zwanym w dalszej części umowy Zleceniodawcą zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą Definicje

Transkrypt

1 UMOWA ŚWIADCZENIA USŁUG MONITORINGU I ETAP. zawarta w Łodzi w dniu 2014 roku w Łodzi pomiędzy: PKO Leasing S.A. z siedzibą w Łodzi przy Al. Śmigłego Rydza 20, zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym dla Łodzi Śródmieścia XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS Kapitał zakładowy w wysokości ,00 PLN (w całości wpłacony), REGON: NIP: reprezentowaną przez: zwanym w dalszej części umowy Zleceniodawcą a zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą Definicje Zleceniodawca Klient (Korzystający) Umowa PKO Leasing SA z siedzibą w Łodzi, działająca w imieniu własnym i w imieniu PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, Podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który zawarł ze Zleceniodawcą Umowę Umowa leasingu lub inna cywilno-prawna zawarta przez Finansującego z Klientem, w szczególności umowa wynajmu, dzierżawy, pożyczki lub inna o podobnym charakterze, Restrukturyzacja Profilaktyczna Okres Rozliczeniowy Raport Dzienny Raport Miesięczny Proces inicjowany przez Zleceniodawcę kierowany do wybranej grupy klientów, mający na celu zmianę warunków umowy zgodnie z oczekiwaniami Klienta i na warunkach akceptowanych przez Zamawiającego. Miesiąc kalendarzowy, liczony od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca. Zestawienie, sporządzane dla Zleceniodawcy w trybie dziennym o ustalonym zakresie danych, z działań objętych przedmiotem umowy. Zestawienie, sporządzane raz w miesiącu dla Zleceniodawcy przez Wykonawcę, z działań objętych przedmiotem umowy zawierające określone dane i ich format. 1

2 1. Przedmiot umowy 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na: a. Monitorowaniu Klientów Zleceniodawcy w celu odzyskania całej kwoty należności przeterminowanych, b. poinformowaniu Klientów Zleceniodawcy o możliwości Restrukturyzacji Profilaktycznej umowy lub umów oraz jej warunkach (Klienci wytypowani nie posiadający zaległości). Akcja prowadzona w terminie czterech dni roboczych licząc od dnia otrzymania zestawienia przez Oferenta (raz w kwartale). 2. Wykonawca zobowiązany jest wykonywać czynności będące przedmiotem umowy w sposób nie narażający dobrego imienia Zleceniodawcy, a także chronić interes Zleceniodawcy w zakresie powierzonych czynności oraz dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony danych stanowiących tajemnicę Zleceniodawcy pod rygorem rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. 3. Strony zobowiązują się do współdziałania, w tym w szczególności będą udzielać sobie wszelkiej niezbędnej pomocy przy wykonywaniu Umowy. 4. Wykonawca oświadcza, że będzie wykonywał czynności objęte niniejszą umową z należytą starannością, w sposób fachowy i rzetelny, zgodnie ze standardami obowiązującymi w tym zakresie. 2. Wykonanie Umowy 1. Usługa monitorowania należności, obejmuje: a) odzyskania całej kwoty należności przeterminowanych od przekazanego Klienta w okresie pomiędzy 11 a 25 dniem przeterminowania należności. Wszelkie ustalenia i deklaracje spłaty przyjmowane od Klienta muszą zostać zamknięte i zrealizowane najpóźniej do 25 dnia okresu przeterminowania, b) Wpłaty Klienta po 25 dniu okresu przeterminowania nie będą uznawane we wzajemnych rozliczeniach pomiędzy stronami, c) Jako datę zapłaty przyjmuje się uznanie rachunku Zleceniodawcy, d) W ramach usługi monitorowania Wykonawca przeprowadzać będzie działania o charakterze upominawczo-informacyjnym, dotyczącym powstałej zaległości z wykorzystaniem narzędzi w postaci skutecznych kontaktów telefonicznych, e) Wykonawca w okresie do 25 dnia przeterminowania należności przeprowadzi co najmniej dwie rozmowy telefoniczne, f) Pierwszy kontakt telefoniczny powinien nastąpić w ciągu dwóch dni roboczych od otrzymania pakietu należności, nie później jednak niż do 13 dnia okresu przeterminowania należności. g) Za skuteczny kontakt uznaje się rozmowę telefoniczną przeprowadzoną z Klientem (właścicielem) lub osobą odpowiadającą za płatności, h) Działania Wykonawcy będą każdorazowo podejmowane wobec wszystkich Klientów Zleceniodawcy, i) Raportowania w trybie dziennym wykonanych działań (dane i format określone w umowie), j) Raportowania w trybie miesięcznym przeprowadzonych działań (będących podstawą do rozliczenia danego cyklu miesięcznego). Raport powinien być w podziale na Klientów (NIP) i powinien zawierać dane opisane w umowie, k) W przypadku braku prawidłowego numeru telefonu Klienta Zleceniodawcy Wykonawca podejmie próby ustalenia aktualnego numeru telefonu, 2

3 l) Wykonawca będzie przekazywał w cyklach miesięcznych zaktualizowane dane telefoniczne Klientów objętych monitoringiem, m) Wykonawca zobowiązuje się do nagrywania rozmów prowadzonych z Klientami Zleceniodawcy, wskazanymi w raporcie do monitoringu za pomocą systemu nagrywania, n) Przedmiotowe nagrania będą przez Wykonawcę przechowywane przez okres co najmniej 4 miesięcy i codziennie przekazywane Zleceniodawcy w ustalonym formacie, o) Wykonawca nie będzie uprawniony do pobierania od Klientów PKO Leasing SA i PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o. środków pieniężnych, tak w gotówce, jak i w formie przelewu bankowego. 2. Usługa poinformowania Klientów o możliwości i warunkach Restrukturyzacji Profilaktycznej umowy/umów: a) Przekazania informacji wskazanej grupie Klientów o możliwości przeprowadzenia procesu Restrukturyzacji Profilaktycznej umowy lub umów oraz o jej warunkach, b) Działania informacyjne przeprowadzane są raz w kwartale, w pierwszym miesiącu kalendarzowym danego kwartału, c) Kontakt z Klientem odbywa się w terminie czterech dni roboczych licząc od dnia otrzymania zestawienia przez Oferenta (dane generowane w -5 DPD przed terminem płatności pierwszej raty leasingowej danego Klienta w danym kwartale), d) Kontakt (skuteczny) z danym Klientem odbywa się tylko raz w danym cyklu kwartalnym, e) Za skuteczny kontakt uznaje się rozmowę telefoniczną przeprowadzoną z Klientem (właścicielem) lub osobą odpowiadającą za płatności, f) Klientom zainteresowanym restrukturyzacją przekazywany jest kontakt do wskazanej przez Zleceniodawcy osoby, a stosowna informacja jest także przekazywana do Zamawiającego w cyklach dziennych (dane i format określony w umowie). 3. Raporty 1. Wykonawca będzie w trybie dziennym przedstawiał Zleceniodawcy raporty z wykonanych działań zawierające następujące dane: a) Raport ze skutecznych kontaktów z Klientami przekazywanymi do monitorowania (data i godzina kontaktu, nr Umowy, nr NIP, nazwa Klienta, adres Klienta); b) Raport ze skutecznych kontaktów z Klientami przekazywanymi do poinformowania o możliwości i warunkach Restrukturyzacji Profilaktycznej (data i godzina kontaktu, nr Umowy, nr NIP, nazwa Klienta, adres Klienta, czy Klient wyraził wstępne zainteresowanie Restrukturyzacją Profilaktyczną); 2. Wykonawca będzie w trybie miesięcznym przedstawiał Zleceniodawcy raporty z wykonanych działań (do rozliczenia), podsumowujących wykonane czynności w danym cyklu rozliczeniowym, rozumianym jako miesiąc kalendarzowy, a) Raport ze skutecznych kontaktów z Klientami przekazanymi do monitorowania; b) Raport ze skutecznych kontaktów z Klientami przekazanymi do poinformowania o Restrukturyzacji Profilaktycznej i którzy wyrazili zainteresowanie propozycją restrukturyzacji; 3. W przypadku braku prawidłowego numeru telefonu Klienta Zleceniodawcy, Wykonawca w ramach niniejszej umowy podejmie próby telefonicznego ustalenia aktualnego numeru telefonu (adresu ) Klienta ujętego w wykazie. 4. Zestawienie ustalonych przez Wykonawcę numerów telefonów (adresów ) będzie przekazywane w cyklach miesięcznych do Zleceniodawcy; 3

4 5. Raporty o których mowa w 3 pkt 1 i 2 będą codziennie/miesięcznie (w zależności od raportu) umieszczane w miejscu wskazanym (serwerze) przez Wykonawcę, 6. Wykonawca zobowiązuje się do nagrywania rozmów prowadzonych z Klientami Zleceniodawcy i codziennego przekazywania nagrań z tych rozmów w formacie plików mp3 odpowiednio opisanych (NIP Klienta, data i godzina rozmowy, nr telefonu na który był kontakt); 7. Zleceniodawca będzie przekazywał Wykonawcy należności do obsługi oraz informacje o dokonanych wpłatach w codziennych przekazach elektronicznych w postaci pliku o określonym formacie i strukturze: a) Klientów posortowanych na spółki: PKO Leasing SA/ PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o., nr dokumentu, nr Umowy, nr NIP, nazwa Klienta, adres,), b) Klientów przekazywanych raz w kwartale do poinformowania o Restrukturyzacji Profilaktycznej na: PKO Leasing SA/ PKO Bankowy Leasing Sp. z o.o., nr NIP, nazwa Klienta, adres Upoważnienie Zleceniodawca oświadcza, że niniejszym upoważnia Wykonawcę do podejmowania w imieniu Zleceniodawcy działań objętych wykonaniem niniejszej umowy opisanych w Wynagrodzenie Wykonawcy 1. Z zastrzeżeniem pkt 3, z tytułu wykonanych działań w ramach świadczenia usług objętych przedmiotową Umową: - odzyskania przez Wykonawcę całej należności od Klienta (NIP) do 25 dnia okresu przeterminowania (włącznie) przysługuje wynagrodzenie w wysokości zł netto - skutecznego skontaktowania się z Klientem Zleceniodawcy (Restrukturyzacja Profilaktyczna) i poinformowanie o możliwości restrukturyzacji umowy przysługuje wynagrodzenie w wysokości zł netto ( i /100), 2. Wyliczenie wynagrodzenia będą realizowane w jednym cyklu rozliczeniowym rozumianym jako miesiąc kalendarzowy; 3. Wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 1 niniejszego paragrafu będzie wyliczana miesięcznie przez Wykonawcę, a następnie przedstawiana do akceptacji Zleceniodawcy, 4. Rozliczenie odbywać się będzie na następujących zasadach: a) W przypadku wystąpienia w obrębie jednego cyklu rozliczeniowego kilku dokumentów księgowych (np. faktura z tyt. rat leasingu, faktura z tyt. ubezpieczenia, faktura z tyt. podatku od środków transportu, nota odsetkowa), dotycząca jednego Klienta, Zleceniodawca zapłaci Wykonawcy ustaloną jednostkową cenę po odzyskaniu całości należności Klienta do 25 dnia okresu przeterminowania należności przekazanych w jednym cyklu rozliczeniowym, rozumianym jako jeden miesiąc kalendarzowy., b) W przypadku działań informacyjnych dotyczących Restrukturyzacji Profilaktycznej warunkiem zapłaty wynagrodzenia Oferentowi (akcja realizowana raz w kwartale) jest skuteczny kontakt telefoniczny (z właścicielem lub osobą odpowiedzialną za płatności) z wyznaczonymi Klientami objętymi restrukturyzacją profilaktyczną w terminie czterech dni roboczych licząc od dnia otrzymania zestawienia przez Oferenta (dane generowane w -5 DPD przed terminem płatności pierwszej raty leasingowej danego Klienta w danym kwartale), 4

5 c) Zaległości Klienta do kwoty 5 PLN brutto będą traktowane jako odzyskane przez Wykonawcę całej przekazanej do monitoringu należności; d) Warunkiem zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy jest potwierdzenie przez Zleceniodawcę dokonanej przez Klienta wpłaty; e) Kwota netto ryczałtu zostanie powiększona o podatek od towarów i usług VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami. f) Do rozliczenia danego miesiąca brane będą wszystkie dokumenty Klienta (NIP), których 25 DPD wypada w danym miesiącu kalendarzowym od 1 do ostatniego dnia. Nie ma znaczenia dzień/miesiąc przekazania sprawy do Wykonawcy ale dzień, w którym upływa 25 DPD; 5. Faktury VAT mogą zostać wystawione po przesłaniu do Zleceniodawcy Raportów Miesięcznych pokazujących rozliczenie miesiąca i potwierdzeniu przez Zleceniodawcę realizacji czynności określonych w 5 pkt 3, 3 6. Wykonawca po zakończeniu okresu rozliczeniowego rozumianego jako miesiąc kalendarzowy i potwierdzeniu kwoty przez Zleceniodawcę zobowiązany jest do wystawienia zbiorczej faktury VAT na spółkę PKO Leasing S.A. 7. Zapłata będzie realizowana przelewem na rachunek wskazany na fakturze VAT 8. Termin płatności: 14 dni od czasu otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT 6. Skuteczność 1. Zleceniodawca po zakończeniu każdego miesiąca będzie badał skuteczność prowadzonych działań Wykonawcy, 2. Badana skuteczność będzie dotyczyła m.in.: a) odzysku tj.: ilorazu kwoty należności przekazanej w 11 DPD do należności odzyskanej do 25 DPD w danym okresie, b) kontaktowalności tj.: ilorazu skutecznych kontaktów z Klientem w okresie od -5 DPD (poinformowanie o możliwości restrukturyzacji) do ilości Klientów przekazanych w tym okresie do obsługi, c) terminowości raportowania. 3. Podpisanie umowy nie gwarantuje stałych i systematycznych zleceń na wykonywanie usług określonych w 1 niniejszej umowy Ochrona danych osobowych 1. W celu należytego wykonania Umowy Zleceniodawca niniejszym powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych Klientów Zleceniodawcy, objętych działaniami monitorowania oraz Klientów przekazanych do poinformowania o Restrukturyzacji Profilaktycznej. 2. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe klientów Zleceniodawcy zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. Nr 101, poz. 926 ze zm.), zwanej dalej Ustawą, oraz przepisami wykonawczymi, w szczególności zaś zgodnie z rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. nr 100, poz. 1024, z ew. późn. zm.), zwanym dalej Rozporządzeniem. 5

6 3. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu, o którym mowa w umowie. 4. Wykonawca obowiązany jest przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych, zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zobowiązany jest do zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 5. Wykonawca prowadzi ewidencję upoważnionych pracowników Wykonawcy, zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych lub osób współpracujących ze Wykonawcą na innej podstawie prawnej przy przetwarzaniu danych osobowych. Zleceniodawca może w każdej chwili zażądać od Wykonawcy przedstawienia Zleceniodawcy aktualnej ewidencji tych osób, zawierającej dane, o których mowa w art. 39 Ustawy. Pracownicy Wykonawcy i inne osoby współpracujące ze Wykonawcą przed dopuszczeniem do pracy/współpracy przy przetwarzaniu danych zostaną zaznajomieni z przepisami Ustawy oraz Rozporządzenia. 6. Osoby, o których mowa w ust. 5, obowiązane są do ochrony danych osobowych w szczególności przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem. 7. Wykonawca oświadcza, że system informatyczny służący do przetwarzania danych oraz system zarządzania tym przetwarzaniem spełniają wymagania określone w Rozporządzeniu. 8. Zleceniodawca ma prawo do przeprowadzania kontroli u Wykonawcy w celu sprawdzenia przestrzegania przez Wykonawcę zasad przetwarzania danych osobowych, w tym sprawdzenia stanu zabezpieczeń przetwarzanych danych oraz prawo żądania złożenia pisemnych wyjaśnień przez Wykonawcę. Jeżeli Zleceniodawca stwierdzi uchybienia w tym zakresie może zobowiązać Wykonawcę do ich usunięcia w określonym terminie i stosownie do wskazanych zaleceń, jak również rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym. 9. Wykonawca po rozwiązaniu lub wygaśnięciu niniejszej umowy zobowiązany jest do: a) Przekazania do Zleceniodawcy w terminie 7 dni od dnia, w którym umowa została rozwiązana wszelkich dokumentów i innych nośników danych osobowych, które zostały uzyskane od Zleceniodawcy w trakcie realizacji umowy oraz w związku z wykonywaniem umowy, b) Trwałego usunięcia z nośników informacji danych osobowych uzyskanych od Zleceniodawcy w trakcie realizacji umowy oraz w związku z wykonywaniem umowy, bez pozostawiania sobie ich kopii, c) Zniszczenia kopii zawierających dane osobowe w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści, d) Sporządzenia i podpisania oświadczenia o nieposiadaniu w żadnej formie danych osobowych przekazanych Zleceniodawcę Okres obowiązywania umowy 1. Umowę zawiera się na okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy przez obie Strony. 2. W zakresie usług określonych niniejszą umową, Stronom przysługiwać będzie prawo wypowiedzenia umowy z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, liczonego na koniec miesiąca kalendarzowego z zastrzeżeniem 1 ust. 2 6

7 9. Tajemnica i poufność 1. Każda ze Stron zobowiązuje się uznawać za poufne i zachować w tajemnicy wszelkie informacje otrzymane od drugiej Strony w związku z realizacją niniejszej umowy oraz informacje, w których posiadanie wejdzie przy spełnianiu świadczeń stanowiących przedmiot niniejszej umowy, w szczególności poufny charakter mają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanych lub możliwych do zidentyfikowania w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych Klientów Zleceniodawcy. 2. Postanowienia ust. 1 powyżej dotyczą w szczególności niepublikowania, nieujawniania oraz niewykorzystania informacji zawartych w plikach dziennych dostarczonych Wykonawcy przez Zleceniodawcę lub powstałych w wyniku nagrywania prowadzonych z Klientami rozmów. 3. Postanowienia niniejszego paragrafu nie dotyczą udzielenia niezbędnych informacji organom do tego upoważnionym w trybie przewidzianym przepisami prawa, jednakże o wymogu udzielenia tych informacji Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zleceniodawcę. 4. Zobowiązania określone w niniejszym paragrafie pozostają w mocy i są w pełni skuteczne również po wygaśnięciu lub rozwiązaniu niniejszej umowy. 10. Adresy do kontaktu 1. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, wszelkie zawiadomienia, oświadczenia składane pomiędzy Stronami w związku z umową, będą zgłaszane w formie pisemnej (listownie lub w inny sposób, np. faksem, ) na poniżej wskazane adresy Stron: ZLECENIODAWCA LECENIODAWCA: PKO LEASING S.A Łódź, Al. Marszałka Edwarda Śmigłego Rydza 20, Mariusz Lesiakowski tel mariusz.lesiakowski@pkoleasing.pl Ewa Orłowska tel ewa.orlowska@pkoleasing.pl WYKONAWCA: 2. Każda ze Stron zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia drugiej Strony na piśmie o każdej zmianie adresu, określonego w ust. 1. niniejszego paragrafu. Zmiana ta nie stanowi zmiany umowy i nie wymaga sporządzenia aneksu. W przypadku braku zawiadomienia, uznaje się, że korespondencja wysłana na ostatni znany Stronie adres została doręczona na właściwy adres w dacie próby doręczenia przesyłki Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany do niniejszej umowy wymagają zgody obu Stron w formie pisemnego aneksu do umowy pod rygorem nieważności. 7

8 2. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do wycofania się z części lub całości zamówienia w trakcie trwania umowy. 3. Dla wszystkich spraw nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 5. Sądem właściwym do rozpoznawania ewentualnych sporów w wykonaniu tej umowy będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zleceniodawcy. 6. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część. ZLECENIODAWCA: WYKONAWCA: 8