RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ nr 2/2018

Transkrypt

1 DODATEK SPECJALNY luty 2018 do PORADNIKA RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ nr 2/2018 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH Zespół 0 Aktywa trwałe po zmianach Za pomocą testów można samodzielnie skontrolować przestrzeganie przepisów w zakresie ewidencji aktywów trwałych na kontach zespołu 0 w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych oraz wyeliminować stwierdzone błędy.

2 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH luty Testy zostały skonstruowane w taki sposób, że mogą być wykorzystane przez szeregowych pracowników jednostek w celu samokontroli powierzonego im zakresu zadań, przez głównego księgowego w celu monitorowania prawidłowości pracy podległych mu pracowników, oraz przez pracowników komórek kontroli wewnętrznej przy kontrolach przeprowadzanych na polecenie kierownika jednostki. Formularze testowe wypełnia się w każdej pozycji. Trzeba odpowiedzieć na każde z pytań. W przypadku wykrycia w formularzu należy podać: przyczynę jej, sposób, osobę odpowiedzialną za wykonanie odpowiednich czynności zgodnie z rozwiązaniami organizacyjnymi przyjętymi w danej jednostce, termin, do którego określone zadania mają być wykonane. Po upływie ustalonych terminów wykonania zadań testy należy przeprowadzić ponownie, aby sprawdzić, czy wszystkie zalecenia zostały prawidłowo wykonane. Formularze mogą być również wykorzystywane przez szeregowych pracowników jednostek w ramach samokontroli. W takim przypadku, po stwierdzeniu błędów, powinni oni omówić wyniki testów z bezpośrednim przełożonym i razem podjąć decyzję co do właściwego, w danym przypadku, sposobu tych błędów. Przy korzystaniu z testów należy posiłkować się omówieniem poszczególnych zagadnień w PORADNIKU Rachunkowości Budżetowej nr 2/2018. W razie potrzeby można sięgać do podanych przepisów źródłowych, a także szczegółowych opracowań fachowych. 1. Formularz kontrolny uniwersalny ogólne zasady ewidencji na kontach zespołu 0 Formularz służy do kontroli ogólnych zasad ewidencjonowania operacji na kontach zespołu 0. Dla każdego konta trzeba sporządzić odrębny formularz. Kontrolę należy przeprowadzić na reprezentatywnej próbie operacji ujętych na stronach Wn i Ma. Konto syntetyczne:.. (symbol cyfrowy, nazwa konta użyta w księdze głównej) I. Część ogólna 1. Czy symbol i nazwa konta są zgodne z podanymi w zakładowym planie kont (zpk)? 2. Czy konto wykazuje saldo po prawidłowej stronie? 3. Czy konto podzielono na konta analityczne zgodnie z postanowieniami zpk? II. Część szczegółowa (sporządza się oddzielnie dla każdego zapisu wytypowanego do próby kontrolnej po powieleniu odpowiednią ilość razy) Zapis księgowy: (pozycja/data zapisu, oznaczenie dowodu będącego podstawą zapisu, rodzaj operacji gospodarczej, strona konta, kwota) 1. Czy zapis wprowadzono zgodnie z treścią operacji ujętą w dowodzie (treść i kwota)? 2. Czy operację ujęto na właściwej stronie konta? 3. Czy podano prawidłowe konto przeciwstawne? 4. Czy operację ujęto terminowo? 5. Czy prawidłowo stosowano dowody zbiorcze wyłącznie do księgowania jednorodnych operacji masowych wykonanych tego samego dnia?

3 6. Czy wprowadzone storna służyły wyłącznie do korygowania błędów księgowych? 7. Czy operację opisano na koncie zgodnie z jej treścią ujawnioną w dowodzie? 8. Czy do opisania operacji w formie skrótu użyto skrótu z wykazu zatwierdzonego przez kierownika jednostki? Dla formularzy nr 2 12 kontrola powinna być przeprowadzona na reprezentatywnej próbie operacji zaewidencjonowanych na poszczególnych kontach. Dla formularzy kont: 011, 013, 014, 015, 016, 020, 030 i 080 część wspólna dotycząca kontroli zgodności sald kont ksiąg pomocniczych z saldami kont syntetycznych stanowi formularz nr 13. Formularz ten należy powielić odpowiednią ilość razy i dołączyć do formularzy podstawowych ww. kont. 2. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujęto wyłącznie operacje dotyczące środków trwałych, takich jak: X X X X X X a) grunty, b) prawo użytkowania wieczystego, c) środki trwałe o wartości istotnej, amortyzowane przy użyciu stawek amortyzacyjnych? 2. Czy na r. przeprowadzono inwentaryzację gruntów, w celu wydzielenia gruntów oddanych w użytkowanie wieczyste innym podmiotom? 3. Czy z dniem 1 stycznia 2018 r. wydzielono w ewidencji pomocniczej grunty oddane w użytkowanie wieczyste innym podmiotom? 4. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową w postaci: X X X X X X a) księgi inwentarzowej środków trwałych, b) kart indywidualnych środków trwałych? 5. Czy zapisy do księgi inwentarzowej wprowadzono: X X X X X X a) w sposób chronologiczny, z zachowaniem ciągłej numeracji przychodów i rozchodów, b) terminowo, c) zgodnie z treścią operacji (treść i kwota)? 6. Czy ulepszenia we własnych środkach trwałych ujmowano jako zwiększenie wartości początkowej obiektów ulepszonych, a nie jako odrębne obiekty inwentarzowe środków trwałych? DODATEK do PRB nr 2 (134) 3

4 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH luty Czy w ewidencji ujmowano ulepszenia obcych środków trwałych? 8. Czy na kartach indywidualnych ujmowano: X X X X X X a) prawidłowe obiekty inwentarzowe środków trwałych (pojedyncze, zbiorcze powiązane funkcjonalnie lub rodzajowo), b) informacje na temat obiektów pomocniczych budynków, z podaniem ich charakterystyki i wartości początkowej, c) informacje na temat części składowych, dodatkowych i peryferyjnych środków trwałych, z podaniem ich charakterystyki i wartości początkowej? 9. Czy karty indywidualne wypełniano w pełnej szczegółowości danych? 10. Czy po likwidacji środka trwałego jego kartę indywidualną przenoszono do kartoteki nieczynnej? 11. Czy karty indywidualne w kartotekach czynnych i nieczynnych uporządkowano z zachowaniem podziałów analitycznych konta syntetycznego i w kolejności pozycji środków trwałych przyporządkowanych im w księdze inwentarzowej? 3. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje dotyczące środków trwałych o wartości nieistotnej, umarzanych (amortyzowanych) jednorazowo? 2. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową w książce inwentarzowej pozostałych środków trwałych? 3. Czy zapisy do książki inwentarzowej wprowadzono: X X X X X X a) w sposób chronologiczny, z zachowaniem ciągłej numeracji przychodów i rozchodów, b) terminowo, c) zgodnie z treścią operacji (treść i kwota), d) z ustaleniem salda po każdej operacji, e) z podaniem numerów inwentarzowych dla każdej przychodowanej i rozchodowanej rzeczy, f) z podaniem miejsca użytkowania (osoby odpowiedzialnej za dany składnik majątkowy)?

5 4. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje dotyczące zbiorów bibliotecznych? 2. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową zgodnie z odrębnymi przepisami lub ustaleniami zpk? 5. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje dotyczące mienia przejętego po zlikwidowanych jednostkach organizacyjnych? 2. Czy do konta prowadzono ewidencję pomocniczą w postaci szczegółowych zestawień składników majątkowych przejętych i rozchodowanych? 6. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje dotyczące dóbr kultury? 2. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową w postaci: X X X X X X a) księgi inwentarzowej, b) kart indywidualnych? 3. Czy zapisy do księgi inwentarzowej wprowadzono: X X X X X X a) w sposób chronologiczny, z zachowaniem ciągłej numeracji przychodów i rozchodów, b) terminowo, c) zgodnie z treścią operacji (treść i kwota)? 4. Czy karty indywidualne wypełniano w pełnej szczegółowości danych? 5. Czy zbiory kart indywidualnych uporządkowano w kolejności pozycji przyporządkowanych im w księdze inwentarzowej? DODATEK do PRB nr 2 (134) 5

6 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH luty Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje dotyczące wartości niematerialnych i prawnych? 2. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową dla wartości niematerialnych i prawnych umarzanych: X X X X X X a) stopniowo w postaci księgi inwentarzowej oraz kart indywidualnych, b) jednorazowo w postaci książki inwentarzowej? 3. Czy zapisy do księgi inwentarzowej oraz książki inwentarzowej wprowadzono: X X X X X X a) w sposób chronologiczny, z zachowaniem ciągłej numeracji przychodów i rozchodów, b) terminowo, c) zgodnie z treścią operacji (treść i kwota)? 4. Czy poszerzenia licencji ewidencjonowano jako zwiększenie wartości początkowej już posiadanej licencji zamiast jako nowy obiekt inwentarzowy? 5. Czy karty indywidualne wypełniano w pełnej szczegółowości danych? 6. Czy karty w kartotekach uporządkowano w kolejności pozycji przyporządkowanych im w księdze inwentarzowej? 8. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje dotyczące długoterminowych aktywów finansowych? 2. Czy z konta 030 przenoszono na konto 140 Krótkoterminowe aktywa finansowe aktywa o terminie sprzedaży (wykupu) krótszym niż rok? 3. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową w postaci kart indywidualnych (kont)? 4. Czy karty uporządkowano w kartotekach według tytułów długoterminowych aktywów finansowych? 9. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych?

7 2. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową w postaci tabel amortyzacyjnych sporządzanych: X X X X X X a) oddzielnie na każdy rok obrotowy, b) w podziale na środki trwałe (z dalszym podziałem według grup KŚT) oraz wartości niematerialne i prawne? 3. Czy na koniec roku występuje zgodność danych podanych w tabeli amortyzacyjnej w pozycjach: X X X X X X a) BO, zmiany w ciągu roku i BZ w zakresie wartości początkowej środków trwałych z kontem 011 oraz wartości niematerialnych i prawnych z kontem 020, w części dotyczącej wartości umarzanych stopniowo, b) BO, zmiany w ciągu roku i BZ w zakresie umorzenia z kontem 071? 10. Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie operacje umorzenia pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych i prawnych umarzanych jednorazowo? 2. Czy na koniec roku występuje zgodność salda konta 072 z sumą sald kont: 013, 014 i 020 w części dotyczącej wartości niematerialnych i prawnych umarzanych jednorazowo? 11. Formularz kontrolny konto Czy w uzasadnionych przypadkach dokonywano odpisów aktualizujących wartość długoterminowych aktywów finansowych? 2. Czy po ustaniu przyczyny przywracano odpisaną wartość aktywów, do poziomu nieprzekraczającego pierwotnej ceny nabycia? 3. Czy do konta prowadzono ewidencję szczegółową według: X X X X X X a) rodzajów aktywów, b) kontrahentów (emitentów) poszczególnych aktywów? DODATEK do PRB nr 2 (134) 7

8 ZESTAW TESTÓW KONTROLNYCH luty Formularz kontrolny konto Czy na koncie ujmowano wyłącznie koszty zaliczane do nakładów na środki trwałe w budowie? 2. Czy do konta prowadzono ewidencję pomocniczą, w podziale według: X X X X X X a) efektów inwestycyjnych, b) zadań inwestycyjnych, c) w ramach zadań w podziale na powstające obiekty inwentarzowe środków trwałych, z kolejnym podziałem na koszty bezpośrednie poszczególnych obiektów inwentarzowych i koszty wspólne? 3. Czy koszty ewidencjonowano na kartach analitycznych właściwych zadań? 4. Czy koszty rozliczano i przenoszono na właściwe konta pod datą oddania do użytkowania środków trwałych? 13. Część wspólna formularzy dla kont: 011, 013, 014, 015, 016, 020, 030 i Czy minimum na ostatni dzień każdego roku obrotowego i na dzień inwentaryzacji sporządzono zestawienia sald kont pomocniczych? 2. Czy zestawienia sald kont pomocniczych spełniały wymogi stawiane księgom rachunkowym i były przechowywane starannie w kolejności chronologicznej? 3. Czy na ostatni dzień roku obrotowego saldo zbiorcze kont pomocniczych było zgodne z saldem konta syntetycznego? 4. Czy niezgodności między saldami kont pomocniczych i konta syntetycznego wyjaśniono i skorygowano w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, za który były stwierdzone? Testy kontrolne opracowała: Izabela Motowilczuk magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych