Zarządzanie dokumentacją w projektach

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zarządzanie dokumentacją w projektach"

Lech Zawadzki
8 lat temu
Przeglądów:

1 Zarządzanie dokumentacją w projektach -Dokumenty i akta, to wiąŝące źródła informacji, -Formy: - konwencjonalne ( papierowe), elektroniczne ( róŝne bazy danych), -Ukierunkowanie na: - przedmiot pracy, przepływ pracy -Odnosi się do: - zapisanej informacji ( definicja wymagań, opisy wyników, kontrakty, zapisy techniczne, zapisy wytwarzania, instrukcje obsługi -pokazuje planowany i rzeczywisty postęp projektu (standardy projektu, dokumenty planowania, raporty projektu) -Czyli: zarządzanie dokumentacją definiuje i opisuje procesy, za pomocą których zapisy są gromadzone, korygowane, identyfikowane, rozprowadzane i archiwizowane. rysfus@wp.pl 1

zapisy wytwarzania, instrukcje obsługi -pokazuje planowany i rzeczywisty postęp projektu (standardy projektu, dokumenty planowania, raporty projektu) -Czyli:

2 Koncepcje i struktury zarządzania dokumentacją Akta wiąŝące, dostępne nośniki informacji, Dokumenty nośniki o charakterze bardziej ogólnym, wiąŝący: obowiązkowy dla uŝytkownika informacji, dostępny: niezbędny do celów weryfikacji (certyfikaty, kontrakty, protokoły), Informacja to: dane, tekst, rysunki, obrazy (fakty), które mogą być przechowywane. Czyli: zarządzanie dokumentacją, to dostarczanie informacji na szeroko zakrojone pytania, w rozsądnym czasie, odnośnie do zakresu zarządzania informacją projektową ( DIN 69905) rysfus@wp.pl 2

Informacja to: dane, tekst, rysunki, obrazy (fakty), które mogą być przechowywane.

3 Zarządzanie konfiguracją Konfiguracja to: ukształtowanie, układ, sposób rozmieszczenia czegoś, układ stosunków społecznych, politycznych, międzynarodowych. Konfiguracja w projekcie to: Koordynacja danych i faktów, Stwierdzenie czy dwa wytworzone oddzielnie składniki są dopasowane do siebie, Omówienie, ocena i wydanie danych harmonizacji (czyli zestrojenie, wzajemne dostosowanie, koordynowanie). rysfus@wp.pl 3

Konfiguracja w projekcie to: Koordynacja danych i faktów, Stwierdzenie czy dwa wytworzone oddzielnie

4 Zarządzanie dokumentacją c.d. Jest to usprawnianie zarządzania, aby wiedzieć: kto i jakie prowadzi dokumenty, w jakim terminie i dla kogo? jak te dokumenty są identyfikowane? gdzie i jak są przechowywane? Zarządzanie zmianą: Ma na celu uaktualnienie i udostępnienie informacji, czyli: zarządzanie konfiguracją (jaka informacja musi ponownie zostać wyszczególniona), zarządzanie dokumentacją (czyli, które dokumenty zawierają informację o zmianie). PowyŜsze naleŝy uwzględnić w Podręczniku zarządzania projektami. rysfus@wp.pl 4

Zarządzanie zmianą: Ma na celu uaktualnienie i udostępnienie informacji, czyli: zarządzanie konfiguracją (jaka informacja musi

5 Składniki zarządzania dokumentacją 1.Dokumentacja produktu 2.Dokumentacja funkcjonalna 3.Dokumentacja zarządzania projektem 5

6 Identyfikacja dokumentów Tradycyjne identyfikatory dokumentacji: - odnośniki do akt ( numery akt), - numery rysunków, - numery raportów, - numery testów, itp.. Po to, aby: - sklasyfikować dokumenty jako efekt działań, - wnosić poprawki do dokumentów, - odzyskiwać dokumenty. Sposób identyfikacji: - numeryczny, np. nr seryjny, - opisowy ( słowa kluczowe o zawartości dokumentu). rysfus@wp.pl 6

. Po to, aby: - sklasyfikować dokumenty jako efekt działań, - wnosić poprawki do dokumentów, -

7 Rejestrowanie dokumentów Dotyczy: - dokumentów istniejących, - stanu dokumentów i odpowiednich ich wersji, - lokalizacji wersji oryginalnych, - osób odpowiedzialnych za dokument, - list dystrybucyjnych (rozdzielników). rysfus@wp.pl 7

wersji, - lokalizacji wersji oryginalnych, - osób

8 Porządkowanie dokumentacji - pokwitowanie odbioru (papierowe lub elektroniczne), - segregowanie, - kopiowanie, - dystrybucja, - archiwizacja, - zniszczenie. rysfus@wp.pl 8

9 Sterowanie projektem przez zarządzanie dokumentacją Dokumenty są mierzalnymi rezultatami pośrednimi. Formy dostarczania dokumentów: - selektywne, zgodnie z planowanym porządkiem prac, - ogólne odbiorca określa, które są mu potrzebne. Obowiązek dostarczania informacji: - tam, gdzie to potrzeba, - bez wcześniejszej prośby o jej dostarczenie, - dostawca informacji ma wiedzieć komu jest ona potrzebna. rysfus@wp.pl 9

10 Centrum dokumentacji (dla duŝych projektów) Ma na celu: - słuŝyć w poprawie efektywności i produktywności osób zaangaŝowanych w projekt. Obejmuje: - zarządzanie dokumentacją, - kopiowanie, rozprowadzanie, poprawianie, - przygotowywanie materiałów graficznych, pisemnych, korespondencji. Zasada: tylko dokumenty zgromadzone w centrum dokumentacji są wiąŝące dla projektu. Po zakończeniu projektu archiwizuje się i segreguje dokumentację ( zapisy pisemne i korespondencja). rysfus@wp.pl 10

Obejmuje: - zarządzanie dokumentacją, - kopiowanie, rozprowadzanie, poprawianie, - przygotowywanie materiałów

Podobne dokumenty

PLAN WDROśENIA SYSTEMU PROJEKT <NAZWA PROJEKTU> WERSJA <NUMER WERSJI DOKUMENTU>

Załącznik nr 4.3 do Umowy nr 35-ILGW-253-.../20.. z dnia... MINISTERSTWO FINANSÓW DEPARTAMENT INFORMATYKI PLAN WDROśENIA SYSTEMU PROJEKT WERSJA numer wersji