UMOWA O POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Transkrypt

1 UMOWA O POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Załącznik Nr 8 do SIWZ Zawarta dnia roku w Ząbkach pomiędzy: Miastem Ząbki, z siedzibą w Ząbkach przy ul. Wojska Polskiego 10, Ząbki, zwanym dalej Zleceniodawcą, reprezentowanym przez, a. z siedzibą, wpisanym do.. posiadającą/cym NIP:.., zwaną/ym w dalszej części umowy Zleceniobiorcą. Zważywszy, że: w dniu... r. Strony zawarły umowę nr... o świadczenie usług transportowych i opieki w czasie przewozu w zakresie dowożenia uczniów niepełnosprawnych zamieszkałych na terenie Miasta Ząbki do szkół podstawowych i gimnazjów, w tym do szkół specjalnych i ośrodków szkolno wychowawczych oraz uczniów z niepełnosprawnością ruchową, upośledzeniem umysłowym w stopniu umiarkowanym lub znacznym do najbliższej szkoły ponadgimnazjalnej, a także niepełnosprawnych dzieci pięcioletnich odbywających roczne przygotowanie przedszkolne w przedszkolu, oddziale przedszkolnym zorganizowanym w szkole podstawowej i dzieci sześcioletnich uczęszczających do przedszkoli lub do oddziału przedszkolnego w szkole podstawowej (na trasie dom - szkoła/placówka - dom), zwaną dalej Umową o współpracy, w związku z wykonywaniem zobowiązań określonych w Umowie o współpracy, Zleceniobiorca będzie przetwarzał dane osobowe powierzone mu przez Zleceniodawcę w trybie art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2002r., nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwanej dalej Ustawą ; Strony postanowiły zawrzeć umowę o następującej treści: 1 1. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy do przetwarzania dane osobowe zawarte w Wykazie dzieci niepełnosprawnych zamieszkałych na terenie Miasta Ząbki objętych przewozem w roku szkolnym 2012/2013, stanowiącym załącznik Nr 1 do Umowy o współpracy, a Zleceniobiorca zobowiązuje się do ich przetwarzania zgodnie z przepisami prawa i niniejszą umową. 2. Zleceniobiorca będzie przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w niniejszej umowie oraz Umowie o współpracy. 3. Dane osobowe powierzone do przetwarzania Zleceniobiorcy dotyczą tylko i wyłącznie danych osobowych przetwarzanych w dokumentach papierowych oraz na nośnikach w wersji elektronicznej, do których Zleceniobiorca uzyska dostęp zgodnie z postanowieniami Umowy o współpracy. 4. Celem przetwarzania danych osobowych jest wykonanie zawartej pomiędzy 1

2 Stronami Umowy o współpracy. 5. Zleceniobiorca może przetwarzać powierzone dane osobowe w formie papierowej i elektronicznej Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać wszelkie czynności na rzecz Zleceniodawcy z najwyższą starannością. 2. W związku z realizacją Umowy o współpracy Zleceniobiorca uzyskuje dostęp do danych osobowych będących w posiadaniu Zleceniodawcy, których jest administratorem w rozumieniu przepisów Ustawy, w następującym zakresie: 1) nazwiska i imiona dzieci oraz rodziców/opiekunów prawnych; 2) adresy zamieszkania; 3) telefony kontaktowe; 4) adresy szkół / placówek. 3. Stosownie do wymogów Ustawy Zleceniodawca powierza, a Zleceniobiorca podejmuje się przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie określonym w 1 oraz 2 ust. 2 i w celu wykonania Umowy o współpracy. 4. Zleceniobiorca zobowiązany jest pisemnie poinformować Zleceniodawcę o wszelkich zmianach dotyczących Zleceniobiorcy oraz prowadzonej przez niego działalności, przekazanych Zleceniodawcy w związku z wykonywaniem niniejszej umowy Zleceniodawca udostępnia Zleceniobiorcy, w celu realizacji Umowy o współpracy, dane z administrowanego przez niego zbioru, w zakresie określonym w 2 ust Zleceniobiorca nie będzie udostępniał przetwarzanych na podstawie niniejszej umowy danych osobowych. 3. Zleceniobiorca oświadcza, iż przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podjął środki zabezpieczające zbiór danych oraz dane osobowe, o których mowa w art Ustawy. 4. W związku z wykonywaniem niniejszej umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest w szczególności: 1) do zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzania danych osobowych, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, 2) dopuścić do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania danych, wyłącznie osoby posiadające wydane przez niego upoważnienie, w celu wykonania niniejszej umowy Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do udzielania ww. upoważnień, 3) zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane, zwłaszcza gdy przekazuje się je za pomocą teletransmisji danych, 4) prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych 2

3 osobowych, 5) zapewnić, aby osoby, o których mowa w pkt 4, zachowywały w tajemnicy dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczeń. 5. Zleceniobiorca oświadcza, że: 1) urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania powierzonych mu danych osobowych są zgodne z wymogami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz.1024) oraz spełniają wymagania określone w powyższym rozporządzeniu, 2) będzie przetwarzał dane osobowe zgodnie z Ustawą oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz.1024). 6. Zleceniodawca lub upoważniony przez niego podmiot jest uprawniony do kontrolowania Zleceniobiorcy w zakresie stosowania przez niego przepisów Ustawy oraz rozporządzeń wykonawczych do Ustawy oraz w zakresie wywiązania się z obowiązków wynikających z niniejszej umowy. W wypadku wykazania jakichkolwiek uchybień Zleceniodawca zobowiązuje Zleceniobiorcę do ich usunięcia, a w razie niezastosowania się do zaleceń, Zleceniodawca zastrzega sobie prawo wypowiedzenia niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia. 7. Kontroli, o której mowa w ust. 6, Zleceniodawca może dokonać w każdym czasie obowiązywania niniejszej umowy. 8. Zleceniobiorca ponosi wszelką odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich jak i wobec Zleceniodawcy, za szkody powstałe w związku z nienależytym przetwarzaniem powierzonych danych osobowych, wynikających z niniejszej umowy. 9. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy dane osobowe, do których będzie miał dostęp w związku z wykonywaniem Umowy o współpracy, a także sposobów zabezpieczenia tych danych, zarówno w trakcie trwania niniejszej umowy, jak i po jej wygaśnięciu lub rozwiązaniu. 10. Zleceniobiorca zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania warunków niniejszej umowy oraz Umowy o współpracy, które wiążą się z ochroną danych osobowych, w szczególności nie będzie bez upoważnienia wykorzystywał powierzonych mu danych osobowych, w celach niezwiązanych z realizacją Umowy o współpracy. 11. Zleceniobiorca stwierdza, że jest mu znana treść obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności przepisów Ustawy. 12. Zleceniobiorca nie powierzy przetwarzania danych osobowych na podstawie niniejszej umowy innemu podmiotowi bez pisemnej zgody Zleceniodawcy. Zleceniobiorca, na pisemne żądanie Zleceniodawcy, zobowiązany jest niezwłocznie wypowiedzieć umowę z osobą, której powierzył lub przetwarzanie danych osobowych wskazanych w niniejszej umowie. 3

4 13. Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną: 1) w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy lub naruszenia obowiązków wynikających z niniejszej umowy przez Zleceniobiorcę - w wysokości 10% wynagrodzenia całkowitego brutto Umowy o współpracy za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy lub naruszenia obowiązków wynikających z niniejszej umowy przez Zleceniobiorcę, 2) w przypadku wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zleceniodawcę bez zachowania okresu wypowiedzenia, ze skutkiem natychmiastowym - w wysokości 20% wynagrodzenia całkowitego brutto Umowy o współpracy. Kara umowna, o której mowa powyżej, przysługuje Zleceniodawcy również w wypadku zaistnienia sytuacji określonej w 4 ust. 2 lub 3 niniejszej umowy. 14. Zleceniodawca ma prawo do żądania od Zleceniobiorcy odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych w przypadku, gdy wielkość szkody przekracza wysokość zastrzeżonej kary umownej Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania i obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy o współpracy. 2. Zleceniodawca może wypowiedzieć niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli: 1) kontrola GIODO wykaże, że Zleceniobiorca nie podjął środków zabezpieczających, o których mowa w art Ustawy, a ponadto, w sytuacji, gdy Zleceniobiorca nie stosował się do wymogów przewidzianych w rozporządzeniu z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024), 2) Zleceniobiorca rażąco narusza zobowiązania wynikające z niniejszej umowy lub w zakresie dotyczącym danych osobowych - Umowy o współpracy. 3. Niniejsza umowa wygasa po zrealizowaniu przez Zleceniobiorcę Umowy o współpracy albo po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy o współpracy, z zastrzeżeniem 3 ust Z chwilę wygaśnięcia niniejszej umowy Zleceniobiorca zobowiązuje się zwrócić Zleceniodawcy dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone na mocy niniejszej umowy oraz usunąć te dane z wszelkich posiadanych nośników informacji, w tym również sporządzonych kopii zapasowych oraz zobowiązuje się zniszczyć wszelkie informacje mogące posłużyć do odtworzenia, w całości lub części, powierzonych danych osobowych. 5. Zleceniobiorca nie jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych ze zbiorów danych administrowanych przez Zleceniodawcę po dacie wygaśnięcia niniejszej umowy lub po dacie rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy o współpracy. 5 Niniejsza umowa zostanie zrealizowana przez Zleceniobiorcę w ramach wynagrodzenia 4

5 przewidzianego za wykonanie Umowy o współpracy Każda ze Stron zobowiązuje się zachować w tajemnicy wobec osób trzecich wszelkie poufne informacje o drugiej Stronie, jakie powzięła w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. 2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy dokonywane będą w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie maja przepisy Kodeksu cywilnego i Ustawy. 4. Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym trzy dla Zleceniodawcy oraz jeden dla Zleceniobiorcy Zleceniodawca Zleceniobiorca 5