SPIS TREŚCI TYTUŁ ROZDZIAŁU

Transkrypt

1 SPIS TREŚCI TYTUŁ ROZDZIAŁU STRONA I. Przedmiot i cel instrukcji kancelaryjnej 3 II. Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie 5 III. Podział prac kancelaryjnych w MUP 7 IV. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie wpływów 8 V. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 11 VI. Rejestrowanie i znakowanie spraw. Zakładanie teczek 12 VII. 15 VIII. Terminy załatwiania spraw i ponaglenia 17 IX. Podpisywanie pism i wysyłanie korespondencji 17 X. Przechowywanie akt spraw załatwionych 19 XI. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego 20 XII. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej 21 XIII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych XIV. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 71 2

2 Rozdział I Przedmiot i ceł instrukcji kancelaryjnej 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją", ustala szczegółowe zasady postępowania i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Miejskim Urzędzie Pracy w Lublinie oraz reguluje postępowanie z wszelką dokumentacją, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych w zakresie: obiegu pism i innych dokumentów, ich powstawania, przesyłania, ewidencjonowania, przechowywania w komórkach organizacyjnych oraz przekazywania do archiwum zakładowego w Miejskim Urzędzie Pracy w Lublinie. 2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym i w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK 3. Ustalone w instrukcji zasady postępowania dążą do zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed utratą, uszkodzeniem bądź zniszczeniem akt w Miejskim Urzędzie Pracy w Lublinie. 4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi informacje niejawne regulują odrębne przepisy. 2 Znaczenie pojęć użytych w instrukcji: 1) akta sprawy - cała dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania, 2) aprobata - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną na treść i sposób załatwienia sprawy lub akceptację treści pisma, 3) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe Urzędu, 4) bezpieczny podpis elektroniczny - oznacza podpis, który jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego, jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna, 5) podpis potwierdzony profilem zaufanym epuap - podpis złożony przez użytkownika konta epuap, do którego zostały dołączone informacje identyfikujące zawarte w profilu zaufanym epuap, a także: jednoznacznie wskazujący profil zaufany epuap osoby, która wykonała podpis, zawierający czas wykonania podpisu, jednoznacznie identyfikujący konto epuap osoby, która wykonała podpis, autoryzowany przez użytkownika konta epuap, potwierdzony i chroniony podpisem systemowy epuap, 6) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę, 7) dekretacja - adnotacja umieszczana na piśmie lub za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów zawierająca wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, 8) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych, 3

3 9) Dyrektor MUP - Dyrektor Miejskiego Urzędu Pracy w Lublinie lub jego Zastępca, 10) elektroniczny system obiegu dokumentów PSZ.eDOK - system informatyczny przeznaczony do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów w Miejskim Urzędzie Pracy w Lublinie, 11) Referat Kancelarii (kancelaria) - wewnętrzna komórka organizacyjna MUP załatwiająca m.in. sprawy ogólnej obsługi kancelaryjnej, 12) kierownik komórki organizacyjnej - kierownik komórki organizacyjnej w Urzędzie, 13) komórka organizacyjna - Centrum Aktywizacji Zawodowej (CAZ), dział, referat, wieloosobowe lub samodzielne stanowisko pracy, określone w regulaminie organizacyjnym MUP, 14) korespondencja - każde pismo wpływające do MUP lub wysyłane przez MUP, 15) MUP - Miejski Urząd Pracy w Lublinie, 16) nośnik informatyczny - dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 17) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, itp., 18) parafa - skrócony podpis osoby wyrażającej zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy, 19) paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej instrukcji, 20) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 21) pieczęć urzędowa - pieczęć z wizerunkiem godła państwowego, 22) pismo - wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, 23) pocztowa książka nadawcza - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Urząd, 24) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 25) przesyłka - dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej (ESP), określonej w przepisach o ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, 26) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem, 27) prowadzący sprawę - osoba załatwiająca merytorycznie dana sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania sprawy i kompletowanie akt sprawy, 28) registratura - miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt w komórkach organizacyjnych do czasu przekazania tych akt do archiwum zakładowego lub do zniszczenia, 29) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, 30) Referat Kancelarii (sekretariat) - wewnętrzna komórka organizacyjna MUP załatwiająca sprawy, do którego należy m.in. obsługa organizacyjna Dyrektora MUP i jego Zastępcy, 31) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, 32) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających do MUP lub w nim rozpoczętych, 33) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym w zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości, 34) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci 4

4 nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci, 35) teczka aktowa (spraw) - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, 36) termin - okres czasu lub konkretna data, wynikająca z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych lub przełożonych, wyznaczająca czas załatwienia sprawy, 37) Urząd - Miejski Urząd Pracy w Lublinie, 38) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący tematyczną klasyfikację dokumentacji MUP wraz z kwalifikacją archiwalną akt, 39) załącznik - każde pismo lub inny podmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki, itp.), 40) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw rzeczowego wykazu akt, 41) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej, określonej klasy rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym została zarejestrowana w spisie danej teczki aktowej w danym roku kalendarzowym oraz wyznaczonego prowadzącego sprawę i urzędu w którym prowadzona jest sprawa - stała cecha rozpoznawania sprawy. Rozdział II Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 3 1. W Miejskim Urzędzie Pracy w Lublinie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności Urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym dokonuje się wyłącznie rejestracji spraw (nie rejestruje się każdorazowo pism dotyczących tych spraw). Sprawę rejestruje się tylko raz (na podstawie pisma wszczynającego tę sprawę) w spisach prowadzonych dla każdej teczki tematycznej zgodnie z wykazem akt. System ten nie wyklucza stosowania innych pomocy ewidencyjnych do kontroli obiegu akt (pism) np. dziennika korespondencyjnego (zał. nr 1). 4. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Całość akt wytwarzana w Miejskim Urzędzie Pracy została podzielona na klasy pierwszego rzędu, oznaczone symbolem jednocyfrowym (od 0 do 9). W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy drugiego rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje klasy: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest: , a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: Końcowe tytuły klas oznaczone kategorią archiwalną będą tytułami teczek jednorodnych lub pokrewnych tematycznie spraw. 5

5 5. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej MUP. Wskutek tego akta tematycznie jednorodne pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol klasyfikacji. Wyróżniać je będą tylko symbole nazw komórek organizacyjnych Każda komórka organizacyjna urzędu pracy może sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu (uzupełnione o odpowiednie rodzaje dokumentacji spraw przez siebie załatwianych), symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt. Wyciąg z wykazu sporządza się w dwóch egzemplarzach z czego jeden egzemplarz otrzymuje dana komórka a drugi przekazuje do archiwum zakładowego. 2. W uzasadnionych przypadkach kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych MUP - w drodze zarządzenia Dyrektora - mogą rozbudować końcowe klasy w wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe według zasad wykazu akt określonych w 3 punkt 4 instrukcji. Nie można jednak zmieniać kwalifikacji archiwalnej ustalonej w rozbudowanej klasie wykazu. 3. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego lub drugiego rzędu dokonuje się na podstawie zarządzenia Dyrektora MUP w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Lublinie. 4. Wykaz (indeks) symboli nazw komórek organizacyjnych i inicjałów pracowników merytorycznych i funkcjonalnych powinien być sporządzony i aktualizowany zgodnie z obowiązującą strukturą organizacyjną. Symbole nazw komórek organizacyjnych i inicjały pracowników nie mogą się powtarzać Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie: a. materiały archiwalne oznaczone symbolem A", b. dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem B". 2. Materiały archiwalne są to akta o wartości historycznej, przeznaczone do przekazania do archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Wchodzą one do państwowego zasobu archiwalnego. 3. Dokumentacja niearchiwalną są to akta posiadające jedynie czasową wartość praktyczną, jest ona oznaczona symbolem B" i cyframi arabskimi, które oznaczają liczbę lat przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym. Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy (np. akta spraw załatwionych w 2013 r. oznaczone symbolem B5 powinny być przechowywane do 31 grudnia 2018 roku). Dokumentacja ta wraz z upływem właściwego jej okresu przechowywania - może zostać przekazana do zniszczenia po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego. 4. Dokumentacja oznaczona symbolem BE" z dodaniem cyfr arabskich stanowi akta, które po upływie ustalonego w rzeczowym wykazie akt okresu ich przechowywania powinny zostać poddane ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe, które może przekwalifikować akta do materiałów archiwalnych (akt kategorii A") lub wydłużyć okres ich przechowywania. 5. Dokumentacja oznaczona symbolem Bc" stanowi akta manipulacyjne, które mają wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną. Akta te po pełnym wykorzystaniu do prac bieżących mogą zostać przekazane do zniszczenia bezpośrednio z komórek organizacyjnych, 6

6 w porozumieniu z pracownikami prowadzącymi archiwum zakładowe, na zasadach określonych przez Archiwum Państwowe Rzeczowy wykaz akt określa w sposób zróżnicowany wartość archiwalną akt zależnie od tego, czy zostały one wytworzone w komórce merytorycznej czy też w innych komórkach organizacyjnych. 1) Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych akt. 2) Przez komórkę inną niż merytoryczna należy rozumieć tę komórkę organizacyjną, w której występują akta dotyczące tej samej klasy zagadnień co w komórce merytorycznej, ale stanowią jedynie dokumentację pomocniczą lub powtarzalną. Rozdział III Podział prac kancelaryjnych w MUP 1. Prace kancelaryjne w Miejskim Urzędzie Pracy wykonują: 1) Referat Kancelarii (kancelaria i sekretariat), 2) prowadzący sprawę. 2. Do zakresu działania Referatu Kancelarii (kancelarii) należy: 1) przyjmowanie wpływów, segregowanie, umieszczanie pieczątki wpływu na przesyłkach (zał. nr 2), wpisanie daty, elektroniczna rejestracja w systemie PSZ.e-DOK oraz przekazywanie korespondencji do Referatu Kancelarii (sekretariat) i rozdzielanie wpływów między poszczególne komórki organizacyjne, 2) przyjmowanie z komórek organizacyjnych wysyłanych pism, ich segregowanie, ewidencjonowanie przesyłek w dzienniku korespondencyjnymi, odznaczanie pism przekazanych przez komórki merytoryczne do wysłania w systemie PSZ.eDOK oraz ich ewidencjonowanie w pocztowej książce nadawczej, ekspedycja wysyłanej korespondencji i przesyłek, 3) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 4) obsługa poczty elektronicznej MUP i elektronicznych skrzynek podawczych (ESP). 3. Do zakresu działania Referatu Kancelarii (sekretariatu) należy: 1) przyjmowanie wpływów (korespondencji) z Referatu Kancelarii (kancelarii), 2) przedstawianie przyjętej korespondencji Dyrektorowi MUP 3) rozdzielanie zadekretowanej przez Dyrektora MUP korespondencji między poszczególne komórki organizacyjne lub pracowników prowadzących sprawę), 4) dokonywanie w imieniu Dyrektora MUP, na podstawie wydanego upoważnienia, dekretacji pism przychodzących do urzędu w systemie PSZ.eDOK. 5) przyjmowanie od prowadzących sprawę pism i przedkładanie do podpisu Dyrektorowi MUP, 6) przekazywanie podpisanej przez Dyrektora MUP korespondencji do Referatu Kancelarii (kancelarii) celem wysyłki, 7 7

7 7) łączenie rozmów telefonicznych, 8) nadawanie i przyjmowanie faksów, 9) obsługa poczty elektronicznej Dyrektora MUP, 10) udzielanie informacji klientom MUP a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy, 4. Prowadzący sprawy wykonują następujące prace kancelaryjne: 1) rejestrowanie spraw w spisach spraw w systemie tradycyjnym oraz z uwzględnieniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów PSZ.eDOK, 2) nadawanie znaku sprawy, 3) przygotowanie projektów pism i przekazywanie przełożonym w celu aprobaty oraz sporządzanie czystopisów pism w odpowiedniej ilości egzemplarzy oraz przedkładanie czystopisów do podpisu w systemie tradycyjnym oraz z uwzględnieniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów PSZ.eDOK, 4) zakładanie teczek aktowych, przechowywanie dokumentacji, przekazywanie akt spraw załatwionych do archiwum zakładowego. Rozdział IV Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie wpływów 8 1. Korespondencję przyjmuje Referat Kancelarii (kancelaria), rejestrując ją w elektronicznym rejestrze korespondencji w ramach elektronicznego systemu obiegu dokumentów PSZ.eDOK, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi prowadzący sprawę zgodnie z zakresem czynności i przekazują do Referatu Kancelarii (kancelarii). 2. Przyjmując przesyłki zwłaszcza polecone i wartościowe, Referat Kancelarii (kancelaria) sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia Referat Kancelarii (kancelaria) sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od doręczyciela spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) Referat Kancelarii (kancelaria) zwraca bezzwłocznie do dostawcy usługi pocztowej lub przesyła zgodnie z właściwością. 4. Na telegramach oraz ofertach składanych w ramach prowadzonego postępowania o udzielnie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych lub konkursu na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia Referat Kancelarii (kancelaria) otwiera wszystkie przesyłki przeznaczone dla MUP z zastrzeżeniem 1 ust. 5, z wyjątkiem przesyłek: 1) adresowanych imiennie do poszczególnych pracowników, 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, 3) ofert wpływających do Urzędu w formie ofert przetargowych lub konkursowych, 8

8 4) stanowiących informacje niejawne, oznaczonych klauzulą: zastrzeżone, poufne, tajne lub ściśle tajne. 2. W przypadku otrzymania przesyłki imiennie adresowanej na pracownika Urzędu, a dotyczącej sprawy merytorycznie będącej w kompetencji Urzędu, pracownik przekazuje ją do Referatu Kancelarii (kancelaria) w celu uzupełnienia czynności kancelaryjnych. 3. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, przesyłka zawiera informacje niejawne, należy ją bezzwłocznie przekazać w zamkniętej kopercie, Dyrektorowi MUP lub Kierownikowi Działu Prawnego i Kancelarii, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. 4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości kancelaria przekazuje niezwłocznie do kasy Urzędu za pokwitowaniem, czyniąc o tym adnotacje na piśmie. 5. Po otwarciu koperty i wyjęciu zawartości przesyłki Referat Kancelarii (kancelaria) sprawdza, czy: 1) nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego (patrz paragraf 8 ust. 3) 2) do pisma dołączona jest podana w nim liczba załączników, 3) w kopertach zbiorczych znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie. 6. Referat Kancelarii (kancelaria) po otwarciu koperty z przesyłką, kopertę dołącza do dokumentu. W przypadku przesyłki zawierającej kilka pism w jednej kopercie, kopertę dołącza się do jednego pisma a w przypadku pozostałych pism dokonuje się adnotacji w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK o danych na kopercie. 7. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, wówczas należy sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie. 8. Jeżeli w przesyłce zbiorczej brak jest pisma, którego znak podano na kopercie lub opakowaniu, Referat Kancelarii (kancelaria) zobowiązany jest bezzwłocznie zawiadomić o tym nadawcę. 9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 5) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. Pozostałe koperty niszczy się Postępowanie z pocztą elektroniczną jest identyczne jak postępowanie z pocztą/korespondencją, która wpływa do Urzędu w formie papierowej. 2. Wszystkie pisma, mające istotne znaczenie, przychodzące do Urzędu drogą elektroniczną muszą być wydrukowane, a następnie przekazane do rejestracji w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK do Referatu Kancelarii (kancelaria). 3. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez Urząd urządzenia), należy: 9

9 1) wydrukować tylko część przesyłki (np. pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, 2) informatyczny nośnik danych z zapisana przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt.l, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznego nośników danych. 4. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze korespondencji w ramach elektronicznego systemu obiegu dokumentów PSZ.eDOK. 5. Dopuszcza się prowadzenie w Urzędzie kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych. 6. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. podpis elektroniczny zweryfikowany w dni u... (data); wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk). 7. Na wydruk urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO) nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku. 8. Poczta elektroniczna nie może być wykorzystywana do celów prywatnych. Wysyłanie prywatnych wiadomości jest zabronione, a wynikłe z tego możliwości przenoszenia wirusów będą pociągać za sobą odpowiedzialność osób rozsyłających taka pocztę. 9. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu i wiadomości zawierające złośliwe oprogramowanie. Dopuszcza się dokonywania wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 1. Potwierdzenie otrzymania pisma Referat Kancelarii (kancelaria) wydaje na żądanie składającego pismo. 2. Kancelaria umieszcza pieczątkę wpływu z wpisaną datą na pierwszej stronie pisma przy adresacie. Pieczątkę wpływu odciska się również na kopertach nie otwieranych, a nie noszących znamion korespondencji prywatnej. 3. Przekazywanie korespondencji przy pomocy elektronicznego systemu obiegu dokumentów odbywa się po uprzednim jej zarejestrowaniu w odrębnym rejestrze elektronicznym, skanowaniu dokumentu wraz z załącznikami i wpisaniu cech charakterystycznych z danego dokumentu. 4. Każda przesyłka/pismo otrzymuje w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek/pism wpływających do Urzędu identyfikator, określany jako numer z rejestru pism przychodzących, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego, który wpisuje się w obrębie pieczątki wpływu w formacie: P. numer kolejny.rok. 5. Zaopatrzone w odciski pieczątki wpływu pisma po zarejestrowaniu w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK są przekazywane do Referatu Kancelarii (sekretariat) celem dekretacji przez Dyrektora MUP. 6. Dekretacja elektroniczna dokonywana jest - w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK przez upoważnionych pracowników Referatu Kancelarii - w imieniu Dyrektora MUP, na podstawie wydanego upoważnienia. " 10

10 7. Korespondencja zadekretowana przez Dyrektora MUP jest rozdzielana na poszczególne komórki organizacyjne przez Referat Kancelarii (sekretariat). 8. Nie wymagaj ą ewidencj onowania: 1) druki, czasopisma, książki, dzienniki urzędowe, afisze, ogłoszenia, prospekty, reklamy itp. 2) oferty szkoleniowe, z których MUP nie korzysta, 3) biuletyny i komunikaty nie wymagające załatwienia, 4) pisma mylnie skierowane, 5) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, 6) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 7) dane w systemach teleinformatycznych dedykowane do realizowania określonych wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr. 9. Pisma wymienione w ust. 8 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt. 10. W przypadku jakichkolwiek podejrzeń, że przesyłka może stanowić ze względu na zawartość (np. niezidentyfikowany proszek, płyn itp.) zagrożenie dla bezpieczeństwa, pracownik Referatu Kancelarii informuje niezwłocznie swojego bezpośredniego przełożonego i Dyrektora MUP, który podejmuje decyzję o ewentualnym powiadomieniu właściwych organów (straż pożarna, policja itp.). Właściwy sposób postępowania w sytuacjach zagrożenia regulują odpowiednie instrukcje wewnętrzne MUP. 11. Referat Kancelarii jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, komórki przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników. Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Dyrektor MUP przeglądając korespondencję: 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam, 2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne bądź pracowników. 2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez komórki organizacyjne bądź pracowników, umieszcza się dyspozycje dotyczące: 1) sposobu załatwienia sprawy, 2) terminu załatwienia, 3) aprobaty załatwienia sprawy lub podpisania czystopisu. 3. Do przekazania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty, np.: p.m. - proszę mówić, u.o. - udzielić odpowiedzi, m.p. - mój podpis, a/a - ad acta. 4. Kierownik komórki organizacyjnej, przeglądając korespondencję decyduje, które sprawy załatwia sam, a które przydziela do załatwienia pozostałym pracownikom. 5. W przypadku wskazania w dekretacji kilku komórek organizacyjnych, osobą odpowiedzialną za udzielenie kompleksowej odpowiedzi jest kierownik komórki organizacyjnej wskazany jako pierwszy w dekretacji. Kierownik ten otrzymuje oryginał pisma, a pozostali kopie sporządzone przez Referat Kancelarii (sekretariat). 11

11 6. Kierownik komórki organizacyjnej MUP: 1) po otrzymaniu korespondencji w wersji papierowej i elektronicznej ustala czy kierowana przez niego komórka jest właściwa do jej rozpatrzenia, 2) dekretuje korespondencję w sposób tradycyjny oraz w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK i przekazuje wg właściwości do odpowiednich pracowników, 3) w przypadku korespondencji mylnie zadekretowanej dokonuje zwrotu pisma w formie elektronicznej oraz w sposób tradycyjny do Dyrektora MUP, po uprzednim uzgodnieniu z Kierownikiem komórki organizacyjnej właściwej w sprawie, celem przedekretowania pisma. Przed zwrotem do przedekretowania w systemie PSZ.eDOK odnotowuje informacje, do której komórki organizacyjnej powinno trafić pismo w sprawie. 7. Pracownik komórki organizacyjnej MUP: po otrzymaniu korespondencji w formie elektronicznej potwierdza jej przyjęcie poprzez złożenie podpisu w wygenerowanym z systemu PSZ.eDOK przez Referat Kancelarii raporcie zbiorczym pism przychodzących: a) w przypadku pisma w sprawie wszczętej przed wprowadzeniem systemu PSZ.e.DOK dołącza je do akt sprawy i prowadzi czynności administracyjne związane z otrzymaną korespondencją, traktując pismo w systemie PSZ.e.DOK jako pismo swobodne" b) w przypadku pisma wszczynającego nową sprawę, nadaje jej numer z JRWA MUP, wprowadzonego do systemu przez administratora systemu indywidualnie na każde stanowisko 8. Z systemu e-dok wyłącza się wszelką dokumentację generowaną w innych systemach informatycznych, pod warunkiem, że system zapewnia jej ewidencjonowanie. 9. W przypadku awarii systemu PSZ.e.DOK obowiązuje obieg dokumentów w formie papierowej; w takiej sytuacji rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej winny być sporządzane w wersji papierowej. 10. Faksy przesyłane do Miejskiego Urzędu Pracy w Lublinie pracownik Referatu Kancelarii (sekretariat) przekazuje bezpośrednio do Referatu Kancelarii (kancelaria) celem elektronicznej rejestracji w systemie e-dok. 1. Całą korespondencję przeznaczoną dla danej komórki organizacyjnej Referat Kancelarii (sekretariat) przekazuje w teczkach obiegowych. 2. Uprawnieni pracownicy kwitują odbiór poszczególnych pism w raporcie zbiorczym pism przychodzących wygenerowanym przez Referat Kancelarii (kancelaria) z elektronicznego systemu obiegu dokumentów PSZ.eDOK. 3. Obieg akt między komórkami odbywa się z zastrzeżeniem 11 ust. 10 zdanie drugie, za pośrednictwem Referatu Kancelarii (kancelaria) lub poczty elektronicznej. 13 Rozdział VI Rejestrowanie i znakowanie spraw. Zakładanie teczek aktowych Rejestrowanie sprawy polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego. 12

12 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnym formularzu (wzór spisu spraw stanowi zał. nr 3) lub w rejestrze elektronicznym. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz MUP. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 4. Pracownik komórki merytorycznej, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwiania - pismo rejestruje się jako nową sprawę. W obu przypadkach prowadzący sprawę wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. 5. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej dla końcowych klas wykazu akt. 6. Spisy spraw prowadzą pracownicy opracowujący sprawę merytorycznie. 7. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne (np. skorowidze alfabetyczne) Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Znak sprawy składa się z: 1) symbolu urzędu wydającego decyzję, w postaci skrótu nazwy - MUP, 2) symbolu komórki organizacyjnej, określonego w Regulaminie organizacyjnym MUP, 3) symbolu liczbowego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, 4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 5) inicjałów kancelaryjnych prowadzącego sprawę, 6) czterech cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw. 2. Poszczególne elementy znaku sprawy powinny być od siebie oddzielone kropkami. Przykład znaku sprawy: MUP.PK JK.2014 Poszczególne części znaku sprawy oznaczają: MUP - Miejski Urząd Pracy w Lublinie PK I - Referat Kancelarii, Miejska Rada Zatrudnienia, 1 - sprawa wpisana jako pierwsza w spisie spraw, JK - Jan Kowalski - prowadzący sprawę 2014-rok Znak sprawy należy wpisać powyżej treści pisma z lewej strony w systemie tradycyjnym. Dopuszczalne jest umieszczenie w znaku sprawy dodatkowego składnika (np. numeru kolejnego pisma w sprawie). W systemie elektronicznego obiegu dokumentów znak sprawy jest automatycznie generowany przez system po wybraniu rodzaju sprawy i dokonaniu zatwierdzenia (opcja: zastosuj). 4. Akta spraw nie zakończonych w ciągu roku załatwia się w roku następnym, nie zmieniając dotychczasowego ich znaku i nie wpisując do nowego spisu spraw. 5. W razie konieczności wznowienia sprawy, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę:..przeniesiono do znaku sprawy..." W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w 14 ust. 1 i 2, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej. 13

13 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak). 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik komórki organizacyjnej zajmującej się sprawami organizacyjnymi. 4. Rejestry prowadzą prowadzący sprawę. 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od numeru Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze W Urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestr zarządzeń Dyrektora MUP, 2) rejestr pism przychodzących, 3) rejestr skarg i wniosków, 4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt, zakłada się w sposób tradycyjny i w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK spis spraw i odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 3. Jeśli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawę wpisano. 5. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami, zakłada się tzw. teczki zbiorcze, do których odkłada się dokumentacje zarejestrowaną w kilku rożnych teczkach aktowych (np. akta osobowe). 6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy (np. teczka bezrobotnego). W takim przypadku znakiem akt jest numer identyfikacyjny. 7. Dla ułatwienia pracy prowadzący sprawę mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol ". Po zakończeniu roku 14

14 spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt. Rozdział VII Formy załatwiania spraw Przy załatwianiu spraw należy stosować najprostsze i najbardziej celowe metody. 2. Załatwienie sprawy może być ustne lub pisemne. Należy szeroko stosować formę ustnego załatwiania spraw. Fakt takiego załatwienia sprawy należy odnotować na piśmie lub w szczególnych przypadkach sporządzić notatkę służbową o sposobie i dacie załatwienia sprawy. 3. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną, 2) korespondencyjną, 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez prowadzącego sprawę, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 5. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez prowadzącego sprawę projektu pisma załatwiającego sprawę. 6. Załatwienie sprawy może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 7. Ostateczne załatwienie sprawy prowadzący sprawę odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwieniu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak Oz.", który oznacza ostatecznie załatwione". Informacja o sposobie załatwienia sprawy umieszczana jest również w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK poprzez wybranie z listy rozwijanej odpowiedniej opcji. 8. Z rozmów przeprowadzonych z klientami MUP oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeśli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy w systemie tradycyjnym i elektronicznym. 9. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: a) Stwierdzam zgodność z oryginałem" - w przypadku pisma lub dokumentu wytworzonego w MUP, b) Stwierdzam zgodność z okazanym dokumentem" - w przypadku pozostałych dokumentów, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej treść. 15

15 20 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe), 8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości wraz z adresami. 2. Drugi egzemplarz lub kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: 1) parafę prowadzącego sprawę i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma), 2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza 3. W razie potrzeby pismo i jego drugi egzemplarz/kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: polecony", priorytet", za zwrotnym potwierdzeniem odbioru", pilne", itp. oraz informację o opłaceniu przesyłki ze środków budżetowych ( budżet"), w przypadku przesyłek nie objętych finansowaniem z Funduszu Pracy, o których mowa w art. 108 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, 2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał....) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr... do pisma znak...), 3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, 4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy prowadzący sprawę decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy, 5) ewentualne wskazówki dla Referatu Kancelarii. 4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi Zakres kompetencji Dyrektora MUP i jego Zastępcy w sprawie podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa Regulamin organizacyjny MUP. 2. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 3. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w 16

16 porozumieniu i za zgodą prowadzącego sprawę. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez prowadzącego sprawę. 4. Projekty pism (opracowań) podlegają zatwierdzeniu przez przełożonego 5. Kompetencje w zakresie aprobaty projektów pism ustala kierownik komórki organizacyjnej. 6. Pisma, które mają być powielone w większej liczbie wymagają aprobaty kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionej osoby. 7. W odniesieniu do pism rozsyłanych do większej liczby odbiorców należy stosować rozdzielnik hasłowy, opracowany w Urzędzie. 8. Przy korespondencji wewnętrznej należy w szerokim zakresie posługiwać się pocztą elektroniczną oraz tzw. korespondentkami pisanymi w dwóch egzemplarzach. Rozdział VIII Terminy załatwiania spraw i ponaglenia Prowadzący sprawy załatwia sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. 2. Terminy załatwiania spraw wynikają z obowiązujących przepisów ze szczególnym uwzględnieniem przepisów kpa lub ustaleń jednostek nadrzędnych albo z poleceń zwierzchników. 3. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do obowiązków prowadzących sprawy. Kierownik komórki organizacyjnej podejmuje odpowiednie decyzje w tym zakresie. 4. W przypadkach niezałatwienia sprawy w wyznaczonym terminie, obowiązkiem oczekującej na załatwienie jednostki lub komórki organizacyjnej (prowadzącego sprawę) jest przeprowadzenie odpowiedniej interwencji w jednostce lub komórce organizacyjnej, która nie załatwiła, przedmiotowej sprawy w wyznaczonym terminie. Rozdział IX Podpisywanie pism i wysyłanie korespondencji Przekazanie projektów pism do aprobaty może nastąpić: w postaci papierowej i w postaci elektronicznej. 2. Wybór trybu przekazania projektów pism do aprobaty określają w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio: Dyrektor Urzędu, jego Zastępca, Główny księgowy lub kierownik komórki organizacyjnej. 3. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do aprobaty nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje jeden egzemplarz pisma nanosząc parafkę w z lewej strony pisma pod tekstem i przekazuje pismo do ostatecznego podpisu Dyrektora MUP w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy). 17

17 4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do aprobaty wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma lub ustnie. 5. W przypadku, gdy projekt pisma jest przedstawiony do aprobaty w postaci elektronicznej, prowadzący sprawę przekazuje pismo w systemie PSZ.e.DOK do akceptacji bezpośredniemu przełożonemu a następnie, po uzyskaniu akceptacji treści, do ostatecznej akceptacji i zatwierdzenia Dyrektorowi MUP celem podpisania bezpiecznym podpisem elektronicznym 6. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący: podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej oraz podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy) 7. Po podpisaniu i zwrocie pisma przez Dyrektora MUP, prowadzący sprawę wysyła pismo w systemie PSZ.e-DOK (opcja: przekaż pismo do wysłania) do Referatu Kancelarii. 8. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym. 9. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedstawiać pismo w czystopisie (z drugim egzemplarzem/kopią) - do podpisania. 10. Uprawnienia do podpisywania pism wynikają z odrębnych przepisów, Regulaminu organizacyjnego MUP oraz zakresu czynności poszczególnych pracowników. 11. Podpis na czystopisach umieszcza się w obrębie napisu określającego imię, nazwisko i stanowisko służbowe względnie w obrębie odpowiedniej pieczątki. 12. Pismo przed podpisaniem powinno być oznaczone znakiem sprawy oraz datą Pisma (faksy) przeznaczone do wysłania przygotowuje Referat Kancelarii (sekretariat), który sprawdza czy pismo jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy, oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki. Pismo nie odpowiadające powyższym wymogom - Referat Kancelarii (sekretariat), zwraca do uzupełnienia prowadzącemu sprawę. 2. Do obowiązków Referatu Kancelarii (sekretariat), należy w szczególności: 1) przedkładanie pism do podpisu Dyrektorowi MUP lub jego Zastępcy, 2) opatrywanie podpisanych pism pieczęcią imienno-stanowiskową, 3) przekazywanie korespondencji do wysłania do Referat Kancelarii (kancelaria), 3. Do obowiązków Referatu Kancelarii (kancelaria) należy w szczególności: 1) stwierdzenie na kopii pisma faktu jego przekazania do wysyłki na zewnątrz w systemie tradycyjnym oraz odznaczenie wysyłki (opcja: wyślij pismo) w elektronicznym systemie obiegu dokumentów PSZ.eDOK 2) kopertowanie i adresowanie korespondencji, 3) zwrot prowadzącemu sprawę kopii wysłanych pism z ewentualnymi aktami sprawy (w zależności od ustalonego sposobu przechowywania akt w danej komórce organizacyjnej), 4) segregowanie pism przekazanych do wysyłki, 5) umieszczanie na kopertach odcisku pieczątki Opłata pobrana - Umowa nr z z dnia r. Nadano w UP Lublin ", 6) zapisywanie listów w pocztowej książce nadawczej (budżetowej, z Funduszu Pracy lub zwykłej), 7) przekazywanie przesyłek i korespondencji do właściwego operatora pocztowego bezpośrednio do adresatów. 18

18 25 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką 1 i stówą, 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym, przesłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną, 5) za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych obsługiwanych przez Urząd. Korespondencję wysyła się listami zwykłymi, poleconymi, priorytetowymi, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, itp. Brak dyspozycji na kopercie oznacza, że przesyłkę należy wysłać listem zwykłym. 2. Telegramy (faksy) i korespondencję pilną wysyła się natychmiast po jej otrzymaniu. 3. Przesyłki miejscowe oraz zamiejscowe dostarczane do Referatu Kancelarii (kancelaria) najpóźniej do godz wysyła się w danym dniu za pośrednictwem operatora pocztowego, a po godz wysyła się dnia następnego. Rozdział X Przechowywanie akt spraw załatwionych Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w teczkach aktowych. 2. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące dane (wzór opisu teczki aktowej - zał. nr 4): 1) na środku u góry - pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której powstały akta, 2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu nazwy komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, 3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną (kat. A") a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej akt (kat. B") również okres ich przechowywania, 4) na środku - tytuł akt, tj. pełne hasło z wykazu akt ewentualnie uzupełnione o bliższe określenie akt zawartych w teczce, 5) pod tytułem - roczne daty skrajne akt. 3. Jeżeli dokumentację gromadzi się i przechowuje w segregatorach to wymienione w punkcie 3 oznaczenia powinny być umieszczone na grzbietach segregatorów. 4. W teczkach, dokumentacja spraw układana jest w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie. 5. W przypadku potrzeby wyjęcia dokumentacji z teczki, należy w jej miejsce włożyć kartkę z adnotacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajduje się dokumentacja oraz termin jej zwrotu. 6. Sprawy (pisma, przesyłki) w toku załatwienia oraz przydzielone do załatwienia przechowują w oddzielnych teczkach prowadzący sprawy. 7. Akta spraw ostatecznie załatwionych, niepotrzebnych, przechowuje się w komórkach organizacyjnych lub u prowadzących sprawy przez okres jednego roku, licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy, po upływie którego przekazuje się je do archiwum zakładowego. 19

19 Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Po upływie 1 roku licząc od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy, do 30 kwietnia każdego roku komórki organizacyjne przekazują akta spraw ostatecznie załatwionych, do archiwum zakładowego. 2. Dokumentację przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (zał. nr 5) sporządzonych oddzielnie dla akt kategorii A" i kategorii B". Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych (akt kategorii A") w czterech egzemplarzach i osobno dla dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B") w trzech egzemplarzach. Po sprawdzeniu przekazanej dokumentacji jeden egzemplarz spisu pracownik archiwum zakładowego zwraca do komórki organizacyjnej przekazującej akta. Trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kat. A" przeznaczone są dla archiwum zakładowego, gdzie jeden egzemplarz archiwum zakładowe ma obowiązek przekazać do archiwum państwowego. Dwa egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych kategorii B" przeznaczone są dla archiwum zakładowego. Spisy podpisują: kierownik komórki organizacyjnej, pracownik przekazujący dokumentację oraz pracownik archiwum. 3. Dokumentację przekazuje się do archiwum kompletnymi rocznikami. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczyć na tak długo, jak długo będą one potrzebne. 4. Dokumentacja przekazywana do archiwum powinna być uporządkowana przez komórkę organizacyjną, w której powstała, co oznacza: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw, (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę, 2) wyłączenie z teczek wtórników oraz kopii dokumentacji i części metalowych, 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów wg kolejności klas rzeczowego wykazu akt, 4) w przypadku materiałów archiwalnych (kat. A") zszycie (przesznurowanie), akt oraz spaginowanie, tj. ponumerowanie ołówkiem zwykłym stron zapisanych i zapisanie na wewnętrznej spodniej stronie okładki liczby stron, w formie zapisu Jednostka archiwalna zawiera x" ponumerowanych stron" 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie. 5. Do przechowywanej dokumentacji należy dołączyć, zbędne w bieżącej pracy pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze itp. 20

20 Rozdział XII Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej dokumentację spraw zakończonych, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami instrukcji, należy przekazać do archiwum zakładowego. 2. Dokumentację spraw nie zakończonych należy przekazać na podstawie spisów zdawczoodbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki. Kopię spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Rozdział XIII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w MUP, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 2. Informatyka powinna być wykorzystywana zgodnie z obowiązującą w Miejskim Urzędzie Pracy w Lublinie Polityką bezpieczeństwa informacji Miejskiego Urzędu Pracy w Lublinie " i Instrukcją zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Miejskim Urzędzie Pracy, wprowadzonych Zarządzeniem Dyrektora MUP w Lublinie. Rozdział XIV Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników MUP czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora MUP. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują systematyczną kontrolę czynności wykonawczych przez podległych pracowników w zakresie prawidłowości stosowania Instrukcji oraz udzielają im stosownych wskazówek. 3. Kontrola polega w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 21