub nawet likwidacji, objęte są równieŝ ewidencją księgową w Wydziale Księgowości Urzędu, prowadzoną w specjalistycznym programie wykorzystywanym dla ewidencji środków trwałych w pełnej szczegółowości, wg poszczególnych obiektów inwentarzowych, z oznaczeniem symbolu klasyfikacji środków trwałych KŚT oraz ze wskazaniem takŝe wydziału lub biura administrującego tym mieniem komunalnym w ramach Urzędu Miejskiego w Radomiu. W ewidencji tej nie naleŝy ewidencjonować mienia przejętego przez gminę - jako organ załoŝycielski - po zlikwidowanych przedsiębiorstwach komunalnych lub innych jednostkach organizacyjnych, które zgodnie z ustaleniami podanymi niŝej w pkt.13, objęte są ewidencją księgową na koncie 015. Księgi inwentarzowe dla tych środków trwałych lub stosowne kartoteki inwentarzowe prowadzi wydział właściwy ds. tego rodzaju mienia komunalnego. 14. Środki trwałe, stanowiące mienie przejęte przez Gminę Miasta Radomia - jako organ załoŝycielski - po zlikwidowanym przedsiębiorstwie komunalnym albo innej gminnej lub powiatowej jednostce organizacyjnej, wg wartości wynikającej z bilansu zlikwidowanego przedsiębiorstwa lub jednostki oraz środki trwałe grupy 1 i 2 KŚT wycofane z zarządu lub uŝytkowania z gminnych i powiatowych jednostek organizacyjnych po zakończeniu procesu likwidacji tych jednostek, podlegają ewidencji księgowej na koncie księgowym o symbolu 015 z podziałem analitycznym w ewidencji komputerowej w pełnej szczegółowości wg poszczególnych obiektów inwentarzowych. Księgę inwentarzową lub odpowiednie kartoteki inwentarzowe w tym zakresie prowadzi wydział właściwy ds. przejmowanego mienia komunalnego. W ewidencji tej nie naleŝy ujmować środków trwałych nabywanych od innych jednostek w ramach nieodpłatnego przekazania lub przekazania w ramach rozliczenia z naleŝnościami budŝetowymi, a takŝe zwrotów zbędnych środków trwałych od gminnych i powiatowych jednostek budŝetowych lub jednostek gospodarki pozabudŝetowej.

5 15. Środki trwałe nabywane ze środków funduszy celowych i będące - zgodnie z przepisami współwłasnością tych funduszy, przyjmuje się do uŝytkowania i ewidencji księgowej bezpośrednio po ich zakupie na podstawie faktury lub rachunku oraz wystawionego do niej dowodu OT. Ewidencję księgową tych środków trwałych prowadzi się na tych samych kontach księgowych co ewidencję gminnych i powiatowych środków trwałych, z zaznaczeniem równieŝ odrębnego źródła finansowania w ewidencji analitycznej, prowadzonej w specjalistycznym programie wykorzystywanym dla ewidencji środków trwałych. Księgi inwentarzowe tych środków trwałych prowadzi się stosownie do potrzeb, wynikających z określonych przepisów lub zasad gospodarowania środkami tych funduszy, albo teŝ łącznie i w sposób przewidziany (ustalony) dla środków trwałych i wyposaŝenia gminnego, będącego w uŝytkowaniu jednostki budŝetowej Urząd Miejski w Radomiu. 16. KaŜdy zakup, nieodpłatne nabycie lub przekazanie, sprzedaŝ lub likwidacja oraz inny obrót mieniem komunalnym powinien zostać udokumentowany - niezaleŝnie od złoŝenia do ewidencji księgowej dokumentów rozrachunkowych lub właściwych decyzji w sprawie - takŝe dowodem OT, PT, MT, LT albo teŝ Pz lub Wz (w przypadku obrotu magazynowego pozostałych środków trwałych) w celu zarachowania obrotu tymi składnikami majątku w ewidencji księgowej środków trwałych oraz odpowiednich księgach inwentarzowych, przy czym: a/ dowód OT naleŝy wystawić w przypadku : - przyjęcia do uŝytkowania zakupionego kompletnego środka trwałego bezpośrednio po zakupie - wydania z magazynu do uŝytkowania zakupionego uprzednio tzw pozostałego środka trwałego - przyjęcia do uŝytkowania kaŝdego środka trwałego wytworzonego w procesie inwestycyjnym - przyjęcia do uŝytkowania kaŝdego środka trwałego otrzymanego nieodpłatnie od obcych (spoza GMR) podmiotów na podstawie stosownych decyzji lub umów w tym zakresie - w przypadku zwiększenia wartości początkowej środka trwałego w związku z dodatkowymi nakładami na powiększenie jego wartości uŝytkowej (po modernizacji, rozbudowie itp). Dowód ten wystawia się na podstawie faktur zakupu, rozliczenia zadań (nakładów) inwestycyjnych albo odpowiednich protokółów lub porozumień w sprawie przejęcia środków trwałych od innych jednostek. Dowód OT wystawia się w 3 egzemplarzach, z przeznaczeniem dla: oryginał dla Wydziału Księgowości i po 1 kopii dla wydziału prowadzącego księgi inwentarzowe w tym zakresie oraz dla wydziału dokonującego w jednostce operacji nabycia środka trwałego. Wystawiającym dowód OT jest wydział rozliczający się z zakupu środka trwałego lub nakładów inwestycyjnych, albo realizujący porozumienie o przyjęciu środka trwałego od jednostki przekazującej b/ dowód PT sporządza się w kaŝdym przypadku przyjęcia lub przekazania środka trwałego pomiędzy gminnymi jednostkami budŝetowymi lub jednostkami gospodarki pozabudŝetowej a Urzędem Miejskim w Radomiu i odwrotnie, oraz w kaŝdym przypadku przeniesienia środka trwałego do innej w/w wydzielonej księgowej ewidencji analitycznej. W przypadku gruntów dowód PT nie upowaŝnia jednak do zdjęcia środka trwałego ze stanu (skreślenia z ewidencji) w ewidencji księgowej jednostki budŝetowej lecz jedynie stanowi on podstawę do odnotowania (dokonania w ewidencji gruntów) zmiany sposobu uŝytkowania, wymienionej w tym dowodzie, działki gruntu. Dowód PT sporządza się w 3 egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla Wydziału Księgowości Urzędu, natomiast po 1 kopii otrzymują jednostki lub komórki organizacyjne prowadzące księgi inwentarzowe przekazywanych środków trwałych w celu dokonania stosownych zmian w tych księgach. Wystawiającym dowód PT jest jednostka lub wydział przekazujący środek trwały i/lub zobowiązany do prowadzenia księgi inwentarzowej wg powyŝszych ustaleń. W razie potrzeby dodatkową (czwartą ) kopię dowodu PT moŝna sporządzić i przekazać do księgowości jednostki przyjmującej przekazywany w tym trybie środek trwały.

6 c/ dowód MT sporządza się w kaŝdym przypadku zmiany miejsca uŝytkowania środka trwałego w komórkach organizacyjnych lub pomiędzy - wyodrębnionymi w ewidencji środków trwałych - jednostkami wewnętrznymi komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu. Dowód MT równieŝ sporządza się w 3 egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla Wydziału Księgowości Urzędu, natomiast po 1 kopii otrzymują komórki organizacyjne lub ich jednostki wewnętrzne, prowadzące księgi inwentarzowe przekazywanych środków trwałych w celu dokonania stosownych zmian w tych księgach. W razie potrzeby dodatkową (czwartą ) kopię dowodu MT moŝna sporządzić i przekazać do komórki jednostki właściwej ds administarcyjno-gospodarczych. Wystawiającym dowód MT jest jednostka lub wydział przekazujący środek trwały i/lub zobowiązany do prowadzenia księgi inwentarzowej wg ustaleń. d/ dowód LT sporządza się w kaŝdym przypadku likwidacji środka trwałego oraz zdjęcia środka ze stanu mienia komunalnego na skutek sprzedaŝy, wniesienia jako aport do spółki, nieodpłatnego przekazania innemu podmiotowi (poza GMR) lub teŝ przekazania środka trwałego - zgodnie z przepisami - w ramach umowy leasingu, a takŝe w przypadku częściowej likwidacji środka trwałego. Dowód LT wystawia się w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla Wydziału Księgowości Urzędu - oryginał oraz po 1 kopii dla wydziału posiadającego ten środek trwały w księdze inwentarzowej celem odnotowania zdjęcia ze stanu i - do wiadomości - dla wydziału uŝytkującego ostatnio ten środek trwały. e/ dowód Pz sporządza się w przypadku przyjęcia do magazynu środków trwałych, zakupionych ze środków budŝetowych przeznaczonych na wydatki bieŝące, tj tzw pozostałych środków trwałych. Dowód Pz sporządza się w takim przypadku w sposób analogiczny jak przy przyjęciu do magazynu materiałów, tj w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem : oryginał dla Wydziału Księgowości Urzędu oraz po 1 kopii dla magazynu przyjmującego i dla wydziału dokonującego zakupu do rozliczenia faktury. f/ dowód Wz sporządza się w kaŝdym przypadku wydania z magazynu środka trwałego (środków trwałych) na rzecz innych jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Radomia, zakupionego uprzednio przez Urząd Miejski w Radomiu (np w ramach zakupów scentralizowanych wspólnych) ze środków budŝetowych przeznaczonych na wydatki bieŝące, tj tzw pozostałego środka trwałego. 17. Zasady i sposób prowadzenia ksiąg inwentarzowych oraz ksiąg obiektów określają odrębnie odpowiednie instrukcje i przepisy prawa. Księgi inwentarzowe winny zawierać co najmniej następujące dane o poszczególnych środkach trwałych: a/ nr inwentarzowy nadany przy wprowadzaniu środka trwałego do ewidencji, prowadzonej w specjalistycznym programie wykorzystywanym dla ewidencji środków trwałych w jednostce, przy czym: - numer inwentarzowy dla gruntów jest 15 znakowy i przyjmuje postać : OOOAAA/DDDD/CCC, gdzie: OOO - nr obrębu, AAA - nr arkusza, DDDD - nr działki, CCC - nr części działki. - natomiast numery inwentarzowe dla pozostałych środków trwałych są kolejnymi liczbami w ramach ustalonych symboli wg szczególowego podziału organizacyjnego środków trwałych, podanego niŝej w pkt. 18, tj. wg poszczególnych ich grup ewidencyjnych, przyjętych dla środków trwałych w programie BDF-STR, dla których równieŝ powinny być prowadzone odrębne księgi inwentarzowe b/ pełną nazwę środka trwałego wraz z określeniem parametrów technicznych, symbolu lub typu, wyróŝniającego ten rodzaj przedmiotów majątkowych, itd.

7 c/ nazwa i adres dostawcy zakupionego środka trwałego, a przy wytworzeniu obiektu inwentarzowego w ramach działalności inwestycyjnej - generalnego wykonawcy d/ wartość początkową środka trwałego tj. wartość zakupu lub wytworzenia, powiększoną o koszty nabycia i montaŝu do chwili oddania środka trwałego do eksploatacji, określone w dowodzie przyjęcia OT lub przekazania PT e/ datę i nr faktury zakupu oraz dowodu przyjęcia środka trwałego do uŝytkowania f/ miejsce uŝytkowania środka trwałego i osobę materialnie odpowiedzialną 18. W celu sprawniejszej identyfikacji obiektów inwentarzowych w ramach środków trwałych, objętych ewidencją w jednostce budŝetowej Urząd Miejski w Radomiu, przyjmuje się do stosowania następujący podział organizacyjny środków trwałych, a mianowicie: a/ podstawowy podział środków trwałych : MG - mienie (środki trwałe) gminne MP - mienie ( środki trwałe) powiatowe ST - środki trwałe, będące w uŝytkowaniu jednostki UMR XP - mienie (środki trwałe) Skarbu Państwa b/ podział dodatkowy - uszczegóławiający - wg głównych grup rodzajowych : GDK - dobra kultury MSC - miejska sieć ciepłownicza IGO - inwestycje w obcych obiektach MZJ - mienie po zlikwidowanych jednostkach IMP - infrastruktura miejska LBM - lokale i budynki mieszkalne SFG - środki trwałe PFGZGIK w UMR WFG - pozostałe środki trwałe PFGZGIK SUM - podstawowe środki trwałe UMR WUM - pozostałe środki trwałe UMR MKS inne podstawowe środki trwałe MKW - pozostałe środki trwałe na terenie GMR GGW - grunty gminne z prawem własności GPW - grunty powiatowe z prawem własności GUW - grunty z prawem uŝytk.wieczystego GSP - grunty Skarbu Państwa PMG - pozostałe składniki mienia gminnego PMP - pozost.składniki mienia powiatowego itd. - stosownie do potrzeb 19. Ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych oddanych w leasing finansowy z opcją sprzedaŝy tzn. w sytuacji, kiedy w ramach opłat leasingowych następuje równieŝ spłata wartości przedmiotu leasingu w ustalonych w umowie ratach prowadzona jest przede wszystkim w wydziale właściwym ds. tego mienia komunalnego oraz dodatkowo w Wydziale Księgowości Urzędu pozabilansowo z podziałem wg leasingobiorców oraz w pełnej szczegółowości wg poszczególnych obiektów inwentarzowych. Środki trwałe do tej ewidencji księgowej wprowadza się na podstawie protokółów przekazania środków z załączonymi dowodami PT (jako przekazanie do innej ewidencji), natomiast po zakończeniu spłaty przedmiotu leasingu oraz w dniu przewłaszczenia spłaconych w ten sposób środków trwałych - zdjęcie ich ze stanu w ewidencji UMR następuje na podstawie dowodu LT. 20. Inwentaryzację mienia komunalnego prowadzi się w kaŝdej gminnej i powiatowej jednostce organizacyjnej zgodnie z przepisami o prowadzeniu rachunkowości oraz wewnętrznymi zarządzeniami i instrukcjami w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji, wydanymi przez kierowników tych jednostek. W razie potrzeby Prezydent Miasta moŝe zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji mienia komunalnego dla wszystkich jednostek gminnych i powiatowych w terminach innych niŝ określone w

8 zarządzeniach lub instrukcjach wewnętrznych obowiązujących w tych jednostkach, pod warunkiem ogłoszenia swojego zarządzenia z wyprzedzeniem co najmniej na 3 miesiące przed planowanym terminem inwentaryzacji. Kopie arkuszy spisów z natury mienia gminnego z kaŝdej przeprowadzanej w tym zakresie inwentaryzacji wraz z kopią protokółu rozliczenia róŝnic inwentaryzacyjnych, gminne jednostki organizacyjne są zobowiązane do przedłoŝenia do wiadomości z włączeniem do akt wydziału właściwego ds. określonych rodzajowo składników mienia komunalnego w terminie 30 dni od rozliczenia inwentaryzacji i ujęcia jej wyników w swoich księgach rachunkowych, nie później jednak jak w terminie obowiązującym dla złoŝenia bilansu jednostki. 21. Gminne jednostki gospodarki pozabudŝetowej, zobowiązane - na podstawie obowiązujących przepisów - do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nieposiadające osobowości prawnej dokonują co do zasady - samodzielnie zakupów inwestycyjnych pozostałych środków trwałych, stanowiących uzupełnienie ich wyposaŝenia w ramach swoich przychodów lub dotacji otrzymywanej z budŝetu gminy w zakresie środków trwałych, które - zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym - mogą zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast zakupy inwestycyjne w zakresie podstawowych środków trwałych, które podlegają umorzeniu i amortyzacji w czasie, a więc tych, które są nabywane lub wytwarzane w ramach działalności inwestycyjnej, mogą być realizowane równieŝ samodzielnie przez te jednostki tylko po warunkiem ujęcia wydatków na ich nabycie lub wytworzenie w uchwalonym przez Radę Miejską budŝecie miasta i zatwierdzonych planach finansowych tych jednostek. B. Podstawowe zasady ewidencji niskocennych składników majątkowych, zaliczanych do tzw pozostałych środków trwałych. 1. Ustawa z dnia r o rachunkowości (w art. 32 ust 6) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia r w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont (...) umoŝliwiają i jednocześnie zezwalają na odrębne traktowanie - przy ewidencji i rozliczaniu kosztów zuŝycia - środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej - tzw pozostałych środków trwałych. Kryterium zaliczenia środków trwałych do tej grupy określono w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, gdzie ustalono wartość początkową (tj. cenę nabycia lub koszt wytworzenia) środka trwałego, dla którego odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodów w 100% jego warto[ci w miesiącu oddania do uŝywania - obecnie jest to kwota zł. Stąd teŝ wszystkie przedmioty majątkowe o wartości początkowej nie przekraczającej tej kwoty - w przyszłości waloryzowanej - są traktowane jako środki trwałe o niskiej wartości początkowej, czyli jako tzw pozostałe środki trwałe.oprócz tego zgodnie z 5 ust 3 w/w rozporządzenia MF z dnia r jednorazowo, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do uŝywania, umarza się : ksiąŝki i inne zbiory biblioteczne, środki dydaktyczne, odzieŝ i umundurowanie, meble i dywany oraz inwentarz Ŝywy. Do grupy tej nie zalicza się jednak składników wyposaŝenia lub innych przedmiotów długotrwałego uŝytku, trwale złączonych i stanowiących część składową istniejących juŝ odrębnych obiektów inwentarzowych, np. wykładzina podłogowa na trwale złączona z podłoŝem, Ŝyrandole, sieci i grzejniki CO, wmontowane wentylatory itp. przedmioty na trwale zamontowane w pomieszczeniach, a takŝe np. twarde dyski lub karty sieciowe do instalacji w zestawach komputerowych, itd. W związku z powyŝszym ustala się poniŝej podstawowe zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych o niskiej wartości początkowej, tj pozostałych środków trwałych, obowiązujące w Urzędzie Miejskim w Radomiu. 2. Niskocenne tzw pozostałe środki trwałe objęte są ewidencją księgową w Wydziale Księgowości Urzędu na koncie księgowym o symbolu 013 z podziałem analitycznym jedynie wg rodzaju KŚT, natomiast w specjalistycznym programie BDF-STR słuŝącym ewidencji komputerowej środków trwałych dodatkowo w pełnej szczegółowości, tj wg poszczególnych obiektów inwentarzowych oraz

9 wg komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu, uŝytkujących te przedmioty majątkowe, z zaznaczeniem wydziału administrującego tym mieniem gminnym, którymi są niŝej podane wydziały prowadzące jednocześnie księgi inwentarzowe dla tych środków trwałych, a mianowicie: a/ wydział właściwy ds. administracyjno-gospodarczych w zakresie pozostałych środków trwałych, staniowiących składniki wyposaŝenia komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu b/ wydział właściwy ds. infrastruktury miejskiej w zakresie pozostałych środków trwałych, staniowiących składniki wyposaŝenia gminnego, znajdującego się w uŝytkowaniu na terenie miasta z przeznaczeniem np. do wystroju miasta, zajęć rekreacyjnych lub teŝ innego uŝytku publicznego mieszkańców itd 3. Ewidencję zakupu niskocennych, tj pozostałych środków trwałych, prowadzi się w sposób analogiczny jak ewidencję zakupu materiałów realizowanych w ramach działalności eksploatacyjnej, przy czym: a/ zakup i przekazanie pozostałych środków trwałych do uŝytkowania dokonuje się - co do zasady - za pośrednictwem magazanu jednostki, gdzie: - przyjęcie do magazynu następuje na podstawie dowodu Pz, dołączonego do faktury zakupu - natomiast wydanie środka trwałego do uŝytkowania następuje na podstawie dowodu Rw i OT b/ wyjątkowo i w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się rozliczenie zakupu niskocennych środków trwałych pozamagazynowo i wydanie ich - bezpośrednio po zakupie - do uŝytkowania na podstawie jedynie dowodu OT, załączonego do faktury zakupu Dalsze zmiany miejsca uŝytkowania - przemieszczenia - tego środka trwałego dokumentuje się dowodami MT, a w przypadku sprzedaŝy lub likwidacji - dowodami LT, podpisanymi przez upowaŝnione do tego osoby. Planowanie i rozliczanie wydatków na zakup pozostałych środkow trwałych w budŝecie jednostki dokonuje się w ramach działalności bieŝącej - eksploatacyjnej. 4. Do ewidencji wszystkich środków trwałych, objętych ewidencją księgową w jednostce Urząd Miejski w Radomiu, wg symboli klasyfikacyjnych KŚT stosuje się wyłącznie Klasyfikację Środków Trwałych (KŚT) opublikowaną w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia r z późniejszymi zmianami. JednakŜe dotychczasowe oznaczenia poszczególnych środków trwałych, będących w uŝytkowaniu w jednostce, symbolami klasyfiakcyjnymi w grupie 8 KŚT (roszerzonymi o podrupy od 810 do 899), które zostały wprowadzone do stosowania poprzednimi zarządzeniami w sprawie polityki rachunkowości w jednostce, pozostają nadal bez zmian do czasu zdjęcia ze stanu (wykreślenia z ewidencji) poszczególnych środków trwałych na skutek ich sprzedaŝy, likwidacji, nieodpłatnego przekazania lub z powodu innej przyczyny. 5. Jednocześnie - na podstawie art. 4 ust 4 ustawy z dnia r o rachunkowości - ustala się, Ŝe tzw pozostałe środki trwałe, czyli przedmioty majątkowe długotrwałego uŝytku (powyŝej roku) o niskiej wartości początkowej (tj niskiej cenie nabycia lub koszcie wytworzenia), podlegają : a/ wyłącznie ewidencji ilościowej w komórkach organizacyjnych jednostki, w których przedmioty te przekazano do uŝytkowania pracownikom lub powierzono ich pieczy, jeŝeli ich wartość początkowa nie przekracza 2% kwoty określonej wyŝej w pkt. 2 - obecnie 70 złotych, a takŝe - bez względu na cenę nabycia lub koszt wytworzenia - przedmioty majątkowe stanowiące: - obuwie i odzieŝ ochronną, roboczą, umundurowanie itp. wyposaŝenie osobiste pracowników. - narzędzia dla konserwatorów i innych pracowników obsługi będące wyposaŝeniem osobistym

10 Te przedmioty majątkowe traktuje się w ewidencji księgowej na równi z materiałami, a zatem ich obrót tj. zakup i rozliczenie kosztów zuŝycia, rozlicza się za pośrednictwem magazynu materiałów eksploatacyjnych, na podstawie dowodów obrotu materiałowego Pz i Rw. Takie składniki majątkowe podlegają jedynie ewidencji ilościowej i kontroli ich zuŝycia tylko w komórce organizacyjnej, w której są uŝytkowane. b/ zawsze ewidencji ilościowo-wartościowej, bez względu na ich wartość poczatkową (cenę nabycia), niŝej wymienione tzw pozostałe środki trwałe, uŝytkowane w komórkach organizacyjnych jednostki, a mianowicie: - meble i ich elementy jako odrębne składniki wyposaŝenia pomieszczeń w obiektach jednostki - aparaty telefoniczne i faxy oraz telefony komórkowe w uŝytkowaniu pracowników i radnych - maszyny piszące i liczące, w tym kalkulatory osobiste, w uŝytkowaniu jednostki i pracowników - samodzielne urządzenia kopiujące i drukujące z zakresu poligrafii i informatyki 6. Ewidencję analityczną na koncie księgowym o symbolu 013 oraz w księgach lub kartotekach inwentarzowych dla pozostałych środków trwałych prowadzi się indywidualnie dla kaŝdego przedmiotu majątkowego, stanowiącego odrębny obiekt inwentarzowy - w sposób analogiczny jak dla podstawowych środków trwałych, z podaniem takŝe w księdze lub kartotece - odpowiedniej rodzajowo charakterystyki tego środka. 7. Odpowiedzialność za zorganizowanie i prawidłowe prowadzenie ewidencji ilościowej, a takŝe okresową kontrolę stanu (inwentaryzację wewnętrzną) pozostałych środków trwałych, o których mowa w pkt. 5a, ponoszą dyrektorzy i kierownicy komórek organizacyjnych jednostki, w których te przedmioty majątkowe są uŝytkowane. Ewidencja ilościowa tego rodzaju niskocennych pozostałych środków trwałych - prowadzona przez komórki organizacyjne uŝytkujące te składniki wyposaŝenia - powinna zawierać co najmniej: - lp w kolejności wpisów otrzymanego wyposaŝenia do ewidencji - data i nr dowodu, na podstawie którego dokonano wpisu do ewidencji - wartość wyposaŝenia w cenie zakupu lub nabycia - nazwisko i imię osoby, której pieczy powierzono ten składnik wyposaŝenia - podpis osoby, o której mowa wyŝej - data oraz przyczyna likwidacji lub zdjęcia wyposaŝenia ze stanu C. Ewidencja oraz rozliczanie zakupów scentralizowanych i wspólnych. 1. W celu zmniejszenia kosztów nabycia lub teŝ z innych uzasadnionych powodów (zgodnie ze stosownymi decyzjami lub porozumieniami) zakupy środków trwałych mogą być realizaowane przez jednostkę Urząd Miejski w Radomiu w sposób scentralizowany tj w ilościach niezbędnych dla jednego lub wielu podmiotów gminnych. W takich przypadkach wszystkie procedury dotyczące zakupu takich środków trwałych przeprowadza się zgodnie z przepisami prawa finansów publicznych oraz ustawy o zamówieniach publicznych, a w części dotyczącej innych gminnych jednostek (podatników VAT) - równieŝ z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). 2. Rozpoczęcie procedury zakupu w/w środków moŝe nastąpić równieŝ dopiero po zabezpieczeniu środkow finansowych w planie finansowym jednostki, wynikającym z budŝetu miasta, a w przypadku zakupów - zgodnie z porozumieniem lub umową - dla innych gminnych jednostek organizacyjnych - po uprzednim przekazaniu przez te jednostki - odpowiednich do ich zakresu rzeczowego - własnych środków finansowych na właściwy, wyodrębniony do tych celów, rachunek bankowy jednostki UMR. Warunek podany w zdaniu drugim nie dotyczy jednostek organizacyjnych Gminy, dla których zakupy środków trwałych ujęte zostały w planie finansowym jednostki Urząd Miejski w Radomiu.

11 3. Wszelkie w/w zakupy scentralizowane i wspólne środków trwałych, podlegających umarzaniu w czasie, a więc których zakup traktowany jest jako nakład (wydatek) inwestycyjny, podlegają ewidencji na koncie księgowym Środki trwałe w budowie (inwestycje), natomiast poniesione nakłady na te zakupy powinny być - w momencie ich przekazania - rozliczone odpowiednio w cięŝar konta: X Środki trwałe - w przypadku ich przyjęcia do uŝywania w jednostce budŝetowej UMR X Fundusz jednostki - w przypadku ich sprzedaŝy, lub niedpłatnego przekazania X Rozrachunki z tytułu inwestycji wspólnych (lub sumy do rozliczenia) 4. Wszelkie natomiast w/w zakupy scentralizowane i wspólne niskocennych, tzw pozostałych środków trwałych podlegają - co do zasady - ewidencji ich obrotu za pośrednictwem magazynu jednostki, czyli na koncie księgowym o symbolu 310-X - Materiały. Ewidencja rozchodu tych składników majątkowych z magazynu (wg cen zakupu) winna być dokonana - w zaleŝności od kierunku rozchodu - odpowiednio w cięŝar konta: X Pozostałe środki trwałe - w przypadku przyjęcia ich do uŝytkowania w jednostce X Pozostałe koszty operacyjne - w przypadku ich sprzedaŝy, lub niedpłatnego przekazania X Fundusz jednostki - w przypadku przekazania w ramach centralnego zaopatrzenia X Rozrachunki z tytułu innych zakupów wspólnych (lub sum / kwot do rozliczenia) D. Pozostałe ustalenia w zakresie gospodarki środkami trwałymi w jednostce. 1. Wszystkie środki trwałe, w szczególności składniki majątku ruchomego, podlegają oznakowaniu numerem inwentarzowym. Oznakowanie tego dokonują wydziały prowadzące księgi inwentarzowe poszczególnych środków trwałych, przed wydaniem środka trwałego do uŝytkowania. Nie podlegają oznakowaniu numerami inwentarzowymi : grunty, drogi, budynki i lokale komunalne oraz wszelkie instalacje i budowle podziemne, a takŝe te środki trwałe, których oznakowanie nie jest moŝliwe albo wskazane z technicznych lub teŝ innych uzasadnionych przyczyn. Numer inwentarzowy niskocennych tzw pozostałych środków trwałych moŝe być poprzedzony równieŝ symbolem KŚT tego środka. 2. Wszelkie likwidacje środków trwałych przeprowadza się komisyjne, przez komisje powołane doraźnie lub na stałe przez Prezydenta Miasta. Wnioski komisji w sprawie likwidacji środka trwałego, przed faktyczną likwidacją i zdjęciem środka trwałego ze stanu (wykreślenie z ewidencji), podlegają zatwierdzeniu - przez właściwego w ramach nadzoru - Wiceprezydenta lub Sekretarza Miasta. 3. Osobami odpowiedzialnymi za środki trwałe i wyposaŝenie przekazane do uŝytkowania lub nadzoru określonej komórce organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Radomiu są dyrektorzy i kierownicy tych komórek organizacyjnych jednostki. W związku z tym osoby te są takŝe upowaŝnione i jednocześnie zobowiązane do zorganizowania właściwej eksploatacji (uŝytkowania) oraz opieki nad powierzonym komórce organizacyjnej majątkiem, a takŝe zgłaszania lub realizacji, zgodnie z obowiązującymi procedurami i uprawnieniami, określonych potrzeb konserwacyjno-remontowych oraz dokumentowania stałych zmian w zakresie miejsca uŝytkowania powierzonych składników majątkowych. Osoby te zobowiązane są równieŝ podpisać stosowne (wymagane w jednostce) deklaracje odpowiedzialności majątkowej wg ustalonego wzoru. 4. Wszelkie zakupy środków trwałych a takŝe ich wytworzenie we własnym zakresie moŝe być dokonywane jedynie w ramach - planowanych w budŝecie miasta (planie finansowym jednostki ) - środków na ten cel. Przy realizacji zadań inwestycyjnych oraz zakupach gotowych środków trwałych naleŝy przestrzegać takŝe postanowień przepisów ustawowych oraz ustaleń wewnętrznych w jednostce dotyczących zamówień publicznych. Zakupy podstawowych i pozostałych środków trwałych dla potrzeb komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Radomiu dokonuje się - co do zasady - w

12 sposób scentralizowany w ramach środków budŝetowych będących w dyspozycji wydziału właściwego ds administracyjno-gospodarczych. Wytworzenie środków trwałych w drodze procesu inwestycyjnego oraz zakupy innych środków trwałych na potrzeby określonych działalności Gminy prowadzą te komórki organizacyjne jednostki, którym w obowiązującym budŝecie miasta (planie finansowym jednostki) przydzielono określone środki finansowe na ten cel. 5. Wszelkie składniki majątkowe, wyznaczone do wniesienia jako aport rzeczowy do spółek prawa handlowego, winny być uprzednio przed ich przekazaniem - wycenione przez rzeczozanwcę majątkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Skutki tej wyceny nie podlegają jednak wprowadzeniu do ewidencji ksiegowej środków trwałych, natomiast są one uwzgledniane dopiero przy rozliczaniu faktycznego wniesienia aportu rzeczowego do spółki, na którą to czynność wystawia się takŝe odpowiedni dowód LT lub PT w wartościach księgowych dotychczasowych. W przypadku wystąpienia nadwyŝki wartości nabytych udziałów/akcji w spółce (równej co najmniej wartości aportu wg w/w wyceny rzeczoznawcy) nad ewidencyjną wartością księgową przekazywanego spółce aportu, kwotę tej nadwyŝki traktuje się - do czasu zbycia udziałów/akcji - jako odpis aktualizaujący FMT. 6. Zasady ewidencji i gospodarowania zasobem nieruchomości Skarbu Państwa, przekazanym Prezydentowi Miasta Radomia w ramach zadań zleconych określone zostały w ustawie z dnia r o gospodarce nieruchomościami oraz wydawanych w razie potrzeby - przepisach wykonawczych w tym zakresie przez Ministra Skarbu Państwa i/lub Wojewodę Mazowieckiego. 7. W prowadzonych ewidencjach i dokumentach jednostki dopuszcza się stosowanie zwyczajowej dotychczas stosowanej nazwy wyposaŝenie dla składników tzw pozostałych środkow trwałych. 8. Pozostałe ustalenia odnośnie dokumentacji dotyczącej obrotu środkami trwałymi podane zostały w - obowiazującej w jednostce - instrukcji w zakresie obiegi i kontroli dokumentów księgowych.